Grégoire
GERMAIN
|
|
|
Si vous arrivez directement sur cette page sachez que ce travail est un rapport d'étudiant(e)s et doit être pris comme tel. Il peut donc comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur doit admettre et donc supporter. Il a été réalisé pendant la période de formation et constitue avant-tout un travail de compilation bibliographique, d'initiation et d'analyse sur des thématiques associées aux technologies biomédicales. Nous ne faisons aucun usage commercial et la duplication est libre. Si vous avez des raisons de contester ce droit d'usage, merci de nous en faire part. L'objectif de la présentation sur le Web est de permettre l'accès à l'information et d'augmenter ainsi les échanges professionnels. En cas d'usage du document, n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne lecture... |
|
|
|
Réalisation d'un outil d'analyse prévisionnelle des coûts de maintenance liés à l'application des règlements en vigueur rapport de stage DESS "TBH", UTC, 2001 URL : https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/00-01/Stages/Germain/Germain.ht |
|
|
|
|
|
|
|
Les activités biomédicales ont évolué au cours des années, et il apparaît des charges de maintenance que le service biomédical s'impose, soit par l'application de la réglementation, soit par l'applications des objectifs de maintenance de l'établissement ou par le respect des consignes de la part du fabriquant. On constate qu'il est difficile de peser cette charge, car elle se compose de plusieurs vecteurs : le personnel technique, l'équipement de l'atelier, le budget de formation, l'achat de pièces détachées. De plus, pour la mener à bien, il faut orchestrer l'ensemble de ces vecteurs. Ensuite, Il est nécessaire d'anticiper l'arrivée d'actions « imposées » (contrôles obligatoires, maintenances liée à l'achats d'équipements ) et d'étudier leur impact sur le budget. L'outil réalisé permet de contribuer à la qualité des opérations de maintenance, de faire évoluer le document du 3 octobre 1995, d'aider à la décision des choix de maintenance externe ou interne et d'analyser l'impact d'un investissement ou d'une opération de maintenance supplémentaire sur la charge globale du service biomédical. |
Biomedical duties evolved with time. The biomedical department has to deal with maintenance workload, either in respecting regulation requirements, in following the maintenance goals (or policy) of the facility or in respecting manufacturers instructions. Such a workload is difficult to evaluate because of its various aspects : technical staff, workshop equipment, training budget, spare parts purchase. Moreover, a management of these components is required to assess that workload. Then, it is essential to forecast new mandatory requirements (mandatory controls, maintenance related to equipment purchase) and to estimate their impact on the budget. The purpose of the tool created is to improve maintenance quality, to make the October, 3, 1995 document modified, to help in the choice of external or internal maintenance, and to analyse the consequence of a new investment or an additional maintenance on the whole biomedical department workload. |
|
|
|
Je tiens à remercier :
Ce stage correspond à la moitié de la formation DESS Technologies Biomédicales Hospitalières à l'Université de Technologie de Compiègne. Celui-ci a pour but de s'intégrer au métier, d'acquérir une expérience de terrain, en permettant à l'établissement de réaliser plus rapidement ses objectifs.
Dans un contexte d'accréditation des établissements de soins, le service biomédical du Centre Hospitalier Universitaire de Nantes, souhaite acquérir une maîtrise des coûts et des besoins en ressources humaines dans un esprit consensuel d'amélioration continue du service rendu.
Les missions qui m'ont été confiées avaient pour objectif d'analyser la charge de fonctionnement du service (en coût et en Temps) et de réaliser ensuite un outil d'évaluation de la charge future. Cette évolution étant guidée, entre autres, par les réglementations, une étude sera faite autour de ce thème.
Une démarche de description du fonctionnement du poste d'accueil m'a été également demandé, ce poste a été créé récemment et fait office d'interface avec les services du CHU a un rôle clé dans la fonction biomédicale.
Enfin, une étude d'une mise en place d'une pratique anesthésique en salle d'IRM m'a permis d'établir un document de synthèse du besoin en étudiant ses aspects techniques, humains, organisationnels et réglementaires.
Le Centre Hospitalier Universitaire de Nantes est un des plus grands Centres Hospitaliers de France. Il comprend 3345 lits installés et répartis sur 7 sites et emploie 7700 personnes environ dont 1500 médecins.
L'organisation du Centre Hospitalier Universitaire de Nantes se
structure autour :
de pôles, de directions de rattachement, de directions de site,
de directions fonctionnelles et d'une direction
générale :
Les pôles : Le Centre Hospitalier Universitaire de Nantes est découpé en 19 pôles d'activité dont les contours reposent essentiellement sur des spécificités médicales.
