Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont consenti ma formation et ont permis le bon déroulement de mon stage.

J'exprime ma gratitude pour :

·   L'ingénieur en chef, Monsieur Philippe CASIER, et les techniciens biomédicaux,Messieurs David AVICE et Loïc MARIE,  pour m’avoir bien reçu et bien encadré.

·   Tout le personnel de la direction des services économiques et des travaux pour sa gentillesse et son amabilité.

·   Tous ceux et celles  que j’ai côtoyés, qui m’ont guidé et facilité le travail pendant cette période de stage.

·   Monsieur Georges Chevalier pour m’avoir permis d’accéder à cette formation

·   Monsieur Gilbert FARGES pour ses cours et ses conseils.

·   Madame Annie RAMIN, Directeur général du CHU de Fort-de-France.

·  Mon épouse et mes enfants.

Le Centre hospitalier de Bayeux

La tradition immémoriale attribue aux Ducs de Normandie et particulièrement à Guillaume Le Conquérant, la fondation de l’Hôtel Dieu au XII° siècle. Tombant en ruine, l’hôpital fut reconstruit au XIII° siècle à l’est de la ville, avec une voûte au dessus de la rivière de l’Aure. L’hôtel Dieu fut administré par des chanoines réguliers de l’ordre de Saint Augustin jusqu’au milieu du XVII° siècle. Puis ce fut la communauté des sœurs Augustines qui géra l’Hôtel Dieu jusqu’au XX° siècle. Le Centre Hospitalier de Bayeux y installera ses services de court séjour en y apportant une extension importante, rue de Nesmond, après la deuxième guerre mondiale.

Le site de Champ Fleury

Parallèlement, Les édits de 1662 et 1664 du roi Louis XIV ont permis la fondation de l’hôpital général à l’extérieur de la ville. Cet hôpital a accueilli jusqu’au milieu du XX° siècle les vieillards, les mendiants les infirmes indigents et les enfants pupilles de l’assistance publique. Profondément remanié à la fin du XX° siècle, ce site héberge actuellement la maison de retraite médicalisée de Champ Fleury.

La clinique de la Croix Rouge

L’établissement de la Croix rouge de Bayeux comporte un dispensaire et une école d’infirmières de 1918 à 1930. Il est géré en 1923 par la communauté des Sœurs Saint Joseph de Cluny. La clinique a été réquisitionnée pendant la deuxième guerre mondiale par les allemands puis par les anglais. Plusieurs réorganisations ont eu lieu. Reconnue d’utilité publique, elle héberge des services de maternité et de chirurgie. 

Les Etablissements Hospitaliers du Bessin (E.H.B.) sont essentiellement un regroupement de la clinique de la Croix-Rouge et du Centre Hospitalier de Bayeux. Ils représentent le pivot central du pôle santé du pays du Bessin. Ils sont régis par un syndicat inter hospitalier opérationnel depuis le mois de juin 2002.

Les E.H.B. développent des coopérations avec divers organismes tels que

-         le réseau régional de lutte contre la douleur

-         le réseau régional hygiène dans le cadre du C.L.I.N. [1] ouest de la France

-         le réseau périnatalité Topnorm.

-         le centre Tubiana de Caen (centre anticancer).

-         le Centre Hospitalier de Vire (Calvados) et le Centre Hospitalier Spécialisé de Saint-Lô (Manche) pour l’addictologie.

-         les hôpitaux d’Aunay-sur-Odon et de Falaise (Calvados) pour les analyses biologiques.

-         d’autres hôpitaux pour le traitement du linge en blanchisserie.

-         les radiologues libéraux pour l’exploitation en commun d’un scanner.

 

Des travaux sont entrepris depuis fin 2001. A l’horizon 2009, les services devraient être ainsi dispatchés sur les sites suivants :

Rue de Nesmond (Bayeux)

1.3             Les services médicaux et chirurgicaux

1.4             La maternité

1.5             Le Service de réanimation

1.6             Le service des urgences

1.7             Les services médicaux techniques

1.8             Les services administratifs

Place Henry Dunant (Ancienne clinique de la Croix-Rouge)

1.9             Des lits de moyens séjour

1.10        Un service de consultations externes pluridisciplinaire.

 

A Bayeux

La maison de retraite et de long séjour de Champ Fleury

La maison de retraite de Bellevue

L’hôpital de jour en pédopsychiatrie

CATTP [2] et les maisons thérapeutiques en psychiatrie adulte

L’unité d’addictologie

Sur le site de Vaux sur Aure

La pédopsychiatrie : hospitalisation complète hôpital de jour, CMPS (Centre médical psychiatrique spécialisé).

La psychiatrie adultes : hospitalisation complète hôpital de jour, CMP (centre médical psychiatrique)

La maison d’accueil spécialisée (MAS)

La logistique : Blanchisserie, cuisine, entretien des jardins, magasin central, transport, stérilisation centrale

Le centre de formation continue, l’école d’aides-soignants

En dehors de Bayeux

A Isigny-sur-Mer : CMP pour adultes

A Caen : CMPS en pédopsychiatrie

A Hérouville Saint Clair : un Hôpital de jour en pédopsychiatrie

A Douves : des consultations en pédopsychiatrie

A Port en Bessin : des consultations en pédopsychiatrie.

