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Si vous arrivez directement sur cette page sachez que ce travail est un rapport d'étudiant(e)s et doit être pris comme tel. Il peut donc comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur doit admettre et donc supporter. Il a été réalisé pendant la période de formation et constitue avant-tout un travail de compilation bibliographique, d'initiation et d'analyse sur des thématiques associées aux technologies biomédicales. Nous ne faisons aucun usage commercial et la duplication est libre. Si vous avez des raisons de contester ce droit d'usage, merci de nous en faire part. L'objectif de la présentation sur le Web est de permettre l'accès à l'information et d'augmenter ainsi les échanges professionnels. En cas d'usage du document, n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne lecture... |
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Mise en place du plan d'équipement biomédical, L.Schwob, Stage DESS "TBH", UTC, 01-02 URL : https://www.utc.fr/~farges/DESS_TBH/01-02/Stages/mppeb/mppeb.htm |
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Laurent SCHWOB |
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Ce rapport de stage clôturant l'année de DESS " TBH ",vise à rapporter le rôle de l'ingénieur biomédical dans la fonction achat de matériel biomédical au sein de l'hôpital. De l'analyse des besoins à la réception du matériel, le cheminement d'achat est explicité dans ce contexte en mutation représenté par le Nouveau Code des Marchés Publics (N.C.M.P.) dont les principales nouveautés seront définies. La mise en place du plan d'équipement, jalonnée par ce NCMP sera complétée par la gestion au quotidien du service en l'absence de l'ingénieur titulaire. Aussi ce rapport n'aura pour ambition que de mettre en exergue le rôle clé de l'ingénieur biomédical dans le processus d'achat. Mots-clés : Plan d'équipement, Achat, Ingénieur biomédical, Nouveau Code des Marchés Publics |
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This report of enclosing training period of DESS " TBH ", aims to relate the role of biomedical engineer in the purchase of biomedical material in hospital. From the analysis of needs to the receipt of materials, the purchase process is clarified in this context represented by the Nouveau Code des Marchés Publics (N.C.M.P) of which the main novelties will be definite. The daily management of the service will complete the implementation of the equipment plan, staked out by this NCMP in the absence of the engineer holder. In consequence, this report has for ambition only to explain the key role of the biomedical engineer in the process of purchase Key-Words : Equipement Plan, purchase, biomedical engineer, Nouveau Code des Marchés Public |
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Remerciements
Afin de concilier les connaissances théoriques et pragmatiques du DESS " Technologies Biomédicales Hospitalières " aux exigences du milieu professionnel, un stage de 6 mois a été intégré à l'année de spécialisation biomédicale. C'est à ce titre que j'ai effectué mon stage de fin d'étude au sein du Service Biomédical du Centre Hospitalier de Cholet.
Fruit de l'empilement de réformes ponctuelles et successives, ainsi que de la superposition des règles d'origine européenne et nationale, le code des marchés publics est progressivement devenu d'une lecture difficile et incertaine. La nécessité d'adapter les textes et le renforcement du rigorisme dans son application comme réponse à la complexité des règles ont conduit à l'apparition du Nouveau Code des Marchés Publics. Etape incontournable et néanmoins nécessaire dans le rôle d'ingénieur biomédical, la fonction achat et investissement encadrée par ce nouveau code, a été la principale mission de mon stage dans ce contexte en mutation.
En conséquence, ce rapport a pour objectif de retracer les étapes de mon stage; de mes missions et objectifs, à mes observations et remarques, de façon la plus réaliste et objective possible.
Situé aux confins de 3 départements (Vendée, Loire Atlantique et Deux Sèvres), l'Etablissement Public de Santé qu'est le Centre Hospitalier de Cholet exerce une attraction importante sur la population de la Vendée et des Deux Sèvres.
Il comprend 11 cantons :
Le secteur sanitaire couvre alors au total 109 communes situées entre 7 et 41 km de Cholet regroupant près de 240 000 habitants.
Le Centre Hospitalier de Cholet reconstruit en 1977 est géographiquement installé sur 3 sites :
L'établissement comprend 913 lits et places autorisées, et est organisé en unités fonctionnelles formant un ensemble de service de soins.
