Avertissement

Si vous arrivez directement sur cette page sachez que ce travail est un rapport d'étudiant(e)s et doit être pris comme tel. Il peut donc comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur doit admettre et donc supporter. Il a été réalisé pendant la période de formation et constitue avant-tout un travail de compilation bibliographique, d'initiation et d'analyses sur des thématiques associées aux technologies biomédicales. Nous ne faisons aucun usage commercial et la duplication est libre. Si vous avez des raisons de contester ce droit d'usage, merci de nous en faire part. L'objectif de la présentation sur le Web est de permettre l'accès à l'information et d'augmenter ainsi les échanges professionnels. En cas d'usage du document, n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne lecture...

 

Université de Technologie de Compiègne DESS "Technologies Biomédicales Hospitalières" Liste des Travaux

 
 

Réference à rappeler : Stratégie de Sous-Traitance : Mise en place de différentes formules de contrat de maintenance. T. Adamski, Stage  DESS "TBH", UTC, 00-01, pp 44 URL : https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/00-01/Stages/Adamski/Adamski.htm

Stratégie de Sous-Traitance :  Mise en place de différentes formules de contrat de maintenance

Thierry Adamski

Résumé : De par le respect de la réglementation, de la complexité et le nombre croissant des dispositifs médicaux au sein de l'hôpital, les établissements de santé doivent solliciter une maintenance faite par les sociétés externes à l'hôpital. Des contrats de maintenance sont ainsi conclus entre les deux parties. Leur suivi paraît être de plus en plus difficile vu la complexité et la diversité des clauses présents dans chacun d'eux. Une analyse des contrats de maintenance présents au C.H.R. de Metz-Thionville sera présentée. Puis dans un souci d'uniformisation, un modèle d'appel d'offres maintenance, incluant à la fois la partie administrative ( Règlement de Consultation, C.C.A.P.) et la partie technique (C.C.T.P. et Annexes), sera décrit. Pour finir, dans le cadre d'un meilleur suivi des contrats, les critères nécessaires au remplacements de l'actuelle G.M.A.O. seront énoncés.     Mots-clefs : Maintenance, C.C.A.P., Règlement de Consultation, C.C.T.P., G.M.A.O   Summary : Since the regulation need to be respected and since there is an increasing number of medical devices in hospitals which are more and more complex, health establissements have to seek maintenance from external companis. Thus maintenance contracts are signed between both sides. Their follow-up appears to be more and more because of the complexity and the variety of clauses present in each of them.  An analysis of the present maintenance contracts in METZ-THIONVILLE'S C.H.R. will be presented. Then in a concern to standardization, a model of call for maintenance tenders, including at the same time the administrative part (Regulation of Consultation, B.P.A.C.) and the technical part (B.P.T.C. and Appendices), will be described. To finish, within the framework of a better follow-up of contracts, the nrcessary criteria in replacements of the current C.A.M.M.. will be expressed.      Keywords : Maintenance, B.P.A.C. , Regulation of Consultation, B.P.T.C. , C.A.M.M

Remerciements
 
 

Je tiens à remercier :
 
 

M. GOLLET Gilles, Directeur de la D.T.B.M., pour ses conseils, sa disponibilité et sans qui mon stage n'aurait pas eu lieu,

M. RUNDSTADLER Yves, Ingénieur Biomédical, pour sa disponibilité, son encadrement et ses conseils tout au long de ce stage,

Mlle NENNIG Sophie, M. BOURDEAUX Roland et M. FINET Philippe, Ingénieurs Biomédicaux, pour leurs conseils et leur disponibilité,

L'ensemble des adjoints techniques du service biomédical du C.H.R. Metz-Thionville pour leur sympathie, leur disponibilité et leur accueil,

Le personnel médical et administratif que j'ai pu rencontrer lors de ce stage pour leur accueil et pour les informations qu'ils ont pu me donner.

Sommaire

Introduction

1.Présentation du lieu de stage

1.1Historique

1.1.1Metz

1.1.2Thionville

1.1.3CHR

1.2Quelques chiffres

1.3Spécialités médicales

1.3.1Groupement de Metz

1.3.2Groupement de Thionville

2.Le Service Biomédical au C.H.R.

2.1Création de la D.T.B.M

2.2Organisation du service biomédical

2.3Compétence interne

2.4Apports des fournisseurs ou prestataires de service

3.Analyse des contrats de maintenance

3.1Recueil des différents contrats de maintenance

3.2Elaboration de tableaux récapitulatifs

3.2.1Tableau n°1

3.2.2Tableau n°2

3.2.3Tableau n°3

3.3Implication des services soignants aux contrats de maintenance

3.4Complément d'information demandée sur certains contrats

4. Appels d'offres " maintenance " : de nouveaux modèles

4.1Elaboration d'un Règlement de consultation

4.1.1Objet du marché

4.1.2Mode de passation du marché

4.1.3Mode de dévolution

4.1.4Variantes et options au cahier des charges

4.1.5Mode de règlement du marché

4.1.6Délai de validité des offres

4.1.7Présentation des offres

4.1.8Condition d'envoi des offres

4.1.9Jugement des propositions

4.1.10Renseignements complémentaires

4.2Elaboration d'un Cahier des Clauses Administratives Particulières

4.2.1Partie contractante

4.2.2Objet du marché

4.2.3Alottissement et mode de dévolution du marché

4.2.4Forme du marché

4.2.5Forme des prix

4.2.6Documents contractuels

4.2.7Modalités d'exécution

4.2.8Garantie des matériels

4.2.9Contrainte d'accès

4.2.10Etablissement des factures

4.2.11Paiement

4.2.12Pénalités de retard

4.2.13Résiliation

4.2.14Comptable assignation

4.2.15Commencement d'exécution du marché

4.2.16Juridiction compétente en cas de contentieux

4.3Elaboration d'un Cahier des Clauses Techniques Particulières

4.3.1Objet de la consultation

4.3.2Normes et réglementation

4.3.3Définition des prestations

4.3.3.1Module 1 : Maintenance préventive systématique et Contrôle qualité

4.3.3.2Module 2 : Maintenance préventive conditionnelle et maintenance corrective

4.3.3.3Module 3 : Délais d'intervention

4.3.3.4Module 4 : Rapports d'intervention

4.3.3.5Module 5 : Bilans périodiques

4.3.3.6Module 6 : Exclusions

4.3.3.7Module 7 : Obligation du titulaire

4.3.3.8Module 8 : Formation

4.3.3.9Module 9 : Autres

4.3.4Evolution du parc d'équipements

4.3.5Nettoyage et décontamination

4.3.6Matériovigilance

4.3.7Questionnaires et bordereaux

4.3.8Annexes

4.3.8.1Questionnaire relatif au SAV

4.3.8.2Bordereau de prix des équipements

4.3.8.3Questionnaire relatif à la maintenance préventive

4.3.8.4Questionnaire relatif à la maintenance corrective

4.4Application de ce C.C.T.P. à la maintenance des équipements de radiologie

4.4.1Particularité du Règlement de Consultation et du C.C.A.P.

4.4.2Particularité du C.C.T.P.

5.Etude sur l'implantation d'une nouvelle G.M.A.O.

5.1Evaluation de l'actuelle G.M.A.O.

5.2Fonctionnalités nécessaires à la nouvelle G.M.A.O.

Conclusion

Liste des figures

Bibliographie

ANNEXES

Abréviations

A.F.N.O.R. : Association Française de NORmalisation

D.L.A. : Direction de la Logistique et des Achats

D.T.B.M. : Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance

C.C.A.P. : Cahier des Clauses Administratives Particulières

C.C.T.P. : Cahier des Clauses Techniques Particulières

C.H.R. : Centre Hospitalier Régional

C.H.U.  : Centre Hospitalier Universitaire

E.C.M.E : Equipements de Contrôle, de Mesures et d'Essai

G.M.A.O. : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

G.P.E.M. : Groupe Permanent d'Etude des Marchés

O.P.R.I. : Office de Protection contre les Rayonnements Ionisants
 
 

Introduction 

Suite à l'ordonnance 96-346 du 24 Avril 1996, et à son décret 97-311 du 7 avril 1997, l'accréditation est devenue obligatoire pour les établissements de santé. Elle a pour objectif de s'assurer que les établissements de santé développent une démarche continue d'amélioration de la qualité et de la sécurité des soins délivrés aux patients [1].

Cette démarche intègre l'ensemble des services et par conséquent le service biomédical qui est le garant du bon fonctionnement des équipements biomédicaux.

Or de part l'évolution de la technologie, du respect de la réglementation et de l'augmentation du nombre de dispositifs médicaux au sein de l'hôpital, les techniciens présents sur site ne peuvent assurer en interne, la maintenance de tous les équipements.

Les établissements de santé doivent donc solliciter une maintenance faite par des sociétés externes à l'hôpital. Le plus souvent des contrats de maintenance, stipulant le rôle de chacun, sont conclus entre les deux parties.

La plupart des contrats présents à l'hôpital sont des contrats élaborés par les sociétés dont les clauses varient d'une société à l'autre. Il est impératif pour les établissements de santé de suivre la réalisation des prestations conclues.

Le but de cette étude est donc de faire un état des lieux des différents contrats présents au Centre Hospitalier Régional de Metz-Thionville et d'élaborer des modèles types relatifs aux appels d'offres, disposant de nouvelles formules de maintenance et incluant des éléments indispensables pour leurs suivis.

Après une présentation du lieu de stage, une description du Service Biomédical sera faite. L'analyse des contrats existants sera décrite dans une troisième partie. Ensuite un modèle de documents administratifs et un modèle de document technique ,comportant les formules de maintenance, seront détaillés. Pour finir, l'évaluation de l'actuelle G.M.A.O. ainsi que les fonctionnalités demandées à la prochaine seront énoncées.

1 Présentation du lieu de stage 

1.1 Historique

1.1.1 Metz

L'origine de l'Hôpital Notre Dame du Bon Secours remonte à un don fait en 1691 par Nicolas Rollin, Chanoine de Saint Thiébault. En 1919 l'hôpital Bon Secours déménage sur son site actuel, immeuble dont la construction a été entreprise avant la guerre par les sþurs de la clinique de l'Espérance. A partir de 1959 et jusqu'en 1991 vont naître successivement les différentes extensions qui composent l'hôpital actuellement. En 1977-1978, le Centre Félix Maréchal ouvre ses portes.
 
 

1.1.2 Thionville

En 1332 existait déjà à Thionville un hôpital de bourgeois. En 1898, la municipalité fit l'acquisition de l'ancienne école des Frères de Beauregard et y transféra les différents services de l'hospice municipal, on parle désormais de l'hôpital Beauregard. Jusqu'en 1968, l'agglomération thionvilloise ne disposait en pratique que de l'ancien hôpital Beauregard, petit établissement vétuste, sans potentiel technique, avec un corps médical réduit. De 1963 à 1968, elle a enfin vu s'édifier un hôpital neuf : l'hôpital Bel Air situé à l'extérieur de la ville. L'hôpital Beauregard fut maintenu et se modernisa.
 
 

1.1.3 CHR

En 1976, les Conseils d'Administration du Centre Hospitalier de Metz et du Centre Hospitalier de Thionville décident de fusionner en un établissement intercommunal.

Le 3 mai 1977, Madame Simone VEIL, Ministre de la Santé et de la Famille, érige cette structure composée de 9 établissements géographiquement distincts en Centre Hospitalier Régional. Il est le seul C.H.R. en France, avec celui d'Orléans, à ne pas être Centre Hospitalier Universitaire. [2]

Cette nouvelle entité juridique a permis d'élargir le champ des spécialités en accédant aux disciplines de pointe à vocation régionale.
 
 

Figure 1 : Plan de Localisation du C.H.R. [2]

retour au sommaire

1.2 Quelques chiffres

 
 
 

HOPITAUX DE METZ		HOPITAUX DE THIONVILLE
Hôpital Bon-Secours	639 lits	Hôpital Bel-air	577 lits
Centre Félix Maréchal	364 lits	Hôpital Beauregard	154 lits
Résidence Saint Jean	90 lits	Pavillon Dim Saillet	120 lits
Résidence Le Parc	100 lits	Hôpital Sierck-les-Bains	150 lits
Maison de Convalescence la Hoube	50 lits
TOTAL 1 243 lits		TOTAL 1 001 lits
TOTAL C.H.R. 2 244 lits

En 1997

Patients hospitalisés67 397

Médecins290

Agents hospitaliers3 600

Dépenses d'exploitation (millions de francs)1 483
Dépenses d'investissement (millions de francs)127

1.3 Spécialités médicales 

1.3.1 Groupement de Metz 

Figure 3 : Spécialités médicales présentes au Groupement de Metz [3]

retour au sommaire

1.3.2 Groupement de Thionville 

Figure 4 : Spécialités médicales présentes au Groupement de Thionville [3]

retour au sommaire

2 Le Service Biomédical au C.H.R. 

2.1 Création de la D.T.B.M

Une scission de la Direction des Affaires Economiques et des Travaux en deux directions distinctes, la D.L.A. (Direction de la Logistique et des Achats) et la D.T.B.M (Direction des Travaux du Biomédical et de la Maintenance), est apparue début mai 2000.

La D.T.B.M comprend 4 cellules qui cohabitent sur un site unique autour d'un même pôle administratif (voir figure 6) :

oCellule travaux

Elle inclut bureaux d'études et de dessin ainsi que le personnel " travaux " qui est placée sous la responsabilité de deux ingénieurs coordonnateurs travaux neufs.

oCellule maintenance

Elle a pour rôle le suivi des contrats de maintenance et le management des ateliers. L'ingénieur maintenance est responsable des ateliers locaux. Il est responsable du suivi des opérations de l'entretien local et du suivi des contrats auprès d'entreprises extérieures.

oCellule sécurité

Elle apporte son concours via l'ingénieur maintenance lors de la conception de travaux neufs, sur la sécurité des chantiers existants et sur l'entretien.

oCellule biomédicale

Cette cellule s'occupe des différents plans d'équipements biomédicaux, de la rédaction des appels d'offres lors de l'achat de dispositifs médicaux, de la matériovigilance, de la gestion des contrats de maintenance et du management des techniciens biomédicaux. De plus les ingénieurs prêtent leur concours au sein du pôle biomédical mosellan. Le temps consacré à des missions pour le pôle correspond à ½ temps plein (858 heures/an) à répartir en fonction des domaines de compétences de chaque ingénieur. Ce pôle inclut pour l'heure, les hôpitaux de Boulay, Forbach, Saint-Avold, Sarrebourg, Sarreguemines et récemment l'hôpital de Freyming-Merlebach.