Les Etablissements Hospitaliers du Bessin forment un pôle de santé comprenant :

-         Cinq cents lits (500)

-         Environ neuf cents agents (900)

-         Un budget annuel d’environ : 57 889 050 d’euros (en 2004).

-         Un nombre de journées d’hospitalisation de 49 583  pour le secteur MCO (Médecine, Chirurgie Obstétrique).

-         Un nombre de journées d’hospitalisation de 11020 en psychiatrie adulte.

-         Un nombre de journées d’hospitalisation  de 9311 pour la pédopsychiatrie.

 

Les services de soins :

 

Rhumatologie

Pneumologie

Gastro-entérologie

Orthopédie et traumatologie

Réanimation polyvalente (sept lits)

Soins intensifs cardiologie (cinq lits)

Chirurgie viscérale

Gynécologie obstétrique

Cardiologie

Maternité

Pédiatrie

O.R.L.

Soins et hébergement des polyhandicapés

Soins spécialisés psychiatriques enfants, adolescents et adultes.

Prise en charge des personnes âgées.

Il existe aussi un service d'Urgences, un SMUR (Service Mobile d'Urgence et de Réanimation) et des structures de soins alternatives à l'hospitalisation avec le Service de Soins Infirmiers A Domicile (SSIAD) et le service d'Hospitalisation A Domicile (HAD)

Prise en charge de personnes âgées

Une école d’aides soignants

Le plateau technique comprend principalement:

-         un scanner multibarettes (en groupement d’intérêt économique, G.I.E.)

-         deux salles de radiologie à impression sur plaques phosphorescentes

-         1 échographe de radiologie

-         3 échographes de gynécologie obstétrique

-         2 échographes de cardiologie et une épreuve d’effort

-         1 cabine de pléthysmographie

-         2 salles d’endoscopie (gastrologie et pneumologie)

-         trois salles d’opération (à terme 5)

-         un bloc obstétrical et trois lits d’accouchement

-         sept lits de réanimation polyvalente

-         cinq lits de soins intensifs cardiologie

-         un laboratoire réalisant en routine des analyses biologiques de biochimie, de bactériologie, d’immunologie et d’hématologie.

 

 

Les Etablissements hospitaliers du Bessin sont administrés par un secrétaire général. Autour de lui sont regroupées quatre directions :

·        La direction des Ressources humaines 

·        La direction des services économiques des travaux et de l’informatique

·        La direction des services financiers et de  la clientèle 

·        La direction des soins infirmiers et de  la qualité.

 Figure 4 : Organigramme de  direction

Les E.H.B. sont accrédités par l’A.N.A.E.S. [3] depuis Avril 2004.

 

                                                                                                                                 Retour au sommaire

1.5    Le service biomédical

Les services techniques et biomédicaux dépendent de la direction des services économiques et des travaux. Ils sont tous deux sous la responsabilité d’un ingénieur en chef. Le service biomédical est composé de deux techniciens supérieurs hospitaliers biomédicaux à temps plein.

Les locaux comprennent une salle avec deux bureaux à l’intérieur et un atelier avec deux plans de travail. Les travaux en cours devraient permettre un déménagement pour occuper des locaux plus spacieux et mieux adaptés.

Figure 5 : Organigramme partiel de la D.S.E.T.

Ses missions sont :

• Contribuer au recensement des besoins et à l’acquisition des équipements biomédicaux.
• Assurer la formation des utilisateurs.
• Assurer la gestion technique des équipements biomédicaux.
• Contribuer à la veille règlementaire et technologique, à la qualité et à la gestion des risques.

 

Les E.H.B. forment un exemple d’hôpital de proximité. Beaucoup de liens sont tissés avec les réseaux de soins et certaines ressources sont exploitées en commun pour réduire  les coûts ; C’est le cas du scanner qui est au sien d’un G.I.E. nommé Scanner du Bessin et organisé avec les radiologues libéraux et les E.H.B.

La plupart des services biomédicaux utilisent la gestion de la maintenance assistée par ordinateur (gmao)  pour enregistrer l’inventaire des équipements, les interventions techniques, les plannings de maintenance préventive et quelquefois les contrats de maintenance.

Mais très peu de services biomédicaux utilisent les données de la gmao pour obtenir des tableaux de bord dynamiques. Or ce sont les outils du décideur qui permettent la mesure de la performance et qui signalent les dysfonctionnements.

Ces tableaux permettent aussi de:

-         Réduire l’incertitude avant toute prise de décision, en offrant une meilleure perception du contexte.

-         Stabiliser et synthétiser l’information.

-         Contribuer à une meilleure appréciation du risque décisionnel.

-         Faciliter la communication à l’intérieur de l’établissement hospitalier.

