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Déménagement du Centre Hospitalier de la Région d'Annecy: Organisation
UTC
Université de Technologie de Compiégne
photo_auteur2
Cheikh Yatma Diop
CHRA
Centre Hospitalier de la Région d'Annecy
Référence à rappeler : Déménagement du Centre Hospitalier de la Région d'Annecy: Organisation, Cheikh Yatma Diop, Rapport de stage, Certification Professionnelle TSIBH, UTC, 2007-2008
URL : http://www.utc.fr/tsibh ; Université de Technologie de Compiègne

Résumé 

   Ce rapport est réalisé dans le contexte du déménagement du Centre Hospitalier de la Région d’Annecy (CHRA) vers ces nouveaux locaux: le Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy (NHRA). Il relate les différentes phases et l’organisation du transfert de l’hôpital, plus particulièrement le transfert du service biomédical, du service hémodialyse et du bloc opératoire.
    A partir de l’expérience vécue, des recommandations pour le transfert d’un service médical sont également proposées.

Mots clés: Déménagement, transfert, hôpital,CHRA, service biomédical, bloc opératoire, service hémodialyse.

Abstract

    This report is accomplished in the context of the move of the Hospital Center of Annecy Region (CHRA) towards these new places: the New Hospital of Annecy Region (NHRA). He relates different stages and organization of the hospital transfer, more particularly the transfer of biomedical service, dialyze service and of the surgical unit.
    From lived experience, recommendations for transferring medical service are also offered.

Key words : Move, Transfer, Hospital, CHRA, biomedical service, surgical unit, dialyze service.

Remerciements

    Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont, de prés ou de loin, participé à la réalisation de ce rapport: particulièrement Madame Anne-Laure Razimbaud chef du service biomédical de m’avoir accepté dans son équipe et de ses conseils sur l’élaboration du rapport et les techniciens que j’ai accompagnés lors du transfert:

  • Monsieur Mouhamed Ait Ouassi: technicien supérieur
  • Monsieur Philippe Henriot: technicien supérieur en dialyse
  • Monsieur Yohan Hudry, technicien supérieur
  • Monsieur Roland Avrillon : Maitre ouvrier

 A l’ensemble du service biomédical un grand merci.
    Je tiens également à remercier Monsieur Gilbert Farges de la visite qu’il a faite sur mon lieu de stage et de ses conseils.

    A ma famille aussi merci pour leur soutient moral.

Sommaire

Glossaire

Introduction

I. Présentation du contexte du stage

1.      Le Centre Hospitalier de la Région d’Annecy

2.      Le Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy

3.      L’organisation du déménagement du CHRA vers le NHRA

4.      Le service biomédical et ses changements lors du transfert

II. Déménagement des services

1.      Déménagement du service biomédical

2.      Déménagement du pôle hémodialyse

3.      Déménagement du bloc opératoire

4.      Synthèse sur l’ensemble des activités

III. Recommandation pour un transfert de service médical

Conclusion

Sources

Annexes

Poster

La présentation du rapport de stage vous pouvez la voir en cliquant
ici

Glossaire

CHRA: Centre Hospitalier de la Région d’Annecy
NHRA: Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy
SB: Service Biomédical
СTL: Centre des Transferts Logistiques
GCO: Groupe de Commandement Opérationnel
DM: Dispositif médical
GMAO: Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
Système RAID: Redundant Array of Independent disks: Système qui, en cas de panne sur un système opérationnel ou  disque dur,  reconstruit les données manquantes à partir des informations stockées sur les autres disques durs
PDCA: Plan Do Check Act: outil de qualité
DI: Demande d'intervention
RI: Rapport d'intervention

Introduction


    Avec l’augmentation de la population, la croissance des villes et l’arrivée des technologies nucléaires dans la santé, beaucoup d’hôpitaux construits durant les années 1900 peinent à faire face aux besoins croissants des patients. Pour résorber ce retard, différentes mesures sont égalements prises: construire des bâtiments annexes proches du centre  hospitalier pour pallier les insuffisances de l'ancien ou un nouveau hôpital moderne qui remplacera l'ancien. Cette dernière est le choix du CHRA ou j’ai suivi tout le processus de déménagement de l’hôpital et d’aménagement au NHRA.

    Ce rapport contient la présentation de l'environnement dans lequel s'est déroulé le stage ainsi l’organisation du transfert des services de soins où j’ai pris une participation active sans oublier les enseignements susceptibles d'aider dans le transfert d’un service médical.