2.2 Organisation du service biomédical

Mon stage de fin d'études s'est déroulé à la D.T.B.M. au sein de la cellule maintenance du C.H.R. de Metz-Thionville.

Chaque groupement dispose d'une équipe technique et biomédicale constituée de 6 adjoints techniques et 2 maîtres ouvriers pour le groupement des hôpitaux de Metz et de 5 adjoints techniques pour le groupement de Thionville.

Le choix du C.H.R. Metz-Thionville est de développer une maintenance interne.

Cette nouvelle organisation, basée sur les notions de filières, est en train d'être instaurée et se base sur une expertise interne et sur une rapidité d'intervention. Chaque ingénieur (voir figure 7)ou technicien prend en charge un ou plusieurs secteurs dans sa globalité. Une telle réorganisation permet au service soignant d'avoir un interlocuteur privilégié en cas de pannes ou de problèmes rencontrés dans le service concerné.

Chaque technicien " titulaire " devra prendre en charge les secteurs qui lui sont attribués en faisant un suivi des dépannages ainsi qu'un suivi rigoureux des contrats de maintenance rattachés à ces secteurs.

Un système de suppléance est également mis en place. Le suppléant devra intervenir en première intention en cas d'absence (maladie, congés ·) du " titulaire " aussi bien en terme de dépannage qu'en terme de suivi (réception de nouveaux équipements, réformes ·), le " suppléant " intervient également en seconde intention, en cas de surcharge de travail du titulaire dans la mesure de ses disponibilités.

Le niveau de compétence du " suppléant " étant généralement différent du titulaire, celui ci devra participer le plus souvent possible aux contrôles de bon fonctionnement et/ou maintenance préventive des équipements afin de compléter ses connaissances.

Cette réorganisation par filière ne peut être effective qu'après une répartition égale des contrôles de bon fonctionnement au sein de chaque secteur pour que la charge de travail entre les agents soit équitable.

Ce système est basé sur une polyvalence de chaque technicien afin de répondre à la demande de dépannage de premier niveau sur les secteurs où il est " titulaire " et " suppléant ". Ce technicien est spécialisé en fonction des équipements biomédicaux présents dans sa filière.
 
 

Figure 6 : Organisation de la D.T.B.M.

 

Ingénieur 1	Ingénieur 2	Ingénieur 3	Ingénieur 4
RADIOTHERAPIE - CURIETHERAPIE ANESTHESIE BLOCS OPERATOIRES BRULES GYNECOLOGIE - OBSTETRIQUE ODONTOLOGIE - STOMATOLOGIE PEDIATRIE REANIMATIONS ˆ SOINS INTENSIFS URGENCES	IMAGERIE  radiologie échographie doppler MEDECINE NUCLEAIRE EXPLORATIONS FONCTIONNELLES cardiologie	EXPLORATIONS FONCTIONNELLES gastro-entérologie ophtalmologie  O.R.L.  pneumologie neurologie urologie DIALYSE hémodialyse péritonéale REEDUCATION STERILISATION	LABORATOIRES anatomo-pathologie hématologie biochimie microbiologie
ORGANISATION MAINTENANCE Encadrement des techniciens biomédicaux	EXPERTISE CONSOMMABLES radiologie autres EXPERTISE INFORMATIQUE format des données compatibilité réseau	MATERIOVIGILANCE	EXPERTISE CONSOMMABLES laboratoires ASSURANCE QUALITE

Ce système, à l'apparence rigide, ne doit pas cloisonner le technicien dans ses secteurs mais une bonne communication entre les divers techniciens est obligatoire afin d'optimiser la maintenance à l'hôpital. En effet, il existe des équipements similaires dans différents services, ainsi on retrouve des échographes à la fois en Gynécologie-Obstétrie et en Radiologie. Dans ce cas précis, deux techniciens différents sont rattachés à ces services mais dans le cas d'une panne complexe, la personne la plus compétente pourra intervenir dans un secteur ne lui étant pas spécialement attribué. Tout ceci nécessite que les filières ne soient pas figées et qu'une entre-aide puisse exister au sein des techniciens.

Il faut également souligner qu'une catégorie subsiste encore : le petit matériel.

On entend par petit matériel les appareils de perfusion, les nébuliseurs, tensiomètres, moniteurs CO₂, analyseurs d'urine· Ce matériel relève d'un niveau de technicité moindre par rapport à des équipements tels que les respirateurs ou les incubateurs ; ainsi le petit matériel est pris en charge par les techniciens de dialyse de manière à accroître leur polyvalence.

2.3 Compétence interne

Pour assurer les missions qui lui sont confiées, le service biomédical  dispose tout d'abord d'un certain nombre de locaux dispersés au sein des différents hôpitaux. Chaque établissement comporte plusieurs ateliers, un présent au sein même du service de dialyse et l'autre consacré aux autres dispositifs médicaux. Enfin il existe encore un atelier biomédical au sein des ateliers de la Direction Générale.

Des moyens informatiques sont présents pour s'assurer de la traçabilité des interventions de maintenance. Actuellement Systémis, G.M.A.O (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) mise en place depuis 1990 est utilisée par le service biomédical.

Chaque intervention, qu'elle soit de type curative ou préventive, est saisie dans Systémis et permet d'avoir un historique complet des interventions pendant toute la durée de vie du dispositif médical considéré.

Des moyens techniques sont également nécessaires pour réaliser les prestations de maintenance. Ils comprennent aussi bien les équipements de mesure de contrôle et d'essai (E.C.M.E.) que l'outillage adéquat.

Mais tout cela, ne garantit pas une maintenance efficace, sans compter le facteur humain. En effet les techniciens possèdent le savoir-faire indispensable à toute maintenance.

La plupart des techniciens sont d'anciens électroniciens qui ont reçu des formations afin qu'ils soient performants vis à vis des dispositifs médicaux. Ces compétences ont permis de justifier la création de nouveaux postes qui semble financièrement intéressant pour le C.H.R. en supprimant partiellement ou totalement certains contrats de maintenance. Par exemple un technicien, ayant une formation adéquate, s'est chargé de l'ensemble des révisions sur tous les respirateurs d'anesthésie présents au C.H.R..

Le C.H.R. a donc pu supprimer tous les contrats de maintenance relatifs aux respirateurs. Cependant des prestations à l'attachement existent sous la forme de bons de commandes quand les interventions sont trop compliquées pour le technicien. Outre le facteur strictement économique, les techniciens sont opérationnels très rapidement et peuvent juger de la gravité de l'intervention à réaliser. En effet de nombreuses pannes sont dues à une erreur de manipulation [4]. D'un point de vue relationnel, les services soignants ont un seul interlocuteur et une relation de confiance peut ainsi s'établir entre eux. Les techniciens réalisent également la maintenance préventive sur les bistouris électriques, les cardiotocographes, les incubateurs, les défibrillateurs, les pousses seringues, les respirateurs de réanimation et les centrifugeuses.

D'autres secteurs ont vu leurs contrats de maintenance diminuer comme le secteur de la dialyse. Tous les dispositifs médicaux présents dans ce secteur sont à la totale charge des techniciens. Ils assurent ainsi l'ensemble des interventions correctives et préventives sur les générateurs de dialyse mais aussi sur les stations de traitement d'eau. Il en est de même pour un grand nombre de services dits de médecine (Urologie, Pédiatrie ·) qui ne possèdent que peu de contrats et donc sont à la charge des techniciens biomédicaux qui dépannent l'ensemble en fonction de leur compétence ou en sollicitant les sociétés par des bons de commande.

Ainsi, il n'y a que les services qui possèdent des dispositifs médicaux dits " ionisants " (Radiologie, Radiothérapie·) et les laboratoires qui disposent de contrats de maintenance.

2.4 Apports des fournisseurs ou prestataires de service

Les compétences requises dans certains cas sont trop complexes pour les techniciens présents au C.H.R.et nécessitent donc des interventions extérieures. Dans un souci de rapidité d'intervention et de maîtrise de budget, le C.H.R. a contracté avec un fournisseur un contrat de maintenance. Ce contrat impose au fournisseur de réaliser des prestations moyennant une rémunération.

La plupart des contrats comporte une ou plusieurs maintenances préventives qui ont pour but de réduire les risques de pannes et le maintien dans le temps des performances des équipements à un niveau proche de celui des performances d'origine, obtenues par les réglages et les calibrations prévus dans les spécifications du fabricant.

Ces contrats sont complétés par des maintenances dites curatives qui ont pour objet la remise en état de fonctionnement des équipements à la suite d'une défaillance de pièces. Ce type de maintenance se retrouve le plus souvent en nombre illimité.

Comme décrit précédemment au C.H.R., et dans la plupart des hôpitaux, ces contrats se situent principalement dans deux secteurs : les laboratoires, l'imagerie et la radiothérapie. Dans ces deux cas, une maintenance dite partagée existe impliquant le plus possible les techniciens locaux. Ces maintenances partagées permettent grâce à l'utilisation de télémaintenance ou même de télédiagnostic par le fournisseur, de pouvoir dépanner les dispositifs médicaux dans les plus brefs délais. En outre un effort financier est souvent consenti par le fournisseur.

Lors d'une panne, une autre forme d'intervention existe et se caractérise par l'élaboration d'un bon de commande. Ces bons peuvent concerner l'envoi de pièces détachées avec l'intervention ou non d'un technicien propre au fournisseur. Ces interventions ont souvent des temps d'attente plus longs que celles faites sous contrat.

Pour finir, les sociétés extérieures proposent leur service pour les dispositifs qui nécessitent un agrément. Par exemple, le législateur impose de faire un contrôle de rayonnement pour les salles radiologiques.

3 Analyse des contrats de maintenance 

3.1 Recueil des différents contrats de maintenance

Le C.H.R. de Metz-Thionville a conclu actuellement environ 53 contrats dans le secteur biomédical repartis entre 40 fournisseurs distincts pour environ 14 millions de francs. Tous ces contrats sont pour l'instant répertoriés sous format papier uniquement dans des pochettes retraçant l'historique d'un fournisseur envers ce contrat.

Ces pochettes sont quasi en libre service et retrouver un contrat précis nécessite souvent sa recherche dans différents bureaux. Dans cette optique, le recueil des contrats valides à ce moment est apparu comme étant impératif pour le Service Biomédical. A cet effet un classement a été élaboré et mis à la disposition des ingénieurs biomédicaux.

3.2 Elaboration de tableaux récapitulatifs

Vu la complexité et la longueur de certains contrats, des tableaux récapitulatifs ont été mis en place pour assurer un meilleur suivi de ces contrats par :

ole technicien qui vérifie que les prestations ont été réalisées

ol'ingénieur biomédical qui modifie les clauses des contrats en fonction des besoins ou problèmes rencontrés

ol'agent administratif qui s'occupe du suivi administratif des contrats de maintenance et donne son accord pour le paiement des factures aux fournisseurs.

3.2.1 Tableau n°1

Ce tableau a un caractère plutôt administratif et économique (voir figure 6).

En effet ces rubriques désignent tout dŒabord le nom du prestataire de maintenance avec son adresse, puis vient la référence du contrat ou du marché avec dans les 17 rubriques suivantes :

ole nom de la société effectuant la maintenance

ole ou les services où l'on retrouve les dispositifs médicaux

oles noms d'équipements sous contrat

ole numéro du contrat du marché

ola date de début et fin du contrat

ola date du préavis pour suspendre le contrat

ole mode de facturation (ex. annuelle, trimestrielle·)

ole montant annuel pour le groupement de Metz des trois dernières années

ole montant annuel pour le groupement de Thionville des trois dernières années

ole montant annuel pour le C.H.R. des trois dernières années

Ce tableau synthétique fait connaître le coût global de la maintenance biomédicale (compte 615-62) du C.H.R. et permet grâce aux contrats en cours de réalisation de prévoir le budget pour l'année suivante voire à plus longue échéance et dans ce cas précis d'adapter le montant du budget maintenance.
 

								Montant annuel
								METZ			THIONVILLE			C.H.R
FOURNISSEUR	SERVICE	MATERIEL	CONTRAT	Du	Au	Préavis	Mode de Facturation	1 999	2 000	2 001	1 999	2 000	2 001	1 999	2 000	2 001

3.2.2 Tableau n°2

Ce deuxième tableau nous renseigne sur l'identité des équipements sous contrat (voir figure 7).

Ce tableau est composé de 7 rubriques :

ole nom de la société effectuant la maintenance

ole ou les services où l'on retrouve les dispositifs médicaux

oles équipements sous contrat présents sur le site de Metz

oles équipements sous contrat présents sur le site de Thionville

ole numéro du contrat ou marché

ola date limite de validité du contrat

oles noms des techniciens responsables du suivi des contrats vis à vis des fournisseurs

Ce tableau décrit l'ensemble des dispositifs médicaux sous contrat ainsi que les services où on les retrouve. La date de renouvellement de chaque contrat permet aux personnes compétentes de prendre leurs dispositions en vue d'une renégociation du présent contrat.

Ce tableau renseigne également le nom du technicien responsable du suivi du contrat Un interlocuteur privilégié est ainsi identifié, sachant si l'ensemble des maintenances a été effectué sur un appareil aussi bien en maintenance préventive que curative.
 
 

3.2.3 Tableau n°3

Le troisième tableau décrit les diverses prestations de la société de maintenance (voir figure 8).

Ce tableau est également divisé en 7 rubriques :

ole nom de la société effectuant la maintenance

ole ou les services où l'on retrouve les dispositifs médicaux

ole numéro du contrat ou marché

ole nombre de maintenances préventives

ole nombre de maintenances curatives

ole délai d'intervention garanti

Dans un souci de lecture, ce tableau vient compléter le précédent. Il permet aux techniciens de connaître les prestations de maintenance attachées à chaque dispositif médical.

Ils pourront donc s'assurer que le fournisseur respecte bien le nombre de visites préventives instaurées dans le contrat ou si le délai d'intervention est respecté ou non.

L'ensemble des pièces incluses ou exclues dans chaque contrat est répertorié dans les annexes et ne figure par conséquent pas dans ce tableau synthétique.

En effet les techniciens disposent de l'ensemble des contrats dans l'atelier biomédical et cela sur chaque site.

 
 

Société	Service	Matériel Metz	Matériel Thionville	Contrat	Expire	Suivi

Société	Service	Contrat	Nb de maintenances préventives	Nb de maintenances curatives	Détails des prestations	Délai d'intervention

3.3 Implication des services soignants aux contrats de maintenance

Une fois que cette première phase de recherche et de classement des contrats biomédicaux a été terminée, chaque service a reçu le ou les contrats qui correspondent au matériel qu'il possède.

