Avertissement |
Si
vous arrivez directement sur cette page, sachez que ce travail est un
rapport d'étudiants et doit être pris comme tel. Il peut
donc comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur
doit admettre et donc supporter. Il a été
réalisé pendant la période de formation et constitue
avant-tout un travail de compilation bibliographique, d'initiation et
d'analyse sur des thématiques associées aux concepts, méthodes,
outils et expériences sur les démarches qualité dans
les organisations. Nous ne faisons aucun
usage commercial et la duplication est libre. Si vous avez des raisons
de contester ce droit d'usage, merci de nous en faire part . L'objectif
de la présentation sur le Web est de permettre l'accès à l'information
et d'augmenter ainsi les échanges professionnels. En cas d'usage
du document, n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne
lecture... |
Les
propositions des bonnes pratiques d'exploitation du Cahier de Laboratoire
|
Abla
KABBAJ TOUITA
|
|
|
Résumé
La mise en place d’un cahier de laboratoire, est
corrélative à celle d’une démarche qualité.
En effet, les chercheurs adhèrent en partie à cette méthode
de traçabilité afin de suivre les travaux de recherches
déjà commencés. La recherche expérimentale,
la chimie et la pharmacie sont ses secteurs de prédilection, quand,
en parallèle, les sciences humaines et sociales semblent l’ignorer.
Afin d’optimiser l’utilisation du cahier de laboratoire,
un processus de bonnes pratiques d’exploitation dédié
principalement aux chercheurs, a été
élaboré. Une grille d’audit a été
également mise en place pour évaluer la pertinence de ce
processus au sein des unités qui l’ont adopté.
Mots clés : Cahier
de laboratoire, Processus de bonnes pratiques d’exploitation, grille
d’audit, traçabilité |
Abstract
The installation of a book of laboratory, is correlative with that
of a step quality. Indeed,
the researchers partly adhere to this method of traceability in order
to monitor the research tasks already started. Experimental research,
chemistry and pharmacy are its sectors of predilection, when, in parallel,
the social sciences seem to be unaware of it. In order to optimize
the use of the book of laboratory, a process of good practices of exploitation
dedicated mainly to the researchers, was elaborate. A grid of audit
was also installed to evaluate the relevance of this process within
the units which adopted it.
Key words :
Book laboratory, Process of good practices of exploitation, audit
grid, traceability.
|
Le cahier de laboratoire
a depuis toujours été
considéré comme un témoin de la mémoire de la science,
aujourd’hui celui-ci est devenu d’usage obligatoire. En effet,
face aux exigences émanant des chercheurs, laboratoires et établissements
de recherche, une version nationale a
été élaborée afin de répondre au mieux aux
exigences de la recherche et d’harmoniser ses bonnes pratiques sur le
territoire français. Dans sa conception et son pragmatisme le cahier
de laboratoire représente un outil simple, complet et perspicace.
Il permet aussi et avant tout d’assurer la traçabilité des
travaux de recherche, et le suivi des données. Il s’agit du cahier
d’expérience, du cahier de manipulation ou encore du cahier
d’enregistrement, traditionnel et familier au chercheur.
Tout au long du projet, nous allons traiter les objectifs
juridiques, scientifiques et de qualité du cahier de laboratoire, son
format et formalisme, les bonnes pratiques de son exploitation. Nous essayerons
aussi de pointer objectivement les avantages et les inconvénients de
l’informatisation du cahier de laboratoire.
Le but de notre travail consistera à rechercher
auprès des laboratoires universitaires et industriels les pratiques
réelles de mise en œuvre du cahier de laboratoire et d’en
déduire les items sur lesquels il faut orienter les démarches
d’amélioration afin de réaliser un processus de bonnes
pratiques d’exploitation du cahier de laboratoire.
Figure
3 : Logigramme du déploiement du projetretour sommaire
3 Pourquoi
une édition nationale ?
