Master Qualité - Communication publique des résultats d'un projet d'intégration
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L'ISO 20121, quand l'environnement, la société et l'économie s'invitent dans vos événements...
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Jaouad CHENNOUFI
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Youssef HARKIK
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Fanny ILLES
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Karine LIN
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Emmanuelle MOLVEAU
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Saad-Eddine SOUGRATI

Référence bibliographique à rappeler pour tout usage :
L'ISO 20121, quand l'environnement, la société et l'économie s'invitent dans vos événements..., CHENNOUFI Jaouad, HARKIK Youssef, ILLES Fanny, LIN Karine, MOLVEAU Emmanuelle et SOUGRATI Saad-Eddine, Université de Technologie de Compiègne, Master Qualité et Performance dans les Organisations (QPO), Mémoire d'Intelligence Méthodologique du projet d'intégration,  janvier 2016, www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité-Management", réf n°331

RÉSUMÉ

La préservation de l'environnement est fondamentale pour que nos successeurs puissent vivre dans de bonnes conditions. Ainsi, chaque secteur d'activité doit prendre en compte cette problématique, et certains s'investissent dès à présent dans une démarche éco-responsable. C'est le cas du secteur de l'événementiel, qui s'est doté d'une norme ISO, l'ISO 20121. Les organismes suivant cette norme gagneront en crédibilité par rapport à leurs concurrents. Notre équipe s'est proposée de créer un outil d'auto-diagonostic sur cette norme, pour aider tout organisateur d'événements à être responsable vis-à-vis de l'environnement.
Afin d’illustrer la mise en application de la norme ISO 20121 à un cas concret d’événement, nous nous sommes servis de l’expérience de l’équipe pour organiser d’un micro-événement, Agora Qualité, à l’Université de Technologie de Compiègne le 22 Janvier 2016.

Mots clés
: Développement durable, norme ISO 20121, événementiel, éco-responsabilité, outil d'autodiagnostic.

ABSTRACT

Protecting the environment is essential to make our successors live in good living conditions. Thus, each field of activity must consider this problem, and some of them invest nowadays in eco friendly actions. The event fiel this one of them, because it has its own standard, the ISO 20121 standard.
Organizers following this standard win credit toward other events. Our team has chosen to create an auto-diagnosis tool on the ISO 20121, in order to help event organizers to become responsible for the environment.
In order to illustrate concretly our actions about the preservation of the environment during an event, our team will present its work on the Agora Qualité event, that occured in January 2016 at the UTC.

Keywords : sustainibilty, ISO 20121 standard, event field, eco-friendly, auto-diagnosis tool.

Remerciements

L’ensemble du groupe tient à présenter ses profonds remerciements aux tuteurs monsieur Gilbert Farges et monsieur Arnaud DERATHÉ, pour leurs disponibilités, leurs aides précieuses tout au long de notre projet et d’avoir proposé un sujet d’actualité qui touche la vie de tous les jours. Nous sommes également reconnaissants à l’ensemble de la promotion de notre master pour nous avoir apporté son soutien dans la mise en place de l’événement Agora Qualité. Nous avons eu le plaisir de réaliser l’événement Agora Qualité en appliquant le fruit du travail réalisé lors de ce projet.
Sommaire
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Glossaire

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Liste des figures

Figure 1 : Informations sur le secteur de l’événementiel en France–Source : Bilan chiffré 2013 | Production UNIMEV juin 2014 [4]

Figure 2 : Diagramme de l’éco-responsabilité : « les trois piliers du développement durable »-[Source : auteurs]

Figure 3 : Schéma de l'amélioration continue dans L'ISO 20121 – [Source : auteurs]

Figure 4 : Amélioration continue et norme ISO 20121 – [Source : auteurs]

Figure 5 : Exemple de lignes directrices de l’ISO 20121 sur une activité de restauration – [Source : auteurs]

Figure 6 : Publics à avertir du déroulement de l’événement – [Source : auteurs]

Figure 7 : Tâches à effectuer dès la fin de l’événement – [Source : auteurs]

Figure 8 : Avantages de l’ISO 20121 – [Source : auteurs]

Figure 9 : Cartographie des processus de l’ISO 20121 – [Source : auteurs]

Figure 10 : Tableau comparatif des deux normes ISO 9001 version 2015  et ISO 20121 – [Source : auteurs]

Figure 11 : Tableau récapitulant les avantages et les inconvénients de l’outil d’autodiagnostic – [Source : auteurs]

Figure 12 : Page d’accueil de l’outil – [Source : auteurs]

Figure 13 : Grille d'auto-évaluation – [Source : auteurs]

Figure 14 : Onglet de l’outil d’autodiagnostic - Résultat par chapitre– [Source : auteurs]

