Avertissement |
Si vous arrivez directement sur cette
page, sachez que ce travail est un rapport d'étudiants et
doit être pris comme tel. Il peut donc comporter des
imperfections ou des imprécisions que le lecteur doit
admettre et donc supporter. Il a été réalisé pendant la
période de formation et constitue avant-tout un travail de
compilation bibliographique, d'initiation et d'analyse sur
des thématiques associées aux concepts, méthodes, outils
et expériences sur les démarches qualité dans les
organisations. Nous ne faisons aucun usage commercial et
la duplication est libre. Si,
malgré nos précautions, vous avez des raisons de
contester ce droit d'usage, merci de nous en
faire part, nous nous efforcerons d'y apporter
une réponse rapide. L'objectif de la présentation
sur le Web est de permettre l'accès à l'information et
d'augmenter ainsi les échanges professionnels. En cas
d'usage du document, n'oubliez pas de le citer
comme source bibliographique. Bonne
lecture... |
Bonnes pratiques administratives à
l’usage du réseau
des
administrateurs de
laboratoires du
CNRS (LabAdmin) |
Karen
Al Jawich
|
|
|
Luis Felipe CABELLO ZEPEDA
|
Référence
bibliographique à rappeler pour tout usage :
Bonnes pratiques administratives à
l’usage du réseau des
administrateurs de
laboratoires du CNRS
(LabAdmin), AL JAWICH
Karen, LAKHAL Lamia, OZTURK Cemil, CABELLO ZEPEDA
Luis Felipe. Projet d'Intégration, MASTER
Management de la Qualité (MQ) et Mastère
Spécialisé Normalisation, Qualité, Certification,
Essai (NQCE), UTC,
2011-2012, URL : https://www.utc.fr/master-qualite,
puis "Travaux", "Qualité-Management", réf n°206 |
RESUME
Ce document présente une démarche préparatoire à
l’élaboration d’un référentiel de bonnes pratiques
administratives des directions des ressources
humaines (RH) et des ressources bugétaires et
financières (BF), du réseau technologique des
administrateurs des laboratoires (LabAdmin)
du Centre National de Recherche Scientifique (CNRS).
Ce travail s’insère dans le projet Qualité en
Administration des Laboratoires de Recherche Publiques (QALReP)
qui a pour objectif d’élaborer un référentiel adapté
pour les administrateurs des laboratoires.
La stratégie
adoptée consiste à identifier les bonnes pratiques déjà
existantes en gestion des ressources humaines et des
affaires financières, par le biais de retours
d’expérience.
Ces constats ont
permis d’élaborer les cartographies des processus de gestion des ressources humaines et des
ressources financières.
Ces
cartographies nous servirons de base pour élaborer un
guide de bonnes pratiques, et devra être accompagné d’un
outil d’autodiagnostic pour le réseau LabAdmin, ayant
pour objectif d’évaluer son organisation et de proposer
les lignes prioritaires d'amélioration de sa performance.
Mots clés: Cartographie
des processus, performance, bonnes pratiques, MRCT,
CNRS, LabAdmin
|
ABSTRACT
This
document
describes a first approach for
the elaboration of good administrative
practices guidelines
for the human resources
department as well as for the finance department of
the technological network of the administrators of
laboratories ( LabAdmin) of the national
center for scientific research ( CNRS).
This work is a part of the Quality project in public
Administration in laboratories research ( QALReP)
which aim is to elaborate a suitable repository for the
laboratories administrators.
The
strategy is
to identify good practices already existing in human
resources management and
financial affairs, through feedbacks of experience.
This knowledge is used to develop the process maps of human
resources management and
financial affairs.
These maps will
be used as
a basis for developing a good practice guideline, and must be completed by a self-diagnostic
tool for the
LabAdmin network, in order to evaluate their organization and offer priority lines to improve its performance.
Key words: Mapping processes,
performance, good practices, CNRS, LabAdmin
|
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REMERCIEMENTS
Nous tenons à
remercier nos tuteurs de projet, Monsieur Patrick Zaborski et
Monsieur Gilbert Farges pour l’aide qu’il nous ont fourni, le
temps qu’il nous ont consacré et les précieux conseils qu’il nous
ont donnés tout au long de ce semestre.
Nous tenons également à remercier tout particulièrement, Madame
Bonnafous, membre de la direction des affaires managériales et
financières à l’Université de Valencienne et Madame Eva Giesen,
chargée de mission auprès de la direction générale de l’INSERM
pour leurs disponibilités et pour les discussions fructueuses que
nous avions eu avec elles.
Nous remercions vivement Monsieur Jean-Pierre Caliste, pour ces
précieux conseils et pour son soutien et ses encouragements.
Nous tenons à remercier toute personne ayant contribué de près ou
de loin à l'élaboration de ce travail.