-         Dynamiser la réflexion en suggérant des solutions.

Le but de ce stage est la construction de tableaux de bord pour le service biomédical des E. H. B. tout sachant que ces tableaux pourront servir à d’autres services biomédicaux.

Une proposition de tableaux de bord sera présentée après l’analyse de l’existant au service biomédical des E.H.B. et de la façon de les réaliser.

2.2            Analyse de l’existant :

 

Le service biomédical possède une gmao qui date de 1998 et qui n’a pas de suivi concernant les mises à jour. Elle est installée en réseau sur deux ordinateurs à partir d’un serveur. Elle ne  possède pratiquement pas d’outils d’analyse et ne permet aucun tableau de bord.

Les techniciens biomédicaux enregistrent les équipements pour l’inventaire, les interventions techniques et les plannings de maintenance préventive.

Le but est d’obtenir de cette gmao des tableaux de bord.

2.3            Problématique

Définition du tableau de bord :
C’est un outil de synthèse et de visualisation des situations décrites et des constats effectués par les indicateurs.
- Représentation :
Le tableau de bord est un support de communication sur la situation, autant qu'une aide à la prise de décision stratégique.
Il comprendra l'identification de l'entité, la périodicité, une synthèse schématique de la tendance et les indicateurs.

Définition de l'indicateur :
C’est une information choisie, associée à un phénomène, destinée à en observer périodiquement les évolutions au regard d'objectifs préalablement définis. L’analyse  de son évolution doit permettre de définir les actions à mener.

Types d'indicateurs :

   - Indicateurs qualité : indicateurs inhérents aux objectifs qualité.

   - Indicateurs de maintenance : indicateurs en rapport à la maintenance, la gestion des biens sous les aspects budgétaires, techniques, organisationnels et structurels.

    Avec pour chacun de ces types :
Des indicateurs de résultat : ils mesurent le résultat final de l'action. C'est une mesure à posteriori, un constat.
Des indicateurs de suivi : ils mesurent la progression d'une action et permettent de réagir (actions correctives) avant que le résultat soit consommé.

Remarque : un indicateur de résultat pour une action courte peut très bien se transformer en indicateur de suivi, dans le cadre d'une action de plus longue durée. (Ex : le résultat trimestriel d'une action liée à un indicateur de résultat, devient un indicateur de suivi pour un plan d'action sur une année).

La recherche des indicateurs :

Le choix et la mise en place d'indicateurs ainsi que leur regroupement sous forme de tableaux de bord, doit s'appuyer sur une réflexion préalable. Cette réflexion devra donc porter sur plusieurs points essentiels à leur mise en place.

- Que faut il montrer ?
- Dans quel but ?
- Pour qui ?
- Où trouver les données qui permettront de renseigner l'indicateur ?
- Existe - t- il des indicateurs types ?
- Quelles opérations seront mises en oeuvre à la vue des indicateurs ?


 La lecture des résultats :
Le tableau de bord montre des données qui, après analyse, doivent permettre de prendre des décisions, de réagir face à la situation décrite.

En ce qui concerne la périodicité de la lecture des tableaux de bord, il n'y a pas de règle générale, même si une prise en compte mensuelle ou trimestrielle parait raisonnable. En fait, elle devra être adaptée aux indicateurs, de façon à ce que les mesures soient significatives.

Après avoir questionné chacun des utilisateurs potentiels, il en ressort que :

·        Pour le technicien, les tableaux de bord doivent lui apporter des informations plutôt techniques sans alourdir son travail. Il ne devrait pas avoir à y passer beaucoup de temps.

·        Pour l’ingénieur, le principal est de justifier sa politique de maintenance et de montrer que les solutions mises en œuvre sont adéquates.

·        Pour le directeur, l’essentiel réside dans l’examen des coûts financiers pour mieux les maîtriser.

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

2.4            Méthodologie

 Afin de réaliser ces tableaux de bord, il semble souhaitable de commencer par réaliser un brainstorming. Puis, en fonction des résultats et des regroupements, il faudrait rédiger les souhaits formulés pour ensuite les traduire en réalisation de tableaux de bord.

Toutefois ceci n’a pas été possible à cause du faible nombre de techniciens mais aussi à cause de la faible chance d’obtenir leur présence en même temps, surtout en début de stage, au moment de définir les caractéristiques des tableaux de bord.

Cependant des notes ont été prises en interrogeant séparément les personnes intéressées.    

Compte tenu de tous ces paramètres, les tableaux de bord suivants ont été proposés et approuvés par le service biomédical:

 

 

1.  

 

 

 

 

 

 

 

Tableau N°2 : Efficacité

 

 

 

.

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

Tableau N° 3 : Répartition entre la maintenance interne et externe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

 

 

Tableaux N° 4 : Etude de coûts

 

 

 

 

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

Tableau N° 5 : Formation

 

 

 

 

Tableau N° 6 :   Temps moyen de bon fonctionnement (MTBF)

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

Tableau N° 7 : Age du parc d’équipements

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

Tableau N°8 : Maintenance préventive

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

  

Tableau N°9 : Contrats de maintenance

 

 

  

   

   

 

Afin de réaliser ces tableaux, quelques changements dans les habitudes seront nécessaires.

