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directement sur cette page, sachez que ce travail est un rapport
d'étudiants et doit être pris comme tel. Il peut donc
comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur
doit admettre et donc supporter. Il a été
réalisé pendant la période de formation et
constitue avant-tout un travail de compilation bibliographique,
d'initiation et d'analyse sur des thématiques associées
aux technologies biomédicales. Nous
ne faisons aucun usage commercial et la duplication est libre. Si vous
avez des raisons de contester ce droit d'usage, merci de nous en faire part .
L'objectif de la présentation sur le Web est de
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les échanges professionnels. En cas d'usage du document,
n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne
lecture...
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Internalisation de
la maintenance : La problématique des Antilles-Guyane
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Roland BENNAIM |
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Référence
à rappeler : Internalisation de la maintenance : La
problématique des Antilles-Guyane, R.BENNAIM, Rapport de stage (Confidentiel),
Certification Professionnelle TSIBH, UTC, Session 2008
URL : http://www.utc.fr/tsibh
; Université de
Technologie de Compiègne
Rapport
de stage en partie confidentiel. Pour sa diffusion sur internet, les
données ont été remplacées par "XXXX"
|
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RESUME
Au sein d’un
établissement de santé, le service biomédical
permet d’assurer la maintenance des équipements médicaux,
leur sécurité d'utilisation et leur disponibilité.
Il participe à l'achat et à l'intégration des
dispositifs médicaux au sein de la Clinique. Enfin, il Joue un
rôle de conseil, de veille technologique et réglementaire
dans le domaine des technologies médicales.
La problématique des services biomédicaux dans les
Antilles-Guyane est leurs situations géographiques. Ils doivent,
en effet permettre d’assurer la maintenance et une qualité de
prestation digne d’un établissement de soins tout en
étant confrontés à certaines difficultés
spécifiques aux départements d’outre mer.
Ce rapport est une approche de cette problématique et explique
certaines adaptations nécessaires de l’organisation du
biomédical. Il permet de faire le point sur
différents sujets et les contraintes à prendre en compte.
Mots clés :
Internalisation de la maintenance, GMAO, endoscope.
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ABSTRACT
In a
healthcare institue, the
biomedical department assures the proper maintenance of the biomedical
equipments. It has the responsibility of getting all the devices safe
to use and available. The biomedical team also participates in the
buying process and in the integration of the medical devices within the
hospital.Finally, the department has role of advice, technology and
statutory watch in the field of the medical technologies.
The problem of the biomedical services in Antilles-Guyane is their
geographical situations. The biomedical department has to deliver a
perfect service while being confronted with the particular
difficulties of the outer sea departments.
This report is an approach of these difficulties and the specific
organization necessary in the french outer sea departments. It will
treat various subjects and the different problems the biomedical
team has to face.
Key words :
Internalisation of the maintenance, GMAO, endoscope.
|
Je tiens à
remercier la Direction de La Clinique
Les Eaux Claires (GUADELOUPE) du
Groupe KAPA Santé pour m’avoir offert la
possibilité
d’effectuer mon stage de fin d’études au sein de son
établissement.
Je remercie également Monsieur
Paul GRASCOEUR, ingénieur
biomédical, pour m'avoir accueilli et permis de faire mon
stage
à ses côtés.
Je tiens aussi à exprimer mes remerciements à Monsieur
Pol-Manoël FELAN de l'Université de Technologie de
Compiègne pour l'attention et le suivi de ce rapport de stage.
Je tiens également à remercier mon établissement
d’origine, la Clinique
Véronique (GUYANE) du Groupe KAPA
Santé, pour m’avoir offert la possibilité de
partir
pendant six mois suivre cette formation qualifiante.
I. Présentation du Groupe KAPA
SANTE
I.1.
Présentation du lieu
de stage : La Clinique des Eaux Claires
II. SUJET N°1 : Participation
à la mise en
place d’une Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur
Introduction
II.1. Objectif
II.2. Les enjeux
II.2.a. Une
base de données partagée
II.2.b.
Gestion
des pièces détachées
II.2.c.
Le parc
II.3. Choix de la
GMAO : Pourquoi
AssetPlus de GE HEALTHCARE
II.4. Processus
de mise en œuvre
II.4.a.
Formation des techniciens biomédicaux
II.4.b. Choix
d'un référent GMAO
II.4.c. Mise en
service d'une version de démo
II.4.d.
Modification de champs libres et création de notices
simplifiées
II.4.e. Mise en
service de la version définitive d'AssetPlus
II.5. Utilisation
d’AssetPlus
II.6. CONCLUSION
III. SUJET N°2 : Internalisation
de la
maintenance : La problématique des départements d’outre
mer
Introduction
III.1. Problématique :
Antilles-Guyane
III.1.a.