- Démarche
générale
- Cadrage
de la problématique
AERES: Agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement
supérieur
AFNOR: Association française de normalisation
ANR: Agence Nationale de la Recherche CNRS: Centre national de la
recherche scientifique
BF: Service
Budgétaire et financier
CORTECH: Comité
des Ressources et Compétences Technologiques
CNRS: Centre
National de Recherche Scientifique
DAF: Direction
des affaires financières
DRH: Direction
des ressources humaines
EPST: Etablissements Publics à Caractère Scientifique et Technologique
ETPT: Équivalent
temps plein travaillé
INRA: Institut
national de la recherche agronomique
INSERM: Institut national de la santé et de la recherche médicale
LabAdmin: Réseau des administrateurs des laboratoires
LRU: Loi
relative aux libertés et responsabilités des universités
(autonomie des universités)
MRCT: Mission
pour les ressources et compétences technologiques
MQ: Master Qualité
NQCE: Normalisation,
qualité, certification et essais
PDCA: Plan, Do,
Check, Act
PDS: Planification dynamique stratégique
QALReP: Projet Qualité en Administration des Laboratoires de Recherche
Publiques
QQOQCP: outil de qualité (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi)
RH: Ressources
humaines
RGPP: Révision générale des politiques publiques
UMR: Unités
mixtes de recherche
UTC: Université technologique de Compiègne
Présentation
du projet d’Intégration
Dans le cadre
du Master II
MQ et
NQCE, chaque groupe
d'étudiant doit réaliser un projet d’intégration. Ce projet
représente l’Unité d’Enseignement QP10.
Lors de la présentation des différents sujets QP10, notre choix
s’est porté sur le thème suivant : « Les Bonnes Pratiques en
Recherche au CNRS ». Il s’agit d’intégrer des éléments de bonnes
pratiques de Recherche associés à ceux déjà existants pour en
faire un guide pratique sur le service des ressources humaines et
le service budgétaire et financier à l’intention du réseau des
administrateurs des laboratoires "
LabAdmin"
du
CNRS. Le
livrable souhaité est un ouvrage édité par le
CNRS dans la
collection gérée par la Mission Ressources et Compétences
Technologiques (
MRCT)
permettant aux administrateurs des laboratoires d'intégrer les
éléments d'action définies dans leurs tâches quotidiennes.
Pour cela, nous devrons :
- Réaliser un état de l’art à travers une étude sur
réseaux technologiques du CNRS.
- Rechercher des exemples de réalisations dans le
milieu de la recherche et de l’enseignement.
- Faire une veille réglementaire sur le sujet.
- Proposer des cartographies des processus « ressources
humaines » et « budgétaire et financière ».
- Créer deux grilles d’autodiagnostic pour les deux
services, permettant la visualisation des axes de progrès
prioritaires.
- Proposer des indicateurs de performances
- Élaborer un guide de bonnes pratiques pour les deux
services
Les perspectives d'avenir devraient naturellement porter sur
l'élargissement de l'utilisation de ce guide aux divers structures
composants le
CNRS et aboutir à long terme à l'adhésion des différents partenaires au
projet de déploiement des systèmes qualité, porté depuis près
d'une dizaine d'années par la
MRCT.
Pour mener à bien ce projet, nous serons accompagnés par notre
tuteur, enseignant chercheur au département Génie Biologique de l’
UTC, Monsieur
Gilbert Farges et de l'initiateur
CNRS du projet,
Monsieur Patrick Zaborski. Nous espérons également bénéficier de
l’aide de chercheurs, ingénieurs et administrateurs ou
gestionnaires concernés par le projet.
Le management
de la qualité a été le moteur de la modernisation de la gestion
des entreprises industrielles depuis plus de vingt ans.
Contrairement au secteur industriel, la recherche publique est
restée longtemps à l’écart de cette évolution; or la modernisation
de l’Université et la Recherche scientifique, la dynamique
organisationnelle de la recherche que donne l’UE, et le besoin
exprimé à la fois par la société civile et les chercheurs eux
mêmes à trouver des réponses rapides, fiables et transférables
immédiatement vers d’autres secteurs, requièrent la mise à
disposition d’un guide, qui permettrait d’affronter plus
facilement et plus sereinement les multiples tâches qui incombent
aux acteurs de la recherche que sont les chercheurs, les
enseignants-chercheurs et les ingénieurs accompagnés par les
administrateurs qui sont au cœur du dispositif d’appui à la
recherche.
A ce jour, il existe deux fascicules de documentation normative et
un guide d'application concernant la gestion de la qualité dans
les organismes de recherche :
- Le FD X 50-550 qui préconise l’importance de l’implication
des acteurs de la qualité dans la mise en marche et de la
réussite de celle-ci [1].
- Le FD X 50-551: qui a pour objet de servir de guide depuis
la phase préparatoire du projet jusqu'à sa clôture en
identifiant les risques potentiels. II insiste sur les aspects
liés à l'organisation, la traçabilité et la rédaction de
documents utiles au suivi et au pilotage du projet [2].
- Le GA 50-552 : qui a pour objet de présenter des exemples
concrets sur des points de l'ISO 9001 appliquée à une activité
de recherche [3].
D’autres fascicules de documentation normative concernant la
gestion des ressources humaines existent, parmi eux on peut citer:
- Le FD X50–183: ce fascicule de documentation a pour objet de
fournir des pistes de réflexion pour la mise en place des
dispositions des normes ISO 9000 en matière de ressources
humaines, il traite du management des compétences pour la
maîtrise des processus; et du développement des compétences
pour l'amélioration des performances économiques [4].
- Le FD X50 757 / ISO 10015: ce fascicule définit des lignes
directrices destinées à aider les organismes et leur personnel
à identifier et analyser leurs besoins de formation, à
concevoir, planifier, réaliser la formation, à en évaluer les
résultats, ainsi qu'à piloter et améliorer le processus de
formation afin d'en réaliser les objectifs [5].