L'hôpital emploie 1750 agents dont 150 médecins et internes. Il est le 2ème employeur choletais (après l'usine Michelin)
Le plateau technique et les Services Médico-Techniques :
Sous la responsabilité hiérarchique de la Direction des Affaires Economiques et Logistiques (D.A.E.L.), le service biomédical a pour mission :
Il s'organise de la façon suivante (voir organigramme Annexe I) :
La Direction des Services techniques et le service biomédical ont un secrétariat commun. Une des 2 secrétaires consacre1/4 temps à l'activité du secrétariat biomédical.
Le champ d'application est le suivant :
L'ingénieur biomédical a pour mission :
L'adjoint technique intervient pour :
Les techniciens ont pour rôle :
Le thème définit pour ce stage est intitulé " Mise en place du plan d'équipement biomédical pour l'année 2002 ". Concrètement, l'objectif à atteindre est de procéder à l'acquisition du matériel ayant fait l'objet d'une demande des médecins et ayant été validé par la Sous-Commission des Equipements Biomédicaux.
Il ne saurait être fait omission des orientations du nouveau code des marchés publics quand la principale mission qui m'a été confiée est de me mettre en situation...d'acheteur public.
Le décret n°2001-210 du 7 mars 2001 portant code des marchés publics est entré en vigueur le 10 septembre 2001. Il a pour objectif :
Simplification des procédures
Le texte est allégé : le nombre des articles du Code est réduit des 2/3, passant de 399 à 136. Sa lecture est facilitée par l'adoption d'un déroulement chronologique : définition, passation, exécution et contrôle d'un marché public.
Le nouveau code adopte une structure en trois étages.
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Ancien code des marchés publics (en Francs ) |
Nouveau code des marchés publics (en • HT) |
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Appel d'offres avec publicité communautaire pour les marchés de fournitures et de services des collectivités locales |
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Appel d'offres avec publicité communautaire pour les collectivités locales |
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1.300.000 F HT * |
Appel d'offres avec publicité communautaire pour les marchés de fournitures et de services de l'État |
200.000 • HT * |
Appel d'offres avec publicité communautaire pour l'État |
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900.000 F HT * |
Appel d'offres avec publicité au BOAMP |
130.000 • HT * |
Mise en concurrence simplifiée |
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900.000 F TTC |
Appel d'offres avec publicité libre |
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700.000 F TTC |
Marché négocié (hors maîtrise d'þuvre) |
90.000 • HT |
Marché sans formalités préalables |
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450.000 F TTC |
Marché de maîtrise d'þuvre |
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300.000 F TTC |
Achats sur factures et travaux sur mémoires |
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Clarification des règles et harmonisation avec le droit communautaire
L'une des orientations ayant présidé à la rédaction de ce nouveau code est de se rapprocher des dispositions contenues dans les directives européennes afin d'éviter les confusions et l'insécurité juridique qui résultaient du décalage entre les normes nationales et communautaires.
Parallèlement, l'accent est mis sur l'ouverture à l'innovation, les entreprises candidates se voyant pleinement reconnue la possibilité de proposer toutes les variantes qui leur semblent de nature à améliorer le projet élaboré.
L'évolution accélérée des règles juridiques permet de faire bénéficier les pratiques d'achat des opportunités nouvelles offertes par les technologies de l'information. Le nouveau code ouvre la possibilité de transactions par voie électronique.
Le contrôle de la régularité de la situation fiscale et sociale est simplifié, dans le but de réduire les formalités. La réforme de la retenue de garantie a pour objectif de lever les obstacles, notamment financiers, qui défavorisent souvent les petites et moyennes entreprise dans l'accès à la commande publique.
De même, l'encouragement du recours à l'allotissement (répartition d'un marché en plusieurs lots) et au groupement des offres permet aussi de favoriser l'accès des PME à la commande publique.
Le recours aux marchés négociés est limité à des situations bien précises. Il est prévu que l'appel d'offres infructueux pourra être suivi d'un marché négocié.