Les données suivantes devront être saisies :

Les dates de demandes d’intervention des services

Les dates et heures de demande d’intervention pour les sociétés extérieures.

Les dates et heures d’intervention pour les sociétés extérieures.

Les dates et heures de remises en service pour les sociétés extérieures.

 

Les degrés de criticité devront être déterminés.

Ils devront ensuite être saisis dans une nouvelle rubrique de la gmao.

Les grandes familles d’équipements proposées sont : le laboratoire, le bloc opératoire, l’électronique médicale (dont l’anesthésie réanimation), perfuseurs (et pousse seringue), la radiologie et les explorations fonctionnelles.

 

                                                                                                                               Retour au sommaire

2.6            Phase de réalisation

 

Afin de réaliser ces tableaux de bord, il semble normal de changer la gmao :

-         La version actuelle est ancienne et n’a jamais reçu de mise à jour.

-         Elle manque un peu de souplesse

-         Aucun tableau de bord défini précédemment ne peut être obtenu en utilisation courante de la gmao.

-          Cette version efface automatiquement toute information concernant un équipement réformé, ce qui est contraire à la réglementation.

Ceci a conduit à mener des actions en vue de remplacer la gmao ou tout au moins d’effectuer une mise à jour (coût moins élevé).

 

2.6.1    Convocation des fournisseurs

 

Les principaux fournisseurs de gmao ont été joints en leur précisant les besoins en tableaux de bord. Trois fournisseurs se sont déplacés. Chacun d’eux a fait une démonstration en vantant son logiciel et ses analyses de données possibles.

Les démonstrations ne nous ont pas permis de réaliser tout de suite un des tableaux de bord. Mais des promesses sur l’obtention de ces tableaux nous ont permis de garder espoir.

Un seul fournisseur a accepté de nous passer une version de démonstration.

C’est donc sur cette version de démonstration que les tentatives de réalisation de tableaux de bord ont été effectuées.

Il est à noter qu’un fournisseur ne s’est jamais présenté alors qu’il a été contacté plusieurs fois ...

                                                                                                                                Retour au sommaire

2.6.2    Essais et difficultés de réalisation

 

Après maints essais, il a fallu se rendre à l’évidence : les logiciels de gmao ne sont pas très développés en ce qui concerne les tableaux de bord. Il existe des menus, mais pas très performants. De plus, La réalisation des tableaux de bord suppose la maîtrise du logiciel « Excel » de Microsoft. Il y a une très grande différence entre la démonstration du commercial et la réalité.

 Pour les développements particuliers, tout est possible mais en supplément et les renseignements pour traiter les données ne sont ni accessibles et ni divulgués.

Il a fallu faire pression sur un fournisseur, avec l’aide d’autres hôpitaux de la région pour qu’il revienne expliquer comment obtenir certains tableaux de bord.

En définitive, certains tableaux sont possibles mais d’autres non. Ce fournisseur semble avoir pris bonne note de nos desideratas. La prochaine version devrait avoir des fonctions simplifiées pour créer des tableaux de bord.

 

2.6.3    Phase financière

 

Au cours d’une réunion entre le service biomédical et la direction des services économiques et des travaux, le  directeur, à cause de difficultés financières des E.H.B., a reporté l’achat ou la mise à jour de la gmao. Le projet est ainsi stoppé.

 

2.7            Conclusions

 

Si la réalisation n’a pu avoir lieu, l’étude a montré les renseignements qu’il était possible d’extraire d’une gmao sont très intéressants pour tous.

Pour le technicien, il est possible de réaliser un mémento de pannes / remèdes, un rappel du planning prévisionnel de la maintenance prévisionnel et des analyses sur ses actions avec des indicateurs sur la satisfaction des clients.

Pour l’ingénieur, il est possible d’obtenir des tableaux de bord fiables et utiles à la décision qui permettent aussi la réalisation des revues de direction ou des bilans du service biomédical.

Il est dommage de constater le peu d’intérêt accordé aux tableaux de bord par les fabricants de gmao. Un petit espoir tout de même : Apparemment les prochaines versions de gmao devraient intégrer des tableaux de bord plus performants.

 

 

Le sujet initial de stage (mise en place de tableaux de bords sur une GMAO) n’ayant pu arriver à son terme, le tuteur de stage a proposé un 2^ème sujet, également très utile pour le service biomédical des EHB car il fait est la suite d’un travail réalisé par un précédent stagiaire. De plus il peut également servir à d’autres établissements.

 

 

  

                                                                                                                               Retour au sommaire

   

  

   

   

 

 

 

 

3. ORGANISATION ET PROCEDURES AU SERVICE BIOMEDICAL

 

  

 

  

3.1.         Introduction

 

Avec les décrets sur la maintenance des équipements biomédicaux, l’accréditation et la recherche de la qualité, les services biomédicaux sont en pleine  réorganisation. C’est le cas du service biomédical des E.H.B.

