Avertissement
|
Si vous arrivez
directement sur cette page, sachez que ce travail est un rapport
d'étudiants et doit être pris comme tel. Il peut donc
comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur
doit admettre et donc supporter. Il a été
réalisé pendant la période de formation et
constitue avant-tout un travail de compilation bibliographique,
d'initiation et d'analyse sur des thématiques associées
aux concepts, méthodes, outils et expériences sur les
démarches qualité dans les organisations. Nous ne faisons aucun usage commercial et la
duplication est libre. Si vous avez des raisons de contester ce droit
d'usage, merci de nous en faire part .
L'objectif de la présentation sur le Web est de
permettre l'accès à l'information et d'augmenter ainsi
les échanges professionnels. En cas d'usage du document,
n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne
lecture...
|
Le référentiel
QUALIVILLE®
|
Laëtitia
LEDHUY
|
Angélique
HAMONET |
|
Référence
bibliographique à rappeler pour tout usage :
Le référentiel Qualiville©, Laêtitia LEDHUY,
Angélique HAMONET, Daniela KRUGMANN-STRUBE ,
Projet d'Intégration
MASTER Management de la Qualité (MQ) et Mastère Spécialisé Normalisation,
Qualité, Certification et Essai (NQCE) ,
UTC, 2007-2008
URL : https://www.utc.fr/mastermq
; Université de
Technologie de Compiègne
|
RESUME
Constat réalisé :
En Septembre 2007, seules 14 villes de 36 679
municipalités en France métropolitaine (Source INSEE,
1ère Octobre
2004) ont été certifiées ou sont en
démarche qualité. Cette étude
présente donc dans un premier temps les exigences du
référentiel
Qualiville® afin d’évaluer son adéquation avec
l’organisation d’une
mairie. L’enjeu du projet était de savoir pourquoi si peu des
mairies
sont intéressées par une démarche qualité.
De même, une étude
comparative a été réalisée entre la Charte
Marianne et le référentiel
Qualiville®, tous deux pouvant s’appliquer aux
municipalités. Dans un
second temps, quatre questionnaires ont été
élaborés, pour les villes
déjà certifiées, les villes non certifiées,
les antennes du CNFPT
(Conseil National de la Fonction Publique Territoriale) et pour l’AFAQ/
AFNOR (l'Association française pour l'assurance de la
qualité,
l'Association Française de Normalisation). Les résultats
de l’enquête
furent la base pour l’élaboration d’un Plan de
Déploiement visant à
aider les villes intéressées par une démarche
qualité selon le
référentiel Qualiville®.
Mots clés : Qualiville®, Charte Marianne,
Plan de Déploiement, Questionnaire
|
ABSTRACT
Although the beginnings of the
Total Quality Management (TQM) approach,
which is centered on quality, based on the participation of all
its
members and aiming at long-term success through customer satisfaction
and benefits to all members of an organization and to society
(ISO-definition), go back to the fifties of the last century, at the
end of 2007 only 14 French municipalities were certified or had started
to initiate a quality management system. Since there are 36 679
municipalities (source INSEE, first October 2004) in France, the aim of
the present report (research) was to find an explanation for the low
interest in applying a TQM-system. For this purpose, the first
section
of this report describes the specifications of the quality guideline
Qualiville®, which had been specially designed for municipalities
and
compares it with the guideline "Charte Marianne" edited by the French
government. The second section then deals with questionnaires which
have been developed (a) for cities already certified, (b) for cities
not certified, (c) for CNFPT-branch offices (Conseil National de la
Fonction Publique Territoriale = national council for public
territorial affairs) and (d) for AFAQ/AFNOR-branch offices (Association
Française pour l'assurance de la Qua-lité/l'Association
Française de
Normalisation = French association for quality assurance respectively
for standardization). The questionnaires returned to the authors have
been evaluated and the results have been used to design a guidance for
municipalities which are interested in or are planning to apply for a
Qualiville® certification.
