Maître de stage Mr Didier VALLENS Hôpital Européen Georges Pompidou

Tuteur de stage Mr Gilbert FARGES Université de Technologie de Compiègne

Université de Technologie de Compiègne

DESS "Technologies Biomédicales Hospitalières" Promotion 1997-98

Avant toute chose je tiens à remercier l'ensemble des personnes qui ont contribué au bon déroulement de ce stage avec une attention toute particulière pour :

• Mr Louis. OMNES, Directeur de l'HEGP, et Mr Frédéric BOIRON, Secrétaire général, pour avoir permis la réalisation de ce stage,

   

• Mr Didier VALLENS, Ingénieur biomédical, Chef de projet équipements, qui m'a accueilli et encadré comme stagiaire au sein de ce projet, mais également pour tout l'enseignement que ce stage m'a apporté,
• Mr Patrick DONZEL-BOURJADE, Ingénieur des travaux publics de l'Etat, Chef de projet maintenance, qui m'a orienté et fait confiance tout au long de mes démarches,
• Mr Bernard EBERLE, Ingénieur Informatique, et Mr Pierre MACQUET, Ingénieur Biomédical, pour leur disponibilité et précieux conseils,
• Mr Christian ROUSSIES, Mr. Karim AZZOUG et Mr. Jean-Luc VEGAS, Adjoints des Cadres Techniques, avec qui j'ai travaillé en étroite collaboration,
• M^elle Caroline NGUYEN, stagiaire DESS " TBH ", avec qui j'ai eu le plaisir de passer ce stage,
• L'équipe HEGP, pour l'accueil et la sympathie qu'ils m'ont apporté,
• L'ensemble des Sociétés qui ont été mes interlocuteurs de tous les jours.

F Mots clefs

GMAO, GTPAO, SIG, Maintenance, Patrimoine, Biomédical

 

F Résumé

Contribuer à la mise en place du Système d'Information Technique du service maintenance de l'HEGP a été l'objectif principal de ce stage.

Ce système repose sur deux types de logiciel : un S.I.G. (Système d'Information Géographique) afin de centraliser les informations, et une G.M.A.O. (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) pour gérer la maintenance, les ressources physiques et humaines. L'association de ces logiciels doit permettre une G.T.P.A.O. (Gestion Technique du Patrimoine Assistée par Ordinateur), c'est à dire aider à la gestion technique du patrimoine mobilier et immobilier de l'HEGP.

F Mots clefs

CMMS, GIS, Maintenance, Property, Biomédical

 

F Subtract

Contribute to put on the HEGP maintenance department Technical Information System was the main subject of my training period.

This system rely on two softwares : a G.I.S. (Geographic Information System) to centralize information, and a C.M.M.S. (Computerized Maintenance Management System) to help maintenance, human and physical resource, management. This association must help the HEGP technical management property.

Introduction *

Chapitre I : Présentation du cadre de stage *

1. Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) *

2. Hôpital Européen Georges Pompidou (HEGP) *

3. Pôle entreprise de service *

4. Projet entreprise de service *

5. Projet maintenance *

6. Projet équipements *

6.1. Quelques chiffres *

Chapitre II : Gestion Technique du Patrimoine *

1. Système d'information Géographique *

2. G.M.A.O. *

3. Le patrimoine de l'HEGP *

3.1. Le patrimoine immobilier *

3.2. Equipements *

3.3. Planification des interventions préventives et des travaux *

3.4. Gestion du magasin *

3.5. Gestion comptable *

3.6. Gestion économique : *

3.7. Projet an 2 000 *

Chapitre III : Projet du service maintenance *

1. Sept écueils à éviter *

2. GMAO *

2.1. Approche du sujet *

2.2. BATMAN / SIP2 *

2.3. ASMATCH *

2.4. Progiciels de GMAO dédiés biomédical *

2.5. COSWIN *

2.6. Tableau comparatif *

2.7. Comparatif des offres *

2.8. Choix des progiciels *

2.9. Organisation *

3. SIG *

3.1. ABSIA *

3.2. GEO-MAP *

3.3. GEO-PATRIMOINE *

3.4. Tableau comparatif GTPAO *

3.5. Comparatif des offres *

3.6. Choix du logiciel *

3.7. Organisation *

Conclusion *

Glossaire / Lexique *

Références Bibliographiques *

1. Gestion Technique du Patrimoine immobilier *

2. Gestion de la maintenance *

3. Système d'Information Géographique *

4. Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur *

4.1. GMAO orientée industrie *

4.2. GMAO orientée biomédical *

5. Bug de l'an 2000 *

Annexe I : Chronologie du stage *

Annexe II : GMAO, Evaluation des besoins *

1. Gestion des équipements *

2. Gestion de la maintenance *

2.1. Interventions correctives *

2.2. Gestion des interventions de maintenance préventive et des contrôles qualités *

2.3. Gestion des travaux et chantiers *

3. Gestion des contrats de maintenance *

4. Gestion de la Matériovigilance *

5. Gestion des stocks *

5.1. Commandes de pièces détachées *

5.2. Réception de pièces détachées *

5.3. Sortie de pièces détachées *

6. Gestion des fournisseurs et contacts *

7. Relation avec le service économique *

8. Analyses *

9. Import / Export de données *

9.1. Equipements biomédicaux *

10. Accès à la GMAO *

11. Environnement informatique *

12. Divers *

13. Devis souhaité *

14. Configuration demandée *

14.1. SOPHIE et OPTIM *

14.2. ASMATCH *

14.3. CosWin *

Annexe III : Modifications souhaitées du progiciel Asmatch *

1. Service utilisateur *

2. Gestion de la matériovigilance *

3. Code CNEH *

4. N° d'inventaire *

5. Codification des accès au progiciel *

6. Numéro de Bon de Commande *

7. Etat d'impression *

8. Traçabilité *

9. Fournisseur *

10. Coût d'achat *

11. Gestion des contrats de maintenance *

12. Compteur horaire *

13. Interventions mixtes *

Annexe IV : Gestion Technique du Patrimoine, Evaluation des besoins *

1. Gestion Technique de patrimoine (GTP) *

2. Fonctionnalités souhaitées *

3. Equipements et installations techniques *

4. Equipements informatiques et téléphoniques *

4.1. Equipements informatiques *

4.2. Equipements téléphoniques *

5. Equipements hôteliers *

6. Environnement informatique du service maintenance *

6.1. Armoire à plan *

6.2. Equipements *

6.3. GMAO *

6.4. Courants faibles *

6.5. Gestion des clefs *

7. Accès au logiciel de GTPAO *

8. Environnement informatique de l'HEGP *

9. Devis souhaité *

Annexe V : Sensibilisation du personnel à la GMAO *

1.  

    

2. Introduction

    

   La gestion du patrimoine immobilier et mobilier d'un hôpital repose sur une quantité considérable de données. L'informatisation des services techniques hospitaliers est l'outil le mieux adapté pour faire face à la masse d'informations que représente la gestion technique du patrimoine.

   Chaque corps de métier exploite des données propres à sa discipline et de nombreux logiciels spécifiques ont vu le jour. Chaque corps de métier a prouvé l'efficacité de ces logiciels, d'ailleurs personne ne doute plus de l'importance de mettre en place une solution GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).

   Ces logiciels collectent les données afin de faire ressortir l'information et malgré tout, le personnel passe encore une bonne partie de son temps à chercher et rassembler les informations dont il a besoin pour effectuer son travail. Les spécificités des logiciels ont rendu l'information éparse.

   De nouveaux standards et outils informatiques émergent et avec eux des interfaces de communication, véritables passerelles entre logiciels. Mais, le maillage est trop important, il faut pouvoir concentrer les informations en leurs trouvant une relation commune.

   La technologie " Système d'Information Géographique " s'est développée bien au-delà de son domaine d'application originel, c'est à dire la topographie du territoire. Ces systèmes gèrent de grandes quantités de données selon une perspective géographique.

   Mettre en place un système cohérent d'information technique afin de permettre une aide à la Gestion Technique du Patrimoine, est une des missions principales du service maintenance de l'HEGP et, contribuer à la mise en place de celui-ci, l'objectif principal de ce stage.

    

    

3. Chapitre I : Présentation du cadre de stage
   1.  
   2. Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)

       

      L'Hôpital Européen Georges Pompidou fait parti du groupe hospitalier : Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, qui est le Centre Hospitalier Régional Universitaire d'Ile-de-france dont les missions essentielles sont : Soins / Enseignement / Recherche / Prévention.

      Dotée de 31 000 lits, l'AP-HP assure l'accueil de : 919 000 personnes en hospitalisation et 4,4 millions de consultations par an. En prenant en charge plus de 40 000 malades par an, c'est le premier ensemble hospitalier européen de lutte contre le cancer. Elle a vu naître le premier bébé français après fécondation in vitro et effectue le tiers des transplantations d'organes et des greffes réalisées en France. Ayant traitée en 1990, 40% des malades atteints d'infection par VIH en France, elle est le premier centre national de lutte contre le SIDA.

      L'AP-HP gère les SAMU 75, 92, 93, 94 et traite ainsi avec eux la moitié des urgences de la région parisienne. Ses 50 hôpitaux, 750 services et 84 000 personnes qu'elle emploie, font d'elle le premier groupe hospitalier européen ainsi que le premier employeur de la région Ile-de-France avec environ :

      - 18 900 médecins,

      - 53 000 personnels hospitaliers,

      - 13 600 personnels administratifs et techniques.

      L'AP-HP est associée à 11 facultés de médecine et 2 de pharmacie. Avec 35 écoles dont 25 écoles d'infirmières, elle est le premier centre français de formation paramédicale hospitalière. Elle contribue également à la recherche en liaison avec 95 unités de l'INSERM et 78 sites du CNRS.

      Le budget annuel de l'AP-HP s'élève à plus de 25 milliards et les investissements à près de 4 milliards. L'AP-HP, établissement public de santé, est assimilée aux collectivités locales et donc assujettie au Code des Marchés Publics. En raison de son importance, elle est sous la tutelle administrative des Ministres chargés de la Santé et du Budget. Son Conseil d'administration est présidé par le Maire de Paris.

       

       

   3. Hôpital Européen Georges Pompidou (HEGP)

       

      L'Hôpital Européen Georges Pompidou (HEGP) est un hôpital universitaire de 857 lits en cours de construction situé rue Leblanc, dans le XVème arrondissement de Paris.

      Cette opération vise à fermer ou reconvertir trois hôpitaux anciens et pavillonnaires afin de concentrer leurs principales activités au sein d'un bâtiment moderne. Ces hôpitaux restructurés occupent des locaux en partie vétustes, certains datant du XVII^e siècle, et dont le montant nécessaire pour les rénover était équivalent au coût des travaux de l'HEGP (1 milliard de francs hors honoraires et études). Les principales activités des hôpitaux de Boucicaut, Broussais, Laënnec et le service d'orthopédie de Rothschild seront ainsi transférées dans ce nouvel hôpital début 1999.

      L'HEGP se composera de :

      ï 764 lits de plus de 24 H dont 81 de réanimation

      ï 93 lits et places de moins de 24 H

      ï 100% des chambres équipées d'une salle de bains, 90 % de chambres individuelles dont 15 % (100 chambres ) bénéficiant d'un lit accompagnant.

      L'Hôpital Européen Georges Pompidou est structuré en 7 pôles d'activités répartis en :

       

       

      F 3 pôles cliniques :

      ï Urgence - Réseau regroupant les activités, de SAU (Service d'Accueil des Urgences), médecine interne, SIDA, orthopédie-traumatologie, réanimation médicale, psychiatrie et gériatrie,

      ï Cancérologie - spécialités médico-chirurgicales recouvrant le champ de l'oncologie, de la radiothérapie, de l'oto-rhino-laryngologie, de l'appareil digestif, de l'appareil respiratoire et de la gynécologie chirurgicale,

      ï Cardio-vasculaire regroupant l'ensemble des activités médico-chirurgicales cardio-vasculaires et la néphrologie.

       

       

      F 3 pôles médico-techniques :

      ï Biologie ñ pharmacie - sang,

      ï Anesthésie - réanimation,

      ï Imagerie.

       

       

      F Un septième pôle :

      ï Entreprise de service.

       

      Ce dernier pôle, Entreprise de service, regroupera toutes les logistiques du futur hôpital (approvisionnement, maintenance, hygiène et sécurité, information, services administratifs, restauration, hôtellerie).

      L'ouverture de l'HEGP doit être l'occasion de mettre en úuvre des innovations portant sur l'organisation générale de la prise en charge des patients, ceci grâce : à des structures de management décentralisées et fonctionnant en réseau, au développement de nouveaux métiers promoteurs de la qualité de service, et à l'utilisation pertinente des technologies de l'information.

      Ainsi, la majorité des effectifs de l'Entreprise de service est affectée dans des équipes décentralisées gérées et animées au niveau de chaque pôle clinique de l'HEGP, de manière à garantir une relation de proximité avec le patient et les équipes médicales et soignantes. Des COordonnateurs Techniques d'Etage (COTE) seront, par exemple, répartis à chaque étage afin de centraliser et de suivre les relations entre les services médicaux et de maintenance.

      Afin de favoriser le décloisonnement des disciplines et d'améliorer le circuit du patient, les spécialités consacrées à un groupe d'organes sont placées sur un même niveau chaque fois que l'architecture l'a permis.

      La mise en place de l'organisation future de l'HEGP repose sur vaste programme d'assurance qualité, chaque service, qu'il soit clinique, administratif, de maintenance, etc., devant contractualiser ses relations avec les autres.

       

       

   4. Pôle entreprise de service

       

      Ce pôle délivrera dans le cadre de " Contrats de Service " des prestations aux services et patients des autres pôles et ce, pour quatre grands types de fonctions :

      ï Logistique Achat / approvisionnement,

      ï Maintenance,

      ï Hôtellerie,

      ï Accueil et gestion des patients.

      L'ambition de l'entreprise de service est d'être :

      ï Promoteur de la qualité et de l'esprit de service pour les futurs usagers de l'HEGP grâce au développement de nouveaux savoir-faire visant à mieux connaître leurs attentes et à concevoir de nouvelles prestations.

      ï Porteur d'innovations organisationnelles (équipes hôtelières, d'accueil, et de maintenance décentraliséesÖ)

       

       

   5. Projet entreprise de service

       

      Le projet entreprise de service a pour but de définir les prestations à délivrer, les organisations à mettre en úuvre et de programmer les ressources à réunir. Il coordonne les projets des différents segments de l'entreprise de service, réalise la mise en úuvre, le lancement et la monté en charge dans les dates et les conditions définies de l'ensemble.

       

       

   6. Projet maintenance

       

      Le projet maintenance a pour rôle de définir l'organisation générale du projet service technique et maintenance (définition des prestations, des besoins, des ressources et mise en úuvre de l'ensemble). Il a pour objectif de prendre en charge les installations techniques, de mettre en place une politique de maintenance, de garantir la qualité, la sécurité et l'entretien du patrimoine.

      Les objectifs du service maintenance sont les suivants :

      ï Tenir à jour l'inventaire de l'ensemble du parc des équipements,

      ï Gérer l'installation ainsi que la mise et remise en service des équipements (formation du personnel à l'utilisation et l'entretient courant),

      ï Planifier, réaliser ou suivre les interventions de maintenance curative et préventive, en partenariat avec le Service Après Vente des Sociétés (S.A.V.).

       

       

      F Responsables :

      ï Mr Patrick DONZEL-BOURJADE Ingénieur et chef de projet maintenance

      ï Mr Jean-Luc VEGAS Adjoint des Cadres Technique

       

       

   7. Projet équipements

       

      Après la construction du bâtiment, c'est l'ensemble des équipements meublant et fonctionnels qui représente le plus gros budget d'investissement (plus de 1 626 MF d'investissement pour la construction et 400 MF pour les équipements complémentaires).

      Le projet équipements doit définir, acheter, transférer en partie, puis mettre en place au jour de l'ouverture de l'hôpital, l'ensemble des équipements correspondant aux besoins. Les dispositions mises en place sont :

      ï Un inventaire dynamique des équipements fiables et non obsolètes pouvant être récupérés des trois hôpitaux,

      ï Des procédures d'achat structurées et coordonnées pouvant être spécifiques à l'HEGP ou conduites avec les services centraux de l'AP-HP (PCH-AGAM, ACHA...),

      ï Des procédures d'achat innovantes pour certains équipements, afin d'améliorer la cohérence et la gestion du matériel qui sera installé,

      ï Des dossiers d'équipements lourds nécessaires pour obtenir les autorisations manquantes.

       

       

      F Responsables :

      ï Mr Didier VALLENS Ingénieur biomédical et chef de projet équipements

      ï Mr Pierre MACQUET Ingénieur biomédical

      ï Mr Christian ROUSSIES Adjoint des Cadres Technique

       

      1.  
      2. Quelques chiffres

    

    

    

   F Equipement lourd

   ï 3 gamma-caméras,

   ï 2 scanners,

   ï 2 IRM,

   ï 1 ostéodensitomètre ; 1 mammographe ; 12 salles d'imagerie classique (radiographie et échographie),

   ï 2 salles de traitement haute énergie et 1 salle basse énergie (radiothérapie),

   ï 1 salle de curiethérapie (chirurgie et radiothérapie).

    

    

   F Equipements chirurgicaux (24 salles d'opération)

   ï 1 bloc central de 9 salles,

   ï 1 Bloc central de 11 salles,

   ï 1 bloc réservé à la chirurgie de jour de 4 salles.

    

    

   F Autres équipements

   ï 1 plateau technique invasif cardio-vasculaire de 6 salles,

   ï 1 centre d'endoscopie digestive et pulmonaire de 8 salles,

   ï 81 lits de réanimation.

    

    

4. Chapitre II : Gestion Technique du Patrimoine

La Gestion Technique du Patrimoine (GTP) représente la connaissance et l'organisation de la maintenance du patrimoine mobilier et immobilier c'est à dire, l'entretien des structures, du clos et du couvert ainsi que la maintenance des équipements immobiliers, hôteliers et biomédicaux. Elle passe par [1] :

•  
• La connaissance du patrimoine sous ses aspects quantitatifs et qualitatifs

   

• La gestion de sa maintenance

La connaissance quantitative du patrimoine, aussi appelée " Carnet d'identité ", passe par l'inventaire de celui-ci, et des données qui le caractérisent. Ces données concernent en général, les aspects géographiques, juridiques, économiques, techniques, administratifs, fonctionnels, commerciaux, architecturaux, etc., du patrimoine.

La connaissance qualitative du patrimoine, aussi appelée " Carnet de santé " passe par l'inventaire des données réunissant l'état d'usure issu du diagnostic, l'historique des interventions et des travaux exécutés antérieurement, les prévisions d'entretiens, de maintenance ou de renouvellement, et des informations sur les conditions d'utilisation.

1.  
2. Système d'information Géographique

Les plans permettent de tenir à jour un inventaire géographique et fonctionnel du patrimoine immobilier, mais pas des données qui caractérisent le patrimoine. L'informatisation des plans, par le biais des logiciels de DAO (Dessin Assisté par Ordinateur), a précédé l'apparition des SIG (Systèmes d'Information Géographique). Ces SIG élaborent et exploitent les plans de façon intelligente en associant graphismes et bases de données. Le patrimoine immobilier pourra donc être inventorié sous ces deux formes.

Différents corps de métiers composent un service de maintenance. Chaque corps de métier gère une activité reposant sur un système d'information qui lui est propre. Au sein d'un service de maintenance, plusieurs progiciels sont utilisés afin de gérer l'activité de ceux-ci (gestion des clefs, des câbles, des équipements...).

Les logiciels de SIG ne remplissent pas les fonctionnalités des ces logiciels. Leur utilisation permet cependant d'implanter dans les plans des objets possédant une représentation graphique et dont les caractéristiques sont tenues à jour dans des bases de données. Une interface reposant sur la localisation réalise le lien entre les plans et les bases de données [5].

Les SIG sont des outils informatiques qui permettent d'avoir une vue d'ensemble des informations. Ils centralisent les données techniques exploitées de façon indépendante, sous des logiciels et progiciels différents, en accédant et exploitant leurs bases de données.

Au sein de ces corps de métier, le travail peut être parcellisé suivant les compétences et connaissances de chacun. Certains sont formés ou habilités à réaliser des taches spécifiques. D'autres possèdent une meilleure connaissance du terrain (secteur d'activité, service, bâtiment...).

Dans une telle configuration, l'information est éparse et un système de recueil, de traitement et de diffusion de l'information permettrait d'améliorer :

•  
• L'accessibilité, la diffusion, l'actualisation et la fiabilité de l'information,

   

• La connaissance du terrain,

   

• L'analyse d'une situation et la prise de décision,

   

• La rapidité d'intervention,

   

• La coordination et planification des actions à mener,

   

• Les conditions de réalisation de projets (construction, aménagement...),

   

• L'interactivité entre les acteurs,

   

• La gestion des ressources.

1.  
2. G.M.A.O.

Comme tout système d'information, la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est basée sur un système constitué de trois couches [7] :

•  
• Une couche de données techniques,

   

• Une couche de traitement, de gestion,

   

• Une couche d'analyses et d'indicateurs.

La GMAO est une aide à la gestion des activités d'un service de maintenance. Les grandes fonctions d'une GMAO sont :

•  
• Inventaire, identification du parc d'équipements (spécifications, adresse fournisseur...),

   

• Gestion technique des équipements,

   

• Gestion des stocks de pièces détachées et des achats,

   

• Gestion du personnel interne et des entreprises sous-traitantes,

   

• Elaboration du plan de maintenance préventive,

   

• Suivi et enregistrement des activités de maintenance corrective,

   

• Suivi des dépenses et des coûts.

La structure d'un tel système repose sur l'inventaire et l'identification des biens, les autres fonctionnalités concourant à les faire évoluer et les gérer. La GMAO doit donc répondre aux spécifications de ceux-ci.

Au sein de l'HEGP, la GMAO devra permettre de tenir à jour un inventaire des équipements. L'inventaire et l'identification des locaux repose sur des surfaces et métrés, et seront tenus à jour grâce à l'utilisation d'un SIG. Ce type de logiciel permet de connaître l'état et les caractéristiques du patrimoine immobilier au moment ou il est interrogé, mais ne renseigne en aucun cas, sur les interventions réalisées ou à réaliser sur ce patrimoine. La tenue à jour d'un inventaire des locaux, sous un logiciel de GMAO, permettra cependant de gérer ces fonctionnalités.

1.  
2. Le patrimoine de l'HEGP
   1.  
   2. Le patrimoine immobilier

       

      L'HEGP est composé de 5 400 locaux répartis sur 190 000 m² de plancher et 10 étages. Les locaux sont référencés sur les plans, d'après une nomenclature qui suit l'arborescence :

       

       

      Figure 1 : Arborescence structurelle des locaux

      Ces locaux peuvent également être reliés à un découpage de l'hôpital qui suit une arborescence fonctionnelle que représentent les CR (Centre de Responsabilité) et les UA (Unité d'Analyse).