Ce travail a été facilité grâce à l'utilisation des tableaux précédents.

Une lettre explicative a accompagné l'envoi de ces contrats.

Il a été demandé à chacun des 33 services, par l'intermédiaire de leur surveillante ou de leur chef de service, si :

·les prestations de maintenance de chaque fournisseur étaient suffisantes

·la société donnait entière satisfaction (respect du délai, maintenance correcte,·)

·d'autres appareils devaient être mis sous contrat

·ou inversement si certains équipements devaient être retirés de leur contrat

Après trois semaines d'attente, plus de 50% des services ont répondu spontanément et pour les autres une relance a été nécessaire. Pour cela une visite personnelle a été organisée dans les services restants. Après cinq semaines d'attente, une réponse provenant de l'ensemble des services considérés a été enregistrée.

Il semble que les services soignants ont été dans l'ensemble satisfait de leur implication sur cette enquête relative aux contrats de maintenance.

Grâce à cela, des avenants (modifications) au marché ont pu être réalisés immédiatement.

Il est ainsi apparu que le C.H.R. payait une redevance sur des appareils étant réformés du parc existant. Un des contrats ne disposait que d'une maintenance préventive alors qu'il devrait en disposer au moins trois pour un usage optimal.

Pour finir certains services ont pu nous donner les dates de fin d'exploitation de leurs équipements permettant de prévoir leurs retraits du contrat existant.

3.4 Complément d'information demandée sur certains contrats

Dans la majorité des cas, les contrats souscrits par le C.H.R. provenaient de contrats élaborés par les sociétés. Il n'existe pas un contrat type " C.H.R. " mais une proposition est décrite au chapitre 4. La maintenance effectuée sur les dispositifs médicaux est dans l'ensemble satisfaisante mais les clauses présentes sont souvent assez vagues voire contradictoires.

Dans cette optique des compléments d'informations par courrier ont été demandés aux fournisseurs afin de mieux gérer l'ensemble des contrats en interne.

La plupart de ces courriers comportaient au moins une des quatre catégories de renseignements citées ci dessous :
 
 

1.Prix unitaire de chaque appareil.

En effet, certains contrats qui englobent un grand nombre d'équipements, donnent un prix forfaitaire sur l'ensemble de ces équipements et ne permettent donc pas d'individualiser les coûts propres à chacun d'entre eux. Ceci pose un réel problème lors d'une réforme d'équipement. Les contrats des différentes sociétés disposent d'une certaine similitude permettant ainsi de retrouver des manques d'informations ou omissions redondantes à plusieurs contrats.

2.Détail des opérations de maintenances préventives.

Pour un meilleur suivi par les techniciens du C.H.R. , il est impératif de connaître l'ensemble des opérations effectuées par les techniciens des sociétés. Lors des visites préventives, les contrats décrivent rarement les points vérifiés par les techniciens ainsi que les pièces échangées.

3.Liste des pièces détachées incluses dans le contrat lors d'une maintenance curative.

Dans les contrats considérés comme Tous-Risques, il est stipulé que les pièces détachées sont incluses dans le présent contrat. Par contre, il existe pratiquement à chaque fois un article " exclusion " qui comme son nom l'indique n'assure pas toutes les pièces détachées comme les consommables ou les fournitures. Il est donc nécessaire de connaître par avance toutes les pièces détachées incluses à la base.

4.Liste des pièces détachées exclues dans le contrat lors d'une maintenance curative.

Comme décrit précédemment, il faut également prendre en compte toutes les pièces exclues du contrat et les faire stipuler en annexe. Pour des questions plus économiques, il est normal de se renseigner sur  le prix unitaire de chacune de ces pièces. La société devra donner le taux horaire de ses techniciens  ainsi que le coût de leur déplacement.

Il est clair qu'une reformulation globale, selon les documents décrits au chapitre 4, de l'ensemble des contrats serait la solution idéale et elle permettrait d'uniformiser leurs contenus. Mais une telle démarche engendre un volume de travail important. Pour cette raison, il est envisagé de restructurer l'ensemble des contrats sur deux années (2001 ˆ 2002). Toutefois, il est raisonnable de résilier pour la fin de l'année, les contrats qui contiennent trop de lacunes.

4  Appels d'offres " maintenance " : de nouveaux modèles 

La création de modèles types permet d'uniformiser les demandes lors d'appels d'offres. Malgré l'entrée en vigueur du nouveau code des marché publics, les documents " administratifs " (chap. 4.1 et 4.2) pourront être tout de même utilisés en modifiant certains articles pour être en conformité avec ce nouveau code.
 
 

4.1 Elaboration d'un Règlement de consultation

4.1.1 Objet du marché

L'objet du marché est ici la maintenance des équipements présents au C.H.R. de Metz Thionville. Dans d'autres cas, ce dernier peut être la fourniture et l'installation d'un dispositif médical .

4.1.2 Mode de passation du marché

Le mode de passation du marché décrit les articles du code des Marchés Publics qui se référent au marché. La référence des articles relatifs à un appel d'offres ouvert sont les articles 94 à 95 ter et 296 à 298 du Code des Marchés Publics, pouvant être complétés par les articles 380 à 384 si le seuil européen est atteint [5].

4.1.3 Mode de dévolution

La prestation est souvent constituée de plusieurs lots séparés, non décomposables et elle est attribuée à un titulaire par lot ou par groupement de lot.

Il est possible que le titulaire ait recours à la sous-traitance d'une partie de ses prestations. Auquel cas, le sous-traitant choisi doit préalablement avoir été déclaré au C.H.R., qui pourra l'accepter et agréer ses conditions de paiement.

4.1.4 Variantes et options au cahier des charges

Dans bien des cas des variantes techniques par rapport à l'expression du besoin donnant lieu au marché sont autorisées.

Une offre variante, non accompagnée d'une proposition de prix au titre du marché de base, ne peut en elle-même constituer une réponse conforme au présent marché, et entraînera à cet effet le rejet de la candidature concernée.

Les options demandées et détaillées dans le C.C.T.P devront obligatoirement être valorisées par chaque candidat au présent marché sous peine du rejet de son offre. 

4.1.5 Mode de règlement du marché

Le mode de règlement choisi par l'administration est le virement administratif qui est dans le nouveau Code des Marchés Publics défini à 30 jours.

L'unité monétaire de compte, ainsi que celle de paiement, sera l'Euro, à l'exclusion de toute autre. A ce titre, les candidats devront libeller impérativement leur proposition en Euro.

4.1.6 Délai de validité des offres

Lors d'une consultation , un délai de validité des offres est demandé et celui ci est fixé au C.H.R. à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres.

4.1.7 Présentation des offres

L'ensemble du dossier permettant de répondre à la consultation est remis gratuitement à chaque candidat.

La présentation des offres doit suivre des règles définies qui imposent aux candidats à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées à l'original par eux en couleur autre que noir :

·la déclaration du candidat, volets 1 et 2 (formulaire DC5F ou DC5E selon que le candidat a ou n'a pas d'établissement stable en France, et DC6), signée par le représentant légal du candidat ;

·la copie certifiée conforme par le représentant légal du candidat, des certificats fiscaux annuels (liasse 3666) en vue de concourir aux marchés publics, et des certificats attestant le paiement des cotisations sociales ; en remplacement de ces pièces, le candidat pourra adresser la copie de l'état annuel des certificats reçus établie par la recette des finances (DC7) ;

·une attestation sur l'honneur que le candidat n'a pas fait l'objet, au cours des 5 dernières années, d'une condamnation inscrite au bulletin n°2 du casier judiciaire, pour les infractions visées aux articles L.324-9°, L.324-10°, L. 341-6°, L.125-1° et L.125-3° du Code du travail ;

·un acte d'engagement à compléter et à signer par le représentant légal du candidat (formulaire DC8/99 ou MCL/DC4/94)  ;

Les offres seront établies en plusieurs exemplaires (en général trois exemplaires sont demandés) sur les imprimés réglementaires, que la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance du Centre Hospitalier Régional tient à la disposition des candidats.

La présentation sur un autre papier ne sera pas considérée comme un motif d'élimination, à condition qu'elle soit faite en conformité avec le modèle.

Les offres présentées par télécopie et celles qui contiendront des restrictions ou des réserves ne seront pas prises en considération.

Les offres présentées devront être formulées telles qu'elles sont déterminées par les documents constituant le cahier des charges.

Le candidat devra détailler son offre en valorisant le bordereau de décomposition porté en annexe de C.C.T.P., ou en l'utilisant comme modèle impératif.

4.1.8 Condition d'envoi des offres

Lors de l'envoi des offres par les candidats, ceux-ci devront envoyer impérativement leur proposition sur deux enveloppes intérieures distinctes :

·l'enveloppe extérieure comportera l'adresse du CHR Metz-Thionville et dans sa partie supérieure gauche le nom de l'expéditeur et la mention " Appel d'offres ˆ marché de maintenance · "

·la première enveloppe intérieure contiendra la déclaration du candidat (DC5F ou E et DC6), ainsi que les justifications pièces fiscales et sociales et la déclaration sur l'honneur visée à l'article VII ci-dessus ;

·la seconde enveloppe contiendra les offres :

- Acte d'engagement contenant le prix établi en Euro H.T. et T.T.C. sur la base du cahier des clauses administratives particulières,

et 

- bordereau de décomposition de l'offre par type de produit, en tout point conforme au modèle du C.C.T.P., et constituant la réponse du candidat.

Si le candidat propose des offres variantes, la décomposition des éléments qui constituent le prix de chacune des variantes donnera lieu à un bordereau de décomposition.

Les candidats devront indiquer dans l'Acte d'engagement s'ils proposent ou non un escompte pour règlement à 30 jours de leur facture, ainsi que le taux dudit escompte. Il reste bien entendu que la date faisant courir le départ du délai de règlement à 30 jours correspond à celle de réception de la facture acceptée par le C.H.R.

L'offre ainsi que son bordereau de décomposition devront être revêtus du cachet du candidat et de la signature de la personne ayant pouvoir d'engager l'entreprise.

Les offres devront être remises contre récépissé à la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance du Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville, avant la date choisie par le C.H.R..

Les plis contenant l'offre des candidats seront adressés par tout moyen permettant de leur donner date certaine de réception par le Centre Hospitalier Régional.

Elles devront, si elles sont envoyées par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination à l'adresse indiquée avant ces mêmes date et heure limites.

Les dossiers qui parviendraient après la date et l'heure limites fixées ci-dessus, ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée, ne seront pas étudiés et seront renvoyés à leurs auteurs.

4.1.9 Jugement des propositions

Il est impératif de donner aux candidats les critères qui décideront du choix du ou des titulaires du marché. Ce jugement sera donc effectué dans les conditions prévues à l'article 297 du Code des Marchés Publics [5].

Dans le cas d'appel d'offres relatifs à la maintenance, il sera tenu compte par ordre décroissant des critères d'attribution suivants :

·la conformité au cahier des charges,

·la structure de la société en matière de maintenance (effectif, organisation, délais garantis),

·les capacités d'assurer des prestations exigeantes,

·l'offre financière,

·la certification du candidat vis-à-vis de normes ISO 9002.

4.1.10Renseignements complémentaires

Pour obtenir des renseignements complémentaires les candidats pourront s'adresser :

·pour la partie technique à l'ingénieur biomédical,

·pour toutes les questions de nature réglementaire au cadre administratif.

4.2 Elaboration d'un Cahier des Clauses Administratives Particulières

Elément indispensable à toutes consultations, un C.C.A.P. type réservé à la maintenance a été élaboré .

Celui-ci comprend 16 parties distinctes.

4.2.1 Partie contractante

La partie contractante est le plus souvent représentée par le Directeur de l'hôpital.

Au Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville, la personne publique contractante représentée par son Directeur Général, est la seule habilité à signer les marchés.

Cependant, dans la procédure de passation du présent marché, le Directeur Général du Centre hospitalier régional Metz-Thionville a délégué sa signature au Directeur Général Adjoint.

4.2.2 Objet du marché

Comme dans le règlement de consultation, l'objet du marché est dans le présent cas la maintenance des équipements présents au C.H.R.de Metz-Thionville.

4.2.3 Alottissement et mode de dévolution du marché

Le présent marché est constitué de lots séparés.

Les spécifications techniques des matériels donnant lieu au marché sont fixées au cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) du marché.

L'attribution du marché se fera par lot ou par groupement de lots.

Le recours aux groupements conjoints d'entrepreneurs n'est pas autorisé. Cependant, la sous-traitance reste possible, sous réserve de la déclaration du sous-traitant et son acceptation, ainsi que l'agrément de ses conditions de paiement par le C.H.R. 

4.2.4 Forme du marché

Les prestations du présent marché donneront lieu à exécution par le titulaire, après notification du marché. Pour la formule 4 du CCTP, chaque prestation fera l'objet d'un bon de commande. En effet cette formule décrite chap. 4.3.7 nécessite l'utilisation de Bon de Commande avec la particularité d'être sans minimum ni maximum (article 273 ˆ 2° du Code des Marchés Publics [5]).

4.2.5 Forme des prix

Les prix proposés par le fournisseur retenu pour l'exécution des prestations du présent marché seront révisables pendant toute la durée de validité des offres indiquée au Règlement de la consultation.

L'actualisation des prix aura lieu une fois l'an à la période de renouvellement du contrat (01.01.20n)

La formule de révision ci-dessous servira de base à la négociation tarifaire :

P1 = Po (0,15 + 0,60 S1/S0 + 0,25 PsdC1/ PsdC0)

dans laquelle :

P1représente le prix du contrat actualisé,

Poreprésente le prix du contrat de base,

Sreprésente l'indice du coût de la main d'oeuvre des industries mécaniques et électriques,

PsdCreprésente l'indice des produits et services divers, catégorie C.

Les indices de base seront les derniers indices connus à la date de notification du marché titulaire.

Les indices d'actualisation seront les derniers connus à la date de renouvellement du marché (01.01.19n).

4.2.6 Documents contractuels

Le marché est constitué des pièces contractuelles ainsi hiérarchisées, cf. article 3 du C.C.A.G. Fournitures courantes et Services n° 2014:

·l'Acte d'Engagement et ses bordereaux annexes,

·le présent Cahier des Clauses Administratives Particulières, dont seul l'exemplaire conservé dans les archives de l'administration fait foi,

·le Cahier des Clauses Techniques Particulières, dont seul l'exemplaire conservé dans les archives de l'administration fait foi,

·le Cahier des Clauses Administratives Générales Fournitures courantes et services (C.C.A.G./F.C.S. n° 2014 édition Avril 1992.),

·le Cahier des Clauses Techniques Générales, normes NF-EN listées à l'article 2 du C.C.T.P. ou normes étrangères reconnues équivalentes (joindre alors le certificat d'équivalence ad hoc) , spécifications du G.P.E.M..