I.    Présentation du contexte du stage
    1.    Le Centre Hospitalier de la Région d'Annecy

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Fig. 1: Le Centre Hospitalier de la Région d’Annecy [1]

    Le Centre Hospitalier de la Région d’Annecy est un établissement publique de santé intercommunal rattaché aux treize communes composant la communauté de l’agglomération d’Annecy: Annecy, Annecy-Le-Vieux, Argonay, Chavanod, Cran-Gevrier, Epagny, Mezt-Tessy, Meythet, Montagny, Poisy, Pringy, Quintal et Seynod.
    Le CHRA assure la participation aux actions de santé publique (médico-sociale, éducation sanitaire et prévention), participe à la mise en œuvre du dispositif de vigilance destiné à garantir la sécurité sanitaire. Il concourt à la formation initiale et continue des personnels médicaux, sages-femmes, paramédicaux et autres, à la lutte contre l’exclusion sociale.
    Les principales activités de l’hôpital sont :
  • Médecine : cardiologie, diabétologie, endocrinologie, gériatrie, gastro-entérologie, infectiologie, néphrologie, neurologie, onco-hématologie, pédiatrie, pneumologie, rhumatologie.
  • Chirurgie : viscérale et urologie, orthopédie et traumatologie, ORL, ophtalmologie, stomatologie, chirurgie ambulatoire.
  • Psychiatrie : générale, infanto juvénile.
  • Personnes âgées : soins de suite et de longue durée, maison de retraite et cure médicale.
  • Gynécologie obstétrique.
  • Institut de formation en soins infirmiers : 369 étudiants.
    Le CHRA s’organise en pôles d’activité pour la mise en œuvre de la politique d’établissement dans le cadre d’une procédure de contractualisation, d’une meilleure qualité et sécurité des soins:
  • Pôle des urgences
  • Pôle de médecine interne
  • Pôle médico-chirurgical
  • Pôle femme/mère/enfant
  • Pôle médico-technique
  • Pôle de gériatrie
  • Pôle de santé mentale
  • Pôle de santé publique
  • Pôle de soutien aux activités
Le personnel est ainsi réparti :

Tableau 1: Répartition du personnel du CHRA [1]

Profession

Effectif

Personnel soignant et éducatif

1529

Médecins et internes

300

Personnel administratif

257

Personnel technique et ouvrier

212

Personnel médico-technique

103

Contrats temporaires

120

Stagiaires/an

453

NB : les données du tableau sont de 2006

    2.    Le Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy

NHRA_pic
Fig. 2: Le Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy [1]

    Le Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy est implanté sur la commune de Metz-Tessy. Il est desservi par de grands axes routiers (autoroute A41) qui facilitent son accès. L’hôpital occupe une surface de 54119 m2 ; son acquisition foncière, la construction et les équipements font un budget  de 227 millions d’euros.
    Pour accueillir les patients dans les meilleures conditions, il est conçu comme une cité-jardin hospitalière. Le NHRA offre une capacité d’accueil de 652 lits et de places et l’organisation est faite par pôles fonctionnels au nombre de neuf (voir tableau 2).

Tableau 2: Programme capacitaire [1].

Pôles

Nombre de lits

Urgence / Réanimation / Infectiologie

57

Neurologie / Cardiologie / Pneumologie

105

Femme / Mère / Enfant

127

Traumatologie/Orthopédie/Rhumatologie

67

Activités opératoires / Anesthésiologie / Spécialités

46

Chirurgie viscérale / Pathologies Digestives/Urologie

70

Endocrinologie/Diabétologie/Néphrologie/Hémodialyse

72

Cancérologie

55

Gériatrie

30

Santé mentale

23

Total des lits :

652


Tableau 3: Répartition des chambres individuelles et doubles [1]

Pôles d’activités médicales

Individuelles

Doubles

Urgence / réanimation / infectiologie

47

5

Neuro / cardio / pneumologie

65

20

Femme / mère / enfant

69

29

Traumato / orthopédie / rhumatologie

33

17

Activités opératoires / anesthésiologie / spécialités

24

11

Chirurgie viscérale / pathologies digestives / urologie

40

15

Endocrinologie / diabèto / néphro / hémodialyse

30

15

Cancérologie

27

14

Gériatrie

20

5

Santé mentale

17

3

Total

372

134

Répartition des chambres

73%

27%

    Le concept de pôles est réalisé sur plusieurs niveaux (2 niveaux) qui s'organisent en duplex à l'Ouest. Les niveaux 2 et 3 s'articulent ensemble. Le niveau 2 étant le niveau d'accueil général, il regroupe en principe les consultations, le niveau 3 étant réservé à l'hospitalisation. Les niveaux 1 et rez-de-chaussée s'articulent ensemble. Le niveau 1 étant le niveau d'accueil, il regroupe en principe les consultations, le rez-de-chaussée étant réservé à l'hospitalisation sur la partie Ouest. Cependant trois cas particuliers sont à remarquer:

  • Le pôle Urgences/Réanimation/Infectiologie dont la partie Urgences/Réanimation se situe au niveau 1 et la partie Infectiologie au niveau 2
  • Le pôle Femme/Mère/Enfant se développe sur les niveaux Rez-de-chaussée, 1 et 2 en partie Sud du bâtiment
  • Le pôle Gériatrie/Santé mentale se situe de plain-pied sur le niveau rez-de-jardin avec accès extérieur en terrasse
    Les pôles se découpant sur deux niveaux, une logique de mise en duplex par l'intermédiaire d'atriums permet de recréer l'unité d'espace.
    Le NHRA a bénéficié de nouveaux équipements qui font de son plateau technique un outil de travail de très haute technicité contribuant à garantir une qualité et sécurité des soins optimales. Le NHRA est doté de: 11 salles d’opération dont 1 pour l’urgence obstétricale, 5 salles de radiologie dont 2 dédiées aux urgences, 1 salle IRM plus 2 de scanographie, 3 salles d’échographie, 1  salle de mammographie, 1 salle d’angioplastie coronaire, 1 salle de simulation et 2 salles de traitement avec accélérateur de particules pour la radiothérapie, une chaîne robotisée de tri, d’acheminement et de réalisation des analyses biologiques.


    3.    L’organisation du déménagement du CHRA vers le NHRA

    Le déménagement du CHRA vers le NHRA a été décidé lors d’une réunion du conseil d’administration en 1992. L’acquisition du terrain a été faite en 1993 et les constructions ont débuté en mai 2001. La fin de celles-ci a coïncidé avec le déménagement. Une cellule a été montée à l’hôpital avec les missions suivantes:
  • Suivi des chantiers
  • Suivi des appels d’offre liés aux travaux
  • Animer le transfert
  • Centraliser les demandes des correspondants pour ensuite les réorienter au niveau des responsables du domaine qui était concerne (Transport, biomédical, informatique, technique, logistique…)
  • Signaler au groupe de commandement opérationnel (GCO) tout problème rencontré
Le GCO a pour mission :
  • Coordonner  et organiser tout le transfert
  • Contrôler les entreprises et autres prestataires en charge du déménagement via les différents responsables de secteur
  • Evaluer le transfert quotidiennement
  • Réaliser un rapport au Directeur
  • Résoudre les dysfonctionnements
  • Prescrire avec les responsables de service des mesures correctives.

En général, le GCO gère les problèmes, les dysfonctionnements et assure le suivi décisionnel au quotidien.

    On peut distinguer trois phases dans le déménagement : les préparatifs,  la  période du déménagement et le post déménagement. Chaque phase est caractérisée par des actions centralisées pour la réussite du transfert


        a.    Les préparatifs du déménagement:

    C’est la période qui correspond au tout début du projet de construction des bâtiments de NHRA jusqu’au début du transfert. Durant cette période a eu lieu:
  • les préparatifs des locaux à la réception des DM,
  • l’installation du nouveau scanner, des nouvelles salles de radiologie,
  • la réception des nouveaux appareils,
  • montage de la station d’eau pour la dialyse et les urgences,
  • lancement de la chaîne entièrement automatisée au laboratoire,
  • lancement du Transport automatise lourd (TAL).
  • recensement au CHRA des appareils à transférer
  • la mise en place du plan d’équipement.
        b.    Le déménagement

    Le transfert est organisé par pôle et au niveau de chaque pôle, ils'est effectué par service. Il a eu lieu sur la période du 16/04/2008 au 13/06/2008 soit au total une durée de six semaines. Durant cette période, il n’y eut pas d’interruption au niveau des soins livrés aux patients; l’hôpital est resté fonctionnel au CHRA et au NHRA. Ceci a constitué une des plus grandes problématiques durant cette période. Chaque service adoptait une gestion des ressources humaines et techniques sur les deux lieux et en coordination avec les autres pôles. Le déménagement des services a eu semaine après  semaine [annexe 1: schéma général] et s'est effectué comme suit:
    Quelques jours avant le transfert d’un service, le cadre du service concerné avec les déménageurs et un technicien biomédical faisait le tour de l’ensemble du service pour fixer quelques conditions de transfert souhaitables et donner des recommandations.
    Le technicien biomédical assure les préconisations de transfert des équipements du service (démontage, conditionnement, remise en service, tests à effectuer).
    La veille du transfert il fallait étiqueter les cartons et les appareils, faire le nécessaire pour le déménagement du lendemain.
    L’étiquetage des cartons se faisait de la manière suivante: N60-03-1977.
                Les trois premières caractères indiquaient :   N60 = Centre hospitalier
                                                                                   N62 = CTL
                Les deux caractères qui suivaient: 03 indiquaient le niveau, l’étage.
                Les quatre derniers caractères: 1977 indiquaient le numéro de la porte du local où était destiné l’appareil ou le carton.
Ces étiquettes étaient colorées en fonction des étages d’arrivée.

Tableau 4: Désignation des couleurs sur les étiquettes [3]

Bâtiment

Niveau

Couleur d’étiquette

CTL

Cuisine

Grise

RDC

Rouge

1er étage

Bleue

PCS

Jaune

NHRA

N+1

Verte

N+2

Rose

N+3

Orange

N+4

Noire

N+5

Violette

etiquette_carton

Fig. 3: étiquetage des cartons [2].

        c.    Post déménagement

    Dés lors que les appareils étaient présents au NHRA, le service concerné devait s’assurer qu’il n’y avait pas de dispositifs manquants, vérifier la conformité des livraisons [3] par rapport au nombre. Les agents du service devaient faire les petits branchements tels que les fours micro-ondes, les théières…, nettoyer et désinfecter tout le matériel médico-technique, mettre en place les archives et la documentation; les déménageurs rangeaient le meuble. Le service biomédical installait les DM, faisait les tests et les contrôles qualités.


