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  PARAMÉTRAGE ET OUVERTURE DE LA GMAO AUX SERVICES CLIENTS DU CENTRE HOSPITALIER DU FOREZ

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Université Technologique de Compiègne
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Eric Vial
PARAMÉTRAGE ET OUVERTURE DE LA GMAO AUX SERVICES CLIENTS DU CENTRE HOSPITALIER DU FOREZ
Mr Vial Eric
Rapport de stage Certification Professionnelle Université Technologique de Compiègne,ABIH 2014
URL : http://www.utc.fr/abih ; Université de Technologie de Compiègne
RESUME
A mesure que se développent les établissements de santé et qu’augmente le nombre des dispositifs médicaux dont dépend la prestation de soins de santé de qualité, la nécessité de gérer de manière plus efficace et plus économique les technologies de la santé se fait davantage sentir. Un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) est un outil qui peut améliorer la gestion générale de l’équipement médical dans un établissement.
Les informations contenues dans un système de GMAO varient selon la situation mais comprennent toujours l’inventaire du matériel médical et, en général, un rappel des éléments utiles concernant les services, les procédures de maintenance préventive, les indicateurs de performance du matériel, et des données sur les coûts.
Un système de GMAO est composé de champs, de tables et de modules remplis de données fournies par le département du génie biomédical ou d’équipement d’un établissement donné. Un système de GMAO permet d’accéder aux données essentielles, de les manipuler et de les analyser au moyen d’interfaces faciles à utiliser. Les rapports émanant du système peuvent aider les responsables des politiques à prendre les décisions concernant les technologies de la santé. La mise en œuvre passe par un certain nombre d’étapes qui permettront une planification complète du système. Au terme de ce processus échelonné, les options de déploiement auront été évaluées en profondeur ; un système adapté aura été choisi, installé et personnalisé ; les données seront enregistrées ; et une formation à la GMAO sera dispensée.
Bien utilisé, cet outil d’une grande souplesse pourra transformer la gestion de l’équipement médical tout en améliorant la disponibilité et la fonctionnalité des technologies requises pour prévenir, diagnostiquer et traiter les maladies.

Mots clés : GMAO, Inventaire, Dispositifs médicaux.

ABSTRACT

As develop health facilities and increases the number of medical devices, including the provision of healthcare quality , the need to manage more efficiently and more cost technologies health depends is most acute . A management system Computerized Maintenance (CMMS) is a tool that can improve the overall management of medical equipment in a facility. The information contained in a CMMS vary depending on the situation, but always include an inventory of medical equipment and, in general , a reminder of useful elements on services, preventive maintenance procedures , performance indicators equipment, and cost data .
A CMMS system is composed of fields, tables and full data modules provided by the department of biomedical engineering or equipment of a given establishment. A CMMS provides access to critical data , manipulate and analyze through easy to use interfaces. Reports from the system can help policymakers make decisions about health technologies . The implementation requires a number of steps which allow a complete system planning . After this staged process , deployment options have been thoroughly evaluated ; a suitable system has been chosen, installed and customized ; data will be saved ; and training will be provided to the CMMS .
Although used, this tool can transform a flexible management of medical equipment while improving the availability and functionality of the technology required to prevent, diagnose and treat diseases.

Key words : CMMS, inventory, medical equipment.

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Remerciements

Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont participé de près ou de loin à la réalisation de ce projet. J’adresse mes sincères remerciements  au CH du Forez de m’avoir accueilli en stage et plus particulièrement :
•    Mme Ribéri Ingénieur Biomédical et tutrice du stage, Mr Chavagneux, Mr Graci et Mr Boulin Techniciens Biomédicaux ainsi que Mme David Adjointe administrative  pour leur accueil, leur disponibilité et leur confiance qu’ils m’ont accordé dans la réalisation de ce projet.
•    Le service Informatique et le service Qualité pour leur professionalisme, efficacité et réactivité.
•    Mr Rapin de la société General Electric Helthcare pour son aide et ses compétences.
•    Mr Pol-Manoël Felan de l’Université Technologique de Compiègne pour ses conseils avisés lors de la visite de stage.
L’interaction de toutes ses personnes a conduit à la réalisation et au bon déroulement du projet « Paramétrage et Ouverture de la GMAO via intranet aux services clients du CH du Forez »


Sommaire

I.    Contexte environnemental et normatif.
1)    Historique de l’hôpital de Montbrison.
2)    Le Centre Hospitalier du Forez: Montbrison/Feurs.

3)    La Qualité au Centre Hospitalier.
4)    Le service biomédical.
5)    Les Enjeux.
6)    Contexte Normatif.
II.    L’extension de la GMAO au CH du Forez.  
1)    Termes et Définitions.
2)    Planification dynamique stratégique du projet. 
3)    L’existant.
4)    Pilotage des améliorations de la GMAO.
5)    Présentations, Formations et Accompagnements.
III.    Conclusion et perspectives d’avenir.
1)    Bilan du projet de stage.
2)    Perspectives d’avenir.
3)    Bibliographie et Table des illustrations.
4)    Annexes.