La règle du choix du " mieux-disant " plutôt que du " moins-disant " est affirmée par la suppression de la procédure d'adjudication. Dans le nouveau code, le principe du choix de l'offre économiquement la plus avantageuse est posé dès l'article 1er. Il n'est pas donné de définition précise de l'offre économiquement la plus avantageuse, mais à la lecture, il apparaît que c'est celle qui est la mieux placée à l'issue du classement des offres, opéré sur la base de critères hiérarchisés et annoncés dans le règlement de la consultation ou dans l'avis d'appel public à la concurrence.
Ce souci, déjà présent dans l'ancien Code, est aujourd'hui affirmé dès l'article 1 et réitéré à plusieurs reprises, et notamment à l'article 53 qui prévoit les critères d'attribution. Ces critères par défaut sont :
La connaissance de ce nouveau code étant la condition sine qua none pour aboutir à un achat réglementaire, il reste néanmoins indispensable de définir la démarche à adopter pour procéder à un achat public.
La planification suivante permet de découvrir quel est le chemin qui permet d'aboutir à une liste de matériel générique et de projets, représentant l'investissement biomédical de l'année.
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Avril de l'année N |
Envoi par la DAEL (Direction des Affaires Economiques et Logistiques) aux services de soins des formulaires de recensement des demandes d'équipement pour l'année N+2 |
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Fin août de l'année N |
Retour des formulaires de recensement au secrétariat de la DAEL |
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Septembre de l'année N à janvier de l'année N+1 |
Examen des demandes au regard du projet d'établissement et des projets de service par service biomédical. Cette étude permet de confronter les besoins des médecins en terme de nouveaux matériels (activités nouvelles, recrudescence d'examen...) aux exigences imposées en terme de matériel par la réglementation (Journal Officiel) et au renouvellement d'équipements obsolètes (GMAO). Ainsi les priorités peuvent être définies. De la précision de la définition de ces besoins dépend la cohérence du plan d'équipement. |
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Janvier de l'année N+1 |
Consultation de la sous-commission des équipements biomédicaux. Etablissement du plan provisoire d'achat des équipements |
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Janvier à mai de l'année N+1 |
Instruction technique et financière par le service biomédical des dossiers d'équipements |
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Juin de l'année N+1 |
Etablissement du plan définitif d'achat des équipements par DAEL après consultation de la sous-commission des équipements biomédicaux. Information des responsables de service Définition des procédures de consultation |
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De juin à octobre de l'année N+1 |
Consultation des entreprises Essais |
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De janvier à décembre de l'année N+2 |
Livraison et mise en service des équipements |
Les dispositions du Nouveau Code des Marchés Publics et la recherche d'une planification optimale des opérations d'investissement permettant de moduler les dotations budgétaires en fonction des besoins, ont conduit la D.A.E.L, sous l'impulsion d'un nouveau directeur de service, à redéfinir le calendrier prévisionnel. Celui-ci s'illustre de la façon détaillée dans le tableau précédent. Jusqu'alors cette opération était définie pour l'année N+1 et présentait une certaine inertie avant la passation de commande.
Cette nouvelle démarche suit donc l'orientation donnée par le nouveau code des marchés. En effet, la demande d'équipement en étant planifiée à N-2 permet d'argumenter au mieux le projet d'achat conformément à l'article 5 du Nouveau Code des Marchés Publics qui indique que la nature et l'étendue des besoins à satisfaire doivent être déterminés avec précision.
Par exemple, la liste suivante peut être définie suite à la validation par la Sous-Commission des Equipements Biomédicaux.
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Table télécommandée |
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3 mobiles de graphie |
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Incubateur réa |
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2 aspirateurs de mucosités |
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Cystoscope |
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2 nasofibroscopes |
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Insufflateur coelio |
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Broncho Oesophago |
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2 vidéocoloscopes |
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2 vidéogastroscopes |
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Duodenoscope |
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Lave-endoscope |
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L'adoption de l'arrêté du 13 décembre 2001 définit la nomenclature prévue aux II et III de l'article 27 du Nouveau Code des Marchés Publics. La nomenclature se veut une formalisation prescriptive de la classification des besoins selon les familles homogènes de service.
Ainsi la famille homogène " Produits de santé " comprend 76 catégories, chacun avec un numéro de nomenclature différent.