Figure 15 : Onglet de l’outil d’autodiagnostic – Représentation par article et décision - [Source : auteurs]

Figure 16 : Diagramme radar de l’évaluation – [Source : auteurs]

Figure 17 : Onglet des conseils – [Source : auteurs]

Figure 18 : Processus d'utilisation de l'outil – [Source : auteurs]

Figure 19 : Diagramme radar de l’évaluation de l’événement Agora Qualité – [Source : auteurs]
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Introduction

Le secteur de l’événementiel a un poids important dans l’économie française. Elle représente en terme de chiffre d’affaires 2,5 milliards d’euros. En effet, de plus en plus d’entreprise investissent et organisent des évènements, avec une augmentation de près de 15% entre 2012 et 2013 d’événements créés [1].

Les enjeux du développement durable sont cruciaux de nos jours pour préserver notre planète comme elle est aujourd’hui. Les événements doivent donc, dans une perspective de protection de l’environnement, être organisés de manière responsable.

Une norme a été conçue afin de favoriser l’organisation des événements éco-responsable. L’ISO 20121 version 2012 [2] donne des lignes directrices pour tous les organisateurs d’événements voulant intégrer les enjeux du développement durable dans leurs événements. Pour aider les entreprises à se positionner dans leurs pratiques, nous vous proposons un outil d’auto-diagnostic de cette norme que nous vous présenterons par la suite. Grâce à cette norme, ils peuvent adopter une attitude éco-responsable dans l’organisation de leur événement.

Nous appliquerons les principes de cette norme dans l’organisation de l’événement Agora Qualité, dont les auteurs sont les organisateurs.
L’événement Agora Qualité, né en 2013, et a été créé par les étudiants du Master Qualité et Performance dans les Organisations (QPO) de la promotion 2013-2014 [3].

L’évènement “Agora Qualité” est le fruit de l’évolution de la Fête de la Qualité, qui elle, a existé entre 2010 et 2013.

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Chapitre 1 : Contexte

1) Contexte de l’événementiel en France


Le domaine de l’événementiel est le secteur d’activités dont il est question dans ce travail. Il s’agit d’une activité très présente : des manifestations sont organisées par des localités, des associations ou des entreprises. Elles peuvent avoir un thème culturel,

Voici donc ici quelques chiffres présentant l’état de ce secteur ces dernières années en France.

Figure 1 

Source : Bilan chiffré 2013 | Production UNIMEV juin 2014 [4]


a) Nombre d’événements organisés en France

 Figure 1

Figure 1 : Informations sur le secteur de l’événementiel en France - [Source : [4]]

•    77 % des événements professionnels sont organisés en France,
•    58 % sont organisés à Paris & en Ile-de-France,
•    18 % sont organisés dans la région Provence Alpes Côte d’Azur (PACA).

Types de manifestations [5] :
•    80 % des événements d’entreprise sont des séminaires,
•    23 % des événements d’entreprises sont des manifestations événementielles et des conventions,
•    2/3 des organisateurs recherchent souvent ou occasionnellement des lieux et prestataires originaux.

b) Nombre de participants aux événements

•    50 % des événements professionnels comptent de 50 à 200 personnes,
•    8 % des événements professionnels comptent moins de 50 personnes.

Les acteurs de l’événementiel

Le marché de l’événementiel ne serait rien sans ses acteurs incontournables.
•    Prestataires événementiels : 300 000 et + (hébergement, salles & lieux événementiels, activités team-building, diverses locations, hôtesses, régie technique, transport, imprimerie, relations presse…)
•    Personnes en charge des événements :
- Entreprises : + de 1 million,
- Collectivités & Institutionnels : + 30 000.
•    Agence de communication & événementiel : environ 1 000
•    Annuaires professionnels : + de 150
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2) Conséquences de l’activité événementielle sur l’environnement

Malgré les apports sociétaux multiples et variés de l’activité événementielle, de telles manifestations représentent également des menaces :

•    Économiques
Un événement peut produire des déficits budgétaires dans l’environnement local où il se déroule. En effet, il est susceptible de générer plus de dépenses que de gains financiers pour les communes voire le département ou la région où il prend place.

•    Environnementales
Les ressources naturelles et énergétiques sont utilisées, telles que l’eau, le bois pour tous les supports papier, l’électricité, le CO2 pour les déplacements en véhicule. Ces dépenses sont une surconsommation ponctuelle pour les localités concernées par l’événement. Cette surconsommation peut coûter cher aux localités : les ressources disponibles peuvent se réduire significativement et l’environnement peut être endommagé durablement par le passage d’une manifestation. Si une surconsommation ne peut pas être évitée, les concepteurs de l’événement peuvent chercher à la réduire. 