 

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Glossaire :

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Introduction

A mesure que se développent les établissements de santé et qu’augmente le nombre des dispositifs médicaux dont dépend la prestation de soins de santé de qualité, la nécessité de gérer de manière plus efficace et plus économique les technologies de la santé se fait davantage sentir. Un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) est un outil qui peut améliorer la gestion générale de l’équipement médical dans un établissement.
Les informations contenues dans un système de GMAO varient selon la situation mais comprennent toujours l’inventaire du matériel médical et, en général, un rappel des éléments utiles concernant les services, les procédures de maintenance préventive, les indicateurs de performance du matériel, et des données sur les coûts.
Un système de GMAO est composé de champs, de tables et de modules remplis de données fournies par le département du génie biomédical ou d’équipement d’un établissement donné. Un système de GMAO permet d’accéder aux données essentielles, de les manipuler et de les analyser au moyen d’interfaces faciles à utiliser. Les rapports émanant du système peuvent aider les responsables des politiques à prendre les décisions concernant les technologies de la santé. La mise en œuvre passe par un certain nombre d’étapes qui permettront une planification complète du système. Au terme de ce processus échelonné, les options de déploiement auront été évaluées en profondeur ; un système adapté aura été choisi, installé et personnalisé ; les données seront enregistrées ; et une formation à la GMAO sera dispensée.
Bien utilisé, cet outil d’une grande souplesse pourra transformer la gestion de l’équipement médical tout en améliorant la disponibilité et la fonctionnalité des technologies requises pour prévenir, diagnostiquer et traiter les maladies.



I.    Contexte environnemental et normatif.


1)    Historique de l’hôpital de Montbrison


La création d’un hôpital à Montbrison:
[1]

1090 : Guillaume dit l'Ancien, comte de Lyon et du Forez, fonde en l'honneur de Dieu, de la Sainte Vierge et de tous les saints un hôpital de 15 lits pour le repos des pauvres. Il le place dans l'enceinte de son château de Montbrison (aujourd'hui la colline du Calvaire).

1220 : La deuxième fondation baptisée Hôpital Sainte Anne ou Hôtel Dieu est à l’initiative de Guy IV qui transfère l’hôpital sur la rive droite du Vizézy.

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Évolution entre le 12ème et le 19ème siècle:

1301 : L'hôpital comprend 2 maisons : une de 25 lits pour les pauvres malades, une autre de 15 lits pour les enfants abandonnés ou orphelins.

1350 : Grande épidémie de peste noire, pillage des grandes compagnies (c'est la guerre de Cent ans), mauvaise gestion, l'hôpital subit une crise grave: baisse de la moitié de ses revenus.

1400-1600 : Période où l'on possède peu de documents, il y a des hauts et des bas suivant la prospérité ou les malheurs du temps.

1734 : Gestion confiée à sept recteurs (chanoines, gens de justice, bourgeois).

19ème siècle : Sainte-Anne est un petit hôpital qui végète, son financement est négligé mais il possède un personnel dévoué (les religieuses augustines) et des médecins, qui restent longtemps en fonction. De nombreux militaires sont soignés (Montbrison est une ville de garnison).


L'hôpital Sainte-Anne au 20e siècle:

1926 : La maternité est créée (15 lits) avec un service d'enfants (10 lits).

1960 : La DASS de la Loire refuse l'autorisation de fonctionner à des services de chirurgie qui ne sont pas conformes.

1963 : La commission administrative décide de créer un nouvel hôpital.

1971 : Le terrain de Beauregard est acquis. La construction a été financée par des fonds propres (les legs et dons des bienfaiteurs d'autrefois) et avec le concours d'établissements financiers comme la Sécurité sociale.
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L’hôpital de Beauregard:

1975 : Le bâtiment actuel du CH de Montbrison ouvre ses portes sur le site de Beauregard

1976 : Intégration d’une unité de psychiatrie adulte.

1979 : Une aile pour soins intensifs a été ajoutée. Le SMUR est créé cette même année.

1981 : L’hôpital-hospice de Montbrison reçoit l’appellation de centre Hospitalier Général.

1992 : Le premier scanner a été mis en fonction.
    
2002: Livraison d’un Bâtiment de Psychiatrie de 2573 m2

2009-2013 : Construction d'un nouveau bâtiment de 7 000 m2 destiné à héberger les services de Maternité-Gynécologie et Pédiatrie, le Laboratoire d'analyses médicales, la Pharmacie, les archives médicales, les services  techniques, le service Biomédical et le service Nettoyage.

Le Centre Hospitalier du Forez

1er janvier 2013 : Afin d’améliorer l’efficience de l’offre de soins dans la plaine du Forez, le Centre Hospitalier de Montbrison fusionne avec son voisin de Feurs pour devenir le Centre Hospitalier du Forez.

Décembre 2013 : Ouverture du service d’ophtalmologie.

2014 : Une IRM est en cours d’installation sur le site de Montbrison, l’ouverture est prévu le 1er septembre.

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2)    Le Centre Hospitalier du Forez: Montbrison/Feurs.


Etablissement de référence du territoire Centre Loire:

Le Centre Hospitalier du Forez dessert une zone de soins de proximité de 180 000 habitants et assure trois types de missions :



Un large champ d’activités réparties sur chacun des sites:[2]




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Un plateau médico-technique important:








Des projets ambitieux de modernisation:

La création du Centre Hospitalier du Forez est une opportunité pour la population ligérienne car elle pérennise la présence d’un hôpital dans le Centre Loire. Elle permet également à l’Établissement de poursuivre le développement de ses activités et sa modernisation, en particulier dans le domaine des systèmes d’information avec l’informatisation du dossier patient et l’amélioration des conditions d’accueil et de confort. Le Centre Hospitalier s’engage aussi dans une politique active de la qualité et de la gestion des risques. Le projet d’établissement prévoit également l’installation d’une IRM (2014).
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Le centre hospitalier du Forez en quelques chiffres:

Le Centre Hospitalier du Forez a un budget d’environ 100 millions d’euros et embauche environ1800 salariés (1500 équivalents temps plein). il gère 42 000 passages annuels aux urgences, 19 000 séjours en MCO (Médecine, Chirurgie, Obstétrique), 32 000 entrées ou venues annuelles, 148 000 journées d’hospitalisation complète ou incomplète et dispose au total de 878 lits et places.
 