Quelques exemples :
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Instrumentation chirurgicale réutilisable Bistouris électriques à ultrasons et autres moteurs chirurgicaux Lasers thérapeutiques et diagnostics |
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Fibroscopes Vidéoendoscope Echoendoscope (avec échographe) Endoscopes rigides et accessoires Sources de lumière froides Colonne d'endoscopie Automates de désinfection des endoscopes |
Les besoins déterminés et évalués vont pouvoir être ventilés à travers cette famille.
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Table télécommandée |
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3 mobiles de graphie |
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Incubateur réa |
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2 aspirateurs de mucosités |
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Cystoscope |
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2 nasofibroscopes |
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Insufflateur coelio |
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Broncho Oesophago |
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2 vidéocoloscopes |
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2 vidéogastroscopes |
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Duodenoscope |
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Lave-endoscope |
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Au sein de chaque famille, il est nécessaire de définir si l'achat est une acquisition unique ou récurrente.
Un achat unique est un achat ponctuel, isolé, spécifique comme l'achat d'un scanner ou d'un IRM.
L'achat récurrent est lui considéré comme un achat répété dont le besoin n'est jamais complètement satisfait par un ensemble de livraisons ou prestations limitées dans le temps. Dès lors, ces achats se font dans le cadre de missions régulières qui ne sont pas liées à la survenance d'un évènement imprévisible. Tel est le cas par exemple pour l'achat de pousse-seringues.
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Dispositifs médicaux d'endoscopie, vidéoendoscopie et échoendoscopie |
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Cystoscope |
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2 nasofibroscopes |
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Insufflateur coelio |
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Broncho Oesophago |
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2 vidéocoloscopes |
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2 vidéogastroscopes |
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Duodenoscope |
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Lave-dendoscope |
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Le choix de la procédure à mettre en þuvre se détermine en fonction d'un seuil, c'est à dire après avoir estimé le montant et les caractéristiques à réaliser. Dans chaque famille selon la somme des montants, dissociés entre achat unique et récurrent, la procédure d'achat est déterminée. Le résultat de ce calcul permet de choisir la procédure la plus adaptée : le seuil des 90 000 •HT au-delà duquel les marchés sans formalités ne sont plus autorisés ou 200 000 •HT où l'appel d'offres est imposé.
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Cystoscope |
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2 nasofibroscopes |
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Insufflateur coelio |
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Broncho Oesophago |
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2 vidéocoloscopes |
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2 vidéogastroscopes |
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Duodenoscope |
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Lave-endoscope |
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Ainsi, nous sommons dans les famille de produit les montants estimés pour chaque achat définit comme récurrent, et en fonction du total calculé comparé aux différents seuils, nous déterminons le type de procédure. Pour des achats uniques, seul le montant de l'opération individuelle est prise en compte et c'est uniquement à partir de ce montant qu'est choisi la procédure à mettre en þuvre. 2 façons donc de raisonner selon la manière dont a été qualifié le besoin, d'où l'importance de correctement définir celui-ci.
Les procédures d'acquisition ayant été validé par la DAEL, commencent véritablement les opérations d'achats. Plusieurs manières de procéder aboutissent à la rédaction d'un bon de commande.
Pour du matériel peu onéreux et déjà largement présent dans l'hôpital (du type tensiomètre automatique,...) une étude de devis de plusieurs sociétés est effectuée. Une harmonisation du parc d'équipements de l'hôpital est recherchée afin de réduire le nombre de pièces détachées, de consommables et facilité l'utilisation du matériel. Une consultation des cadres infirmiers est nécessaire mais n'implique pas obligatoirement les médecins. Des essais peuvent être effectués pour permettre une connaissance des infirmières quant aux produits existant sur le marché. L'avis de choix est émis en collaboration entre ingénieur biomédical et cadre infirmier.
Pour les autres équipements recourant à une procédure sans formalité, une étude plus approfondie est nécessaire. Des essais sont effectués par médecins et/ou infirmières et les avis sont recueillies grâce à une fiche d'évaluation rédigée par l'ingénieur biomédical. Dans certains cas, afin de poser la problématique et clairement définir le besoin un cahier des charges est défini, même si la procédure d'achat ne l'impose pas. Les devis sont analysés et réorientés, affinés, en fonction des options. Les critères de choix portent souvent sur les critères de performances, facilité d'utilisation, coût (consommables y compris) et maintenance. La décision est prise d'un accord commun entre médecins/cadre infirmier/ingénieur biomédical/services économiques. Des visites sur site sont parfois nécessaires.