•    Sociétales
Il s’agit ici des conséquences pour les parties intéressées par l’activité événementielle.
L’image de marque d’une région ou département peut être influencée par l’organisation d’un événement : si celui-ci a une mauvaise réputation, la localité toute entière peut voir son image dévalorisée, car elle accueillerait des événements de faible qualité, à faible plus-value. Ainsi, une région peut repousser des investisseurs et entreprises si son image est ternie, et ceci peut faire stagner voir ralentir le développement économique d’une région.

De plus, les riverains sont susceptibles d’être gênés dans leur vie quotidienne par une manifestation. En effet, ils peuvent souffrir des nuisances sonores, comme être limités dans leurs déplacements par un événement.

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3) Quelle est la problématique ?


En vue de l’ensemble des conséquences néfastes d’un événement, la question qui se pose est la suivante : comment limiter ces impacts négatifs tout en maximisant les bénéfices d’une manifestation pour toutes les parties intéressées ?
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Chapitre 2 : Proposition d'une solution

1) Qu’est-ce que l’ISO 20121 ?

Dans la continuité des initiatives de préservation de notre planète, telle que nous la connaissons aujourd’hui, l’ISO 20121 s'inscrit comme un guide de bonnes pratiques pour l’ensemble des événements. Cette norme n’entachera en rien le plaisir procuré lors de ces rassemblements, mais apporte une réflexion sur l’avenir de notre terre et des futures générations.

Cette norme s’appuie sur trois piliers : l’économie, l’environnement et la société. Ils forment ainsi une vision triptyque, pour obtenir une vision globale : l’éco-responsabilité. Sa mission vise exclusivement à vivre, créer, innover tout en respectant l’éco-système. Respecter l’éco-système est tout bonnement laisser l’opportunité aux générations futures de pouvoir vivre sur la planète que nous connaissons actuellement.


Pour cela, les organisateurs doivent respecter les ressources naturelles (réutiliser des ressources, ne pas les épuiser), prendre en compte toutes les parties intéressées (pour en comprendre leurs besoins et attentes) et enfin être acteur dans l’économie locale (privilégier les entreprises locales). En prenant en compte ces trois notions, l’effet “boule de neige” s'enclenche en favorisant plus tard la cohésion sociale, l’équité et la qualité de vie. Toutes ces notions forment à la fin du processus : l’éco-responsabilité.

Figure 2

Figure 2 : Diagramme de l’éco-responsabilité : « les trois piliers du développement durable » - [Source : auteurs]


La structure de la norme ISO 20121 est compatible avec celle de la norme ISO 9001 [6]. Cette dernière, très générale, concerne le management de la qualité dans toute sorte d’organisation. C’est d’ailleurs l’une des normes les plus reconnues et appliquées dans le monde. La norme ISO 20121 bénéficie de la notoriété de la norme ISO 9001, car elle a une structure similaire en dix articles : 1- Domaine d'application, 2- Références normatives, 3- Termes et définitions, 4- Contexte de l'organisation, 5- Leadership, 6- Planification, 7- Soutien, 8- Fonctionnement, 9- Évaluation des performances, 10- Amélioration.


L’ISO 20121 s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue qui se décline en 4 grandes phrases “Planifier, Faire, Vérifier et Agir” (figure 3). Ce cycle permet à tout organisateur d’événement de perfectionner aisément ses démarches pour préserver les ressources.

Figure 3

Figure 3 : Schéma de l'amélioration continue dans L'ISO 20121 – [Source : auteurs]

Nous pouvons également noter dans cette norme des touches de l’ISO 14000 : Management environnemental (pour le pilier environnement) et de l’ISO 26000 : Responsabilité sociétale (pour le pilier société).

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2) Enjeux de la norme


Un enjeu est ce qui est “en jeu”, c'est-à-dire littéralement ce qui est à perdre ou à gagner. De ce fait, à travers la norme nous avons identifié sept principes associés au développement durable et en jeu dans la norme ISO 2121 :

•    La pensée globale permet de voir l’événement dans son ensemble, chaque partie de la chaîne d’approvisionnement doit prendre en compte la notion de développement durable.

•    La pensée locale dirige les organisateurs vers des entreprises et intervenants locaux, dans le but de dynamiser l’activité de la région où se déroule l’événement.

•    L’optimisation dans toutes les tâches à effectuer. L’organisation doit être pensée afin de minimiser l’utilisation des ressources.

•    L’adaptabilité vis-à-vis des spécificités des participants (éthiques, handicaps…)

•    La surveillance fait partie intégrante de la mission des organisateurs. Il convient de surveiller le bon déroulement de l’événement et le cas échéant, de le réguler.

•    D’où le principe d’agilité car un risque prévu peut s’avérer d’être une menace réelle lors de l'exécution de l’événement. L’équipe doit être en mesure d’être réactive et mettre en œuvre rapidement la solution alternative prévue dans l’analyse des risques.