repartition des lits
1.Répartition des 878 lits et places dans les différents services





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plaquette
2.Pôle d'activités médicales du Centre Hospitalier du Forez
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3)    La Qualité au Centre Hospitalier.[3]

Le Centre Hospitalier du Forez poursuit une démarche d’amélioration continue de la qualité de la prise en charge des patients ainsi que de leur satisfaction.
La politique d’amélioration continue de la qualité est suivie par un comité de pilotage de la qualité et des risques. Sa mise en application sur le terrain est relayée par l’ensemble des professionnels de l’établissement avec l’aide de la Cellule Qualité Gestion des Risques.
Cette démarche passe par une procédure de certification et un suivi des indicateurs qualité (IPAQSS) évalués par la Haute Autorité de Santé. Les résultats de cette évaluation externe sont accessibles sur le site internet de
la HAS: www.has-sante.fr, ainsi que les résultats des indicateurs qualité sur le site www.scopesante.fr. Ces données sont aussi affichées à l’entrée de l’établissement.
logoqua

La gestion des risques et vigilances réglementaires:

La sécurité de la prise en charge des patients est une priorité de l’établissement. La gestion des risques consiste à identifier, évaluer et réduire chaque fois que possible les risques encourus par les patients, les visiteurs et les personnels.Une politique de maîtrise du risque est mise en place au sein de l’établissement qui dispose d’une Cellule Qualité Gestion des Risques. Cette dernière a en charge la gestion des risques a priori et a posteriori et œuvre au développement d’une culture de sécurité dans l’établissement. La gestion des risques intègre les vigilances réglementaires qui doivent garantir la sécurité des produits, appareils et matériels.
Les principaux domaines sont :
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Une Commission de Coordination des Vigilances et des Risques (COVIRIS) se réunit plusieurs fois dans l’année afin de définir les objectifs en matière de gestion des risques, les plans d’action associés et d’évaluer leurs résultats.



L’Établissement a mis en place un CLIN, Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales (Infections contractées à l’hôpital) : il est chargé d’organiser la prévention et la surveillance des infections. En effet, il met en place des recommandations pour les soins, des formations pour les équipes soignantes, afin de contrôler et de lutter contre l’éventuelle survenue d’un problème infectieux se déclarant au cours de l’hospitalisation. Un représentant des usagers siège une fois par an à ce comité qui se réunit 4 fois par an.

Une équipe hospitalière d’hygiène composée de personnels médicaux et soignants veille à ce que les soins soient conformes aux règles d’asepsie, de désinfection et de stérilisation. Cette équipe assure également le contrôle de la qualité de l’environnement (eau, air, surfaces) et de l’hygiène générale.
Dans cette optique, des précautions strictes d’hygiène sont appliquées par l’ensemble du personnel qui prend en charge les patients.
Un tableau de bord de 5 indicateurs de prévention et de lutte contre les infections nosocomiales est publié, chaque année par la Délégation Départementale de la Loire, et est disponible sur le site internet www.sante.gouv.fr. Il comprend :

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L’établissement a l’obligation de porter à la connaissance des usagers les résultats des indicateurs de qualité. Ceux-ci sont affichés dans les halls d’accueil de l’établissement:



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4)    Le service biomédical.

Le service biomédical a été créé au mois de mai 1997 avec l’arrivée de l’ingénieur biomédical qui met en place la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (la GMAO) afin d’effectuer une traçabilité des équipements médicaux et de leur maintenance.

En 2001, un premier technicien biomédical intègre le service pour réaliser la maintenance du parc biomédical composé de 1 400 équipements.

Entre 2001 et 2010, le nombre d’équipements de l’hôpital a presque doublé et engendré une augmentation importante du nombre d’interventions.
 
En 2005, on dénombre 1600 interventions internes dans l’année.

En 2010, un deuxième technicien intègre l’équipe biomédicale. Ce renforcement d’effectif a permis d’internaliser un certain nombre d’interventions réalisées en externe.

En 2012, 2500 interventions sont traitées en interne.

En 2013, les deux établissements Montbrison et Feurs fusionnent.

Aujourd’hui, le parc biomédical comprend 4750 dispositifs médicaux inventoriés et gérés. La valeur du parc biomédical est d’environ 13 millions d’euros. Le service biomédical est sous l’autorité de la Direction des services économiques et logistiques, constitué de :
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organigramme biomed
3.Organisation Service Biomédical Centre Hospitalier du Forez
 

Les multiples missions du service biomédical:

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Les compétences des techniciens biomédicaux ne se limitent pas au domaine technique, elles sont pluridisciplinaires, règlementées et font partie intégrantes des missions des établissements de santé dans le but ultime de garantir la qualité et la sécurité des soins prodigués aux patients.



5)    Les Enjeux.

La pérennité du service biomédical dépend de la perception des services soignants, de l’établissement et des tutelles, sur son utilité et sa contribution à la qualité et la sécurité des soins délivrés aux patients, à court, moyen et long terme. La qualité perçue d’une prestation prend sa source dans l’interaction entre les entités parties prenantes. Quelles que soient l’efficacité et l’efficience d’un service rendu, sa reconnaissance intrinsèque passe par les regards et les évaluations des bénéficiaires. Il est donc stratégique d’accorder une grande importance à la gestion des interactions entre le service biomédical et les autres services, départements, pôles d’activités ou directions en liaison avec la réalisation de ses missions. La qualité perçue du travail final est fonction de celle mise en œuvre pendant le processus d’élaboration du service attendu. La bonne maîtrise des facteurs pouvant influer sur la qualité et la rapidité des résultats livrés aux services de soins est donc essentielle pour favoriser et prouver le professionnalisme du service biomédical.

