Guide des bonnes pratiques de l'audit interne

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Guide des bonnes pratiques de l'audit interne
BOULANGER JULIEN	ETIEN FLORINE	NEPOTE GEOFFREY	ZAIDI BASSEM
Référence bibliographique à rappeler pour tout usage : Guide des bonnes pratiques de l'audit interne, BOULANGER Julien, ETIEN Florine, NEPOTE Geoffrey, ZAIDI Bassem, Université de Technologie de Compiègne, Master Management de la Qualité (MQ), Mémoire de projet d'Intégration, janvier 2009, https://www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité-Management", réf n°79
RESUME Comme sujet de projet d’intégration, un guide des bonnes pratiques de l’audit interne a été réalisé dans le cadre du Master « Management de la Qualité ». Ce guide a pour but de faciliter la mise en œuvre et de rendre accessible au plus grand nombre l’audit interne. Pour ce faire, la démarche suivie est basée sur l’analyse de documents tels que des normes (ISO 19011), des livres et des retours d’expériences. A partir de cette analyse, une liste de bonnes pratiques en est ressortie. Ces bonnes pratiques ont été regroupées, à l’aide d’un diagramme d’Ishikawa, dans cinq catégories distinctes pour en faciliter la compréhension et la lisibilité. Grâce à la mise sur internet du guide des bonnes pratiques, son accessibilité est améliorée et avec la possibilité de recevoir des retours d’expérience sur celui-ci. Mots clés : Audit interne, Guide, Bonnes pratiques, Autodiagnostic, Fiche pratique
ABSTRACT In order to realize the integration project, a best practices guide of internal audit has been realized in the Master “Quality Management”. The aim of this guide is to make easier the put into practice and to improve the accessibility for most of internal audit users. Therefore, the reasoning is based on a documentation analysis such as standards (ISO 19011), books and professionals feedback. From this analysis, a best practices list is emerged. Those best practices have been put together, by using an Ishikawa diagram, in five distinct groups in order to make easier the understanding and the readiness. Thanks to publication of the best practices guide in the Internet, its accessibility is improved and with the possibility to receive feedbacks on it. Key words : Internal audit, Guide, Best practices, Autodiagnostic, memory folder

L’ensemble des membres du groupe souhaite remercier, par la réalisation et la publication de ce document :

I. Situation du Projet

1. Objectif

L’objectif de cette étude est de réaliser un guide des bonnes pratiques concernant la réalisation des audits internes afin d’être accessible et exploitable par les professionnels venant de tous secteurs, et donc, de faciliter la démarche des entreprises dans la réalisation de leurs audits internes. Il regroupera des éléments importants pour baisser les risques d’ambiguïtés dans la compréhension des normes ISO 9001 et ISO 19011.

2. Contexte

Les entreprises ayant une démarche qualité sont tenues d’avoir une ou des procédures quant à la réalisation des audits internes. En effet, la norme ISO 9001 : 2000 exige que de telles procédures soient mises en place tout en ne donnant aucun élément pour le bon déroulement de l’audit interne.

Pour avoir des détails sur le fonctionnement de l’audit, il est possible de se référer à la norme ISO 19011. Toutefois, ces normes nécessitent une maîtrise du vocabulaire et de l’environnement de la qualité, ce qui n’est pas le cas de toutes les entreprises. En effet, Ernst & Young, un organisme spécialisée en Audit, Conseil, Droit, Fiscalité et Transactions a réalisé une étude au printemps 2007 au près des plus grands groupes mondiaux concernant les pratiques de l’Audit interne. Celle-ci révèle (2) que seulement 46% des entreprises interrogées définissent un plan d’action. Egalement, que les efforts de formation sont limités, puisque parmi les 57% des entreprises qui ont formalisé des plans de formation, la moitié ne consacrent pas plus de 40h à la formation des auditeurs dans l’année. Ainsi à peine 20% des entreprises interrogées parviennent à honorer entièrement leur plan d’audit annuellement, et donc que près de 9 entreprises sur 10 en France ont recours à des prestataires externes en complément de leurs ressources internes. (4) (5)

L’audit interne est un élément clé du système de management de la qualité puisqu’il permet de faire le point sur la situation de l’entreprise et de déterminer des pistes de progrès en vue d’une éventuelle certification.

3. Enjeux

Cette étude a pour but de comprendre pourquoi les audits internes sont parfois difficiles à mettre en œuvre et pourquoi les résultats ne sont pas forcément à la hauteur des attentes. Une mauvaise démarche peut avoir des conséquences néfastes pouvant entraîner une perte de temps considérable, un climat détestable, une démotivation des acteurs de l’entreprise, et ainsi une perte d’argent.