Le cahier de laboratoire est déjà en place depuis plusieurs
années dans différents établissements de recherche publics,
laboratoires et universités, notamment depuis 1999, où
l’Institut Pasteur utilisait déjà 14000 cahiers, 14000
cahiers sont utilisés à l’INRA depuis 2000, 5000 à
l’INSERM depuis 2000, 4700 au CEA depuis 1998, et 5000 dans Valor’Ouest
depuis 2003 via une démarche collective.
La conception d’une version s’est imposée ou un guide
pour généraliser et harmoniser l’utilisation du cahier
de laboratoire, afin de répondre au mieux aux exigences de la recherche
française. Par l’image de fiabilité, de rigueur et de
responsabilité qu’il véhicule, il place les laboratoires
dans une position d’éligibilité renforcée, dans
un contexte de forte compétitivité scientifique, il répond
à un standard international en termes de bonnes pratiques professionnelles,
et donne confiance au commanditaires nationaux et internationaux de la recherche,
et contribue donc à l’image d’excellence de la recherche
française. Le cahier de laboratoire national répond aussi à un
enjeu d’identification, de capitalisation et de conservation du patrimoine
intellectuel des
établissements de recherche français, c’est un
élément clé d’une politique de protection et de
valorisation des résultats de la recherche.
Le cahier de laboratoire fait d’ailleurs partie des préconisations
du ministère délégué à l’enseignement
supérieur et à la recherche, dans le cadre de l’adoption
d’une charte de la propriété intellectuelle par les organismes.
Le ministère délégué à
l’enseignement supérieur et à la recherche a d’ailleurs
lancé l’opération 100000 cahiers de laboratoires, qui
seront distribués gratuitement sur les différentes unités
de recherche.
retour sommaire
4 Objectifs du cahier de laboratoire
De par ses fonctions, le cahier de laboratoire remplit plusieurs objectifs
:
4.1 Outil
scientifique :
Il permet de capitaliser les savoirs et les savoir- faire d’un chercheur,
d’un stagiaire, ou d’un laboratoire. C’est un outil de
mémoire des choix établis, des expériences infructueuses
ou des hypothèses abandonnées. Il évite de recommencer
des expériences déjà faites ou les pertes d’informations,
par exemple liées au départ d’un stagiaire ou d‘un
doctorant. Il favorise et facilite la transmission des connaissances, des
méthodes, des compétences que ce soit en interne entre chercheurs
et étudiants, ou vers l’extérieur en facilitant la
rédaction des publications, exposés, thèses ou des
brevets.
4.2 Outil
des bonnes pratiques de partenariat :
Dans le cadre d’une collaboration, le cahier de laboratoire, permet
d’identifier les connaissances ou savoir-faire préexistants à un
contrat et développés durant ce contrat, d’estimer
plus précisément la contribution scientifique et technique
de chaque partenaire, de justifier les
moyens engagés en terme de personnel, de temps, de financement et
donc de démontrer l’exécution de chaque partenaire.
Il s’agit d’une exigence accrue et justifiée des financeurs
publics comme privés.
4.3 Outil
juridique :
Par la rigueur de son formalisme, le cahier de laboratoire est un élément
de preuve de l’authenticité, de l’originalité et
de la paternité des résultats. Il permet :
- D’établir la date d’acquisition des résultats.
- De justifier de la qualité d’inventeur ou d’auteur.
- De déterminer la propriété des droits sur un résultat
de recherche.
- Il peut donc être utilisé en cas de litige pour
une publication, un brevet, voire une contrefaçon
4.4 Outil
d’une démarche qualité en recherche :
Il permet
de garantir la manière dont les résultats ont été obtenus,
surtout s’ils sont inattendus, et ainsi d’assurer la reproductibilité des
expérimentations.
5 Comment
se présente le cahier de laboratoire ?
La forme et le formalisme du cahier de laboratoire doivent répondre
aux règles indiquées au niveau du guide, ce sont d’ailleurs
les conditions de son caractère probant et d’autre part de
répondre au besoin, pour une utilisation éventuelle dans
le cadre juridique, d’attribuer à une personne spécifique
des informations complètes, précises et bien vérifiables.
