Contrôler la démarche
de développement durable (figure 5)
Figure 5 : Exemple de lignes
directrices de l’ISO 20121 sur une activité de restauration
– [Source : auteurs]
Sensibiliser
Il est opportun de valoriser la démarche de
développement durable au travers de la presse (Figure
6).
Figure 6 : Publics à avertir du
déroulement de l’événement – [Source : auteurs]
Le zoom sur des bonnes pratiques à mettre en place [8] :
• Messages audios sur le traitement des
déchets
• Distribution gratuite d’eau et d’alcootest
• Distribution de bouchons d’oreilles
Les indicateurs intéressants à mettre en place :
• Nombre de journalistes présents
• Fréquence des annonces
• Nombre d’alcootests distribués
c. Après la manifestation
L’événement aura générer des ressources, des
déchets, des équipements… Il faudra mettre en place un processus
de traitement dans le but d’évaluer les ceux à évacuer
sous forme de déchets et ceux réutilisables (figure 7).
Figure 7 : Tâches à effectuer dès la
fin de l’événement – [Source : auteurs]
Il ne faudra pas oublier d’évaluer votre impact
environnemental et sociétal à travers :
• Des quantités de déchets générées
• Les consommations d’énergies
• Les retombées générées par des actions
sociales
• Les estimations des impacts évités grâce à
la démarche
• La satisfaction des acteurs
• La communication des résultats
Le zoom sur des bonnes pratiques à mettre en place :
• Penser aux associations caritatives
• Penser aux réseaux des ressourceries qui
donnent une seconde vie à des objets
• Dons d’équipements aux écoles
• Récupérer les bouchons des bouteilles
d. Que faire pour favoriser l’utilisation
de cette norme ?
Pour élucider cette question, nous nous sommes
basés sur des témoignages de dirigeants d’entreprises qui se
sont faites certifiés ISO 20121, comme Thierry Nerrembourg,
dirigeant créateur de l’entreprise Formule Magique, première
entreprise à s’être lancé dans cette démarche [11]. Mais aussi, les Jeux Olympiques
de Londres 2012 qui ont représenté le premier banc d’essai
majeur de la norme.
D’après Thierry Nerrembourg, “La certification ISO 20121 est
un bon moyen d’animer l’entreprise en interne et de valoriser
nos efforts sur les questions de développement durable à
l’externe.”
La norme permet d’adopter une démarche
stratégique et cohérente dans l’application des principes du
développement durable. Au lieu de nous disperser en
initiatives écologiques diverses, nous avons pu intégrer le
développement durable dans tous les aspects logistiques de la
présidence, et la norme internationale ISO nous a aidé à
mettre en place les systèmes et procédures nécessaires. Elle
intervient sur toute la chaîne d’approvisionnement, du choix
du lieu jusqu’au démontage de la manifestation et des impacts.
Établie par le secteur de l'événementiel lui-même, cette norme
donne toutes les clés les plus pertinentes pour fournir une
manifestation responsable du développement durable sans y
entacher la qualité.
Pour David Stubbs, Responsable de la durabilité
du Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques
de Londres (LOCOG), il y avait une réelle nécessité d’un
système tel que l’ISO 20121 [12].
En effet, ce qu’il convient de mettre en avant
c’est l’approche structurée de la norme qui permet d’absorber
les aspects liés au développement durable (Figure 8).
Figure 8 : Avantages de l’ISO 20121 –
[Source : auteurs]
Par exemple, les Jeux Olympiques de 2012 n’ont envoyé aucun
déchet en décharge grâce à la location au lieu de l’achat, en
réutilisant… Près de 99 % des déchets générés lors de la
construction du Parc olympique ont été récupérés, réutilisés
et recyclés.
L’une des premières clés est de faire ressortir
les valeurs humaines, environnementales et sociétales de la
direction. En effet, si celle-ci est sensible aux
problématiques d’éco-responsabilité, la moitié du chemin est
parcourue.
Ensuite, il faut prouver aux entreprises que
cette norme est un levier de performance et de
différenciation. En effet, l’image de l’entreprise en
bénéficiera et également la capacité de l’organisation car
cette norme est présente tout au long de la chaîne
d’approvisionnement.
Mais également au niveau du personnel, sa mise
en place créée une dynamique et un sentiment de fierté
d’appartenir à une entreprise responsable.
D’après ces entreprises, le coût en temps et en argent est un
véritable investissement sur le futur.
Chapitre
3 : Étude de la norme ISO 20121
1) Cartographie des processus de l’ISO
20121
Voici la cartographie de processus pour présenter la
norme ISO 20121 de manière dynamique. Tout d’abord, les
organisateurs d’un événement doivent se fixer des
objectifs en matière de développement durable (comme
réduire les déchets par exemple). Puis, les objectifs
doivent être mis en œuvre par des actions concrètes.