- Le AC X50–184: L'accès à ce document nécessite une culture
minimum préalable sur les principes et concepts relatifs à la
notion de compétence décrits dans le FD X50 – 183. Son domaine
d'application peut être évolutif et de différents niveaux :
entreprise multi-sites; un site particulier [6].
Notre projet présente trois risques majeures:
- La première est la difficulté, voire l’impossibilité de
créer un guide générique de bonnes pratiques à cause de la
diversité des spécialités au sein du CNRS, voire
même au sein d’un institut. Les bonnes pratiques étant
spécifiques aux métiers et fonctions, nous avons décidé, en
accord avec les instigateurs du projet, de restreindre notre
étude à deux fonctions du métier des administrateurs du réseau LabAdmin : les ressources humaines et ressources budgétaires et
financières.
- Le second, est le constat que le déploiement de la démarche
qualité au sein du CNRS est
leader dépendant. Ce fait est la conséquence directe, d’une
mauvaise définition préalable des objectifs de la démarche
qualité enclenchée, il apparait donc important de
repositionner les objectifs essentiels d’une démarche qualité,
afin de permettre l’implication des différents partenaires
dans cette démarche.
- Le dernier point concerne les nouvelles réformes des
universités et celles des services publics, qui imposent un
changement d’organisation du CNRS, des
université et de la relation Université-CNRS par le
biais des UMR.
Il est donc très important d’inclure ces nouvelles réformes
dans l’élaboration des propositions de bonnes pratiques.
Enfin, dans le but de permettre l’évolution dans le temps et la
transposition de ces bonnes pratiques à d’autres réseaux
CNRS, nous nous
proposons de les inscrire dans une évolution continue et
dynamique, en favorisant la culture de l’autoévaluation au sein du
CNRS, en
proposant des grilles d’évaluation pour les processus
RH et
BF.
La démarche
qualité en recherche vise à mieux répondre aux exigences de
transparence et de maîtrise des processus et d'être en mesure de
rendre compte de l'activité et des moyens engagés. Ce sont des
enjeux nouveaux auxquels les laboratoires et les organismes de
recherche sont confrontés. [
1,
7,
8].
Les enjeux de la démarche qualité en recherche sont nombreux, ils
sont d’ordre:
- Scientifique: La démarche qualité permet d’organiser,
d’uniformiser et de tracer les résultats scientifiques, les
rendant de ce fait, plus crédibles, ceci est d’autant plus
vrai, que la notoriété du chercheur ne suffit plus aujourd’hui
pour rassurer la population
- Économiques et financiers : Maîtriser l’organisation et la
mutualiser, optimisation de ressources financières et
humaines.
- Sociaux et environnementaux : La science est source de
progrès, mais également de nuisances (environnement, éthique),
mais aussi de changements sociaux. Elle est donc source
d’inquiétudes et la démarche qualité vient comme un moyen de
rassurer sur les finalités de la recherche.
Et ils concernent :
- L'établissement: Il s'agit fondamentalement de renforcer
l'attractivité de ses laboratoires et de formaliser le
professionnalisme de ses acteurs. La confiance apportée par
cette démarche dans la production scientifique et sa maîtrise
est un élément important pour soutenir un positionnement fort
du CNRS,
dans un contexte d'appels d'offres grandissant. La démarche
qualité dans les activités de recherche est un atout aussi
bien pour l'éligibilité des laboratoires que pour rassurer les
commanditaires sur la maîtrise des projets et donc consolider
les partenariats existants.
- Les laboratoires : La démarche qualité est potentiellement
un outil de management au service de l'unité et de son
Directeur. C'est un outil d'amélioration permettant de
maîtriser une organisation et la mutualisation ou
l'optimisation de moyens, dans le cadre de regroupements
d'unités par exemple, ou encore pour la gestion de
plates-formes technologiques. Il s'agit d'améliorer la
réactivité des laboratoires face à un contexte de recherche
mouvant et de plus en plus complexe.
Enfin, pour l'établissement comme pour ses laboratoires, la
démarche qualité permet de fiabiliser et donc de crédibiliser la
valorisation des résultats de sa recherche [
9,
10].
Dans le nouveau schéma réglementaire, englobant la
LRU [
11] et la
RGPP [
12],
l’enjeu majeur de notre travail est la proposition des
cartographies des processus RH et BF. Cette nouvelle organisation
nous sera dictée par ces nouvelles réformes mais aussi par des
retours d’expériences d’organismes publics ayant déjà engagé des
démarches qualité comme l’
UTC,
l’université de Valenciennes et l’
INSERM,
ainsi que par les résultats d’enquêtes élaborées au sein du
CNRS [
13]
et le contrat qui lie le
CNRS à l’Etat
suite aux précédentes réformes [
14].
Chapitre I
: DEMARCHE SUIVIE
1. Démarche
générale
La stratégie
adoptée pour élaborer ce guide consiste à mettre au clair l’état
d’avancement de la mise en place de systèmes qualité dans les
vingt deux réseaux technologiques de la
MRCT,
déterminer les bonnes pratiques du service
RH et
BF parmi
les activités professionnelles des membres du réseau des
administrateurs de laboratoires et enfin élaborer des indicateurs
de performance de ces deux services en se basant sur les
expériences existantes, notamment celles de quelques
EPST.