Les pôles regroupent plusieurs services et unités de soins. Au plan juridique, chaque pôle est une fédération de service (article L.714-15 du code de la Santé Publique) et un centre de responsabilité (article L.741-26-1). Le directeur de pôle, qui est un praticien hospitalier temps plein, est donc à la fois le coordonateur d'une fédération - il est élu à ce titre par les praticiens des différents services qui composent le pôle - et le responsable d'un centre de responsabilité - il est désigné à ce titre par le directeur général du C.H.U. qui l'a investi d'un pouvoir de gestion délégué.
Cette organisation permet la mise en œuvre d'une gestion de proximité qui repose en interne sur une véritable politique contractuelle.
Les directions de rattachement :
Le Centre Hospitalier Universitaire de Nantes dispose de directeurs de rattachement qui sont les interlocuteurs privilégiés des directeurs de pôle. Ils assument des missions de conseil, d'expertise et de veille réglementaire. Ils facilitent l'élaboration des contrats internes qui sont passés entre chaque pôle et la direction générale.
Chaque direction de rattachement recouvre en moyenne 3 à 5 pôles.
Les directions de site : Le C.H.U. de Nantes est composé de trois grands ensembles hospitaliers :
Chacun de ces ensembles dépend d'une direction de site. Les directeurs de site assument la responsabilité des services généraux, de la sécurité et de la police des établissements.
Les directions fonctionnelles : De façon plus traditionnelle, huit directions fonctionnelles sont rattachées à la direction générale du C.H.U. de Nantes et sont positionnées comme des directions " prestataires de services " auprès des pôles, des directions de rattachement et des directions de site. Il s'agit de :
La direction générale : L'ensemble de l'équipe de direction est placée sous la responsabilité du directeur général, Monsieur J.P.GUERIN et du directeur général adjoint, Monsieur R.REICHERT. Dans le cadre des missions qui lui sont dévolues, le directeur général du C.H.U. de Nantes est assisté par différentes instances.
L'institution a initié une démarche d'organisation : la gestion de proximité par la constitution du projet d'établissement 1998-2002. Dix neuf pôles (schéma 1) médicaux avaient été définis, et cette organisation a pu être généralisée en 2000, conformément aux engagements souscrits avec l'Agence Régionale de l'Hospitalisation.
Deux objectifs ont présidé à l'élaboration de cette réforme. Il s'agissait avant tout :
La lettre de cadrage 2001 rappelle les objectifs poursuivis relative à la généralisation de la gestion de proximité :
Le service biomédical a été créé en 1978 au CHU de Nantes, partageant l'activité et l'effectif de l'atelier électricité.
Deux rôles du service biomédical sont répartis en deux directions :
L'organigramme de direction se trouve en annexe 2.
Ce domaine couvre les équipements de monitorage, de respiration, de perfusion, de dialyse, de réchauffement, ...
Ce domaine couvre les domaines d'imagerie, d'exploration fonctionnelle, de chirurgie, d'endoscopie, de laser, de thérapie, ...
Le service biomédical de l'Hôtel Dieu est situé au sous-sol. Les locaux sont divisés par secteurs d'activité :
Moyens humains : Le service biomédical est composé d'un ingénieur biomédical, de 14 techniciens, et de trois personnes à temps partiel pour assurer l'accueil du service.
Hôpital LaPlaceliere
Les activités biomédicales ont évolué au cours des années, et il apparaît des charges de maintenance que le service biomédical s'impose, soit par l'application de la réglementation, soit par l'applications des objectifs de maintenance de l'établissement ou par le respect des consignes de la part du fabriquant.
On constate qu'il est difficile de peser cette charge, car elle se compose de plusieurs vecteurs : le personnel technique, l'équipement de l'atelier, le budget de formation, l'achat de pièces détachées. De plus, pour la mener à bien, il faut orchestrer l'ensemble de ces vecteurs.
Ensuite, Il est nécessaire d'anticiper l'arrivée d'actions « imposées » (contrôles obligatoires, maintenances liée à l'achats d'équipements ) et d'étudier leur impact sur le budget.
L'enjeu de cette mission est d'obtenir une maîtrise des coûts de maintenance préventive et des besoins en ressources humaines liés à ces opérations prévisibles, et par le biais d'une veille réglementaire à mettre en place, d'en déduire les coûts générés par l'application des nouvelles réglementations.