       

       

       

       

       

       

       

      

       

      Figure 2 : Arborescence fonctionnelle des locaux

      La connaissance quantitative du patrimoine immobilier passe par celle des métrés et des surfaces, ce que permet l'exploitation de plans informatisés. Le logiciel de DAO AutoCAD dans sa version 13, ainsi qu'une armoire à plans informatisée, comportant l'ensemble des plans de l'hôpital, seront livrés à l'AP-HP dans le cadre du marché à l'ouverture de l'HEGP. Les SIG devront donc être compatibles avec ce logiciel.

       

       

      F Gestion des interventions et des travaux

      La maintenance du patrimoine immobilier demande des remises à neuf. Ces travaux amènent généralement plusieurs corps de métier (électricité, plomberie, peintre...) à travailler ensemble ou à se suivre. Toute cette organisation demande à être planifiée et la charge de travail répartie au sein de chaque corps de métier en fonction des ressources humaines.

       

       

   3. Equipements
      1.  
      2. Equipements et installations techniques

Aussi appelés équipements immobiliers, ces équipements sont les suivants :

•  
• Les équipements de transformation et de distribution des énergies (chauffage, climatisation, ventilation, courant fort, courant faible, plomberie...)

   

• Les équipements d'agencement et d'utilité des bâtiments (ascenseurs, monte-charges, portes, luminaires, lavabos, sécurité incendie, sûreté, espaces verts...)

Avec plus de 140 000 équipements inventoriés par la société OTH (société devant réaliser l'inventaire et définir l'ensemble des gammes de maintenance préventive des équipements du marché), c'est le regroupement d'équipements le plus important.

F Localisation

Ces équipements sont fixes, leur localisation peut suivre la nomenclature référençant les locaux sur les plans.

F Gestion technique

Un corps de métier gère la maintenance d'un certain nombre de familles d'équipements. Une famille se compose d'ensembles d'équipements représentés par un équipement principal composé de sous équipements appelés composants.

Au sein d'une famille, certains équipements sont nombreux, identiques et aucune contrainte ni caractéristique particulières n'obligent à les gérer individuellement (pas de N° de série...).

Dans ce cadre, il est possible de définir un équipement type auquel sera associée une quantité. Ainsi par exemple, les luminaires de l'aile Nord-Est forment un ensemble d'équipements constitué de X luminaires de type A et Y luminaires de type B. Cette particularité est importante car elle évite la multiplication des saisies et simplifie la gestion technique de ces équipements.

La maintenance de certains équipements est réalisée par des sociétés extérieures possédant un local et du personnel sur l'hôpital. Les demandes d'interventions sur ces équipements sont donc à transmettre directement à ces sociétés.

F Gestion des réseaux

L'hôpital est constitué de nombreux réseaux de distribution :

•  
• Fluides : Fluides médicaux, eau chaude, eau courante, climatisation, vapeur d'eau, vide, ventilation,

   

• Electricité courant fort,

   

• Electricité courant faible : téléphonie et informatique.

L'ensemble des réseaux forme un maillage complexe dont les plans sont tenus à jour sous le logiciel de DAO AutoCAD. Ces plans seront livrés à l'AP-HP dans le cadre du marché à l'ouverture de l'HEGP, au sein d'une armoire à plan informatique au format DXF.

Lors de travaux de maintenance, il est nécessaire de tracer des chemins de passage des réseaux en fonction :

•  
• Des contraintes structurelles : locaux, murs, cloisons, gaines, autres réseaux...

   

• Du remplissage des conduites,

Lors d'interventions de maintenance, il est peut être nécessaire de rechercher l'emplacement des composants du réseau (vannes, capteur, répartiteur, collecteur...).

Les réseaux de courant faible sont composés :

•  
• Du réseau physique (câblage, prises, éléments actifsÖ),

   

• Du réseau logique (adresse, N° de téléphoneÖ).

Les gestions de ces réseaux sont interdépendantes. Affecter un numéro à une ligne téléphonique repose sur une connaissance du câblage entre la prise et l'autocommutateur par exemple. Il est donc important de pouvoir centraliser les informations caractérisant les réseaux physique et logique.

Afin d'améliorer la gestion et d'intervenir rapidement en cas d'urgence, il serait intéressant de mettre en place une solution informatique rendant l'exploitation des plans de réseaux intelligente.

F Gestion des interventions et des travaux

Les interventions de maintenance préventive sont à définir au niveau d'une famille d'équipements et, à affecter ou non aux équipements et composants de cette famille. En comparaison avec les équipements biomédicaux, les interventions de maintenance préventive sur les équipements immobiliers possèdent une périodicité plus courte. Il est fréquent, par exemple, de réaliser des dépoussiérages de façon hebdomadaire, de changer tous les mois des filtres, etc. .

1.  
2. Equipements biomédicaux

D'après l'évaluation des besoins, l'HEGP comptera près de 8 000 équipements biomédicaux. Sont pris en compte sous cette appellation, les appareils permettant : le diagnostic (matériels d'imagerie, de laboratoire, etc.), le suivi des patients (matériels de monitorage : ECG, EMG, EEG, holters, etc.), la thérapie, c'est à dire le traitement des pathologies et ou de leurs symptômes (matériels de radiothérapie, pompes à perfusion, pousses seringues, etc.), ainsi que de l'ensemble des périphériques et logiciels propres au fonctionnement de ceux-ci.

F Gestion technique

La désignation CNEH permet de grouper, suivant le modèle, les équipements en famille.

F Localisation

Deux grandes catégories d'équipements peuvent être distinguées :

•  
• Les équipements biomédicaux lourds (IRM, scanner, gamma-caméra...),

   

• Les équipements biomédicaux mobiles (pousse seringue, ECG...).

Une majorité d'équipements biomédicaux ne peuvent avoir de localisation précise car ils sont mobiles et suivent les besoins du service. Ils seront donc localisés d'une façon générale au service utilisateur.

Le service d'appartenance de l'équipement, c'est à dire le service ayant acquis l'équipement et auquel seront imputées les interventions de maintenance, peut être différent du service utilisateur (respirateur du service anesthésie utilisé au bloc-opératoire par exemple).

Les équipements biomédicaux doivent donc être gérés suivant une triple arborescence : structurelle afin de les localiser précisément, fonctionnelle afin de connaître le service utilisateur et de renseigner sur une localisation plus générale, et administrative afin de renseigner sur le service auquel appartient l'équipement.

F Gestion des interventions

Les interventions de maintenance préventive sont à affecter soit à un équipement, soit plutôt à un modèle d'équipement.

La plupart des recommandations constructeurs ou réglementaires précisent qu'il est nécessaire de réaliser périodiquement (généralement 1 fois par an) des contrôles qualité sur certains modèles ou familles d'équipements (exemple : réétalonnage des équipements de mesures ou d'essais, tests de sécurité électrique avant chaque remise en service d'équipements...). Dans un soucis de traçabilité, les états des mesures et des essais de contrôles qualité doivent être archivés.

Sur ce type d'équipements un partenariat est souvent développé entre le service technique biomédical et les sociétés extérieures (exemple : intervention externe sauf pour les interventions de premier et deuxième niveaux réalisées en interne). Les interventions réalisées en partenariat sont dites "mixtes".

Certains équipements sont sous contrat de maintenance. Ces contrats de maintenance peuvent prendre en charge pour un équipement, un modèle d'équipement, une marque ou plusieurs équipements :

•  
• Le préventif et/ou le correctif et/ou les contrôles qualité,

   

• Les pièces détachées,

   

• Un nombre défini de visites,

   

• Des réductions de coûts...

Ces contrats de maintenance peuvent être passés directement entre l'HEGP et une société ou dépendre d'un marché de l'AP-HP. Ils possèdent une durée de validité et donc une date de renouvellement.

Pour ces raisons, une aide à la gestion des contrats de maintenance est nécessaire.

F Contrôle Qualité : Loi N° 98-535 du 1 juillet 1998

Cette loi s'inscrit dans le cadre du renforcement de la veille sanitaire et du contrôle de la sécurité sanitaire des produits destinés à l'homme. De celle-ci est créée l'Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé qui :

 

" Öparticipe à l'application des lois et règlements relatifs à l'importation, aux essais, à la fabrication, à la préparation, à l'exportation, à la distribution en gros, au conditionnement, à la conservation, à l'exploitation, à la mise sur le marché, à la publicité, à la mise en service ou à l'utilisation des produits à finalité sanitaire destiné à l'homme et des produits à finalité cosmétique ou d'hygiène corporelle, et notamment : Ö les dispositifs médicaux ; les dispositifs médicaux de diagnostic in vitroÖ"

De plus, l'article L. 665-5 de cette loi stipule :

 

" Pour les dispositifs médicaux dont la liste est fixée par le ministre chargé de la santé après avis de l'Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé, l'exploitant est tenu de s'assurer du maintien de ces performances et de la maintenance du dispositif médical.

Cette obligation donne lieu, le cas échéant, à un contrôle de qualité dont les modalités sont définies par décret et dont le coût est pris en charge par les exploitants des dispositifs. "

La législation sur les équipements biomédicaux se renforce et avec elle la notion de traçabilité. Les services de maintenance biomédicaux auront donc à gérer de façon fiable l'ensemble des contrôles qualité ainsi définis mais également, les résultats des contrôles et essais que ceux-ci auront conditionnés.

Une aide informatique à la gestion, des contrôles qualité et de la traçabilité des résultats ou états des contrôles ou essais est donc à mettre en place.

F Matériovigilance

La matériovigilance vise à garantir la sécurité des dispositifs médicaux et a pour objet la surveillance des incidents pouvant survenir lors de l'utilisation du matériel médical. L'article L.665-6 du code de la santé publique constitue le fondement de la matériovigilance.

Cette législation stipule que :

 

" Le fabricant, les utilisateurs d'un dispositif et les tiers ayant connaissance d'un incident ou d'un risque d'incident mettant en cause un dispositif ayant entraîné ou susceptible d'entraîner la mort ou la dégradation grave de l'état de santé d'un patient, d'un utilisateur ou d'un tiers doivent le signaler sans délai à l'autorité administrative ".

Elle permet à l'autorité administrative le recensement, l'évaluation et la diffusion des incidents et risques d'incidents graves et des rappels effectués par les fabricants.

Au sein de chaques hôpitaux, une cellule de matériovigilance doit permettre :

•  
• De signaler les incidents ou risques d'incidents au ministère (Formulaire cerfa N° 10246*01),

   

• D'enregistrer, d'évaluer d'exploiter et de diffuser les informations signalées dans un but de prévention,

   

• De réaliser des études et travaux concernant la sécurité d'utilisation de dispositifs médicaux,

   

• De réaliser et de suivre les actions correctives décidées.

La matériovigilance s'applique aux équipements biomédicaux puisque ce sont des dispositifs médicaux (cf. formulaire cerfa N° 50106#01). Une aide informatique permettant de gérer mais également de réaliser une traçabilité de la matériovigilance doit être mise en place.

F Traçabilité

Dans un souci de traçabilité, l'historique des équipements biomédicaux réformés doit être accessible et disponible.

F Remarque

Le biomédical est un domaine dont l'environnement, les contraintes et les réglementations sont en constante évolution. Tout progiciel doit pouvoir suivre ces évolutions. Afin d'être bien implanté dans le secteur, les progiciels dédiés biomédical ont tous développés un partenariat avec une société ou association du secteur et créé des clubs utilisateurs afin de faire remonter les besoins réels ou émergents.

1.  
2. Equipements informatiques

Le service informatique de l'HEGP estime qu'il aura à gérer un parc d'environ 10 000 équipements formé :

•  
• Des serveurs,

   

• Des éléments actifs du réseau (répartiteurs, HUBÖ),

   

• Des stations de travail (consoles, écrans, claviers...),

   

• Des périphériques (imprimantes, scanner, graveur, traceur...),

   

• Des équipements mobiles (portablesÖ).

Au regard des différents équipements évoqués précédemment, la gestion de ces équipements est simple et repose sur un inventaire du parc. La maintenance de ces équipements est principalement corrective, aucune réglementation particulière impose de tenir à jour un historique et, l'arborescence de gestion technique est réduite au minimum :

F Localisation

La localisation de ces équipements est fixe, ils peuvent donc être localisés en les affectant à un local. Ces équipements doivent cependant être localisés sur le réseau informatique de l'hôpital. Cette localisation est réalisée en les affectant à un numéro de prise informatique du réseau.

Les équipements mobiles sont à localiser d'une manière plus générale au service auquel ils sont affectés.

1.  
2. Equipements téléphoniques

Une estimation des besoins réalisée par le service technique Courants Faibles de l'HEGP estime le nombre d'équipements téléphoniques à près de 5 000. Sont pris en compte sous cette appellation :

•  
• Les téléphone fixes,

   

• Les équipements mobiles : Bips et portables.

L'arborescence de gestion technique de ces équipements consiste en un simple inventaire de ceux-ci.

F Localisation

Les équipements fixes sont à localiser en les affectant à un local. Ces équipements doivent également être localisés sur le réseau téléphonique de l'hôpital. Cette localisation est réalisée en les affectant à un numéro de prise téléphonique du réseau.

Les équipements mobiles sont à localiser d'une manière plus générale au service auquel ils sont affectés.

1.  
2. Equipements hôteliers

D'après l'évaluation des besoins, l'HEGP comportera près de 60 000 équipements hôteliers. Sont définis comme équipements hôteliers :

•  
• Le mobilier de chambre,

   

• Le mobilier de bureau,

   

• Les équipements de cuisine,

   

• Les équipements de lingerie,

   

• Les équipements de logistique.

F Localisation

Tout comme les équipements biomédicaux, un grand nombre d'entre eux sont mobiles. Il doit donc être possible d'affecter ces équipements à un local et de les localiser d'une manière plus générale en les associant à un service.

F Gestion technique

Les équipements d'une même famille peuvent être nombreux et ne posséder aucune contrainte ni caractéristique particulières obligeant à les gérer de manière distincte (aucun N° de série...). Il est donc possible de définir un équipement type auquel sera associée une quantité. Les équipements hôteliers de la salle de réunion forment, par exemple, un ensemble d'équipements constitué de X chaises de type A et Y tables de type B.

La notion de quantité permet de tenir à jour un inventaire quantitatif de ces équipements.

1.  
2. Planification des interventions préventives et des travaux

    

   Le service maintenance représente une soixantaine de personnes, il semble nécessaire au regard des points évoqués plus haut qu'une aide informatique à la gestion des ressources humaines soit mise en place.

    

    

3. Gestion du magasin

    

   Le service maintenance aura sa propre logistique et son propre magasin. Le magasin du service maintenance gérera en stock prés de 4 000 références et environs 200 références par jour (entrées & sorties). Une solution informatique devra permettre une aide à la gestion des commandes, réceptions, entrées et sorties de ce magasin.

    

    

4. Gestion comptable

Pour des objectifs de comptabilité analytique, les interventions de maintenance effectuées sont imputées :

•  
• Aux ressources de l'hôpital pour les équipements immobiliers,

   

• Aux ressources du service auquel ils sont affectés pour les équipements biomédicaux, téléphoniques, informatiques, hôteliers et le patrimoine immobilier.

1.  
2. Gestion économique :

    

   Toutes demandes d'achat de pièces détachées ou d'intervention externe nécessitent respectivement, un numéro d'approvisionnement ou de bon de commande, à transmettre aux sociétés concernées. Afin que le service économique puisse renseigner ce numéro, certaines données doivent lui être communiquées (cf. Annexe II : Relations avec le service économique).

   A la réception de cette demande, le service économique engage une dépense sur le logiciel Tigre et lui affecte un numéro d'approvisionnement ou de bon de commande qui sera communiqué au service maintenance. A la réception de la facture, celle-ci doit être validée par le service maintenance avant que toute dépense soit engagée par le service économique.

   Des interventions correctives ou des achats de pièces détachées peuvent être urgentes. Simplifier la communication entre les services économique et maintenance par l'utilisation de l'informatique permettrait un gain de temps. En effet, d'après le service économique lors d'une demande manuscrite, une demi-journée en moyenne sépare la demande de la réception du numéro d'approvisionnement ou de bon de commande par le service maintenance. Cette solution informatique permettrait également un suivi des relations entre les deux services (suivi des demandes de B.C. et de D.A., des facturesÖ).

    

    

3. Projet an 2 000

Tout dispositif (respirateur, défibrillateur, moniteur, monte charge, centrale de traitement d'airÖ) et système d'information hospitalier (GMAO, Gestion Technique du BâtimentÖ) contenant des microprocesseurs, microcontrôleurs ou logiciels, présente le risque potentiel de s'arrêter purement et simplement ou de présenter des dysfonctionnements lors du changement de millénaire [15].

Afin d'anticiper cette échéance pouvant être fatidique, il est important de répertorier puis de classer suivant leur niveau de criticité tout dispositif ou système d'information susceptible de ne pas être compatible avec le changement de siècle. Dans ce cadre, l'importance d'un outil informatique performant d'aide à l'inventaire n'est plus à prouver.

L'ensemble des points évoqués nous montre l'importance du volume et de la diversité des données qui seront à gérer par le service maintenance de l'HEGP. Dans un tel contexte, une aide informatique à la gestion technique du patrimoine s'impose. Celle-ci passe par un système d'information technique qui assimile les données puis les exploite afin de faire ressortir et rendre accessible les informations.

1.  
2. Chapitre III : Projet du service maintenance

    

   Afin de gérer le patrimoine technique de l'HEGP, le service maintenance souhaite mettre en place un système cohérent d'information reposant sur un Système d'Information Géographique et une Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur.

   Le travail qui m'a été demandé est de contribuer à la mise en place du système d'information technique afin d'aider à la gestion technique du patrimoine de l'HEGP.

   Avant de présenter ce qu'il m'a été donné de réaliser, il est important de mettre en avant les résultats d'une enquête qui m'a fortement influencé lors de mes démarches.

    

   1.  
   2. Sept écueils à éviter

" La réussite de la mise en place d'une GMAO dépend, du type de logiciel retenu, mais aussi et surtout de l'accompagnement du projet ", affirme Gilles Cantat, consultant de la société Sotratec. Cette société a en effet, réalisé une enquête auprès de 826 entreprises industrielles et tertiaires, afin de répertorier les différentes causes d'échec dans la mise en place et le suivi d'une GMAO. Elle concernait des entreprises possédant une GMAO de plus de deux ans et utilisant 17 progiciels différents [9].

Par échec, l'enquête entend : tout progiciel qui n'est plus utilisé, n'a jamais été mis en exploitation, mis hors d'usage par " effet de foudre " lorsque la GMAO ne correspond pas aux besoins ou, tout abandon consécutif à un acte de malveillance dirigé spécifiquement contre l'outil informatique ou lié à la disparition du concepteur du produit. Il peut également s'agir d'un produit dont moins de 25 % des fonctionnalités utiles à l'entreprise sont utilisées.

L'enquête a ainsi montré que 51,7 % des mises en place de progiciels de GMAO ont échoué, les principales causes étant les suivantes :

•  
• Le mauvais paramétrage qui représente 10 % des causes d'échecs, et ce du point de vue des codifications, tables de choix, bases de données et configuration,

   

• La conduite de projet qui représente 9,6 % des causes d'échecs. " Huit projets sur dix échouent lorsqu'ils sont pilotés par un informaticien seul. Il faut prendre en compte les besoins réels de l'utilisateur final ", indique Gilles Cantat.

   

• Le choix du produit, défaillant, d'interfaçage difficile ou manquant de fonctionnalités.

   

• Le rejet des utilisateurs. Le progiciel n'est pas suffisamment ergonomique, les écrans et les masques manquent de convivialité...

   

• La formation trop concentrée ou trop éloignée de la mise en application du système.

   

• Le coût trop élevé de la création de bases de données, des développements d'interface et de l'assistance extérieure.

Autre cause plus récemment isolée, le manque de conformité des progiciels aux exigences de certification ou d'agrément à certaines normes telles qu'ISO, FDA (Food and Drug Administration...). En effet, le logiciel doit pouvoir être adapté aux exigences législatives ou normatives du secteur où il est exploité (traçabilité, récupération de données des appareils de tests, archivageÖ).

" Cette enquête avait pour objectif de mettre en évidence les principales causes d'échec dans la mise en place d'une GMAO et de définir ce qu'il ne faut pas faire et ce qu'il ne faut plus faire. "

L'investissement dans une solution mise en échec est perdu et avec lui, bien souvent, l'ensemble des inventaires et données tenus à jour. Une refonte des informations est donc à mettre en place pour toute nouvelle solution. Dans la recherche de solutions informatiques afin de gérer le patrimoine technique de l'HEGP, il est important de prendre en compte ces différentes causes d'échecs.

1.  
2. GMAO
   1.  
   2. Approche du sujet

       

      Possédant peu de connaissances sur les contraintes de gestion et de maintenance des équipements autres que biomédicaux, j'ai dans un premier temps réalisé une étude des besoins basée sur la gestion des équipements biomédicaux. Ce document, transmis au service biomédical de l'hôpital BROUSSAIS, a pu être consolidé par les critiques émises.

      Afin d'organiser le Service maintenance de l'HEGP, les responsables et futurs responsables se réunissent le jeudi matin. Ces réunions m'ont permis de mieux appréhender les impératifs de maintenance des autres corps de métier, de soulever et d'éclaircir les points sensibles de gestion de leurs équipements au sein d'une GMAO, mais également d'élargir l'évaluation des besoins à l'ensemble du service maintenance.

      Différents progiciels ont été évalués à partir de cette mise à plat des besoins en terme de GMAO.

      Les évaluations présentées ci-après ne prennent en compte que les critiques ou spécificités intéressantes des progiciels. Les fonctionnalités de base n'étant pas répertoriées.

       

       

   3. BATMAN / SIP2

       

      Ce progiciel est développé par la Société OTH et sera livré à L'AP-HP dans le cadre du marché à l'ouverture de l'HEGP. Il est développé sous le logiciel Microsoft Access, Version 7.

      Le progiciel de maintenance BATMAN sera disponible dans sa prochaine version, SIP2, pour le début du troisième trimestre 1998. L'évaluation présentée ci dessous repose sur une présentation de quelques heures du progiciel.

      Celui-ci permet de tenir à jour un inventaire du parc d'équipements. Il permet également de gérer les interventions de maintenance préventive et curative sur ces équipements. Le progiciel ne satisfait cependant pas toujours aux attentes de gestion de maintenance attendues. En effet, ce progiciel a été développé dans le but de permettre une gestion de la maintenance de grands groupes structurés désirant gérer plusieurs sites avec un seul et même logiciel. Les fonctionnalités de ce progiciel sont figées et simples afin de convenir à un maximum de sites, en répondant à un standard de gestion commun et exploitable.

       

       

      F Evaluation

      Le progiciel permet d'associer des pièces détachées aux équipements, cependant il ne permet pas de gérer un stock de pièces détachées en maîtrisant les entrées, sorties et commandes de pièces détachées.