Key words : Qualiville®, Charte Marianne,
Questionnaire, guidance for municipalities
|
Remerciements
Nous remercions les personnes que nous avons sollicitées et qui
nous ont consacré leur temps :
• Monsieur FARGES, responsable Master Qualité
• Monsieur CALISTE, responsable Mastère en
Normalisation, Qualité, Certification et Essai
• Madame PUJOL, Responsable Développement AFNOR
• Toutes les villes qui ont répondu à
notre questionnaire
• Les antennes du CNFPT et de l’AFAQ/AFNOR qui ont
répondu à notre questionnaire
Sommaire
retour sommaire
1. Objectifs du
projet, Contexte et Problématique du référentiel:
L’objectif de cette étude est basé sur la mise en place
du référentiel Qualiville® , d’en voir les
intérêts et les limites, et de le comparer à
d’autres démarches similaires remportant plus de succès
(certification ISO 9001 ; charte Marianne)
Nous tenterons également de pallier au manque d’entrain des
municipalités en proposant le plan de déploiement d’une
démarche qualité jusqu’à l’obtention de la
certification.
L’objectif de Qualiville® est de répondre aux attentes des
administrés en définissant les obligations, en terme de
sécurité et d’accueil, à respecter par les
services d’une municipalité.
La première version de Qualiville® fut lancée en Juin
2001, et offre la possibilité aux mairies de certifier leurs
services selon des modules de base et des modules facultatifs
fixés par le référentiel.
Sur l’initiative du CNFPT et à partir des propositions de la
Ville du Havre, une nouvelle version de Qualiville® fut
lancée en Janvier 2007.
Auparavant réservés à certains services
spécifiques: petite enfance, vie scolaire, vie quotidienne,
urbanisme: les engagements facultatifs sont aujourd’hui
répartis par type d’activité :
- Délivrance d’actes administratifs
- Délivrance de prestations
- Interventions
La différence majeure consiste à pouvoir certifier
l’ensemble des services d’une municipalité. La démarche
est plus globale.
Les
objectifs de Qualiville® sont:
- Répondre de façon optimale aux
attentes des administrés et renforcer leur satisfaction
- Valoriser le niveau de service de la commune et
rendre lisible sa démarche qualité
- Renforcer l'implication du personnel municipal dans
la qualité de service et valoriser leur savoir faire
- Fiabiliser et conforter l'efficacité de
l’organisation
- Engager la municipalité dans une
démarche de progrès qui pourra par la suite être
étendue à d'autres domaines
- Véhiculer une image dynamique de la gestion
de la commune
Le constat de l’AFAQ du 27 avril 2007, révèle que seules
14 communes en France sont certifiées ou en phase de
certification.
- Pourquoi si peu de municipalités sont
certifiées?
- Est-ce que le référentiel est
suffisamment souple ?
- Sa mise en place est-elle facile pour des personnes
novices aux démarches Qualité?
- Quelle est la place de Qualiville® parmi
le panel de référentiels concurrents?
2. Réalisation
de notre démarche:
Figure
1 : Planification Dynamique Stratégique du projet Qualiville,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
3.
Présentation du processus de réalisation d’une
enquête:
Figure
2 : Processus de réalisation des enquêtes du projet
Qualiville, créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube,
L.Ledhuy
Cette cartographie représente l’ensemble des macro tâches
que nous avons à effectuer afin de réaliser le processus
« réalisation d’une enquête ».
Nous avons identifié 4 sous-processus de
réalisation :
- Définir le format de l’enquête
- Définir le contenu de l’enquête
- Définir les moyens du groupe de travail
- Définir la cible d’échantillonnage de
notre enquête
Pour chacun de ces sous processus une autoévaluation a
été menée via la Roue de Deming (Plan Do Check
Act) afin d’identifier des indicateurs de succès et piloter la
réalisation de notre étude.
4. Diagramme de
décisions pour chacun des sous processus:
Pour chaque sous-processus, défini dans la cartographie, un
diagramme de décisions a été élaboré
afin de définir les risques et alternatives associés.