Le laboratoire est le plus
à
même d’évaluer ses besoins, les enjeux et les risques
liés au contexte de sa recherche et donc de définir ou d’adapter
les règles nécessaires et pragmatiques pour l’utilisation
du cahier dans son propre environnement de travail. Il faut néanmoins être
conscient que la tenue rigoureuse d’un cahier, si elle requiert un
effort initial, peut s’avérer fort utile dans certains cas,
qu’on ne découvre souvent qu’à
posteriori. Il se présente sous
forme d’un cahier A4, sur lequel l’utilisateur enregistre au
fil de l’eau ses travaux de recherche. Il existe deux modèles
de cahier, de 200 pages ou de 80 pages perforées.
Ce dernier modèle peut
être utilisé par exemple par des stagiaires ou être
inséré dans un classeur, associé à des documents
ou des données relatives aux expérimentations mais difficiles à insérer
dans un cahier. Un numéro unique est affecté à chaque
cahier, permettant la traçabilité des cahiers eux-mêmes.
Les pages du cahier sont numérotées et cousues collées
: l’arrachage et le remplacement de pages sont alors rendus difficiles
et détectables. Avec l’usage d’une encre indélébile,
le cahier est ainsi infalsifiable.
5.1 Que
faut il y consigner ?
Le cahier de laboratoire doit contenir suffisamment d’informations
pour que les
éléments décrits puissent être compris et reproduits.
- Il s’agit d’écrire pour soi mais aussi pour les
autres :
- La date complète et l’intitulé de l’expérience
- Les références bibliographiques, la description précise
des expérimentations, au fur et à mesure de leur avancement,
même si elles n’aboutissent pas.
- Les relevés de mesure et leurs conditions d’obtention
: conditions opératoires, valeurs de réglage, description
de la préparation et références des réactifs
et des équipements.
- Les calculs et méthodes de traitements des données.
- La référence à tout protocole, méthode
standardisée ou utilisée de façon habituelle et
aussi toute modification d’une méthode référencée.
- Des faits et observations marquants ou inhabituels et des résultats
inattendus.
- Les nouvelles hypothèses de travail, les nouvelles idées
ou concepts, les questionnements formulés clairement et les raisons
des choix effectués.
- L’interprétation, les critiques et les conclusions sur les
expériences et les résultats obtenus et aussi sur les expériences
infructueuses ou des hypothèses abandonnées et les raisons
de cet abandon.
- Les réflexions visant à modifier les expériences.
- La référence des documents, données ou fichiers
liés au document mais difficiles à insérer dans
le cahier de laboratoire.
5.2 Comment
utiliser le cahier ?
- Renseigner à la couverture, le nom de chaque utilisateur s’il
y’en a plusieurs.
- Lister sur la première page les établissements partenaires
de l’unité de recherche.
- Dans le cas d’une collaboration, utiliser un cahier spécifiquement
dédié à ce projet, lister les différents
partenaires et préciser les références du contrat
.
- Le cahier est ensuite utilisé comme un véritable journal
de bord, en respectant quelques précautions facilitant la lecture,
la recherche d’informations ou une utilisation comme un moyen de
preuve :
- Référencer les expérimentations dans le sommaire
- Faire référence au cahier précèdent
si le projet se poursuit dans un cahier différent.
- Définir clairement tout sigle, acronyme, abréviation,
code
- Utiliser une encre indélébile
- Les corrections doivent être clairement barrées mais
rester lisibles, ne pas utiliser d’effaceur ou de correcteur
- Ne pas arracher des pages.
- Dater et coller photos, éditions de données informatiques,
graphiques, en signant à cheval sur le document et la page
du cahier.
- Sauvegarder les fichiers de données électroniques
au fur et à
mesure de leur référencement dans le cahier.