      Le progiciel ne permet pas de gérer les coûts de maintenance et d'exploitation d'un équipement (coût d'achat, de remise à neuf, des interventions, des pièces détachées...).

      Une codification des accès est réalisable en lecture et écriture pour l'ensemble de la base de données. Le contrôle des accès n'est cependant pas réalisable suivant le corps de métier dont dépend l'équipement ou son affectation à un service. Tout service, qu'il soit clinique ou technique, aura donc accès aux équipements et interventions des autres services.

      Le progiciel ne permet pas actuellement une gestion des équipements par code à barres et aucune évolution future du progiciel n'est prévue dans ce sens.

      Les fonctionnalités du progiciel ne sont pas adaptées aux spécificités de gestion des équipements biomédicaux (nomenclature CNEHÖ). Une évaluation plus poussée serait nécessaire pour déterminer s'il est possible d'implanter ces équipements au sein du progiciel.

      La société OTH définit les gammes de maintenance pour une famille d'équipements (ascenseur, groupe électrogène, pompe à vide, par exemple). Le Progiciel de GMAO sélectionné devra donc importer les équipements ainsi que les gammes de maintenance associées, du progiciel BATMAN / SIP2.

       

       

   4. ASMATCH

Développé par la société IAC (Ingénierie Aménagement Coordination) sous le SGBD Access Version 2 (Version 7 début septembre 1998), ce progiciel a été acheté en urgence par l'HEGP afin de répondre à un impératif de gestion des équipements immobiliers.

Puisqu'il permet une gestion des équipements immobiliers, nous avons confronté ce progiciel aux besoins de gestion des équipements biomédicaux, hôteliers, ainsi que du patrimoine immobilier.

Ce progiciel est bien adapté à la gestion du patrimoine immobilier. En effet, l'arborescence de gestion du progiciel : Affaire, ouvrage, lot, famille, permet d'intégrer parfaitement l'arborescence de gestion technique : bâtiment, étage, secteur, local, du patrimoine immobilier.

Sous la forme initiale vue, le progiciel de GMAO ASMATCH ne permettait pas une gestion satisfaisante de la maintenance biomédicale. La société IAC nous a demandés de lui transmettre les modifications nécessaires afin de gérer les équipements biomédicaux sous son progiciel. Les 13 modifications souhaitées sont données en Annexe III.

Ajouter une rubrique dans une fiche de saisie peut facilement être réalisé, cependant il faut qu'elle soit active lors de tris, d'analyses et visible sur les formulaires d'impression. Suite aux modifications apportées, une évaluation supplémentaire serait nécessaire afin de s'assurer de la pertinence des améliorations.

Cette société ne peut généraliser à l'ensemble de ces clients industriels, les modifications spécifiques au secteur hospitalier. L'HEGP exploiterait donc une GMAO qui lui serait propre avec tous les risques dans le suivi et l'évolution du progiciel. En étant le client unique du progiciel ainsi modifié, l'HEGP sera " pieds et poings liés ".

Les raisons évoquées plus haut nous ont incité à abandonner l'idée d'intégrer les équipements biomédicaux au sein du progiciel ASMATCH. Nous avons par la suite été réconfortés dans ce choix, la société IAC nous précisant après coup que cette solution lui paraît être la plus adaptée. De plus, elle ne pouvait se prononcer sur un délai de réalisation des modifications et s'engager à les réaliser avant le mois d'octobre 1998, date de réception des locaux.

F Evaluation (cf. Annexe III : Demande de modifications du progiciel ASMATCH)

Evoluant sous le SGBD Access, la mise en réseau d'un tel progiciel est lourde (Temps d'Access plus long aux données, maximum d'une quinzaine d'utilisateurs en utilisation simultanéeÖ).

Aucune application réseau aussi importante que celle qui est à mettre en place sur l'HEGP n'a été réalisée. L'interface entre les logiciels de SIG et de GMAO sera moins aisément réalisable et performant si elle doit exploiter ce type de SGBD, les développeurs préférant travailler avec les SGBD Oracle ou SQL serveur.

F Gestion des stocks

De même que pour le progiciel SOPHIE, il n'existe pas de seuil maximum de commande.

Les réceptions partielles sont gérées.

Il n'existe pas de liaison entre les pièces détachées et les fournisseurs. Il faudra donc pour chaque commande connaître le fournisseur, le délai de livraison, le coût unitaire de la pièce détachée, etc. . Le progiciel ne gère donc pas les multiples références d'une pièce détachée suivant le fournisseur.

Il n'est pas possible de renseigner les frais de port ou les réévaluations de coûts suivant le nombre de pièces commandées.

Il n'est pas possible d'affecter un numéro de bon de commande à une commande et donc de suivre ou de retrouver une commande suivant ce paramètre.

La localisation de la pièce détachée n'est pas gérée par le progiciel, un moyen détourné sera d'affecter un code de localisation (A2/E1/B10 : Armoire 2, 1 étage et Boite 10) dans la rubrique " Magasin " afin de renseigner le lieu de stockage.

Lors d'une commande, le cumul de la somme représente un coût Hors Taxe, la TVA n'est pas prise en compte (progiciel développé pour le secteur industriel).

Une réception ne peut être associée qu'à une commande, les pièces détachées réparées et restockées ne sont donc pas gérées (exemple : pompe hydraulique changée, réparée et remise en stock...).

F Configuration du serveur (cf.Ch III ß 2.9.4 : Serveurs)

F Configuration des postes clients

•  
• PC Pentium II 266 MHz recommandé

   

• RAM 64 Mo recommandé

   

• Disque Dur 3 Go minimum

   

• Lecteur CD-ROM

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

F Configuration du réseau

•  
• Windows NT 4.0

   

• Ethernet

1.  
2. Progiciels de GMAO dédiés biomédical

Ces progiciels se sont développés afin de répondre aux contraintes de gestion spécifiques des équipements biomédicaux. Très bien adaptés à la gestion des équipements biomédicaux (Gestion de la matériovigilance, des contrôles qualité, des contrats de maintenance, des interventions mixtes, du code CNEHÖ), les fonctionnalités de ces progiciels ne le sont pas toujours lorsque l'on souhaite gérer les équipements et installations techniques.

Prévus pour des interventions de maintenance préventives dont les périodicités sont généralement annuelles voir mensuelles, ces progiciels réalisent une planification ne tenant compte que de la prochaine intervention préventive. Ce planning ne renseigne donc pas sur l'ensemble des interventions à réaliser sur une période donnée. Par exemple, en lançant une planification sur un mois des interventions de maintenances préventives, une seule demande d'intervention apparaîtra sur les quatre associées à une maintenance préventive hebdomadaire. Ce type de planification ne permet pas de gérer convenablement la maintenance préventive des équipements immobiliers puisque ce type de périodicité se retrouve régulièrement. Il faut également remarquer qu'aucune déplanification n'est possible. Aucun de ces progiciels ne calcule, par personne ou par corps de métier, les charges de travail en fonction des interventions de maintenance à réaliser. De la même manière, aucune fonctionnalité de ces progiciels ne permet de planifier et gérer les travaux neufs et les chantiers.

Ces progiciels n'ont pas été développés dans un but de gestion des ressources humaines. Cependant, le service maintenance de l'HEGP sera composé d'une trentaine de personnes susceptibles de réaliser des interventions de maintenance.

Ces progiciels étant principalement dédiés à la gestion d'un parc d'équipements biomédicaux, les termes employés y font référence. Une surcharge d'informations (code CNEH, service utilisateur, contrats de maintenance, N° de marquage CE...) qui ne sont pas nécessaires à la gestion des autres équipements, alourdit inutilement les écrans de saisis. Pour cette raison, les progiciels de gestion des équipements biomédicaux commencent à être paramétrables afin de masquer les rubriques qui ne sont pas nécessaires à la gestion d'autres équipements.

Les équipements biomédicaux doivent être référencés de manière unique. Cette particularité n'a pas entraîné le besoin d'ajouter une rubrique quantité (exemple : 10 luminaires de l'aile Nord-Est) sur la fiche équipement de ces progiciels.

Ces progiciels permettent une gestion d'ensembles d'équipements mais pas de sous ou de sur-équipements. Les équipements peuvent appartenir à un ensemble, mais il n'est pas possible de définir un équipement principal. La gestion des équipements immobiliers doit permettre d'affecter des équipements à un ensemble d'équipements mais également des sous équipements à cet équipement. Il manque un niveau d'arborescence de gestion technique sur ces progiciels. Par exemple, il sera possible d'indiquer que l'équipement " Groupe électrogène A " fait partie de l'ensemble d'équipements " Groupe électrogène faible puissance " mais pas de décomposer ce groupe électrogène en sous-équipements (automate de régulation, alternateurÖ).

Des clubs utilisateurs se sont formés afin d'influencer et de proposer des améliorations sur les progiciels qu'ils exploitent. Cette particularité permet aux progiciels dédiés biomédical, de coller aux besoins réels ou émergents du secteur. Ces progiciels suivront donc toutes les évolutions spécifiques à la gestion de la maintenance hospitalière et à ses réglementations spécifiques. Ces progiciels prévoient d'inclure dans une version future : un suivi du plan d'équipement, l'intégration d'une future nomenclature européenne des équipements, une interface de communication avec le logiciel émergent de gestion des services économiques de l'AP-HP " TIGRE ACHAT".

Ces progiciels dédiés biomédical ont développés les fonctionnalités suivantes, afin de répondre aux besoins de gestion des services biomédicaux, :

•  
• Relation avec le service économique,

   

• Récupération des résultats des essais et tests réalisé sur des testeurs d'équipements biomédicaux,

   

• Relation avec les SAV externes,

   

• Gestion de la matériovigilance.

La nomenclature CNEH, une liste de fournisseurs et de modèles d'équipements peuvent facilement être récupérés et importés, soit par la société développant le progiciel, soit par le biais de fichiers récupérés d'un service biomédical utilisateur.

1.  
2. SOPHIE

Ce progiciel est développé par la société SOFMED, travaillant en partenariat avec la société CGEM bien implantée dans le milieu médical (6 sites APHP) en proposant une maintenance multi-marques, principalement dans le secteur de la radiologie.

Ce progiciel est avant tout dédié à la maintenance du matériel biomédical. Certains développements tendent à le faire évoluer vers la maintenance des équipements immobiliers.

F Avantages

L'aide à la gestion de la matériovigilance permet une saisie des paramètres composant une Fiche CERFA N° 10246*01 et de l'imprimer. Une version future devra permettre de rechercher et d'exploiter les informations directement sous le serveur que le ministère met en place. Un tri des équipements concernés, en fonction des paramètres saisis (marque, modèle, N° de sérieÖ), est réalisé automatiquement. Il est possible à la réception d'une fiche d'alerte de la diffuser par le biais de la GMAO aux services désirés (par défaut l'ensemble des services possédant un équipement concerné).

Le progiciel gère les interventions mixtes. Les rapports d'interventions interne et externe peuvent être saisis et liés à une même demande d'intervention. Plusieurs contrats peuvent être associés à un équipement ou modèle d'équipement.

Il est possible de réaliser des calculs d'indicateurs et d'analyses multicritères sans création de requêtes particulières.

La gestion de l'ensemble des données relatives aux équipements biomédicaux est facilitée par l'utilisation d'onglets. Des écrans simplifiés de gestion des équipements hôteliers, mais également de saisie des rapports d'intervention par des sociétés externes, améliorent la convivialité.

Des interfaces avec les testeurs d'équipements médicaux (testeurs de sécurité électrique, simulateurs patientÖ) des sociétés METRON, GAMIDA et INTEGRAL PROCESS ont été développées afin de récupérer les résultats des contrôles et essais. Ces interfaces sont comprises dans le progiciel et directement exploitable.

La société SOFMED a développé un module d'accès aux rapports d'interventions par téléphone afin que les sociétés externes puissent avec un code d'accès, accéder à leurs demandes et rapports d'interventions. OLYMPUS et SIEMENS sont les premières sociétés à utiliser ce moyen de communication. Devant être étendue, cette possibilité évitera une double saisie des rapports d'interventions et diminuera les saisies réalisées par le service biomédical. La mise en place de cette fonctionnalité nécessitera une concertation entre le service informatique et la société SOFMED afin de protéger l'accès au réseau de l'AP-HP. En effet, le réseau de l'HEGP fait partie d'un réseau plus important, celui de l'AP-HP et, dans un souci de sécurité d'accès aux informations, un seul point d'entré sur le réseau est à respecter afin de filtrer et de sécuriser les connexions.

L'actuel personnel du service biomédical de l'HEGP trouve ce progiciel plus convivial et plus complet que les autres.

Ce progiciel peut être exploité sous plusieurs SGBD, notamment ORACLE (Version 7.3.2) qui fait partie d'un marché de l'AP-HP.

Les évolutions du progiciel prévoient :

•  
• Une planification des interventions de maintenance et des travaux par corps de métier et personnel,

   

• Une déplanification suivant les résultats de calculs de charge de travail par corps de métier ou personnel,

   

• La réalisation d'une interface de communication avec le serveur du ministère,

   

• L'ajout d'une arborescence de gestion technique supplémentaire afin de saisir des sous-équipements,

   

• Le suivi des achats et la mise en place de plans d'équipements,

   

• La réalisation d'une interface avec le logiciel de gestion du service économique émergent à l'AP-HP : " TIGRE ".

F Inconvénients (cf.Ch III ß 2.4 : Progiciels de GMAO dédiés biomédical)

F Gestion des stocks

La gestion des stocks de pièces détachées est complète cependant, le progiciel ne permet pas la gestion d'un seuil maximum de commande.

F Serveur conseillé(cf.Ch III ß 2.9.4 : Serveurs)

1.  
2. OPTIM

Ce progiciel est développé par la société OPTIM sous le SGBD Microsoft Access Version 2 et sera disponible en novembre 1998 sous le SGBD Microsoft SQL Serveur Version 7. Cette nouvelle version reposera sur un partenariat développé avec Microsoft suite à des évaluations : de la société, des progiciels et des développeurs.

Ce partenariat permet à la société OPTIM, outre de porter le logo Microsoft, de disposer d'un support technique et de formations sur les logiciels Microsoft. Ce partenariat n'est pas isolé puisque la société IAC a également été contactée par Microsoft afin de développer un tel partenariat.

C'est le progiciel le plus utilisé par les services biomédicaux français afin de gérer leur parc d'équipements (11 sites AP-HP). Cependant, n'ayant pas connu d'évolution majeure depuis plusieurs années, beaucoup de clients se tournent vers le progiciel SOPHIE, en constante évolution.

F Avantages

Il est possible de créer des recherches, tris et analyses en développant des requêtes SQL afin de répondre à des besoins spécifiques. Les requêtes SQL, trop compliquées en utilisation quotidienne, seront à développer par les administrateurs.

La société OPTIM est actuellement située à 500 m de l'HEGP. Cette particularité supprime en cas d'interventions tout frais de déplacement et peut leur permettre d'intervenir plus rapidement.

L'interface code à barres que propose ce progiciel permet de lire différents types de code à barres (39, 128...) contrairement au progiciel SOPHIE ou seul le code à barres de type 39 peut être lu. Cette fonctionnalité permettrait d'exploiter les étiquettes référençant les équipements transférés des hôpitaux de Broussais, Boucicaut et Laënnec. En effet, l'interface de lecture reconnaît le type de code utilisé. Malgré tout, il semble préférable d'uniformiser dès le début l'ensemble des codifications, afin d'éviter tout problème (doublons, équipements non étiquetésÖ)

F Inconvénients

La gestion des équipements est beaucoup moins conviviale que sous le progiciel SOPHIE. Beaucoup de champs, de fenêtres, alourdissent les écrans.

En quittant une fiche, toutes les modifications de rubriques sont enregistrées sans demande préalable de validation. Les modifications apportées n'étant pas signalées des erreurs peuvent être enregistrées par inadvertance.

Les interventions mixtes ne sont pas gérées par le progiciel, il faut saisir une intervention interne puis externe. La fonction copier / coller permet cependant de faciliter la création d'une demande d'intervention possédant les mêmes caractéristiques. Dans une telle configuration, il ne sera pas possible de réaliser des analyses sur les interventions mixtes et d'évaluer le partenariat existant.

Plusieurs contrats de maintenance ne peuvent pas être associés à un équipement ou modèle d'équipement (un contrat pouvant par exemple prendre en charge le correctif et un autre le préventif).

L'aide à la gestion de la matériovigilance n'est pas aussi complète que sur le progiciel SOPHIE. Il est possible de saisir les différents paramètres composant une Fiche CERFA N° 10246*01 et de l'imprimer. Cependant, il n'est pas possible d'en réaliser une diffusion, de retrouver automatiquement suivant les paramètres saisis (marque, modèle, N° de série) les équipements concernés, de suivre les actions engagées, etc. .

Il nous a également été signalé, qu'aucune alarme, alerte d'une nouvelle demande d'intervention pouvant être urgente. Il faut en effet consulter le progiciel pour s'en apercevoir.

Evoluant sous le SGBD Access, la mise en réseau d'un tel progiciel est lourde (temps d'accès plus long aux données, maximum d'une quinzaine d'utilisateurs en simultanéÖ).

Aucune application réseau aussi importante que celle qui est à mettre en place sur l'HEGP n'a été réalisée (maximum de 10 utilisateurs en réseau au service biomédical de l'hôpital la Pitié Salpêtrière). L'interface entre les logiciels de SIG et de GMAO sera moins aisément réalisable et performant si elle doit exploiter ce type de SGBD, les développeurs préférant travailler avec les SGBD Oracle ou SQL serveur.

La prochaine version du progiciel sera disponible en octobre cependant, il faudra attendre la version 7 du SGBD SQL Serveur de Microsoft, dont la sortie est prévue pour le mois de novembre 1998. Au démarrage de la nouvelle version, il faut s'attendre à de nombreux BUGS inhérents à tous nouveaux développements. Certaine personne du service maintenance de l'HEGP ne possède aucune formation et compétences informatiques, il n'est pas souhaitable de les confronter à ces problèmes (" La GMAO, de toute façon ça ne marche jamais ! "Ö). Ces personnes devront également suivre une double formation sur le progiciel.

F Gestion des stocks (cf. évaluation des stocks du progiciel SOPHIE)

F Configuration du serveur

•  
• Serveur Pentium 200 MHZ

   

• RAM 32 Mo

   

• Disque Dur Configuration non transmise

   

• Lecteur CD-ROM

   

• Moniteur 14"

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

La nouvelle version du progiciel OPTIM pourra évoluer sous le serveur décrit plus haut. Il faudra cependant acheter les licences d'exploitation du SGBD SQL Serveur Version 7. Le prix annoncé par Microsoft est d'environ 500 F par poste soit un surcoût pour l'HEGP de plus de 20 000 F.

1.  
2. STABILOG

Ce progiciel est développé par la Société Data Synthèse en partenariat avec le SIRIF (Syndicat Interhospitalier Régional d'Ile de France). L'hôpital Broussais est le client le plus important du progiciel et lui sert de vitrine. Les inventaires des équipements biomédicaux et hôteliers de l'hôpital Broussais sont actuellement tenus à jour sous celui-ci.

Trois postes installés au service technique biomédical de l'hôpital Broussais est actuellement la configuration réseau la plus importante exploitée sur un site. Il est à remarquer que de nombreux conflits apparaissent lors d'utilisations simultanées. Les services biomédical et hôtelier ne le trouvent pas ergonomique et performant.

Il n'y a pas de gestion de compteurs horaires, de la matériovigilance, de sous et de sur-équipements.

Il est possible de codifier les accès au progiciel suivant quatre niveaux. Le contrôle des accès n'est cependant pas réalisable suivant le corps de métier dont dépend l'équipement ou son affectation à un service. Tout service, qu'il soit clinique ou technique, aura donc accès aux équipements et interventions des autres services.

Le prix d'acquisition de ce progiciel est moins élevé que les autres et très intéressant pour des configurations simples. Ce progiciel est développé pour de petites structures dont les besoins ou les ressources n'orientent pas leur choix vers une solution GMAO proposant plus de fonctionnalités.

1.  
2. COSWIN

Ce logiciel est développé par la société SIVECO GROUP, leader européen de solutions GMAO. C'est un logiciel provenant de l'industrie, orienté tertiaire. La liste de références est impressionnante. Le CHU de CAEN ainsi que 9 autres centres hospitaliers français ont opté pour ce logiciel, modulaire et paramétrable.

F Avantages

Il est possible de construire de façon simple et intuitive une arborescence de gestion technique suivant le découpage souhaité. Plusieurs tables distinctes permettent la saisie d'arborescences parallèles (CR / UA, nomenclature CNEHÖ).

Les droits d'accès (lecture, écriture et non visible) sont paramétrables suivant toutes arborescence et fonctionnalité, tout écran et même champs de saisie.

Plus de 200 calculs d'indicateurs et analyses prédéfinis sont disponibles. Il est ainsi possible de réaliser des analyses multicritères de PARETO suivant les coûts, temps de maintenance ou nombre d'interventions.

Une interface de communication entre ce logiciel et le SIG BUILDING ONE, développé par la société ABSIA, a déjà été réalisée. Celle-ci repose sur un bouton localisation qui, lorsqu'il est activé sous le logiciel de GMAO, ouvre le SIG afin de localiser sur les plans l'équipement sélectionné.

Une disponibilité associée à un support Hot Line performant est, d'après le service biomédical du CHU de CAEN, l'un des meilleurs atouts de ce logiciel.

F Inconvénients

L'aide à la gestion de la matériovigilance n'est pas aussi complète que sur le progiciel SOPHIE. Il n'est ainsi pas possible de saisir les différents paramètres composant une Fiche CERFA N° 10246*01 et de l'imprimer. La gestion de la matériovigilance consiste à pouvoir affecter une description de l'alerte aux équipements. Afin de suivre les corrections des défauts constatés, il faut créer des interventions pour chaque équipements concernés.

Le ministère met en place un serveur Internet afin de faciliter la diffusion des alertes. Actuellement, aucune fonctionnalité, permettant de rechercher et d'exploiter les informations disponibles sur ce serveur, n'est prévue.

Les progiciels de GMAO dédiés biomédical ont déjà réalisé des interfaces de communication avec les testeurs d'équipements biomédicaux afin de récupérer, dans un soucis de traçabilité, les résultats des contrôles et essais. Ce logiciel ne possèdent aucune de ces fonctionnalités.

Plusieurs contrats de maintenance peuvent être affectés à un équipement cependant, ces contrats de maintenance ne sont pas visibles sur la fiche équipement. Une recherche de contrat sur un équipement sera nécessaire pour toute intervention à réaliser.

Ce logiciel étant modulable et paramétrable, sa mise en service sera plus longue, un travail de fond important sera à réaliser. Développé afin de répondre aux besoins du secteur industriel, les termes et fonctionnalités y font référence, ce qui rend le logiciel moins convivial.