Ce guide sera accompagné d’un outil d’autodiagnostic qui permettra
aux administrateurs des laboratoires d’évaluer leur organisation
et leurs actions, dans l'objectif de dégager les lignes
prioritaires d'amélioration de leurs résultats.
Nous commençons notre démarche par une
DCAP (tableau1), qui consiste en
une PDCA commençant par le 'Do', ce qui signifie qu'on va
commencer par étudier l'état de l'art, puis d'agir en conséquence
de nos trouvailels.
Ensuite pour bien cadrer le problème, un QQOQCP (tableau 2) ainsi que deux PDS,
ont été élaborés.
2.
Cadrage de la problématique
Pour mieux cadrer le problème nous avons réalisé un QQOQCP (tableau2).
Tableau2 : Le
QQOQCP appliqué au réseau LabAdmin
[15].
Afin de donner du sens et accéder à une vision claire sur la
stratégie globale du management de la qualité des processus
RH et
BF concernant les administrateurs de laboratoires du
CNRS, nous avons
tenté de réaliser des
PDS de
ces processus
(figure 1a) et
(figure 1b).
Figure 1a:
PDS du
processus
RH des administrateurs de laboratoires
[15].
Figure 1b:
PDS du
processus
BF des administrateurs des laboratoires
[15].
Chapitre II : ETAT DE L’ART DES RESEAUX MRCT
1. Situation de
la démarche qualité dans les réseaux Technologiques du MRCT
1.1 Présentation de la MRCT
La
MRCT est
une structure interdisciplinaire originale ayant un rôle
directement opérationnel et qui initie des actions transversales
fondées sur les technologies. Ces actions bénéficient à
l'ensemble des disciplines scientifiques et permettent ainsi de
fédérer en profondeur des communautés d'origines diverses
(figure 2). Elles prennent
également en compte la composante humaine (évolution des
compétences et des savoir-faire en particulier face aux
échéances de nombreux départs en retraite).
Figure 2 : Les réseaux technologiques de la
MRCT et leurs
connexions avec les autres organismes
[16]
.
La fonction de pilotage de la
MRCT est
assurée par le Comité des Ressources et Compétences
Technologiques (
CORTECH).
Il est composé de personnalités ayant des rôles décisionnels,
scientifiques ou administratifs; elles représentent les
différentes sensibilités de l'établissement. Le rôle
opérationnel quotidien de mise en œuvre des décisions et de
suivi des actions est confié à une unité de service (l'UPS 2274)
qui opère essentiellement suivant un mode de gestion par
projets. La structure centrale légère de pilotage bénéficie de
la collaboration de plus de 400 agents dans les laboratoires,
les comités de pilotage des réseaux et les délégations
régionales
(figure 3).
Vingt deux réseaux technologiques cohabitent dans la sphère du
MRCT, le
dernier né étant le réseau
LabAdmin en Décembre 2010.
Nous nous sommes intéressés à rechercher l’étendue de la
démarche qualité dans l’ensemble de ces réseaux, et de voir le
cas échéant, l’implication des organismes liés à ces réseaux
dans la démarche qualité [
12,
13].
Figure 3 : Organigramme de la
MRCT [16]
.
1.2 Etat
d’avancement de la démarche qualité dans les réseaux
technologiques de la MRCT
Sur les vingt deux réseaux du
MRCT, seul
trois ont une démarche qualité affichée et appuyée, avec des
documents et outils convenables ; il s’agit du :
- Réseau d’Administrateurs Systèmes et Réseaux
(RESINFO) : Elaboration d’un guide de bonnes pratiques
organisationnelle pour les administrateurs systèmes et réseaux
dans les unités de recherche.
- Réseau des Mécaniciens (RDM) : Création d’un groupe
qualité, réunion du groupe quatre à cinq fois par an pour
élaborer de nouvelles actions qualit.
- Réseau des Centres Communs de Microscopie (RCCM) :
Elaboration d’un guide pour la mise en place de la démarche
qualité dans un centre commun de microscopie.
Les autres réseaux, ont plus ou moins engagé des démarches qualité
plus qui sont à des degrés d’avancement divers, mais à ce jour
aucune action concrète du type création de documents qualité, de
guides de bonnes pratiques ou d’organisation autour d’un
référentiel quelconque n’est rapportée. Ces réseaux sont,
néanmoins en connexion avec d’autres organismes de recherche,
universités… etc, qui peuvent être impliqués dans des démarches
qualités voir même certifiés conformes à divers référentiels,
citons par exemple l’
INSERM,
que nous avons perçu comme étant l’organisme s’impliquant
actuellement le plus dans le développement du management de la
qualité, suivi par l’
INRA dont le
système Qualité qui est le plus ancien est en phase d’entretien,
l’université d’Orsay et celle de Lyon [
16,
17,
18,
19].
1.3 Cas
du réseau LabAdmin
Le réseau
LabAdmin est impliquée dans une démarche qualité et ce depuis sa création
il y’a un an. En effet, les administrateurs des laboratoires
gèrent quotidiennement diverses activités répertoriées ci-dessous
:
- Ressources humaines
- Ressources budgétaires et financières
- Qualité
- Audit
- Systèmes d’information
- Communication
- Valorisation et partenariat
- Logistique et infrastructure
- Hygiène et sécurité
Ces activités communes à toutes les organisations, peuvent être
complexifiées pour le cas du
LabAdmin.
