Afin d’identifier les modèles que
possèdent le CHER, il
nous est semblé essentiel de contacter les fournisseurs et de
réaliser un inventaire du parc.
D.
Contact des
fournisseurs:
En
consultant la GMAO du service
biomédical, nous avons
contacté les fournisseurs afin d'obtenir le listing des
lèves personnes qu'ils ont installé au Centre Hospitalier
Emile ROUX et de se procurer la documentation techniques concernant
l'entretien des équipements.
L'objectif est de vérifier si le
listing des fournisseurs
correspond aux équipements trouvé lors de l'inventaire au
sein des services de soin.
E.
Inventaire
qualitatif et quantitatif:
L'inventaire qualitatif et
quantitatif a permis de mettre en
évidence l’état des lèves personnes mais
également de compléter les données
enregistrées dans la GMAO. Pour identifier les points faibles
des lèves personnes, j’ai décidé d’utiliser le
schéma d'un lève personne mobile (Figure 9)
proposé par l'Afssaps.
Figure
9: Schéma d'un lève personne
mobile
Cet
inventaire a souligné l’état
défectueux de
certain lève personne (Figure 10) au niveau de l'axe de
suspension. Par exemple, on a pu constater qu’un contre écrou
qui permet de retenir la barre de préhension et l'axe de
suspension se dévissés ce qui aurait pu entraîner
la chute d'un patient.
Figure
10: Répartition de l'état du
parc des lèves
personnes du CHER
L'inventaire
terminé, nous nous
sommes rapprochés des
fournisseurs afin de se faire procurer les maintenances
préventives préconisées par les fournisseurs. Mais
également d’évaluer le coût de la maintenance
préventive si celle-ci était réalisée par
les techniciens biomédicaux ou par le fournisseur.
F.
Evaluation du
coût de la maintenance:
Dans le but de réduire les coûts de
maintenance et de
montrer l’intérêt de réaliser la maintenance en
interne aux techniciens. Nous avons réalisé une
étude comparative pour mettre en parallèle le coût
d’une maintenance en interne et en externe (Tableau 3).
Tableau
3: Coût de la maintenance
préventive en interne et
en externe
L'évaluation
des coûts de
maintenance souligne une
réduction de 27% si la maintenance préventive est
réalisée par le service biomédical de
l'hôpital. Face à ce résultat, nous avons
décidé de mettre en place et de rédiger une
procédure de maintenance préventive sur les lèves
personnes de l'établissement.
G.
Elaboration
d'une maintenance préventive:
Afin
de réduire les incidents du à
un manque d'entretien
enregistrés par l'Afssaps, nous avons décidé de
rédiger une procédure de maintenance préventive
sur chaque modèle de lève personne. Ces procédures
de maintenance ont été réalisées en
s’appuyant sur les préconisations des fournisseurs et en tenant
compte des points critiques relevé lors de l'inventaire.
Pour comprendre la procédure
d’entretien préventif du
fournisseur, il a été nécessaire de
démonter le lève personne afin de localiser et de
comprendre le fonctionnement des pièces décrites
notamment pour vérifier si le système de descente de
secours fonctionne correctement.
La plupart des fournisseurs
préconisent une maintenance
préventive annuelle afin de vérifier l'état
physique du lève personne en effectuant des contrôle
visuel, mécanique, électrique et en réalisant des
tests de fonctionnalité et de charge. Puis, la deuxième
année, il est recommandé de réaliser la
maintenance préventive annuelle mais également de changer
certaines pièces détachées comme le changement des
sangles de levage.
Suite aux informations recueillies,
nous avons mis en place un
formulaire spécifique pour chaque modèle de lève
personne de l’hôpital. Ce formulaire est constitué d'une
partie commune pour chaque procédure ou on y retrouve le
numéro d'équipement du service biomédical, le
numéro de série, le modèle et le service dans
lequel se trouve l'équipement. De plus, en fin de
procédure, il est demandé au technicien qui
réalise la maintenance préventive d'indiquer son nom, de
date et signer et de valider si l'équipement est conforme aux
points soulignés dans la procédure (11 & ANNEXE 2).
En cas d’incidents, ces différents renseignements permettent de
retracer le cycle de vie de l’équipement.