Pour les patients :

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Pour les services de soins et médico-technique:

Pour le service biomédical :

Pour l’établissement :
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6)    Contexte Normatif.

La veille juridique et règlementaire est d’une importance capitale dans notre activité. Une multitude de textes, lois, décrets, circulaires font aujourd’hui référence aux missions des services biomédicaux et notamment à la traçabilité des Dispositifs Médicaux.


Décret n°95-292 du 16 mars 1995:[5]
Les dispositifs médicaux sont rangés en 4 classes qui sont fonction principalement du risque «patient», que présente leur utilisation:
La classification des dispositifs médicaux a pour principal but d’attribuer un niveau de risque, dans l’objectif de lui imputer des règles de contrôle et d’évaluation proportionnelles à ce niveau. Les classes IIb et III font l’objet d’une obligation de maintenance.


Le décret no 96-32 du 15 janvier 1996:[6]
Relatif à la matériovigilance exercée sur les dispositifs médicaux, qui stipule l’obligation de signalement des incidents et des risques d'incidents mettant en cause un dispositif médical.

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Décret N° 2001-1154 du 5 Décembre 2001 :[7]
Relatif à l'obligation de maintenance et au contrôle de qualité des dispositifs médicaux prévus à l'article L.5212-1[8] du code de la santé publique.


Arrêté du 3 mars 2003: [9]
Cet arrêté fixe la liste des dispositifs médicaux soumis à l'obligation de maintenance et au contrôle qualité (interne et externe) du code de la santé publique (déjà mentionné dans le décret du 05/12/2001), dont le but est d'assurer en toutes circonstances la sécurité des patients mais aussi celle du personnel et des utilisateurs. Les dispositifs médicaux doivent être conçus, utilisés et entretenus avec le souci constant d'assurer un très haut niveau de la qualité.


Manuel de certification l’HAS version 2010 « Critère 8k  »: [10]
L’établissement a défini un système de gestion des équipements biomédicaux, comprenant un plan pluriannuel de remplacement et d’investissement.Une procédure formalisée et opérationnelle (équipement de secours, solution dégradée ou dépannage d’urgence) permet de répondre à une panne critique d’un équipement biomédical. Le système de gestion des équipements biomédicaux est mis en œuvre sous la responsabilité d’un professionnel identifié. La maintenance des équipements biomédicaux critiques est assurée et les actions sont tracées.Les professionnels disposent des documents nécessaires à l’exploitation des équipements biomédicaux. La gestion des équipements biomédicaux est évaluée et donne lieu à des actions d’amélioration.
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NF S99-170:[11]
Cette norme fixe des exigences et des recommandations pour les systèmes qualité à utiliser pour la maintenance des DM en vue de la maîtrise des risques liés à leur exploitation.
Elle s’applique en priorité aux établissements de santé ainsi qu'à toute structure utilisant des DM.Elle peut également servir de base à l'exploitant pour la mise en place d’un système qualité sur les activités de maintenance et de gestion des risques associés.
Le document porte donc sur les interfaces entre les différents acteurs : l'exploitant, le fournisseur et le client.


NF S99-171:[12]
Le présent document fixe les exigences et les recommandations pour mettre en place et tenir à jour un Registre de Sécurité, de Qualité et de Maintenance d'un dispositif médical concerné par ce document (il est nommé RSQM). Les dispositifs médicaux concernés par ce document sont : ceux qui font ou peuvent faire l'objet d'une opération de maintenance préventive et/ou corrective, d'une opération de contrôle qualité et/ou d'une opération de contrôle de sécurité. Cette norme s’applique de manière identique aux actions réalisées en interne (par l'utilisateur ou un personnel spécialisé) que celles réalisées par un sous-traitant (fournisseur, fabricant ou société spécialisée).


LA NORME ISO 9001:[13]
La norme ISO 9001 définit une série d'exigences concernant la mise en place d'un système de management de la qualité dans un organisme, quel que soit sa taille et son secteur d'activité. Elle fait partie de la série des normes ISO 9000. Elle a été créée en 1987 et elle est régulièrement révisée. Sa première révision date de 1994, la suivante de 2000 avec l’intégration de  la notion de processus, la dernière de 2008.
L’architecture de la norme ISO 9001 changera en 2015, d’une part par souci de cohérence avec les autres normes managériales, qui, elles aussi, adopteront la même architecture au fur et à mesure de leurs révisions et d’autre part pour intégrer 19 pistes de travail, retenues parmi des dizaines de propositions.
À savoir :
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II.    L’extension de la GMAO au CH du Forez.

1)    Termes et Définitions.

Afin de mieux aborder la compréhension du projet d’extension de la GMAO aux services clients de l’établissement, voici quelques définitions importantes:
 
Maintenance Corrective :
La maintenance corrective est la maintenance exécutée après détection d'une panne. Elle est destinée à remettre en état un bien pour accomplir une fonction requise.

Maintenance Préventive :
La maintenance préventive est la maintenance exécutée à des intervalles prédéterminés ou selon des critères prescrits. Elle est destinée à réduire la probabilité de défaillance ou de dégradation du fonctionnement d'un bien.

Contrôle Qualité :
On entend par contrôle qualité d'un dispositif médical, l'ensemble des opérations destinées à évaluer le maintien des performances revendiquées par le fabricant au moment de sa mise sur le marché ou, le cas échéant, fixées par l'organisme, les textes, les lois et règlements en vigueur. Il est dit interne s'il est réalisé par l'exploitant ou sous sa responsabilité par un prestataire, et externe s'il est réalisé par un organisme indépendant.