Tout d'abord, voyons les définitions de la maintenance selon la norme DIN 31 051 :
A ces opérations de maintenance sont rattachées un ensemble de tâches supplémentaires, dites « de logistique ». Celles-ci correspondent, par exemple, à un déplacement pour aller chercher l'appareil à entretenir. Nous verrons plus loin que ces opérations sont des charges non négligeables. Elles dépendent, entre autres, des infrastructures de l'établissement.
Voyons tout d'abord les activités du service biomédical de l'Hôtel-Dieu de Nantes.
Le service biomédical de l'Hôtel-Dieu a en charge plus de 7000 équipements. Les responsabilités de maintenance de ces équipements selon les secteurs ASF et EFTO sont représentées sur le graphique de la figure suivante.
Répartition des équipements selon les secteurs ASF et EFTO (année en cours)
La maintenance de ces équipements se répartit en interventions de maintenance préventive, de maintenance corrective, et d'assistance technique. Les parts de ces trois types d'interventions sont représentées sur le graphique de la figure suivante.
On observe une forte proportion de maintenance corrective. Ce taux de maintenance dépend entre autres de l'âge des équipements, la figure suivante représente la pyramide des âges des équipements sous la responsabilité du service biomédical du CHU de Nantes. Le pic vers 1995 correspond à l'extension de bâtiment avec le regroupement de plateaux techniques sur site Jean Monet et à la mise en place de la GMAO (Les équipements saisis ayant pour date par défaut, la date de saisie ; Ces équipements ont été achetés avant 1995).
Pyramide des âges des équipements sous la responsabilité du SBM du CHU de Nantes
Sur le plan théorique, une prévision d'activité est nécessaire pour déterminer les coûts prévisionnels d'exploitation. Une maintenance minimum est nécessaire quelque soit le niveau d'activité, toutefois l'accroissement d'activité peut entraîner des surcoûts facilement identifiables (exemple : maintenance préventive liées à un nombre d'heures de fonctionnement). Dans l'activité du service biomédical du CHU de Nantes, cette partie de maintenance n'étant pas identifiée, nous allons voir en détail ce qui la caractérise.
|
|
|
|
|
Les opérations de maintenance préventive peuvent être organisées à l'avance. Le service biomédical a entrepris depuis deux ans l'organisation d'Opérations de Maintenance Préventive. Ces O.M.P. sont définies dans la G.M.A.O.. Des alertes informent les techniciens de la nature et de la date d'une O.M.P. à effectuer. Cependant il n'y a pas de gestion globale de ces opérations , c'est-à-dire que l'on ne connaît pas la charge des O.M.P. de l'année suivante. Notre travail consiste à prévoir cette charge (temps de main d'œuvre, pièces détachées, ...)
En prenant le détail d'interventions de maintenance préventive, nous savons que le travail ne consiste pas uniquement à changer des pièces, mais qu'il peut y avoir un ensemble de tâches autres, comme par exemple le déplacement, le prêt d'un appareil de remplacement. Nous allons maintenant analyser ces opérations dites de « logistique ».
Une intervention du service biomédical comprend les opération vues auparavant (inspection, entretien, calibration), mais aussi un déplacement, un contrôle de fonctionnement avant utilisation, un passage à l'autoclave du circuit patient, etc... Ces opérations sont réalisées par le service biomédical dans le but de décharger les services de soins et dès lors constituent des critères de qualité de service de la fonction biomédicale.
Afin de mesurer l'importance des opérations de logistique, nous avons consulté les interventions stockées dans la GMAO sur les respirateurs, et consulté les 3 techniciens responsables de ces équipements. Il en est sorti des opérations de logistique qui sont les suivantes :
1- Cas du prêt d'un appareil
Durée : 260 minutes, soit 4,3 heures
2- Cas d'une maintenance préventive sans prêt
Durée : 135 minutes, soit 2,25 heures
Ces temps logistiques sont propres à un type modèle d'équipement. En effet, il existe certains types modèles d'équipement pour lesquels l'établissement ne dispose pas d'équipement de remplacement, certains appareils ne disposent pas de circuit patient, et certains appareils ne possèdent pas d'accessoires à transférer.
Parmi les opérations listées, nous observons des opérations non systématiques ; prenons le cas de l' « aller retour pour non disponibilité d'appareil », par exemple. Nous choisissons de compter ce temps de 5 minutes à chaque intervention. Le temps obtenu est donc un temps « forfaitaire ».
En somme, nous définirons un forfait logistique pour un type modèle d'équipement et nous prévoirons de pouvoir définir des opérations de logistiques supplémentaires qui seraient nécessaires à la maintenance d'un autre type modèle d'équipement.