Figure
11: Extrait de la procédure
de maintenance
retour
sommaire
Pour
rendre accessible la procédure
de maintenance
préventive aux autres techniciens du service biomédical,
nous avons souhaité rajouter une fiche annexe qui se trouve dans
la documentation technique des lèves personnes. L'objectif de
cette fiche est de permettre au technicien chargé de
réaliser la maintenance préventive de localiser
rapidement les pièces décrites. Car lors de la
rédaction de la procédure de la maintenance
préventive, le technicien et moi-même avons
rencontré des difficultés pour comprendre les termes
techniques et identifier les pièces décrites par le
fournisseur (Figure 12 & ANNEXE 3).
Figure
12: Extrait de l'annexe
associé à la
procédure de maintenance
Dans
le dossier technique des lèves
personnes, nous avons
également mis en place une fiche « pièces
détachées » pour chaque modèle de
lève personnes qui regroupe tout les kits annuels
nécessaires à changer lors d'une maintenance
préventive mais également la liste des autres
pièces détachées comme la
télécommande dans le cas où celle-ci serait
détériorée. Sur cette fiche, on y retrouve la
désignation des pièces détachées mais
également la référence et le coût. Le but de
cette fiche est de facilité le travail des techniciens afin de
pouvoir procéder à une commande rapidement.
H.
Elaboration des
recommandations auprès des
utilisateurs:
Dans
le but de réduire les incidents
d'utilisation
observée par l'Afssaps, nous avons souhaité accrocher sur
chaque lève personne une fiche "recommandation utilisateurs".
Cette fiche (ANNEXE 4) rappelle à chaque utilisateur les
éléments qui sont à vérifier avant
d'utiliser le lève personne, mais également les
contrôles préconisés par les fournisseurs. Elle
rappelle à chaque utilisateur les éléments
à vérifier périodiquement avant de l'utiliser
comme l'état du harnais, de la batterie ou encore de
vérifier que l'équipement fonctionne correctement.
I.
Bilan:
L'application
des recommandations de
l'Afssaps sur les lèves
personnes a permis de voir l'intérêt d'utiliser une
méthodologie pour mener un projet en équipe. De plus, le
diagramme de Gantt a été une aide précieuse pour
visualiser d’un coup d’œil le retard ou l’avancement du projet (Figure
13).
Figure 13: Diagramme de GANTT du
lève personne
Au
départ, nous devions réaliser le
projet en 15 jours,
mais au fur et à mesure des jours nous avons rencontré
des retards qui s'élèvent à 10 semaines comme on
peut le voir sur le diagramme de GANTT ci-dessus.
Les 8 semaines de retard sont dues
notamment:
- à la complexité
des modèles de
lèves personnes que possèdent le CHER;
- à une semaine de
formation technique
réalisée par le technicien;
- à une semaine de
vacance du technicien.
En conclusion, ce travail m'aura
permis de me rendre compte qu'il est
indispensable de tenir compte des imprévus lorsqu'on planifie un
projet pour le mener à termes et dans les temps.
PARTIE
III: INVESTISSEMENTS
Le stage m'a donné l’occasion de
participer au plan
d’équipement et de me confronter au code des marchés
publics en participant à l’investissement et au renouvellement
des dispositifs médicaux.
I.
Elaboration du
plan d'équipement du CHER:
L'investissement
des dispositifs
médicaux au sein des
établissements de santé est élaboré
à partir d'un plan d'équipement. Au Centre Hospitalier
Emile Roux, le plan d'équipement est effectué à
partir d'un recensement annuel des demandes d'équipements
auprès des services de soins.
Lors du recensement annuel des
besoins des services de soins,
l’ingénieur biomédical confronte les besoins des
praticiens en termes de nouveaux matériels, les exigences
imposées par la réglementation et le renouvellement
d'équipements obsolètes. De part cette confrontation, il
est possible de définir des priorités et donc
d’élaborer le plan d’équipement.
Une fois le plan d'équipement
réalisé, celui-ci
est présenté à la direction afin d'établir
un chiffrage précis des besoins de l'ensemble des services. Ce
plan d’équipement est présenté à la
direction, il permet principalement d’établir un chiffrage
précis des besoins de l’ensemble des services (Figure 14).