L’octroi de mer : régime spécifique aux
DOM
III.1.b.
Douane
: Export/Import
III.2. Les
enjeux
III.3.
Internaliser et
externaliser : quel équilibre ?
III.4. Analyse
des couts de
maintenance interne/externe
III.4.a.
Maintenance des trois cliniques d’outre mer
III.5. Comparatif
et les
coûts associés
III.5.a.
Maintenance de chaque dispositif par la tierce
maintenance
III.5.b.
Internalisation de la maintenance préventive
III.6.
CONCLUSION
IV. SUJET N°3 : Expertise
technique des pannes
d’endoscopes
Introduction
IV.1. Etude des
pannes
d’endoscopes (méthodologie AMDEC)
IV.2.
Stratégies de
réduction des pannes
IV.2.a.
Sensibiliser les utilisateurs « aux bonnes pratiques
endoscopiques »
IV.2.b. Prix
d’achat moyen du matériel pour l’endoscopie
IV.2.c.
Matériel de la Clinique les Eaux-Claires
IV.2.d.
Coûts de Maintenance Curative
IV.3. Le choix
de
l'internalisation
IV.3.a. Les
formations
V. Conclusion
VI. Bibliographie
VII. Annexes
VIII. Glossaire et
Définitions
retour sommaire
I.
Présentation du Groupe KAPA SANTE
Depuis sa création en 2003, le groupe KAPA
Santé a su
s’imposer comme un acteur important spécialisé dans le
domaine de la santé.
Il se caractérise par une volonté constante en
matière de sécurité, de qualité des soins
et de technicité.
Il affiche une croissance dynamique et exponentielle par l’augmentation
du nombre d’établissements, de malades traités, et de son
chiffre d’affaires.
Avec 7 établissements implantés en France
métropolitaine et dans les départements d’outre-mer
(Antilles - Guyane), il pratique les disciplines majeures en
matière médicale, chirurgicale et obstétricale.
Il participe activement à la modernisation et à la
restructuration des établissements au titre de bâtisseur
ou de rénovateur.
Chiffres clés
- 7 établissements
- 352 praticiens
- 82430 malades traités
- 1036 salariés
I.1. Présentation du lieu
de stage : La Clinique des Eaux Claires
La Clinique Les Eaux Claires est l'un des établissements de
soins les plus importants de Guadeloupe.
Agréée par l'Agence Régionale de l'Hospitalisation
avec laquelle elle a signé un Contrat d'Objectifs et de Moyens,
la clinique peut ainsi recevoir tous les patients
bénéficiant de la Sécurité Sociale et des
diverses caisses mutuelles complémentaires.
Les Eaux Claires est une clinique "MCO" : Médecine, Chirurgie,
Obstétrique, établissement de soins privé,
adhérent de la Fédération de l'Hospitalisation
privée Guadeloupe avec :
- un service d’Urgences 24h/24h
- urgences MAIN 24h/24h
- un service de radiologie conventionnelle +
scanner (mammographie, IRM, angiographie)
- un laboratoire d’analyses médicales ouvert
24h/24h.
Son service ambulatoire connaît une forte activité.
L’établissement possède :
- 12 blocs opératoires
- 2 salles post-interventionnelles
- 1 service de stérilisation centrale
- 1 bloc obstétrical
Parmi les nouveaux matériels acquis :
- 1 scanner dernière génération
(64 barrettes)
- 1 lithotripteur
- 1 laser ophtalmologique
Le bâtiment répond aux normes parasismiques.
Par ailleurs, une centaine de médecins interviennent sur le
site. La clinique est également réputée pour son
service obstétrique et ses quelques 2000 naissances par an.
En matière de lutte contre les infections nosocomiales, la
clinique les Eaux Claires est classée en A* (dans le classement
des hôpitaux et cliniques), avec un score ICALIN égal
à 96/100, dans la classe des établissements
supérieurs à 100 lits. La classe A est composée
des établissements de santé les plus en avance dans la
lutte contre les Infections Nosocomiales, notés sur 100 selon 31
critères.
Politique qualité
La clinique Les Eaux Claires bénéficie de la politique
générale du Groupe KAPA Santé en matière de
sécurité et de qualité des soins avec :
- Coordination des vigilances sanitaires
- Service qualité
- Questionnaire de satisfaction des patients
- Enquêtes relatives à la
sécurité et à la qualité des soins
(incidence et prévalence en hygiène hospitalière)
Historique
Evolution depuis sa
création
La clinique les Eaux Claires est le fruit du regroupement de trois
établissements de santé :
- La clinique médico-chirurgicale de
Saint-Claude du Docteur RATON (située au 1er Plateau à
Saint-Claude).
- La clinique médico-chirurgicale "Maison des
Colibris" du Docteur THARSIS (située dans le bourg des
Trois-Rivières).