Ensuite, les résultats obtenus sont évalués par rapport
aux objectifs initiaux. Enfin, les écarts relevés doivent
être comblés par la mise en place de nouveaux objectifs
adéquats. Pour mettre en œuvre ce processus de quatre
étapes distinctes, les organisateurs d’événement doivent
disposer de ressources diverses, comme s’entourer de
fournisseurs et choisir le matériel nécessaire, etc...
Cette visualisation sous forme de processus est visible
Figure 9 : Cartographie des processus
de l’ISO 20121 – [Source : auteurs]
2) Comparaison détaillée entre l'ISO 9001
Version 2015 et l'ISO 20121 Version 2012
Cette partie s’attache à voir de quelle manière sont traités
les différents chapitres dans la norme ISO 9001 version 2015 [6] et l’ISO 20121 version 2012.
Figure 10 : Tableau comparatif des deux
normes ISO 9001 version 2015 et ISO 20121 – [Source :
auteurs]
Mise en œuvre de la norme via l’outil d’autodiagnostic
Un outil d’autodiagnostic est un support qui aura deux
objectifs distincts :
• Évaluer l’état actuel d’une situation ou
d’un système
• Puis établir des plans d’actions pour
améliorer l’existant, c’est-à-dire le niveau actuel de
conformité à la norme ISO 20121 de l’organisation de
l’événement.
Cet outil permet de faire un état des lieux sur
l’organisation d’un événement et l’application de la norme ISO
20121, puis de mettre en place des plans d’actions avec des
objectifs et indicateurs afin de se conformer à cette norme.
Les ressources nécessaires pour la réalisation de l’outil
sont :
• Un support numérique et si possible
physique pour un mode d’emploi.
• Des connaissances sur la norme ISO 20121
• Une grande implication des participants
pour évaluer la situation de départ
• Une personne en charge de la mise à jour
de l’outil (donc formation nécessaire pour cette personne)
Ce tableau récapitule les avantages et les inconvénients de la
mise en œuvre l’outil (figure 11)
|
Avantages
|
Inconvénients
|
Auto-évaluation en continu
Amélioration constante des performances
Outil adapté au cas par cas
|
Formation plus longue
Mise à jour nécessaire rigoureusement et régulièrement
|
Figure 11 : Tableau récapitulant les
avantages et les inconvénients de l’outil d’autodiagnostic –
[Source : auteurs]
Nous avons privilégié la solution de l’outil d’autodiagnostic
par rapport à d’autres supports. En effet, nous avons trouvé
ce support plus précis et surtout plus adaptable à tous les
contextes d’événements. C’est la solution la plus agile de
toutes celles répertoriées jusqu’ici.
Un certain nombre de critères, présents dans la
norme, ont été retenus pour l’évaluation de l’organisation
d’un événement.
Chapitre
4 : Résultats et perspectives
1) Outil d’autodiagnostic sur la norme ISO
20121
Nous vous présentons, dans cette partie, notre outil d’autodiagnostic sur la norme ISO
20121 version 2012. C’est-à-dire que nous décrivons le
fonctionnement, les critères retenus qui nous ont semblé les
plus pertinents à évaluer pour qu’un organisme prépare au
mieux son événement. L’outil d’autodiagnostic a été développé
à partir d’un tableur de type Excel®.
Il se compose de plusieurs feuilles de tableur, chacune
correspondant à une étape de réalisation de l’évaluation de
votre événement par rapport à l’ISO 20121.
L’outil d’autodiagnostic permet de :
• Visualiser en temps réel les résultats des
évaluations
• Situer le niveau de conformité sur les
exigences
• Rendre visibles les points critiques à
traiter en priorité
- Voici tout d’abord notre page d’accueil (Figure
12) :
Figure 12 : Page d’accueil de l’outil –
[Source : auteurs]
Cette feuille d’accueil est constituée de plusieurs
composants :
• Partie 1 : Titre brève de l’outil
avec la norme traitée
Partie 2 : Identification du
nom de l'entreprise, le responsable pour le système de
management qualité et leur contact.
• Mode d’emploi : Explique quels
sont les objectifs de cet outil et introduit les éléments
composants chaque onglet.
• Utilisation de l’outil : Cette
partie contient une explication brève de pour qui est fait cet
outil, pourquoi et comment l’utiliser étape par étape.