Ce type d'acquisition représente la majeure partie des acquisitions auxquelles j'ai participé.
La mise en concurrence simplifiée
Un cahier des charges des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) est rédigé par l'ingénieur, en fonction des attentes et des besoins du service demandeur. Une collaboration entre utilisateurs, médecins et ingénieur est nécessaire pour assurer la bonne définition des attentes. Une publicité préalable est obligatoire avant renégociation possible et choix de la commission d'appel d'offre.
Les innovations proposées par les entreprises sous forme de variante à l'offre de base pourront toujours être prises en compte par l'administration, sauf si celle-ci a clairement indiqué qu'elle ne le souhaitait pas.
L'appel d'offres
Le choix s'opérant sans négociation sur l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est le principe du 'mieux disant'. De la même façon que la mise en concurrence simplifiée, la rédaction du cahier des charges doit être minutieuse, et ce d'autant plus qu'une renégociation est impossible. Les critères de choix doivent être impérativement connus du candidat.
Pour expliciter de manière claire le cheminement de l'achat, vous trouverez en Annexe II la procédure d'achat par le service biomédical que j'ai pu rédiger, et en annexe III le bon de pré commande associé.
Du marteau réflexe à la numérisation de la Radiologie centrale et des Urgences, l'éventail des achats est très large. On peut alors s'interroger sur les compétences généralistes de l'ingénieur et souligné le fait que la spécialisation dans certains domaines spécifiques, tels le laboratoire ou l'imagerie, serait un atout important dans les décisions de choix de matériel.
Le gros projet de l'année 2002 concerne la réalisation de la numérisation du service de radiologie centrale par procédure d'Appel d'Offres. Après une définition avec les médecins et cadre des objectifs à atteindre, j'ai rencontré les commerciaux des différentes sociétés susceptibles de répondre au projet pour leur expliquer le projet et avoir des informations quant aux pièges à éviter et impasses à ne faire. Ainsi, j'ai pu m'imprégner du contexte et acquérir aussi des connaissances sur les systèmes de numérisation. Des contacts avec les ingénieurs biomédicaux ayant récemment fait l'achat de tels systèmes m'ont permis de profiter de leurs expériences. Une visite, sans commercial, dans un souci d'objectivité, au service des Urgences d'Angers m'a fait découvrir sur le terrain ce que pour l'instant je ne connaissais que d'une manière théorique. Aussi, j'en ai profité pour avoir les avis des principaux utilisateurs sur les points à prendre en compte. Fort de ces études, complétées par la récupération de divers cahiers des charges, j'ai défini mon propre cahier des clauses techniques particulières. La rédaction d'un tel dossier doit être extrêmement rigoureuse pour bien définir ce que l'on souhaite (rappelons que lors d'un appel d'offre, aucune renégociation n'est possible : si la définition du besoin n'est pas rigoureuse et précise, les réponses des fournisseurs ne répondront pas aux attentes et, un ou plusieurs lots, voire l'appel d'offre entier devront être rendu infructueux, d'où perte de temps, lancement d'un nouveau dossier,...).
Objectif
Se mettre en conformité avec l'arrêté 2950 afin de réduire la quantité de déchets polluants (rejets de liquides issus des systèmes de développement des films radiologiques) pour respecter les impératifs environnementaux. L'amélioration de la qualité de l'image et les possibilités de transfert et traitement de l'information ont contribué à choisir la solution du numérique, préférée à une mise à niveau du matériel existant, de part la solution d'avenir qu'elle présente.
Projet
La numérisation concerne dans un premier temps le service de la radiologie centrale. Cependant, le projet s'étendra l'année prochaine aux Urgences. Un raisonnement global doit donc être fait tenant compte de l'ensemble du projet. Une tranche ferme et une tranche conditionnelle apparaissent donc dans le dossier. L'objectif est de créer un réseau de reprographes permettant de sécuriser la reprographie. Ainsi une image peut être imprimer sur plusieurs machines (utilité en cas de pannes ou de maintenance).