4.2.7 Modalités d'exécution

Les prestations seront effectuées selon les termes du présent CCAP et du CCTP.

4.2.8 Garantie des matériels

Les éléments remplacés par des pièces neuves bénéficient d'une garantie d'un an.

4.2.9 Contrainte d'accès

Tous travaux d'installation et de maintenance de matériel donnent lieu à l'établissement d'un document définissant la sécurité sur les chantiers.

·Décret du 20/02/92 (chantier non clos et isolé) :

Etablissement d'un plan de prévention entre le C.H.R. et l'entreprise extérieure définissant :

oles accès autorisés

oles risques propres à l'entreprise utilisatrice

oles risques importés par l'entreprise extérieure

oles consignes de sécurité des entreprises utilisatrices et extérieures, etc..

·Loi du 31/12/93 et Décret du 26/12/94 :

(concernant les chantiers clos et isolés structurants)

oétablissement d'un PPSPS (Plan de Prévention et de Protection de la Santé par les entreprises intervenant sur le chantier)

Ces documents sont à établir dans tous les cas cités précédemment par les entreprises et fournisseurs.

En outre les personnels des fournisseurs et entreprises doivent posséder un badge comportant le nom de l'entreprise, de la personne et sa photo.

Les entreprises et fournisseurs doivent prévenir de la livraison ou de leur intervention, la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance, ainsi que le service sécurité de l'Hôpital, au moins 48 heures ouvrables avant la livraison ou l'intervention. Ils doivent mettre en place tous les dispositifs, tant pour la livraison que pour les travaux d'installation, permettant un travail en toute sécurité.

4.2.10Etablissement des factures

Les factures afférentes au paiement, libellées en Euro à l'exclusion de toute autre unité de compte et/ou de paiement seront établies en un original et une copie portant les indications suivantes :

·le nom et adresse du créancier;

·le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement,

·le nom du marché et la référence du bon de commande,

·le montant hors T.V.A. de la prestation,

·le taux et le montant de la T.V.A.,

·le montant total T.T.C. des prestations,

·la date d'envoi de la demande de paiement

Le règlement s'effectuera suivant les règles de la comptabilité publique dans les conditions prévues à l'article 8 du C.C.A.G. Fournitures courantes et services

Il est précisé que le délai de mandatement est de 30 jours à compter des dates détaillées à l'article 14 ci-dessous, dans la mesure où les opérations de maintenance ont été effectuées et ont donné lieu à un avis favorable.

En cas de modification légale ou réglementaire relative au paiement des fournisseurs, celles-ci s'appliqueraient de plein droit.

Il est en particulier rappelé que les factures devront être libellées en Euros.

4.2.11Paiement

La facturation interviendra trimestriellement.

La facture sera établie en trois exemplaires et adressée à :

Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville

Direction des Travaux, du Biomédicale et de la Maintenance

28-32, rue du XXème Corps Américain

B.P. 90770

57019 METZ CEDEX 1

Elle comportera obligatoirement :

·la référence du marché

·la désignation précise de la période concernée

·le prix unitaire H. T.

·le taux et le montant de la T. V. A.

·le total net à payer

·Le Trésorier Principal des Etablissements Hospitaliers METZ-THIONVILLE sera le comptable assignataire du paiement des sommes dues.

4.2.12Pénalités de retard

Le présent marché comporte la garantie d'un taux minimum de disponibilité cf annexe C.C.C.P..

En cas de non respect du taux minimum garanti, et à la fin de chaque période annuelle, des pénalités pourront être appliquées au Fournisseur selon les dispositions suivantes :

5 % du forfait de base pour l'Equipement concerné pour chaque % du taux de disponibilité en dessous du taux minimum garanti.

Le règlement de ce montant sera effectué par le Fournisseur sous forme d'avoir, au début de la période suivante.

Le taux de disponibilité est défini par la formule suivante :

T = 100 x (1 ˆ T1 / T2 ) exprimé en % dans laquelle :

T1 = représente la somme des périodes d'arrêts.

T2 = représente la durée d'utilisation annuelle effective programmée correspondant aux heures d'ouverture du service utilisateur, maintenance préventive comprise. (du lundi au vendredi de 8 H à 18 H)

T2 = ne peut être inférieur à 2 600 H.

La période d'arrêt commence à la réception de l'appel du Client par le Fournisseur (majorée par le délai d'intervention stipulé dans le C.C.T.P.). Toutefois si l'accès du personnel du Fournisseur auprès de l'Equipement est différé du fait de l'utilisateur, la période d'arrêt commence dès sa mise à la disposition du personnel du Fournisseur.

La période d'arrêt cesse lorsque le personnel du Fournisseur remet l'Equipement concerné, en état de marche, à la disposition du Client.

Toutefois, ne sont pas décomptés pour le calcul du taux de disponibilité, les temps d'arrêt :

·découlant d'interventions exécutées dans les cas d'exclusions cités dans le CCTP.

·consécutifs à la livraison ou l'échange d'accessoires, à la peinture ou au nettoyage extérieur du matériel, à la livraison ou à l'échange des fournitures consommables.

·découlant du non respect des obligations du Client.

·observés pendant les heures non prévues pour l'utilisation clinique ou en dehors des heures d'interventions contractuelles du Fournisseur.

4.2.13Résiliation

En cas de résiliation du marché, il sera fait application des dispositions énumérées dans les articles 24 à 32 du C.C.A.G.

4.2.14Comptable assignation

Le comptable assignataire des paiements est :

Monsieur le Trésorier Principal du Centre hospitalier régional Metz-Thionville,

17 avenue Robert Schuman, 57000 METZ.

4.2.15Commencement d'exécution du marché

Il ne pourra y avoir notification, émission du bon de commande et commencement d'exécution des prestations donnant lieu au présent marché avant sa réception en contrôle de légalité.

4.2.16Juridiction compétente en cas de contentieux

La juridiction compétente pour tous contentieux pouvant survenir à l'occasion de l'attribution ou de l'exécution du présent marché est le Tribunal administratif de STRASBOURG.

4.3 Elaboration d'un Cahier des Clauses Techniques Particulières

Afin de répondre au mieux aux exigences liées à la maintenance, un CCTP type a été élaboré. Celui ci est composé de 8 chapitres décrivant les besoins et les règles à appliquer.

4.3.1 Objet de la consultation

L'objet de la consultation désigne l'ensemble des lots présents dans l'appel d'offres. En terme général, il existe autant de lots qu'il y a de fournisseurs différents. Bien sur l'attribution peut être faite par lot ou par groupement de lots.

4.3.2 Normes et réglementation

Ici le futur titulaire du marché devra au minimum suivre les recommandations du Marquage CE liées à lŒéquipement considéré. Dans certains cas si une norme ou règlement est spécifique à la maintenance, il pourra être stipulé dans cette partie.

4.3.3 Définition des prestations

Ce chapitre est celui qui décrit l'ensemble des opérations liées à la maintenance.

Il est également décomposé en plusieurs modules.

4.3.3.1 Module 1 : Maintenance préventive systématique et Contrôle qualité

Ce module est consacré à la maintenance préventive et dès que possible à un contrôle qualité.

Au cours de ces visites de maintenance préventive comme pour le contrôle qualité, un certain nombre d'exigence minimum est demandé au fournisseur. Il peut s'agir d'une vérification de l'état général du système ou de l'entretien des parties mécaniques. Le nombre des visites de maintenance préventive peut varier en fonction des demandes du fabricant du dispositif médical. En outre un calendrier de ces visites fait en concertation avec les utilisateurs et le titulaire du marché est demandé en début d'année.

4.3.3.2 Module 2 : Maintenance préventive conditionnelle et maintenance corrective

La maintenance préventive conditionnelle résulte des constations faites lors des visites systématiques de maintenance préventive et a pour objet le maintien en état de fonctionnement des équipements.

La maintenance corrective doit s'assurer de la remise en état de fonctionnement des équipements à la suite d'une défaillance de pièces. De façon général, il est demandé autant de maintenance préventive conditionnelle et de maintenance corrective que nécessaires. Les caractéristiques des pièces de rechange doivent être identiques à celles préconisées par le constructeur.

retour au sommaire

4.3.3.3 Module 3 : Délais d'intervention

Un délai d'intervention est nécessaire afin d'améliorer la réactivité des fournisseurs à effectuer une maintenance.

Ces délais d'intervention sont calqués sur les horaires d'exploitation de l'équipement et peuvent varier en fonction de la nature de la panne. En effet, une panne bloquante (arrêt total de l'activité) devra avoir un délai d'intervention plus court par rapport à une panne non bloquante. Dans le cas de non respect de ces délais et en fonction du taux de disponibilité minimum de chaque équipement des pénalités pourront être données au titulaire du marché

4.3.3.4 Module 4 : Rapports d'intervention

Après chaque intervention (préventive ou corrective), le titulaire devra remplir un Rapport d'intervention. Ce rapport signale le type d'intervention réalisée, les pièces réparées ou échangées, la date et l'heure d'appel de l'hôpital, les heures de début et de fin d'intervention. En outre des observations telles que les anomalies constatées ou l'usure anormale de certains organes , pourront également figurer sur ce rapport.

Ces comptes rendus devront être remis à la D.T.B.M. et constitueront des pièces justificatives de paiement.

Ces rapports sont ensuite classés et archivés au sein de la D.T.B.M. et peuvent servir de preuve lors de problèmes.

4.3.3.5 Module 5 : Bilans périodiques

Chaque année le titulaire du marché devra fournir et présenter un récapitulatif détaillé de ces interventions.

Il apparaîtra notamment :

·le nombre d'interventions préventives de l'année :

onombre et valorisation des heures de main-d'þuvre,

ovalorisation des déplacements,

ocoût et liste des pièces détachées remplacées lors des visites,

onombre, contenu et valeur des mises à jour logicielles effectuées.

·le nombre d'interventions curatives de l'année

onombre et valorisation des heures de main-d'þuvre

ovalorisation des déplacements,

ocoût et liste des pièces détachées remplacées lors des visites.

·temps d'immobilisation total annuel de chaque équipement du présent contrat

Ces bilans pourront être ainsi comparés à ceux présent au C.H.R..

4.3.3.6 Module 6 : Exclusions

Lors de la signature d'un contrat, certaines interventions donnent lieu à une facturation spécifique. Il s'agit souvent :

·de défaillances dues à des causes étrangères aux équipements, telles que notamment : incendie, explosion, dégât des eaux, affaiblissement du bâtiment, provoquées ou concernant l'environnement des équipements (énergie électrique, climatisation, hygrométrie).

·Une fausse manþuvre caractérisée du personnel de l'hôpital.

·Les interventions ou réparations entraînées par des modifications ou réparations de matériel effectuées par du personnel non mandaté par le titulaire du marché.

Bien sûr d'autres exclusions peuvent se rajouter à cette liste. Il est toutefois impératif de signaler et de limiter de la façon la plus précise ces restrictions pour ne pas payer des interventions hors contrat.

4.3.3.7 Module 7 : Obligation du titulaire

Dans un souci d'approvisionnement en pièces détachées sur un appareil ancien, le titulaire doit informer l'hôpital de son incapacité d'assurer la maintenance de certains équipement et donc réduire le coût du contrat. Dans le cas où un dépannage ,par manque de pièces et non signalé à l'hôpital, serait impossible, le titulaire prendra à sa charge et à ses frais la fourniture d'un appareil de remplacement ayant les mêmes caractéristiques.

4.3.3.8 Module 8 : Formation

Pour les Formules de maintenance Tous Risques-Partenariat (chap. 4.3.7), si des formations de remise à niveau du personnel de l'hôpital sont jugées nécessaires par le candidat, celles-ci seront obligatoirement intégrées dans la formule de contrat, et valorisées dans les bordereaux de prix.

Tous les frais de formation, de déplacement et de repas (si la formation n'a pas lieu sur site) concernant le personnel technique du CHR seront pris en charge par le titulaire du marché. Une attestation avec le niveau de compétence sera remise au personnel ayant suivi ce stage.

Ce module permet donc d'intégrer immédiatement la formation du technicien si une maintenance partenariat est retenue.

4.3.3.9 Module 9 : Autres

D'autres modules peuvent être intégrés à ce C.C.T.P. type en fonction des équipements. Par exemple dans le cas de l'échographie, un module " sonde " peut facilement être rajouté.

4.3.4 Evolution du parc d'équipements

La liste de matériel est donnée à la date de publication de l'appel d'offres, elle est donc susceptible de varier dans le temps en fonction d'éventuelles intégrations ou sorties de matériel. Les mises à jour du parc d'équipements (matériel nouveau ou réformé) pourront être réalisées, par voie d'avenant, sur la base des prestations décrites ci dessus et sur les devis détaillés joints à l'offre.

En outre les sorties et les entrées seront effectuées au prorata temporis des mois d'utilisation.

4.3.5 Nettoyage et décontamination

Les dispositifs devront être laissés dans un état de propreté au moins équivalent à celui précédent toute maintenance. L'hôpital fournira au Titulaire du Marché tous les produits de nettoyage nécessaire afin d'obtenir cet état.

4.3.6 Matériovigilance

Lors d'une modification d'un équipement liée à la matériovigilance, le Titulaire du Marché devra assister à la mise à niveau de l'appareil par le constructeur et prendre en compte ces modifications lors des opérations de maintenance.

4.3.7 Questionnaires et bordereaux

Cette partie décrit l'ensemble des questionnaires et bordereaux de prix que le fournisseur doit remplir. Tous ces formulaires se retrouvent en Annexe au document et sont envoyés sous forme papier et sous forme informatique au fournisseur.

Au C.H.R., 4 formules de maintenance sont demandées dès à présent au futur titulaire du Marché.

·Formule 1 :

Cette formule est connue sous le nom de Maintenance Tous-Risques, en précisant qu'aucun élément ne peut être exclu de cette formule. Ici le technicien n'effectuera qu'un suivi partiel des interventions qui sont uniquement à la charge du prestataire de maintenance. Ces tarifs pourront être utilisés pour le principe de l'assurance maintenance (décrit brièvement dans la formule 4).

·Formule 2 :

Elle correspond à une Maintenance Tous Risques-Partenariat de niveau 1 et 2 selon les normes AFNOR [6] (voir Annexe 6), qui oblige le technicien local à intervenir en première intention sur la machine.