• Échelle d’évaluation : explique
les deux critères d'évaluation de cet outil :
Niveaux de véracité et niveau de conformité les articles de
la norme. Dans chacun de ces deux critères d’évaluations
existe une échelle à 4 modalités (étant le premier faux,
plutôt, faux, plutôt vrai, vrai et le deuxième insuffisant,
informel, convaincant, conforme). En plus d’une démonstration
de la valeur en pourcentage.
Une dernière partie a été ajoutée à cet outil
d’autodiagnostic, afin de préciser quelques points importants
avec un lien émanant vers un questionnaire pour évaluer la
performance de l’outil et en faire des remarques qui nous
permettront de d'évoluer et l’adapter aux besoins des
utilisateurs.
- Grille d’auto-évaluation :
En effet, l’auto-évaluation pourra se faire de manière
globale ou alors sur une activité en particulier
(sous-articles de la norme ISO 20121).
La grille d’évaluation est constituée d’items à évaluer, le
choix de l’évaluation, le taux de véracité, le libellé de
l’évaluation et un champ pour les commentaires.
L’outil de diagnostic proposé fournit un ensemble d’items,
ces items sont sous forme affirmative. L’utilisateur choisit
entre quatre niveaux de véracité correspondant à des
pourcentages définis pour évaluer chaque critère : Faux (0%) -
Plutôt faux (30%) - Plutôt vrai (70%) - Vrai (100%)
Voici une représentation de cette grille d’auto-évaluation
(Figure 13).
Figure 13 : Grille d'auto-évaluation de l'outil–
[Source : auteurs]
En effet, dans la plupart des cas, un seul item peut résumer
plusieurs exigences de la norme ISO 20121. Les items sont
classés par chapitre et sous chapitre. Certains items sont
alimentés par des commentaires qui permettent de rendre plus
compréhensibles. Ces commentaires peuvent être sous forme
d’exemples, de cas réels et/ou de définitions. Des liens sont
disponibles sur la feuille de grille d’évaluation permettant
de naviguer dans l’outil. Ces liens permettent d’accéder
directement aux résultats (globaux et de chaque chapitre) et
aux sommaires de l’outil.
- Feuille de présentation graphique des résultats pour
chaque chapitre :
La deuxième feuille de l’outil donne le niveau de conformité
correspondant pour chaque article, comme le montre la capture
d’écran ci-dessous (figure 14).
Figure 14 : Onglet de l’outil
d’autodiagnostic - Résultat par chapitre – [Source :
auteurs]
- Feuille de présentation graphique des résultats pour
chaque article :
L’outil contient une autre feuille de représentation
graphique des résultats mais cette fois-ci de manière plus
détaillées avec des résultats par article. Cette
représentation graphique permet aux utilisateurs de prioriser
les actions correctives et préventives et par conséquent, le
responsable qualité peut émettre, à l’issue de cette
évaluation, plusieurs plans d’actions pour pouvoir relever le
niveau de conformité des points sensibles et critiques.
Afin de faciliter la tâche, un tableau a été mis en place
afin de créer un espace où les remarques et notes des plans
d’actions (quoi, qui, quand) peuvent être marquées.
Figure 15 : Onglet de l’outil
d’autodiagnostic – Représentation par article et décision -
[Source : auteurs]
Voici la représentation sous forme de tableau, correspondant
aux résultats par sous-article, cette fois-ci.
Figure 16 : Diagramme radar de
l’évaluation avec l'outil – [Source : auteurs]`
- Conseils :
Dans cette partie de l’outil d’autodiagnostic, la feuille est
composée de conseils et de suggestions adaptés pour chaque
chapitre de la norme ISO 20121 : 2012.
Le but de cette feuille est de simplifier et donner des
exemples concrets au responsable qualité pour lui faciliter la
démarche d’amélioration selon chaque ensemble de sous chapitre
(Figure 17).
Figure 17 : Onglet des conseils de l'outil–
[Source : auteurs]
- Déclaration de la conformité :
Cette feuille a pour but de synthétiser les résultats du
diagnostic du système de management de la qualité de
l’organisme. La norme ISO 17050 [13] est un texte permettant d’attester de la conformité d’un
fournisseur par rapport à un cahier des charges. Ainsi, un
organisateur peut prouver qu’il a atteint un certain niveau de
conformité par rapport à l’ISO 20121, pour la mise en place de
son événement.
Dans cette vision, une fiche d’auto-déclaration de conformité
est intégrée à l’outil. Elle représente un récapitulatif de
l’autodiagnostic et un support de communication en interne de
l’entreprise sur le niveau de conformité du système de
management de la qualité mise en place. Il est important de
préciser que la déclaration ne peut se faire que lorsque le
seuil d’exigence prédéfini par l’utilisateur est atteint
(généralement défini à 70% minimum).
