Master Qualité - Communication publique des résultats d'un projet d'intégration
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Dans un environnement économique et écologique concurrentiel, l’ISO 14001 est une norme internationalement reconnue, définissant des exigences dans le cadre d’un système de management environnemental. Elle permet aux organismes, d’améliorer leurs performances, par une utilisation plus rationnelle des ressources, et une diminution des déchets. Pour y gagner un avantage économique, un meilleur positionnement face au marché, et la confiance des fournisseurs et clients.
L’ISO 14001 est remaniée en septembre 2015.
Pour aider et accompagner les organismes à obtenir ou maintenir leur certification ISO 14001, des outils sont élaborés dans le cadre du projet qui permettent d’appréhender les exigences de la norme et d’en faire un autodiagnostic.

In an economic and ecological environment competitive, ISO 14001 is a standard internationally representing requirements and guidelines for environmental management system. . It allows organizations to improve their performance while incorporating the environmental dimension in all their activities, by rationally using resources and reducing waste. Certification ISO 14001 gives confidence to customers and the provider, and helps organizations better positioning in the face of competition from the market.

A new version of ISO 14001 is published in September 2015 and reinforces that, compared to his earlier in 2004, the role of management in implementing in place of environmental policy within the organization. It has a common structure with other ISO standards of management such as ISO 9001 and the ISO 50001.

In order to assist companies in the process of certification ISO 14001: 2015, two tools for deployment are proposed and made available to the user: A process map that helps to understand, in the form of process, the requirements of the standard and a tool of self-diagnosis to assess the level of compliance of the environmental management system (EMS).

Keywords: self-diagnostics, certification, ISO 14001, performance, environmental management system

Nos remerciements sont adressés au Docteur chercheur Monsieur Gibert FARGES tuteur de ce projet et Monsieur Jean-Matthieu PROT notre co-tuteur, pour leur disponibilité et leur encadrement.

Nous remercions également Madame Béatrice Koenig pour ses remarques pertinentes en bibliographie, et Monsieur Olivier CHARRIN ingénieur UTC (promotion 1997), responsable HSE de DOW Chemicals pour avoir pris le temps de tester l’outil d’autodiagnostic et nous faire un retour.

Les remerciements s’adressent à tous les membres de l’équipe projet pour leur collaboration et leur implication dans le projet.

L’ISO 14001 est une norme dédiée au management environnementale à travers lequel les entreprises peuvent atteindre l’efficience et la performance. La troisième version de la norme apparue en 2015 connait des évolutions par rapport à sa précédente en 2004. Elle est calquée sur la structure commune des normes ISO de management pour faciliter leur intégration et fait de la politique environnementale un objectif stratégique de l’organisme.

Dans cette perspective arrive l’aide au déploiement efficace et efficient de cette norme en fournissant à l’utilisateur une cartographie des processus interactive et un outil d’autodiagnostic, qui permet d’évaluer et de suivre rapidement la conformité aux niveaux des exigences de l’ISO 14001 version 2015.

Etant génériques, ces outils peuvent être utilisés quel que soit la nature d’activités, des produits et des services des entreprises, en leur proposant une démarche qu’ils peuvent suivre pour se préparer à l’audit final de certification.

Chapitre 1: Contexte et enjeux de la problématique de l’ISO 14001

L’ISO 14001 a fait son apparition en 1996 par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) dont la principale mission est de rationaliser et de promouvoir l’échange de biens et de services à travers les normes. Elle représente des exigences et des lignes directrices pour le système de management environnemental [1]. Elle a connu une révision en 2004 et ensuite en 2015 [2] :

Figure 1: Historique de la norme ISO 14001 d’après [2]

2. Positionnement de la certification ISO 14001

Le tableau 1 suivant montre l’évolution du nombre des certificats ISO délivrés dans le monde entre les années 2014 et 2015 [3] :

Tableau 1: Nombre des certificats ISO dans le monde [3]