    4.    Le service biomédical
        a.    L’organisation du service

    Le service biomédical est composé d'un ingénieur qui fait office de chef du service, de six techniciens supérieurs dont un adjoint de l’ingénieur, d’un maître ouvrier, d’un agent chef, d’un standardiste et d’un agent approvisionneur (gestion des bons  de commande, facturation).
    L’adjoint occupe les fonctions de chef de service en cas d’absence de l’ingénieur. Dans les fonctions qu’il assure avec l’ingénieur on peut citer: l’assurance du bon fonctionnement du service, la coordination des activités du service biomédical, la mise en place des procédures et autres documents de qualités, la gestion des congés, des présences et absences, la répartition de la charge de travail entre les techniciens. Il assure la gestion du stock de pièces détachées. En cas de besoins, il est suppléant auprès des techniciens.
    Les techniciens sont responsables de la planification (validée avec l’ingénieur et les cadres des services concernés) des maintenances préventives de leur secteur [annexe 2: Spécialités des techniciens]. Le technicien référent est responsable des interventions curatives dans son secteur et de la traçabilité des interventions sur  la GMAO. Il analyse les risques sur le secteur de maintenance et doit approfondir les connaissances techniques dans son secteur.
    L’agent d’accueil a comme fonction la réception des demandes d’intervention (DI) et la réception des dispositifs en panne, la rédaction des bons de travail, la répartition des interventions, la gestion du stock des consommables, le suivi et la réception des dispositifs en réparation en externe. Il établit les devis et gère les équipements de prêt qui sont réservés au remplacement des appareils en panne des services et qui fait l’objet d’une intervention par le biomédical.
    L’agent approvisionneur à comme fonction la gestion de la logistique, la réalisation de la commande, l’établissement des factures pour le service financier et de la réception des pièces détachées, des consommables et des nouveaux dispositifs médicaux.
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Fig. 4 : Structure du service biomédical [2]

        b.    Les changements au sein du service biomédical

    Dans le cadre du projet de déménagement du CHRA vers le NHRA beaucoup de changements avaient eu lieu au sein du service biomédical tant sur le plan organisationnel que sur le plan de l’effectif.
    Le service a augmenté son effectif en recrutant un technicien supérieur un an avant le début du déménagement et a accueilli un stagiaire ingénieur quatre mois avant et deux stagiaires techniciens supérieurs un mois avant le déménagement.
    L’agent recruté est venu en replacement d’un technicien qui fut affecté au niveau du NHRA pour le suivi de l’évolution des travaux et la coordination des interventions des différents prestataires.
    Le stagiaire ingénieur a assisté le chef du service dans la coordination des activités liées au déménagement, sur l’évolution des travaux des locaux du service biomédical et sur la mise en réseau des différents équipements biomédicaux (scanner, reprographe, automates de laboratoire …  etc.).
    Les deux stagiaires techniciens supérieurs ont accompagné les autres agents du service dans le déménagement des pôles médicaux où ils étaient responsables, dans le déménagement du service biomédical et dans le processus de maintenance et contrôle des dispositifs médicaux.
    Dans l’organisation générale du déménagement, celui du service biomédical a eu lieu deux semaines avant les pôles médicaux. L’enjeu était, au moment où ces derniers démarraient leur transfert, d'éviter l’interruption des soins prodigués aux patients dans les deux sites au CHRA et au NHRA, car le SB est au centre des interventions auprès des patients. Le SB intervenait sur les deux hôpitaux en même temps.
    Au CHRA les soins continuaient tandis que les techniciens biomédicaux géraient la maintenance des équipements et intervenaient au moment des pannes.
    Au NHRA, le SB assurait le suivi des travaux qui n’étaient pas terminés, le transfert des dispositifs du CHRA vers le NHRA ainsi que leurs installations et bons fonctionnements.
    L’organisation adoptée a été la suivante: Tout le service biomédical déménage à l'exception de l’atelier de maintenance de la dialyse qui déménage en même temps que le pôle hémodialyse. En cas de réception d’une demande d’intervention, le technicien en garde à la dialyse partait faire une première évaluation. S'il ne peut pas intervenir, il contacte le technicien référent de la spécialité et selon la criticité de la panne et la transportabilité  du dispositif il décide de l’intervention sur place ou de son transfert vers le NHRA. Ce transfert est soit assuré par le service biomédical, soit par le service logistique de l’hôpital (voir figure ci-dessous).

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Fig. 5: Diagramme de maintenance corrective du service biomédical au moment des transferts [2]

NB: Diagramme pour le cas d'un DM transportable.