4. Clarification du projet

Pour bien cerner et définir les objectifs du projet, un QQOQCP a été réalisé. Une problématique générale a été ainsi développée après consensus des différents acteurs du groupe.

5. Planification Dynamique Stratégique

6. Analyse des risques au sein du groupe projet

Différents risques potentiels sont ressortis de cette analyse des risques. Ces risques été susceptibles d'être rencontrés durant le déroulement du projet dans le but de ne pas se faire surprendre et de maitriser leur apparition.

Par exemple, le nombre de contacts dans le domaine de l’audit manquait cruellement. C’est pourquoi un expert dans le domaine de l'audit a été contacté pour recueillir ses conseils d’expert sur l'outil à développer.

Ses remarques ont été prises en compte et il fut décidé de proposer en plus du questionnaire des fiches pratiques relatives à l’audit interne.

7. Planification du projet

Pour le bon acheminement et le bon déroulement du projet, la démarche de réalisation a été basée sur un planning de type GANTT afin de visualiser son avancement. Ceci a permis d’assurer un respect des tâches planifiées entre chaque jalon.

8. Bilan du jalon 1

La réalisation de ce projet va permettre à l’ensemble des membres du groupe de découvrir le fonctionnement des audits internes et surtout sa préparation, ainsi que d’acquérir des compétences utiles pour la vie professionnelle.

Pour ce premier jalon, le sujet du projet d’intégration a été clarifié à l’aide d’outils qualité tels que le QQOQCP et la Planification Dynamique Stratégique. Un plan d’actions a ainsi pu être déterminé pour le déroulement du projet.

D’un point de vue personnel, la réalisation d’une AMDEC a permis de déterminer d’éventuels risques projet. Ces points pouvant poser problème, ils ne doivent pas être pris à la légère, c’est pourquoi des alternatives à ces risques ont été envisagées.

Des causes de problèmes lors des audits internes ont été trouvées lors de la recherche documentaire. Un questionnaire a été réalisé dans le but de recueillir des données précieuses issues des professionnels du domaine. En l’absence de réponse, des entretiens ont été réalisés avec des experts du domaine de l’audit afin de recueillir des informations importantes, notamment un avis sur le travail effectué.

Enfin les solutions seront soumises à un avis externe afin de valider la pertinence du travail effectué, capitaliser les idées et remarques et ainsi visualiser et suggérer des améliorations.

II. Réalisation du projet

1. Élaboration des options d'intervention

Afin d’éviter des risques lors de la réalisation des différentes étapes, un diagramme des décisions à été développé dans le but d’y remédier. Ainsi différentes alternatives ont été envisagées et évaluées selon leur degré de difficulté.

2. Mode d’intervention et modalités de mise en œuvre

Le travail d’analyse a commencé par une lecture des différents documents (normes internationales, presse spécialisée et les différents retours d’expériences) afin d’en ressortir des exigences et des bonnes pratiques concernant l’audit interne. (3) (8)

L’analyse des documents a permis de voir la complexité de certaines exigences et bonnes pratiques. C’est pourquoi, il a été décidé de représenter les bonnes pratiques sous forme d’un autodiagnostic pour en faciliter la lecture et la compréhension. Il ne faut pas perdre de vue un des principaux objectifs qui est de rendre le guide accessible au plus grand nombre de personnes.

3. Mise en œuvre de l’option d’intervention choisie

Il a été décidé de coupler les deux représentations ci-dessus, c'est-à-dire de regrouper les bonnes pratiques (sous forme de questions) selon les cinq catégories déterminées.

Pour faciliter la compréhension de certains points clés des fiches pratiques sont développées. Elles sont en annexe du questionnaire et accessible selon les besoins via des liens hypertextes. Les fiches tiennent sur une page pour en faciliter l’exploitation sur ordinateur. (6) (7) (8)

4. Bilan du jalon 2

Pour la suite du projet, l’objectif est de finaliser le guide des bonnes pratiques en y incluant une vision de l’évaluation grâce à une représentation sous forme de graphe de Kiviat. L’auditeur pourra ainsi se rendre compte des points à améliorer pour la réalisation de l’audit interne.

Le développement des fiches pratiques va également être poursuivi afin de faciliter la démarche de certaines étapes clés de l’audit interne. Ces fiches devront être simples d’accès, compréhensibles et synthétiques.

Les projets des UE QP06 et QP10 vont être mis en commun à travers la réalisation d’un portail web dynamique. Ceci permettra de confronter le guide à des regards externes mais également de recueillir des retours d’expériences à ne pas négliger pour l’amélioration de notre projet. De cette façon, le guide sera accessible par le plus grand nombre.