·Formule 3 :

Comme précédemment, cette formule est une maintenance Tous Risques Partenariat mais de niveau 3 selon les mêmes normes AFNOR. Le champ d'action du technicien se voit donc élargi en lui permettant d'intervenir directement sur l'équipement.

·Formule 4 :

Cette formule est nouvelle et détaille le coût de la maintenance préventive et du contrôle qualité ainsi que les coûts des interventions curatives qui seront demandées à l'attachement par bon de commande mais toutefois la société devra respecter les délais donnés dans le C.C.T.P..

Ce type de formule sert à instaurer l'assurance-maintenance.

En effet certains assureurs proposent de réduire le coût de la maintenance des équipements en garantissant un gain de 20 % minimum par rapport à un contrat Tous Risques.

Pour cela l'hôpital doit payer 40 % du montant de la Maintenance Tous Risques sous forme de prime à l'assureur en début d'année. Ensuite lors d'une intervention d'un fournisseur, qui reste au choix de l'hôpital, celui-ci se fait payer par l'hôpital sous forme de facture.

Lorsque le cumul des factures atteint la barre de la franchise qui est de 40 %, l'assureur continuera à payer toutes les factures grâce à la prime qui lui a été versée.

En résumé les dépenses relatives à un équipement donné variera entre 40 % et 80 % (par rapport à la maintenance Tous Risques) selon le nombre et les coûts des interventions du mainteneur. Cette formule ne peut fonctionner que si un technicien local suit les équipements et leur maintenance en demandant des interventions que lorsque celles-ci sont nécessaires.

Les modules inclus dans chaque formule sont regroupés dans le tableau suivant :

Figure 11 : modules inclus dans les formules de maintenance

De plus il est permis aux sociétés de proposer des variantes à ses formules qu'elles jugeront intéressantes pour l'hôpital.

Dans la partie questionnaire, des questions relatives à la société sont demandées telles que l'adresse de la succursale rattachée à l'hôpital, le nom et qualité du responsable technique·
D'autres questions sont des compléments d'informations aux formules précédemment citées avec comme par exemple le coût du forfait déplacement ou le coût horaire de main d'þuvre.

De plus il est permis aux sociétés de proposer des variantes à ses formules qu'elles jugeront intéressantes pour l'hôpital.

Dans la partie questionnaire, des questions relatives à la société sont demandées telles que l'adresse de la succursale rattachée à l'hôpital, le nom et qualité du responsable technique·

D'autres questions sont des compléments d'informations aux formules précédemment citées avec comme par exemple le coût du forfait déplacement ou le coût horaire de main d'þuvre.

4.3.8 Annexes

Dans le terme générique annexe, se retrouvent 4 parties :
 
 

4.3.8.1 Questionnaire relatif au SAV

Cette annexe recense l'ensemble des techniciens susceptibles d'intervenir à l'hôpital.

Cette fiche reprend le nom du technicien, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone, son niveau de formation, ses compétences ainsi que les équipements qu'il prend à sa charge.

Les services de soins connaîtront ainsi leurs interlocuteurs lors d'une maintenance.

4.3.8.2 Bordereau de prix des équipements

Ce document indique le nom et l'année de mise en service de l'équipement que l'on souhaite mettre sous contrat ainsi que les éventuels périphériques lui étant rattachés.

Le taux de disponibilité minimum est également indiqué (voir chap. 4.2.12).

Les sociétés devront quant à elles remplir les cases relatives aux prix des formules demandées ainsi que le nombre de maintenances préventives effectuées par elles.

4.3.8.3 Questionnaire relatif à la maintenance préventive

Ce questionnaire vient s'inscrire dans le choix éventuel d'un système d'assurance-maintenance. En effet, la société doit indiquer le détail et la nature des opérations de maintenance préventive, la durée d'intervention ainsi que le détail et le coût des pièces échangées. Il est important de connaître par avance ces prix pour pouvoir gérer au mieux les factures qui interviennent lors du choix d'une assurance maintenance.

4.3.8.4 Questionnaire relatif à la maintenance corrective

Comme le questionnaire précédent, ce questionnaire donne un listing complet des pièces détachées proposées ainsi que le prix unitaire de chacune de ces pièces et le temps nécessaire pour les remplacer.

4.4 Application de ce C.C.T.P. à la maintenance des équipements de radiologie 

4.4.1 Particularité du Règlement de Consultation et du C.C.A.P.

Ces deux documents reprennent d'une manière intégrale les documents types décrits au chapitre 4.1 et 4.2. L'objet de la consultation devient donc Maintenance des équipements de radiologie conventionnelle, numérique et à vocation interventionnelle au C.H.R. Metz-Thionville. Le nombre des lots qui seront attribués est de 12 lots séparés. De plus l'article 273 ˆ 2° du Code des Marchés Publics a été rajouté et cela pour faire référence à la formule de l'assurance-maintenance qui nécessite l'utilisation de bons de commande. Mais cet article permet lorsque le volume du besoin et sa survenance ne peuvent être a priori appréciés par la personne publique contractante, de conclure un marché sans minimum ni maximum [5] . Cette clause est importante car l'article 273 impose un montant concernant les bons de commande dont la valeur maximale ne peut excéder 4 fois le montant minimal. Or si le nombre et le coût de la maintenance préventive sont définis, le nombre et la survenue d'une panne nécessitant une intervention corrective ne sont pas connus d'avance et nécessitent donc l'envoi d'un bon de commande. Il est donc impératif de ne pas fixer un minimum et maximum.

4.4.2 Particularité du C.C.T.P.

Ce C.C.T.P. relatif à la Maintenance des équipements de radiologie conventionnelle, numérique et à vocation interventionnelle au C.H.R. Metz-Thionville reprend la trame décrite au chap. 4.3 et se retrouve en Annexe 5. Celui-ci est donc décomposé en 12 lots distincts :

·3 relatifs à la maintenance des équipements radiologiques conventionnelles des 3 marques présentes au C.H.R ,G.E.-C.G.E., PHILIPS et SIEMENS, en excluant les tubes à rayons X

·3 relatifs à la maintenance des équipements radiologiques interventionnelles des 3 marques présentes au C.H.R ,G.E.-C.G.E., PHILIPS et SIEMENS, en excluant les tubes à rayons X

·3 relatifs à l'échange des tubes des équipements radiologiques conventionnelles

·3 relatifs à l'échange des tubes des équipements radiologiques interventionnelles

En effet pour l'heure, l'échange des tubes à rayons X est confié à la société I2M qui a repris le marché attribué anciennement à Varian.

En outre dans ce C.C.T.P. un module 9 relatif à l'échange des tubes vient en complément à la partie liée à la définition des prestations, imposant au titulaire du marché d'assurer le démontage, le remontage et la calibration du nouveau tube.

De plus deux autres parties se sont rajoutées au présent C.C.T.P. :

·Accès et consignes

Cette partie décrit les règles à suivre par les techniciens de la société vis à vis de la radioprotection. En effet le personnel du titulaire a accès aux matériels ou équipements sous réserve du respect des consignes d'hygiène et de sécurité applicables dans le service concerné (Décret N° 86-1103 du 2 octobre 1986).

Le titulaire doit l'abonner à un service de dosimétrie photographique individuelle reconnu par l'Office de Protection contre les Rayonnements Ionisants (O.P.R.I.). Il en communique le numéro à la personne compétente en radioprotection du C.H.R. de Metz-Thionville.

En cas d'irradiation accidentelle, le personnel du titulaire doit en faire part dès que possible à la personne compétente en radioprotection du C.H.R. de Metz-Thionville et au Médecin du Travail.

Le personnel du titulaire doit pouvoir justifier de son appartenance à l'entreprise titulaire du marché.

·Contrôle par un organisme agréé

En radiologie, il est nécessaire de faire par exemple un contrôle de rayonnement des installations radiologiques. Dans cette optique il est stipulé dans le C.C.T.P que le C.H.R. de Metz-Thionville effectue un contrôle régulier de ses installations par un organisme de contrôle agréé.

Le titulaire devra fournir tous les renseignements nécessaires dont aura besoin cet organisme de contrôle. La correction des non-conformités liées à l'équipement constatées par l'organisme agréé sera à la charge du titulaire du marché.

Dans la dernière partie Questionnaires et bordereaux , les candidats devront répondre pour chaque salle et en 4 exemplaires les Annexes présentes.

Pour les lots 1 à 6, les formules décrites dans le document type sont reprises alors que pour les lots 7 à 12 des variantes ont été utilisées. En effet seulement 3 formules sont présentes :

·Formule 1 : Maintenance Tous Risques, dont le montant est acquitté chaque année

·Formule 2 : Fourniture des tubes avec l'installation et la calibration à la charge des techniciens du C.H.R.

·Formule 3 : Echange standard à l'aide d'un bon de commande dans les délais donnés par le C.C.T.P. (le prix forfaitaire inclura les frais de déplacement et de main-d'þuvre)

De plus il est demandé en option (donc obligatoire) de préciser dans l'offre le coût d'une couverture soir, week-end et jours fériés pour les salles des urgences.

En annexe, un complément d'information vis à vis du document type a été élaboré.

En effet dans l Œannexe 2, un récapitulatif complet des salles, de leur date de mise en service, de leur horaire d'exploitation, du taux de disponibilité minimum et du délai maximum de mise en service sont donnés aux sociétés.

De même dans l'annexe 3 relative aux tubes radiologiques, des renseignements concernant le générateur, le statif, l'ensemble gaine/tube actuel et dimension des foyers sont indiqués à la société qui devra quant à elle répondre aux rubriques suivantes : ensemble gaine/tube proposé en remplacement, numéro de marquage CE, dimension des foyers, vitesse de rotation (tr/min), puissance (kW) et la capacité calorifique (UC).

Les autres annexes reprennent les partie décrites dans le chap.4.3.8.

5 Etude sur l'implantation d'une nouvelle G.M.A.O.

5.1 Evaluation de l'actuelle G.M.A.O.

Un logiciel de G.M.A.O. apparaît comme étant un outil indispensable à tout service biomédical. En effet il permet ,entre autres, de gérer le parc d'équipements et de suivre l'évolution du coût de maintenance de chaque appareil.

Le logiciel de G.M.A.O. utilisé au sein de l'hôpital est " Systemis Version 4.2 " dont l'acquisition date d'avril 1998 .

Les points forts de ce logiciel sont :

·les possibilités de paramétrage.

·la possibilité d'utiliser un filtrage des données.

·l'exportation des données vers un fichier texte.
 
 

Mais ce logiciel pose actuellement des problèmes aux services utilisateurs, en effet :

·le logiciel Systemis version 4.2 n'a pas été prévu pour fonctionner en mode 32 bits. Il est particulièrement instable sous Windows NT mais fonctionne correctement sous Windows 3.1. Or les ordinateurs au C.H.R. utilisent comme système d'exploitation Windows 95 ou 98.

·le logiciel manque de convivialité (importante arborescence de certaines rubriques)

·il est impossible de supprimer une demande d'intervention ouverte par erreur.

·il est impossible de sortir de certains écrans de saisie lorsque l'on est en mode création , même en appuyant sur la touche " Esc " et " F2 " ( on est obligé de saisir des données au hasard pour sortir de cet écran, ensuite on doit y retourner en mode modification pour les supprimer ).

·le générateur d'états (requête) est très difficile à utiliser en mode création. Pour information cette création nécessite au moins 4 heures à un technicien.

·le logiciel ne possède pas des champs pour la matériovigilance.

·les données d'initialisation de Systemis n'ont pas été convenablement saisies. En effet beaucoup de champs ont été négligés, ce qui implique l'obligation de saisir davantage d'informations lors de la création d'un bon de travail ou lors de la saisie d'un équipement.

·certaines procédures n'ont pas été faites régulièrement sous Systemis , ce qui rend leurs utilisations compliquées (par exemple : archivage des bons de travail)

·la recherche d'informations sur un contrat est fastidieuse car la procédure n'est pas informatisée.

·pour améliorer la gestion des stocks sous Systemis il faudrait opter pour le module permettant une communication entre Systemis et " OPHELIE " (logiciel utilisé par la D.L.A.).

·pour pouvoir bénéficier de l'information "  coût de maintenance " sur Systemis , il est impératif que :

oles contrats soient saisis sous Systemis.

oles bons de travail soient saisis avec plus de précisions quant aux divers coûts ( pièce, main d'þuvre,·.) [7]

5.2 Fonctionnalités nécessaires à la nouvelle G.M.A.O.

Le changement de l'actuelle G.M.A.O. , par l'upgrade de l'ancienne ou par l'achat d'une nouvelle, est jugé nécessaire par l'ensemble des techniciens. Cette G.M.A.O devra répondre non seulement aux exigences des services biomédicaux ou techniques mais aussi à des impératifs informatiques et administratifs. Il est toutefois nécessaire de prévoir l'acquisition ou la remise à niveau des équipements informatiques présents au C.H.R. afin d'utiliser de manière optimale la solution retenue.

Les besoins relatifs à chacun de ces services sont donnés ci dessous [8 , 9].

1.Besoins du service biomédical :

·gestion de l'inventaire

·gestion du stock de pièces détachées.

·maintenance : curative, planification préventive, essais de performance et contrôle qualité, contrôles réglementaires, gestion des alertes (opérations non réalisées)·

·interfaçage des équipements de Contrôle, de Mesures et d'essai (E.C.M.E.) avec la G.M.A.O..

·édition de bons de réformes, bons de travaux ·.

·accès rapide à l'historique.

·facilité d'utilisation ( recherche d'équipements, recherche multicritères·).

·aide du fournisseur à l'installation, la formation et support technique (maintenance du progiciel, hot line ·).

·gestion et suivi des contrats de maintenance en relation avec le service administratif.

·insertion de documents à la GMAO (.doc, .jpg ·).

·aide à la matériovigilance : enregistrement des fiches d'alerte émanant du Ministère, historique des actions, suivi des fiches de déclaration, aide à la décision si l'incident doit être déclaré avec ou sans délai.

·évolution du logiciel : Demande d'intervention via intranet (navigateur internet) par le personnel soignant.

·récupération des données de l'ancienne base.
 
 

2.Besoins du service technique :

·identique au service biomédical en rajoutant  un classement par lieu et non pas par équipements.
 
 

3.Besoins du service informatique :

·stabilité du logiciel et facilité d'administration.

·paramétrage du logiciel (système client/serveur) avec une interface différente selon les besoins pour les différents services.

·sécurité : gestion des profils des utilisateurs et les droits d'accès à l'information.

·utilisation d'une base commune entre Metz et Thionville pour le service biomédical et pour le service technique.

·possibilité d'exportation des données vers Word ou Excel.