Indicateurs et Tableaux de Bord:
Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques), le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il considère comme les plus significatifs.
Un indicateur est un paramètre ou une combinaison de paramètres qui représente l'état ou l'évolution d'un système, il est choisi en fonction des leviers d'action qui seront utilisés pour prendre d'éventuelles mesures correctives et donc en fonction de décisions à prendre dans le futur.
On distingue plusieurs familles d'indicateurs présents dans des tableaux de bord: les indicateurs d'activité (quantité produite, volume d’achat, chiffre d'affaires), les indicateurs financiers (il s'agit des charges par nature comme les salaires, achats, frais généraux), les indicateurs de rentabilité (résultat net, marge opérationnelle), les indicateurs de qualité (délai de fabrication, satisfaction des clients, réclamations).
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RSQM :
Le registre RSQM - Sécurité, Qualité et Maintenance d’un dispositif médical peut être de format papier ou informatique.Il est constitué comme tel:



Tous les paramètres surlignés sont rendus OBLIGATOIRES par le décret 1154 du 5 décembre 2001.

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f1 rsqm
f2 rsqm
4.Une description du DM (figure F1)  
5.Une description des opérations (figure F2)
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f3 rsqm f4 rsqm
6.Un mode opératoire (figure F3) 7.Une description des résultats des opérations (figure F4)




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LA GMAO:
Le terme de GMAO est l'abréviation de 'Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur' et désigne une classe de logiciels destinés à l'origine aux services de maintenance afin de les aider dans leurs missions.
Progressivement, les logiciels de GMAO évoluent et intègrent de nouvelles fonctionnalités, les amenant à être utilisés également par d'autres services de l'établissement, en proposant une vision globale du cycle de vie des équipements.
Une GMAO permet ainsi de décrire techniquement le parc des équipements, de gérer les interventions (curatives ou préventives), de gérer les stocks de pièces de rechange, les achats de pièces ou de services, de gérer les contrats de sous-traitance, et de réaliser un tableau de bord financier et technique de l'activité maintenance. Elle est ainsi susceptible d'apporter de nombreux bénéfices à l'établissement.
Le concept de GMAO est né dans les années 80 dans l'industrie. Progressivement, l'ensemble des secteurs d'activité s'y sont intéressés, et on trouve aujourd'hui des logiciels de GMAO spécialisés pour l'immobilier, la santé, ou encore les transports.
Un système informatique de management de la maintenance est un progiciel organisé autour d'une base de données permettant de programmer et de suivre sous les trois aspects : techniques, budgétaires et organisationnels, toutes les activités d'un service de maintenance et les objets de cette activité (services, lignes d'atelier, machines, équipements, sous-ensembles, pièces,  etc.) à partir de terminaux disséminés dans les bureaux techniques, les ateliers, les magasins et bureaux d'approvisionnement.
Même dans une petite entreprise, la base de données atteint une taille impressionnante en « équivalent  papier ». Il suffit de penser au fichier des articles en stock, au fichier des fournisseurs, au parc matériel décomposé et au nombre d'interventions et de transactions effectuées chaque jour pour s'en convaincre. D'autres facteurs rendent à terme l'exploitation de la GMAO incontournable.
 

gestion iterative
8.Gestion itérative avec une GMAO
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Une bonne exploitation et un suivi rigoureux de la GMAO entrainent de nombreux bénéfices :

Bénéfices organisationnels :

Bénéfices financiers
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Bénéfices techniques

Bénéfices écologiques



2)    Planification dynamique stratégique du projet.

La planification dynamique stratégique m’a permis de donner un sens et une vision claire  sur  la  stratégie  globale  de la démarche qualité à développer pour réaliser le projet de stage qui m’était confié.
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PDS
9.Planification Dynamique Stratégique du Projet
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3)    L’existant.

Avant mon arrivé au sein de l’équipe biomédicale, plusieurs étapes avaient déjà été entreprises dans la réalisation et la mise en place d’une GMAO fonctionnelle.

a)    Site de Montbrison et Ehpad :

L’inventaire:

Afin d'optimiser la gestion et l'organisation des interventions le CH de Montbrison a mis en place, au cours de l'année 1997, la GMAO « Sophie 9000 » devenue « Asset Plus » de General Electric Healthcare.


L’inventaire de l’intégralité du parc de DM est réalisé et tenu à jour en fonction des nouvelles acquisitions et des réformes.Lors de l’achat d’un nouvel équipement, le technicien entre toutes les données identifiant le DM dans la GMAO afin de lui affecter un N° équipement unique.


Sur le logiciel Asset Plus, nous retrouvons les champs à renseigner sur l’identification du DM: 

Sous l’onglet Administratif:
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  • N° Équipement unique 1
  • Désignation2
  • Modèle 3
  • Marque 4
  • N° Série 5
  • Fournisseur 6
  • Service d’affectation 7
  • Site d’affectation 8
  • Date de mise en service 9
  • Date de fin de garantie 10
inventaire

                                      10.Capture d'écran Asset Plus onglet Administratif

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Sous l’onglet activité:
  •   Le prix d’Achat 1
  •   Date de maintenance préventive 2
inventaire2

                                            11.Capture d'écran Asset Plus onglet Activité

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Et sous l’onglet Maintenance:
On retrouve les informations sur
la prestation de service si l’équipement
n’est pas géré en interne.
inventaire3

                                          12.Capture d'écran Asset Plus onglet Maintenance
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Après avoir recensé toutes ses données, le technicien affecte un N° équipement unique au DM. Ce numéro est ensuite imprimé sous la forme d’une étiquette afin d’identifier l’équipement.
Sur chaque équipement, une étiquette a été installée pour être le plus rapidement visible par les utilisateurs. Par la suite, la GMAO nous renseignera à tout moment sur l’intégralité des données du DM correspondant à ce numéro.
Etiquette inventaire
13.Étiquette d'identification du DM

 

Les demandes d’interventions:
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Actuellement, les demandes d’interventions jugées urgentes se font par téléphone au service biomédical. Un formulaire de demande de réparation est rempli dans les services de soins afin que le technicien le récupère pour pouvoir par la suite renseigner la GMAO. Si l’intervention est jugée moins urgente, un bon de réparation est rempli et transmis dans une boite à lettre au service vaguemestre. Une relève des bons de réparations est réalisée par les techniciens biomédicaux minimum 2 fois par jour.
Les bons de réparations sont constitués de 3 volets papier carbone de couleurs différentes et contiennent les informations suivantes :


Un volet Bleu est destiné au SBM.