III. Composition du guide des bonnes pratiques

Le guide doit être autoporteur de sens, c’est pourquoi l’utilisateur pourra s’appuyer sur un questionnaire, une visualisation des résultats et des fiches pratiques pour l’aider dans ses démarches d’audit.

1. Interactivité du guide

Le guide des bonnes pratiques a été conçu de manière à faciliter son utilisation. C’est pourquoi il possède des boutons cliquables pour pouvoir naviguer entre les différents éléments composant le guide.

L’utilisateur du guide n’a pas à intervenir dans le calcul et dans la représentation des résultats, il lui suffit juste de sélectionner une réponse dans un menu déroulant pour chaque question.

2. Réalisation du questionnaire

Les différentes questions présentes dans le guide sont formulées selon un raisonnement basé sur la bonne pratique en elle-même (le COMMENT) plutôt que sur le résultat (le QUOI). Ces questions sont basées sur des verbes faisant référence à la réflexion. (9) (10) (11) (12)

Les différentes questions posées sont basées sur une étude préalable des normes applicables et de retours d’expériences jugées comme référence dans leur domaine. A l’inverse d’une norme et/ou d’un référentiel, les bonnes pratiques sont regroupées par affinités. Elles sont ainsi réparties selon un diagramme d’Ishikawa en cinq catégories pour sortir du contexte de la norme ISO 19011 et s’adapter à tout domaine d’application.

3. Système de cotation choisi

Un système de cotation à été développé pour permettre à chaque utilisateur du guide de nuancer sa réponse. Ainsi, l’utilisateur aura le choix entre quatre propositions pour chaque bonne pratique :

Le choix de la cotation est volontairement asymétrique afin de valoriser la recherche du progrès et de l'amélioration.

Comme toute cotation, elle peut évoluer dans le temps pour s’adapter au besoin d’un utilisateur atteignant d’excellents résultats pour qu’elle puisse toujours être dans une dynamique de progrès. L’utilisateur pourra nuancer la pondération ou bien rajouter un ou plusieurs critères à cette cotation.

4. Représentation des résultats

L’utilisateur à la possibilité, dès qu’une catégorie est remplie, de visualiser les résultats de son évaluation. Il pourra ainsi voir sa situation et se rendre compte de sa faculté à répondre aux bonnes pratiques. Avec ces résultats il pourra envisager un plan d'actions afin de s'améliorer et de progresser.

5. Représentation des fiches pratiques

Pour faciliter la compréhension de certains points importants, des fiches pratiques sont mises à disposition pour les utilisateurs. Ces fiches synthétisent au mieux des procédures ou autres phases de l’audit interne.

Les utilisateurs pourront également se reposer sur une fiche glossaire synthétisant et vulgarisant les mots clés de l’audit interne. Ils pourront s’y reporter en cas d’incompréhension d’une étape ou d’une bonne pratique de l’audit interne. (8) (9)

6. Mise en relation avec le portail web dynamique

Dans le cadre de l’Unité d’Enseignement QP06 qui consistait à créer un portail web dynamique avec comme sujet l’audit interne. De cette façon, il était possible d’avoir un retour d’expérience sur ce travail, tant sur le fond que sur la forme grâce à la mise à dispostion d'un forum d'échange.

De plus, le guide est ainsi disponible aux professionnels du domaine de l’audit qui pourront s’appuyer dessus dans le but de mener à bien leur mission tout en faisant progresser, par leurs connaissances, cet outil.

Ce site a pour objectif de devenir une d’interface entre les auditeurs pour leur permettre de communiquer entre eux et s’échanger d’autres bonnes pratiques applicables dans des cas particuliers par exemple.

Le portail web dynamique est vue comme un outil d’amélioration continue ouvert sur l’extérieur, et non renfermé sur lui-même et dépendant de ses seuls initiateurs.

IV. Perspectives d’avenir et conclusion :

Le guide des bonnes pratiques a été fait dans un but précis d’aide aux professionnels de la qualité ou de l’audit, chaque étudiant du Master "Management de la Qualité" sera lui-même un utilisateur de cet outil au cours de sa carrière professionnelle en tant que stagiaire et en tant que futur responsable d’un service qualité.

Le portail web dynamique va faciliter la collecte des retours d’expériences de professionnels mais aussi de personnes débutantes dans le domaine afin de faire évoluer et progresser ce guide.

D’un point de vue personnel, la réalisation de ce guide a apporté une certaine connaissance et culture de l’audit interne. Chaque membre du groupe projet se sent capable de pouvoir mettre en application ces bonnes pratiques en entreprise.

Le projet d’intégration a permis à chacun de s'affirmer, tout au long du semestre, au sein d’un groupe de travail motivé et convivial.