La récupération de données est à réaliser par l'HEGP, la société SIVECO GROUP fournira et formera les administrateurs GMAO de l'HEGP sur le logiciel de récupération de données " Clic Clac ".

L'ensemble des fonctionnalités de ce logiciel ne serait exploité qu'à près de 20 % d'après le service biomédical du CHU de CAEN. L'ensemble des fonctionnalités inexploitées alourdit le logiciel et créé un climat ou l'on se sent dépassé.

F Configuration du serveur

•  
• Processeur Pentium PRO 200 MHz

   

   

• Disque Dur 4 Go SCSI

   

   

• Moniteur 14"

   

• RAM (Windows NT 4.0) 64 + 3 Mo par utilisateur = plus de 252 Mo de RAM

   

   

• Lecteur CD-ROM obligatoire

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

CosWin peut être installé sur les versions réseau d'Oracle suivantes :

•  
• Oracle Serveur 7.3 Version multipostes disponible sur plates-formes INTEL et entrés de gamme UNIX,

   

• Oracle Serveur Entreprise 7.3 Version multipostes disponible sur 80 plates-formes,

1.  
2. Tableau comparatif

   	ASMATCH	SOPHIE	OPTIM	CosWin
   Interventions mixtes	-	+	-	+
   Contrats de maintenance	-	+	=	=
   Planification	+	-	-	+
   Charge de travail	+	-	-	+
   Gestion équipements et patrimoine immobiliers	+	-	-	+
   Equipements biomédicaux	-	+	+	=
   Equipements hôteliers	-	+	+	+
   Gestion des Code à barres	-	+	+	+
   Gestion Contrôles Qualité	0	+	+	-
   Gestion matériovigilance	0	+	=	-
   Relations avec le service économique	-	+	+	=
   Gestion des Stocks	-	=	=	+
   Recherches, tris, analyses multicritères	=	+	+	+
   Codification des Accès	-	=	=	+
   Paramétrage	-	=	=	+
   Convivialité	=	+	=	+
   SGBD	Access	Oracle / Unix	Access	Oracle / Unix Serveur Annexe
   Relation GTPAO	-	+	-	+
   Réseau	10 à 15 max.	+	10 à 15 max.	+
   Récupération de données	Déjà réalisée pour les équipements immobiliers	SOPHIE	OPTIM	Logiciel Clic Clac
   Pérennité de la société	=	=	=	+

   + Bonne gestion

   = Gestion moyenne

   - Mauvaise gestion

    

    

3. Comparatif des offres

    

   Les configurations demandées étant différentes, celles-ci sont données en Annexe II (ß 14 : Configurations demandées).

   Offres	ASMATCH	SOPHIE	OPTIM	CosWin
   Logiciel	142 911,00	182 106,00	120 600,00	401 356,80
   Récupération de données	84 420,00	14 230,80	8 924,40	7 236,00
   Installation	24 120,00	3 557,70	26 773,20	12 542,40
   Formation	73 566,00	16 281,00	Cf. Installation	68 983,20
   Maintenance	70 551,00	18 210,60	14 617,00	(-50%) 32 108,54
   Divers (matérielÖ)	0	45 345,60	50 652,00	57 888,00
   TOTAL TTC	395 568,00 F	279 731,70 F	221 566,60 F	580 114,94 F
   Remarques		- Garantie de 1 an	- Garantie de 6 mois	- Offre commerciale la première année de 50 % sur la maintenance - Prix incluant 8 douchettes code à barres au lieu de 12 (+25 000 F TTC)
   Lots de 10 000 étiquettes code à barres		30 000,00 F TTC	31 356,00 F TTC	Non transmis
   Lots de 60 000 étiquettes code à barres		154 800,00 F TTC	130 248,00 F TTC	Non transmis

    

    

4. Choix des progiciels

Le progiciel BATMAN dans sa version SIP2 nous sera livré dans le cadre du marché à l'ouverture de l'HEGP. Les fonctionnalités de ce progiciel ne répondent cependant pas aux besoins de gestion du service maintenance de l'HEGP (aucune gestion des coûts...). Ce progiciel n'a donc pas été retenu comme solution GMAO.

Afin de répondre à un impératif de gestion des équipements immobiliers, le service maintenance s'est doté, en urgence, du progiciel de GMAO ASMATCH dont les fonctionnalités sont adaptées à la gestion de la maintenance de ces équipements.

Dans ce cadre, le premier objectif de mon stage a été d'évaluer le progiciel de GMAO ASMATCH, au regard des besoins de gestion technique des équipements biomédicaux, hôteliers ainsi que du patrimoine immobilier.

Au terme de cette évaluation, il en ressort que la structure de ce progiciel est adaptée à la gestion du patrimoine immobilier. Parallèlement, il ne permet pas dans la version vue, une gestion des équipements biomédicaux et hôteliers suivant les attentes du service maintenance. Les demandes de modification nous paraissant trop importantes, nous avons abandonné l'idée de gérer ces équipements sous le progiciel ASMATCH.

Un central d'appel, composé de deux personnes, doit être mis en place afin de saisir les demandes d'intervention du service maintenance. Des COrdonnateurs Techniques d'Etages (COTE) auront comme objectif de suivre les interventions demandées par les services cliniques sous leur responsabilité. Un progiciel unique gérant l'ensemble des équipements simplifierait donc, l'organisation du service maintenance.

Le progiciel CosWin, développé pour le secteur industriel par la société SIVECO leader européen de solution GMAO, commence à s'implanter dans le secteur médical (Centre Hospitalier Universitaire de CAEN et 9 autres Centres Hospitaliers). Ce progiciel, modulable, permet d'intégrer tout type d'arborescence de gestion technique des équipements.

Ces constatations nous ont incités à évaluer ce progiciel. L'évaluation nous a montré que le progiciel CosWin est très bien adapté à la gestion des équipements immobiliers, hôteliers et du patrimoine immobilier. La gestion des équipements biomédicaux est, dans l'ensemble, bien réalisée (gestion des équipements suivant la désignation et le code CNEH, gestion des interventions mixtesÖ). Cependant, les gestions des contrats de maintenance, des contrôles qualité, et de la matériovigilance sont moins élaborées que sous les progiciels dédiés biomédical. Les progiciels dédiés biomédical offre des fonctionnalités reposant sur des partenariats avec les sociétés du secteur biomédical (testeurs d'équipements biomédicaux, saisis des rapports d'interventions à distance par les SAVÖ, accès au serveur du ministère en projetÖ), que ne propose pas le groupe SIVECO.

L'inventaire des équipements ainsi que les gammes de maintenance préventives associées, tenus à jour sous le progiciel de GMAO BATMAN / SIP2, ont déjà été importées, retravaillées et exploitées sous le progiciel ASMATCH.

Contrairement au progiciel ASMATCH, les progiciels dédiés biomédical ne permettent pas de gérer les équipements immobiliers suivant les attentes du service maintenance (planification insuffisante, charge de travail pas calculée, pas de gestion des travaux neuf, de sous ou sur-équipementsÖ).

Les impératifs de gestions, technique, économique, comptable et de maintenance, sont moins contraignants pour les équipements hôteliers que biomédicaux (cf. Ch II ß 4 : Le patrimoine de l'HEGP). Un progiciel de GMAO dédié biomédical permettrait donc de fédérer la gestion de ceux-ci.

L'ensemble de ces constatations nous a incités à opter pour une solution de deux progiciels distincts :

•  
• Le progiciel de GMAO ASMATCH afin de gérer le patrimoine immobilier et les équipements immobiliers,

   

• Un progiciel dédié biomédical afin de gérer les équipements biomédicaux et hôteliers.

Trois progiciels de GMAO spécialisés se partagent le marché de la maintenance biomédicale :

•  
• " Stabilog " développé par la société Data Synthèse,

   

• " OPTIM " développé par la société du même nom,

   

• " SOPHIE " développé par la société SOFMED.

Le premier progiciel n'a pas été retenu car il est moins performant et convivial que les deux autres. De plus, il n'a jamais été exploité par un site dans une configuration réseau aussi importante. En effet, le site de référence de ce progiciel est l'hôpital Broussais, où la configuration est de trois postes en réseau.

Les deux autres progiciels proposent des fonctionnalités assez similaires. Les gestions des contrats de maintenance, des interventions mixtes et de la matériovigilance sont cependant plus complètes sous le progiciel SOPHIE. Trouvant également plus convivial ce dernier, notre préférence s'est donc portée sur lui.

La nouvelle version du progiciel OPTIM, normalement commercialisée en novembre 1998, soulève également plusieurs problèmes : le personnel devra suivre une seconde formation et des BUGS inhérents au lancement d'une nouvelle version apparaîtront. Ces deux problèmes touchent particulièrement l'HEGP puisque pour certaines personnes du service maintenance, la GMAO sera l'un des premiers contacts informatiques. Il faut aussi souligner qu'une dizaine de postes en réseau représente actuellement la configuration maximum exploitée sur un site.

F Récapitulatif

	ASMATCH	SOPHIE
Patrimoine immobilier	þ
Equipements immobiliers	þ
Equipements biomédicaux		þ
Equipements hôteliers		þ
Magasins de pièces détachées		þ

La gestion du magasin de pièces détachées sera réalisée sous le progiciel de GMAO SOPHIE, le progiciel ASMATCH étant moins performant (aucune association entre les pièces détachées et les fournisseurs, pas de gestion de multiples référencesÖ).

1.  
2. Organisation
   1.  
   2. Sensibilisation et formation des utilisateurs

      La GMAO sera pour certaine personne du service maintenance l'un des premiers contacts avec l'informatique. Ces personnes exerçaient auparavant au sein de services techniques ne possédant pas un tel outil.

      Afin de les sensibiliser, une formation de quelques minutes leur a été dispensée et une petite plaquette explicative des fonctionnalités de bases et buts d'une GMAO leur a été transmise (cf. Annexe V). Une présentation et démonstration des fonctionnalités d'un progiciel a par la suite permis à ces personnes de visualiser sous quelle forme se présente une GMAO et comment renseigner celle-ci.

      Cette sensibilisation a répondu aux grandes interrogations de chacun et, a surtout démystifié " la GMAO " et son utilité.

      A leur demande, un poste de démonstration est laissé au personnel du service maintenance afin qu'il puisse avant toute formation manipuler sur un progiciel de GMAO.

      Par la suite, une formation poussée de quelques administrateurs leur permettra d'initier les futurs utilisateurs. Une première prise en main du progiciel conduira à une formation plus importante du personnel afin de répondre aux différentes interrogations et questions de chacun. Cette première approche du progiciel est importante car elle permettra aux utilisateurs de prendre conscience des difficultés. Ils seront d'autre part plus attentifs lors de la formation. Cette formation doit être divisée en deux parties assez espacées pour permettre au personnel de s'exercer.

      Espacer la formation est très important, car il faut laisser le temps au personnel de comprendre et de manipuler entre les formations. Une formation trop concentrée ou trop éloignée de la mise en application, est l'une des principale cause d'échecs dans le lancement d'une solution GMAO (cf. Ch III ß 1 : Sept écueils à éviter).

       

       

   3. Installation

      Dans le cadre du marché, la réception des locaux se déroule à partir du mois d'octobre 1998 jusqu'à l'arrivé du premier patient prévue pour février 1999. Durant cette phase de transition, le service maintenance s'organisera en fonctionnant sans patient. Les administrateurs GMAO devront être formés avant le début de cette phase pour former rapidement une première fois le personnel. Celui-ci suivra une formation plus poussée lors du mois de décembre afin de laisser le mois de janvier pour répondre aux dernières questions et interrogations lors de la dernière séance de formation.

      Avant la réception des locaux, et du serveur, une mise en service de quatre postes est suffisante pour le progiciel SOPHIE (1 poste pour chaque Ingénieur Biomédical, 1 poste pour le responsable du service biomédical et 1 poste partagé accessible à tous). Concernant le progiciel ASMATCH, une configuration de 3 postes est suffisante (1 poste pour l'ingénieur maintenance, 1 poste pour le responsable du service méthode, 1 poste partagé accessible à tous).

      La monté en charge des postes suivants doit coïncider avec l'arrivée du personnel dans les locaux. Afin de faciliter l'organisation, il est à conseiller d'installer dans la même phase l'ensemble des postes.

      La mise en service du module d'accès aux surveillantes du progiciel SOPHIE peut attendre le mois de janvier 1999. Simple d'utilisation et convivial, une formation assurée par les administrateurs est suffisante sur ce module.

      Les équipements biomédicaux et hôteliers achetés seront mis en service progressivement, l'inventaire de ces équipements sera à réaliser lors de cette phase.

      Les inventaires des équipements biomédicaux et hôteliers transférés des hôpitaux de Broussais, Boucicaut et Laënnec seront à récupérer sous le progiciel SOPHIE. Ces inventaires sont tenus à jour suivant l'hôpital sous des progiciels différents. Une phase de récupération de données a été incluse dans le devis pour importer ces inventaires. Afin de refondre l'inventaire, les équipements transférés seront à étiqueter par code à barres à la réception et le numéro d'inventaire à renseigner dans la GMAO. Les équipements biomédicaux de l'hôpital Laënnec transférés et dont l'inventaire n'est pas disponible, seront à inventorier lors de leur réception sur l'HEGP.

       

       

   4. Accès à distance

      La mise en place d'un module d'accès aux rapports d'interventions par téléphone que propose le progiciel SOPHIE nécessitera une concertation entre le service informatique et la société SOFMED, afin de protéger l'accès au réseau de l'HEGP par le biais d'une interface de communication. Pour des raisons de sécurité d'information, il ne doit en effet, exister qu'un seul point d'entrée sur le réseau de l'AP-HP dont fait partie celui de l'HEGP.

       

       

   5. Serveurs

      Afin d'encombrer au minimum le réseau informatique interne de l'HEGP, il est souhaitable que chaque progiciel de GMAO ait son propre serveur. Deux serveurs seront à acquérir, la base de données du progiciel ASMATCH peut cependant être placée sur le même serveur que le SIG. Cette configuration est d'autant plus importante qu'une interface de communication est à mettre en place entre ces deux logiciels. La configuration du serveur ASMATCH ci-après est donc donnée à titre indicatif.

       

       

   6. Sauvegarde

Il est important de prévoir un système de sauvegarde des données. Le système MIRORING semble le plus adapté à notre configuration. Ce système réalise une sauvegarde sur un ou plusieurs disques dur parallèles. Un système de sauvegarde sur support physique est également nécessaire afin de pouvoir récupérer les données si l'ordinateur n'est plus exploitable. Ce type de sauvegarde peut être réalisé sur support DAT ou DLT.

Afin de ne pas perturber le trafic du réseau, chaque serveur doit posséder son système de sauvegarde.

•  
• Sauvegarde De type DLT ou DAT

F Serveur supportant le progiciel SOPHIE :

• Serveur Carte extensible Bi-processeur Pentium II 333 MHz
  Ou Carte Bi-processeur Pentium II 333 MHz

   

• RAM 96 Mo de RAM

   

• Disque Dur HOT PLUG de type MIRRORING 2×8 Go
  Ou HOT PLUG de type MIRRORING 4×4 Go

  Ou HOT PLUG de type RED V

   

• Moniteur 14"

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

   

• MODEM RTC 56 K ou Numéris, OLITECH ou US ROBOTIC

   

• SGBD ORACLE Version 7.3.2 sous NT

   

• Lecteur CD-ROM

   

• Lecteur de disquette 3.5"

   

• Sauvegarde De type DLT ou DAT

   

• Onduleur

F Serveur supportant le progiciel ASMATCH :

• Serveur Carte extensible Bi-processeur Pentium II 400 MHz

   

• RAM 236 Mo

   

• Disque Dur HOT PLUG de type MIRRORING 2×8 Go
  Ou HOT PLUG de type MIRRORING 4×4 Go

  Ou HOT PLUG de type RED V

   

• Moniteur 14"

   

• Lecteur CD-ROM

   

• Lecteur de disquette 3.5"

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

   

• MODEM RTC 56 K ou Numéris, OLITECH ou US ROBOTIC

   

• Sauvegarde De type DLT ou DAT

   

• Onduleur

F Onduleurs :

Les serveurs doivent être placés sur une prise ondulée mais également branchés sur un onduleur supportant le serveur, durant les micro-coupures et les 30 s nécessaires afin de lancer les groupes électrogènes.

1.  
2. SIG

    

   L'approche du sujet à été la même que précédemment cependant, ne pouvant bénéficier de version de démonstration des SIG, l'évaluation porte sur une présentation générale des logiciels, complétée par une formation plus poussée au sein des sociétés. La mise à plat des besoins en terme de gestion technique du patrimoine a permis l'élaboration d'un document d'évaluation des logiciels (cf. Annexe II). Ce document, transmis aux sociétés développant des SIG, leur a permis de présenter un devis.

   Les évaluations présentées ci-après ne tiennent compte que des fonctionnalités intéressantes ou insuffisamment développées, les fonctionnalités de base n'étant pas décrites.

    

   1.  
   2. ABSIA

Le logiciel de SIG ABSIA, développé par la société BUILDING ONE, nous a été présenté le vendredi 29 mai 1998. Ce logiciel est composé de plusieurs modules dont le module " gestion des câbles ", qui nous sera livré par la société Santerne dans le cadre du marché, à l'ouverture de l'HEGP.

De format basic, ce logiciel est moins convivial que les précédents. Une version du progiciel évoluant sous Windows NT est en cours de développement et sera beaucoup plus conviviale que la précédente. Actuellement la moitié des modules est disponible sous cette version, l'autre moitié le sera pour le mois de novembre.

Ce logiciel a été développé afin de gérer les câbles sous deux environnements :

•  
• Géographique afin de localiser les prises, chemins de câbles, locaux techniques...,

   

• Schématique afin de suivre plus facilement l'arborescence du câblage.

Il est à tous moments possible de passer d'un environnement à l'autre.

Un grand nombre de fonctionnalités sont de précieuses aides à la gestion des câbles. Ce logiciel trace en mode automatique ou semi-automatique, en fonction de critères à définir (chemin le plus court, le moins de connexion possible, passages autorisés ou interdits, encombrement des conduites...) des chemins de câbles. Ces chemins de câbles peuvent être modifiés manuellement. Le logiciel gère également l'encombrement des conduites en fonction des sections de câble. Il est possible de suivre un câble et de passer d'une extrémité à l'autre. Tous les boîtiers et armoires de câblage sont schématisées et leurs connexions inventoriées.

Ce logiciel a été retenu afin de réaliser la gestion du patrimoine du siège de la société Alcatel. Une interface de communication sera mis en place entre le logiciel ABSIA et les Autocommutateurs afin d'associer au numéro de prises téléphoniques le numéro ainsi que la désignation du poste associé. La société ABSIA sera donc plus à même de développer cette fonctionnalité, souhaitée pour l'HEGP sachant que les autocommutateurs seront les mêmes (Modèle Alcatel 4400).

Il est possible d'associer à un équipement informatique, son adresse réseau. Ce logiciel de GTPAO permet d'affecter et de gérer les équipements suivant leur affectation à un local mais également à une prise téléphonique ou informatique. Il est ainsi possible de gérer la connectique des réseaux de courants faibles jusqu'aux équipements. Le service informatique est très intéressé par cette fonctionnalité afin de suivre la connectique de l'ensemble du réseau informatique de l'HEGP. Le service informatique pourra également transmettre au service maintenance des demandes de passages de câbles comportant le tracé de ceux-ci sous forme de plan.

Le logiciel compare la connectique de l'équipement à celle de la prise et renseigne sur leur compatibilité. Il n'est pas possible par exemple, de connecter sous le logiciel un téléphone sur une prise informatique et inversement.

Ce logiciel permettra de centraliser les informations concernant la téléphonie, (N° de prise téléphonique, N° et désignation du poste, caractéristiques des équipements...) et l'informatique, (N° de prise informatique, adresse réseau, caractéristiques des équipementsÖ) sous un même logiciel. Cette fonctionnalité améliorera : l'accessibilité, la diffusion et la qualité des informations.

Dans une telle configuration, il permet de gérer les parcs d'équipements informatiques et téléphoniques, le service informatique de l'HEGP, souhaite réaliser le service informatique de l'HEGP.

Le logiciel BUILDING One exploite les plans sous son propre éditeur graphique mais peut importer ou exporter ceux-ci au format " DXF " (format standard d'échange de plans informatisés). L'ensemble des plans de l'HEGP ainsi que le logiciel de DAO AutoCAD, nous seront livrés au terme du marché à l'ouverture de l'hôpital. Par le biais du logiciel AutoCAD, il sera possible d'exporter les plans au format DXF et de les importer sous BUILDING ONE.

Toute mise en place d'une solution SIG nécessite une étape de mise à jour des plans afin de les rendre exploitables (fermeture des locaux, déclaration des objets dessinésÖ) par le logiciel. Une cloison, une fenêtre et plus généralement toutes entités possédant une représentation graphique doit être définies comme un objet possédant des caractéristiques appelées attributs (désignation, épaisseur, largeur, longueur, hauteur...).

La Société ABSIA par avec un avantage puisque les plans architecturaux ont été travaillés (fermeture des locaux) afin de les rendre exploitables sous BUILDING ONE par la société Santerne. La Société ABSIA devant réaliser des mises à jour pour la Société Santerne, il serait également possible de nous insérer dans ce programme afin d'optimiser les coûts.

Les points cités plus haut permettent à la Société ABSIA de diminuer les coûts de mise en place d'une solution de GTPAO mais également de proposer un planning de mise en service plus court.

Afin de rendre l'exploitation du câblage de l'HEGP possible sous le logiciel BUILDING ONE, il sera nécessaire de tenir à jour les plans sous l'éditeur graphique du logiciel. Dans le cas inverse, seul le schéma de câblage fonctionnel sera exploitable. Les fonctionnalités structurelles seront quant à elles inexploitables.

Les modifications de plans simples (déplacement, ajout, suppression d'une cloison, d'une fenêtre, d'une porteÖ) peuvent facilement être réalisées sous l'éditeur graphique du SIG. Le gros úuvre nécessitera, l'utilisation d'un logiciel de DAO. Il n'existe aucun lien possible entre des plans tenus à jour sous AutoCAD et l'interface graphique du logiciel BUILDING ONE. Une interface de récupération de plans au format DXF, filtre les données à importer. Si les plans ont été dessiné en respectant la charte graphique (Polylignes fermés, objet dessiné sous forme de bloc, désignations différentes d'objets symétriques, Ö) définie par la société ABSIA, les plans pourront être importés sans avoir à les retravailler. Si les plans n'ont pas été dessinés en respectant cette charte graphique, ce qui est le cas des plans tenus à jour par les architectes, ils ne seront exploitables sous le Logiciel Building One que comme support de dessin.

L'export au format DXF est lui compatible avec une lecture sous le logiciel de DAO AutoCAD.

Les deux interfaces, d'import et d'export de plans au format DXF, seront à définir pendant la phase de consultation prévue dans le devis.