·importance de l'environnement (ORACLE ou SQL SERVER)
 
 

4.Besoins administratifs :

·gestion et suivi des contrats de maintenance.

·gestion et suivi des investissements et des amortissements (plan équipement).

·outil statistique, possibilité d'avoir des indicateurs.

·alarme (lors renouvellement des contrats, ·.).

·compatibilité et échange avec les logiciels administratifs tel que " OPHELIE ".
 
 

Conclusion

Il apparaît que la maintenance est une composante essentielle de l'activité hospitalière car elle assure la sûreté de fonctionnement, c'est à dire la maintenabilité, la fiabilité, la disponibilité et la sécurité des dispositifs médicaux [10].

Or cette fonction est souvent délaissée par les responsables hospitaliers qui privilégient l'achat (renouvellement ou investissement) des dispositifs médicaux. Mais lors de l'achat d'un équipement, le contrat de maintenance lui étant rattaché coûte à l'établissement de santé environ 5 à 10 % de la valeur dudit équipement par an. Pour le C.H.R. Metz-Thionville quasiment 14 millions de francs sont réservés aux seuls contrats de maintenance.

La réalisation de modèles types disposant de nouvelles formules de maintenance paraît être ainsi la meilleure solution pour suivre l'ensemble des contrats et ainsi cibler au mieux les prestations demandées aux sociétés et non d'accepter leurs contrats standards qui ne correspondent pas toujours aux besoins du C.H.R..

En effet le fait de demander plusieurs formules de maintenance permet d'une part de choisir la formule la plus adaptée vis à vis des compétences présentes au C.H.R. et d'autre part de réaliser des économies par rapport aux traditionnelles formules Tous-Risques

Les documents nécessaires aux appels d'offres " maintenance " (Règlement de consultation, C.C.A.P et C.C.T.P) ont pu être ainsi élaborés et testés sur deux appels d'offres de seuil européen au C.H.R. de Metz-Thionville et dont les réponses arriveront début octobre 2001. Il va sans dire que ces documents serviront de base au futur marché ou contrat de maintenance qui seront réalisés dans cet établissement.

Cette expérience enrichissante vécue au C.H.R. Metz-Thionville pendant ces 6 mois de stage m'a permis d'étudier les contrats proposés par les sociétés et d'élaborer des appels d'offres " maintenance ".

De plus, durant ce stage, il m'a été possible de travailler avec les autres ingénieurs biomédicaux sur l'étude technique relative à un appel d'offres imagerie regroupant l'achat d'un accélérateur de particules, d'un IRM, d'un scanner, d'un mammographe et des salles radiologiques.

Liste des figures

Figure 1 : Plan de Localisation du C.H.R.p.4

Figure 2 : Nombre de lits présents au C.H.R.p.4

Figure 3 : Spécialités médicales présentes au Groupement de Metzp.5

Figure 4 : Spécialités médicales présentes au Groupement de Thionvillep.6

Figure 5 : Organigramme de la D.T.B.M.p.7

Figure 6 : Organisation de la D.T.B.M.p. 9

Figure 7 : Répartition des ingénieurs selon leur filièrep. 10

Figure 8 : Structure du tableau n°1p. 15

Figure 9 : Structure du tableau n°2                                                   p. 17

Figure 10 : Structure du tableau n°3p. 18

Figure 11 : modules inclus dans les formules de maintenancep. 33

Bibliographie

Ouvrages :

[1] : Manuel d'accréditation des établissements de santé ˆ Février 1999 ˆ ISBN 2-910693-16-3 A.N.A.E.S..

[2] : S. Nennig : Apport d'une démarche qualité de type ISO 9002 au service biomédical dans le cadre de l'accréditation ˆ Rapport de Stage DESS " TBH ", UTC, 98-99, p.

[3] : Guide d'accueil du stagiaire au C.H.R. de Metz-Thionville ˆ document interne, 1999.

[4] : G. Fernandez, D.Bouvet : Maintenance faire ou faire-faire ˆ Projet DESS " TBH ", UTC, 98-99, pp30.

[5] : Code des Marchés Publics ˆ Les éditions officiels 1999 ˆ ISBN 2-11-074689-0.

[6] : Norme X60-010 : Récapitulatifs des Niveaux de Maintenance - AFNOR

[7] : S.SAIDJ : Gestion de la maintenance assistée par ordinateur ˆ Rapport de Stage

IUP Génie des Systèmes Industriels Option Traitement de l'information UNIVERSITE DE METZ, 99-00.

[8] : D. Dugor, L. Forcadell, S. Geyssens : Définition des éléments essentiels de l'outil GMAO face au contexte réglementaire et à l'attente des services biomédicaux - Projet DESS " TBH ", UTC, 99-00, pp 95.

[9] : J. Detraz : La GMAO, un outil pour la qualité de la maintenance biomédicale hospitalière ˆ Rapport de Stage DESS "TBH", UTC, 98-99, pp 50.

[10] : Maintenabilité, fiabilité, disponibilité, sécurité ˆ Recueil de normes françaises , 1986 A.F.N.O.R..
 
 

Site internet :

AFNOR : Association Française de NORmalisation : 

http : //www.afnor.fr

A.N.A.E.S. : Agence Nationale d'Accréditation et d'Evaluation en Santé : 

http : //www.anaes.fr

Le site des lois et règlements en France :

http://www.legifrance.gouv.fr

ANNEXES

MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS DE RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE, NUMERIQUE et A VOCATION INTERVENTIONNELLE AU
C.H.R. METZ-THIONVILLE

La procédure de consultation utilisée est celle de l'Appel d'offres ouvert de seuil européen (articles 94 à 95 ter, 380 à 384, 296 à 298 et 273 ˆ 2° du Code des Marchés Publics).

Date limite de réception des offres : Lundi 8 Octobre 2001 à 12 h.

Le présent Règlement de la consultation comporte 5 feuillets numérotés de 1/5 à 5/5.

I- OBJET du marché

Maintenance des équipements de radiologie conventionnelle, numérique et à vocation interventionnelle au CHR Metz-Thionville.

II- MODE DE PASSATION du marché

Le présent marché est passé selon un appel d'offres ouvert, répondant aux articles (94 à 95 ter, 380 à 384, 296 à 298 et 273 ˆ 2° du Code des Marchés Publics).

III ˆ DECOMPOSITION EN TRANCHES OU EN LOTS - MODE DE DEVOLUTION -

La prestation est constituée de 10 lots séparés, non décomposable, attribué à un titulaire par lot ou par groupement de lot.

Au demeurant, le titulaire pourra avoir recours à la sous-traitance d'une partie de ses prestations.

Auquel cas, le sous-traitant devra préalablement avoir été déclaré au C.H.R., qui pourra l'accepter et agréer ses conditions de paiement:

IV - variantes et options au cahier des charges

Les variantes techniques par rapport à l'expression du besoin donnant lieu au marché sont autorisées. 

Une offre variante, non accompagnée d'une proposition de prix au titre du marché de base, ne peut en elle-même constituer une réponse conforme au présent marché, et entraînera à cet effet le rejet de la candidature concernée.

Les options qui devront obligatoirement être valorisées par chaque candidat au présent marché à peine du rejet de son offre, sont détaillées au C.C.T.P. 

V- MODE DE REGLEMENT DU MARCHE

Le mode de règlement choisi par l'administration est le virement administratif à 30 jours.

L'unité monétaire de compte, ainsi que celle de paiement, sera l'Euro (€), à l'exclusion de toute autre.

A ce titre, les candidats devront libeller leur proposition en Euro.

VI- DELAI DE VALIDITE DES OFFRES

Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres.

VII - PRESENTATION DES OFFRES

L'ensemble du dossier permettant de répondre à la consultation est remis gratuitement à chaque candidat.

Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées à l'original par eux en couleur autre que noir :

oLa déclaration du candidat, volets 1 et 2 (formulaire DC5F ou DC5E selon que le candidat a ou n'a pas d'établissement stable en France, et DC6), signée par le représentant légal du candidat ;

oLa copie certifiée conforme par le représentant légal du candidat, des certificats fiscaux annuels (liasse 3666) en vue de concourir aux marchés publics, et des certificats attestant le paiement des cotisations sociales ; en remplacement de ces pièces, le candidat pourra adresser la copie de l'état annuel des certificats reçus établi par la recette des finances (DC7) ;

oUne attestation sur l'honneur que la candidat n'a pas fait l'objet, au cours des 5 dernières années, d'une condamnation inscrite au bulletin n°2 du casier judiciaire, pour les infractions visées aux articles L.324-9°, L.324-10°, L. 341-6°, L.125-1° et L.125-3° du Code du travail ;

oun acte d'engagement à compléter et à signer par le représentant légal du candidat (formulaire DC8/99 ou MCL/DC4/94)  ;

Les offres seront établies en DOUBLE EXEMPLAIRE sur les imprimés réglementaires, que la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance du Centre Hospitalier Régional tient à la disposition des candidats.

La présentation sur un autre papier ne sera pas considérée comme un motif d'élimination, à condition qu'elle soit faite en conformité avec le modèle.

Les offres présentées par télécopie ne seront pas prises en considération.

Les offres ne contiendront aucune restriction ou réserve, sous peine de nullité.

Les offres présentées devront être formulées telles qu'elles sont déterminés par les documents constituant le cahier des charges.

Le candidat devra détailler son offre en valorisant le bordereau de décomposition porté en annexe de C.C.T.P., ou en l'utilisant comme modèle impératif.

VIII - CONDITIONS D'ENVOI DES OFFRES

·l'enveloppe extérieure portera l'adresse suivante

Monsieur le Directeur Général du Centre hospitalier régional Metz-Thionville, 

Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance,

928-32 rue du XX^ème Corps américain, B.P. 90770,

57019 METZ CEDEX. 

Dans la partie supérieure gauche de l'enveloppe extérieure devra figurer la mention " Appel d'offres ˆ marché de maintenance des équipements de radiologie conventionnelle, numérique et à vocation interventionnelle au CHR Metz-Thionville ", et comportera les nom et adresse de l'expéditeur.

L'enveloppe extérieure contiendra deux enveloppes intérieures :

·Les enveloppes intérieures porteront le nom du candidat ainsi que, respectivement, les mentions : " première enveloppe intérieure " et " seconde enveloppe intérieure ".

·La première enveloppe intérieure contiendra la déclaration du candidat (DC5F ou E et DC6), ainsi que les justifications pièces fiscales et sociales et la déclaration sur l'honneur visée à l'article VII ci-dessus ;

·la seconde enveloppe contiendra les offres : 

oActe d'engagement contenant le prix établi en Euro (€) H.T. et T.T.C. sur la base du cahier des clauses administratives particulières, 

et 

obordereau de décomposition de l'offre par type de produit, en tous points conforme au modèle du C.C.T.P., et constituant la réponse du candidat.

oSi le candidat propose des offres variantes, la décomposition des éléments constituant le prix de chacune des variantes donnera lieu à un bordereau de décomposition.

Les candidats devront indiquer dans l'Acte d'engagement s'ils proposent ou non un escompte pour règlement à 30 jours de leur facture, ainsi que le taux dudit escompte. Il reste bien entendu que la date faisant courir le départ du délai de règlement à 30 jours correspond à celle de réception de la facture acceptée par le C.H.R.

L'offre ainsi que son bordereau de décomposition devront être revêtus du cachet du candidat, et de la signature de la personne ayant pouvoir d'engager l'entreprise.

Les offres devront être remises contre récépissé à la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance du Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville, 

Les plis contenant l'offre des candidats seront adressés par tout moyen permettant de leur donner date certaine de réception par le Centre hospitalier régional.

Elles devront, si elles sont envoyées par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination à l'adresse indiquée à l'article VIII du présent document, avant ces mêmes date et heure limites.

Les dossiers qui parviendraient après la date et l'heure limites fixées ci-dessus, ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée, ne seront pas étudiés et seront renvoyés à leurs auteurs.

IX - JUGEMENT DES PROPOSITIONS

Ce jugement sera effectué dans les conditions prévues à l'article 297 du Code des Marchés Publics.

Il sera tenu compte par ordre décroissant des critères d'attribution suivants :

·La conformité au cahier des charges,

·La structure de la société en matière de maintenance (effectif, organisation, délais garantis),

·Les capacités d'assurer des prestations exigeantes,

·L'offre financière

·La certification du candidat vis-à-vis de normes ISO 9002.

X - RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats pourront s'adresser :

·pour toutes les questions de nature technique : à Monsieur FINET, Ingénieur biomédical - Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance - tél. : 03.87.55.79.52., fax : 03.87.55.79.99.

·pour toutes les questions de nature réglementaire : à Monsieur DRAZ, Directeur Adjoint, Direction de la Logistique et des Achats - tél. 03.87.66.61.40., fax 03.87.55.79.99.

Le Directeur des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance

Gilles GOLLET

MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS DE RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE, NUMERIQUE et A VOCATION INTERVENTIONNELLE AU
C.H.R. METZ-THIONVILLE

La procédure de consultation utilisée est celle de l'Appel d'offres ouvert de seuil européen (articles 94 à 95 ter, 380 à 384, 296 à 298 et 273 ˆ 2° du Code des Marchés Publics).

Date limite de réception des offres : Lundi 8 Octobre 2001 à 12 H.

Le présent C.C.A.P. comporte 6 feuillets numérotés de 1/6 à 6/6.

ARTICLE 1 -PARTIE CONTRACTANTE

Le Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville, personne publique contractante, est représenté par son Directeur Général, seul habilité à signer les marchés.

Cependant, dans la procédure de passation du présent marché, le Directeur Général du Centre hospitalier régional Metz-Thionville a délégué sa signature au Directeur Général Adjoint.

ARTICLE 2 - OBJET ET DUREE DU MARCHE

Le présent marché a pour objet la maintenance des équipements de radiologie conventionnelle, numérique et à vocation interventionnelle au CHR Metz-Thionville. Il est conclu pour la période du 01/01/2002 au 31/12/2002. Il peut être reconduit annuellement au plus tard jusqu'au 31/12/2004 selon la formule de révision des prix indiquée à l'article 5 du présent CCAP.

ARTICLE 3 - Alottissement et Mode de dévolution du marché 

Le présent marché est constitué de 12 lots séparés.

Les spécifications techniques des matériels donnant lieu au marché sont fixées au cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) du marché.

L'attribution du marché se fera par lot ou par groupement de lot.

Le recours aux groupements conjoints d'entrepreneurs n'est pas autorisé. Cependant, la sous-traitance reste possible, sous réserve de la déclaration du sous-traitant et son acceptation, ainsi que l'agrément de ses conditions de paiement par le C.H.R. 