•    Pour finir, l’héritage positif est le dernier principe à respecter afin de laisser aux générations futures la terre que nous connaissons.

Ces sept principes en jeu forment les piliers d’une bonne démarche de développement durable.

De manière plus académique, est également en jeu la création d’un outil d’autodiagnostic pour les organisateurs d’événements :

•    Utilisable quelle que soit l’ampleur de l’événement,
•    Permet des résultats fiables et facilement exploitables.

L’enjeu primordial de ce travail est de rendre les événements plus responsables et les organisateurs sensibles et conscients des bienfaits du développement
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3) Pourquoi utiliser l’ISO 20121 ?

Cette norme est adaptable à tous types d’événements, quelle que soit la taille. Du concours de l’Eurovision en passant par les Jeux Olympiques jusqu’aux événements de petites entreprises souhaitant devenir éco-responsables [7].

Jusqu’à hier, l’homme a toujours utilisé les ressources qui lui étaient offertes. À présent, face à la surconsommation des ressources naturelles, il est prudent d’établir de bonnes pratiques dans toutes les activités humaines, y compris dans les événements, qu’ils soient locaux ou de grande ampleur. Il est donc important de laisser un héritage positif aux générations futures. En effet, le rassemblement de foules peuvent mettre à mal les ressources locales (déchets pré-événement, tensions culturelles, utilisation abusive de l’eau ou de l’électricité, problèmes de voisinages…).

Autant de problématiques qui doivent être maîtrisées en plus de la diversité des parties prenantes, tels que les étudiants, l’UTC, les intervenants et partenaires locaux (Figure 4).

Figure 4

Figure 4 : Amélioration continue et norme ISO 20121 – [Source : auteurs]


Cette norme donne des pistes d’amélioration dans l’ensemble du projet.


Grâce à ISO 20121, votre événement, quel que soit son type ou sa taille, peut s'inscrire dans une logique de développement durable [8]. Elle touche :
•    Les organisateurs de l’événement
•    Les propriétaires de l’événement
•    Le personnel
•    La chaîne d’approvisionnement (qui englobe notamment les restaurateurs, les constructeurs de stands, les transporteurs)
•    Les intervenants
•    Les participants
•    Les autorités réglementaires
•    Société civile

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a. Avant la manifestation

Choisir le lieu
C’est une étape importante qui a des répercussions sur l’optimisation des transports et des déplacements. Le lieu doit être accessible socialement, nous pouvons imaginer un aménagement pour : Les bus/cars, une zone de co-voiturage, navettes, un abri pour les vélos, une zone pour les piétons, les personnes en situation de handicap ou dépendantes ou femmes enceintes.

Nous pouvons aller encore plus loin via la sensibilisation à l’éco-conduite et de l’utilisation des modes de déplacements alternatifs à la voiture [9].
En cas d'hébergement, il faut également penser à : réduire la consommation d’énergie, réduire la consommation d’eau et gérer les déchets

Pour aller plus loin, l’hébergement éco-labellisé à proximité de l’événement est à privilégier.

L’événement doit tenir compte de son environnement en prêtant attention :
•    Aux sites naturels et protégés
•    Au voisinage
•    Aux réglementations en vigueur
•    À la gestion des déchets spécifiques ou non

Les indicateurs intéressants à mettre en place :
•    Le nombre de personnes ayant privilégiées les transports en commun
•    Le nombre de place pour les personnes dépendantes
•    Les litres d’eau et d’électricité consommés
•    La part du volume des déchets traités et non traités

Le zoom sur des bonnes pratiques à mettre en place :
•    Privilégier une manifestation proche d’une gare
•    Indiquer sur les programmes le plan d’accès en transport en commun, des pistes cyclables…
•    Instaurer des tarifs préférentiels ou des bons de consommation pour les participants utilisant un mode de transport collectif ou qualifié comme “propre” tel que le vélo,
•    Éclairage naturel, LED,
•    Robinets économiseurs d’eau,
•    Veiller à la disposition des cendriers

Mobiliser et identifier les acteurs de l’événement

Au travers de :
•    L’implication de l’équipe organisationnelle,
•    La sensibilisation du public aux bonnes pratiques,
•    L’association des intervenants extérieurs pour favoriser l’aspect social de la manifestation

S’attarder sur de bonnes pratiques à mettre en place :
•    Travailler avec les entreprises et intervenants locaux
•    Choisir des prestataires sensibles au développement durable


Communiquer de manière responsable

Un des points noirs des déchets que l’on peut éviter en privilégiant les supports d’informations éco-conservés :

•    En évitant les dates
•    En prêtant attention au revêtement du document
•    En imprimant sur du papier recyclable
•    Indiquer la mention “ Ne pas jeter sur la voie publique”

Avoir la même gymnastique pour les objets promotionnels (goodies), ainsi que leurs origines. Également, inciter le public à adopter une démarche similaire. En un mot, il faut adopter une communication responsable optimisant la diffusion des supports d’information tout en respectant les règles en vigueur [10].