La norme ISO 14001 vient en deuxième position après l’ISO 9001 (destinée au management de la qualité) avec plus de 319 000 entreprises certifiées dans le monde entier. Ce nombre a évolué de 22 588 certificats entre les années 2014 et 2015.
Pour la France 8 306 certificats ISO 14001 ont été enregistrés en 2014 avec une progression de 4% par rapport à 2013, comme un peu partout ailleurs en Europe [4].
Cette croissance montre que les entreprises sont de plus en plus impliquées dans la mise en place d’un système de management environnementale (SME). D’autre part, la nouvelle édition d’ISO 14001 version 2015 a connu 947 certificats en 2015, la même année de sa publication. C’est un pas en avant pour une norme environnementale qui fait face aux défis environnementaux (eau, air, sol, déchets, biodiversité, services écosystémiques, défis climatiques, etc.), et permet aux organisations de les gérer dans une approche stratégique globale [5].

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2. Évolution de la norme ISO 14001 entre les versions 2004 et 2015

La nouvelle version de la norme environnementale ISO 14001, à la même structure de haut niveau (High Level Structure) commun aux systèmes de management intégrés des organismes :

Figure 2: Structure de l'ISO 14001 des versions 2004 et 2015

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De plus de sa nouvelle structure, l’ISO 14001 :2015 a développé certains points sur les différents chapitres (tableau 2) :

ISO 14001 : 2004	ISO 14001 : version 2015
Contexte de l’entreprise
Description sommaire du contexte en ne prenant en compte que les exigences environnementales générales.		Met un accent appuyé sur le contexte à travers la prise en compte : La compréhension de l’organisme et de son contexte ; Les besoins et attentes des parties intéressées ; le champ d’application des systèmes de management ; Le champ d’application des systèmes de management.
Leadership et engagement
N’intègre pas le leadership dans le système de management environnemental de l’entreprise			Intègre le leadership comme principe majeur du mode de gouvernance dans l’entreprise. L’engagement et l’implication de la direction dans la conception du système de management environnemental.
Planification
Traite les aspects environnementaux, les exigences légales et les objectifs à atteindre				Traite : Les aspects liés aux risques associés aux menaces et opportunités Les obligations de conformité Les objectifs environnementaux et entreprend les actions à planifier pour atteindre ces objectifs.
Communication
Mentionne la communication interne et externe. La mise à jour des documents n’est pas clairement définie. On se limite plutôt aux contrôles et enregistrements de la documentation.						Introduction à la notion de la stratégie de communication L’information doit être documentée. Assurer les mises à jour de la documentation.
Amélioration des performances
L’amélioration des performances n’est pas traitée					L’introduction de la notion d’amélioration de la performance environnementale

Tableau 2: Évolution de la norme ISO 14001 d'après [2]

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II. Enjeux de l’ISO 14001 version 2015

1. Enjeux de la certification

• Enjeux environnemental

L’enjeu de la version 2015 de l’ISO 14001 est de trouver cet équilibre entre l’environnement, la société et l’économie, qui a pour finalité d’accompagner les organismes vers un développement durable en réduisant leur impact environnemental et leur faire comprendre l'effet de l'environnement sur leurs activités [5].

• Enjeux de positionnement face au marché

La norme ISO 14001 permet aux entreprises de se faire une bonne réputation au niveau de leurs clients et de leurs fournisseurs. C’est pour cela la certification des entreprises à la norme ISO 14001 version 2015 présente un enjeu stratégique dans la conquête de nouveaux contrats de marchés. En effet, Plus qu’un simple guide pour les entreprises, l’ISO 14001 s’identifie comme une exigence indispensable pour accéder à certains marchés. Selon le sondage mené par l’organisme de certification britannique le British Assessment Bureau, l’ISO 14001 ajoute une plus-value sur la compétitivité des entreprises [6]. Selon cette étude, 66% des entreprises utilisant cette norme déclarent avoir directement gagné des contrats grâce à cette certification, et 13% des entreprises certifiées déclarent même avoir pu conserver des contrats. D’autre part, 81% des entreprises interrogées ont réalisé des bénéfices financiers supplémentaires grâce à la mise en place de la certification ISO 14001. L’influence de cette norme est de plus en plus forte. Ces bénéfices sont liés aussi à l’amélioration des processus et de l’utilisation rationnelle des ressources dans l’entreprise [6].