Un volet Vert est destiné aux services de soins.

Un volet Rose est destiné à la réponse du SBM aux services de soins (très peu utilisé).

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bon intervention
14.Bon d'intervention "Demande de Réparation"



Le service biomédical prend en compte la demande et crée une intervention au niveau de la GMAO.
Une fois réalisée, les techniciens biomédicaux enregistrent et ainsi finalisent l’intervention en renseignant les actions effectuées sur l’équipement dans la GMAO.
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Processus demande actuel
15.Processus de demande d’intervention initial
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Bilan
Le service biomédical dispose des informations nécessaires pour localiser et identifier l’équipement défectueux si et seulement si, toutes les informations sur le formulaire papier sont recensées, ce qui n’est pas toujours le cas.
Il y a une trace papier qui permet d’éviter les oublis de la part des techniciens biomédicaux.(Parfois il est difficile d’obtenir ce formulaire après un appel téléphonique).
Dans le cas d’une demande non urgente, le formulaire transit par la boite aux lettres du vaguemestre, cela nécessite un déplacement d’une coursière du service demandeur au service vaguemestre et le déplacement d’un technicien biomédical de l’atelier pour relever la boite aux lettres. Le technicien effectue au minimum 2 fois par jour ce déplacement afin de prendre en compte les demandes émises. (Ce processus génère un temps d’indisponibilité des DM plus long).
En revanche, il n’y a pas de trace informatique de la demande d’intervention et il existe un risque que le technicien puisse égarer le formulaire.
Le service demandeur doit remplir le formulaire papier, puis le technicien biomédical doit saisir la demande dans la GMAO, pour ensuite la clôturer définitivement afin de renseigner la base de données. La demande est donc formulée deux fois sur deux supports différents.
Les services de soins n’ont pas accès à la base de données qui pourrait les renseigner en temps réel sur le délai de l’intervention en cours, leur parc de DM et l’historique des pannes.



b)    Site de Feurs

Sur le site de Feurs, le logiciel "Carl master" était utilisé pour la GMAO mais il n’était pas bien exploité. Lors de la fusion des sites et la création du CH du Forez, l’ingénieur biomédical a décidé de standardiser les bases de données pour faciliter le suivi et l’exploitation. Étant donné que le logiciel ainsi que la méthode d’identification des DM n’était pas la même, l’inventaire  du site de Feurs est donc à reprendre et à homogénéiser avec le site de Montbrison.
N’ayant pas le temps nécessaire pour inventorier la totalité du parc de DM, j’ai proposé à l’ingénieur Mme Ribéri, de déployer la GMAO sur le site de Feurs dans sa totalité (utilisateurs, droits et accès) mais de rendre fonctionnel uniquement le service de Cardiologie (service pilote) après avoir repris l’inventaire de celui-ci. Les autres services continueront à émettre leurs demandes d’intervention par le biais du téléphone comme ils avaient l’habitude de le faire en attendant que l’inventaire soit réalisé au fur et à mesure. Néanmoins, les cadres des services du site de Feurs seront formés à l’utilisation de la Gmao.

Le service de Cardiologie étant le propriétaire du plus grand nombre de DM (227au total), il a fallu mettre en place une méthodologie de travail afin de ne pas déranger le fonctionnement du service et de ne pas perdre trop de temps à la réalisation de cette tâche.
Méthodologie utilisée :
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La totalité de 227 DM ont été répertoriés étiquetés et affectés dans leur unité fonctionnelle(UF) respective. En effet, le service de cardiologie de Feurs regroupe 4 UF différentes.

Cette réaffectation des différents DM va permettre au cadre du service de gérer au plus près les budgets alloués à chaque UF et de créer des tableaux de bords beaucoup plus facilement afin d’obtenir le renouvellement de son parc d’équipement.




4)    Pilotage des améliorations de la GMAO
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Méthodologie:  

log
 
 Planifier :
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 Développer :

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 Contrôler :



 Ajuster :





Mise en Application:

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 Développer :


Après avoir appelé la hotline de GE Healthcare, un technicien a pris la main sur le PC à distance afin d’effectuer la mise à jour logiciel. Plusieurs fonctionnalités ont été ajoutées ainsi que la correction des bugs existants.

Après avoir recensé tous les services sur les différents sites, il a fallu créer la liste des utilisateurs et leurs droits d’accès.
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utilisateur nouveau
16.Création Nouvel Utilisateur

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Un seul et unique profil, avec des paramètres simples et le plus autoporteur de sens possible
a été créé pour tous les services utilisateurs afin de faciliter d’une part l’adoption du nouvel outil, et d’autre part la formation du personnel.
profil droit
17.Gestion des Droits des Profils Utilisateurs

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Chaque utilisateur doit être lié au site ainsi qu’au service et UF (Unité Fonctionnelle) auquel il appartient, pour qu’il puisse par la suite, visionner le parc qu’il utilise.
etablissementlie
18.Établissement lié à l'Utilisateur "Site"

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uflie
19.Unité Fonctionnelle liée à l'Utilisateur "Services"

Soixante quinze nouveaux utilisateurs ont été créés et mis à jour selon leur site et leur service d’affectation.
Le nom du cadre de service avec ses coordonnées téléphoniques, ont été renseignés sur chacun des utilisateurs afin qu’ils apparaissent automatiquement lors de la demande d’intervention.