On observe, grâce à la GMAO que le temps total logistique peut être supérieur aux temps de maintenance. Prenons l'exemple du CATO, (Dräger) pour lequel une maintenance préventive de 6 mois dure 4 heures (inspection, entretien, calibration). Le forfait logistique avec prêt d'appareils dure 260 minutes, soit plus de 4 heures.
Les différentes composantes de cette capacité de maintenance et de service sont attribuées soit à l'atelier, soit aux familles d'équipements (CNEH), soit à un type modèle. Il est possible de regrouper ces charges selon les rubriques « 5M »,: Méthode, Main d'œuvre, Matière, Milieu, Matériel.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Temps de Logistique : Temps nécessaires aux interventions sur site, au contrôles de fonctionnement avant utilisation et avant maintenance, à assurer la stérilisation des circuits patients avant et après la maintenance, à assurer la traçabilité des interventions.
2 Consommable technique : Elément constituant de l'appareil qui a une durée de vie inférieure à celui-ci et qui nécessite une expertise technique pour son remplacement ou son étalonnage (Exemples : Capteur SPO2 Réutilisable, cellule FIO2).
Le diagramme ci-dessous représente les vecteurs qui interviennent dans la capacité de maintenance et de service du service biomédical de l'Hôtel-Dieu.
Nous retiendrons de ces vecteurs que ceux concernant directement les activités du service biomédical. C'est-à-dire ceux dont le coût incombe au service. Sont écartés les élaborations de procédures, le coût de la documentation, la technicité de la main d'œuvre, les locaux des équipements, l'énergie des équipements, les logiciels utilisateurs, les consommables techniques. Ces vecteurs sont soit pris en compte dans les frais d'investissement (Coût de la documentation, coûts de procédures), soit pris en compte par le service utilisateur (consommables techniques, énergie consommée par l'équipement, température de fonctionnement de l'équipement). Autrement dit, cette étude ayant pour objectif d'analyser et de prévoir les coûts (pièces détachées, ...) et les besoins en ressources humaines (temps de main d'œuvre, ...)du service biomédical, nous avons ciblé notre étude sur uniquement ces aspects (représentés en bleu sur le diagramme).
Partons d'un dispositif médical mis sur le marché. La DIRECTIVE 93/42/CEE DU CONSEIL du 14 juin 1993 relative aux dispositifs médicaux précise « que les dispositifs médicaux doivent offrir aux patients, aux utilisateurs et aux tiers un niveau de protection élevé et atteindre les performances que leur a assignées le fabricant; que, dès lors, le maintien ou l'amélioration du niveau de protection atteint dans les États membres constitue un des objectifs essentiels de la présente directive. » Il est donc obligatoire de suivre les recommandations de maintenance du constructeur.
Cependant, pour certains dispositifs médicaux en particulier, des réglementations peuvent apparaître pour instaurer des contrôles obligatoires non précisés par le fabriquant.
De plus, certaines réglementations comme l'arrêté du 3 octobre 1995, imposent de posséder une quantité particulière d'équipements.
Pour faire appliquer ces nouvelles réglementations, s'il est abordable d'évaluer la valeur de l'investissement en équipements, il est moins immédiat d'évaluer les coûts de maintenance qui en découlent. Le rôle de ce travail étant de prévoir ces coûts générés par l'application de la réglementation, il était au préalable nécessaire de créer un système de veille réglementaire.
La première étape de ce travail consistait à récupérer les différents textes applicables aux activités du matériel biomédical. Des recherches on permis de récupérer 91 références de textes (arrêtés, circulaires récentes, décrets, lois, ordonnances...), stockés sous forme de fichier Word. Le plus vieux texte récupéré est le Décret du 2 avril 1926 portant règlement sur les appareils à vapeur autres que ceux placés à bord des bateaux. Les anciennes circulaires n'étant pas systématiquement publiées au bulletin officiel, et étant nombreuses, ont été récupérées sur un site Internet spécialisé et sont stockées, dans le répertoire informatique, au format HTML. Elles sont au nombre de 313. La plus vieille est la lettre-circulaire du 26 octobre 1989, ayant pour objet la sécurité d'utilisation des défibrillateurs. Les personnes disposent donc de 404 textes au total. Etant donné le grand nombre de ces textes, il était nécessaire de trouver le moyen d'effectuer des recherches thématiques rapidement. C'est là tout l'intérêt d'avoir regroupé ces textes dans un répertoire informatique ; grâce à la recherche de l'explorateur de fichiers, il est possible de rechercher des mots clefs dans ces fichiers.