ARTICLE 4 ˆ Forme du marché

Les prestations du présent marché donneront lieu à exécution par le titulaire, après notification du marché. Pour la formule 4 du CCTP, chaque prestation fera l'objet d'un bon de commande.

ARTICLE 5 - Forme des prix

Les prix proposés par le fournisseur retenu pour l'exécution des prestations du présent marché seront révisables pendant toute la durée de validité des offres indiquée au Règlement de la consultation.

L'actualisation des prix aura lieu une fois l'an à la période de renouvellement du contrat (01.01.20n)

La formule de révision ci-dessous servira de base à la négociation tarifaire :

P1 = Po (0,15 + 0,60 S1 / S0 + 0,25 PsdC1 / PsdC0)

dans laquelle :

P1représente le prix du contrat actualisé,

Poreprésente le prix du contrat de base,

Sreprésente l'indice du coût de la main d'þuvre des industries mécaniques et électriques,

PsdCreprésente l'indice des produits et services divers, catégorie C.

Les indices de base seront les derniers indices connus à la date de notification du marché titulaire.

Les indices d'actualisation seront les derniers connus à la date de renouvellement du marché (01.01.19n).

ARTICLE 6 ˆ DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le marché est constitué des pièces contractuelles ainsi hiérarchisées, cf. article 3 du C.C.A.G. Fournitures courantes et Services n0 2014:

ol'Acte d'Engagement et ses bordereaux annexes,

ole présent Cahier des Clauses Administratives Particulières, dont seul l'exemplaire conservé dans les archives de l'administration fait foi,

ole Cahier des Clauses Techniques Particulières, dont seul l'exemplaire conservé dans les archives de l'administration fait foi,

ole Cahier des Clauses Administratives Générales Fournitures courantes et services (C.C.A.G./F.C.S. n0 2014 édition Avril 1992.),

ole Cahier des Clauses Techniques Générales, normes NF-EN listées à l'article 2 du C.C.T.P. ou normes étrangères reconnues équivalentes (joindre alors le certificat d'équivalence ad hoc) , spécifications du G.P.E.M.,

oles bons de commande

ARTICLE 7 - MODALITES D'EXECUTION

Les prestations seront effectuées selon les termes du présent CCAP et du CCTP.

ARTICLE 8 - GARANTIE des matériels 

Les éléments remplacés par des pièces neuves bénéficient d'une garantie d'un an.

ARTICLE 9 ˆ CONTRAINTE D'ACCES

Cf. : annexe au CCAP

ARTICLE 10 - ETABLISSEMENT DES FACTURES

Les factures afférentes au paiement, libellées en Euro (€) à l'exclusion de toute autre unité de compte et/ou de paiement, seront établies en un original et une copie portant les indications suivantes :

oles noms et adresse du créancier;

ole numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement,

ole nom du marché et la référence du bon de commande,

ola désignation de la prestation,

ole montant hors T.V.A. de la prestation,

ole taux et le montant de la T.V.A.,

ole montant total T.T.C.de la prestation,

ola date d'envoi de la demande de paiement

Le règlement s'effectuera suivant les règles de la comptabilité publique dans les conditions prévues à l'article 8 du C.C.A.G. Fournitures courantes et services

Il est précisé que le délai de mandatement est de 30 jours à compter des dates détaillées à l'article 14 ci-dessous, dans la mesure où les opérations d'admission et de réception ont été effectuées et ont donné lieu à un avis favorable.

En cas de modification légale ou réglementaire relative au paiement des fournisseurs, celles-ci s'appliqueraient de plein droit.

Il est en particulier rappelé que les factures devront être libellées en Euros. 

ARTICLE 11 - PAIEMENT

La facturation interviendra trimestriellement.

La facture sera établie en trois exemplaires et adressée à :

Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville

Direction des Travaux, du Biomédicale et de la Maintenance

28-32, rue du XXème Corps Américain

B.P. 90770

57019 METZ CEDEX 1

Elle comportera obligatoirement :

- la référence du marché

- la désignation précise de la période concernée

- le prix unitaire H. T.

- le taux et le montant de la T. V. A.

- le total net à payer

Le Trésorier Principal des Etablissements Hospitaliers METZ-THIONVILLE sera le comptable assignataire du paiement des sommes dues.

ARTICLE 12 - PENALITES DE RETARD

Le présent marché comporte la garantie d'un taux minimum de disponibilité.

En cas de non respect du taux minimum garanti, et à la fin de chaque période annuelle, des pénalités pourront être appliquées au Fournisseur selon les dispositions suivantes : 

5 % du forfait de base pour l'Equipement concerné pour chaque % du taux de disponibilité en dessous du taux minimum garanti.

Le règlement de ce montant sera effectué par le Fournisseur sous forme d'avoir, au début de la période suivante.

Le taux de disponibilité est défini par la formule suivante :

T = 100 x (1 ˆ T1 / T2) exprimé en % dans laquelle : 

T1 = représente la somme des périodes d'arrêts.

T2 = représente la durée d'utilisation annuelle effective programmée correspondant aux heures d'ouverture du service utilisateur, maintenance préventive comprise. (du lundi au vendredi de 8 H à 18 H)

T2 = ne peut être inférieur à 2 600 H.

La période d'arrêt commence à la réception de l'appel du client par le fournisseur (majoré par le délai d'intervention stipulé dans le CCTP). Toutefois si l'accès du personnel du fournisseur auprès de l'équipement est différé du fait de l'utilisateur, la période d'arrêt commence dès sa mise à la disposition du personnel du fournisseur.

La période d'arrêt cesse lorsque le personnel du Fournisseur remet l'Equipement concerné, en état de marche, à la disposition du Client.

Toutefois, ne sont pas décomptés pour le calcul du taux de disponibilité, les temps d'arrêt : 

a) découlant d'interventions exécutées dans les cas d'exclusions, cité dans le CCTP.

b) consécutifs à la livraison ou l'échange d'accessoires, à la peinture ou au nettoyage extérieur du matériel, à la livraison ou à l'échange des fournitures consommables.

c) découlant du non respect des obligations du Client.

d) observés pendant les heures non prévues pour l'utilisation clinique ou en dehors des heures d'interventions contractuelles du Fournisseur.

ARTICLE 13 - RESILIATION

En cas de résiliation du marché, il sera fait application des dispositions énumérées dans les articles 24 à 32 du C.C.A.G.

ARTICLE 14 - COMPTABLE ASSIGNATAIRE

Le comptable assignataire des paiements est :

ARTICLE 15 ˆ Commencement d'exécution du marché

Il ne pourra y avoir notification, émission du bon de commande et commencement d'exécution des prestations donnant lieu au présent marché avant sa réception en contrôle de légalité.

ARTICLE 16 - JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE CONTENTIEUX

La juridiction compétente pour tous contentieux pouvant survenir à l'occasion de l'attribution ou de l'exécution du présent marché est le Tribunal administratif de STRASBOURG.

Le Directeur des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance

I - LIVRAISON OU ENLEVEMENT DE MATERIELS ET MISE EN SERVICE

ARéglementation concernant l'enlèvement et la livraison

Toute livraison ou enlèvement de matériel par une entreprise extérieure au CHR devra se faire dans le respect de l'arrêté ministériel du 26 avril 1996, relatif aux opérations de chargement et de déchargement par une entreprise extérieure.

BProtocole de sécurité

Un protocole de sécurité sera établi avant tout enlèvement ou livraison de matériel entre l'entreprise extérieure et le CHR

Prendre contact avec le service SécuritéTél : 03 87 55 30 09 pour Metz

ou : 03 82 55 80 43 pour Thionville

Ce protocole définira :

- pour le CHR : 

* les consignes de sécurité propres à l'établissement

* le lieu de livraison

* les modalités d'accès et de stationnement

* les plans et consignes de circulation particulières au service et 

à l'établissement

* les matériels et engins utilisés

* etc...

- pour le fournisseur et le transporteur :

* les caractéristiques du véhicule

* les engins de manutention

* la nature et le conditionnement des marchandises

* les précautions et suggestions particulières selon les produitstransportés

* etc...

II - FOURNITURE, POSE ET INSTALLATION DE MATERIELS ET MAINTENANCE

Réglementation :

Tous travaux d'installation et de maintenance de matériel donne lieu à l'établissement d'un document définissant la sécurité sur les chantiers.

- Décret du 20/02/92 (chantier non clos et isolé) : Etablissement d'un plan de prévention entre le CHR et l'entreprise extérieure définissant :

* les accès autorisés

* les risques propres à l'entreprise utilisatrice

* les risques importés par l'entreprise extérieure

* les consignes de sécurité des entreprises utilisatrices et extérieures, etc..

- Loi du 31/12/93 et Décret du 26/12/94 :

(concernant les chantiers clos et isolés structurants)

* établissement d'un PPSPS (Plan de Prévention et de Protection de laSanté par les entreprises intervenant sur le chantier)

Ces documents sont à établir dans tous les cas cités précédemment par les entreprises et fournisseurs.

III - OBLIGATIONS DIVERSES DES FOURNISSEURS ET ENTREPRISES

Les personnels des fournisseurs et entreprises doivent posséder un badge comportant le nom de l'entreprise, de la personne et sa photo.

Les entreprises et fournisseurs doivent prévenir de la livraison ou de leur intervention, la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance, ainsi que le service sécurité de l'Hôpital, au moins 48 heures ouvrables avant la livraison ou l'intervention. Elles doivent mettre en place tous les dispositifs, tant pour la livraison que pour les travaux d'installation, permettant un travail en toute sécurité.

Date :

L'Ingénieur du CHRLa Société :

chargé de la SécuritéSignature précédée de la mention

" Lu et Approuvé "

M. MALLINGER

CENTRE HOSPITALIER REGIONAL METZ - THIONVILLE

Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance

28-32 rue du XX^ème Corps Américain

B.P. 90770

57019 METZ Cedex 1

Téléphone : 03.87.66.71.58 ou 03.87.55.78.98

Télécopie : 03.87.55.79.99

OBJET :MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS DE RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE, NUMERIQUE ET A VOCATION INTERVENTIONNELLE AU C.H.R. METZ-THIONVILLE

28/32, rue du XX^ème Corps Américain

B.P. 90770

57019 METZ CEDEX

Tél. : 03 87 66 71 58

Fax : 03 87 55 79 99

AVANT-PROPOS

Les points critères qui guideront notre analyse pour l'attribution de ces lots sont :

oLa conformité au cahier des charges

oLa capacité d'assurer des prestations exigeantes

oLa structure de la société en matière de maintenance (effectifs, organisation, délais garantis,·)

oL'offre financière

oLa certification du candidat vis-à-vis de normes ISO 9002

Afin de permettre à chaque candidat de préciser son offre en fonction de l'ensemble du matériel, accessoires et périphériques de chaque installation, une présentation du site aura lieu le :

PRESCRIPTIONS TECHNIQUES GENERALES

Ce cahier des charges définit le cadre de la proposition, ainsi que les limites de la prestation entre le CHR Metz-Thionville et l'industriel.

IObjet de la consultation

IINormes et réglementation

IIIDéfinition des prestations

IVEvolution du parc d'équipements de Radiologie

VAccès et consignes

VIContrôle par un organisme agrée

VIINettoyage, décontamination

VIIIMatériovigilance

IXQuestionnaires et Bordereaux

ANNEXE I : Questionnaire relatif au SAV

ANNEXE II : Récapitulatifs des équipements radiologiques

ANNEXE III :Récapitulatifs des tubes radiologiques

ANNEXE IV :Bordereau de prix des équipements radiologiques

ANNEXE V :Bordereau de prix des tubes radiologiques

ANNEXE VI : Questionnaire relatif à la maintenance préventive

ANNEXE VII : Questionnaire relatif à la maintenance curative

                                            retour au sommaire

I - OBJET DE LA CONSULTATION

Cette consultation a pour objet la maintenance des équipements de Radiologie conventionnelle et interventionnelle au C.H.R. METZ-THIONVILLE.

Cet appel d'offres comprend les lots suivants :

Lot 1 : Maintenance des équipements de radiologie conventionnelle de marque GE-CGR 

(tubes à rayons X exclus)

Partie 1.1 : Equipements de Metz

Partie 1.2 : Equipements de Thionville

Lot 2 : Maintenance des équipements de radiologie conventionnelle de marque PHILIPS 

(tubes à rayons X exclus)

Partie 2.1 : Equipements de Metz

Partie 2.2 : Equipements de Thionville

Lot 3 : Maintenance des équipements de radiologie conventionnelle de marque SIEMENS

(tubes à rayons X exclus)

Partie 3.1 : Equipements de Metz

Partie 3.2 : Equipements de Thionville

Lot 4 : Maintenance des équipements de radiologie interventionnelle de marque GE-CGR

Partie 4.1 : Equipements de Metz

Partie 4.2 : Equipement de Thionville

Lot 5 : Maintenance de la salle de radiologie interventionnelle de marque PHILIPS

Lot 6 : Maintenance de la salle de radiologie interventionnelle de marque SIEMENS

Partie 6.1 : Equipement de Metz 

Partie 6.2 : Equipement de Thionville 

Lot 7 : Echange des tubes à rayons X des équipements de marque GE-CGR des lots 1.

Lot 8 : Echange des tubes à rayons X des équipements de marque SIEMENS du lot 2.

Lot 9 : Echange des tubes à rayons X des équipements de marque PHILIPS du lot 3.

Lot 10 : Echange des tubes à rayons X des équipements de marque GE-CGR du lot 4

Lot 11 : Echange des tubes à rayons X des équipements de marque PHILIPS du lot 5

Lot 12 : Echange des tubes à rayons X des équipements de marque SIEMENS du lot 6

L'attribution sera effectuée par lot ou par groupement de lots.

II - NORMES ET REGLEMENTATION

Le Titulaire du Marché devra effectuer au minimum les recommandations du constructeur vis à vis de la maintenance des équipements considérés (Référence au Marquage CE)

III - DEFINITION DES PRESTATIONS

Les prestations sont décomposées en modules ainsi définis :

Module 1 - Maintenance préventive systématique et Contrôle qualité

Les interventions de maintenance préventive ont pour but de réduire les risques de pannes et le maintien dans le temps des performances des équipements à un niveau proche de celui des performances d'origine, obtenues par les réglages et les calibrations prévues dans les spécifications du fabricant.

Au cours de ces visites, il sera notamment procédé 

à un ensemble d'opérations minimum et obligatoires, conformes aux recommandations des constructeurs :

- Vérification de l'état général du système,

- Changement systématique des pièces d'usure,

- Entretien spécifique des parties mécaniques,

- Réglages et étalonnages nécessaires,

- Essais de fonctionnement, etc....