Figure
14: Coût des besoins par pôles
Après
validation par la Commission
Médical
d’Etablissement (CME), le processus d’achat du plan d'équipement
peut être lancé.
Pendant mon stage, m'a permis de
participer à plusieurs
investissements ci-dessous (Figure 15), ce qui représente un
coût de 250k€.
Figure 15: Récapitulatif des
dossiers d'achats traités
II.
Choix de la
procédure d'achat:
Quelque
soit le montant ou la nature
d’un achat, les
établissements de santé publics doivent se conformer aux
règles décrites dans le Code des Marchés Publics
(CMP). Ces règles ont pour but principal d’assurer
l’égalité des entreprises face à la commande
publique et d’assurer la mise en concurrence des entreprises. Pour
pallier aux éventuels fraudes ou non respect du code des
marchés publics, les passations de marchés sont
contrôlées par des agents de la Direction
Générales de la Concurrence de la consommation et de la
Répression des Fraudes. En effet ces derniers participent aux
commissions d’appel d’offres et peuvent procéder à des
enquêtes approfondies sur certains marchés.
L'acquisition des dispositifs
médicaux dans les
établissements publics de santé se fait par
l’intermédiaire de procédures imposées par le code
des marchés publics (Figure 16). Le choix de la procédure
à utiliser se détermine en fonction d'un seuil, c'est
à dire après avoir estimé le montant de l’achat,
les quantités, les délais et les caractéristiques
techniques souhaitées sur le ou les dispositifs en question. Le
résultat de ces estimations permet de choisir la
procédure la plus adaptée.
Figure
16: Procédure en fonction des
seuils du code des
marchés publics
Le Centre Hospitalier Emile ROUX
s'appuie à la fois sur le code
des marchés publics pour choisir le type de procédure
mais également par l'UGAP (Union des Groupements d'Achat Public).
III.
Les
différentes étapes d'un
dossier d'achat:
La constitution d’un dossier d’achat
se compose de quatre étapes
pour mener à bien l’acquisition d’un équipement
médical :
- Analyse du
marché;
- Analyse des
besoins;
- Rédaction du
dossier de consultation;
- Publicité;
- Essais;
- Analyse des
offres;
- Négociation;
- Notification du
marché.
Pour
tenir informer de l’avancement
des achats auprès des
services de soins, il nous est semblé intéressant
d’utiliser un outil de gestion de projet qui est le diagramme de Gantt,
par exemple avec le dossier d’achat sur l’automate destiné
à doser l’hémoglobine glyquée (Figure 17), dans le
but d’informer les intervenants de l’avancer du projet.
Figure
17: Diagramme de Gantt de
l'automate d'hémoglobine
glyquée
retour
sommaire
A.
Analyse du
marché et des besoins :
Avant
de lancer une consultation, il
est indispensable de visualiser le
marché existant afin de déterminer qu’elles sont les
fournisseurs, les produits et les acheteurs. Une bonne étude de
marché permet à la fois de répondre aux attentes
des services de soins mais également d’apporter de la valeur
ajoutée à l’achat.
Cette analyse de marché est suivie
ensuite de l’analyse des
besoins des utilisateurs, car l’acquisition d’un équipement
médical consiste avant tout à répondre aux
attentes. Pour que cette étape soit fructueuse, il est
nécessaire de rencontrer le personnel médical pour
définir avec leurs besoins.
Après avoir défini le marché et les
besoins, nous
pouvons rédiger le dossier de consultation afin de lancer une
publicité.
B.
Dossier de
consultation :
Le
dossier de consultation également
nommé Cahier des
Charges Techniques et Particulières (CCTP) est un des
éléments nécessaires pour lancer une
publicité lors de l’acquisition d’un équipement.
Ce stage m’aura permis de me
confronter à la rédaction de
plusieurs dossiers de consultation. Ce document est constitué de
deux parties, la première rappelle les informations auxquelles
doit répondre le candidat comme:
- Objet du marché
(coordonnées pour
répondre à l’offre,…);
- Définition des
besoins (description
technique de l’équipement souhaité, marquage CE,…) ;
- Travaux et
contraintes d’installation du dispositif
médical ;
- Maintenance
(différents types de contrat,…) ;
- Formation du
personnel (utilisateurs, service
biomédical) ;
- Définition des
critères de choix
(critère permettant de choisir un fournisseur par rapport
à un autre).