Ne pouvant juger des fonctionnalités de dessin que propose ce logiciel, ni même de la réelle compatibilité de l'import ou export de plans au format DXF entre ce logiciel et AutoCAD, un dessinateur doit rencontrer la société ABSIA et se prononcer sur ces points.

Le patrimoine de la société ALCATEL est géré sous ce logiciel. L'administrateur du logiciel m'a confié que les fonctionnalités d'import et d'export au format DXF est compatible avec le logiciel de DAO AutoCAD. L'ensemble des plans est géré sous le logiciel BUILDING One, cependant toute les modifications architecturales sont réalisées sous AutoCAD. Les plans sont importés sous ce dernier, travaillés, puis récupérés sous BUILDING One. La démarche est d'après ce contact simple, conviviale et ne pose pas de problème de comptabilité inter-logiciel.

La disponibilité et l'écoute sont, d'après cette personne, des atouts non négligeable de la société ABISA.

Ce logiciel permet une gestion des équipements hôteliers suivant l'arborescence structurelle et fonctionnelle de l'HEGP. Il permet également de gérer les équipements par le biais d'une solution code à barres et aide à la gestion des déménagements.

Une interface de communication entre ce logiciel et celui de GMAO CosWin, développé par la société SIVECO, a déjà été réalisée. Celui-ci repose sur un bouton localisation sous le logiciel de GMAO qui, lorsqu'il est activé, ouvre le SIG afin de localiser sur les plans l'équipement sélectionné (possibilité de zoom).

Une interface avec le logiciel de gestion des réseaux informatique Open Wiew, développé par la société Hewlet Packard, a déjà été réalisée. A partir de ce logiciel, il est possible de connaître la localisation du poste visualisé puis, en cas de problème, de suivre et de remonter l'ensemble du câblage à partir de ce poste. Si l'inventaire des équipements informatiques est tenu à jour sous le logiciel Building One, il sera également possible de connaître les caractéristiques du poste visualisé sous Open Wiew.

La gestion des réseaux de distribution d'énergie repose sur les mêmes principes que la gestion des câbles. Cette fonctionnalité particulièrement bien gérée sous le logiciel BUILDING ONE permet d'ajouter qu'il sera plus à même de gérer les réseaux de distribution d'énergie de l'HEGP. Gérer l'ensemble des réseaux sous le même logiciel simplifierait également la tâche des administrateurs SIG.

D'un point de vue fonctionnel, les plans ne sont pas gérés sous forme d'entités (X plans au 1/50^ieme) mais au sein d'une base de données. Cette particularité permet de visualiser, de gérer et de travailler sur l'ensemble des plans sans avoir à ouvrir tel ou tel plan.

F Configuration du serveur

Dans le cadre du marché, le serveur supportant déjà le logiciel BUILDING One nous sera livré par la société Santerne. Ce serveur récupéré nécessitera un Up-Gradage en RAM de 64 Mo. Il faudra également prévoir un système de sauvegarde de type MIRORING et une carte réseau de type Ethernet TCP / IP 100 Base T.

•  
• Processeur PENTIUM 233 MHz

   

• RAM 64 + 64 à ajouter

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

F Configuration des postes administrateur

•  
• Processeur PENTIUM 233 MHz minimum

   

• RAM 64 minimum

   

• Ecran 17"

   

• Lecteur CD-ROM

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

1.  
2. GEO-MAP

    

   Le SIG (Système d'Information Géographique) développé par la société GÉOMAP nous a été présenté le mercredi 20 mai 1998.

   Ce logiciel est compatible et exploite le logiciel de DAO AutoCAD version 14 avec son extension AutoCAD MAP. La version 13 de ce logiciel de DAO nous sera remis dans le cadre du marché à l'ouverture de l'hôpital. Il sera nécessaire de mettre à jour le logiciel dans sa version 14 puis d'acquérir l'extension AutoCAD MAP. Tout poste supplémentaire nécessitera d'acquérir la version dans son intégralité.

   Ce logiciel permet de créer des liens entre les plans et plusieurs bases de données (Logiciel de gestion des clefs, GMAO par exemple). C'est la localisation (affectation à un local) qui réalise le lien entre les objets dessinés sur un plan et leurs caractéristiques que l'on nomme attributs, tenues à jours dans une base de données. Des interfaces de communication avec plusieurs logiciels peuvent être développées afin de renseigner les attributs. Le logiciel gère la mise à jour de toutes les bases de données associées à l'objet lors de la modification d'un attribut.

   Le logiciel GEOPATRIMOINE qui est présenté ci-après, possède différentes fonctionnalités (analyses, métrés, calcul de surface...) préétablis et directement exploitables pour gérer le patrimoine de l'HEGP. Le logiciel GÉOMAP permet de réaliser ces fonctionnalités cependant il faut les créer par le biais de requêtes. Un assistant performant permet une aide à la réalisation des requêtes qui, sauvegardées, pourront être réutilisées.

   L'avantage de ce logiciel est de coller aux plus près des besoins. GEOMAP est un logiciel puissant et flexible, mais moins convivial et d'apprentissage plus long. De plus, seul quelques personnes seront à même de réaliser des requêtes.

   Si ce logiciel est retenu, il faudra recenser l'ensemble des fonctionnalités souhaitées et réaliser les différentes requêtes en partenariat avec la société. Un cabinet de consultants travaille en partenariat avec la société GEOMAP afin de nous aider dans cette phase de conception de notre progiciel en définissant et créant les fonctionnalités souhaitées.

   Suite à l'installation, il en ressort qu'une période de 6 mois est nécessaire au paramétrage du logiciel.

   Ce logiciel permet un interfaçage non seulement via le protocole ODBC (Open Data Base Connectivity : interface permettant d'accéder au logiciel), mais aussi par l'utilisation de requêtes SQL (Structured Query Language), permettant la manipulation de bases de données, et OLE (Object Linking and Embedding ), permettant d'échanger des objets entre logiciels. Ce protocole OLE nous permettrait de communiquer avec le logiciel de gestion de câbles, BUILDING One, développé par la Société ABSIA, puisqu'il est orienté objet.

   Il est possible de codifier les accès aux différentes fonctionnalités du progiciel ainsi qu'aux différents plans accessibles.

   Ce logiciel peut exploiter le SGBD Oracle qui fait partie d'un marché de l'AP-HP.

   La société GEOMAP est située sur CHAMBERY (73). Cet éloignement entraînera un surcoût lors de tout déplacement (installation, formation, SAVÖ) au regard des autres sociétés situées dans la région sud Ile-de-France.

    

    

   F Remarque

   Cette société ne s'est pas beaucoup impliquée au regard des autres sociétés dont les contacts étaient plus fréquents et les présentations plus poussées. La société GEOMAP n'a d'ailleurs à ce jour toujours pas retourné un devis.

    

    

   F Configuration du serveur (Non transmise)

    

    

3. GEO-PATRIMOINE

Ce progiciel est compatible et exploite le logiciel de DAO AutoCAD dans ses versions 14 et 14 AutoCAD MAP. Autocad 14 avec le module AutoCAD MAP a été développé afin de mieux répondre aux besoins de gestion de plans patrimoniaux. Le logiciel de DAO AutoCAD dans sa Version 13 nous sera remis dans le cadre du marché à l'ouverture de l'hôpital afin d'exploiter les plans. Il sera cependant nécessaire de mettre à jour ce logiciel sous sa Version 14 (4.500 F HT par poste) et d'acheter tout poste supplémentaire.

Ce logiciel possède les mêmes caractéristiques que le logiciel GEOMAP décrit plus haut, avec cependant un ensemble de fonctionnalités directement exploitables afin de gérer le patrimoine de l'HEGP (gestion des surfaces, locaux, mobiliers, accès, personnel, réseauxÖ).

Ce logiciel permet également un interfaçage par le biais de requêtes SQL et des protocoles ODBC et OLE.

Ce logiciel peut exploiter le SGBD Oracle, qui fait partie d'un marché de l'AP-HP.

F Configuration du serveur

Le serveur sera à déterminer en fonction des possibilités d'interface avec l'autocommutateur mais il peut être : Serveur Micro sous NT ou, Station sous Unix.

•  
• Lecteur CD-ROM

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

   

• RAM 256 Mo

   

• Logiciel WIN 95 ou WINNT4.0
  Netscape Navigator ou Microsoft Internet Explorer 3.0 min

   

  1.  
  2. Tableau comparatif GTPAO

     	GEOPATRIMOINE	GEOMAP	ABSIA
     Compatibilité AutoCAD	+	+	=
     Convivialité	+	=	=
     Interface BUILDING One	-	=	+
     Gestion des câbles	-	-	+
     Gestion des réseaux	=	=	+
     Gestion des équipements informatiques et téléphoniques	=	=	+
     Gestion du mobilier	+	=	+
     Gestion des déménagements	+	?	+
     Gestion codes à barres	+	?	+
     Demandes d'interventions	=	?	=
     Relation avec Autocommutateur	=	=	+
     Gestion des surfaces et métrés	+	+	+
     Initialisation des plans	=	=	+
     Connaissances du chantier	-	-	+
     Intéressement au projet	+	=	+
     Confiance	+	-	=
     Planning d'intégration	=	=	+
     Paramétrage	+	+	-
     SGBD et serveur	Oracle / Unix	Oracle / Unix	Oracle / Unix

      

     + Bonne gestion

     = Gestion moyenne

     - Mauvaise gestion

     ? Fonctionnalité à développer

      

      

  3. Comparatif des offres

     	GEOPATRIMOINE	GEOMAP	ABSIA
     Logiciels 3 postes administrateur	203 000,00	285 460,00	244 000,00
     Maintenance annuelle	21 000,00	12 000,00	52 500,00
     Logiciel 5 postes consultations	100 000,00	0	142 500,00
     Maintenance annuelle	18 000,00	0	18 750,00
     Assistance, paramétrage, récupération des données, initialisation de la base de données, Installation	94 000,00	156 500,00	243 500,00
     Formation	50 000,00	0	58 000,00
     Phase de consultation	20 000,00	54 000,00	17 500,00
     Interface GMAO	16 000,00	21 500,00	22 500,00
     Interface Autocommutateur	16 000,00	21 500,00	22 500,00
     Interface Gestion des clefs	16 000,00	21 500,00	22 500,00
     Plan d'équipement	16 000,00	21 500,00	22 500,00
     Total F HT	570 000,00	593 960,00	886 750,00
     Reprise des plans	192 000,00	87 000,00	Inclue
     Total F HT	762 000,00	680 960,00	823 698,00
     Total F TTC	918 972,00	821 237,76	993 379,79
     Remarques		- Si déplacement 3 750/j + 1 800FHT frais de déplacement)	- Objets dessinés sous les plans insérés

      

      

  4. Choix du logiciel

      

     Les fonctionnalités de l'éditeur graphique du logiciel BUILDING One, la charte graphique à respecter, les réelles compatibilités des imports / exports de plans au format DXF et donc, la charge de travail nécessaire afin de tenir à jour les plans sous ce logiciel reste à évaluer par le futur dessinateur de l'HEGP.

     Dans le cas d'une évaluation du logiciel BUILDING One concluante de sa part, et puisque nous sommes contraints de tenir les plans à jour sous ce logiciel afin de gérer et de ne pas perdre l'ensemble du plan de câblage, le plus simple d'organisation et logique d'après les évaluations, est de retenir ce progiciel pour gérer le patrimoine immobilier de l'HEGP.

     En effet, différentes personnes rencontrées (géomètres, consultants, développeurs) ont précisé que la tenu à jour de l'ensemble des plans de l'HEGP représente une charge de travail d'une personne à plein temps. Dans le cas d'une évaluation défavorable, un autre logiciel peut être retenu. Exploitant AutoCAD, les logiciels GEO PATRIMOINE et GEO MAP ne posent aucun problème d'interface graphique. Cependant, afin d'exploiter et surtout de ne pas perdre l'ensemble des données du plan de câblage, les plans tenus à jour devront être importés sous le logiciel BUILDING ONE. Ces plans importés serviront de support de dessin afin de modifier les plans tenus à jour sous le logiciel BUILDING One. Cette double saisie représente une charge de travail qui pourrait être diminuée en respectant la charte graphique du logiciel BUILDING One. Il faut cependant que cette charte graphique soit identique à celle que requière l'autre logiciel (étude de faisabilité en cours par le dessinateur).

     De plus, aucun autre logiciel ne possède les fonctionnalités de gestion du câblage du logiciel BUILDING One (passage de câbles, gestion des câbles sous la forme d'une représentation fonctionnelle, visualisation des boîtiers et armoires de câblageÖ).Ne pouvant récupérer les plans de câblage, toute relation avec les réseaux de courants faibles nécessiteront un interfaçage avec le logiciel BUILDING One.

     Au regard des évaluations, le logiciel GEO PATRIMOINE serait à préférer au logiciel GEO MAP (moins convivial, plus complexe de mise en úuvre Ö). Le logiciel GEO PATRIMOINE est un très bon logiciel, cependant il ne présente pas d'arguments suffisant pour qu'il soit lui-même préféré au logiciel BUILDING One.

      

      

  5. Organisation

      

     Les architectes, maîtres d'úuvre du chantier, tiennent à jour les modifications architecturales du chantier sur les plans. Les plans seront validés et livrés au sein d'une armoire à plans informatisée par la société Santerne à la réception des locaux prévue pour le mois d'octobre 1998. Toute mise en place d'une solution SIG repose sur une phase d'initialisation des plans (fermeture des locaux, déclaration des objets dessinésÖ), elle ne peut donc pas débuter avant cette date.

     Pour qu'un SIG soit exploitable, il faut près de 6 mois (temps minimum d'après les sociétés) pour initialiser les plans (environs 2 mois) et construire la base de données, c'est à dire renseigner les attributs des objets. Afin de planifier cette phase, de former le personnel, et de développer les interfaces de communication (rencontre avec les sociétés des logiciels concernés), une phase de consultation a été demandée dans le devis. Cette phase de consultation doit permettre de planifier suivant les fonctionnalités retenues la mise en place du SIG.

     Un dessinateur ne représente sous un dessin que les murs ou cloisons. Afin de gérer les locaux il faudra, quel que soit le SIG retenu, créer une polyligne représentant la pièce.

      

      

     F Remarque

     Le sigle * est utilisé afin de numéroter les prises téléphoniques et informatiques sur les plans. Ce sigle est généralement utilisé en informatique pour remplacer un caractère inconnu lors de recherche, il nous a été conseillé de le remplacer par un autre sigle (par exemple un trait d'union).

      

     1.  
     2. Administrateur

Les missions d'un administrateur sont les suivantes :

•  
• Etre la personne référante sur l'ensemble des logiciels sous sa responsabilité,

   

• Mettre à jour les plans et renseigner le SIG,

   

• Définir les accès aux logiciels,

   

• Réaliser les sauvegardes,

   

• Maintenir les différentes bases de données (suppression des doublons, erreurs de saisiesÖ),

   

• Superviser les mises à jour des logiciels,

   

• Suivre et gérer la réalisation d'interfaces de communication avec d'autres logiciels,

   

• Sensibiliser et former le personnel sur les logiciels,

Pour l'HEGP, cette fonction doit être tenue par deux personnes afin que l'une puisse remplacer l'autre et continuer à renseigner et maintenir les bases de données. Ces deux personnes doivent posséder de bonnes compétences en DAO et informatique (réseaux, SGBDÖ).

Il est à signaler que la seule, tenue à jour des plans d'un établissement comme l'HEGP, nécessite d'après les différents contacts rencontrés, environ une personne à temps plein sur toute l'année. Ces mêmes personnes estiment que le rôle d'administrateur SIG et GMAO doit donc reposer sur deux personnes, et en aucun cas sur une seule personne. Ainsi, le patrimoine de la société ALCATEL, qui s'étend sur une superficie de 60 000 m², est géré sous le logiciel BUILDING One par une personne à temps plein.

1.  
2. Serveur

Il est à prévoir de placer le progiciel de GMAO ASMATCH sous le même serveur que le SIG, surtout si une interface de communication est souhaitée.

Il est important de prévoir un système de sauvegarde des données. Le système MIRORING semble le plus adapté à notre configuration. Ce système réalise une sauvegarde sur un ou plusieurs disques dur parallèles. Un système de sauvegarde sur support physique est également nécessaire afin de pouvoir récupérer les données si l'ordinateur n'est plus exploitable. Ce type de sauvegarde peut être réalisé sur support DAT ou DLT. Le serveur à acquérir doit être configuré de la sorte. La configuration ci-après est la configuration minimale à acquérir :

• Serveur Carte extensible Bi-processeur Pentium II 400 MHz

   

• RAM 236 Mo

   

• Disque Dur HOT PLUG, 2×8 Go MIRRORING
  HOT PLUG, 4×4 Go MIRRORING

  HOT PLUG, RED V

   

• Moniteur 14"

   

• Lecteur de CD-ROM

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

   

• MODEM RTC 56 K ou Numéris, OLITECH ou US ROBOTIC

   

• Sauvegarde De type DLT ou DAT

   

• Onduleur

F Onduleur :

Le serveur doit être placé sur une prise ondulée mais également branchés sur un onduleur supportant le serveur, durant les micro-coupures et les 30 s nécessaires afin de lancer les groupes électrogènes.

1.  
2. Poste du dessinateur et administrateur GMAO / SIG

La configuration détaillée est celle préconisée par le dessinateur de l'HEGP :

•  
• Processeur Pentium II 400 MHz

   

• SD-RAM 256 Mo minimum - 100 MHz

   

• Carte vidéo AGP 2 X-ATI, All Wonder Pro

   

• Disc Dur 8.4 Go - 8,5 ms

   

• Sauvegarde 5 Go

   

• Ecran 17" ou 19"

   

• Carte réseau Ethernet, TCP / IP 100 Base T

   

• CD-ROM ñ lecteur DVD

   

• Graveur Réinscriptible 650 Mo ou DVD 17 Go + Carte Compatible Logiciel

   

• Clavier Multimédia 290 Natural Keyboard (Elite Microsoft)

   

• Souris Logitec USB ou PS2 Microsoft Mouse 2

   

• Traceur couleur A0

   

• Imprimante laser A3 couleur

   

• Scanner

   

• Appareil photo numérique

   

• Onduleur

1.  
2. Conclusion

    

   Tout au long de ce stage j'ai constaté l'importance de la veille technologique. Certains points, pris en compte lors de la conception du projet HEGP il y a plus d'une dizaine d'années, auraient simplifié quelques démarches actuelles. Cependant, comment prévoir l'émergence des SIG alors que l'informatisation des plans relevait des nouvelles technologies.

   Durant cette phase projet, il faut formaliser et mettre en úuvre une nouvelle organisation basée sur les problèmes rencontrés à tous les stades de vie d'un établissement hospitalier. Contribuer à mettre en place le Système d'Information Technique de l'HEGP a été très formateur puisque l'ensemble des relations internes et externes au service maintenance a du être défini.

   La GMAO est de ce point de vue un axe privilégié puisqu'elle structure l'organisation du service maintenance et aide à la gestion des ressources physiques et humaines.

   Il est d'ailleurs à remarquer que l'utilité d'une GMAO n'est plus à démontrer, l'objectif principal étant désormais d'acquérir la solution la plus adaptée aux besoins.

   La gestion de la maintenance des équipements biomédicaux repose sur des impératifs de gestion techniques et législatifs en constante évolution. Un progiciel dédié biomédical suivra les besoins émergents. Un progiciel provenant de l'industrie le fera-t-il ?. Malgré tout, les progiciels de GMAO provenant de l'industrie présentent des fonctionnalités que ne possèdent pas actuellement les progiciels biomédicaux. Afin de simplifier l'organisation du service maintenance, il faudra fédérer la maintenance du patrimoine immobilier et mobilier d'un établissement hospitalier sous un même logiciel. Il est donc souhaitable, que les sociétés proposant des solutions GMAO dédiées biomédicales développent les fonctionnalités manquantes.

   Les SIG ont, contrairement aux logiciels de GMAO, encore tout à prouver. Ces logiciels structurent et simplifient l'organisation interne du service maintenance en rendant accessible à tous l'information. Ils améliorent la connaissance du terrain, la coordination des actions à mener, l'analyse d'une situation et facilitent la prise de décision. Tous ces atouts feront de ce type de logiciel, de précieuses aides à la gestion technique du patrimoine hospitalier.

   Le projet TIGRE TOP de l'AP-HP úuvre pour la mise en place dans un proche avenir d'une Gestion Technique de Patrimoine Assistée par Ordinateur répondant aux besoins des différents hôpitaux. L'association d'un SIG et d'une GMAO dédiée biomédicale me semble la configuration appropriée afin de gérer le patrimoine d'un établissement hospitalier. Afin d'anticiper la demande, il est à conseiller aux sociétés développant des logiciels de GMAO dédiés biomédical d'aller dans ce sens en développant, les fonctionnalités manquantes afin de gérer le patrimoine immobilier puis, un partenariat avec une société qui propose un SIG orienté gestion du patrimoine.

    

    

3. Glossaire / Lexique

•  

   

• ATM Asynchronous Transfert Mode : Protocole de transfert de données suivant une technologie de transmission d'informations hauts débits et multimédia.

   

   

• Attribut Nom donné aux caractéristiques définissant un objet

   

   

• AutoCAD Logiciel de CAO / DAO

   

   

• C.A.O. Conception Assistée par Ordinateur

   

   

• C.N.E.H. Centre National des Equipements Hospitaliers

   

   

• D.A.O. Dessin Assisté par Ordinateur

   

   

• Données géo-graphiques Données spatialement référencées et dotées d'une représentation graphique

   

   

• Ethernet Normalisation de réseau physique

   

   

• G.M.A.O. Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur

   

   

• G.T.P.A.O. Gestion Technique du Patrimoine Assistée par Ordinateur

   

   

• Intranet Réseau privé utilisé par une entreprise pour ses applications internes

   

   

• Nomenclature CNEH Nomenclature des équipements hospitaliers réalisée par le CNEH à la demande du Ministère de la Santé. Cette nomenclature permet de grouper les équipements en familles suivant leurs fonctionnalités et secteurs d'activité. Une famille d'équipements est désignée par un code (5 chiffres) et une désignation associée.

   

   

• Objet Entités définis sous un SIG à partir d'attributs (données alphanumériques) et de repères ou géo-graphiques (données géo-graphiques)

   

   

• O.D.B.C. Open DataBase Connectivity : Interface permettant aux logiciels d'accéder à plusieurs types de bases de données (base de donnée de type Microsoft Accès, Oracle, Microsoft SQL serveurÖ). Elle repose sur l'utilisation du langage SQL (Structured Query Language).