Un audit a été réalisé par un stagiaire SPIBH de l’U.T.C. de l’année universitaire 2003-2004 en utilisant le guide des bonnes pratiques biomédicales [5] comme référentiel. Ce diagnostic a permis d’établir un plan d’actions.

Le but maintenant est d’appliquer ce plan d’action, de réaliser les documents manquants afin que les références minimales du guide des bonnes pratiques biomédicales soient réalisées.

 

Présentation rapide du guide des bonnes pratiques biomédicales :

Le guide a été publié en 2002 sous l’impulsion de M. Gilbert FARGES et de responsables de l’AFIB [6], de l'AAMB [7], et de l'ATD [8] ainsi que de nombreux acteurs du secteur biomédical. Il a été réalisé afin que la profession puisse :

- savoir faire face aux nouveaux textes règlementaires sur les dispositifs médicaux.

- montrer son savoir faire dans le domaine biomédical et dans celui du progrès.

-  être reconnue pour la qualité de son action.

C’est un guide spécifique pour les professionnels des services biomédicaux. Il est divisé en deux parties :

- Les bonnes pratiques fonctionnelles (les missions, les objectifs, les mesures et les améliorations).

- Les bonnes pratiques opérationnelles (gestion des interfaces, gestion des locaux, gestion des MT et ECME, gestion des dispositifs médicaux).

 

Réalisé par des gens de la profession, ce guide s’adapte bien et est accessible aux biomédicaux, tout en offrant une compatibilité avec les autres référentiels.

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

3.2.         Plan d’actions

 

Dans le rapport d’audit du service, il est préconisé le plan d’action qui suit :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Plan d’action 1 : Audit 2004

 

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

3.3.         Problématique

 

A partir de ce plan d’action, il s’agit de réaliser les documents qualité indiqués en tenant compte des trames existantes et des pratiques aux EHB. Ceci  implique un travail en collaboration avec la direction qualité et les différentes directions concernées.

 

3.4.         Méthodologie

 

Avec l’aide des TSH, il s’agit de rédiger et de formaliser ce qui se fait déjà ou d’établir de nouvelles règles. Il est nécessaire de se rapprocher des directions pour la rédaction des documents qualité.  

Puis l’amélioration  doit être vérifiée avec le même outil diagnostic utilisé lors de l’audit de service biomédical. Un nouveau plan d’action devra permettre d’établir les actions futures à mener.  

 

3.5.         Réalisations

 

En suivant le plan d’actions, les documents suivants ont été réalisés :

Réalisations :

-         1 classeur intitulé Registre RSQM [9] des ECME [10].

-         1 classeur intitulé Equipements réformés.

-         1 classeur intitulé Formations des TSH [11].

-         1 classeur intitulé Protocoles des maintenances préventives.

-         1 classeur intitulé Organisation et procédures.

 

Le registre RSQM des ECME est le registre sécurité, qualité et maintenance des équipements de contrôle, de maintenance et d’étalonnage. Tout équipement de ce type devra être contrôlé, étalonné ou partir en maintenance. Tous les rapports devront être archivés dans ce classeur. Le recensement des ECME a été effectué et introduit dans la gmao. Les numéros d’inventaire de la gmao ont été collés sur les équipements.

Le classeur d’équipements réformés permet d’être en règle avec la législation. En effet, le logiciel gmao actuel efface toute trace d’équipement réformé, alors que la législation demande l’archivage des données pendant 5 ans. Dans ce classeur, il est impératif d’y mettre la fiche d’inventaire et toutes les fiches d’interventions de l’équipement réformé.

Le classeur Formations des TSH est un classeur qui permet de savoir rapidement qui est formé techniquement sur tel équipement et aussi quand arrive la fin de l’habilitation si il y en a une. Ce classeur est divisé en grandes familles d’équipements.

Le classeur protocoles des maintenances préventives existait déjà mais il est maintenant reconnu officiellement. A l’intérieur, devraient se retrouver tous les protocoles des maintenances préventives réalisées par les techniciens biomédicaux.    

Le classeur organisation et procédures permet de connaître l’organisation du service biomédical. Il contient les rubriques suivantes :

-         Un organigramme hiérarchique,

-         Les relations du TSH biomédical

-         Un profil de fonction, réalisé en liaison avec la Direction des ressources humaines.

-         Deux fiches de fonction nominatives qui devront être signées par les TSH.

-         Une description du futur atelier avec les zones d’activité et de rangement avec les plans correspondants.

-         Une procédure de mise en œuvre de l’obligation de maintenance et de contrôle des dispositifs médicaux, qui existait déjà, avec la validation de la direction qualité et la diffusion au secrétaire général, à la CME, ).

-         Une procédure générale d’achat, de réception et de réforme des équipements biomédicaux, réalisé en liaison avec la direction qualité des E.H.B. et qui devra être signé par l’ingénieur en chef et la direction qualité.