2. Enjeux du projet

La version 2015 de la norme apporte de nouvelles notions au management environnemental.
Pour simplifier la tâche aux entreprises, l’enjeu est de les aider décrypter les exigences de la norme et à les respecter pour obtenir la certification, à travers des outils simples, interactifs, rapides et qui nécessitent le moindre de ressources possibles.

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III. Problématique

1. Généralités

Cette problématique émerge par la nécessité d’avoir un système de gestion environnemental. Ce système est impératif pour l’obtention de la certification, qui garantit la pérennité de l’entreprise en France et dans le monde, et fait gagner la confiance des clients.

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2. Planification dynamique stratégique

Pour cadrer la problématique environnementale et lui donner une vision claire et une stratégie globale pour tous les acteurs de l’organisme, elle peut être représentée par un cycle revu périodiquement qui résume tous ses éléments-clés pour réussir la démarche environnementale (figure 3):

Figure 3: Planification Dynamique Stratégique (PDS) [source auteurs]

Chapitre 2: Aide au déploiement de l’ISO 14001 :2015

La version 2015 de la norme ISO 14001, basée sur la roue de Deming, comporte les dernières évolutions, en introduisant de nouveaux éléments ou en mettant l’accent sur des éléments déjà existant, et est compatible avec d’autres systèmes de management.

Figure 4: Cycle PDCA de la norme ISO 14001:2015 [source auteurs]

Article	Evolution à fort impact
Article 4.3 : Détermination du domaine d’application du SME	Le domaine d’application prend en compte les enjeux externes, internes de l’entreprise, de la capacité de l’entreprise à maîtriser ses externalités et des obligations de conformités.
Article 6.1 : Risques et opportunités	Les risques internes et externes pouvant avoir une incidence positive ou négative sur l’atteinte des résultats environnementaux escomptés et sur la dynamique d’amélioration continue.
Article 6.1.2 et 8.1 : Planification, maîtrise opérationnelles, Aspects environnementaux	La version 2015 exige la mise en place d’un processus de communication interne et externe (cible, moyen, sujet et calendrier) afin d’assurer la cohérence et la fiabilité des informations.
Article 6.1.2 et 8.1 : Planification, maîtrise opérationnelles, Aspects environnementaux	Avec la nouvelle version, l’organisation s’intéresse également aux processus de conception, de développement, aux évolutions d’activité, produits et services, ainsi qu’à la fin de vie de ces derniers pour examiner comment les impacts associés peuvent être réduits voir éliminés.

Tableau 3: Exigences à fort impact de l'IS0 14001 d’après [7]

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A compter de la date de publication de l’ISO 14001:2015, les entreprises certifiées ISO 14001 :2004 ont jusqu’à Septembre 2018 pour intégrer ces évolutions à leur système de management environnemental et passer à la version 2015.
Dans cette perspective, ce projet a pour but de guider ces entreprises et aussi celles qui veulent être certifiées pour la première fois à mettre en place un système de management environnementale qui vise la certification ISO14001 version 2015. Et ceci à travers la conception d’un outil d’autodiagnostic basé sur les exigences de la norme, et une cartographie des processus.

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II. Choix des supports

1. Cartographie des processus

Après avoir analysé les enjeux et les impacts sociaux-économiques du management environnemental ainsi que les exigences de la norme, une cartographie des processus est nécessaire pour permettre à l’utilisateur d’appréhender et d’avoir une vision claire et globale de la norme ISO 14001 :2015.

Le tableau 7 montre une comparaison entre la norme sous forme de cartographie full web (accessible en permanence sur une plateforme informatique) et sous sa forme papier:

Fonctionnalités
Cartographie full web
Norme AFNOR html/PDF

Interactif
Web
Organise selon les processus de l’organisme
Visuel
Norme résumée
Exigences agrégées
Exigences détaillée
Libre accès

OK
OK
OK
OK
OK
OK
X
OK

X
OK
X
X
X
X
OK
X

Tableau 4: Comparaison entre une cartographie full web et la norme papier [source auteurs]

Le choix est porté sur la cartographie interactive full Web, en libre accès permettant de présenter d’une manière agrégée les exigences de la norme pour en faciliter l’usage aux entreprises.