Par exemple, l’équipe d’Agora Qualité a choisi de communiquer au travers d’une vidéo, des réseaux sociaux, de discours...


Les indicateurs intéressants à mettre en place :
•    La réduction des papiers
•    Le nombre de téléchargement de “flyer”

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b. Pendant la manifestation

Contrôler la démarche de développement durable (figure 5)

 Figure 5

Figure 5 : Exemple de lignes directrices de l’ISO 20121 sur une activité de restauration – [Source : auteurs]

Sensibiliser

Il est opportun de valoriser la démarche de développement durable au travers de la presse (Figure 6).

Figure 6 

Figure 6 : Publics à avertir du déroulement de l’événement – [Source : auteurs]


Le zoom sur des bonnes pratiques à mettre en place [8] :
•    Messages audios sur le traitement des déchets
•    Distribution gratuite d’eau et d’alcootest
•    Distribution de bouchons d’oreilles

Les indicateurs intéressants à mettre en place :
•    Nombre de journalistes présents
•    Fréquence des annonces
•    Nombre d’alcootests distribués

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c. Après la manifestation

L’événement aura générer des ressources, des déchets, des équipements… Il faudra mettre en place un processus de traitement dans le but d’évaluer les ceux à évacuer sous forme de déchets et ceux réutilisables (figure 7).

Figure 7

Figure 7 : Tâches à effectuer dès la fin de l’événement – [Source : auteurs]


Il ne faudra pas oublier d’évaluer votre impact environnemental et sociétal à travers :
•    Des quantités de déchets générées
•    Les consommations d’énergies
•    Les retombées générées par des actions sociales
•    Les estimations des impacts évités grâce à la démarche
•    La satisfaction des acteurs
•    La communication des résultats

Le zoom sur des bonnes pratiques à mettre en place :
•    Penser aux associations caritatives
•    Penser aux réseaux des ressourceries qui donnent une seconde vie à des objets
•    Dons d’équipements aux écoles
•    Récupérer les bouchons des bouteilles

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d. Que faire pour favoriser l’utilisation de cette norme ?

Pour élucider cette question, nous nous sommes basés sur des témoignages de dirigeants d’entreprises qui se sont faites certifiés ISO 20121, comme Thierry Nerrembourg, dirigeant créateur de l’entreprise Formule Magique, première entreprise à s’être lancé dans cette démarche [11]. Mais aussi, les Jeux Olympiques de Londres 2012 qui ont représenté le premier banc d’essai majeur de la norme.

D’après Thierry Nerrembourg, “La certification ISO 20121 est un bon moyen d’animer l’entreprise en interne et de valoriser nos efforts sur les questions de développement durable à l’externe.”

La norme permet d’adopter une démarche stratégique et cohérente dans l’application des principes du développement durable. Au lieu de nous disperser en initiatives écologiques diverses, nous avons pu intégrer le développement durable dans tous les aspects logistiques de la présidence, et la norme internationale ISO nous a aidé à mettre en place les systèmes et procédures nécessaires. Elle intervient sur toute la chaîne d’approvisionnement, du choix du lieu jusqu’au démontage de la manifestation et des impacts. Établie par le secteur de l'événementiel lui-même, cette norme donne toutes les clés les plus pertinentes pour fournir une manifestation responsable du développement durable sans y entacher la qualité.

Pour David Stubbs, Responsable de la durabilité du Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques de Londres (LOCOG), il y avait une réelle nécessité d’un système tel que l’ISO 20121 [12].

En effet, ce qu’il convient de mettre en avant c’est l’approche structurée de la norme qui permet d’absorber les aspects liés au développement durable (Figure 8).

Figure 8

Figure 8 : Avantages de l’ISO 20121 – [Source : auteurs]

Par exemple, les Jeux Olympiques de 2012 n’ont envoyé aucun déchet en décharge grâce à la location au lieu de l’achat, en réutilisant… Près de 99 % des déchets générés lors de la construction du Parc olympique ont été récupérés, réutilisés et recyclés.

L’une des premières clés est de faire ressortir les valeurs humaines, environnementales et sociétales de la direction. En effet, si celle-ci est sensible aux problématiques d’éco-responsabilité, la moitié du chemin est parcourue.

Ensuite, il faut prouver aux entreprises que cette norme est un levier de performance et de différenciation. En effet, l’image de l’entreprise en bénéficiera et également la capacité de l’organisation car cette norme est présente tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Mais également au niveau du personnel, sa mise en place créée une dynamique et un sentiment de fierté d’appartenir à une entreprise responsable.