Exemple de diagramme de décision :
Figure
3 : Diagramme de décision du processus «
Réaliser une enquête sur le référentiel
Qualiville », créée par A.Hamonet, D.Krugmann
Strube, L.Ledhuy
5. Choix du mode
d’intervention et des modalités de mise en œuvre :
- Elaboration de 4 questionnaires :
Organismes (un pour l’AFAQ-AFNOR ; un second pour le CNFPT)
Mairies certifiées
Mairies non certifiées
- Détermination
de la forme des 4
questionnaires :
Afin de faciliter l’exploitation des données recueillies, nous
avons privilégié les questions fermées (OUI /
NON).Cependant afin de recueillir leurs motivations ou manques
d’intérêt, nous avons également posé
quelques questions ouvertes
Il était également important que nos interlocuteurs ne
prennent pas trop de temps pour répondre au questionnaire (max
20 minutes), le nombre de questions a donc été
limité.
- Choix
de l’échantillonnage :
L’enquête vise une échelle nationale. Concernant les
organismes, le questionnaire a été adressé
à l’ensemble des antennes régionales du CNFPT et de
l’AFAQ / AFNOR. Pour les villes non certifiées, nous nous sommes
basées sur les conseils de la personne en charge de
Qualiville® au sein de l’ AFAQ/AFNOR à Bagneux, nous avons
ciblé des villes de plus de 2000 habitants, le
référentiel semblant ne pas être adapté aux
villages. Des recherches sur internet nous ont permis de
connaître la liste des villes certifiées, nous les avons
toutes sollicitées.
Dans le souci de maintenir les délais de notre
rétro-planning nous n’avons pas pu faire valider notre
questionnaire par notre tuteur, nous avons donc mis en place un
indicateur de mesure d’efficacité destiné à nos
interlocuteurs. Il s’agit d’un système de notation portant sur
les points suivants :
- temps de
réponse,
- pertinence du
questionnaire,
- clarté du questionnaire,
- clarté des objectifs.
Ces critères évalués sur 5 points donnent une note
finale sur 20.
- Premier
bilan au 6 novembre 2007: (Jours d'envoi + 10 jours)
Notre taux de réponse est de 0% concernant le CNFPT, l’AFAQ
AFNOR et les mairies non certifiées. Seules les mairies
certifiées sont à 28,6% de taux de réponse,
sachant qu’il s’agit d’une obligation du
référentiel Qualiville® de répondre en
moins de 15 jours pour 80% des courriers, et en moins de 5 jours pour
les courriels.
Suite à ce constat, nous avons décidé de mettre en
place des actions correctives, telles que la rédaction d’un mail
de relance :
- insistant sur le fait que la
qualité de notre étude
dépend du taux de réponse
- éclaircissant l’objectif de notre étude et
l’identité de notre groupe
- garantissant la confidentialité des données obtenues.
- récompensant nos interlocuteurs en leur donnant accès
dès le 1er trimestre 2008 à un portail web dynamique.
Les mairies certifiées ou antennes du CNFPT nous ayant appris
que des consultants externes étaient intervenus pour la
formation au référentiel dans certaines
municipalités, nous avons donc souhaité recueillir
également leurs retours d’expérience et avons
rédigé un cinquième questionnaire .L’avis d’une
personne experte en qualité et externe aux intérêts
est riche d’enseignements.
Enfin, les personnes ayant répondues au questionnaire, ont
été à nouveau sollicitées pour tenter
d’obtenir leur carnet d’adresses et constituer ainsi un
véritable réseau Qualiville®.
- Second bilan au 15 novembre 2007:
Nos actions ont porté leurs fruits, en effet, nos taux de
réponses ont considérablement augmenté :
Mairies certifiées : 50%
Mairies non certifiées : 14%
CNFPT : 40%
AFAQ AFNOR : 13 %
Consultants : 50%
6. Exploitation des
retours d’expérience des questionnaires:
6.1 Mairies
certifiées:
Figure
4 : Synthèse des résultats du questionnaires pour
les mairies certifiées, créée par A.Hamonet,
D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
Connaissances sur les
démarches qualité: On peut
constater que 60% des mairies certifiées se sont
renseignées sur les autres référentiels existants.
Il y a donc eu une réelle envie de démarche
qualité de la part de ces municipalités, qui ont au
préalable fait une veille normative.