à un contrôle qualité qui comportera au minimum :

·Résolution de l'image

·Facteur de conversion de l'amplificateur de brillance

·Correspondance kV affichés-délivrés

·Correspondance mAs affichés-délivrés

·Dose délivrée

En cas de dérive des paramètres les réglages adéquats seront effectués.

La fréquence minimum des visites de maintenance préventive est fixée à une par an.

Le calendrier des visites de maintenance préventive est à déterminer en concertation avec les utilisateurs et l'ingénieur biomédical au plus tard semaine 4 de l'année en cours. Avant chaque entretien périodique, et au minimum 48 heures à l'avance, le fournisseur précisera au service utilisateur l'heure exacte de la maintenance.

En outre le fournisseur remettra un Rapport d'intervention (cf. module 4)

Module 2 - Maintenance préventive conditionnelle et maintenance corrective.

Les interventions effectuées au titre de la maintenance préventive conditionnelle et qui résultent des constatations (usures, déréglages...), faites lors des visites systématiques de maintenance préventive, ont pour objet le maintien en état de fonctionnement des équipements.

Celles qui ressortent de la maintenance corrective ont pour objet la remise en état de fonctionnement des équipements à la suite d'une défaillance de pièces.

Il sera effectué autant de visites de maintenance préventive conditionnelle et de maintenance corrective que nécessaire.

Les caractéristiques techniques des pièces de rechange seront identiques à celles préconisées par le constructeur.

Les interventions de maintenance corrective pourront être demandées par le C.H.R. à la suite d'opérations de contrôle qualité effectuées par le CHR Metz-Thionville.

Module 3 - Délais d'intervention

Les interventions ont lieu tous les jours et heures ouvrés (du lundi au vendredi de 8 heures à 18 heures).

Le délai d'intervention est de :

·4 heures maximum pour une panne bloquante (arrêt total de l'activité) sur les salles des urgences (Lot 1 Partie 1.1 Salle 7 et Lot 1 Partie 1.2 Salle 5),

·8 heures maximum pour une panne bloquante sur les autres salles,

·24 heures maximum pour une panne non bloquante.

Le taux de disponibilité minimum est donné dans l'Annexe 2

Module 4 - Rapports d'intervention

Systématiquement, à chaque intervention préventive ou corrective, le titulaire est tenu de renseigner le formulaire type " Rapport d'intervention " du CHR Metz-Thionville disponible dans chaque service ou auprès de l'Ingénieur Biomédical (un rapport d'intervention propre à la société pourra être utilisé si celui-ci contient au minimum les rubriques se trouvant dans le " Rapport d'intervention " du CHR Metz-Thionville). Ce compte rendu signale le type d'intervention réalisée, les pièces réparées ou échangées, la date et l'heure d'appel du CHR, les heures de début et de fin d'intervention. 

Il comporte, s'il y a lieu, des observations telles que :

·anomalies constatées,

·usure anormale de certains organes,

·risque de détérioration,

·état du matériel après intervention,

·intervention supplémentaire à réaliser,

·tarifs.

Immédiatement après l'intervention, un exemplaire du rapport sera remis au service intéressé ou à un représentant de la Direction des Travaux, du Biomédical et de la Maintenance.

Les comptes-rendus d'interventions constitueront des pièces justificatives de paiement. En l'absence de ces documents, la facture ne sera pas acquittée par le CHR.

Remarque :* Le titulaire doit impérativement signaler toute non-confomité des équipements à la réglementation envigueur.

* En cas de modification des appareils ou équipements, la documentation technique devra être remise à jour.

Module 5 - Bilans périodiques

Chaque année, le titulaire devra, au plus tard semaine 4 de l'année n+1, fournir et présenter aux responsables du service utilisateur et à l'ingénieur biomédical, un récapitulatif de ses interventions détaillées par salle ou par équipement.

Ce bilan fera notamment apparaître :

·le nombre d'interventions préventives de l'année :

onombre et valorisation des heures de main-d'þuvre,

ovalorisation des déplacements,

ocoût et liste des pièces détachées remplacées lors des visites,

onombre, contenu et valeur des mises à jour logicielles effectuées.

·le nombre d'interventions curatives de l'année :

onombre et valorisation des heures de main-d'þuvre

ovalorisation des déplacements,

ocoût et liste des pièces détachées remplacées lors des visites.

·temps d'immobilisation total annuel de chaque équipement du présent contrat

Module 6 - Exclusions

Ne font pas partie du présent marché et à ce titre donneront lieu à facturation toutes les interventions faisant suite à :

·des défaillances dues à des causes étrangères aux équipements telles que notamment : incendie, explosion, dégât des eaux, affaiblissement du bâtiment, provoquées ou concernant l'environnement des équipements (énergie électrique, climatisation, hygrométrie).

·Une fausse manþuvre caractérisée du personnel du CHR.

·Les interventions ou réparations entraînées par des modifications ou réparations de matériel, effectuées par du personnel non mandaté par le titulaire du marché.

Aucune autre exclusion ne sera acceptée par le CHR.

Module 7 ˆ Obligation du Titulaire

Le titulaire du marché devra informer le CHR de Metz-Thionville de toute incapacité à fournir des pièces de rechanges nécessaires à la maintenance des équipements considérés.

Dans le cas d'une intervention où le dépannage serait impossible par manque de pièces, le titulaire prendra à sa charge et à ses frais la fourniture et l'installation d'un appareil de remplacement, de caractéristiques équivalentes.

Module 8 ˆ Formation

Pour les Formules de maintenance Tous Risques-Partenariat, si des formations de remises à niveau du personnel du CHR sont jugées nécessaires par le candidat, celles-ci seront obligatoirement intégrées dans la formule de contrat, et valorisées dans les bordereaux de prix (Annexe 4 et Annexe 5).

Tous les frais de formation, de déplacement et de repas (si la formation n'a pas lieu sur site) concernant le personnel technique du CHR seront pris en charge par le titulaire du marché. Une attestation avec le niveau de compétence sera remise au personnel ayant suivi ce stage

Module 9 ˆ Echange Tube

Le titulaire du marché devra assurer le démontage, le remontage et la calibration du nouveau tube. Après appel du CHR, la réception du tube ne pourra pas excéder 36 heures.

IV - EVOLUTION DU PARC D'EQUIPEMENTS DE RADIOLOGIE

La liste du matériel est donnée à titre exhaustif, à la date de la publication de l'appel d'offres. Ultérieurement, elle est susceptible de varier en fonction d'éventuelles intégrations ou sorties de matériel.

Les mises à jour du parc d'équipements (matériel nouveau ou réformé) seront réalisées, par voie d'avenant.

Les sorties et les entrées seront effectuées au prorata temporis des mois d'utilisation.

V - ACCES ET CONSIGNES

Le personnel du titulaire a accès aux matériels ou équipements sous réserve du respect des consignes d'hygiène et de sécurité applicables dans le service concerné (Décret N° 86-1103 du 2 octobre 1986).

Le titulaire doit l'abonner à un service de dosimétrie photographique individuelle reconnu par l'Office de Protection contre les Rayonnements Ionisants (O.P.R.I.). Il en communique le numéro à la personne compétente en radioprotection du CHR de Metz-Thionville.

En cas d'irradiation accidentelle, le personnel du titulaire doit en faire part dès que possible à la personne compétente en radioprotection du CHR de Metz-Thionville et au Médecin du Travail.

Le personnel du titulaire doit pouvoir justifier de son appartenance à l'entreprise titulaire du marché.

VI - CONTROLE PAR UN ORGANISME AGREE

- Le CHR de Metz-Thionville effectue un contrôle régulier de ses installations par un organisme de contrôle agréé.

- Le titulaire devra fournir tous les renseignements nécessaires dont aura besoin cet organisme de contrôle.

- La correction des non-conformités liées à l'équipement constatées par l'organisme agréé sera à la charge du titulaire du marché. 

VII - NETTOYAGE, DECONTAMINATION

Les équipements radiologiques devront être laissés dans un état de propreté au moins équivalent à celui précédent toute maintenance. Le CHR fournira au Titulaire du Marché tous les produits de nettoyage nécessaires afin d'obtenir cet état.

VIII ˆ MATERIOVIGILANCE

Lors d'une modification d'un équipement radiologique liée à la matériovigilance, le Titulaire du Marché devra assister à la mise à niveau de l'appareil par le constructeur et prendre en compte ces modifications lors des opérations de maintenance.

IX ˆ QUESTIONNAIRES ET BORDEREAUX.

Les candidats renseigneront obligatoirement pour chaque salle et en 4 exemplaires les Annexes 1, 3, 4, 5, 6 et 7. Concernant l'Annexe 7, les candidats joindront un listing le plus exhaustif possible des pièces détachées, ces prix seront la base de référence des opérations de maintenance à l'attachement.

Pour les lots 1 à 6

Sur les bordereaux de prix 4 formules de maintenance sont demandées :

·Formule 1 : Maintenance Tous Risques (hors tube, amplificateur de brillance et tube analyseur). Aucun autre élément ne peut être exclu. Il est envisagé d'adopter le principe de l'assurance maintenance

·Formule 2 : Maintenance Tous Risques-Partenariat de niveau 1 et 2 selon les normes AFNOR

·Formule 3 : Maintenance Tous Risques-Partenariat de niveau 3 selon les normes AFNOR

·Formule 4 : Maintenance Préventive et à l'Attachement pour les interventions curatives (dans les délais donnés par le CCTP).

Les modules inclus dans chaque formule sont regroupés dans le tableau suivant :

Pour les lots 7 à 12

Sur les bordereaux de prix 4 formules de maintenance sont demandées :

·Formule 1 : Maintenance Tous Risques (Il est envisagé d'adapter le principe de l'assurance maintenance)

·Formule 2 : Sans Objet

·Formule 3 : Fourniture des tubes. Installation et calibration par les techniciens du CHR.

·Formule 4 : Echange standard à l'aide d'un bon de commande dans les délais donnés par le CCTP (le prix forfaitaire inclura les frais de déplacement et de main d'þuvre).

Les modules inclus dans chaque formule sont regroupés dans le tableau suivant :

Option :

Pour les salles des urgences (Lot 1 Partie 1.1 Salle 7 et Lot 1 Partie 1.2 Salle 5) l'option Soir, Week-end et Jours Fériés est à préciser dans l'offre.

Obligation du candidat :

Les offres seront faites par lot. 

Le candidat pourra également faire une proposition globale pour plusieurs lots groupés.

En outre, le candidat peut proposer en variante toutes les formules qu'il juge intéressantes pour le CHR Metz-Thionville.

Pour tous renseignements complémentaires, les candidats pourront s'adresser à :

Monsieur Philippe FINET, ingénieur biomédical

Tél. : 03 87 55 79 52

Fax : 03 87 55 79 99

Pour tous problèmes d'ordre administratif, contacter : 

Mademoiselle Laure VUKASSE, cadre administratif

Tél. : 03 87 55 78 97

Fax : 03 87 55 79 99

Remarque : La disquette jointe au dossier et comprenant le questionnaire technique et les annexes sera retournée avec le dossier de réponse à cet appel d'offres.

Pour le Directeur Général du Centre Hospitalier Régional METZ-THIONVILLEet par délégation

Le Directeur des Travaux, du Biomédicalet de la Maintenance

Gilles GOLLET

QUESTIONNAIRE :

 

	Réponse du Candidat
Société
Siège National
Références (fournir une liste)
Adresse de la succursale rattachée au CHR Metz-Thionville
Numéro de Téléphone
Numéro de Télécopie
Nom et qualité du Responsable technique
Effectif (Annexe 1 à compléter impérativement)
Existe t il un stock de pièces à la succursale Si oui, préciser pour quels équipements
Délais d'approvisionnement des pièces non disponibles à la succursale
Durée minimale de fourniture des pièces après la fin de commercialisation du type d'équipement concerné
Pour la formule 4 indiquer : Le montant du forfait déplacement : Le coût horaire de main d'þuvre :
Pour les formules 2 et 3 indiquer : Le nombre de jour de formation prévu par an Si une remise à niveau périodique est nécessaire

Annexe 1 : Questionnaire relatif au S.A.V. FICHE TECHNICIENS
Nom	Prénom	Age	N° Téléphone	Niveau de Formation	Expérience Professionnelle	Compétences (Matériels Connus)	Matériels du CHR Metz-Thionville pris en charge	Suppléant (s)

LOT 1 Partie 1.1 : EQUIPEMENTS DE RADIOLOGIE DE MARQUE GE-CGR DE METZ
Site (Salle...)	Désignation du Matériel	Date de mise en service	Horaires d'exploitation	Délai d'intervention	Délai maximum de remise en service	Taux minimum de disponibilité
SALLE	Prestige SI
5	Générateur MPH 65
	2 Moniteurs GE	octobre	8h - 18h	8h	48h	98
	Amplificateur Thomson HP 2	1998
	Tube analyseur
	Colonne planche et plafond SIEMENS
SALLE	Prestilix 1600 X
7	Générateur MPG 65 HF
	Suspension plafonnière XT SG 60
	Potter mural SG 60	1995	24h/24	4h	24h	98
(SAMU)	Amplificateur 22RFIC
	Tube analyseur
	2 moniteurs GE
SALLE	Mammographe DMR V2 + Basic	oct.98
8			8h-16h	8h	48h	98
	Système de Stéréotaxie 3 D
	Stéréotix 2

LOT 7 : TUBES A RAYONS X DES EQUIPEMENTS DE RADIOLOGIE DE MARQUE GE - CGR DU LOT 1
Etablissement	Site (Salle...)	Générateur	Statif	Ensemble Tube/Gaine actuel	Dimension des foyers (actuel)	Ensemble Tube/Gaine proposé en remplacement	Marquage CE	Dimension des foyers	Vitesse de rotation (tr/mn)	Puissance (kW)	Capacité calorifique (UC)
Bon-Secours	Salle 7	MPG 65 HF	Prestilix 1600 X	G295	1 - 1,8
	(Samu)			B55-220
Bon-Secours	Salle 7	MPG 65 HF	Suspension	CG 292	0,6 - 1,2
	(Samu)		XT SG 60	B26-180
Bon-Secours	Salle 8	Senographe DMR		GS 412-49	0,1 - 0,3
Bon-Secours	Salle 5	MPH 65	Prestige S I	Tube RSN 742	0,6 - 1,2
		AMX4	AMX4
Bon-Secours	Mobiles
		AMX4+	AMX4+
		VMX	VMX
Bel-Air	Salle 1	CGR	Prestilix 1600	G 292	0,6 - 1,2
		Masix 80		B 55/220