D’après ces entreprises, le coût en temps et en argent est un véritable investissement sur le futur.    

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Chapitre 3 : Étude de la norme ISO 20121

1) Cartographie des processus de l’ISO 20121


Voici la cartographie de processus pour présenter la norme ISO 20121 de manière dynamique. Tout d’abord, les organisateurs d’un événement doivent se fixer des objectifs en matière de développement durable (comme réduire les déchets par exemple). Puis, les objectifs doivent être mis en œuvre par des actions concrètes. Ensuite, les résultats obtenus sont évalués par rapport aux objectifs initiaux. Enfin, les écarts relevés doivent être comblés par la mise en place de nouveaux objectifs adéquats. Pour mettre en œuvre ce processus de quatre étapes distinctes, les organisateurs d’événement doivent disposer de ressources diverses, comme s’entourer de fournisseurs et choisir le matériel nécessaire, etc... Cette visualisation sous forme de processus est visible

 Figure 9

Figure 9 : Cartographie des processus de l’ISO 20121 – [Source : auteurs]

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2) Comparaison détaillée entre l'ISO 9001 Version 2015 et l'ISO 20121 Version 2012

Cette partie s’attache à voir de quelle manière sont traités les différents chapitres dans la norme ISO 9001 version 2015 [6] et l’ISO 20121 version 2012.

Figure 10
Figure 10-1
Figure 10-3
Figure 10-3
Figure 10-4

Figure 10 : Tableau comparatif des deux normes ISO 9001 version 2015 et ISO 20121 – [Source : auteurs]

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Mise en œuvre de la norme via l’outil d’autodiagnostic

Un outil d’autodiagnostic est un support qui aura deux objectifs distincts :
•    Évaluer l’état actuel d’une situation ou d’un système
•    Puis établir des plans d’actions pour améliorer l’existant, c’est-à-dire le niveau actuel de conformité à la norme ISO 20121 de l’organisation de l’événement.

Cet outil permet de faire un état des lieux sur l’organisation d’un événement et l’application de la norme ISO 20121, puis de mettre en place des plans d’actions avec des objectifs et indicateurs afin de se conformer à cette norme.

Les ressources nécessaires pour la réalisation de l’outil sont :
•    Un support numérique et si possible physique pour un mode d’emploi.
•    Des connaissances sur la norme ISO 20121
•    Une grande implication des participants pour évaluer la situation de départ
•    Une personne en charge de la mise à jour de l’outil (donc formation nécessaire pour cette personne)


Ce tableau récapitule les avantages et les inconvénients de la mise en œuvre l’outil (figure 11)


Avantages Inconvénients
Auto-évaluation en continu
Amélioration constante des performances
Outil adapté au cas par cas

Formation plus longue
Mise à jour nécessaire rigoureusement et régulièrement

Figure 11 : Tableau récapitulant les avantages et les inconvénients de l’outil d’autodiagnostic – [Source : auteurs]

Nous avons privilégié la solution de l’outil d’autodiagnostic par rapport à d’autres supports. En effet, nous avons trouvé ce support plus précis et surtout plus adaptable à tous les contextes d’événements. C’est la solution la plus agile de toutes celles répertoriées jusqu’ici.

Un certain nombre de critères, présents dans la norme, ont été retenus pour l’évaluation de l’organisation d’un événement.

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Chapitre 4 : Résultats et perspectives

1) Outil d’autodiagnostic sur la norme ISO 20121

Nous vous présentons, dans cette partie, notre outil d’autodiagnostic sur la norme ISO 20121 version 2012. C’est-à-dire que nous décrivons le fonctionnement, les critères retenus qui nous ont semblé les plus pertinents à évaluer pour qu’un organisme prépare au mieux son événement. L’outil d’autodiagnostic a été développé à partir d’un tableur de type Excel®.

Il se compose de plusieurs feuilles de tableur, chacune correspondant à une étape de réalisation de l’évaluation de votre événement par rapport à l’ISO 20121.

L’outil d’autodiagnostic permet de :
•    Visualiser en temps réel les résultats des évaluations
•    Situer le niveau de conformité sur les exigences
•    Rendre visibles les points critiques à traiter en priorité

- Voici tout d’abord notre page d’accueil (Figure 12) :

 Figure 12

Figure 12 : Page d’accueil de l’outil – [Source : auteurs]

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Cette feuille d’accueil est constituée de plusieurs composants :

•    Partie 1 : Titre brève de l’outil avec la norme traitée
     Partie 2 : Identification du nom de l'entreprise, le responsable pour le système de management qualité et leur contact.

•    Mode d’emploi : Explique quels sont les objectifs de cet outil et introduit les éléments composants chaque onglet.