Personne en charge de la
démarche: L'ensemble des
municipalités s'est fait aider dans sa démarche, hormis
la ville du Havre qui est à l'initiative du
référentiel. C'est ensuite la personne en charge de la
démarche qui s'est occupée de former l'ensemble du
personnel. Hormis une mairie, l'ensemble des villes possède un
responsable Qualité en poste.
Perception sur la
démarche : Concernant les apports liés
à la démarche, toutes les municipalités
répondent unanimement sur le fait que cela leur a semblé
plus que bénéfique.
Ce qui a pu poser problème c’est la mise en œuvre, car quasiment
60% des municipalités ont trouvé que la démarche
n'était pas simple à mener même si le
référentiel leur semble tout à fait adapté
aux municipalités (100%).
Perception du personnel: On
peut affirmer désormais que la
démarche Qualiville® a été
bénéfique également pour les employés,
étant donné qu'ils ont senti une valorisation et une
reconnaissance de leur travail. En effet, toute démarche
Qualité étant basée sur des travaux de groupe,
cela a permis au personnel en place d'être
sensibilisé et de participer activement à cette
mise en œuvre.
Perception sur la version 2 :
80% des municipalités
considèrent que la version 2 du référentiel est
mieux adaptée aux mairies, et 90% comptent de ce fait faire
certifier d'autres services de leur municipalité,
possibilité grâce à la version2.
Synthèse
générale pour les mairies
certifiées:
Sur l’ensemble des
municipalités sollicitées, seules 50 %
ont répondu dans les délais impartis par le
référentiel Qualiville® lui-même.
On peut cependant affirmer,
selon les réponses reçues,
que le référentiel Qualiville® ainsi que la
démarche associée paraissent positifs pour les mairies
certifiées. En effet, toutes questions confondues nous sommes
à 80% de réponses positives.
Cependant, la démarche
fut difficile au début pour les
agents qui avaient des réticences quant aux changements et
à la charge de travail supplémentaire, ils ont par la
suite adhéré à la démarche grâce
à l’accompagnement dont ils ont bénéficié
et à leur participation active pour la mise en œuvre.
6.2 Mairies non
certifiées:
|
Pour l’enquête des mairies
non certifiées, le
questionnaire a été envoyé à 61 villes,
dans toutes les régions de France. L’échantillon est
constitué de petites, moyennes et grandes villes
Sur la première question, si la municipalité avait
déjà une démarche qualité, 35% ont
répondu « non », 65 % « oui ». Il faut
prendre en compte que des villes non certifiées peuvent avoir
une démarche qualité.
Le taux de réponse est certainement dû au fait que les
villes certifiées ou en démarche qualité ont une
obligation de réponse dans un délai imparti.
Figure 5 : Pourcentage de
mairies en démarche qualité,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
|
Villes ayant une
démarche Qualité
|
Connaissances sur les
démarches qualité: 27 % des villes
contactées sont déjà certifiées ISO 9001 et
9% en démarche ISO 9001. Il peut être constaté, que
37 % des villes suivent une démarche selon le
référentiel Qualiville® et 18 % la Charte
Marianne. Sur la demande du choix du référentiel, les
municipalités ont toutes répondu que le
référentiel était bien adapté aux besoins
de leur ville. Toutes les villes se sont renseignées sur
d’autres référentiels, 100 % sur Qualiville® et ISO
9001,
73 % sur la Charte Marianne, et 9 % sur ISO 14001 et OHSAS 18001.
Figure 6 : Pourcentage de
mairies en démarche qualité,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
|
Personne en charge de la
démarche: C’était toujours la
personne en charge du pilotage et de la proposition d’une
démarche qualité qui nous a répondu. 27% des
municipalités se sont fait aider par une personne externe dans
leur démarche, 36 % suivent l’exemple d’une autre ville et 45 %
ont une autre approche, par exemple contacter l’AFAQ/AFNOR ou suivre la
démarche dans le département.
Sensibilisation du personnel :
55 % des municipalités se
reportent aux formations internes, 36 % aux formations externes pour
sensibiliser le personnel. 82 % organisent des réunions, des
groupes de travail ou développent un intranet.