Pour ce fait, le programme ScenariChain© [11] est choisi pour concevoir la cartographie. Ce logiciel est libre de droit, développé par l’UTC et disponible sur la page web de celui-ci, permettant de créé du contenue interactif et visuelle de façon simple et intuitif.

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L’outil d’autodiagnostic permet de réaliser une autoévaluation faite par l’organisme lui-même et permet de répondre aux niveaux d’exigences de la norme.

Il existe différents types d’outils d’autodiagnostic, trois types sont analysés dans ce projet :

• Outil Afnor : Grille des principales exigences du référentiel ISO 14001 :2015 [9]

C’est une grille développée par l’Afnor, qui contient les principales exigences de la norme ISO 14001 :2015 à travers des questions d’audit.

Avantages de l’outil	Inconvénients de l’outil
Permet d’identifier les éléments clés exigés pour chaque article de la norme à travers les questions d’audit Outil basé sur un retour d’expérience sur le terrain	Nécessite un abonnement Nécessite un accès à internet Ne peut être adaptable à de nouvelles versions

Tableau 5: Outil AFNOR [9]

• Outil sous format papier (Word)

C’est un outil réalisé sous Word et peut être sous forme d’un questionnaire à remplir manuellement sur papier ou sur ordinateur.

Avantages de l’outil	Inconvénients de l’outil
Réalisation simple (sans codage) Utilisation simple	Ne permet pas une interprétation graphique automatique Calcul effectué manuellement Ne permet pas une réactivité avec l’utilisateur

Tableau 6 : Outil Word [source auteurs]

• Outil sous Excel

C’est un outil développé avec des macros sous Excel

Avantages de l’outil	Inconvénients ou difficultés de l’outil
Outil simple à adapter Outil gratuit Possibilité d’insérer des représentations graphiques Possibilité d’établir un plan d’action après l’évaluation de chaque critère de la norme	Une erreur de manipulation peut entrainer la perte des données Fichier lourd

Tableau 7: Outil Excel [source auteurs]

L’outil sous Excel est le type qui est retenu pour ce projet puisqu’il représente des avantages multiples pour le développement et pour l’utilisation, et peu de points faibles.

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3. Risques liés à l’outil d’autodiagnostic

L’outil d’autodiagnostic est un élément essentiel dans notre projet, puisqu’il permet d’aider concrètement les organismes visant la certification. Et donc il doit être utile, utilisé et utilisable. C’est pour cela que les risques liés à l’outil doivent être étudié avec soin afin de prévoir des actions à mettre en œuvre, dans le cas où l’utilisateur est confronté à certains risques.

Elément	Risque	Cause	Conséquences	Actions préventives
L’outil d’autodiagnostic	Outil très exhaustif	Beaucoup de critères d’exigences de la norme	Non utilisé	Penser à faire un diagramme d’affinité pour regrouper les exigences
	Outil non compatible avec les anciennes/ nouvelles version Microsoft Office	Plusieurs versions existantes	Non utilisable	Créer plusieurs versions du fichier Excel
	Formule de l’outil effacé ou modifié	Erreur de manipulation	Non utilisable	Protéger le fichier par un verrouillage
	Formule de l’outil effacé ou modifié	Erreur de manipulation	Non utilisable	Mettre les coordonnées des personnes à contacter (étudiants, cellule master)
	Evolution des exigences de la norme	Apparition d’une nouvelle version	Non utile	Concevoir un outil facilement modifiable par l’utilisateur

Tableau 8: Analyse des risques de l'outil [source auteurs]

Figure 5 cartographie de l'outil [source auteurs]

• Composantes de l’outil

fig6
Figure 6 Mode d'emploi [source auteurs]

Figure 7 Exigences [source auteurs]

Figure 8 Résultats globaux [Source auteurs]

Figure 9 Résultats par article [source auteurs]

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5- Conseils

Conseils pratiques pour mener à bien le SME. Cette grille regroupe la documentation obligatoire et nécessaire pour répondre aux exigences de la norme ISO 14001 version 2015.