•    Utilisation de l’outil : Cette partie contient une explication brève de pour qui est fait cet outil, pourquoi et comment l’utiliser étape par étape.

•    Échelle d’évaluation : explique les deux critères d'évaluation de cet outil :

Niveaux de véracité et niveau de conformité les articles de la norme. Dans chacun de ces deux critères d’évaluations existe une échelle à 4 modalités (étant le premier faux, plutôt, faux, plutôt vrai, vrai et le deuxième insuffisant, informel, convaincant, conforme). En plus d’une démonstration de la valeur en pourcentage.

Une dernière partie a été ajoutée à cet outil d’autodiagnostic, afin de préciser quelques points importants avec un lien émanant vers un questionnaire pour évaluer la performance de l’outil et en faire des remarques qui nous permettront de d'évoluer et l’adapter aux besoins des utilisateurs.

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- Grille d’auto-évaluation :

En effet, l’auto-évaluation pourra se faire de manière globale ou alors sur une activité en particulier (sous-articles de la norme ISO 20121).

La grille d’évaluation est constituée d’items à évaluer, le choix de l’évaluation, le taux de véracité, le libellé de l’évaluation et un champ pour les commentaires.

L’outil de diagnostic proposé fournit un ensemble d’items, ces items sont sous forme affirmative. L’utilisateur choisit entre quatre niveaux de véracité correspondant à des pourcentages définis pour évaluer chaque critère : Faux (0%) - Plutôt faux (30%) - Plutôt vrai (70%) - Vrai (100%)


Voici une représentation de cette grille d’auto-évaluation (Figure 13). 

 Figure 13

Figure 13 : Grille d'auto-évaluation de l'outil– [Source : auteurs]

En effet, dans la plupart des cas, un seul item peut résumer plusieurs exigences de la norme ISO 20121. Les items sont classés par chapitre et sous chapitre. Certains items sont alimentés par des commentaires qui permettent de rendre plus compréhensibles. Ces commentaires peuvent être sous forme d’exemples, de cas réels et/ou de définitions. Des liens sont disponibles sur la feuille de grille d’évaluation permettant de naviguer dans l’outil. Ces liens permettent d’accéder directement aux résultats (globaux et de chaque chapitre) et aux sommaires de l’outil.

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- Feuille de présentation graphique des résultats pour chaque chapitre :

La deuxième feuille de l’outil donne le niveau de conformité correspondant pour chaque article, comme le montre la capture d’écran ci-dessous (figure 14).

  Figure 14

Figure 14 : Onglet de l’outil d’autodiagnostic - Résultat par chapitre – [Source : auteurs]

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- Feuille de présentation graphique des résultats pour chaque article :

L’outil contient une autre feuille de représentation graphique des résultats mais cette fois-ci de manière plus détaillées avec des résultats par article. Cette représentation graphique permet aux utilisateurs de prioriser les actions correctives et préventives et par conséquent, le responsable qualité peut émettre, à l’issue de cette évaluation, plusieurs plans d’actions pour pouvoir relever le niveau de conformité des points sensibles et critiques.

Afin de faciliter la tâche, un tableau a été mis en place afin de créer un espace où les remarques et notes des plans d’actions (quoi, qui, quand) peuvent être marquées.

Figure 15

Figure 15 : Onglet de l’outil d’autodiagnostic – Représentation par article et décision - [Source : auteurs]

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Voici la représentation sous forme de tableau, correspondant aux résultats par sous-article, cette fois-ci.

Figure 16

Figure 16 : Diagramme radar de l’évaluation avec l'outil – [Source : auteurs]`

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- Conseils :
Dans cette partie de l’outil d’autodiagnostic, la feuille est composée de conseils et de suggestions adaptés pour chaque chapitre de la norme ISO 20121 : 2012.
Le but de cette feuille est de simplifier et donner des exemples concrets au responsable qualité pour lui faciliter la démarche d’amélioration selon chaque ensemble de sous chapitre (Figure 17).

Figure 17

Figure 17 : Onglet des conseils de l'outil– [Source : auteurs]

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- Déclaration de la conformité :

Cette feuille a pour but de synthétiser les résultats du diagnostic du système de management de la qualité de l’organisme. La norme ISO 17050 [13] est un texte permettant d’attester de la conformité d’un fournisseur par rapport à un cahier des charges. Ainsi, un organisateur peut prouver qu’il a atteint un certain niveau de conformité par rapport à l’ISO 20121, pour la mise en place de son événement.


Dans cette vision, une fiche d’auto-déclaration de conformité est intégrée à l’outil. Elle représente un récapitulatif de l’autodiagnostic et un support de communication en interne de l’entreprise sur le niveau de conformité du système de management de la qualité mise en place. Il est important de préciser que la déclaration ne peut se faire que lorsque le seuil d’exigence prédéfini par l’utilisateur est atteint (généralement défini à 70% minimum).