Définition des lots
3 lots exprimés :
Le premier lot concerne le système de numérisation en lui-même permettant de numériser l'image de radiologie obtenue. Le manipulateur radio récupère à partir de sa station d'identification les informations du patient provenant du logiciel de prise de rendez-vous (et bientôt du dossier patient) qu'il attribue à un examen et à une cassette. Ensuite, il visualise à partir du lecteur de plaques le cliché obtenu et, en fonction de la qualité d'image obtenue, recommence ou non l'opération. Il évite ainsi l'impression de cliché mauvaise qualité. L'image peut être transférée sur une station de travail qui permet de retravailler l'image (contraste, zoom, annotation,...). Elle sert essentiellement aux radiologues pour des examens poussés.
Le 2ème lot implique les reprographes permettant d'" imprimer " les clichés obtenus. Les reprographes laser permettent de supprimer les effluents toxiques.
Le fait de dissocier le lot 1 du lot 2 entraîne une plus grande variété au niveau des fournisseurs puisque certains peuvent ne proposer qu'un système de numérisation et pas de reprographes. De plus, en s'assurant que les systèmes sont compatibles entre eux, le choix de 2 sociétés peut être fait; une émulation entre les fournisseurs est ainsi permise, favorisant la baisse des tarifs ! !
Le 3ème lot est celui attribué aux films. Bien que ceux-ci soient liés directement au choix du reprographes ( consommables dédiés), il convient de faire une étude séparée des films et de leurs coûts puisqu'ils sont alors un des critères de choix du reprographe.
Nb : le choix de ne pas retenir un lot maintenance a été voulu puisqu'une consultation ultérieure sera lancée en englobant plusieurs matériels d'imagerie et autres reprographes déjà existant.
Le cahier des charges techniques étant défini et validé avec le service de radiologie, une réunion avec le service technique a été programmée pour définir avec eux les travaux engendrés par ce projet.
Le montant global du projet a été évalué par le service biomédical et une procédure d'Appel d'Offres a été proposée puis validée par la D.A.E.L qui se charge maintenant de lancer la procédure. Les visites sur site, et l'étude des propositions de chacun, seront les étapes déterminantes avant le choix.
Si le rôle qui m'a été attribué lors de ce stage se focalise sur la fonction achat, il n'en reste pas moins que l'ingénieur ne se limite pas à cette seule tâche. J'ai donc été confronté, en tant que remplaçant, à la vie quotidienne du responsable biomédical, notamment en ce qui concerne le suivi des contrats de maintenance et de l'activité journalière (réunions d'atelier, participation au projet de renouvellement de la GMAO, rédaction du rapport d'activité de l'année 2001, rencontre de commerciaux, formation, etc...).
L'ingénieur biomédical est le correspondant local matériovigilance de l'établissement et a pour suppléant le pharmacien et l'adjoint technique. Il a en charge l'organisation et le suivi de la matériovigilance pour l'établissement. Cette gestion des risques liée à l'utilisation des dispositifs médicaux fait partie des vigilances sanitaires, à ce titre et compte tenu de sa spécificité, elle est organisée selon des règles de fonctionnement qui lui sont propre. En tant que stagiaire, cette mission ne m'a pas été confiée.
Des différentes démarches que j'ai pu mettre en þuvre pour procéder à l'acquisition du matériel, j'ai observé et retiré certains enseignements.
Tout d'abord, il apparaît que l'ingénieur biomédical a une place complètement transversale au sein de l'hôpital : en coordination avec les services de soins, les techniciens, les commerciaux, mais aussi les services techniques (pour les travaux), économiques (pour le budget), il est en permanence sollicité.