-         Un mode opératoire général de maintenance préventive relié en annexe à la procédure de mise en œuvre de l’obligation de maintenance, en liaison avec le service qualité des E.H.B. et qui devra être signé par l’ingénieur en chef et la direction qualité.

-         Un mode opératoire général de maintenance curative relié en annexe à la procédure de mise en œuvre de l’obligation de maintenance, en liaison avec le service qualité des E.H.B. et qui devra être signé par l’ingénieur en chef et la direction qualité.

 

Autres réalisations :

-         Une ébauche d’un livret d’accueil pour le stagiaire au service biomédical a été rédigée. Faute de temps, il n’a pu être terminé. Il reste à le finaliser en y insérant le « mot du directeur », des photos et une présentation.

-         Une référence a été collée sur les manuels techniques et les étagères ont été numérotées afin d’obtenir un inventaire et une localisation de ces documents.

-         Saisie de données pour le tableau « plan de maintenance », servant à synthétiser les données de la politique de maintenance, en fonction de la criticité des équipements.

                                                                                                                                Retour au sommaire

3.6.         Autodiagnostic

 

Afin de vérifier le progrès réalisé, le même outil d’autodiagnostic est utilisé.

Voici les histogrammes obtenus, par catégories du G.B.P.B., avec d’abord celui du premier audit puis celui de la vérification en juin 2005.  

 

 

 

          

Histogramme 1 : Premier audit : Bonnes pratiques fonctionnelles

 

        

Histogramme 2 : Vérification juin 2005  Bonnes pratiques fonctionnelles

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

 

                   Histogramme 3 : Premier audit : BPO 01 : gestion des interfaces

 

 

 

       

Histogramme 4 : Vérification juin 2005 : BPO gestion des interfaces

 

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

 

 

                   Histogramme 5 : Premier audit : BPO 02 : Gestion risques et qualité

 

  

 

        

Histogramme 6 : Vérification Juin 2005 : BPO 02 : gestion risques et qualité

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

                   Histogramme 7 : Premier audit : BPO 03 : Gestion du personnel

 

 

 

Histogramme 8 : Vérification  juin 2005 : BPO 03 : Gestion du personnel

 

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

 

 

                   Histogramme 9 : Premier audit : BPO 04 : Gestion des locaux

 

 

 

 

 

                      

  Histogramme 10 : Vérification juin 2005 BPO 04 : gestion des locaux

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

 

   Histogramme 11 : Premier audit : BPO 05 : Gestion des MT et ECME

 

 

 

 

Histogramme 12 : Vérification juin 2005 BPO 05 : Gestion des MT et ECME

                                                                                                                               Retour au sommaire   

 

 

                Histogramme 13 : Premier audit : BPO 06 : Gestion des DM

 

                  

Histogramme 14 : Vérification  juin 2005 : BPO 06 : Gestion des dm

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

                   Cartographie 1 : Premier audit : Résumé en cartographie radar

 

 

Cartographie 2 : Vérification juin 2005 : Résumé en cartographie radar

                                                                                                                                Retour au sommaire

 

3.7.         Analyse des résultats

 

De façon générale, une nette amélioration est constatée. Les valeurs de la plupart des items sont en augmentation.

Les points forts et points faibles du service biomédical peuvent être regroupés dans le tableau qui suit:

 

Items	Points forts	Points faibles
BPF	Documents existants	Les mesures ou les processus d’autoévaluation ne sont pas formalisés ou n’existent pas.
BPO 01 Gestion des interfaces		Quelques documents manquants
BPO 02 Gestion des risques et de la qualité	La plupart des documents existent	Les autoévaluations ou audits internes ne sont pas formalisés ou n’existent pas.
BPO 03 Gestion du personnel	La plupart des documents existent	L’encadrement des stagiaires et intérimaires ainsi que les demandes de formations professionnelles sont à revoir.
BPO 04 Gestion des locaux	Documents existants
BPO 05 Gestion des ECME	Les ECME sont inventoriés dans la gmao	Les contrôles ou étalonnages ne sont pas systématiques
BPO 06 Gestion des DM	Documents existants

                                       Analyse des résultats

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3.8            Nouveau plan d’action

 

Le guide des bonnes pratiques biomédicales s’appuie aussi sur l’amélioration continue définie par la roue de Deming et du cycle PDCA. Ce guide se présente comme un outil stratégique de support à une démarche qualité. Il garantit ainsi la satisfaction du client (services de soins et plus particulièrement le patient) et assure  une dynamique de progrès.

                          

                            Figure 6 : Représentation de la roue de Deming

 

 

Ici dans le cycle PDCA :

Le P (Plan : planifier) est le plan d’actions après l’audit.

Le D (do : faire) a été effectué avec la mise en place et la réalisation de documents qualité et d’organisation.

Le C (Check : vérification) a été réalisé avec l’outil diagnostic.

Le A (Act : agir)  a été réalisé par l’analyse et l’analyse des résultats.