L’objectif étant de donner l’accès à l’interface de Gmao aux services de soins, la solution la mieux adaptée au CH du Forez comprenant plusieurs sites distants est d’utiliser le réseau informatique interne. Après discussion du projet avec le service informatique, celui-ci a bien voulu créer un lien sur intranet renvoyant à l’adresse d’Asset Plus Web à partir duquel les utilisateurs peuvent se connecter à la GMAO.
Cette organisation de déploiement est bien plus rapide et plus fiable que d’installer le programme sur chaque PC. De plus, celle-ci a l’avantage de pouvoir être exploitée par les autres corps de métier dans le futur. (Services Techniques, Informatique,Achats…). L’intégralité du personnel via un login et un mot de passe pourra accéder à la GMAO depuis n’importe quel PC du CH du forez.
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architecturegmao
20.Schéma de déploiement de la Gmao via Intranet
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Afin de rendre le nouveau processus de demande d’intervention le plus facilement exploitable et pérenne dans le temps, une  fiche procédure est crée et diffusée au près des services pilotes :

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protocole v1
21.Procédure Gmao pour les Services Pilotes
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Une première mise en service est réalisée dans le service de Maternité sur le site de Montbrison et dans le service de Cardiologie sur le site de Feurs afin de tester la fonctionnalité  du système. Le second intérêt  est d’appréhender les améliorations à apporter pour répondre au mieux aux demandes des services.
Une rencontre avec les cadres des deux services pilotes a été programmée afin de leur présenter le nouveau processus de demandes d’interventions, l’utilisation d’Asset Plus, l’intérêt, les avantages, et les bénéfices envisagés liés au changement.

Présentation du nouveau processus de demande d’intervention aux services pilotes:

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nouveau processus
22.Nouveau Processus de Demande d'Intervention
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D7 : Présentation du projet lors de la réunion mensuelle des cadres inter sites:

Afin de pouvoir présenter et former le maximum de personnes dans les délais, Mme Ribéri et moi-même avons demandé d’intervenir lors de la réunion mensuelle des cadres de services. Cette rencontre a pour objectif de présenter et de former les responsables des différents services à l’utilisation d’Asset Plus ainsi que de leur fournir les identifiants et mots de passe des différents utilisateurs.



 Contrôler :


Plusieurs remarques faites par les services utilisateurs pilotes et le service Biomédical concernant le nouveau processus de demandes d’interventions m’ont orienté dans les améliorations à réaliser:



Un questionnaire de satisfaction a été rédigé afin de capitaliser le retour d’expérience dans le temps sur l’utilisation de la Gmao, ainsi que sur les protocoles mis à disposition. Celui-ci est disponible sur intranet et les résultats sont traités en temps réel sous forme de graphiques secteurs accessibles par un lien sur les postes de l’ingénieur et des techniciens biomédicaux. (Annexe 1: Premiers résultats de l'enquête).
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enquete
23.Questionnaire de satisfaction
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 Ajuster :

Toutes les demandes d’améliorations recueillies auprès des services pilotes ont été étudiées  « Paragraphe Contrôler ». Certaines ont pu être réalisées dans les différents paramètres de configuration du logiciel Asset Plus :

C1.3
(Avoir la possibilité de voir les interventions archivées pour les services): Des modifications sur les droits du profil ont été réalisées afin que les utilisateurs accèdent aux interventions archivées.


Les autres demandes de modifications C1.1,C1.2 et C1.4 (modifications interface logiciel) n’ont pas pu être traitées dans les paramètres de configuration. Un rendez vous avec Mr Rapin (Consultant  Direction Stratégie et offres) de la société Général Electric Healthcare développeur "d’Asset Plus" a été pris afin d’exposer nos souhaits sur les modifications de l’interface.
Suite à l’entretien, un courriel récapitulatif a été envoyé à la hotline "d’Asset Plus" afin qu’ils fassent le nécéssaire.

Les modifications envoyées à la hotline d’Asset Plus par mail :
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1. Suppression de l'Onglet "Demande d’achat":
modif1
24.Modification Souhaitée N°1

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2. Tri des colonnes "interv.Archivées-liste":
modif2
25.Modification Souhaitée N°2
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3. Tri des colonnes "Équipements liste":
modif3
26.Modification Souhaitée N°3

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4. Suppression plusieurs champs dans "Nouvel Appel":
suppression champs
27.Modification: Champs à Supprimer dans l'interface

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Voici l'interface souhaité après modifications effectuées:
souh
28.Interface Gmao Souhaitée
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La société Général Electric nous répond quelques jours plus tard qu’ils ont fait le maximum pour répondre à nos attentes et nous présente la nouvelle interface disponible. Toutes les modifications demandées n’ont pu êtres réalisées mais l’interface est tout de même beaucoup plus simple et autoporteuse de sens. Celle-ci facilitera grandement la compréhension et l'utilisation pour les services utilisateurs.

Voici l'interface finale:
interface finale
29.Interface Gmao Réceptionnée Finale
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5)    Présentations, Formations et Accompagnements:

Suite à tous ses ajustements, des nouveaux protocoles ont été réalisés, une rencontre avec la responsable qualité du CH du Forez a eu lieu, afin que ces documents soient élaborés suivant les critères d’assurance qualité de l’établissement.
Chaque fascicule respecte la trame qualité de l’établissement et a été validé par plusieurs responsables.(Ingénieur Biomédical ;Responsable services économiques et logistiques ;Directrice qualité).