La deuxième partie du dossier de
consultation reprend tout les
points défini au-dessus mais se trouve sous la forme d’un
questionnaire afin d’obtenir tous les renseignements sur
l’équipement proposé par le candidat mais
également de facilité l’analyse des offres. Cependant,
pour voir si un équipement convient aux utilisateurs, il est
indispensable de réaliser des essais.
C.
Les essais :
Les
essais sont indispensables pour
l’investissement
d’équipements médicaux car ils permettent à la
fois :
- De tester les
dispositifs médicaux ;
- De vérifier si
cet équipement
répond aux besoins des utilisateurs.
Pour chaque dossier d’achat réalisé,
nous avons
organisé et planifié des essais au sein des services
concernés par le renouvellement ou l’achat d’un
équipement. Les essais sont un élément important
dans l’achat d’un équipement car ils font partis des
critères de choix.
Lors de mon stage, la difficulté
rencontrée lors des
essais de matériel a été au moment de
récupérer les avis des utilisateurs. Pour remédier
à ce problème, il m’a semblé nécessaire de
réaliser une fiche d’évaluation dans le but de recueillir
leur avis (Figure 18).
Figure
18: Extrait fiche
d'évaluation de l'automate
d'hémoglobine glyquée
Cette fiche d’évaluation m’a permis
d’évaluer chaque
candidat et a contribué à la synthèse des offres
des fournisseurs.
D.
L’analyse des
offres :
L’analyse
des offres est effectuée à
la fin de la
publicité après avoir vérifié que les
offres sont conformes aux dossiers de consultation. Les offres sont
analysées sous la forme d’un rapport qui récapitule
plusieurs aspects essentiels, qui sont les suivants :
- Le coût
d’investissement avec une
pondération de 40% ;
- La qualité
technique avec une
pondération de 30% ;
- La qualité
fonctionnelle avec une
pondération de 30%.
Le coût d’investissement est un
élément important
dans le choix d’un équipement, car il faut tenir compte de
l’impact associé à l’acquisition c'est-à-dire
l’achat de l’appareil, les travaux d’installation, les connexions
informatiques, et de l’impact associé au fonctionnement comme
les consommables, l’énergie consommée,…
Lors de l’analyse des offres de
l’automate pour le dosage
d’hémoglobine glyquée, il a fallu tenir compte du
coût d’investissement mais également du coût
associé au fonctionnement comme le coût des
réactifs et de la connexion au réseau informatique du
laboratoire de biochimie. Cette première comparaison m’a permit
d’identifier dans un premier temps l’offre la plus intéressante
économiquement tout en tenant compte des dépenses
encourus par l’ancien automate. Dans un second temps, nous avons
calculé l’amortissement sur cinq ans de l’automate afin de voir
le coût d’investissement encouru par l’hôpital si celui
acheté un automate neuf (Figure 19), puis nous avons
attribué une pondération allant de 40% à 13% en
sachant que le fort pourcentage correspond à la meilleure offre.
Figure
19: Extrait du tableau
amortissement sur 5 ans pour l'automate
d'hémoglobine glyquée
retour
sommaire
La
synthèse des offres permet
également de faire une
comparaison des éléments techniques. Dans le cas de
l’automate d’hémoglobine glyquée, aucune grande
différence a été constaté de grande
différence car les candidats utilisent la même technologie
c'est-à-dire HPLC. Cependant seul des détails varient
entre fournisseurs comme le coefficient de variabilité (CV) ou
la cadence (Figure 20).
Figure
20: Extrait du tableau des
données techniques pour
l'automate d'hémoglobine glyquée
Pour finir, on y retrouve les
qualités fonctionnelles qui
correspondent à l’avis des utilisateurs pondérer en
fonction de l’offre la plus intéressante.
Une fois qu’un choix est réalisé
entre les fournisseurs
ont organisé une négociation afin d’acquérir
l’équipement au meilleur prix.
E.
La négociation :
La
négociation est autorisée par le
code des
marchés publics dans le cas de marchés inférieurs
à 230 000€ ou passés en marchés
négociés, dans le but d’obtenir la meilleure offre.