Chaque interlocuteur de ce réseau, utilise des démarches
administratives et documents qui peuvent être différents des
autres, l’administrateur du laboratoire a pour obligation de
respecter chacun des documents exigé par son interlocuteur, ce qui
rend la gestion des activités précédentes très complexe.
Notre travail a pour objectif de proposer une simplification de
l’organisation des services
RH et
BF pour ce
réseau et de mutualiser leurs ressources. Nous partons du fait que
les bonnes pratiques que nous tentons d’élaborer sont spécifiques
métier et peuvent de ce fait, avec des variations mineures, êtres
utilisées par les autres interlocuteurs du réseau voire même par
les autres réseaux du
MRCT [
20,
21,
22].
Dans le but de faciliter le choix du référentiel pour notre
démarche qualité du réseau
LabAdmin,
nous avons schématisé la place de ce réseau dans son environnement
professionnel
(figure 4),
en spécifiant ses liaisons avec des organismes externes au
CNRS ayant ou pas
déjà une démarche qualité avérée.
Il apparaît donc deux principaux référentiels susceptibles de nous
intéresser dans notre démarche : l’ISO9001 et le référentiel de l’
INRA.
Figure 4 : Interactions du Réseau
LabAdmin avec d’autres entités
[15] .
2.
Présentation du réseau LabAdmin
Le réseau
LabAdmin des administrateurs de laboratoires a été créé en décembre 2010,
dans le cadre des réseaux de compétence de la
MRCT et a reçu
l’aval du
CORTECH le 14/12/2010. La
MRCT apporte le soutien logistique et financier au réseau. Elle veille
à l’adéquation entre les objectifs du
CNRS et les
propositions et initiatives du réseau. Elle est l’interface entre
le réseau et les instances officielles. Elle est l’interlocutrice
privilégiée du comité de pilotage (CP) du réseau. Elle assure
aussi, le lien entre les réseaux régionaux, les Délégués
Régionaux, les Instituts du
CNRS et les
directions fonctionnelles. Elle favorise les partenariats avec ses
autres réseaux, voire avec des réseaux d’autres organismes.
Le
CORTECH,
organe décisionnel de la
MRCT, rassemble
les dix Instituts ainsi que les directions fonctionnelles du
CNRS et s’assure
que les actions menées par la
MRCT s’inscrivent dans la stratégie d’établissement du
CNRS (figure 5).
L’environnement de travail de l’administrateur de
laboratoire est en effet de plus en plus fonction des
évolutions emmenées par les réformes de la recherche.
Soumis la plupart du temps à de multiples tutelles (Universités,
CNRS,
INSERM,…),
le laboratoire de recherche géré par l’administrateur se doit de
rendre des comptes à de nombreux organismes qui financent la
recherche (Europe,
ANR, …) et qui
présentent la particularité d’avoir des contraintes
administratives et financières différentes.
Ce mode multi-tutelle, impose à l’administrateur l’utilisation de
systèmes d’informations divers (logiciels de gestion financière et
comptable, des ressources humaines, des contrats de recherche, …),
induisant une gestion parallèles de toutes les demandes.
La vocation du réseau est de mutualiser les compétences et savoirs
faire, et de contribuer à l’harmonisation des procédures de
gestion administrative, financière et de ressources humaines.
3. Contextes et
enjeux de l’instauration d’un système qualité pour les
services RH et BF incombant aux administrateurs de
laboratoires
En 2011, le réseau
LabAdmin débute un projet intitulé Qualité en Administration des
Laboratoires de Recherche Publique (
QALReP),
ayant pour objectif d’analyser les processus des divers métiers
qu’il couvre, afin d’élaborer des référentiels de bonnes pratiques
pour contribuer d’améliorer leur organisation et à développer leur
capacité d’autoévaluation.
Le projet
QALReP vise en priorité à analyser deux processus de gestion, le
RH et le
BF. La
maîtrise de leur organisation devrait permettre d’identifier les
améliorations prioritaires, et les alternatives aux contraintes
administratives ou règlementaires, ce qui devrait faciliter
l’accompagnement aux changements dicté par les nouvelles lois
LRU et
RGPP.
Il est important de noter, que l’une des exigences de la loi
LRU, est de
limiter à deux le nombre maximale de tutelles d’une unité mixte de
recherche (
UMR),
contre deux à cinq en 2012, ce qui devrait simplifier à terme, les
démarches de gestion administrative dans les laboratoires.
L’instauration d’un système qualité au service
RH aura pour
objectifs :
- Unifier les procédures administratives pour une
meilleure gestion des ressources
- Mutualiser les ressources humaines et les contrats,
afin d’éviter d’avoir des redondances en termes de compétences
- Améliorer la vision stratégique du recrutement, en
anticipant les besoins en compétences
- Améliorer la vision sur la formation afin d’améliorer
son efficience
De même, pour le service
BF les
objectifs de la mise en place d’une démarche qualité dans le
service seront :
- Unifier les procédures administratives pour une
meilleure gestion des ressources
- Mutualisation de la gestion du budget
- Améliorer la visibilité sur les dépenses, notamment
par l’instauration d’une comptabilité analytique
- Faciliter la mise à jour des bilans financiers.