Il existe une réelle nécessité de coordination entre l'ingénieur et l'adjoint technique, même, et surtout, si les rôles sont différents. Celui-ci a, par sa mission même, une meilleure connaissance du matériel, et donc de la fréquence et du coût des pannes (maintenance). Ainsi, son avis est très important lors du choix de l'équipement. De même, cette relation, cette communication, doit être permanente, et ainsi, éviter des frais inutiles (maintenance préventive sur matériel prochainement remplacé,...). L'ingénieur a une activité de contact, de relationnel au moins aussi importante que l'activité technique qu'il gère. La relation avec les médecins est indispensable, et chacun de ces 2 protagonistes est conscient de la collaboration qu'il doit exister entre eux. Il n'empêche que malgré la confiance qu'il peut régner, des traces écrites doivent pouvoir prouver ce qui a été dit et ainsi éviter certaines confusion ou litiges, notamment au moment de valider les devis.
J'ai aussi constaté que le nouveau code des marchés comportait quelques imperfections qui nuisent à la bonne efficacité des achats.
La nomenclature n'étant pas encore suffisamment précise et explicite, il y a du matériel pour lequel le classement au sein de la nomenclature reste indécis, et aléatoire. Ainsi, les procédures d'achat sont parfois difficile à définir. Cependant, une révision de la Nomenclature (création de sous-catégories dans chaque classe) devrait être proposée prochainement par un groupe de travail de la FHF dont fait partie l'AFIB.
Les services économiques gèrent, en parallèle des achats du biomédical, les matériels Hors Services (HS). Un matériel mis HS fait parfois l'objet d'une nouvelle commande remplaçant le précédent. Cet équipement, biomédical, se rajoute à une famille homogène du code nomenclature. Les services économiques n'ayant pas encore de logiciels leur permettant de traiter ces HS par rapport à la nomenclature, il est difficile de connaître le montant des dépenses sur une famille homogène à un instant donné. Ainsi pour une famille de produit, nous nous sommes aperçus que le seuil allait être franchi du fait des HS. Donc, puisque le nouveau code prévoit un effet cumulatif par rapport aux achats antérieurs (et non rétroactifs), l'achat d'un simple matériel à quelques dizaines ou centaines d'euros pourrait passer par une procédure de mise en concurrence simplifiée ! !
Il est donc réellement nécessaire de faire une estimation réaliste du matériel pouvant être mis HS par famille homogène et de coordonner les actions des différents services acheteurs.
La solution d'un tel type de problème pourrait être l'achat par l'Union des Groupements d'Achats Publics (U.G.A.P.). En effet, il n'y aurait aucune procédure pour acheter à l'UGAP jusqu'à un montant de 200 000 •HT. Si le seuil des 90 000 •HT est dépassé et qu'il est impensable de procéder à une mise en concurrence simplifiée pour l'achat d'équipement peu onéreux, un achat par l'UGAP est possible, à condition que le matériel que celle-ci propose convienne aux attentes de l'acheteur. Parallèlement, il est dit aussi que l'UGAP est un fournisseur comme les autres, et donc est soumis aux même règles de tirage...Bref, encore un point à éclaircir.
Toujours en ce qui concerne le code des marchés publics, il est important de dissocier l'achat unique de l'achat récurrent. Lors d'une formation CNEH, un exemple m'a troublé. Pour le directeur d'hôpital qui animait la cession, l'achat de champagne pour les fêtes de fin d'année relevait d'un achat unique (certes ce n'est qu'une fois dans l'année, mais cela se renouvelle chaque année...), mais par contre l'achat d'échographe (qui est amorti sur 7 ans ! !) correspondait à un achat récurrent puisqu'il en est fait acquisition pratiquement tous les ans (logique vu l'étendu du parc). D'où l'ambiguïté de cette notion d'unique et de récurrent, qui conditionne pourtant la façon de procéder aux achats.