- Faire signer et dater chaque page par l’utilisateur et par
un témoin.
retour sommaire
6 La
propriété des cahiers de laboratoire :
Les cahiers
de laboratoires sont la propriété de
l’établissement de rattachement du laboratoire.
6.1 Attribution
des cahiers de laboratoires :
Le responsable de l’unité se charge des règles d’affectation
des cahiers par exemple par chercheur, par projet et par équipe.
Rien n’empêche un même chercheur d’écrire
dans plusieurs cahiers en parallèle s’il mène plusieurs
projets en même temps.
- Une fiche de suivi des cahiers facilite la tache : quel cahier (numéro)
est attribué et à quelle date.
- La distribution des cahiers peut être formalisée dans
le cadre de l’accueil des nouveaux entrants ; selon le statut de
l’utilisateur et la date prévisionnelle du rendu peut être
précisée.
- La signature du responsable de l’unité lors de la distribution
des cahiers et aussi lorsqu’il est terminé pour s’assurer
que la cahier restera dans le laboratoire.
- Un suivi périodique de la mise en œuvre des cahiers et
des
échanges réguliers lors du conseil de laboratoire permettant
de détecter ou d’anticiper les difficultés ou les
dérives.
Figure
4 : Tableau de suivi de l’attribution des cahiers de laboratoire
retour sommaire
6.2 Les signatures
Les responsabilités des signatures en tant que témoin
peuvent être réparties entre le responsable d’unité,
des collègues ne travaillant pas sur le projet de recherche, des chercheurs
d’autres équipes travaillant au sein du même laboratoire.
La signature se fait dans le respect des règles de confidentialité.
Une liste de témoins ayant signé le cahier de laboratoire peut être établie.
Figure
5 : liste de témoins potentiels pour la signature du cahier de
laboratoire
6.3 Consultation
et reproduction:
- La consultation du cahier se fait dans le respect de confidentialité .
- Dans le cas ou le cahier est spécifique à une collaboration,
le partenaire peut avoir accès au cahier.
- La copie pour l’usage personnel des utilisateurs, c'est-à-dire
des rédacteurs du cahier est autorisée.
- La reproduction de tout ou partie du cahier de laboratoire pour toute
ou autre personne qu’un utilisateur ne peut se faire qu’avec
l’autorisation du responsable de l’unité.
retour sommaire
6.4 Stockage
et archivage :
Les cahiers de laboratoire, résultant
d’une activité publique, relèvent de la loi sur les archives.
Ils sont conservés aussi bien parce qu’ils ont un intérêt
légal, que dans une perspective historique. Ils doivent donc être
stockés et conservés dans un lieu sur en attendant d’être
archivés. Le laboratoire doit prévoir plusieurs étapes
d’archivage :
- Un premier archivage par l’utilisateur du cahier tant qu’il
s’en sert pour analyser ses résultats, préparer ses
prochaines expériences, rédiger des publications,
- Un second temps d’archivage par le laboratoire
- Dans un troisième temps, un lieu d’archivage, national est
en cours de détermination en collaboration avec les archives nationales
Le lien entre documents, données et
fichiers référencés dans le cahier doivent être
conservés au moment de l’archivage
Les figures 6 et 7 présentent deux
exemplaires de tableaux pour le suivi de l’archivage des cahiers de
laboratoire et le suivi des stocks des cahiers de laboratoire.
Figure 6 : Tableau de suivi de l’archivage des cahiers de laboratoire
retour sommaire
Figure 7 : Tableau du suivi des stocks de cahiers de laboratoire retour sommaire
7. Les
acteurs du cahier de laboratoire :
7.1 Le
responsable d’unité :
Il pilote le projet cahier
dans son unité, Il est responsable de
la gestion et du suivi des cahiers : recensement des besoins, commande,
règles d’attribution, identification des témoins et récupération
des cahiers, conservation et archivage.