II.    Déménagement des services
    1.    Déménagement du service biomédical


    Les préparatifs du déménagement du service biomédical ont débuté une semaine avant la date du transfert. Suivant les recommandations dans le mode d’emploi du  déménagement, j’ai été chargé avec l’autre stagiaire technicien de préparer le transfert des historiques et de la documentation technique stockés au niveau des archives. La procédure adoptée a été la suivante: les dossiers étaient déclassés par ordre alphabétique. Dans les cartons où étaient rangés les dossiers, je marquais le sens d’évolution et sur la partie externe, j’écrivais le contenue. De même, une étiquette était collée pour indiquer la destination.
    Du fait que la documentation technique des équipements à rénover figurait encore dans les archives, j’ai fait un tri pour la remettre aux associations humanitaires à qui le SB laissait ces appareils. Comme ces derniers étaient déjà exclus dans l’inventaire de la GMAO, pour chaque dossier, je vérifiais la présence de l’appareil dans ASSET PLUS (GMAO en place depuis l’été 2007) ou dans COSWIN (GMAO précédente).


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Fig. 6: Plan du nouveau local du service biomédical

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Fig. 7: Archives et bibliothèque du service biomédical [2]

    Tout ceci nous a permis, une fois au NHRA d’agir plus opérationnellement et de rendre la documentation aussi tôt  utilisable. Après cette partie, sur la période des préparations des transferts, je me suis occupé avec l’agent d’accueil du déménagement du stock.
    Tout le stock était rangé dans des casiers numérotes, sur des étagères qui aussi étaient numérotes. Chaque élément était allié à son dispositif et les étagères étaient séparées entre les consommables, les articles non-stockés et ceux tenus en stock. Nous avons agi de la même sorte que lors de la préparation  du transfert des archives. Les cartons étaient étiquetés et au dessus nous marquions des indications sur le contenu. Tout ce qui était fragile était enveloppé avec du papier à bulles. Les liquides et autres objets de grosse taille étaient mis à part. Le matériel de prêt était de même enveloppé avec du film en plastique et étiqueté.
    Une fois que tout a été au NHRA, nous avons procédé au montage des étagères et au rangement du stock. Les éléments dont nous n’arrivions pas à retrouver leur emplacement, à partir de la base sur ASSET PLUS (ou COSWIN) ou celle que l’agent d’accueil a créée  sur EXCEL, nous les reclassions dans les casiers. Aucun changement organisationnel du stock n’a été fait et tout a été  remis à l'indentique.
    Au cours du déménagement, à part le technicien qui était en garde au niveau de l’atelier de dialyse, tout le collectif avait été mobilisé et séparé en deux groupes: un sur le CHRA (dont je faisais parti) pour étiqueter le reste des appareils, les meubles à transférer, guider les déménageurs, vérifier les conditions de transfert et s’assurer que rien n’a été oublié. L’autre groupe était au NHRA où les travaux pour l’emménagement du local du SB n’étaient pas encore terminés. Il  préparer la réception du matériel, monter les établis.

    2.    Le déménagement du pôle hémodialyse

    Le service hémodialyse fonctionne tous les jours de la semaine de 6h à 20h30 sauf les dimanches. C’est pour cela que son déménagement s’est déroulé durant un week-end [annexe 3: transfert en détail] et c’était impératif que le service fonctionne le lundi qui suit. Comme ca, les préparatifs ont été faits le samedi et le transfert le dimanche.
    Le service biomédical, particulièrement les techniciens de dialyse et moi avons préparé ce transfert. La mission qui nous était assigné était la suivante:

  • Assurer une bonne mise hors tension des DM au CHRA
  • Accompagner le déménagement
  • Réceptionner et repartitionner les DM au NHRA
  • Ranger le nouvel atelier de dialyse
  • Mettre en marche et tester les générateurs de dialyse
        a.    Le transfert des générateurs et de l’atelier biomédical en dialyse

    Le samedi, vu qu’au NHRA les nouvelles installations hydrauliques ont des prises qui différent de celles au CHRA, après la désinfection des DM par les infirmières,  j’ai répertorié tous les générateurs. Ensuite, en fonction des installations au NHRA, j’ai allié à chaque DM un local [annexe 4: adresse des générateurs]. Comme le service s’étend sur deux étages, j'ai fait de telle sorte qu’on puisse retrouver chaque type d’appareil sur chaque niveau.