Par conséquent, en attendant que les acheteurs publics adaptent leur mode d'organisation et leurs outils informatiques, il me semble que l'année 2002 aura été une année de transition et d'adaptation. D'ailleurs les comptables publics ont reçu des consignes " pour assurer un passage sans heurts mais qui ne sera pas sans contrôle. "
Si la mission principale d'acheteur qui m'a été confiée m'a permis de m'investir et de m'immiscer complètement dans les rouages de l'hôpital, il reste néanmoins que le fait de remplacer l'ingénieur à temps complet m'a fait rendre compte de la diversité et de la pluridisciplinarité des actions menées au quotidien : Suivi des contrats, gestion des commandes en urgence, veille technologique; ...Par conséquent, le bilan ne peut-être que positif puisque ce n'est pas une mission que j'ai dû mener à bien, mais plusieurs, et en parallèle. En ce qui concerne le suivi de l'activité journalière, l'évaluation est rapide à faire puisque l'analyse des résultats est immédiate. Chaque problème auquel j'ai été confronté à pu être résolu de manière rapide, et je l'espère, efficace. Pour ce qui est de la réalisation du plan d'équipement, la majeure partie des achats prévu a été effectuée, sauf pour les équipements nécessitant une procédure d'achat impliquant d'autres services administratifs. En effet, la partie dévolue au biomédical a été réalisée puisque les cahiers des clauses techniques particulières ont été rédigés via une collaboration étroite avec les services demandeurs. Les dossiers doivent maintenant être complétés par la partie administrative.
Le stage de clôture de la formation est un stage intéressant à double titre : tout d'abord pour l'étudiant lui-même qui par une approche terrain où l'étudiant va faire savoir son savoir-faire, va compléter, perfectionner, développer et adapter ses capacités pour s'efforcer de devenir un ingénieur performant et compétent, mais aussi pour l'entreprise, pour laquelle les connaissances théoriques de l'étudiant sont un réservoir d'idées nouvelles et de dynamisme. Bien sûr, et même heureusement, des imperfections existent et celle-ci doivent pouvoir être analysées et gommées, et ce dans un souci d'amélioration continu des compétences. C'est l'objet de cette autocritique.
D'une manière générale la communication est apparue comme un des atouts qui m'a permis de réussir ce stage. Le fait d'aller vers les autres, d'écouter, de faire preuve de curiosité est un aspect qui permet de travailler dans des conditions de confiance mutuelle permettant de bonnes conditions de travail et d'obtenir un résultat satisfaisant pour l'utilisateur, le biomédical et l'économe.
Aussi, je ne regrette pas les phases de préparation de dossiers qui peuvent parfois sembler lourdes et fastidieuses, mais qui au final se révèlent indispensables, notamment en ce qui concerne la définition des besoins.
Si c'était à refaire..., je modifierais ma manière de valider les dossiers faisant intervenir plusieurs interlocuteurs. Plutôt que de faire valider oralement le devis par les personnes concernées, je rédigerais une feuille ou le représentant désigné s'engage de manière manuscrite sur le devis. Ainsi, des surprises désagréables seraient évitées, comme recevoir du matériel qui ne correspond pas aux attentes des médecins...
Aussi, un aspect qui n'a pas toujours retenu mon attention est la quantité et surtout le coût des consommables ou dispositifs à usage unique, utilisés avec les appareils. Ceux-ci n'étant pas achetés directement par le biomédical mais plutôt en direct par les services économiques (non stériles) ou la pharmacie (stériles), ils ne retiennent pas forcément l'intérêt car ne représente pas le matériel directement. Cependant, le coût de fonctionnement de l'appareil est associé non seulement à l'équipement en lui-même, et aussi, voire surtout pour certains produits, par le coût des consommables associés.
Le rôle tenu lors de ce stage de fin d'étude représente pour moi l'aboutissement d'une logique dans la démarche d'approche du métier d'ingénieur biomédical.
Après des stages aux objectifs précis mais néanmoins limités dans un service biomédical ou dans une entreprise du secteur médical, j'ai eu la chance de pouvoir remplacer un ingénieur biomédical déjà en poste.
Certes, une mission m'a été attribuée, celle de mettre en place le plan d'équipement biomédical de l'année 2002, mais gérer parallèlement le quotidien de l'ingénieur, est-ce aussi une mission qui peut se définir? Non, et c'est bien là qu'apparaît toute la richesse de ce stage. J'ai découvert sur le terrain ce que jamais je n'aurais pu apprendre ou même envisager dans un manuel scolaire ou un protocole quelconque.
C'est une expérience riche et unique, où l'initiative a été le maître mot, la débrouillardise indispensable, et la communication primordiale.
Je remercie les personnes qui m'ont fait confiance et ont fait preuve de tolérance et espère que ma modeste contribution aura contribuée au bon fonctionnement de l'établissement.
Ce stage clôture donc pleinement mon année de DESS " TBH ".