Afin d'assurer la pérennité de cette bibliothèque de réglementation, il était nécessaire d'informer toutes les personnes du biomédical de son existence, d'en prévoir une mise à jour rapide et de choisir un moyen pour informer toutes ces personnes des arrivées de nouveau textes. Un coordonateur sera responsable de cette veille réglementaire, son rôle est décrit dans la procédure placée dans la page suivante :
Au sein du groupe constitué par les personnes du biomédical (Hôtel-Dieu, Hôpital Laënnec, Hôpital St Jacques), toute personne informée de l'arrivée d'une nouvelle réglementation informe le « coordonateur » par messagerie électronique. Cette personne récupère ensuite le texte (www.legifrance.fr ou autre), met à jour la « bibliothèque » informatique, et informe le groupe biomédical de l'arrivée de ce texte.
Le nombre d'équipements étant important au CHU de Nantes, et les chiffres à récolter étant nombreux, il fallait regrouper le « mieux » possible ces données ; c'est-à-dire éviter de longues saisies, et en obtenir rapidement des rapports synthétiques. Nous allons maintenant aborder la réalisation d'un tel outil.
« L'introduction des nouvelles techniques de traitement et de diffusion des informations dans le domaine de la maintenance permet en particulier d'informatiser certaines tâches manuelles et ainsi de diminuer les frais généraux correspondants, de fournir à tout le personnel de maintenance des informations plus détaillées et sélectives sous des formes directement exploitables et opérationnelles (éventuellement en temps réel) et ainsi d'améliorer la gestion, l'activité et les techniques de maintenance. »
Les informations de coûts et de temps correspondant aux rubriques détaillées ci-dessus étant nombreuses, il était nécessaire d'élaborer un outil permettant de stocker ces données et d'en effectuer des synthèses « type ».
Reprenons la liste des informations récoltées et leur provenance, les documents de synthèse que nous voulons obtenir, et l'ergonomie qui doit caractériser notre futur outil:
Afin de réaliser une saisie plus rapide et logique, nous pouvons répartir ces données en deux catégories :
Les données du diagramme seront regroupées en deux catégories. L'une correspond aux vecteurs liés à un type modèle d'équipement :
L'autre correspond aux autres paramètres liés au service (pour obtenir la technicité de la main d'œuvre, le prêt des appareils...) :
L'analyse de l'outil est faite et comporte donc les points détaillés ci-dessus. Ces différents aspects sont représentés sur le schéma suivant qui représente l'outil sous forme de processus : Nous pouvons distinguer à gauche (1) les données d'entrée du processus, données qui seront récoltées à partir des provenances indiquées en (4), le processus est représenté en (2), et les documents de synthèse sont représentés en (3), les objectifs des documents de synthèse sont représentés en (5).
Représentation graphique du processus de l'outil
Venons en à la solution choisie : Nous avons la possibilité de réaliser cet outil avec un tableur ou avec une base de données. Se présente alors le choix du logiciel Access ou Excel.
Le logiciel choisi est Access 95. Il permet, par rapport à Excel, un gain de temps dans la saisie des données, une meilleure convivialité, une mise en page d'états prédéfinie.
Nous allons maintenant voir, formulaire par formulaire, comment se présente la solution qui a été développée avec Access :
A l'ouverture de la base de données, un menu apparaît. Celui permet d'accéder aux différents formulaires de saisie. Chaque formulaire permet aussi d'accéder aux états de synthèse des données. Ce menu contient trois zones :
L'une contient les données générales :
La deuxième zone permet d'accéder à des formulaires d'associations réglementations - familles d'équipements (codes CNEH)
La troisième permet de saisir toutes les données correspondant à l'exploitation d'un « type modèle » d'équipement : Types de maintenance préventive, pièces détachées, formation.
En déplaçant le curseur de la souris sur les zones de textes, ces zones apparaissent en jaune. Un « click » de souris sur cette zone permet l'ouverture du formulaire correspondant. Les écrans des différents formulaires de saisie sont en annexe 4. Nous allons voir en détail comment, une fois les données saisie, les documents de synthèse permettent d'atteindre les objectifs visés.
Les maintenances des équipements sont de plus en plus initiées par des réglementations et celles-ci sont souvent inaccessibles. Sur le formulaire « CNEH - réglementations » Nous avons, pour chaque « type modèle » d'équipement, une synthèse de la réglementation applicable : En effet, en sélectionnant une marque puis un code CNEH, nous avons ensuite accès à un état qui liste les réglementations saisies au préalable. Un technicien qui souhaite s'informer sur les réglementations concernant un équipement pourra accéder à cette liste, et consulter la réglementation dans le répertoire « Réglementation ».