Pour mener une négociation, il est
indispensable de s’appuyer
sur méthodologie afin de faire reculer le vendeur par petit pas
tout en préservant une relation gagnante-gagnante ce qui a
été réalisé lors de l’acquisition d’un
automate pour le dosage d’hémoglobine glyquée.
F.
Bilan :
L’acquisition
des dispositifs
médicaux fait partie des fonctions
de l’ingénieur biomédical, ce stage m’aura permis de me
confronter aux différentes étapes de l’investissement
afin d’en voir l’intérêt, mais également de mettre
en pratique la méthodologie pour mener une négociation
commerciale. De plus, cette expérience m’aura donné
l’occasion de voir la nécessité de planifier un dossier
d’achat tant pour suivre l’avancement et que pour informer les services
de soin et les intervenants de l’avancer du projet.
Les
différents projets menés lors de
mon stage m’ont
permis de me confronter au métier d’ingénieur
biomédical hospitalier en participant à la maintenance et
aux investissements.
Le thème de la maintenance m’a donné
l’occasion de voir
comment on manageait et motivait une équipe de techniciens
mais aussi de voir l’intérêt de planifier un projet avec
le diagramme de GANTT pour mettre en place une procédure de
maintenance suite aux recommandations de l’Afssaps. De plus, la
convention biomédicale du Centre Hospitalier de Brioude m’a
donné l’opportunité de compléter mes connaissances
sur la réglementation mais également sur les
différents dispositifs médicaux que l’on retrouve dans un
établissement de santé.
Ma participation au plan
d’équipement m’a permis de
découvrir les différentes étapes de
l’investissement c'est-à-dire de la réalisation du plan
d’équipement jusqu’à la réception du
matériel dans les services de soin. Ce projet m’a permis de voir
que lors de l’acquisition d’un équipement, il était
indispensable de tenir compte du coût de fonctionnement
(consommables, connexion informatique,…) et de l’avis technique des
utilisateurs afin que l’équipement soit utilisé par les
équipes de soins.
Ce stage a complété ma formation
professionnelle dont la
durée, actuellement, est d’un an en tant qu’ingénieur
biomédical hospitalier et à renforcé ma motivation
pour exercer ce métier. J’ai pu également me rendre
compte des responsabilités et des obligations de ce
métier, de l’importance de la communication, du relationnel et
de des connaissances techniques qui sont en perpétuelles
évolutions.
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Mise au
point sur la bonne utilisation des lèves personnes, Décembre 2007,
Agence
Française de Sécurité Sanitaire des Produits de Santé (AFSSAPS).
Maintenance
des dispositifs médicaux, Mars 2005, Direction Régionale des
Affaires
Sanitaires et Sociales de Midi-Pyrénées (DRASS).
Norme
NF EN 554, Validation et contrôle
de routine pour la stérilisation à la vapeur d’eau, Octobre 1994,
AFNOR, Indice
de classement S 98-105.
Norme NF EN ISO 15883-1,
Laveurs
désinfecteurs, Partie 1 : exigences générales, définitions et
essais, Juin
2006, AFNOR, Indice de classement S 98-040-1.
Documentations Fournisseurs:
Programme d'entretien préventif,
Tempo, édition 2,
Août 2004, ARJO
Programme d'entretien préventif,
Maxilift, édition 3,
Février 2001, ARJO
Programme d'entretien préventif,
Marisa, édition 2,
Février 2001, ARJO
Sites Internet:
http://agmed.sante.gouv.fr/htm/1/indafssaps.htm,
site officiel de l’Agence Française de Sécurité Sanitaire des Produits
de
Santé, consulté le 3 Juin 2008
http://djo.journal-officiel.gouv.fr/MarchesPublics/,
site officiel des marchés publics, consulté le 3 Juin 2008
http://www.enap.uquebec.ca/didactheque/html-fra/outils/informateur/gestion-projet/gp-def-gestion.htm,
consulté le 3 Juin 2008
http://www.commentcamarche.net/telecharger/telecharger-161-gantt-project,
télécharger Gantt Project, consulté le 3 Juin 2008
http://www.achats-publics.fr/,
Union Groupement d’Achat Public, consulté le 3 Juin 2008
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