- La clinique "Les Rosiers" devenue aujourd'hui la
clinique de l'Espérance (située à l'entrée
du bourg des Abymes).
Le regroupement des activités de ces trois cliniques a
été décidé suite à une
réorganisation de la carte sanitaire de la Guadeloupe
définie dans le schéma régional d'hospitalisation.
La clinique les Eaux Claires a ouvert ses portes sur le site de Moudong
Sud à Baie-Mahault en septembre 1994 et doit son nom à
son tout premier propriétaire, le Docteur Guy Beaubois (1994
à 1995).
Le Docteur Jean-Claude Pitat assure ensuite la gestion de
l'établissement de 1995 à 2001.
C'est en janvier 2001 que la SARL Guadeloupe Santé en obtenait
la gestion par jugement du tribunal mixte de Pointe-à-Pitre.
Aujourd'hui
Depuis 2001, des avancées successives ont permis
d’améliorer notablement le plateau technique de
l’établissement :
- 2002 : ouverture du centre de consultations de 14
cabinets de spécialistes.
- 2003 : ouverture du service des Urgences et
ouverture du Laboratoire d’Analyses Médicales BIODOM ouvert 24h
sur 24h depuis cette date.
- 2004 : Ouverture du Centre d’Imagerie
Médicale avec l’IRM de 1.5 tesla. Ouverture du Centre de
Préparation à l’Accouchement et au suivi post-natal.
- 2005 : mise en place de l’Angiographie
Numérisée.
- 2006 : Ouverture du Nouveau bloc opératoire
avec 6 salles aseptiques, modernisation du service de chirurgie
ambulatoire, obtention de l’autorisation du scanner, préparation
des lits de Surveillance Continue.
- 2007: Installation d'un scanner dernière
génération (64 barrettes).
Chiffres clés
- 290 salariés ETP
- Plus d'une centaine de praticiens libéraux
- 18 000 entrées annuelles
- 15 000 interventions chirurgicales
- 48 000 journées d’hospitalisation
- 22 000 urgences admises
- Plus de 2000 naissances annuelles
- 3 unités de chirurgie
- 1 service de chirurgie ambulatoire
- 1 unité de médecine
- 1 unité de gynéco-obstétrique
- 100 000 consultants annuels
Plateau
technique
Bloc opératoire
- 12 salles d’interventions aseptiques
- 6 salles hautement aseptiques pour la chirurgie
prothétique : Ophtalmologie, main, orthopédie, vasculaire
- 6 salles aseptiques classiques : Viscérales,
gynécologie, urologie, ORL, stomatologie
- 2 salles septiques dont une avec lithotripteur
- 2 salles d’endoscopie avec écho endoscopie
et cathétérisme rétrograde de la papille
duodénale
- Un secteur de stérilisation centrale
- 2 salles de surveillance post-interventionnelle
Urgences
- Service d’Urgences ouvert 24h/24h
Imagerie médicale
- Radiologie conventionnelle : Deux tables de
radiologie conventionnelle numérisées
- Un scanner dernière génération
(64 barrettes)
- Une salle d’échographie
- Imagerie par Résonance Magnétique
(IRM 1.5 tesla)
- Angiographie Numérisée et
interventionnelle
- Un sénographe accrédité pour
le dépistage du cancer du sein
Laboratoire d'analyses médicales
- Permanence 24h/24h (Laboratoire d’Analyses Médicales
BIODOM)
- Biochimie
- Hématologie
- Bactériologie
- Immunologie
Particularités
- Centre de consultations chirurgicales
- Centre de préparation à l’accouchement et de suivi
post-natal
- 3 salles de soins
- 1 unité d’hospitalisation de très courte
durée (7
lits)
Centre
d’Exploration Cardio-vasculaire
- Epreuves d’efforts
- Écho cardiaque et Écho Doppler cardiovasculaire
- Holter
- Pacemaker
- Echographie Trans-Œsophagienne
Centre
d’Exploration Gastro-entérologique
- Vidéo-Endoscopie digestive classique
- Micro-endoscopie gastrique
- Echo-endoscopie digestive
- Cathétérisme Rétrograde de la papille
duodénale
Centre d’Exploration Ophtalmologique
- Angiographie
- Laser / Laser de chirurgie réfractive
- Champs visuels
Centre de
Consultations Pluridisciplinaire
- Chirurgie digestive
- Chirurgie orthopédique
- Chirurgie urologique
- Chirurgie de la main
- Ophtalmologie
- Gynécologie Obstétrique
- Pédiatrie
- Chirurgie Vasculaire
- Cardiologie
- Gastro-entérologie
- Dermatologie
Bloc Obstétrical
- 4 salles de naissance
- 2 salles de pré-travail
- 1 nurserie
- Surveillance avec monitorage informatisé
Contexte
général : La Problématique des Départements
d’outre-mer
La situation
géographique de la Clinique Les eaux claires
(Guadeloupe) impose au service biomédical une organisation
spécifique par rapport à la métropole. Les
départements d’outre mer sont isolés, il n’y a pas de
constructeurs, mais uniquement des distributeurs dans les
Antilles-Guyane. Les envois en réparation pour la
métropole ainsi que les livraisons, s’effectuent soit par
bateau, ce qui implique un délai minimum de 4 semaines (le
double pour un aller-retour), soit par avion, très
onéreux et uniquement pour les dispositifs d’envergure moyenne
(Pour exemple, il semblerait inconcevable l’envoi d’un scanner par
avion). L’informatisation des services biomédicaux du Groupe
KAPA Santé est essentielle pour assurer une meilleure
cohésion des services biomédicaux Antilles-Guyane et
métropole.