Figure 10 Système documentaire [source auteurs]

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6- Déclaration ISO 17050

L’ISO 17050 est une norme européenne qui spécifie les exigences général applicable à la déclaration de conformité d’un organisme fournisseur de service, produit, processus, système de management ou une personne [12]. Elle présente des exigences que l’organisme doit respecter pour faire son auto-déclaration de conformité, qui servira dans le cas présent à faciliter l’obtention de la certification ISO 14001 version 2015. L’auto-déclaration de conformité suit ce révérenciel, avec une grille montrant les niveaux de conformités par chapitre sa globalité.

Cette partie peut être communiquée à l’organisme de certification.

fig11

Figure 11 Déclaration de conformité [source auteurs]

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II. Cartographie des processus

La cartographie de l’ISO 14001 :2015 peut être présentée sous forme de trois processus majeures : gouvernance, opérationnel, support et le leadership qui est centré vu son importance et son degré d’implication dans tous les aspects de la norme.

Figure 12: cartographie de l'ISO 14001 version 2015 [source auteurs]

Gouvernance : pilotage de l’organisme, à niveau décisionnel, stratégique, administratif financier et control commercial et objectifs.

Opérationnel : Cœur de l’organisme, où les produits et/ou service de l’organisme sont conçus et réalisés.

Support : soutien de toutes les activités de l’organisme qui veille sur des tâches et met en place les moyens nécessaires pour la réalisation de ceux-ci.

Amélioration continue : Moteur qui fait avancer l’ensemble de l’organisme pour une évoluer dans le marché.

L’ensemble des trois processus de la cartographie comporte en total 7 sous-processus. A partir de chaque sous-processus, la cartographie interactif permet l’accès aux éléments inclus dans ceux-ci, qui eux même dans certains cas envoi vers d’autres sous-éléments. Vers la fin de la chaine, chaque élément est expliqué par le biais d’un texte flottant qui apparait lorsque la case visé est cliqué. Les acteurs responsables de chaque tache sont mentionnés également.

Figure 13: Utilisation de la cartographie - Acteurs [source auteurs]

Figure 14 Utilisation de la cartographie - Exigences [source auteurs]

III. Retours sur les livrables et perspectives d’amélioration

La suite logique du projet est de tester les outils par des entreprises qui visent la certification ISO 14001 : 2015.
L’outil d’autodiagnostic a eu l’occasion d’être testé dans sa forme et dans ses fonctionnalités par un organisme, qui a jugé l’outil comme étant interactif et à utilisation simple et claire. Cependant, la réactivité de l’outil est conditionnée par la performance de l’ordinateur vu la quantité des données qu’il héberge.

Pour répondre au mieux aux besoins de l’utilisateur, l’outil d’autodiagnostic sous Excel peut être remplacé par une application Web indépendante du système d’exploitation et adaptée aux gadgets actuels tels que les tablettes et les smartphones.

Pour la cartographie sous ScenariChain, un test est prévu lors du séminaire d’AGORA par les participants à l’évènement et par les représentants des entreprises.

Introduction

Chapitre 1: Contexte et enjeux de la problématique de l’ISO 14001

I. Contexte de l’ISO 14001

1. Historique de la norme

2. Positionnement de la certification ISO 14001

2. Évolution de la norme ISO 14001 entre les versions 2004 et 2015

II. Enjeux de l’ISO 14001 version 2015

1. Enjeux de la certification

2. Enjeux du projet

III. Problématique

1. Généralités

2. Planification dynamique stratégique

Chapitre 2: Aide au déploiement de l’ISO 14001 :2015

I. Analyse

II. Choix des supports

1. Cartographie des processus

2. Outil d’autodiagnostic

3. Risques liés à l’outil d’autodiagnostic

Chapitre 3 : Résultats et perspectives

I. Outil d’autodiagnostic

II. Cartographie des processus

III. Retours sur les livrables et perspectives d’amélioration

Fonctionnalités	Cartographie full web	Norme AFNOR html/PDF
Interactif Web Organise selon les processus de l’organisme Visuel Norme résumée Exigences agrégées Exigences détaillée Libre accès	OK OK OK OK OK OK X OK	X OK X X X X OK X