Comme convenu, une présentation du travail effectué a été présentée lors de la réunion mensuelle des cadres. Au préalable, une semaine avant la réunion tous les participants ont reçu par courrier interne :

Afin de favoriser l’acceptation aux changements, le jour de la rencontre avec les cadres,  Mme Ribéri et moi-même avons présenté le projet en décrivant la situation initiale, les améliorations réalisées et  la situation actuelle en parallèle avec les enjeux qui en découlent pour l’établissement, les services de soins et le service Biomédical.

Dans un second temps, chaque étape des différentes procédures a été réalisée en suivant la notice d’utilisation de la GMAO.
Pour finir, nous avons répondu aux questions et pris en compte toutes les améliorations souhaitées.


Prise en considération des remarques et souhaits des cadres de service lors de la réunion.
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Un recensement rapide a été réalisé afin de faire les mises à jours dans la base de données et de ré éditer les listes d’utilisateurs et leur mot de passe.


Les adresses mails de tous les responsables des services ont été renseignées dans la base de données et la configuration de notification par mail des rapports d’intervention  a été réalisée. (Annexe 4 modèle de rapport d'intervention crée).


III.    Conclusion et perspectives d’avenir.

1)    Bilan du projet de stage.

Au terme de ce stage, l'interface intranet de la GMAO "Asset Plus" est opérationnelle au CH du Forez.
Au départ, l’objectif était de l’étendre à deux services pilotes (Maternité sur le site de Montbrison et Cardiologie sur le site de Feurs).
Au final, la GMAO est entièrement déployée et accessible au CH du Forez, 43 services sur le site de Montbrison et 32 sur le site de Feurs.
Néanmoins, à Feurs, seul le service de Cardiologie utilise le nouveau processus de demande d’intervention grâce à un inventaire mis  à jour (ce qui reste a faire dans tous les services restant sur Feurs).

Ce travail d’extension de la Gmao a été réalisé selon une démarche qualité.

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Résultats obtenus par rapport aux objectifs  fixés en début de stage.

Après 12 jours de mise en service et 151 demandes d’interventions au total, 109 demandes ont été réalisées via la Gmao contre 42 réceptionnées via l’ancien processus (formulaires papier).
Celles ci on fait l’objet d’une visite auprès de chaque emetteur afin de l’informer, le  sensibiliser et l’accompagner à l’utilisation du nouvel outil.

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resultatevolution
Évolution des demandes d'intervention réalisées via la Gmao

On remarque que l’accompagnement, l’information et la formation  auprès des utilisateurs a énormément favoriser  l’acceptation au changement. Chacune  des parties prenantes a trouvé un bénéfice a ce changement de processus ce qui a ajouté une plus-value à la qualité perçue du service biomédical.
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2)    Perspectives d’avenir.

Afin que cet outil reste efficient et pérenne dans le temps, le service biomédical devra par la suite :




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3)    Bibliographie :
[1] http://www.ch-forez.fr/presentation-du-centre-hospitalier/historique.html
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[2] http://www.ch-forez.fr/presentation-du-centre-hospitalier/
¥ Retour texte
[3] http://www.ch-forez.fr/vous-et-votre-hopital/qualite-et-gestion-des-risques.html
¥ Retour texte
[4]http://ansm.sante.fr/Activites/Mise-sur-le-marche-des-dispositifs-medicaux-et-dispositifs-medicaux-de-diagnostic-in-vitro-DM-DMIA-DMDIV/DM-et-DMIA-Principaux-textes-legislatifs-et-reglementaires/%28offset%29/1
¥ Retour texte
[5]http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000350606&fastPos=1&fastReqId=496694671&categorieLien=id&oldAction=rechTexte
¥ Retour texte
[6]http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000557885&fastPos=1&fastReqId=41296795&categorieLien=id&oldAction=rechTexte
¥ Retour texte
[7]http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000222766&dateTexte=&categorieLien=id
¥ Retour texte
[8]http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=DF5070FE04FB2A5D0EA314D4D2B2D3B5.tpdjo17v_3?idArticle=LEGIARTI000006690307&cidTexte=LEGITEXT000006072665&dateTexte=20080623
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[9]http://ansm.sante.fr/Activites/Maintenance-et-controle-qualite-des-DM/Obligation-de-maintenance/%28offset%29/5
¥ Retour texte
[10] http://www.has-sante.fr/portail/upload/docs/application/pdf/2008-12/20081217_manuel_v2010_nouvelle_maquette.pdf
¥ Retour texte
[11]http://www.boutique.afnor.org/norme/nf-s99-170/maintenance-des-dispositifs-medicaux-systeme-de-management-de-la-qualite-pour-la-maintenance-et-la-gestion-des-risques-associe/article/807610/fa178377
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[12]http://www.boutique.afnor.org/norme/nf-s99-171/maintenance-des-dispositifs-medicaux-modeles-et-definition-pour-l-etablissement-et-la-gestion-du-registre-securite-qualite-et/article/700463/fa143006
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[13]http://extranet.inserm.fr/demarche-qualite/focus/l-architecture-de-la-norme-iso-9001-changera-en-2015
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Table des illustrations:
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4)    Annexes

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Après 12 jours de mise en service, 6 services utilisateurs ont rempli le questionnaire de satisfaction, voici les résultats:
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resu1
resu2
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Les remarques et commentaires supplémentaires offrent des perspective d'avenir et des améliorations a mener:

Anciennes étiquettes illisibles:  Recenser les plus vieilles étiquettes du parc afin de les remplacer.
Réception d'un mail lorsque l'intervention est définitive: Amélioration déjà effectuée.
Étendre la Gmao aux services techniques:
A proposer à la direction des services techniques.

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