Aboutissement de la
démarche : 3 villes interrogées sont
déjà certifiées ISO 9001, 36 % des villes ont
prévu d’aller jusqu’à la certification et 9% attentent
une période sans modifications d'organisation afin de lancer la
démarche sur des bases solides.
Villes sans démarche
Qualité
|
Attitude de la démarche :
Interroger les mairies sur leur
absence de démarche qualité révèle qu’il y
a un manque de communication, (50 %), d’information (33 %) mais aussi
d’intérêt de leur part (17 %). Mais suite à
l’enquête 67 % des municipalités vont se renseigner sur
les possibilités d’une démarche qualité.
Figure 7 : Raisons pour ne pas
avoir de démarche qualité,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
|
Avis d’une personne en charge
de la démarche : Il peut
être constaté avec étonnement que 50% des
municipalités n’étant pas en démarche
qualité, déclarent avoir quand même en poste une
personne pour assurer une telle mission. Dans 33% des cas, les
municipalités feraient le choix de faire appel à un
consultant.
Aspect financier :
Aucune municipalité ne connaît le
coût d’une démarche qualité et de la certification
et pour 50 % c’était un frein d’aller jusqu’à la
certification. L’autre moitié n’avait rien à
déclarer.
Synthèse
générale des résultats pour les
mairies non certifiées:
Concernant la mise en œuvre
d’une démarche qualité, 65 %
des mairies ont répondu qu’elles avaient déjà
introduit une démarche qualité mais qu’elles
n’étaient pas ou pas encore certifiées ou
labellisées. Seules 35 % des villes interrogées n’ont pas
une démarche. Ces résultats laissent conclure que la
qualité joue de plus en plus un rôle important dans les
services d’une municipalité et aussi leur
réputation auprès des citoyens. Les villes en
démarche se sont bien renseignées sur les
possibilités d’une certification, comme le taux de connaissances
des référentiels le montre. Mais le lancement de la
démarche peut être difficile pour les
municipalités, 83 % pensent qu’il est pénible de trouver
des informations et de se décider pour un
référentiel.
6.3 Organismes:
CNFPT
Le graphique ci-dessous représente les 6 thèmes
abordés lors de l’enquête.
Figure
8 : Constats des délégations régionales,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
Le constat réalisé est que peu d’antennes
régionales sont informées de l’existence du
référentiel Qualiville®, et qu’à ce titre
elles ne peuvent assurer ni la promotion, ni la formation et
l’accompagnement des municipalités dans leur démarche
qualité.
Parmi les réponses, 37,5% des délégations
régionales pensent que la formation et l’accompagnement des
municipalités pour les démarches qualité ne sont
des missions qui devraient leur être allouées.
Pourtant, en 2001 le CNFPT a été un commanditaire du
référentiel Qualiville®. Le dialogue entre le CNFPT
(siège) et les délégations régionales peut
paraître assez préoccupant. Les objectifs ne semblent pas
les mêmes pour les délégations régionales
à travers l’hexagone.
Certaines antennes régionales ont quant à elles, fait
appel à des cabinets de consultants pour pouvoir répondre
aux besoins des collectivités territoriales.
Lorsque des formations ont eu lieu auprès des
collectivités territoriales, elles étaient soit à
l’origine d’actions spontanées par la délégation
régionale, soit à la demande des municipalités.
Les formations sur les démarches qualité ont
été réalisées le plus souvent sur le
référentiel Qualiville®.
Figure
9 : Référentiels sur lesquels le CNFPT a
formé les municipalités, créée par
A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
AFAQ AFNOR
Le taux de participation des membres de l’AFAQ/AFNOR a
été assez faible (20%). Les membres qui ont
répondu à l’enquête connaissaient tous le
référentiel Qualiville®, mais n’ont pas
forcément participé à son élaboration
(Fig.10). Il existe une grande disparité entre le taux de
sollicitation du siège et des antennes régionales. Le
siège renseigne plusieurs fois par semaine les
collectivités territoriales, alors que les antennes ne sont
à peine solliciter plus d’une fois par mois.