C’est le rédacteur du cahier, il est responsable des informations
consignées en terme de qualité et d’authenticité,
il référence ses travaux, les décrit suffisamment pour
qu’ils puissent
être reproduits. Si plusieurs chercheurs interviennent sur le même
cahier, le nom de chacun des intervenants, avec sa signature, doit figurer
en début du cahier.
7.2 Le
témoin :
La signature du cahier par un témoin répond au principe de
corroboration dans le cadre d’une procédure aux Etats-Unis concernant
la titularité
d’une invention, le rôle du témoin peut être déterminant auprès
de l’office américain des brevets. Le témoin contresigne
et signe chaque page du cahier après avoir pris connaissance à des
intervalles de temps réguliers
retour sommaire
8. Comparaison entre la version papier et
électronique du CdL :
8.1 Tableau
comparatif
Figure 8 : tableau comparatif entre la version papier et version
électronique.
retour sommaire
9 Les bonnes pratiques d’exploitation
du cahier de laboratoire :
Six items de bonne exploitation du cahier de laboratoire ont été identifiés,
notamment sa présentation, ce qu’il faut y consigner et comment
il faut le rédiger. Il existe également des bonnes pratiques
pour décrire les expérimentations, pour consulter le cahier
dans le but de reproduire une expérience ou terminer un travail, ainsi
que des bonnes pratiques associées
à l’archivage du cahier. Celui ci semble être risqué,
du fait qu’il est confié au seul utilisateur, et peut mener à la
perte d’informations pertinentes.
La figure 9 résume les bonnes pratiques des différents items
identifiés.
Figure 9 : Les bonnes pratiques du cahier
de laboratoire
retour sommaire
10. Le
processus de bonnes pratiques d’utilisation du cahier de laboratoire :
Ce processus montre la démarche qu’un chercheur
devrait suivre pour bien exploiter le cahier de laboratoire. Tout d’abord,
le remplir en respectant les pratiques associées à sa rédaction
. Une fois rempli, le chercheur doit faire signer le cahier par un témoin
puis se charge de son archivage.
C’est au directeur de surveiller si ce dernier a été correctement
effectué. C’est
également le directeur qui autorise ou pas un chercheur de consulter
le cahier afin de terminer un travail ou de reproduire une expérience.
Figure 9 : Processus des bonnes pratiques d’exploitation du
cahier de laboratoire
retour sommaire
11. Conclusion :
L’objectif principal de notre projet a
été atteint concernant la mise en place d’un processus
de bonnes pratiques du cahier de laboratoire. Certes peu de réponses
ayant été retournées à ce jour suite
à l’enquête. Les quelques retours ont été
complétés par la recherche documentaire sur les sites Internet
des établissements qui utilisent le cahier de laboratoire dans la
cadre d’une démarche qualité.
Bilan des écarts
:
- Le planning n’a pu
être tenu dans les délais car les recherches bibliographiques
et la formalisation de l’enquête ont pris plus de temps que prévu.
- Difficulté
à préciser l’objectif du projet et cerner le problème
au tout début du projet.
Propositions d’amélioration
:
- Mieux s’organiser pour la gestion
du temps et la définition des taches liées à ce projet afin
de se concentrer sur un objectif.
- Contacter des personnes ciblés
au début des enquêtes puis augmenter le nombre des contacts
afin d’avoir plus de réponses possible pour bien mener le travail
et atteindre l’objectif fixé.
retour sommaire
12. Bibliographie :
retour sommaire
13. Annexes
13.1 Annexe 1 : Quelques solutions
commerciales du cahier de laboratoire version
électronique
retour sommaire
13.2 Annexe 2 : Un audit
de l’utilisation du cahier de laboratoire est nécessaire pour
évaluer son utilisation au sein des unités qui vont appliquer
le processus de bonnes pratiques du cahier de laboratoire (paragraphe VIII).
Grille
d’audit
Outil de démarche
qualité : grille d’audit
Entité auditée :
Nom et visa des audités et auditeurs : Date
de l’audit :
13.3 Annexe
3