L'arrêté du 3 octobre 1995 comprend les points suivants :
- Art. 1er. - Les matériels et dispositifs médicaux assurant les fonctions et actes cités aux articles D. 712-43 et D. 712-47 du code de la santé publique:
- 1. Sont contrôlés lors de leur première mise en service dans l'établissement de santé et lors de toute remise en service, notamment après toute intervention de dépannage importante ou toute interruption prolongée de fonctionnement, afin de s'assurer que leur installation est faite selon les spécifications prévues par le fabricant et par l'établissement de santé;
- 2. Font l'objet d'une vérification de leur bon état et de leur bon fonctionnement avant utilisation sur les patients;
- 3. Font l'objet d'une maintenance organisée, adaptée à leurs conditions d'utilisation.[...]
- Art. 2. - Afin de réaliser les obligations fixées par l'article 1er, l'établissement de santé met en place une organisation dont il précise les modalités, qui sont transcrites dans un document.[...]. Cette organisation est portée à la connaissance du personnel concerné par l'utilisation, la maintenance et le contrôle qui reçoit un exemplaire du document où elle est consignée. [...] Les changements de cette organisation, notamment ceux que nécessite la mise en oeuvre d'installations nouvelles destinées à réaliser les actes et fonctions cités aux articles D. 712-43 et D. 712-47 ou la constatation d'une inadéquation selon les modalités prévues à l'article 6 ci-après, donnent lieu à une mise à jour immédiate du document suivant la procédure sus-dite.
Un exemplaire du document est transmis au préfet qui, s'il y a lieu, fait connaître à l'établissement de santé ses observations et les dispositions que l'établissement de santé doit modifier pour satisfaire aux obligations susmentionnées selon les prescriptions énoncées aux articles 3, 4, 5 et 6 ci-après. [...]- Art. 5. - La maintenance prévue au 3 de l'article 1er est organisée selon des modalités qui déterminent, pour chaque type de matériel ou de dispositif médical:
- 1. La nature et la périodicité des opérations de la maintenance organisée, y compris celles d'étalonnage, en tenant compte des notices d'instruction citées à l'article 3 ci-dessus;
- 2. La qualité et la formation des personnels éventuellement affectés à la maintenance;
- 3. Les conditions de commande et de réalisation des interventions en cas de panne;
- 4. Les conditions d'enregistrement et d'archivage des principales caractéristiques des opérations de maintenance ou interventions de dépannage.
- Art. 6. - Pour les matières prévues aux articles 3, 4 et 5, l'organisation fixée doit comporter également les modalités de vérification périodique de sa bonne application et de son adéquation aux nouveaux types de matériels ou dispositifs et aux nouvelles pratiques de soins adoptées par l'établissement.
Ainsi, la synthèse que l'on obtient dans le formulaire « exploitation » liste, par type modèle, les opérations recommandées et exercées avec coûts de pièces détachées, temps logistiques, réglementations et formations. Ainsi, cette synthèse permet de répondre aux articles 3 et 5 de l'arrêté du 3 octobre 1995.
La synthèse décrite précédemment permet de regrouper les données des plans de maintenance de chaque « type modèle » d'équipement, l'état comprend une partie regroupant les totaux de ces chiffres (voir page suivante et état complet annexe 6). Une autre synthèse regroupe les différents coûts imputables au fonctionnement du service biomédical (salaires, formations générales, coûts des locaux, coûts des équipements et outils, etc...). Ces coûts divisé par le nombre d'heures de maintenance des techniciens, (soit le nombre d'heures de prestation) permet d'obtenir un coût horaire de prestation d'un technicien en interne.
Ces deux synthèses permettent d'évaluer le coût d'une prestation interne sur un type d'équipement, et en comparant à un coût de la prestation externe (obtenu par devis), nous obtenons les informations suivantes :
- 1- Comparaison coût interne de coût externe (pièces + main d'œuvre)
- 2- Mise en évidence de ce qui ne peut être sous traité : Temps logistiques (déplacements, analyse premier niveau, saisie d'une intervention ...)
Par exemple, l'état représenté page suivante met en évidence que la main d'œuvre pouvant être sous-traitée correspond à 102 heures et que 68 heures ne peuvent l'être (temps logistiques). Sur le total de 170 heures, 60% peut être sous traité et 40 % ne peut l'être. De plus, on constate que le coût horaire technicien en interne coûte moins cher qu'en externe (Supérieure à 300F/heure en externe, et inférieure à 270F/heure en interne). On peut aussi évaluer l'importance des coûts de pièces détachées lorsque elles sont commandées sans intermédiaire : 37 944 F pour 17 équipements. Le tout ne donne pas de réponse à la question « faut-il sous-traiter », mais permet d'avoir une synthèse des éléments clés de cette question.