On peut mettre en hypothèse que les membres ayant
participé à l’étude, sont les seules antennes qui
connaissent le référentiel Qualiville®, d’où
un faible taux de réponses, et à l’inverse un taux de
participation de 100% pour la question concernant la réalisation
de missions sur les démarches qualité auprès des
collectivités territoriales.
Figure 10 : Constat des membres de l’AFAQ AFNOR, créée
par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Leduy
A l’unanimité, les membres de l’AFAQ/AFNOR pensent que le
référentiel Qualiville® version 2007, est
parfaitement adapté aux municipalités, quelque soit leur
taille, le milieu rural ou urbain. Il n’existe pas de freins à
la certification, les enjeux sont bien plus importants que les efforts
d’organisation demandés ou le montant d’une certification
(environ 10 500 € pour une ville de moins de 39 salariés et pour
la certification des 3 modules de base- Source : appel
téléphonique auprès d’une conseillère de
l’AFAQ à Bagneux)
Les délégations de l’AFAQ/AFNOR ont été
sollicitées par les municipalités pour des formations
portant sur l’ISO 9001 et le référentiel Qualiville®
Fig.11). Lors de la phase de prospection, les municipalités
s’intéressent aux 2 référentiels. L’AFAQ/AFNOR
n’est en revanche pas habilitée à donner des formations
sur la Charte Marianne. Il serait intéressant de s’interroger
sur les raisons qui orientent le choix des collectivités
territoriales.
Figure
11 : Type de
certification demandée par les municipalités,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
Synthèse
générale des résultats pour
organismes:
En conclusion, on peut se
demander, si tout comme le CNFPT, il n’y
aurait pas également des manques de communication à
propos du référentiel Qualiville® depuis le
siège vers les antennes régionales de l’AFAQ/AFNOR. Le
constat réalisé auprès des mairies a montré
une certaine hétérogénéité nationale
quant aux demandes de démarche de certification. Quelle est la
part de responsabilité de l’AFAQ/AFNOR ?
Réalise-t-elle une
démarche commerciale suffisamment
impactante et communicante pour informer les collectivités
territoriales de leurs existences?
7. Comparatif
Qualiville® / Charte Marianne:
La charte Marianne est un référentiel de Qualité
de service pour la fonction publique au sens large, contrairement
à Qualiville® qui n’est destiné qu’aux mairies. La
comparaison de ces 2 référentiels a permis
d’évaluer l’adaptation de chacun au sein d’une
municipalité dans le but de proposer un plan de
déploiement approprié.
Extrait du tableau comparatif
Qualiville® / Charte Marianne :
Figure
12: Comparatif Charte Marianne
/ Qualiville, créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube,
L.Ledhuy
La comparaison Qualiville® - Charte Marianne montre que la Charte
Marianne est une version condensée du référentiel
Qualiville®. Le but du dispositif Charte Marianne est l'obtention
d'un Label. Celui du référentiel Qualiville®, une
certification AFAQ Service Confiance®. Il faut prendre en compte
que la Charte Marianne a été développée par
le gouvernement pour un meilleur accueil dans les services de l'Etat
de manière générale, et non pas directement
pour les villes comme Qualiville® qui est exceptionnellement
destiné aux municipalités. La totalité des
exigences de la Charte Marianne se retrouvent dans le
référentiel Qualiville® et sont davantage
développées.
La certification Qualiville® offre une dimension
supplémentaire puisqu’elle a l’ambition de mettre en valeur le
travail des agents d’une collectivité. Les valeurs de management
sont mises en avant.
Par conséquent, le dispositif Charte Marianne est une bonne
solution pour l'entrée d'une mairie dans une démarche
qualité et Qualiville® ou bien ISO 9001 pour la progression
de la démarche.
8. Plan de
déploiement:
Le plan de déploiement que nous avons souhaité
développer concerne le référentiel Qualiville®
puisqu’il s’agit d’un référentiel sur mesure pour les
municipalités et répondant aux attentes des
administrés.
L’étude menée sur ce référentiel a pour but
de le promouvoir. Nous proposons dans ce plan de déploiement une
« boîte à outils » espérant pouvoir
aider toute personne novice aux démarches qualité.