4. Présentation
du processus RH du LabAdmin
Une liste d’activités a été établie en Décembre 2011, par les
membres du réseau
LabAdmin,
elle comporte les huit activités suivantes:
- Formation : métiers, outils, réglementation, Plan de
formation d’unité et suivi,
- Gestion des emplois : recrutement permanent,
recrutement non permanent, ETPT,
- Gestion prévisionnelle des emplois et compétences :
analyse des besoins, prospective emplois,
- Gestion des carrières : fiches de poste, entretien
annuel, promotions, primes, distinctions, soutien aux
concours,
- Gestion des effectifs : entrées / sorties,
catégories, pyramide âge, retraite, autres types de personnels
: stagiaires, formation par la recherche, scientifiques
étrangers,
- Gestion des absences : congés, maladie, …,
- Management : Organigramme, gestion de conflit,
gestion de crise, motivation, accompagnement du changement,
- Information : veille réglementaire, diffusion,
classement documentaire.
En se basant sur les besoins des référentiels normatifs [
4,
6],
ainsi que des retours d’expériences, une cartographie des
processus des ressources humaines a été élaborée. Elle permet de
visualiser d’un coup d’œil l’organisation du service, et
facilite de ce fait sa gestion. Nous avons donc requalifié les
fonctions précédentes en fonctions principales et activités
connexes
(figure 6).
Les activités principales identifiées sont :
- Gestion des carrières : Affectations, congés,
maladie, dossiers retraite..,
- Payes et rémunération : Masse salariale, pyramides
des ages…etc.
- Formation, développement professionnel et gestion
prévisionnelle : formations, besoin en recrutements
temporaires, entretiens avec responsables de services et
direction
- Gestion des emplois : Recrutement, fiches postes
exigées, publication des offres, ...etc.
Les activités connexes possibles sont :
- Médecine du travail
- Action sociale
Figure
6 : Cartographie du processus RH [15].
5. Présentation
du processus BF du
réseau LabAdmin
Les activités du service
BF ont
également été identifiées par le groupe de travail du réseau
LabAdmin,
ces activités ont fait aussi l’objet d’un travail élaboré par le
ministère de la recherche scientifique au début des réformes de
l’université [
11,
23] ; une
combinaison de ces deux références nous a permis d’identifié les
fonctions principales suivantes:
- Budget : Elaboration de la structure budgétaire,
instauration d'un système de gestion analytique, Analyse des
besoins et demandes de moyens, élaboration et répartition du
budget, réalisation, bilan,
- Dépenses : achats, remboursement des frais engagés à
l’occasion de missions
- Contrats : Négociation, gestion, justifications des
dépenses, Suivi des crédits, encaissements, clôture des
contrats,
- Recettes : Prévisions, Facturation, Grille tarifaire,
- Immobilisations : Enregistrement, inventaire
physique, suivi,
- Information : Veille réglementaire, diffusion,
classement documentaire,
- Audit : Auto contrôle, Audit interne, Audit externe.
La cartographie du processus
BF (figure 7) élaborée est basée
sur le travail effectué par les membres du réseau
LabAdmin,
ainsi que sur les résultats des travaux du ministère de la
recherche scientifique précédemment cités, ainsi que sur les
retours d’expériences obtenus, puisque à ce jour aucun
référentiel normatif spécifique à la gestion financière dans les
entreprises publiques n’existe. Les normes comptables étant
spécifiques aux entreprises cotées en bourse et qui a ce jour
restent inapplicable dans l’état dans les autres petites ou
moyennes entreprises [
24]. De
même que pour le processus
RH, nous avons
requalifié les fonctions précédentes en fonctions principales et
activités connexes
Les activités principales sont:
- Projets et contrats de recherche
- Gestion des immobilisations (inventaires, …)
- Gestion des finances (budget, dépenses, recettes)
- Marchés publics (Elaboration et suivi des appels
d’offres, gestion des contrats,…)
Les activités connexes possibles sont:
Figure 7 :
Cartographie du processus
BF [15].
6.
Réalisation d’outils d’autodiagnostic pour les processus RH et BF
Les cartographies des processus
RH et
BF, ont
permis de mettre a jour les organisations des deux processus
en prenant en compte les nouvelles exigences réglementaires. La
suite logique de ces propositions est l’élaboration d’outils
autodiagnostic qui permettront l’évaluation des organisations
proposées, dans une vision d’amélioration continue qui aboutiront
à terme à la proposition de recommandations de bonnes pratiques.
Les outils d’autodiagnostic proposés comportent les points
critiques des deux processus, relevés par les agents
CNRS et les
administrateurs des unités de recherche [
13]
(voir extranet du master).
Ces outils seront évalués selon une grille à quatre valeurs: faux,
plutôt faux, plutôt vrai et vrai avec preuve et seront accompagnés
d’une analyse du risque de ces processus (voir extranet du
master).
Chapitre III :
REFERENCES D’ORGANISATIONS EXTERNES AU CNRS ET REFERENCES
NORMATIVES
1.
Exemples d’organisations
Afin de nous aider dans notre
démarche d’identification des critères de performance des
processus
BF et
RH, nous
nous sommes proposé de comprendre l’organisation des
établissements de recherche ou des
EPST pour nous en inspirer.
A cet effet, nous devions contacter à cet effet, les organismes
suivants :
L’
UTC
L’université de Valencienne
L’
INSERM
Les responsables communication du
LabAdmin
Une université au Québec
Pour l’instant nous avons pu
contacter 3 organismes: l’
UTC,
l’université de Valenciennes et l’
INSERM.