- Processus d’utilisation de l’outil :
Voici, ici, un schéma récapitulant la marche à suivre pour faire utiliser ce tableur informatique (Figure 18).

 Figure 18

Figure 18 : Processus d'utilisation de l'outil – [Source : auteurs]

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2) Retour d’expérience sur notre première utilisation de l’outil

Notre premier test de l’outil a été effectué sur l’événement appelé Agora Qualité. Il s’agit d’un événement innovant qui a pour objectif de réunir divers publics à l’Université de Technologie de Compiègne. Étudiants, diplômés, industriels et experts en qualité se réunissent autour d’un thème lié à la qualité. Nous avons choisi cette année d’appliquer la norme ISO 20121 dans l’organisation de l’événement.

Afin d’évaluer le niveau de conformité des exigences de la norme ISO 2012, nous avons décidé de réaliser un auto-diagnostic. La figure 19 nous présente les résultats que nous avons obtenus. Les résultats obtenus sont très positifs, nous avons obtenu un niveau de conformité de 70% du respect de cette norme, ce qui est très encourageant. Ceci prouve l’engagement de notre équipe dans le respect de l’environnement et par conséquence les exigences de la norme ISO 2121.

 Figure 19

Figure 19 : Diagramme radar de l’évaluation de l’événement Agora Qualité – [Source : auteurs]


Voici les points sur lesquels nous devons agir pour améliorer ce niveau de conformité.

Les points A, B et C de la figure 19 sont ceux ayant obtenu les moins bons résultats : ils sont donc déclarés comme prioritaires, sur lesquels nous devrions être attentifs en tant que organisateurs et mener des plans d’amélioration pour y remédier.


Pour chaque point A, B, C nous proposons une piste d’amélioration qui sera à utiliser lors de la prochaine édition d’Agora Qualité :

A- « Surveillance, mesure, analyse et évaluation »

Attribuer à chaque tâche un indicateur qui permettra de surveiller, mesurer, analyser et évaluer le respect des exigences de la norme ISO 20121 et les principes du développement durable rapidement et manière efficace tout au long de l’organisation de l’événement.

B- « Connaissance de l’organisation et contexte »

Définir le contexte de l’événement dès le départ (avant la fin du mois de septembre) sachant que l’événement et organisé durant le mois de janvier. D’autre part, définir un scénario du déroulement de l’événement dès le départ et le respecter sans y introduire trop de variations.

C- « Sensibilisation »

Le respect de la norme ISO 20121 ne passe pas uniquement par le respect des ces exigences au sein de l’équipe organisatrice de l’événement, mais aussi par la sensibilisation des intervenants, participants et les différents parties intéressées de l’importance du respect du développement durable dans la vie de tous les jours et dans l’événement. Arriver à créer dans Agora Qualité un éco-système qui soit éco-responsable ne sera possible que par la communication et la sensibilisation lors de tous les contacts (e-mails, Réseaux sociaux,...).


Si vous êtes organisateurs d’événements, vous pouvez avoir en accès libre notre outil d’autodiagnostic afin d’évaluer le niveau de conformité de votre événement à cette norme. Nous comptons également sur vous pour nous apporter vos remarques et vos suggestions d’améliorations afin de nous aider à rendre l’outil encore plus adapté et plus facile d’utilisation.

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Conclusion

L’outil d’autodiagnostic peut aider tout organisateur d’événement dans cette démarche de préservation de l’environnement et de performance de votre organisation. L’éco-responsabilité est la voie à emprunter afin de laisser un héritage positif aux générations futures et à la survie des organisations.

En complétant l’outil mis à disposition gratuitement sur internet, tout lecteur a accès à un diagnostic clair et communicatif, de la performance de son organisation ainsi que des propositions d’actions d’amélioration à mettre rapidement en place et donc un premier pas vers la certification à la norme de développement durable (l’ISO 20121 : Systèmes de management responsable appliqués à l'activité événementielle).

Cet outil a fait ses preuves lors de la troisième édition d’Agora Qualité. Des améliorations y ont été apportées et les auteurs restent à l’écoute de ses utilisateurs à travers l’évaluation de l’outil pour le rendre plus performant encore.

Les auteurs de ce MIM sont en attente du retour d’expérience sur Agora Qualité pour savoir quelles sont les actions à améliorer pour être plus respectueux de la norme ISO 20121. Pour l’heure, l’équipe a utilisé l’outil d’autodiagnostic pour connaître son niveau de conformité à la norme, durant l’organisation de l’événement : l’événement a reçu un score de 70% de respect des exigences.

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Bibliographie

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