Le cycle est ainsi bouclé mais recommence avec la mise en place d’un nouveau plan d’action  (P)  pour l’amélioration continue.

En enlevant ce qui a été réalisé du premier plan d’actions, on obtient le nouveau plan d’actions.

Nouveau plan d’action :

                  

 

 

       Plan d’actions 2 :

 

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Remarques :

1-     Aux  EHB, Le stock biomédical de pièces détachées est très faible et ne nécessite pas la mise en place de structure lourde pour sa gestion.

2-     Aux EHB, la fiche de déclaration d’évènements non désirables est en cours de réalisation par la cellule gestion des risques et de la qualité (fiche unique dans les EHB).

3-     Il existe de réunions régulières au service biomédical, le jeudi le plus souvent, mais elles ne sont pas formalisées.

 

 

3.9            Conclusions 

 

Les réalisations des différents documents ont permis une amélioration significative  des statistiques de l’outil diagnostic. Les documents ont été présentés au service biomédical. Tous connaissent leurs contenus. Certains documents sont signés soit par les techniciens, par l’ingénieur ou par la direction concernée.

La démarche qualité au service biomédical semble rentrer dans le quotidien des techniciens. Il n’y a pas eu d’opposition de leur part face à l’action entreprise pour répondre aux affirmations de l’outil diagnostic du G.B.P.B.

Cette action a permis à la roue de Deming d’effectuer un tour. Cette roue doit continuer à tourner pour une amélioration continue.

 

 

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4. Conclusions générales

 

Le faible nombre de personnel au service biomédical n’a pas permis l’organisation de brainstorming mais grâce à leur aimable participation, les techniciens se sont prêtés aux jeux des questions et ont contribué à l’expression des besoins du service pour les tableaux de bord et pour les documents qualité.

Les études proposées ont été enrichissantes :

Dans le premier sujet, l’outil de gestion créé est l’ensemble des tableaux de bord. Ceux-ci permettent d’établir, de vérifier la politique de maintenance, et de permettre les revues de direction.

Dans le deuxième sujet, la création des documents qualité permet l’organisation du service biomédical et la mise en place de la politique qualité, au sein du service biomédical.

Les E.H.B. forment un ensemble hospitalier de proximité non loin du grand CHU voisin de Caen. En dépit des difficultés financières, la politique des services biomédicaux est orientée vers l’optimisation des actions de maintenance tout en recherchant la qualité. 

Les travaux effectués sont adaptables dans la plupart des services biomédicaux.

 

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____________________________________________________________________________________________ 

 

                5. Annexes
 

Annexe 1 : Abréviations utilisées 

[1] : C.L.I.N. : Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales.

 

[2] : CATTP

 

[3] : A.N.A.E.S. : Agence Nationale d’Accréditation des Etablissements de Santé, intégrée maintenant à l’H.A.S. (Haute autorité en santé). Site de l’ANAES-HAS : http://www.anaes.fr/HAS/has.nsF/HomePage?ReadForm.

 

[4] : B.A. : Bilan d’activité

 

[5] : G.B.P.B., Le Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en Etablissement de Santé, G. Farges, G. Wahart, J.M. Denax, H. Métayer, Ed Elsevier, ITBM-RBM News, Novembre 2002-Vol.23-Suppl.2

 

[6] : A.F.I.B. : Association française des ingénieurs biomédicaux

 

[7] : A.A.M.B. : Association des agents de maintenance biomédicaux

 

[8] :A.T.D. : Association des techniciens de dialyse

 

[9] : Registre Sécurité Qualité Maintenance

 

[10] : E.C.M.E. : Equipement de Contrôle, de Mesure et d’Etalonnage.

 

[11] : T.S.H. : Technicien Supérieur Hospitalier

 

Autres abréviations :

 

B.A. : Bilan d’activité

CMP : Centre médical psychiatrique

CMPS : Centre médical psychiatrique spécialisé

D.M. : Dispositif médical.

D.R.H. : Direction des ressources humaines.

D.S.S.I. : Direction des services de soins infirmiers.

D.S.F. : Direction des services financiers.

D.S.E.T. : Direction des services économiques et des travaux.

G.I.E. : Groupement d’intérêt économique

G.M.A.O. : Gestion de la maintenance assistée par ordinateur.

H.A.D. : Hospitalisation à domicile

M.A.S. : Maison d’accueil spécialisée.

M.T. : Matériels techniques.

M.T.B.F. : Temps moyen de bon fonctionnement

P.E.M. : Plan d’équipement médical

S.S.I.A.D. : Service de soins infirmiers à domicile

                                                                                                                  Retour au sommaire

 

Annexe 2 : Bibliographie 

• Le Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en Etablissement de Santé, G. Farges, G. Wahart, J.M. Denax, H. Métayer, Ed Elsevier, ITBM-RBM News, Novembre 2002-Vol.23-Suppl.
• L'essentiel du tableau de bord: Alain Fernandez Editions d'Organisation 2005
• Fonctions et macros excel 2002-2003 : Jean-François SEHAN. Collection Poche micro, Editions First Interactive.
• Support de cours de M. François THIBAULT : Indicateurs de maintenance_ des outils à la mesure d’une fonction.D. BRACHET et F. THIBAULT.