   

   

• O.L.E. Object Linking and Embedding : Protocole permettant d'échanger des objets entre logiciels

   

   

• S.G.B.D. Système de Gestion de Base de Données

   

   

• S.I. Système d'Information

   

   

• S.I.G. Système d'Information Géographique : logiciel combinant le graphisme et la gestion de base de données alphanumériques et géo-graphiques, et qui offre des fonctionnalités d'analyse spatiale. Il constitue le principal moyen d'informatisation d'un SI

   

   

• S.G.B.D. Système de Gestion de Base de Données

   

   

• S.G.B.O. Système de Gestion de Base Objets

   

   

• S.Q.L. Structured Query Language : Langage d'interrogation des SGBD

   

   

• TCP/IP Transmission Control Protocol / Internet Protocol : Protocole utilisé pour transmettre des données sur un réseau

   

• 100 Base T Standard de réseau physique : 100 Mb/s sur paire torsadée

1.  
2. Références Bibliographiques
   1.  
   2. Gestion Technique du Patrimoine immobilier

       

      [1] Intégrer la maintenance à la conception des bâtiments publics

      Ministère de l'équipement, du logement, de l'aménagement du territoire et des transports

      Mission interministérielle pour la qualité des constructions publiques

      Edition du Moniteur, 1988

       

      [2] Guide de la maintenance des bâtiments

      Jean PERRET

      Edition du Moniteur, 1995

       

      [3] La technique du bâtiment, tous corps d'état

      Henry DUTHU

      Edition du Moniteur, 1994

       

   3. Gestion de la maintenance

       

       

       

      [4] De l'entretient à la maintenance

      François THIBAULT

      Université de Technologie de Compiègne

       

   4. Système d'Information Géographique

       

      [5] Une introduction aux SIG

      Frédéric KALITYNSKY

      Document interne Geo / SQL FRANCE, 1998

       

      [6] The GIS Glossary

      Environmental Systems Research Institute

       

      http://www.esri.com/base/users/glossary/glossary.html

       

      Mai 1996

       

   5. Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
      1.  
      2. GMAO orientée industrie

          

         [7] 11^ème panorama des progiciels de maintenance

         Edmond KLOECKNER

         Association Française des Ingénieurs et responsables de Maintenance

         Journal Interne AFIM, novembre 1996

          

         [8] Progiciels de maintenance, Evolution des produits et du marché

         Edmond KLOECKNER

         Maintenance & entreprise, N° 464/septembre 1993, p 51-87

          

         [9] Dossier, La GMAO sans frontières ?

         Maintenance & entreprise, N° 504 / novembre 1997, p 29-94

          

      3. GMAO orientée biomédical

       

      [10] G.M.A.O. : Un outil dans la démarche qualité des services biomédicaux

      Cyril MARTIN

      Thèse professionnelle présentée le 24 septembre 1997

      Mastère " Equipements Biomédicaux ", Université de Technologie de Compiègne

       

      [11] Indicateurs de suivi de dispositifs, de l'Industrie vers le Biomédical

      Laurent BOURGEOIS

      Thèse professionnelle présentée le 25 septembre 1997

      Mastère " Equipements Biomédicaux ", Université de Technologie de Compiègne

       

      [12] GMAO, Etude préliminaire des besoins

      Gérard CREMER

      Mémoire présenté en mai 1995

      Centre de Formation d'Ingénieurs par l'Alternance d'EVRY

       

      [13] Contrôle Qualité & GMAO

      Céline PROUTEAU et Serdar IKIZER

      Projet DESS " TBH ", 1997

      Université de Technologie de Compiègne

       

      https://www.utc.fr/~farges/DESS_TBH/96-97/Projets/CQGMAO/CQGMAO.html

       

      [14] G.M.A.O, Etat de l'existant.

      Jean-Yves SAGBO COOVI, Philippe CALME et Eric GENTIL

      Projet SPIBH " TBH ", 1997

      Université de Technologie de Compiègne

       

      https://www.utc.fr/~farges/spibh/1997/Stages/Uguen/Uguen.html

       

       

   6. Bug de l'an 2000

    

   [15] Bug de l'an 2000 et dispositifs médicaux

   François FAURE et Béatrice FALISE

   Techniques Hospitalières, N° 627 / juin 1998, p 38-46

    

    

3. Annexe I : Chronologie du stage

   Semaines	Réalisation
   1	Prise de contact
   2	Recherches bibliographiques et élaboration d'un planning de stage
   3	Evaluation des besoins en termes de GMAO Visite du salon MICAD et présentation du logiciel de GTPAO GEO PATRIMOINE
   4	Prise de connaissance des structures de l'HEGP et des besoins du service informatique Mise à plat des besoins en GMAO et élaboration d'un document d'évaluation des progiciels
   5	Hôpital Expo, tenu du stand de l'AFIB (Association Française des Ingénieurs Biomédicaux) et visite des exposants
   6	Evaluation du progiciel de GMAO BATMAN/SIP2 Présentation au service maintenance de l'évaluation des besoins et recueil des critiques
   7	Evaluation des besoins en termes de GTPAO
   8	Mise à plats des besoins en terme de GTPAO Elaboration d'un document d'évaluation des logiciels de GTPAO
   9	Formation sur le progiciel Asmatch
   10	Formation afin d'être habilité " Personne compétente en radioprotection "
   11	Mise à plat de la relation entre le service économique et le service maintenance Présentation du logiciel de GTPAO GEO PATRIMOINE
   12	Evaluation du progiciel de GMAO Asmatch Présentation du logiciel de GTPAO GEO MAP
   13	Evaluation du progiciel de GMAO SOPHIE Présentation du logiciel de GTPAO BUILDING One
   14	Evaluation du progiciel de GMAO OPTIM
   15	Evaluation du progiciel de GMAO CosWin
   16	Visite de Mr FARGES, Tuteur de stage Déménagement de l'équipe HEGP de l'Hôpital Corentin Celton sur l'HEGP
   17	Présentation de l'évaluation du progiciel Asmatch et choix de deux logiciels distincts Evaluation du logiciel de GTPAO GEO PATRIMOINE
   18	Evaluation du SIG Building One Présentation de l'évaluation des besoins à un consultant GTPAO, recueil des critiques
   19	Demande de devis aux sociétés de GMAO et GTPAO au regard de l'évaluation des besoins
   20	Analyse des offres Présentation des évaluations des progiciels de GMAO et GTPAO
   21	Inventaire des équipements transférables de l'hôpital Broussais Evaluation des fonctionnalités de gestion des stocks des différents progiciels
   22	Inventaire des équipements transférables de l'hôpital Broussais Choix des progiciels de GMAO SOPHIE et Asmatch
   23	Vacances
   24	Rédaction du rapport de stage Formation des COTE sur les fonctionnalités et buts d'une GMAO
   25	Passation des connaissances, des documents et contacts acquis à la personne qui sera administrateur GMAO et GTPAO
   26	Mise à plat des besoins en équipements du service biomédical Vérification de la numérotation des locaux

    

    

4. Annexe II : GMAO, Evaluation des besoins

    

   Le progiciel de GMAO doit permettre de gérer et de tenir à jour un inventaire et historique :

   	Inventaire	Historique
   Patrimoine immobilier	ý	ý
   Equipements immobiliers	ý	ý
   Equipements biomédicaux	ý	ý
   Equipements Hôteliers	ý
   Demandes d'intervention	ý	ý
   Interventions de maintenance préventive, corrective et des contrôles qualité	ý	ý
   Rapports d'intervention	ý	ý
   Gestion des réglementations (législation, normes, matériovigilanceÖ)	ý	ý
   Gestion des contrats de maintenance	ý	ý
   Stock de pièces détachées (entrées, sorties et commandes)	ý
   Gestion de la documentation (technique, d'utilisationÖ)	ý
   Gestion des fournisseurs et des contacts	ý

   Le progiciel devra permettre de visualiser et imprimer des recherches et tris multicritères sur chaque inventaire et historique.

   Il doit également être possible de tenir à jour des tableaux de bord permettant d'analyser chaque inventaire et historique.

    

   1.  
   2. Gestion des équipements

Le progiciel doit pouvoir permettre de tenir à jour un inventaire fiable des équipements et de leurs caractéristiques.

Il doit être possible de saisir dans la fiche descriptive de l'équipement les caractéristiques suivantes :

• N° d'inventaire (Code à barres) : code unique attribué lors de la mise en service et qui figurera sur l'équipement sous forme d'étiquette. Un système de douchette permettant de saisir et de suivre l'inventaire est à prévoir
• N° de série

   

• Quantité
• N° de marquage CE
• Identification constructeur : modèle, marque
• Date de mise en service
• Niveau de sécurité électrique (Classe et Type)
• Période de garantie
• Coût d'achat
• Amortissement (CNEH)
• Localisation de la documentation technique et utilisateur
• Référent technique

Il doit être possible d'associer à un équipement :

•  
• Un numéro de prise informatique ou téléphonique (code à barres)

   

• Des pièces détachées

   

• Des accessoires
• Un ou des contrat(s) de maintenance
• Un coût cumulé de maintenance (coût d'achat + coût de maintenance)
• Des interventions de maintenance préventive et des contrôles qualités à réaliser périodiquement
• Des demandes d'intervention et les rapports d'intervention associés
• Un fournisseur
• Le numéro et la désignation donnée par la nomenclature CNEH, sélectionnable dans une liste pouvant évoluer avec la nomenclature.
• Un numéro de Centre de Responsabilité / Unité d'Analyse (4 chiffres)
• Une localisation : Numéro et désignation du local suivant la nomenclature utilisée sur les plans et sélectionnable dans une liste modifiable.
• Un numéro de Compte Budgétaire et de Symbole Budgétaire (12 caractères alphanumériques)
• Un ensemble d'équipements, plusieurs équipements pouvant être affectés à cet ensemble (numéro et désignation)
• Des sous-équipements, plusieurs sous-équipements pouvant être affectés à cet équipements
• Un état de vétusté (neuf, bon, moyen, mauvais, réformable, réformé...) : actualisé lors de la validation des rapports d'intervention et sélectionnable dans une liste modifiable
• Une valeur du compteur horaire, actualisée lors de la validation des rapports d'intervention
• Compteur horaire de la prochaine intervention préventive, actualisé avec les rapports d'intervention
• Date de la prochaine intervention préventive, actualisée avec les rapports d'intervention
• Date du prochain contrôle qualité, actualisée avec les rapports d'intervention

Parallèlement à la nomenclature CNEH, une nomenclature Européenne est en cours d'élaboration. Le progiciel ou une évolution futur de celui-ci devra permettre de référencer l'équipement suivant cette nomenclature.

Il doit être possible de rechercher et trier les équipements suivant plusieurs critères, comme par exemple :

• N° d'inventaire
• N° de série
• Désignation CNEH
• Service (CR / UA)
• Localisation
• Fournisseur
• Modèle d'équipement
• Ensemble d'équipements

Il doit être possible d'associer au modèle d'équipement :

• Des réglementations (Normes, Arrêté, Décret...)
• Des fiches d'alertes dans le cadre de la Matériovigilance

1.  
2. Gestion de la maintenance
   1.  
   2. Interventions correctives

La demande d'intervention devra comporter les renseignements suivants :

• Fiche descriptive de l'équipement (N° d'inventaire, N° série, Fournisseur, N° CNEH, CR/UA/CB/SBÖ) : Celle-ci doit pouvoir être récupérée en ne saisissant que le N° d'inventaire de l'équipement
• Numéro d'intervention
• Numéro de Bon de Commande (commande de pièces détachées ou demandes d'intervention externe) : Le service économique renseigne ce numéro suite à la demande dëun corps de métier. Il doit donc être possible au corps de métier de demander au service économique le numéro de bon de commande par le biais de la GMAO, et cette demande doit faire l'objet d'une édition papier.
• Degré d'urgence : sélectionnable dans une liste modifiable
• Date / Heure de la demande d'intervention
• Instigateur (nom, prénom, fonction, tel)

   

• Localisation (CR / UA / local, et nomenclature des plans)
• Appareil transportable (Oui / Non)
• Si oui, appareil réceptionné (Oui / Non)
• Existence d'un appareil de remplacement (Oui / Non)
• Panne totale ou partielle
• Nature de la panne : sélectionnable dans une liste de pannes modifiable
• Description du problème et des conditions d'apparition
• Corps de métier : sélectionnable dans une liste modifiable
• Etat de prise en charge (En cours, Attente de pièces détachées, Attente d'intervention externe, Attente retour réparation externe, Réalisée, Appareil à récupérer, Appareil à réformer, Intervention archivéeÖ) : Sélectionnable dans une liste modifiable

Après validation les demandes d'intervention sont transmises au corps de métier concerné et peuvent faire l'objet d'une édition.

Chaque corps de métier doit pouvoir visualiser le plus clairement possible l'ensemble de ses demandes d'intervention décrites sommairement (sous forme de liste par exemple). La sélection d'une demande d'intervention dans cette représentation doit permettre d'accéder au descriptif détaillé de celle-ci.

Doivent être affichés dans la présentation simplifiée :

• Fiche sommaire de l'équipement (N° d'inventaire, N° série, Fournisseur, N° CNEH, CR / UA, Garantie, Contrat de maintenance)
• Numéro d'intervention
• Degré d'urgence
• Date / Heure de la demande d'intervention
• Instigateur (nom, prénom, fonction, tel)

   

• Localisation
• Nature de la panne
• Etat de prise en charge
• Intervention corrective, préventive ou contrôles qualité

Sur les demandes d'intervention simplifiées et complètes, il est important qu'apparaissent, si l'équipement est sous garantie ou s'il est affecté à un contrat de maintenance et, si possible, le type de contrat (préventif, correctif, mixte...).

Il doit être possible de réaliser des recherches et tris multicritères sur cette présentation des demandes d'intervention.

Afin de passer l'intervention dans l'état " Réalisée ", un rapport d'intervention doit être saisi. Celui-ci comportera en plus des données relatives à la demande d'intervention :

• Type d'intervention (Curative, préventive, contrôle qualité...)
• Intervention interne / externe / mixte
• Technicien (Nom, Prénom, Corps de métier, Coût horaireÖ) : sélectionnable dans une liste modifiable
• Temps passé en interne
• Coût de maintenance interne
• Société externe
• Coût horaire de maintenance externe
• Frais de déplacement
• T.V.A. à appliquer
• Temps passé en externe
• Prix des pièces détachées et des consommables externes
• Pièces détachées sorties en interne (Prix, Nombre, RéférencesÖ)
• Coût total de l'intervention (Coûts interne + externe + pièces détachées et consommables)
• Contrôle qualité OK (Oui / Non)
• Si non : Intervention préventive ou curative
• Localisation du rapport d'intervention externe
• Rapport d'intervention externe scanné (environ 200 Ko)

Le rapport d'intervention saisi doit permettre de mettre à jour les champs suivants de la fiche " Equipement " :

• Compteur horaire
• Etat de vétusté

A la lecture du rapport d'intervention et si l'intervention semble conforme, la demande d'intervention pourra être validée et archivée. En cas de refus il doit être possible de signaler au corps de métier concerné que l'intervention est non-conforme.

Il doit être possible de définir les personnes ayant accès à la validation des interventions suivant la nature de l'intervention (interne, externe ou mixte, corps de métier concerné...)

1.  
2. Gestion des interventions de maintenance préventive et des contrôles qualités

Le progiciel de GMAO doit permettre de réaliser automatiquement des plannings prévisionnels (court, moyen et long terme) des interventions de maintenance préventive et des contrôles qualité à réaliser en interne ou externe en fonction des périodicités et des interventions précédentes. Ce planning doit pouvoir être remanié en fonction de la charge de travail, par corps de métier et par technicien, puis faire l'objet de demandes d'intervention externes ou internes communiquées au corps de métier concerné et éditées.

La périodicité d'une intervention de maintenance préventive ou d'un contrôle qualité peut être soit temporelle (tous les mois, tous les ans...), soit faire référence à un compteur sur l'équipement (toutes les 1 000 heures pour un respirateur, 1 000 coupes pour un tube de scanner...). Dans ce dernier cas, la planification des interventions peut varier suivant l'intensité d'utilisation de l'équipement. Il doit donc être possible de définir différentes fréquences de déclenchement de ces interventions suivant l'intensité d'utilisation de l'équipement.

Les opérations de maintenance préventive et contrôles qualités sont à affecter à un équipement ou suivant le corps de métier :

• Au modèle d'équipement (désignation constructeur) pour les équipements biomédicaux
• A la désignation de l'équipement (Ascenseurs, groupes électrogènesÖ) pour les installations et équipements techniques

Une fiche de maintenance préventive ou de contrôle qualité se compose des données suivantes :

• Nature de l'intervention : préventif ou contrôle qualité
• Numéro de maintenance préventive ou de contrôle qualité
• Equipements ou modèles d'équipements concernés
• Corps de métier
• Technicien référent
• Périodicité (temps, heures d'utilisationÖ)
• Numéro de contrat de maintenance
• Temps prévisionnel d'intervention
• Descriptif de l'opération
• Pièces détachées à prévoir
• Outils spécifiques
• Appareils de tests et de mesures
• Feuille de relevés ou de mesures des contrôles et essais à réaliser
• Localisation de la documentation technique et du protocole de maintenance préventive ou de contrôle qualité

La demande d'intervention de maintenance préventive ou de contrôle qualité sera considérée comme " réalisée " lorsque le rapport d'intervention aura été saisi. La validation du rapport d'intervention doit automatiquement mettre à jour dans la fiche de l'équipement les données suivantes :

• Compteur horaire
• Etat de vétusté
• Compteur horaire de la prochaine intervention préventive ou du prochain contrôle qualité
• Date de la prochaine intervention préventive ou du prochain contrôle qualité

Le rapport d'intervention doit permettre de saisir les résultats ou états des contrôles et essais réalisés. Des interfaces de communication entre les équipements de tests et la GMAO seront à mettre en place afin d'éviter la saisie des résultats ou états des contrôles et essais réalisés.

1.  
2. Gestion des travaux et chantiers

Certaines interventions de maintenance ne sont pas à affecter à un équipement mais à des locaux. De plus elles font parties d'un plus vaste ensemble de travaux que représente le chantier. Pour un chantier donné, il doit être possible de réaliser une planification des travaux en fonction des charges de travail par corps de métier et par techniciens. Cette planification doit par la suite permettre de transmettre aux corps de métiers concernés les demandes d'intervention correspondantes.

1.  
2. Gestion des contrats de maintenance

Le progiciel devra permettre de gérer de manière fiable les contrats de maintenance, et de contrôles qualité. Il doit être possible de saisir dans la fiche descriptive du contrat de maintenance les caractéristiques suivantes :

• Type de contrat : Marché / Local
• N° de contrat (marché : 8 ou local : 9 caractères alphanumériques)
• N° d'avenant
• CR/UA (plusieurs CR/UA pouvant être concernés)
• Compte Budgétaire / Symbole Budgétaire (12 caractères alphanumériques)
• Date de début de validité
• Durée de validité
• Date de renouvellement
• Société (nom, contacts, adresses, tel / faxÖ) : sélectionnable dans une liste modifiable
• Préventif / curatif / contrôle qualité / mixte / partenariat
• Bonus / Malus
• Modèles d'équipements ou équipements concernés
• Coût du contrat
• Tarification suivant les prestations
• Niveau de prise en charge des pièces détachées
• Contrat de maintenance scanné (environ 200 Ko)

Il doit être possible d'affecter plusieurs contrats de maintenance à des équipements mais également suivant le corps de métier :

• A des modèles d'équipement (désignation constructeur) pour les équipements biomédicaux
• A des types d'équipements (Ascenseurs, groupes électrogènesÖ) pour les installations et équipements techniques

Si le contrat de maintenance concerne des opérations de maintenance préventive il faudra prévoir les rubriques suivantes :

• Périodicité de passage (nombre de passages par an, temps ou nombre d'heures d'utilisation)
• Niveau de prise en charge : pièces détachées, main d'úuvre et déplacement
• Descriptif de la prestation

Si le contrat de maintenance concerne des opérations de maintenance curative il faudra prévoir les rubriques suivantes :

• Interventions prises en compte
• Délais d'intervention
• Bonus ou pénalités
• Niveau de prise en charge : pièces détachées, main d'úuvre et déplacement
• Descriptif de la prestation

Si le contrat de maintenance concerne des opérations de contrôle qualité, il faudra prévoir les rubriques suivantes :

• Périodicité de passage (nombre de passages par an, temps ou nombre d'heures d'utilisation)
• Descriptif de la prestation

Le progiciel doit gérer :

• Les renouvellements de contrats de maintenance
• L'analyse de rentabilité de ceux-ci
• Les tris et analyses d'après ce paramètre

1.  
2. Gestion de la Matériovigilance

Le progiciel doit permettre d'aider à la gestion de la Matériovigilance conformément au décret 96-32 du 15 janvier 1996. En effet, sachant que le ministère souhaite ouvrir un serveur afin de récupérer et de transmettre les fiches d'alertes, il semble souhaitable que le progiciel ou, une proche évolution, intègre cette fonctionnalité.

Dans ce sens, le progiciel permettra :

• D'assister la rédaction des fiches d'alerte (Fiche CERFA N° 10246*01)
• De saisir et d'associer les fiches d'alertes, diffusées par le ministère, à un équipement ou un type d'équipement
• De communiquer à l'ensemble des services possédant un équipement concerné, les informations contenues dans la fiche d'alerte diffusée par le ministère.

1.  
2. Gestion des stocks

Le progiciel doit permettre de gérer, et de tenir à jour l'inventaire des pièces détachées, et d'en suivre les flux (entrées, sorties et demandes d'approvisionnement). Un historique du stock doit être tenu à jour afin de permettre par la suite d'en analyser les flux (consommation de pièces détachées par corps de métier, équipement, modèle d'équipement, périodeÖ).

Les pièces détachées seront caractérisées de la manière suivante :

• Fournisseur (Société, adresse, tel / faxÖ)
• Référence du fournisseur

   

• Désignation : pièces détachées semblables mais possédant des références différentes suivant les fournisseurs
• Unité d'achat
• Quantité minimum livrable
• Prix de l'unité d'achat H.T.
• Frais de port
• Quantité en stock
• Quantité maximum
• Seuil d'approvisionnement
• Quantité commandée
• Date de dernière commande
• Quantité à commander
• Equipements associés
• Lieu de stockage
• Délais d'approvisionnement moyen

Il doit être possible, lors d'une demande d'approvisionnement, de se renseigner sur les différents fournisseurs proposant des pièces détachées ayant même désignation, et d'en obtenir les caractéristiques.

1.  
2. Commandes de pièces détachées

Il doit être possible d'éditer des Demandes d'Approvisionnement. Une demande d'approvisionnement doit se faire automatiquement dès que le seuil de réapprovisionnement de la pièce détachée est atteint.