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Fig. 8: Différents types de générateur au NHRA [2]

    Par la suite, avec les deux techniciens de dialyse qui étaient présents ce jour là, nous avons démonté les anciens raccords pour en mettre de nouveaux avec les bonnes prises.
    Le déménagement de l’atelier a été effectué comme décrit dans « Déménagement mode d’emploi » [3]. Nous avons commencé par la mise en carton de la documentation technique, des archives de contrôle qualité. Puis, nous avons entamé la mise en carton du stock. Le contenu de chaque casier a été emballé et était marqué le niveau qu’il occupe sur l’étagère.

    b.    L’organisation de la réception et de la mise en marche des générateurs

    Le jour du transfert, un technicien était au CHRA pour assister les déménageurs et assurer le chargement en toute sécurité des DM. L’autre technicien et moi étions au NHRA pour préparer la réception des appareils, vérifier le bon fonctionnement de la station d’eau.
    A l’arrivée des  équipements, j’ai eu comme mission de suivre et de vérifier l’emplacement des générateurs. Comme tout était déjà répertorié la veille, je me référais sur la liste que j’avais.
    Après cela, suivait la phase de mise en marche des générateurs, leur essai et leur séance de désinfection. Durant cette période, selon le type d’appareil et le nombre dans chaque salle, j’ai équipé les machines en bicarbonate, en poche d’acide  pour le mélange du dialysat et en désinfectant. Le diagramme des essais est représenté sur la figure 9.

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Fig. 9 : Diagramme des testes des générateurs en dialyse [2]

    Comme notre problématique a été le support de la charge hydraulique de tous les générateurs par le central d’eau, nous avons coordonné le lancement des rinçages par une mise en marche synchronisée. C’est sur ce mode qu’on a le maximum de débit d’eau pour tester la charge du central d’eau.
    Par la suite, nous avons lancé la préparation qui consiste à faire l’autotest de la machine et préparer le dialysat: un mélange de Diasol; une solution acide concentrée pour hémodialyse  et du bicarbonate de sodium en poudre.
    Après cette étape, suit la désinfection avec du Dialox, liquide désinfectant et détartrant à base d’oxygène actif.

    3.    Le déménagement du bloc opératoire


    Le bloc opératoire fait parti des services devant être sur les deux sites en même temps. Son transfert a débuté une semaine avant le début du transfert des services de soins et des patients [annexe 1: schéma général] et a duré 5 semaines.
    L’organisation du bloc était telle que différentes spécialités  étaient à des niveaux différents et étaient gérées séparément ; tandis qu’au NHRA elles étaient sur un même étage avec une gestion commune.
    Le transfert a été organisé en fonction du déménagement des autres services.
Exemple: le bloc des spécialités a déménagé dans le même jour que le service d’ophtalmologie [annexe 3: Transfert en détail].
    Pendant toute cette durée, l’hôpital  gérait deux blocs opératoires en deux lieux différents et ceci constituait la problématique tant au niveau des services de soins qu’au niveau du service biomédical.
    Avant le début des transferts, beaucoup d’activités ont été menées au niveau du NHRA qu’au niveau du CHRA.

  • Au CHRA les DM qui sont à transférer ont été répertoriés et étiquetés par le cadre du service et le technicien référent.
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Fig. 10: Etiquetage des appareils [2]

  • Au NHRA les travaux touchaient presque à leurs fins et 3 salles d’opération neuves étaient  entièrement installées.
Pour chaque salle à transférer, le cadre nous donnait une liste des DM et le local de destination [annexe 5: liste des appareils à transférer].
    Par rapport au plan d’équipement et au fonctionnement du bloc sans arrêt le transfert s’est déroulé comme suit:
  • Les nouveaux DM sont réceptionnés au NHRA, testés et mis en marche. Ils s’agissaient: des bras des scialytiques, des caméras, des moniteurs, des microscopes électroniques pour les opérations en ophtalmologie, des installations de fluides médicaux (oxygène, air, oxyde d’azote et vide).
  • Au bloc des spécialités, au CHRA, certains DM étaient déplacés vers les autres salles du bloc général pour la continuité des interventions. Les autres DM, avec le technicien référent, nous les préparons au transfert:
    • Débranchement
    • Protection ; emballage
    • Suivi du transfert
    • Réception
    • Mise en marche et test: nous avons réalisé ces tests la plupart du temps sur les respirateurs d’anesthésie. 
On lançait le programme de test de la machine et suivait les indications sur l’écran concernant:
    • les tests d’étanchéités:de la machine, du circuit patient
    • les tests de pression : minimale et maximale
    • test de débit
    • test de fuite
    • test de résistance, compléance
respirateurs
Fig. 11: Différents types de respirateur [2
 

    Le suivi du transfert était nécessaire du fait que les déménageurs ne sont pas familiers à ces équipements et n’ont aucune estimation de leur fragilité.
    Ainsi, notre démarche durant toute la période du transfert du bloc opératoire s’inscrit dans un cycle PDCA. Nous avons agi de la sorte et chaque fois et avons pris des dispositions pour  prévenir les difficultés rencontrées au transfert précèdent.


pdca
Fig. 12: Cycle PDCA [2]