8.1 Listes de
matériels et de documents:
Le plan de déploiement que nous proposons, reprend les exigences
du référentiel Qualiville® et associe la liste des
documents à élaborer, et la liste des matériels
à avoir pour prétendre à la certification. Pour
aider la préparation de vos réunions internes et afin de
déployer la démarche de façon efficiente, un menu
déroulant permet de sélectionner le service à
associer à chaque tâche. Une requête par service est
ensuite consultable, elle permettra à l’initiateur de la
démarche de piloter facilement ses réunions d’avancement
de projet.
Extrait de la liste de
matériels :
Figure
13: Liste de matériels,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
Extrait de la liste de
documents :
Figure
14: Liste de documents,
créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube, L.Ledhuy
Dans le cas de la liste des documents, le menu déroulant propose
le nombre de jours nécessaires à l’élaboration des
supports.
8.2 Planning:
De même, un planning vierge est proposé avec la liste des
activités à entreprendre pour aller vers la certification.
Figure
15: Planning de
démarche qualité selon le référentiel
Qualiville, créée par A.Hamonet, D.Krugmann Strube,
L.Ledhuy
8.3 Guide des bonnes
pratiques:
Un guide de bonnes pratiques a été élaboré,
il permet aux mairies de trouver des explications et astuces afin de
mener à bien la démarche. Ce guide a été
conçu sur la base des retours d’expérience de
l’enquête réalisée auprès des mairies
certifiées, non certifiées, des délégations
régionales du CNFPT et de l’AFAQ/AFNOR.
Extrait du
guide des bonnes pratiques :
- Définir les avantages tirés d'une démarche
qualité pour une municipalité.
- Mettre en adéquation le démarrage de la
certification avec les activités de la municipalité
(exemple : élections)
- Faire une veille normative sur l'ensemble des
référentiels existants, leur domaine d'application, leurs
exigences, leur adaptation aux municipalités, ainsi que les
coûts de certification.
- Utiliser l'ensemble des informations mises à disposition
sur le web (ex : http://membres.lycos.fr/certificationvilles/) et
échanger ses perceptions grâce aux forums afin d'obtenir
de l'aide de la part de municipalités en démarche ou
certifiées.
- Définir les ressources humaines, financières et
matérielles dont la municipalité aura besoin pour mener
à bien sa démarche de certification.
En effet, il faut définir le coût de la certification, les
différentes possibilités d'organisation (personne
déjà en poste à temps plein, partiel, une embauche
ou du conseil?) et les divers travaux d'aménagement des locaux.
Dans le cas de l'évolution d'une personne déjà en
poste, il est nécessaire de s'interroger sur ce qu'il y a de
plus pragmatique : une personne responsable du projet à temps
complet, ou différentes personnes (par exemple le chef de
service) à temps partiel pour les missions qualité.
Extrait du
guide élaboré pour l’organisation des audits :
Un planning d'audit doit être rédigé et tenu
à jour. Celui ci doit comporter les services audités, la
date de l'audit, l'auditeur, les personnes auditées.
Un compte rendu d'audit doit être rédigé suite
à celle-ci et doit être diffusé. Attention, la
diffusion doit être maîtrisée : le bon document pour
la bonne personne. (On peu hors sujet par rapport à un guide
d’organisation audit, il aura fallu écrire un guide sur le
système documentaire.. une idée peut être pour le
portail web ??)
Les auditeurs ne doivent pas auditer leur propre travail. Le choix des
auditeurs et la réalisation des audits doivent assurer
l’objectivité et l’impartialité du processus d’audit.
9. Conclusion:
L’étude du référentiel Qualiville® a permis au
groupe de travailler sur un référentiel de Qualité
de service destiné aux municipalités. Cette vision de la
qualité de service au sein de la fonction publique fut
très intéressante à étudier. Nous sommes
tous citoyens, l’amélioration de l’accueil et de l’organisation
des collectivités territoriales, ne peut que sensibiliser la
population et l’inciter à être acteur de ces
démarches.