•    Indicateurs et Tableaux de Bord pour le Service Biomédical, G. Ballandin, Stage SPIBH, UTC, 1997, pp 27
  URL : https://www.utc.fr/~farges/spibh/1997/Stages/Ballandin/Ballandin.htm
•     Audit du service biomédical des Etablissements Hospitaliers du Bessin
  Stage SPIBH  Frédéric POSSON, 2003-2004
  URL: https://www.utc.fr/~farges/liste_tvx/spibh/tvx_spibh.htm#Spibh_03-04_Stages/FPOSSON/FPOSSON.html
  • A.N.A.E.S. : Agence Nationale d’Accréditation des Etablissements de Santé, intégrée maintenant à l’H.A.S. (Haute autorité en santé).Site de l’ANAES-HAS : http://www.anaes.fr/HAS/has.nsF/HomePage?ReadForm.
  • Outils diagnostic:https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/02-03/Projets/diagnostic/diagnostic.html
    Processus de mise en place et d'évolution du "Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en Etablissements de Santé"

 

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Annexe 3 : Exemples de réalisation

 

 

 Exemple obtenu pour le tableau N° 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Centre Hospitalier de Bayeux

Direction des Ressources Humaines

 

 

 

 

FONCTION : Technicien biomédical

Identification de la fonction :   Famille : Technique   Grade   : Technicien supérieur hospitalier   Mission du service : Contribuer au recensement des besoins et à l’acquisition des équipements biomédicaux. Assurer la formation des utilisateurs. Assurer la gestion technique des équipements biomédicaux. Contribuer à la veille règlementaire et technologique, à la qualité et à la gestion des risques. Composition de l’équipe 2 techniciens supérieurs hospitaliers   Poste de travail / Horaires :   Matin et après midi au cours de la semaine. (Voir Annexe /DSET/Bio/05/A : Planning du personnel biomédical).

PLACE DANS L’INSTITUTION

Cadre de référence :   Statut Fonction Publique Hospitalière (loi 9 janvier1986)   Décrets de compétence / statut particulier : Décret n°91-868 du 5 septembre 1991 portant statuts particuliers des personnels techniques de la fonction publique hospitalière et les décrets modificatifs.     Projet d’établissement (Projet de Soins, Projet Social) / Projet de Service :       Positionnement :   direction fonctionnelle de rattachement : DSET chef de service : Monsieur S. BLATTER, Directeur adjoint. cadre ou responsable de service : Monsieur P. CASIER, ingénieur en chef. relation avec : l’ingénieur, les services de soins,les services médico techniques, les prestataires de service, les fournisseurs de matériels et pièces détachées d’équipements biomédicaux, administration et autres services de l’hôpital.

 

RÔLE DANS L’INSTITUTION

Raison d’être : Contribuer à choisir, à acquérir, à réceptionner et à installer les équipements biomédicaux. Informer les utilisateurs et s’assurer de leur formation sur les conditions de bonne exploitation des équipements biomédicaux. Diagnostiquer les pannes, maintenir, entretenir et contrôler la qualité  et la sécurité des équipements biomédicaux en exploitation. Réaliser le suivi et la traçabilité des interventions techniques, tests de performance, contrôle qualité, sécurité et matériovigilance ou d’information. Contribuer à la veille technologique, documentaire, normative et à la mise en œuvre des exigences règlementaires. Contribuer à l’amélioration continue des pratiques professionnelles pour la qualité et la sécurité des soins délivrés aux patients.   Activité : ·         Gestion et traçabilité des équipements biomédicaux ·         Formation des utilisateurs ·         Veille technologique et règlementaire   Profil/compétences requis(es) : -                          Diplôme sanctionnant un premier cycle d'études supérieures, d'un titre ou diplôme homologué au niveau III ou d'une certification inscrite au répertoire national des certifications professionnelles (options électronique, électrotechnique, maintenance industrielle, techniques biomédicales…) -                          Anglais technique

ENGAGEMENT VIS A VIS DE L’INSTITUTION

Tendre vers : connaissance des protocoles spécifiques à l’activité : P/DSET/BIO/11A Procédures du service biomédical. nécessité de formation/participation aux actions institutionnelles : Formation d’adaptation à l’emploi Formation sur certains équipements spécifiques, suivant la politique de maintenance.   polyvalence sur les postes du service  Atelier, bureau mobilité (entre services, sur les horaires)  Mobilité des horaires selon les nécessités de service.

 

Date : Juin 2005

 

Rédacteur(s) du profil de fonction	Validation (fond): Directeur fonctionnel	Validation (forme): Directeur des ressources humaines
Eric LEWIS stagiaire au service biomédical	Philippe CASIER  ingénieur en chef	Karine HAMELA  directeur adjoint

Exemple de profil de fonction 

                                                                                                                                Retour au sommaire