Cette base de données regroupe les différents coûts de maintenance préventive. Il est possible de mémoriser la charge de chaque équipement dans une table, avec la date de mise à jour. Il est ensuite possible de consulter un état faisant la synthèse des plus récentes charges de maintenance. Dès lors, lorsqu'une modification intervient dans cette charge globale (nouvel équipement, nouvelles opérations de maintenance, nouveaux temps logistiques ou nouvelle pièce détachée), en mémorisant cette nouvelle charge, il est possible de mesurer l'impact sur la charge globale :
Cette information est intéressante pour justifier un besoin supplémentaire de main d'œuvre ou de budget.
Synthèse
du plan de maintenance de l'ALYS de chez TAEMACe travail était nécessaire pour affiner notre réflexion sur la gestion de la maintenance préventive. Etant donné que respirateurs constituent une partie importante de la charge de ce type d'opérations, j'ai assisté à leur maintenance afin de récolter les informations :
Une tableau a été réalisé pour récolter ces informations. Vous trouverez un exemple de tableau en annexe
Les informations des respirateurs et des équipements associés (cuves et mélangeurs) suivants ont été récoltées :
|
Drager |
cato |
|
Drager |
Cicero B |
|
Taema |
Alys |
|
Foures |
Mix5 |
|
Siemens |
Kion |
|
Siemens |
ISO/KION |
|
Siemens |
SEVO/KION |
|
Taema |
OP25 |
|
LSAmedics |
GR300 |
|
LSAmedics |
Logic07 |
|
Siemens |
Servo900 |
|
Benet |
7200 |
|
Siemens |
300 |
|
Taema |
Osiris |
|
MMS |
XR1 |
|
Drager |
EV800 |
|
Drager |
Evita4 |
|
Drager |
Babylog 8000 |
|
Drager |
oxylogA |
|
Sensormedics |
3100A |
|
Dräger |
Oxylog |
L'outil permet de saisir des opérations de maintenance à six mois d'intervalle minimum, jusqu'à une période maximum de 10 ans. En général, les plans de maintenance sont définis sur 6 ans. Pour un tel équipement, il faudra saisir 12 dates de maintenance (6 mois, 12 mois, 18 mois ... 72 mois). A 78 mois (6 ans et 6 mois), nous avons dépassé la plus grande période de maintenance. Nous repartons donc à la maintenance des six mois.
Les plans de maintenance sont en général indiqués à des dates données. Nous avons donc défini des types de maintenance : Maintenance type A, maintenance type B, Maintenance type C, etc. Un type de maintenance correspond à un ensemble d'opérations qui sera renouvelé. Donc, on définira à chaque date un type de maintenance et les opérations qui correspondent. Par exemple, la maintenance type A de six mois du CATO (Dräger) comportera les mêmes opérations que celle de 18 mois (voir annexe 5).
Pour certains respirateurs, les périodes de maintenance sont exprimées en heures. Dans ce cas, les manuels de maintenance indiquent aussi les opérations minimum à effectuer annuellement. S'il serait facile de prendre en compte uniquement cette maintenance minimum, cela ne refléterait pas la réalité. Il était donc préférable de faire une moyenne des temps d'utilisation annuels et de saisir les opérations de maintenance correspondantes.
Siemens Servo900 : en moyenne 2500 heures par an =>1 Kit 1000 heures par an
Benet 7200 : en moyenne 5000 heures par an => 1 Kit 10000 heures tous les deux ans
Dans le document du 3 octobre 1995 qui sera remis au préfet, le CHU indique son engagement en terme de maintenances d'équipements. Cet engagement peut différer du plan de maintenance constructeur. L'existence d'une case à cocher « engagement CHU » repère les opérations correspondant à cet engagement.
Objectifs de la démarche : Obtenir une fonction d'accueil correspondant aux besoins des techniciens et du personnel soignant.
1- Description de l'existant : Une façon de travailler a été adoptée au cours du temps. Le premier travail consiste à décrire la façon de travailler commune aux trois personnes. Cette étape se déroulera avec consultation des trois personnes d'accueil et des techniciens.
2- Planification du travail :
3- Mise en place de l'amélioration
4- Vérification de l'efficacité de l'amélioration
5- Bilan du travail effectué
6- Nouvelle planification du travail
Voici l'historique des actions réalisées :
le 26/03/2001 : Mise en place de la démarche : Réunion des 3 personnes d'accueil
Points abordés :
Mois de mai. Réalisation d'une procédure décrivant l'existant communément admis : Concertation des personnes d'accueil individuellement et de certains techniciens.