    4.    Synthèse sur l’ensemble des activités

    Dés le début de mon stage j’étais chargé d’accompagner le technicien responsable du suivi des travaux au bloc (bras scialytique, bras multimédia, bras fluides médicaux…) à poser les négatoscopes dans chaque salle. Les difficultés rencontrées lors de cette intervention étaient que souvent les prises électriques n’étaient pas à la place indiquée sur le schéma architectural. Lors de l’arrivée des services de soins, la suite de la pose des négatoscopes transférés du CHRA et la réalisation du répertoire de leur emplacement m’a été spécialement confiée.
    Nous n’avions pas réalisé de contrôle qualité étant donné que ce n’est pas obligatoire et qu’il n’existe pas de normes harmonisées sur les négatoscopes [7] [8]. Mais, du fait que même si la qualité du cliché est excellente, seule, cela ne suffit pas à faire un bon diagnostique, car il n’est pas garanti que le médecin puisse bien voir avec un mauvais éclairage, un contrôle de l'intensité lumineuse (Lux) en différents points du négatoscope était souhaitable.
    La moyenne de l’intensité lumineuse mesurée  et l’homogénéité doit être telle qu’aucune zone ne puisse être éclairée au point de gêner le médecin dans l’exercice de sa fonction. L’écart maximum toléré est une variation de 30% entre le centre et les angles [7]. L'éclairage de la pièce où se trouve le négatoscope a aussi son importance, pour limiter les lumières parasites, et doit être contrôlé : les valeurs mesurées doivent être comprises entre 30 et 100 lux [8].
    La puissance lumineuse doit être de 1700 cd/m² minimum pour un négatoscope standard. La température de couleur de la lumière à la surface du négatoscope doit être comprise entre 4500 et 6500° Kelvin.
    Concernant le test des respirateurs d’anesthésie, il n'y avait pas de protocole établi. Seul le programme autotest interne aux machines a servi de base et c’est lui qui était lancé à chaque fois. C’est pour cela un protocole de vérification de ventilateur artificiel déjà utilisé à l'UTC lors de la formation TSIBH a été proposé [annexe 6: protocole de contrôle qualité appareil de ventilation].
    En dialyse après le transfert des générateurs ; nous n’avons pas effectué de contrôle qualité, car la majeure partie des appareils était contrôlée avant le transfert, mais j’ai assisté au contrôle d’une machine Innova réalisé sur la base d’un protocole [annexe 7: Protocole de contrôle qualité d’un générateur de dialyse].
    Au niveau de la mise en place de la documentation technique et des archives, comme ma mission n’a pas été d’apporter des améliorations ou des changements j’ai remis tout  exactement comme c’était avant, mais un classement par spécialité (Dialyse, pousse-seringue, respirateur…), après par ordre alphabétique et par la suite sur les étagères marquer les premières lettres des dossiers  permettraient une recherche beaucoup plus facile.
    Concernant le stock, j’ai remarqué qu’au SB il y’a deux bases de données : une sur Excel l’autre sur Asset-Plus au moment où ce dernier fournit presque toutes les fonctionnalités utilisées sur Excel et générant en plus des alarmes par rapport au niveau de stock et des statistiques sur les entrées et les sorties. Je pense que le mieux est de maintenir une base (celle d’Asset-Plus) et de bien la gérer.
    Concernant encore la base des données, le résultat des tests de sécurités électriques sur les DM, est sauvegardé dans un dossier, sur le bureau d’un ordinateur.  Toutefois, le jour où cet ordinateur aura des problèmes soit sur le système opérationnel ou sur le disque dur, toute l'information serait perdue, il n’y aurait plus de trace des tests faits. Sauvegarder toutes ces données sur un serveur avec un système RAID serait un moyen de sécuriser les informations et de les rendre accessibles aux techniciens à partir de n'importe quelle poste.

III.    Recommandation pour un transfert de service médical


    Des hôpitaux qui déménagent, on n’en voit pas tous les jours. Par contre, le transfert de services médicaux est beaucoup plus fréquent. À partir de l’expérience vécue au sein du CHRA et au NHRA: l’organisation du déménagement, ci-dessous sont relatées quelques recommandations pour un transfert de service médical.

Ishikawa
Fig. 13: Diagramme cause effet pour la réussite d’un  transfert [2]

    Ce diagramme d’Ishikawa sont représentés les différents services et les actions qu’ils doivent accomplir pour la bonne réussite d’un transfert de service médical. Par exemple le service médical doit:

  • répertorier les DM à transférer,
  • donner leur volume et masse si possible,
  • définir les DM qui nécessitent un transport particulier,
  • donner la date de disponibilité des appareils,
  • exclure toute éventualité que d’autres services aient  besoin du DM après son transfert,
  • définir les conditions d’accès sur les locaux (tenu vert, sabot…)
  • Fournir l’emplacement des appareils
    Vu toutes les activités menées lors de ce stage on peut bel et bien représenter le processus de déménagement comme une pyramide : à la base les préparatifs qui occupent environ 70% de son hauteur, au sommet l’aménagement (l’installation) environ 20% et entre les deux le transfert environ 10%.
pyramide
Fig. 14: Pyramide du processus déménagement [2]

    Cette pyramide, la meilleure manière de la grimper est d’appliquer des outils de qualité telle que la méthode du PDCA ou le QQOQC en définissant aux différents intervenants ce qu’ils doivent faire, où est ce qu’ils doivent réagir, quand et comment intervenir.
    Dans le tableau ci-dessous est représenté un exemple de la méthode QQOQC pour un transfert de service médical.