Nous exposons ci-dessous leur retour d’expérience et le
descriptif de l’organisation des services
RH et
BF de l’
UTC.
1.1
L’université Technologique de Compiègne (UTC)
L’
UTC a été
qualifié par l’
AERES comme étant un bel exemple d’organisation que ce soit pour son
système financier que pour la qualité de son personnel.
Nous nous sommes, donc, inspirés de son modèle organisationnel
qu’on décrit ci-dessous, pour nous permettre de comprendre les
avantages et inconvénients de ce système, et proposer un hybride
pour le réseau LabAdmin. Nous commençons par identifier
l’organigramme général
(figure
8), puis nous nous intéresserons aux services
BF et
RH.
Figure 8 :
Organigramme de l’
UTC [15].
• Organisation
de la Direction des Affaires Financières
Cette direction se divise en 3 pôles selon l’organigramme
présenté figure 9:
- Pôle Contrôle de gestion
- Pôle Exécution budgétaire
- Pôle Achats et marchés publics
• Organisation de la Direction des Ressources Humaines
Elle se divise en 4 pôles Figure
10:
- Recrutement
- Gestion des carrières
- Payes et rémunération (masse salariale, pyramide des
ages…)
- Formation et développement professionnel et gestion
prévisionnelle
Une activité connexe existe au sein de ce service :
- Action sociale (aide financière et assistance) aux
salariés
1.2 L’Université
de Valencienne
Nous avons contacté par
téléphone Mme Bonnafous (Direction des affaires managériales et
financières), qui nous a expliqué l’importance de la démarche
qualité dans l’université de Valencienne, surtout dans le
contexte de la réforme de l’autonomie des universités.
En effet, l’université de Valencienne a engagé une démarche
qualité dans plusieurs de ces services notamment la
DRH, dont
le processus est actuellement finalisé, et la
DAF qui est en cours.
Le point le plus important qui a été discuté durant cet
entretien, est l’importance de bien cadrer notre problématique
de façon à inclure les nouvelles réformes dans notre démarche de
résolution de problème.
Après cet entretien nous avons repris la
PDS des processus
RH et
BF que nous avons exposé dans le premier chapitre.
1.3
L’INSERM
Nous avons contacté par téléphone Mme Eva Giesen (chargées de
mission auprès de la direction générale de l’
INSERM)
au téléphone, qui nous a longuement parlé de ses activités dans
le monde de la qualité en recherche.
Elle nous a notamment démontré qu’on pouvait avoir des démarches
différentes pour appréhender un même problème.
En effet, elle nous a suggérer la possibilité de résoudre notre
problématique par la méthode classique (comme nous l’avons
fait), ou alors de raisonner en terme de projet, afin de voir
comment les deux services interagissent pour élaborer un projet
donné.
Par manque de temps nous n’avons pas étudié cette méthode, qui
peut présenter l’avantage de détecter les actions limitantes en
temps, ou redondantes, et permet de visualiser les activités
essentielles à ces deux services.
2. Normes sur
le management des RH
Plusieurs normes existent pour le management des ressources
humaines, la plus importante est sans doute la FD X50-183 : «
Ressources humaines dans un système de management de la qualité: «
Management des compétences » [4], cette norme
cartographie toutes les normes impliquées dans la gestion des
ressources humaines (figure 11).
Figure 11 : Cartographie des références normatives de gestion
des ressources humaines [4].
La norme FD X50 - 757 /ISO 10015, dresse un exemple d’évaluation
des écarts entre compétences requises et compétences
disponibles, comment évaluer l’efficacité d’une action de
formation et aussi un support pour l’entretien Individuel Annuel
[
5].
Dans le référentiel AC X50-184 [
6], un
exemple de processus RH et sécurité est décrit, on y trouve
comme activités décrites :
- L'évolution des compétences : (Fiche fonction avec
qualification, Fiches de poste, Tableau des polyvalences par
service, Entretiens avec responsables de services et
direction, Recours au personnel intérimaire)
- La gestion du flux du personnel : (Identification des
besoins par les responsables de service, Absence du personnel
(maladie, accident…)),
- La mise en œuvre d’une politique sociale et salariale
(Convention 35h, Contrats mutuels et prévoyance, Règlement
intérieur, Code du travail, Délégué du personnel)
Face à l'impact
socio-économique des avancées scientifiques, du contexte de
raréfaction des ressources et d’une réglementation changeante au
gré des réformes, les parties prenantes de la recherche,
notamment les administrateurs des laboratoires, sont de plus en
plus concernés par la mise en place de démarche qualité visant à
assurer la maîtrise et la transparence des processus de
recherche et leur amélioration continue.
Dans ce contexte, nous avons été sollicités pour contribuer à
l’élaboration de guides de bonnes pratiques des services
RH et
BF du
réseau
LabAdmin.