La Demande d'Approvisionnement comportera les données suivantes :

• Numéro de Demande d'Approvisionnement
• Numéro du Bon de Commande (Donné par le service économique)
• Date

   

• Désignation
• Référence du fournisseur
• Fournisseur (Société, adresse, tel / faxÖ)
• Unité d'achat
• Facturation minimale
• Prix de l'unité d'achat H.T.
• Nombre d'unité d'achat
• Frais de port
• T.V.A.
• Prix de la Demande d'Approvisionnement H.T. et T.T.C.
• Corps de métier

1.  
2. Réception de pièces détachées

Les réceptions de pièces détachées doivent prendre en compte les données suivantes :

• Numéro de la Demande d'Approvisionnement
• Numéro du Bon de Commande (Donné par le service économique)
• Date de la Demande d'Approvisionnement
• Date du jour

   

• Désignation de la pièce détachée
• Référence du fournisseur
• Année de référence
• Fournisseur (Société, adresse, tel / faxÖ)
• Lieu de stockage
• Quantité commandée
• Réception partielle
• Nombre de pièces déjà réceptionnées
• Nombre de pièces restant à réceptionner

Le progiciel doit permettre de gérer les réceptions de pièces multiples ainsi que les réceptions partielles.

Il doit être possible de générer une alarme ou de faire ressortir toute demande dont le délai d'approvisionnement devient trop important au regard du délai moyen (supérieur à deux fois par exemple).

1.  
2. Sortie de pièces détachées

Les sorties de pièces détachées doivent prendre en compte des données suivantes :

• Date du jour
• Numéro d'intervention
• Fournisseur (Société, adresse, tel / faxÖ)
• Référence du fournisseur

   

• Désignation
• Equipements associés
• Lieu de stockage
• Nombre de pièces à sortir
• Nom du technicien
• CR/UA/CB/SB (18 caractères alphanumériques)

Toute sortie de pièces détachées du stock doit être associée à un numéro d'intervention. Celui-ci doit permettre d'associer ces pièces détachées au rapport d'intervention.

Certaines pièces détachées sont à commander systématiquement dès leur sortie (problème d'affectation aux ressources d'un service en comptabilité analytique). Le progiciel doit donc gérer cette fonctionnalité.

1.  
2. Gestion des fournisseurs et contacts

Le progiciel de GMAO doit permettre d'associer aux équipements, pièces détachées et contrats de maintenance des fournisseurs et, aux fournisseurs, différents contacts.

F Remarque : Le progiciel doit faire la distinction entre le fournisseur et la marque (constructeur) de l'équipement.

Les renseignements tenus à jour dans l'inventaire des fournisseurs sont les suivants :

• Société
• Secteur d'activité
• Adresse
• Code postal
• Ville
• Tel
• Fax
• E-mail

Et pour les contacts :

• Nom
• Prénom
• Fonction
• Tel secrétariat
• Tel portable
• Fax
• E-mail

1.  
2. Relation avec le service économique

Toutes demandes d'achat de pièces détachées ou d'intervention externe nécessitent respectivement, un numéro d'approvisionnement ou de bon de commande, à transmettre aux sociétés concernées. Afin que le service économique puisse renseigner ce numéro, les données suivantes doivent lui être communiquées :

• N° de Bon de Commande : renseigné par le service économique
• Service instigateur
• N° d'inventaire
• N° de série
• N° de CR / UA (Centre de Responsabilité / Unité d'Analyse) affectation
• Code et Désignation CNEH de l'équipement
• Modèle et marque de l'équipement
• Fournisseur (N° de fournisseur, nom, adresse, tel, fax)
• Prévision de la dépense à engager

A la réception de cette demande, le service économique engage une dépense sur le logiciel Tigre et lui affecte un numéro d'approvisionnement ou de bon de commande qui sera communiqué au service technique concerné.

Le progiciel de GMAO doit permettre de gérer la relation entre les différents services de maintenance et le service économique.

A la réception de la facture, celle-ci doit être validée par le service maintenance puis transmise au service économique.

Le progiciel de GMAO doit transmettre les informations suivantes au logiciel tigre :

• N° de CR / UA (Centre de Responsabilité / Unité d'Analyse)
• Code Fournisseur
• N° de marché
• Intitulé de l'intervention
• Dépense à engager, coût

Il doit être possible sur la GMAO de suivre l'état d'avancement de la demande d'intervention :

• En attente de Bon de Commande
• En attente facture
• Facture à valider par le service de maintenance
• Facture validée par le service de maintenance
• Facturé

1.  
2. Analyses

Il doit être possible de tenir à jour un certain nombre d'indicateurs permettant d'analyser la fonction maintenance pour chaque corps de métier. Il doit être possible de définir la période sur laquelle l'analyse est à réaliser. De plus elles doivent pouvoir être réalisées sur :

• Un équipement
• Un ensemble d'équipements
• Un modèle ou type d'équipement
• Une marque
• Un fournisseur
• Un service

Il doit également être possible de définir le type d'intervention de maintenance à prendre en compte :

• Interventions internes (pour une qualification ou personne donnée)
• Interventions externes
• Interventions mixtes
• Interventions préventives
• Interventions correctives (possibilité de choix du type de panne)
• Toutes les interventions

En fonction de ces critères, il doit être possible de calculer et de suivre l'évolution des indicateurs suivants :

• Coût d'achat
• Coûts de maintenance
• Coût total de maintenance / coût d'achat
• Coût cumulé (coût d'achat + coût de maintenance)
• Coût des pièces détachées
• Coût des SAV
• Temps de maintenance
• Nombre d'interventions
• Nombre d'interventions sous garantie
• Nombre d'interventions sous contrat
• Délais d'intervention
• Taux d'immobilisation
• Taux d'indisponibilité
• Nombre d'interventions non conformes
• Nombre de réparations conformes / nombre de réparations totales

1.  
2. Import / Export de données
   1.  
   2. Equipements biomédicaux

Les équipements biomédicaux et hôteliers transférés des hôpitaux de Broussais, Boucicaut et Laënnec, sont inventoriés respectivement sous le progiciel de GMAO STABILOG et sous un progiciel développé en interne sous le SGBD Microsoft Access. Le progiciel de GMAO de l'HEGP doit pouvoir importer l'inventaire et historique des équipements à transférer, de ces deux progiciels.

L'inventaire des matériels biomédicaux qui vont être transférés des différents hôpitaux sur l'HEGP, est également tenu sur le logiciel Microsoft Excel. Cette indication est donnée à titre indicatif dans le cas où elle pourrait être utilisée. Les données tenues à jour sont les suivantes :

• Hôpital
• Service utilisateur (futur CR)
• Fournisseur
• Numéro CNEH et Désignation CNEH
• Numéro d'inventaire
• Numéro de série
• Modèle d'appareil
• Etat de vétusté (bon, moyen, réformable)
• Date d'acquisition
• Coût d'achat
• Commentaire

1.  
2. Hôteliers

L'inventaire des équipements hôteliers à transférer des différents hôpitaux sur l'HEGP, est tenu sur le logiciel Microsoft Excel. Les données que le progiciel de GMAO devra récupérer sont les suivantes :

• Hôpital
• Service utilisateur (futur CR)
• Fournisseur
• Numéro CNEH et Désignation CNEH
• Numéro d'inventaire
• Type de mobilier
• Etat de vétusté (bon, moyen, réformableÖ)
• Date d'acquisition
• Coût d'achat

1.  
2. Equipements techniques

    

   L'inventaire des installations et équipements techniques du chantier ainsi que l'ensemble des gammes de maintenance préventive sont tenus à jour sur le logiciel SIP 2 (ex-BATMAN) de la Société OTH, et exportable vers le logiciel Microsoft Excel.

    

    

3. Désignation et code CNEH

    

   Il doit être possible de récupérer à partir d'un fichier du logiciel Microsoft Excel la Nomenclature CNEH.

    

    

4. CR/ UA

Il doit être possible de récupérer à partir d'un fichier du logiciel Microsoft Excel les couples CR / UA (numéros et désignations) permettant d'affecter les équipements à un service.

1.  
2. Accès à la GMAO

Les postes devant avoir accès au progiciel sont les suivants :

•  
• 1 poste pour le responsable SIG / GMAO

   

• 1 poste pour la Gestion Centralisée des Appels

   

• 1 poste pour la Gestion Technique du Bâtiment
• 8 postes, soit un poste pour chaque coordonnateur technique
• 14 postes, soit 2 postes pour les départements : Agencement, Fluides, Electricité courants forts, Electricité courants faibles, Méthode, Sécurité générale et exploitation
• 4 postes pour le service biomédical, soit 1 poste pour le responsable et 3 postes pour 6 les techniciens
• 1 poste pour l'ingénieur maintenance
• 2 postes soit 1 poste pour chaque ingénieur biomédical
• 1 poste pour l'Economat
• 1 poste pour le service informatique

   

• 25 postes, soit 1 poste par Surveillante (Cadres supérieurs et cadres de proximité)

   

• 11 postes soit 1 poste pour chaque Société de maintenance extérieure ayant un local sur le site

   

• 1 poste partagé pour les entreprises qui ne sont pas sur le site

   

   

• TOTAL : 71 licences d'utilisation

Cependant, le nombre de postes devant avoir accès simultanément au progiciel est le suivant (configuration critique) :

•  
• 1 poste pour le responsable SIG / GMAO 1

   

• 1 poste pour la Gestion Centralisée des Appels 1

   

• 1 poste pour la Gestion Technique Centralisée 1
• 1 poste pour chaque coordonnateur technique 8
• 1 poste par corps de métier autre que biomédical 7
• 2 postes pour le biomédical 2
• 2 postes pour les ingénieurs biomédicaux 2
• 1 poste pour l'Economat 1
• 1 poste pour le service informatique 1

   

• 5 postes pour les cadres supérieurs et cadres de proximité 5

   

• 1 poste pour chaque Société possédant un local sur site 11
• 1 poste pour l'ingénieur maintenance 1
• 1 poste pour les sociétés ne possédant pas de local sur site 1

   

  TOTAL 42

L'organisation ainsi que le rôle de chaque personne pouvant évoluer, il doit être possible d'attribuer un niveau d'accès (lecture, écriture ou non visible) aux différentes fonctions du progiciel pour chaque utilisateur suivant :

•  
• Le corps de métier

   

• Le service (CR / UA)

1.  
2. Environnement informatique

Le progiciel de GMAO doit s'insérer dans l'environnement informatique suivant :

• Le réseau local qui sera déployé sur l'HEGP repose sur les standards TCP/IP, Ethernet et ATM
• Environnement : Microsoft Windows NT
• SGBD : Oracle sous Unix (Marché de l'AP-HP)
• Poste client : PC Pentium II (233 MHz), 32 Mo de RAM (capacité minimale), carte réseau Ethernet TCP/IP 100 base T

1.  
2. Divers

    

   Des zones de commentaires libres (texte) sont à prévoir sur l'ensemble des fiches de saisies.

   Le progiciel devra tenir compte du passage à l'an 2000 et à l' " Euro ".

   Il doit être possible de réévaluer les coûts en affectant un Indice INSEE suivant l'année de facturation.

   La TVA doit également pouvoir être modifiée sans que cela n'affecte toutes saisies antérieures.

    

    

3. Devis souhaité

Le devis doit prendre en compte l'ensemble des besoins exprimés plus haut ainsi que :

• Le coût d'achat en logiciel dans la configuration donnée ci après,
• La mise en place d'une solution code à barres,
• La maintenance du progiciel et le support technique en cas de problème,
• La formation du personnel (autant que de poste),
• L'installation spécifique du progiciel,
• La récupération de données,

Il est à prévoir un serveur dédier, supportant la GMAO. L'Assistance Publique - Hôpitaux de PARIS possédant un marché sur le SGBD Oracle (sous Unix), il serait intéressant que le progiciel de GMAO exploite ce type de SGBD. Dans le cas contraire, il faut nous transmettre les coûts d'acquisition des éléments nécessaires à la bonne utilisation du logiciel.

Les caractéristiques du serveur à mettre en place sont également à nous communiquer.

1.  
2. Configuration demandée
   1.  
   2. SOPHIE et OPTIM

•  

   

• 1 poste pour le responsable SIG / GMAO

   

• 1 poste pour la Gestion Centralisée des Appels

   

• 1 poste pour la Gestion Technique du Bâtiment
• 8 postes, soit un poste pour chaque coordonnateur technique
• 1 poste pour le magasin
• 4 postes pour le service biomédical, soit 1 poste pour le responsable et 3 postes pour 6 les techniciens
• 1 poste pour l'ingénieur maintenance
• 2 postes soit 1 poste pour chaque ingénieur biomédical
• 1 poste pour l'Economat

   

   

• TOTAL : 20 licences d'utilisation

Module d'accès en visualisation de leur inventaire au surveillantes :

•  
• 25 postes, soit 1 par Surveillante (Cadres supérieurs et cadres de proximité)

1.  
2. ASMATCH

•  

   

• 1 poste pour le responsable SIG / GMAO

   

• 1 poste pour la Gestion Centralisée des Appels

   

• 1 poste pour la Gestion Technique du Bâtiment
• 8 postes, soit un poste pour chaque coordonnateur technique
• 14 postes, soit 2 postes pour les départements : Agencement, Fluides, Electricité courants forts, Electricité courants faibles, Méthode, Sécurité générale et exploitation
• 1 poste pour l'ingénieur maintenance
• 1 poste pour l'Economat

   

• 11 postes soit 1 poste pour chaque Société de maintenance extérieure ayant un local sur le site

   

• 1 poste partagé pour les entreprises qui ne sont pas sur le site

   

   

• TOTAL : 39 licences d'utilisation

1.  
2. CosWin

•  

   

• 1 poste pour le responsable SIG / GMAO

   

• 1 poste pour la Gestion Centralisée des Appels

   

• 1 poste pour la Gestion Technique du Bâtiment
• 8 postes, soit un poste pour chaque coordonnateur technique
• 14 postes, soit 2 postes pour les départements : Agencement, Fluides, Electricité courants forts, Electricité courants faibles, Méthode, Sécurité générale et exploitation
• 4 postes pour le service biomédical, soit 1 poste pour le responsable et 3 postes pour 6 les techniciens
• 1 poste pour l'ingénieur maintenance
• 2 postes soit 1 poste pour chaque ingénieur biomédical
• 1 poste pour l'Economat
• 1 poste pour le service informatique

   

• 25 postes, soit 1 par Surveillante (Cadres supérieurs et cadres de proximité)

   

• 11 postes soit 1 poste pour chaque Société de maintenance extérieure ayant un local sur le site

   

• 1 poste partagé pour les entreprises qui ne sont pas sur le site

   

   

• TOTAL : 71 licences d'utilisation

1.  
2. Annexe III : Modifications souhaitées du progiciel Asmatch
   1.  
   2. Service utilisateur

       

      La rubrique " Section Comptable " de la fiche "Equipement" nous permet de renseigner le code ainsi que la désignation du service auquel appartient l'équipement. Le service exploitant peut cependant être différent du service d'appartenance. Il faut donc créer une rubrique du même type que la Section Comptable qui permette de connaître le service d'exploitation de l'équipement.

       

      F Remarque : Ces deux rubriques ont pour référence la même table.

       

       

   3. Gestion de la matériovigilance

Le progiciel doit permettre d'aider à la gestion de la Matériovigilance, en conformité avec le décret du 16 janvier 1996. Dans ce sens, le progiciel devrait permettre :

• D'assister la rédaction des fiches d'alerte (Fiche CERFA N° 10246*01)
• De saisir et d'associer les fiches d'alertes, diffusées par le ministère, à un équipement ou un type d'équipement
• De communiquer à l'ensemble des services possédant un équipement concerné, les informations contenues dans la fiche d'alerte diffusée par le ministère.

1.  
2. Code CNEH

    

   Le code ainsi que la désignation CNEH nous permettent de grouper les équipements en famille. Dans un ensemble d'équipement, les équipements et composants n'ont pas le même code et désignation CNEH. Il n'est donc pas possible de placer ce code au sein de l'arborescence du progiciel. Il faut donc créer une rubrique de même type que "Section Comptable", située dans les fiches "Equipement" et "Composant", afin de renseigner la désignation et le code CNEH. Cette rubrique doit être associée à une table présélectionnée, modifiable et évolutive.

    

   F Remarque : Les amortissements de la nomenclature CNEH ne seront pas exploitables par le progiciel.

   Parallèlement à la nomenclature CNEH, une nomenclature européenne est en cours d'élaboration. Le progiciel ou une évolution futur de celui-ci devra permettre de référencer les équipements suivant cette nomenclature.

    

    

3. N° d'inventaire

    

   Le N° d'inventaire nous permet de référencer de manière unique les équipements. Celui-ci serait placé dans la rubrique "Repère" des fiches "Equipement" ou "Composant". Ce N° d'inventaire sera un code à barres sous forme d'étiquette collée sur l'équipement. La gestion des codes à barres est à prévoir (édition des étiquettes, lecteur de code à barres, interface logiciel...). Plusieurs S.I.G. (Système d'Information Géographique) sont actuellement en cours d'évaluation. Ceux-ci proposent une gestion des inventaires et équipements par Code à Barres, une solution commune permettrait de mettre en place une telle gestion.

   La seule saisie du N° d'inventaire doit permettre de retrouver dans la base de données l'équipement ou le composant associé.

    

    

4. Codification des accès au progiciel

Il doit être possible de définir des niveaux d'accès (accès, lecture, écriture) pour chaque utilisateur aux différentes fonctions du progiciel, suivant :

•  
• Le corps de métier

   

• Le service (CR / UA) auquel appartiennent les équipements

Un service, qu'il soit médical ou technique, ne doit pouvoir visualiser sur le progiciel que ses équipements, demandes d'intervention, rapports d'intervention, planning de maintenance... .

1.  
2. Numéro de Bon de Commande

    

   Toute demande d'intervention externe nécessite un numéro de bon de commande. Il doit être possible d'en réaliser la demande auprès du service économique. Par la suite, ce dernier doit pouvoir renseigner une rubrique " Numéro de Bon de Commande " sur la fiche "Demande d'intervention". Une seconde rubrique doit assurer le service économique qu'un numéro de bon de commande est à affecter à la demande d'intervention ouverte.

    

    

3. Etat d'impression

Il doit être possible de visualiser simultanément sur les états d'impressions les rubriques suivantes :

• Section comptable (CR/UA)
• Service utilisateur (CR/UA)
• Date de réception
• Code CNEH

1.  
2. Traçabilité

    

   La traçabilité des équipements doit être assurée par le progiciel de GMAO et un équipement réformé doit toujours être renseigné dans la base de données. Au sein du progiciel Asmatch, ceux-ci peuvent actuellement être différentiés en affectant un état de vétusté " Réformé " et code " 1XX ". Ce code permet d'exclure les équipements réformés des recherches, analyses ou éditions d'inventaires. Les autres états de vétusté devront avoir un code commençant par 0. Lors de tris, la saisie d'un état de vétusté de la manière suivante : " 0?? ", permet de ne tenir compte que des équipements dont l'état de vétusté commence par 0.

   Ce type de saisie sera réalisé quotidiennement. Dans un souci de convivialité, il est souhaitable que le progiciel de GMAO propose une gestion plus simple des équipements réformés. Ainsi une rubrique de type boite à cocher dans la fiche équipement indiquerait si l'équipement est réformé. Par défaut les équipements réformés ne sont pas à prendre en compte lors de recherches, d'analyses ou d'éditions cependant, il doit être possible de les inclure.

    

    

3. Fournisseur

    

   Le fournisseur de l'équipement serait à renseigner au sein des rubriques STD (Spécifications Techniques Détaillées), qui sont des rubriques de commentaire. Il ne sera donc pas possible de réaliser des analyses et tris d'après ce paramètre.

   Cependant, tout comme la marque de l'équipement, le fournisseur doit pouvoir être un critère de sélection lors de recherches, tris ou analyses. Une rubrique doit permettre d'inclure ce paramètre dans la fiche de l'équipement.

    

    

4. Coût d'achat

Le coût d'achat de l'équipement est à saisir en tant que travaux neufs, ce qui peut poser, par la suite, des problèmes d'analyses. Le coût d'achat doit être renseigné mais également pris en compte lors des analyses de coût, a savoir :

• Coût total de maintenance / coût d'achat
• Coût cumulé (coût d'achat + coût de maintenance)

La rubrique actuelle doit permettre de réaliser ces deux calculs ou une rubrique coût d'achat possédant ces fonctionnalités est à prévoir. Ces calculs étant réalisés de façon ponctuel au regard de l'utilisation quotidienne, une solution de calcul par tableur Excel peut être envisagée.

1.  
2. Gestion des contrats de maintenance

La gestion des contrats de maintenance n'est pas actuellement prévue au sein du progiciel. Il est cependant possible de renseigner si un contrat de maintenance est affecté à cet équipement, en le saisissant dans une rubrique STD (Spécifications Techniques Détaillées), ou toute autre rubrique de commentaires.

Lors d'une demande d'intervention corrective, il doit être possible de savoir directement si l'équipement est affecté à un contrat de maintenance et quel est le type de contrat (préventif, correctif, mixte...). De plus il nous parait nécessaire que le progiciel aide à la gestion des contrats de maintenance, c'est à dire qu'il possède les fonctionnalités suivantes :

• Renouvellements
• Analyse de rentabilité
• Tris et analyses d'après ce paramètre

1.  
2. Compteur horaire

    

   Les interventions de maintenance préventive peuvent être déclenchées suivant un temps d'utilisation (compteur horaire), voir un nombre de coupes (tube sur scanner) et pas seulement suivant une période déterminée. La société IAC développera, dans une évolution future du progiciel, un déclenchement des interventions préventives suivant une évaluation temporelle de ces paramètres et ce pour un équipement donné.

    

    

3. Interventions mixtes

Il doit être possible d'indiquer le type d'intervention à prendre en compte pour les analyses et calculs d'indicateurs, c'est à dire si l'intervention a été réalisée-en : interne, externe ou mixte ou si toutes les interventions sont à prendre en compte.

Actuellement, si l'intervention est mixte, il faut saisir deux rapports d'intervention (interne et externe) et créer, une seconde demande d'intervention composée des mêmes caractéristiques que la demande d'intervention initiale. Cependant il n'est pas possible de renseigner au progiciel que l'intervention est mixte. De plus les fonctions copier / coller ne sont pas exploitables sur ces champs.

1.  
2. Annexe IV : Gestion Technique du Patrimoine, Evaluation des besoins

    

   L'HEGP se compose de 5 400 locaux répartis sur 190 000 m² de plancher et 10 étages. Les locaux sont référencés d'après une nomenclature qui suit l'arborescence :

    

   

    

   Figure 1 : Arborescence structurelle des locaux

    

   Ces locaux peuvent être reliés à un découpage de l'hôpital qui suit une arborescence fonctionnelle que représentent les services : CR (Centre de Responsabilité), UA (Unité d'Analyse).

   Le logiciel de GTPAO devra permettre un découpage et représentation des locaux suivant ces deux arborescences.

    

   1.  
   2. Gestion Technique de patrimoine (GTP)

Afin de gérer le patrimoine, le logiciel de GTPAO doit présenter les fonctionnalités essentielles suivantes :

• Connaissance du patrimoine immobilier sur le plan quantitatif (carnet d'identité) et qualitatif (carnet de santé), par le biais d'un inventaire où l'hôpital est décomposé suivant les deux arborescences décrites plus haut,
• Mise à jour de l'état de santé,
• Calcul de ratios et d'indicateurs,
• Prise en compte d'informations sur les équipements dont l'inventaire est tenu à jour sous un progiciel le GMAO.