28/05/2001 Réunion de coordination avec les trois personnes d'accueil:
Cette démarche était souhaitée implicitement par toutes les personnes du service, qui aspiraient à résoudre un ensemble de problèmes de fonctionnement. Celle-ci n'est qu'initiée, et l'interprétation des résultats des fiches d'anomalies, ainsi que le pragmatisme des actions qui en découleront seront les clefs de la réussite.
Ce projet fait suite à une demande des anesthésistes qui souhaiteraient effectuer des examens d'IRM sous anesthésie générale. Un examen IRM demande une immobilité du patient pendant 30 à 45 minutes, au sein d'un tunnel étroit et dans un environnement bruyant. Ces contraintes peuvent être mal tolérées par certains patients.
Les procédures de sédation consciente, satisfaisantes pour des actes d'imagerie de durée brève comme le scanner sont inadaptées à l'examen d'IRM en raison de l'intensité du bruit et de la durée de l'examen. De plus, certains patients physiologiquement instables ou critiques nécessitent une surveillance de leurs fonctions vitales.
Ces opérations nécessitent un équipement adapté (monitorage, ventilation...) :
Cependant, l'environnement électromagnétique que constitue une salle d'IRM interdit l'installation d'équipements biomédicaux conventionnels : Un champ magnétique intense est présent, l'émission parasite d'ondes de radiofréquences peuvent altérer la qualité des images. De plus, la longueur du tunnel où se trouve le patient ne permet pas, avec la longueur standard des tuyaux, électrodes, etc... l'accès aux voies aériennes.
De plus, des contraintes pratiques nécessitent une étude particulière : réglementation, normes concernant les points d'anesthésie partagent les responsabilités entre clinicien prescripteur de l'examen, radiologue et anesthésiste.
Le monitorage en salle d'IRM présente à l'évidence de nombreuses spécificités tant au niveau de l'environnement physique que des procédures anesthésiques.
L'objet de cette étude était de synthétiser tous les aspects du besoin d'anesthésie en salle d'IRM, d'expliciter les aspects organisationnels et réglementaires liés à cette mise en place (création d'un point d'anesthésie), afin de s'assurer que l'investissement en équipements visé soit adapté au besoin, à l'infrastructure et à l'organisation des équipes d'anesthésistes.
Les différents aspects de projet ont été abordés (technologiques, infrastructure, réglementaires, organisationnels) , une recherche des fournisseurs potentiels de moniteurs et de respirateurs, ce projet débouchera ultérieurement sur un marché négocié.
Des indicateurs d'activité ont été mis en place. Ceux-ci sont basés sur des chiffres provenant de la GMAO. Cette dernière fonctionnent avec une base de données SQL SERVER. Des requêtes ont donc été crées afin de sélectionner des données significatives pour représenter différents aspects du fonctionnement de la fonction biomédicale. Afin d'exploiter et de mettre à jour rapidement et fréquemment ces indicateurs, l'outil choisi est Excel, avec l'outil d'équations Microsoft, ainsi qu'une connexion par voie ODBC au serveur de données. Le résultat de ce travail est un fichier excel contenant les indicateurs suivants :
Leur mise à jour se fait grâce à un clic droit sur la zone de donnée, et en sélectionnant ensuite « Mise à jour des données ».
Ces indicateurs permettront le suivi de l'évolution des différents aspects de la fonction biomédicale et, dans des documents destinés à la direction, de permettre de comprendre les difficultés du service et sa progression dans la qualité et les délais du service rendu.
Le projet principal de ce stage était de pouvoir prévoir les coûts de maintenance préventive générés par l'application de la réglementation en vigueur. L'outil que constitue la base de donnée permet de gérer les changements de coûts de maintenance préventive. Il est possible d'ajouter à cette base de données une estimation des coûts de consommables, et d'autres données correspondantes Il est prévu de l'utiliser lors des achats d'équipements, c'est-à-dire qu'avant l'achat, les données de plans de maintenance et de réglementations applicables au dispositif médical seront regroupées sur une fiche.
Ce stage m'a permis de connaître la gestion de la maintenance des dispositifs médicaux, la partie technique de cette maintenance et la réglementation. Les projets supplémentaires m'ont permis de découvrir les appels d'offres, et plus généralement les achats, en partant de l'analyse du besoin jusqu'à la mise en service.
A
C
D
L
O
R
Formulaire : Coût horaire de maintenance