Tableau 5: Méthode QQOQC pour un transfert [2]

Qui

Quoi

Quand

Comment

Service Biomédical

Répertorier DM

Accompagner transf

Tester DM

Control qualité

Actuel local

Sur le trajet

Futur local

Futur local

Avant  transf

Pendant transf

Après transf

Après transf

Avec cadre SM

Avec déménag

Contrôle alarme

Utiliser protocol

Service de soins

Répertorier DM

Fixer date disponibl

Garantir accès

Donner emplacem

 Préparer archives

Actuel local

Actuel local

Les 2 locaux

Les 2 locaux

Les 2 locaux

Avant transf

Avant transf

Pendant transf

Avant transf

Avant et après

Avec SB

Contacter interv

 

Sur plan

Déménageur

Emballage des DM

Sécuriser le transf

Déballage

Montage meuble

Actuel local

Sur le trajet

Futur local

Futur local

Avant transf

Pendant transf

Apres transf

Après transf

Papier à bulles

0% de casse

 

Consult instruct

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Conclusion

    Ce stage a été en premier lieu un moyen pour moi de faire la découverte du milieu hospitalier et d’un service biomédical. Il m’a aussi permis d’assister et de participer activement aux différentes phases de déménagement et d’aménagement de l’hôpital, mais aussi de vivre des changements organisationnels d’un service  biomédical.
    Durant cette période j’ai pu constater l’importance de la gestion de l’interface entre le biomédical et les différents autres services intervenant dans le milieu hospitalier.
    J’ai pu assister et intervenir lors de contrôles qualité sur des dispositifs médicaux, au lancement du nouveau scanner et de la mammographie.

Sources
  1. Le nouvel hôpital de la région d’Annecy en bref ; Intranet du NHRA
  2. Déménagement du centre hospitalier de la région d’Annecy ; Cheikh Yatma Diop; Rapport de stage TSIBH 2008 UTC.
  3. Déménagement  Mode d’Emploi : Transfer des services et archives vers le Nouvel Hôpital de la Région d’Annecy Edition mars 2008, Cabinet Demeninge.
  4. Gestion des stocks dans un service biomédical ; Mérine Guy-Albert, Rapport de stage, TSIBH, UTC 2006.
  5. Mode opératoire de control préventif des respirateurs ; Leonard Harérimana ; Rapport de stage, TSIBH, UTC 2006.
  6. Acquisition de compétences techniques biomédicales en maintenance et contrôle qualité ; Jérôme Garet, Rapport de stage, TSIBH, UTC 2006.
  7. Maintenance et contrôle qualité en radiologie; José Village: Rapport de stage SPIBH, UTC 2003-2004 http://www.utc.fr/tsibh/public/spibh/03-04/Stages/village/village01.htm#methodologiedemiseenplaceducq 
  8. Maitrise du contrôle qualité interne et externe en mammographie de dépistage systématique; Sylvain Debeux : Rapport de stage, SPIBH UTC 2003-2004.
  9. La qualité au biomédical; François Thibault; Cours TSIBH, UTC 2008.
  10. Outils de base qualité; Gilbert Farges; Cours TSIBH, UTC 2008.
  11. Contrôle qualité en ventilation artificielle; Alain Donadey; Cours TSIBH, UTC 2008.

Annexes

Annexe 1: Schéma général

schema_general
Annexe 2: Spécialités des techniciens

Annexe 3: Transfert en détail
La présentation du transfert vous pouvew la voir en cliquant ICI

transfert1

transferté

transfert3

trqnsfert4

ransfert5

transfert6

transfert7

Annexe 4: Adresse des générateurs

Etage

Chambre

Machine

Référence

Type

Nombre

4 ém étage

N60-04-A420

Intégra

1

R15

N60-04-A422

Intégra

2

R9

R10

5008

1

 

N60-04-A423

Intégra

2

R12

R13

4008

1

F5

N60-04-A425

Innova

1

117235

N60-04-2520

Intégra

4

R11

R14

R16

R23

5 ém  étage

N60-05-A518

5008

1

 

4008

1

F6

N60-05-A519

Intégra

2

R17

R18

N60-05-A520

Intégra

1

R15

N60-05-A521

5008

1

 

N60-05-A522

4008

1

F8

N60-05-A523

Intégra

1

R20

4008

1

F7

N60-05-A524

Intégra

2

R21

R22



Annexe 5: Liste des appareils à transférer

liste

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Annexe 6: Protocole de contrôle qualité des ventilateurs

cq_vent1

cq_vent2
Annexe 7: Contrôle qualité d’un générateur de dialyse