- Processus d’utilisation de l’outil :
Voici, ici, un schéma récapitulant la marche à suivre pour
faire utiliser ce tableur informatique (Figure 18).
Figure 18 : Processus d'utilisation de
l'outil – [Source : auteurs]
2) Retour d’expérience sur notre première
utilisation de l’outil
Notre premier test de l’outil a été effectué sur l’événement
appelé Agora Qualité. Il s’agit d’un événement innovant qui a
pour objectif de réunir divers publics à l’Université de
Technologie de Compiègne. Étudiants, diplômés, industriels et
experts en qualité se réunissent autour d’un thème lié à la
qualité. Nous avons choisi cette année d’appliquer la norme
ISO 20121 dans l’organisation de l’événement.
Afin d’évaluer le niveau de conformité des exigences de la
norme ISO 2012, nous avons décidé de réaliser un
auto-diagnostic. La figure 19 nous présente les résultats que
nous avons obtenus. Les résultats obtenus sont très positifs,
nous avons obtenu un niveau de conformité de 70% du respect de
cette norme, ce qui est très encourageant. Ceci prouve
l’engagement de notre équipe dans le respect de
l’environnement et par conséquence les exigences de la norme
ISO 2121.
Figure 19 : Diagramme radar de
l’évaluation de l’événement Agora Qualité – [Source :
auteurs]
Voici les points sur lesquels nous devons agir pour améliorer
ce niveau de conformité.
Les points A, B et C de la figure 19 sont ceux ayant obtenu
les moins bons résultats : ils sont donc déclarés comme
prioritaires, sur lesquels nous devrions être attentifs en
tant que organisateurs et mener des plans d’amélioration pour
y remédier.
Pour chaque point A, B, C nous proposons une piste
d’amélioration qui sera à utiliser lors de la prochaine
édition d’Agora Qualité :
A- « Surveillance, mesure, analyse et évaluation »
Attribuer à chaque tâche un indicateur qui permettra de
surveiller, mesurer, analyser et évaluer le respect des
exigences de la norme ISO 20121 et les principes du
développement durable rapidement et manière efficace tout au
long de l’organisation de l’événement.
B- « Connaissance de l’organisation et contexte »
Définir le contexte de l’événement dès le départ (avant la
fin du mois de septembre) sachant que l’événement et organisé
durant le mois de janvier. D’autre part, définir un scénario
du déroulement de l’événement dès le départ et le respecter
sans y introduire trop de variations.
C- « Sensibilisation »
Le respect de la norme ISO 20121 ne passe pas uniquement par
le respect des ces exigences au sein de l’équipe organisatrice
de l’événement, mais aussi par la sensibilisation des
intervenants, participants et les différents parties
intéressées de l’importance du respect du développement
durable dans la vie de tous les jours et dans l’événement.
Arriver à créer dans Agora Qualité un éco-système qui soit
éco-responsable ne sera possible que par la communication et
la sensibilisation lors de tous les contacts (e-mails, Réseaux
sociaux,...).
Si vous êtes organisateurs d’événements, vous pouvez avoir en
accès libre notre outil d’autodiagnostic afin d’évaluer le niveau de conformité de votre événement à
cette norme. Nous comptons également sur vous pour nous
apporter vos remarques et vos suggestions d’améliorations afin
de nous aider à rendre l’outil encore plus adapté et plus
facile d’utilisation.
Conclusion
L’outil d’autodiagnostic peut aider tout organisateur
d’événement dans cette démarche de préservation de
l’environnement et de performance de votre organisation.
L’éco-responsabilité est la voie à emprunter afin de laisser
un héritage positif aux générations futures et à la survie des
organisations.
En complétant l’outil mis à disposition gratuitement sur
internet, tout lecteur a accès à un diagnostic clair et
communicatif, de la performance de son organisation ainsi que
des propositions d’actions d’amélioration à mettre rapidement
en place et donc un premier pas vers la certification à la
norme de développement durable (l’ISO 20121 : Systèmes de
management responsable appliqués à l'activité événementielle).
Cet outil a fait ses preuves lors de la troisième édition
d’Agora Qualité. Des améliorations y ont été apportées et les
auteurs restent à l’écoute de ses utilisateurs à travers
l’évaluation de l’outil pour le rendre plus performant encore.
Les auteurs de ce MIM sont en attente du retour d’expérience
sur Agora Qualité pour savoir quelles sont les actions à
améliorer pour être plus respectueux de la norme ISO 20121.
Pour l’heure, l’équipe a utilisé l’outil d’autodiagnostic pour
connaître son niveau de conformité à la norme, durant
l’organisation de l’événement : l’événement a reçu un score de
70% de respect des exigences.
Bibliographie
sous format .pdf