Il doit être possible d'associer à chaque niveau de découpage :

• Plans de repérage et de récolement
• Métrés et surfaces
• Caractéristiques des différents constituants du bâtiment
• Type
• Composition / matière
• Durée de vie
• Coût
• Résistance à l'eau, au poinçonnement, aux produits chimiques, Ö
• Diagnostique d'état
• Caractéristiques des installations techniques
• Plans de réseaux : fluides, courants faibles, courants forts
• Plans de ferraillage
• Historique des interventions réalisées tenu à jour sous le progiciel de GMAO

Il doit être possible de définir au niveau de chaque local :

• Numéro d'implantation correspondant à la nomenclature utilisée sur les plans
• Type de local (technique, accueil, cafétéria, couloir, bureau, locaux de serviceÖ)
• Nom et prénom ou fonction du personnel affecté au local
• Exigences de maintenance (taux d'indisponibilité acceptable des locaux et équipements, taux de performance et de disponibilité des installationsÖ)
• Exigences de sécurité (référence aux règlements)
• Exigences particulières (matériaux interdits, souhaits de techniques particulièresÖ)
• Exigences spécifiques à l'environnement (asepsie, facilité de nettoyageÖ)
• Risques : biologique, bactériologique, chimique, électrique, radioactif, Ö
• Inventaire des installations et équipements (modèle / type, quantité, caractéristiquesÖ)
• Radiateurs (Plans et GMAO)
• Climatiseurs (Plans et GMAO)
• Prises électriques (Plans)
• Prises informatiques (Plans)
• Prises téléphoniques (Plans)
• Prises fluides médicaux (Plans)
• Eclairages (Plans)
• Détecteurs incendies (Plans)
• Lavabos (Plans)
• Douches (Plans)
• Toilettes (Plans)
• Portes (Plans)
• Serrures (logiciel de gestion des clefs)
• Fenêtres (Plans)
• Stores et volets (Plans)
• Extincteurs (GMAO)
• Blocs secours (Plans)
• Plans des réseaux et des équipements et installations associés : fluides (compresseurs, motoventillateursÖ), courants faibles (prises téléphoniquesÖ), courants forts (Blocs secours, détecteurs incendieÖ)
• Plans de ferraillage
• Caractéristiques du sol, des murs, des plafonds et revêtements (matériaux, surfaces, métrés, charge supportée, résistance au feuÖ)
• Inventaire des équipements et mobiliers en liaison avec la GMAO. La liaison entre ces deux progiciels étant la numérotation des locaux d'après la nomenclature des plans
• Consignes particulières
•  

F Déclaration des objets dessinés sur les plans

Certains objets sont placés et possèdent une représentation graphique sur les plans (plans de courants faibles : N° de prise téléphoniqueÖ. ; plans courants forts : détecteurs incendie, blocs secoursÖ). Il doit être possible de les déclarer et d'associer à cette représentation graphique les données qui les caractérisent tenues à jour sous le progiciel de GMAO.

1.  
2. Fonctionnalités souhaitées

Le progiciel devra permettre de localiser sur les plans, d'inventorier, de comptabiliser, de calculer des surfaces ou métrés suivant des recherches et tris multicritères sur les locaux. Ces critères de sélections peuvent être :

• Un niveau de découpage d'une des deux arborescences décrites plus haut (Etage, Secteur, CR, UA, LocalÖ)
• Un équipement ou une de ses caractéristiques
• Une des composantes caractérisants les locaux (Désignation, revêtement de sol, fenêtre, tapisserieÖ)

Ces recherches et tris multicritères doivent pouvoir être imprimées et exportées sous les logiciels Microsoft Excel et Word afin de réaliser des rapports.

1.  
2. Equipements et installations techniques

Aussi appelés équipements immobiliers, ces équipements sont les suivants :

• Les équipements de transformation et de distribution des énergies (chauffage, climatisation, ventilation, courant fort, courant faible, plomberie...)
• Les équipements d'agencement et d'utilité des bâtiments (ascenseurs, monte-charges, portes, luminaires, lavabos, sécurité incendie, sûreté, espaces verts...)

Avec plus de 140 000 équipements inventoriés, c'est le regroupement d'équipements le plus important.

F Localisation

Ces équipements sont fixent, leur localisation peut donc suivre la nomenclature des locaux de l'hôpital. Le logiciel de GTPAO devra permettre de placer sur les plans une représentation graphique de ces équipements et rechercher les caractéristiques de ceux-ci dans la base de données du progiciel de GMAO.

Les caractéristiques devant être récupérées de la base de données du progiciel de GMAO sont les suivantes :

• N° d'inventaire
• N° de série
• Type / Modèle
• Nombre
• Corps de métier
• Localisation

F Gestion des réseaux

L'hôpital est constitué de nombreux réseaux de distribution :

• Fluides : médicaux, eaux chaude, eau courante, climatisation, vapeur d'eau, vide, ventilation,
• Electricité courant fort,
• Electricité courant faible : téléphonie et informatique.

L'ensemble des réseaux forme un maillage complexe dont les plans sont tenus à jour sous le logiciel de DAO AutoCAD. Ces plans seront livrés à l'AP-HP dans le cadre du marché à l'ouverture de l'HEGP, au sein d'une armoire à plan informatique au format DXF.

Lors de travaux de maintenance, il est nécessaire de tracer des chemins de passage des réseaux en fonction :

• Des contraintes structurelles : locaux, murs, cloisons, gaines, autres réseaux...
• Du remplissage des conduites,

Lors d'interventions de maintenance, il est peut être nécessaire de rechercher l'emplacement des composants du réseau (vannes, capteur, répartiteur, collecteur...).

Les réseaux de courant faible sont composés :

• Du réseau physique (câblage, prise, élément actifsÖ),
• Du réseau logique (adresse, N° de téléphoneÖ).

Les gestions de ces réseaux sont interdépendante. Affecter un numéro à une ligne téléphonique repose sur une connaissance du câblage entre la prise et l'autocommutateur par exemple. Il est donc important de pouvoir centraliser les informations caractérisant le réseau physique et logique.

Afin d'améliorer la gestion et d'intervenir rapidement en cas d'urgence, le logiciel de GTPAO devra permettre l'exploitation intelligente des réseaux suivant les fonctionnalités décrites plus haut et ce, à partir des plans de réseaux.

1.  
2. Equipements informatiques et téléphoniques

    

   Le logiciel de GTPAO devra permettre de gérer et de tenir à jour l'inventaire de ces équipements suivant l'arborescence de gestion technique et de localisation, décrites ci-après.

    

   1.  
   2. Equipements informatiques

Le service informatique aura à gérer un ensemble 10 000 équipements formé :

• Des serveurs,
• Des éléments actifs du réseau (répartiteurs, HUBÖ),
• Des stations de travail (consoles, écrans, claviers...),
• Des périphériques (imprimantes, scanners, graveurs, traceurs...),
• Des équipements mobiles (portablesÖ)

Au regard des différents équipements évoqués précédemment, la gestion de ces équipements est simple et repose sur un inventaire du parc. La maintenance de ces équipements est principalement corrective, aucune réglementation particulière impose de tenir à jour un historique et, l'arborescence de gestion technique est réduite au minimum :

 

F Localisation

La localisation de ces équipements est fixe, ils peuvent donc être localisés en les affectant à un local. Ces équipements doivent cependant être localisés sur le réseau informatique de l'hôpital. Cette localisation est réalisée en les affectant à un numéro de prise informatique du réseau.

Les équipements mobiles sont à localiser d'une manière plus générale au service auquel ils sont affectés.

Afin de les localiser sur le réseau logique de l'HEGP, il doit être possible de renseigner l'adresse réseau de chaque poste informatique.

1.  
2. Equipements téléphoniques

Une estimation des besoins réalisée par le service technique Courants Faibles de l'HEGP estime le nombre d'équipements téléphoniques à près de 5 000. Sont pris en compte sous cette appellation :

• Les téléphones fixes,
• Les équipements mobiles : Bips et portables.

L'arborescence de gestion technique de ces équipements consiste en un simple inventaire de ceux-ci.

F Localisation

Les équipements fixes sont à localiser en les affectant à un local. Ces équipements doivent également être localisés sur le réseau téléphonique de l'hôpital. Cette localisation est réalisée en les affectant à un numéro de prise téléphonique du réseau.

Les équipements mobiles sont à localiser d'une manière plus générale au service auquel ils sont affectés.

Le logiciel de GTPAO doit permettre d'affecter et de gérer les équipements téléphoniques et informatiques suivant leur affectation à un local et à un service. Il doit également être possible d'affecter ces équipements à une prise téléphonique ou informatique qui sont dessinées sous forme d'objet sur les plans.

Concernant la téléphonie, il doit être possible, à partir du numéro de prise téléphonique associé à l'équipement de remonter l'arborescence du réseau de câblage tenu à jour sous le logiciel Building One, afin de récupérer le numéro de brochage sur le répartiteur de l'autocommutateur. Une fonction du logiciel Building One peut être exécutée par un logiciel afin de remonter l'arborescence de câblage et de récupérer le numéro de brochage. Le numéro de brochage doit permettre de retrouver dans l'annuaire de l'autocommutateur la désignation du poste ainsi que le numéro de téléphone associé.

D'une façon générale, le logiciel de GTPAO doit permettre de centraliser les informations concernant la téléphonie et l'informatique (N° de prise téléphonique, N° et désignation du poste, équipements connectés sur prise, localisationÖ) afin d'améliorer l'accessibilité, la diffusion et la qualité de l'information.

1.  
2. Equipements hôteliers

L'ensemble des équipements hôteliers se compose d'environ 60 000 équipements. Ces équipements comprennent :

• Le mobilier de chambre
• Le mobilier de bureau
• Les équipements de cuisine
• Les équipements de lingerie
• Les équipements de logistique

F Localisation

La plupart de ces équipements sont mobiles, il doit donc être possible d'affecter ces équipements à un local et de les localiser d'une manière plus générale en les associant à un service (CR/UA).

F Gestion technique

Les équipements d'une même famille peuvent être nombreux et ne posséder aucune contrainte ni caractéristique particulières obligeant à les gérer de manière distincte (aucun N° de série...). Il est donc possible de définir un équipement type auquel sera associée une quantité. Les équipements hôteliers de la salle de réunion forment, par exemple, un ensemble d'équipements constitué de X chaises de type A et Y tables de type B.

La notion de quantité permet de tenir à jour un inventaire quantitatif de ces équipements.

Il doit être possible de gérer ces équipements suivant le découpage structurel de l'HEGP (Bâtiment, Etage, Secteur, Local) et suivant son affectation à un service (CR).

F Récupération de données

L'inventaire des équipements hôteliers à transférer des différents hôpitaux sur l'HEGP, est tenu sur le logiciel Microsoft Excel. Les données que le progiciel de GTPAO devra récupérer sont les suivantes :

• Hôpital
• Service utilisateur (futur CR)
• Fournisseur
• Numéro CNEH et Désignation CNEH
• Numéro d'inventaire
• Type de mobilier
• Etat de vétusté (bon, moyen, réformableÖ)
• Date d'acquisition
• Coût d'achat

Afin de permettre une aide à l'implantation des équipements, il doit être possible d'équiper des locaux types (chambre comportant : un lit, une table de chevetÖ ; un bureau comportant : un bureau, un meuble de rangement, étagère, lampe de bureauÖ) dont les états et les caractéristiques évolueront individuellement en suivant les mises à jour.

F Gestion des codes à barres

Une solution de gestion des équipements hôteliers par code à barres afin de les identifier est à mettre en place (étiquettes prè-imprimées, 1 console de saisie afin de réaliser des inventaires, 3 crayons otpiques, logiciel dëinterfaceÖ)

F Gestion des déménagements

Une aide à la gestion des déménagements est à mettre en place. Celle-ci doit permettre une simulation ainsi qu'un suivi des équipements à déménager.

1.  
2. Environnement informatique du service maintenance

    

    

    

   

    

   Figure 5 : Schéma de communication entre le logiciel de GTPAO et les différentes données

    

   1.  
   2. Armoire à plan

       

      L'hôpital se compose d'environs 5 400 locaux répartis sur 190 000 m² de plancher et sur 10 étages. Les plans des locaux sont réalisés au format 1/50^ième. Les plans référençant les locaux sont au format 1/200 ^ième. Les différents plans de réseaux sont quant à eux au format 1/50 ^ième.

      L'hôpital comportera 8 000 prises informatiques et téléphoniques. Concernant la téléphonie, 2 900 connections sont prévues. Les plans de localisation des prises téléphoniques et informatiques sont au format 1/100 ^ième. Les N° des prises sont référencés au format texte sur les plans.

      L'ensemble des plans du chantier nous sera rendu à l'ouverture de l'HEGP dans le cadre du marché au sein d'un armoire à plans informatisée travaillant avec le logiciel Autocad Version 13 (format " DXF ").

       

       

   3. Equipements

       

      Le plan d'équipement de l'hôpital (environ 60 000 équipements), est tenu à jour sous le logiciel PF (H) V3 5R-04, développé par la société BEEM Ingénierie. Au sein du logiciel, les équipements sont affectés aux locaux suivant une nomenclature qui suit un découpage fonctionnel. Le logiciel de Gestion de Patrimoine devra donc utiliser la table de correspondance entre la nomenclature fonctionnelle des locaux et celle utilisée pour référencer les locaux sur les plans, tenue à jour sous un fichier du logiciel Microsoft Excel (cf. Annexe 1).

      Actuellement il n'est pas possible de récupérer les données de ce logiciel dans un format exploitable par le logiciel de GTP (logiciel évoluant sous DOS). Cependant une version de ce logiciel évoluant sous Microsoft Windows NT, sera disponible et permettra d'exploiter ces données. Ce logiciel sera une base de donnée " Top-speed" développée sous Clarion et compatible ODBC (Open DataBase Connectivity : interface d'accès aux bases de données communes à plusieurs logiciels) au format Access. La structure de cette base de données n'est à ce jour pas disponible.

       

       

   4. GMAO

L'inventaire des équipements et installations techniques (140 000 équipements) sera tenu à jour sous un progiciel de Gestion de la Maintenance Assisté par Ordinateur (GMAO). Ce progiciel n'est pas encore déterminé. Les équipements seront, au sein de celui-ci, affectés aux locaux suivant un numéro de localisation respectant la nomenclature référençant les locaux sur les plans.

Le progiciel retenu sera compatible ODBC. Un progiciel de GMAO, " Asmatch " développé par la société I.A.C., est actuellement en cours d'évaluation. L'ensemble des progiciels de GMAO possédant la même structure, il nous a semblé intéressant de donner en annexe la structure de la base de données de ce progiciel développé sous Microsoft Access Version 2 (Version 7 en septembre 1998).

Trois fonctionnalités d'interconnexions entre la GMAO et le SIG seront à mettre en place :

• Le SIG représente graphiquement les équipements référencés sous la base de données de la GMAO. Il doit être possible de visualiser une fiche sommaire décrivant les équipements (N° d'inventaire, Type, Marque, Corps de métierÖ).
• Les équipements ainsi que leurs caractéristiques détaillées, doivent pouvoir être accessible par l'ouverture de la GMAO à partir du SIG. La GMAO ainsi ouverte ne présente que les équipements sélectionnés.
• En sens inverse, l'ouverture du SIG par la GMAO doit permettre de localiser sur les plans de l'hôpital le local où se situe l'équipement sélectionné. Cette localisation doit également permettre des possibilités de zoom avant et arrière.

1.  
2. Courants faibles

    

   Le logiciel de GTPAO devra permettre de gérer un inventaire de la téléphonie et de l'informatique. Les plans de réseaux " courants faibles " sont tenus à jour par la société Santerne au format 1/100^ième, sous le logiciel Autocad Version 13. A partir des prises dessinées sous forme d'objet sur les plans, le logiciel de GTPAO devra permettre de connaître pour la téléphonie le numéro et la désignation du poste connecté (nom de la personne par exemple), et pour l'informatique le type de matériel connecté.

    

   1.  
   2. Téléphonie

    

   A partir du numéro de prise téléphonique, repéré sur les plans, le logiciel de GTP devra récupérer le N° de brochage du répartiteur de l'Autocommutateur associé. Une fonction pouvant être exécutée par un logiciel permet de remonter toute l'arborescence de câblage et récupérer ce numéro.

   Le module " Gestion de Câbles " du logiciel ABSIA, développé par la société BUILDING One, nous sera livré par la société Santerne dans le cadre du marché lors de la réception des locaux.

   Ce logiciel est développé sous le SGBDO (Système de gestion de Base de Donnée Objet) APIC Version 4 et est conforme OMG (Objet Management Groupe). Il évolue sous Unix (possibilité sous Windows NT en septembre 1998) et des interconnections sont possibles sous Oracle. C'est un Système d'Information Géographique (SIG) orienté objet. Les objets sont définis à partir d'attributs et de repères géographiques. Il possède un générateur de rapport au format ASCII (définition possible des champs, du nombre de colonnes...).

   Le logiciel ABSIA possède des fonctions permettant à partir du N° de prise de remonter l'arborescence et de retrouver le N° de brochage sur le répartiteur de l'autocommutateur.

   A partir du numéro de brochage sur le répartiteur de l'autocommutateur, le logiciel de GTPAO recherchera dans l'annuaire technique de l'autocommutateur, le numéro ainsi que la désignation du poste associé.

   Cet annuaire sera disponible et remis à jour périodiquement à partir de l'autocommutateur dans un fichier du logiciel Microsoft Excel. Afin d'éviter toute manipulation de fichier et, d'avoir accès en temps réel aux informations, il serait souhaitable que le logiciel de GTP recherche directement ces informations dans la base de données qui gérera le réseau de 4 autocommutateurs de type ALCATEL 4400. L'ensemble de ces données sera géré sous Unix par le biais d'une station Sun Ultrix 4755.

    

    

3. Gestion des clefs

Les clefs et cylindres (environ 5 000) des locaux de l'hôpital seront gérés avec un logiciel dédié. Ce logiciel n'est pas à ce jour connu, cependant il sera compatible ODBC. Chaque clef et cylindre seront au sein du logiciel affectés à un local suivant la nomenclature utilisée sur les plans. Un exemple d'inventaire est donné en Annexe.

1.  
2. Accès au logiciel de GTPAO

F Accès à toutes les fonctionnalités

•  
• 1 poste pour le responsable GTPAO / GMAO

   

• 1 poste pour le responsable des plans

   

• 2 postes en modification au total

F Consultation

•  
• 1 poste pour la Gestion Centralisée des Appels

   

• 1 poste pour la Gestion Technique du Bâtiment
• 8 postes, soit un poste pour chaque coordonnateur technique
• 7 postes, soit 1 poste pour chaque département : Agencement, Fluides, Electricité courants forts, Electricité courants faibles, Méthode, Sécurité générale et exploitation
• 1 poste pour l'ingénieur maintenance
• 1 poste pour le service informatique

   

• 19 postes en consultation au total

L'organisation ainsi que le rôle de chaque personne pouvant évoluer, il doit être possible d'attribuer un niveau d'accès (lecture, écriture ou non visible) aux différentes fonctions et données du logiciel pour chaque utilisateur suivant :

•  
• Le corps de métier

   

• La personne

1.  
2. Environnement informatique de l'HEGP

Le progiciel de GTPAO doit s'insérer dans l'environnement informatique suivant :

• Le réseau local qui sera déployé sur l'HEGP repose sur les standards TCP/IP, Ethernet et ATM
• Gestionnaire de réseau : Open-Wiew
• Environnement : Microsoft Windows NT
• SGBD : Oracle sous Unix (Marché de l'AP-HP)
• Poste client : PC Pentium II (233 MHz), 32 Mo de RAM (capacité minimale), carte réseau Eternet 100 Base T

Il est à prévoir un serveur dédié, supportant la GTPAO. L'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris possédant un marché concernant le SGBD Oracle (sous Unix), il serait donc intéressant que le progiciel de GTPAO exploite ce type de SGBD. Dans le cas contraire, il faut nous transmettre les coûts d'acquisition des différents éléments nécessaires à la bonne utilisation du logiciel.

1.  
2. Devis souhaité

Le devis doit prendre en compte l'ensemble des besoins exprimés plus haut ainsi que :

• Le coût d'achat en logiciel afin de réaliser les fonctionnalités décrites ci avant (gestion du patrimoine immobilier, gestion des équipements mobiliers, informatiques et téléphoniques avec une solution codes à barres, interface d'accès aux différentes données à importerÖ)
• Le coût de mise en place d'interfaces afin de réaliser les fonctionnalités détaillées ci-dessus,
• Une phase de consultation de quelques jours, basée sur des réunions de travail afin d'analyser les informations existantes, pouvant être exploitées en adéquation avec les fonctionnalités offertes par le logiciel, mise en place d'un planning d'intégration (récupération de données, formations, monté en charge des fonctionnalités à mettre en placeÖ) etc.
• La maintenance du progiciel et le support technique en cas de problème,
• La formation du personnel (formation poussée de quelques personnes assurant l'initiation d'une trentaine d'utilisateurs qui, après manipulation, suivront une formation plus poussée),
• L'installation spécifique du logiciel qui ne peut être réalisée par l'administrateur,
• La récupération de données,

L'offre est à présenter sous forme modulaire suivant les fonctionnalités décrites et en précisant le nombre d'accès en visualisation ou modification.

Pour une telle configuration, nous souhaiterions également connaître les caractéristiques du serveur et des postes de consultation et de modification à mettre en place ainsi que leur configuration, l'AP-HP possédant des marchés sur le matériel et le SGBD Oracle.

1.  
2. Annexe V : Sensibilisation du personnel à la GMAO

 

F Gestion des équipements,

F Gestion des interventions correctives et préventives (bons d'intervention, rapports d'interventionÖ),

F Gestion des ressources (planification des interventions, suivi des sous-traitants, des pièces détachéesÖ),

Gestion des fournisseurs et contacts,

F Gestion des documents (contrats de maintenance, documentations technique et d'utilisation, contrôles et essaisÖ),

F Analyses (maintenance, coûts, équipements, services cliniquesÖ).

 

 

F Eviter la parcellisation du savoir (petit carnet),

F Formaliser des pratiques implicites,

F Mettre en place un langage commun (codification et nomenclatureÖ),

F Eviter toutes recherches d'informations (contrats, garantie, documentation techniqueÖ),

F Meilleure accessibilité, diffusion et mise à jour de l'information,

F Améliorer l'analyse d'une situation et la prise de décision,

F Gains de temps et financier,

F Meilleur suivi de la sous-traitance,

F Augmenter la sécurité (meilleure connaissance des spécificités, conditions d'utilisationsÖ),

• Valoriser le travail (nbr et temps de maintenance par servicesÖ).