Nous avons commencé par dresser l’état des lieux de la démarche
qualité dans les réseaux technologiques, puis nous avons
cartographier les processus des deux précédents services en nous
aidant des schémas de planification stratégique (
PDS)
et des retours d’expériences d’autres organismes et instituts
ayant déjà élaboré des démarches qualité dans ces services, nous
avons également inclus dans notre démarche les nouvelles
règlementations liées à l’autonomie des université et aux
nouvelles exigences vis-à-vis des organismes de recherche
publics. L’élaboration des cartographies des processus, nous a
emmené à dresser une première proposition d’outils
d’autodiagnostic et de cartographier les risques liées aux
activités déduites. Cette démarche nous a emmené ensuite à
proposer un premier traçage de bonnes pratiques qui mérite
d’être complété et réajusté selon les besoins des services.
Notre travail propose donc, une démarche à suivre, plus que des
recommandations de bonnes pratiques. En effet, l’élaboration de
recommandation de bonnes pratiques exige à la fois d’avoir des
contacts avec des administrateurs de laboratoire appartenant au
réseau, et d’avoir au moins une dizaine d’étude de cas de
retours d’expériences, afin de pouvoir cerner de façon efficace
la problématique et de proposer des bonnes pratiques réalistes
et réalisables sur le terrain. Enfin dans un objectif
d’amélioration, les bonnes pratiques élaborées seraient
communiquées aux différents laboratoires, qui les testerons et
les commenterons.
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
[1]
FD X 50-550. Démarche qualité en recherche - Principes généraux
et recommandations, Ed AFNOR,
octobre 2001. Consulté le 14 -11-2011.
[2]
FD X 50-551. Qualité en recherche - Recommandations
pour l'organisation et la réalisation d'une activité de
recherche en mode projet,
Ed AFNOR, Novembre 2003.
Consulté le 14 -11-2011
[3] GA
X
50-552. Guide d'application de l'ISO 9001 dans des
organismes de recherche,
Ed AFNOR, Novembre 2004.
Consulté le 14 -11-2011.
[4] FD X50-183. Outils
de management - Ressources humaines dans un système de
management de la qualité - Management des compétences, Ed AFNOR,
Juillet 2002.
[5] FD X50
-757 /ISO 10015. Management de la qualité - Lignes directrices pour la formation, Ed AFNOR,
Juillet 1999.
[6] AC X50-184. Management de la qualité -
Management par les compétences - Bonnes pratiques et retours
d’expériences, Ed AFNOR, Mars 2004.
[7] Poster MRCT, Béatrice YOFFO
& Patrick ZABORSKI, 8ème Ecole inter-organismes « Qualité en
Recherche et en Enseignement Supérieur », Montpellier, 8-10
septembre 2010.
[8] La démarche Qualité dans les organismes de
recherche, Patrick Seta, La Rochelle, 10 Mai 2007.
[9] Démarche qualité et norme
ISO9001-une culture managériale appliquée à la recherche. 2008,
Eva Giesen, IRD éditions.
[10] La démarche qualité en recherche-Une première
approche expérimentale au CNRS. 2002-2004. Céline Bonamy et Karine
Thomazeau. Editions CNRS.
[11] Loi
n° 2007-1199 du 10 Aout 2007 relative aux libertés et
responsabilités des universités, NOR: ESRX0757893L,
JORF n° 185 du 11 août
2007.
[12]
La
révision générale des politiques publiques (RGPP),
http://www.rgpp.modernisation.gouv.fr, consulté le 26/01/2012.
[13] Enquêtes sur les démarches
qualités dans les laboratoires. Réseau Qualité en Recherche
(MRCT/CNRS). 14 décembre 2011. Editions MRCT.
[14] Contrat d’objectifs du CNRS
avec l’état. 2009-2013. Editions CNRS.
[15] Bonnes pratiques
administratives à l’usage du réseau des administrateurs de
laboratoires du CNRS (LabAdmin),
AL
JAWICH Karen, CABELLO-ZEPEDA Luis Felipe, LAKHAL Lamia, OZTURK
Cemil, projet d'Intégration, MASTER Management de la Qualité
(MQ) et Mastère Spécialisé Normalisation, Qualité,
Certification, Essai (NQCE), UTC, 2011-2012, https://www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux"
"Qualité-Management", réf n° 206.
[16] Site MRCT :
http://www.mrct.cnrs.fr/.
[17] Le service qualité de la
MRCT, Patrick Zaborski, 1eres journées communes RCCM-RTmFm, 2-4
juin 2010, Nantes.
[18] Guide de bonnes pratiques
organisationnelles pour les Administrateurs Systèmes et Réseaux
dans les unités de recherche, Olivier Brand-Foissac, Laurette
Chardon, Marie David, Maurice Libes, Gilles Requilé,
Alain Rivet, 2009, Editions CNRS.
[19] Guide pour la mise en place
de la démarche qualité dans un centre commun de microscopie.
Brigitte Gaillard-Martinie, RCCM, 2010, Editions CNRS.
[20] Charte LabAdmin-annexe1,
2010: http://labadmin.cnrs.fr/spip.php?rubrique49.
[21] Présentation du CORTECH,
http://labadmin.cnrs.fr/IMG/pdf/CORTECH_LabAdmin_14-12-2010_-v_pdf-2.pdf.
[22] Document fondateur du
LabAdmin,
http://labadmin.cnrs.fr/IMG/pdf/document_fondateur_labadmin-2.pdf.
[23] La simplification
administrative de la gestion des unités de recherche. Ministère
de l’enseignement supérieur et de la recherche. Octobre 2008.
[24] Conseil National de la
Comptabilité : http://www.finances.gouv.fr/CNCompta/.