Contrairement au référentiel ISO 9001 par exemple,
Qualiville® comporte une check-list exhaustive de l’ensemble des
preuves à apporter afin d’obtenir la certification. Il est donc
très accessible au niveau de la compréhension des
exigences.
Cette étude a pour ambition de soulever des interrogations
positives et constructives auprès des parties prenantes, afin de
faire bénéficier davantage les collectivités
territoriales aux démarches qualité.
De plus, il s’agissait également d’obtenir le taux
d’informations disponibles au sein des antennes régionales de
l’AFAQ AFNOR et du CNFPT.
L’exploitation des questionnaires a permis de recueillir la perception
des municipalités certifiées, celles non
certifiées et des organismes. Le constat est que le niveau
d’informations au sein des antennes régionales des organismes
est hétérogène. De plus, un quart des mairies non
certifiées Qualiville®, sont certifiées ISO9001, la
certification ISO 9001 étant plus reconnue vis-à-vis du
public que Qualiville®.
Concernant les villes sans démarche, le manque de communication
autour des démarches qualité est la cause principale du
manque de participation.
L’ensemble des documents élaborés au sein du plan de
déploiement ainsi que le comparatif Qualiville®/ Charte
Marianne permettront aux municipalités en démarche ou
désireuse d’en débuter une, d’avoir les fondements
nécessaires au commencement d’une telle mise en place.
Dans l’optique de pérenniser notre étude, l’ouverture
d’un portail web dynamique sur la certification des villes permettra
d’approfondir les problématiques soulevées, et notamment
les raisons qui orientent les municipalités vers une
certification Qualiville®.
10. Bibliographie:
Sites Internet
- INSTITUT NATIONAL DE LA STATISTIQUE ET DES ETUDES ECONOMIQUES.
Recensement du nombre de communes françaises. Disponible sur :
http://www.insee.fr/fr/ffc/chifde_fiche.asp?ref_id=CMRSOS01206&tab_id=469
(page consultée le 20 octobre 2007)
- ASSOCIATION FRANCAISE POUR L’AMELIORATION ET LE MANAGEMENT DE LA
QUALITE. La certification de services Qualiville® . Disponible sur
:
http://www.afaqcompetences.org/web/afaqinstit.nsf/volfr/Qualiville®
(page consultée le 24 octobre 2007)
- ASSOCIATION FRANCAISE POUR L’AMELIORATION ET LE MANAGEMENT DE LA
QUALITE. Mode d’emploi Qualiville® . Disponible sur:
http://www.afaq.org/web/ressources.nsf/vpdf/Qualiville®
.pdf/$file/Qualiville® .pdf (page consultée le 25 octobre
2007)
- ASSOCIATION FRANCAISE POUR L’AMELIORATION ET LE MANAGEMENT DE LA
QUALITE. Disponible sur :
http://www.afaqcompetences.org/web/afaqinstit.nsf/volfr/Qualiville®
(page consultée le 30 octobre 2007)
- MINISTERE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS ET DE LA FONCTION
PUBLIQUE, .Charte Marianne. Disponible sur :
http://www.thematiques.modernisation.gouv.fr/chantiers/234_58.html
(page consultée le 7 novembre 2007)
Références
normatives
- ASSOCIATION FRANCAISE DE LA NORMALISATION -
Référentiel Association Française pour
l’Amélioration et le management de la Qualité Service
Confiance® QUALIVILLE® REF 111-01 Version du 21
février 2001, 41 pages.
- ASSOCIATION FRANCAISE DE LA NORMALISATION -
Référentiel Association Française pour
l’Amélioration et le management de la Qualité Service
Confiance® QUALIVILLE® REF 111-02 Version de janvier
2007, 29 pages.
- MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA REFORME DE L’ETAT ET LE
SECRETAIRE D’ETAT A LA REFORME DE L’ETAT – Lancement nationale de la
Charte Marianne Version de janvier 2005, 18 pages.
- ASSOCIATION FRANCAISE DE LA NORMALISATION - Norme
européenne / Norme française EN ISO 9001 Système
de Management de la Qualité Version 2000, 40 pages.
11.
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