La participation à la mise en place d’une GMAO est la
première mission qui m’a été confié pour
améliorer l’organisation des différents services
biomédicaux du Groupe.
La distance qui sépare la Guadeloupe avec la métropole
implique une autre difficulté, celle de la maintenance. En
effet, les sociétés de tierce maintenance sont quasi
inexistantes dans cette région… Cette problématique sera
l’étude de ma deuxième mission, à savoir
l’internalisation de la maintenance.
La maintenance n’est pas toujours possible selon la complexité
du dispositif, cependant il semblerait que certaines pannes
puissent être évitées. Cette analyse fera l’objet
de ma troisième mission : Expertise technique des pannes
d’endoscopes.
II.
SUJET N°1 : Participation à la mise en
place d’une Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur
Introduction
La GMAO est un
outil informatique d’aide à la mise en place de
la politique et du suivi des opérations de maintenance.
La maitrise, voire le calcul de ses propres coûts de maintenance
est souvent une tache difficile. Il est également
compliqué d’archiver et de gérer les comptes-rendus
d’interventions papiers. Enfin, la gestion d’un stock est souvent
délicate sans système informatisé. Le choix
d’avoir de GMAO dans un service biomédical est une
solution sans laquelle il y aurait quelques difficultés à
gérer les dispositifs médicaux, les maintenances, les
achats, les stocks, les contrats, et bien d'autres choses. Vu la
quantité de matériel et de services biomédicaux
dans le Groupe KAPA Santé, la GMAO doit associer la
traçabilité de ce qui est fait ou doit être fait en
matière de maintenance.
D’un point de vue économique la GMAO à
pour but de
permettre l’optimisation de la gestion des pièces de rechange,
de réduire les prix de revient par diminution des coûts de
maintenance.
D’un point de vue technique la GMAO va permettre de prolonger la
durée de vie des équipements, de faciliter le suivi de
l’activité de maintenance, de faciliter la maintenance des
systèmes complexes.
D’un point de vue réglementaire la GMAO assurera la fonction de
traçabilité des dispositifs médicaux (RSQM)
La GMAO peut donc être un outil d'aide
à la
décision permettant de :
- Maîtriser les coûts des installations à
maintenir
- Optimiser les moyens techniques et humains de maintenance
- Maîtriser la préparation des interventions, leur
planification et leurs coûts
- Optimiser la gestion du stock de pièces de rechange afin
de maintenir une disponibilité satisfaisante des dispositifs
- Inventorier les installations techniques et les documenter
- Assurer une traçabilité (RSQM)
II.2.a. Une base de données partagée
La GMAO doit permettre de réaliser des
interventions sur les DM
avec le maximum d'efficacité.
Pour cela la GMAO représente une base de
données partagée entre les services biomédicaux
des différents sites.
La GMAO a l'avantage de l'informatique en réseau, c'est à
dire la capacité de trouver rapidement l'information utile et
d’éditer des états de disponibilité ou de
fiabilité.
II.2.b.
Gestion des
pièces
détachées
La GMAO aide à gérer les magasins des
différentes
cliniques, à initier et gérer les mouvements internes au
site ou inter-cliniques.
Avec la GMAO, les équipements sont
répertoriés,
repérés géographiquement, décomposés
en une arborescence fonctionnelle. Elle permet de connaître leur
âge, le fabricant, les garanties, le coût annuel des
contrats de maintenance, les procédures de réparation
associées.
Elle permet de réaliser facilement une traçabilité
tout au long du processus de réparation.
II.3.
Choix de la GMAO : Pourquoi AssetPlus de GE
HEALTHCARE
Le choix du logiciel de GMAO « AssetPlus
» de GE
HEALTHCARE est un choix commercial de l’ingénieur
biomédical.
II.4.
Processus de mise en œuvre
II.4.a. Formation des techniciens biomédicaux
La formation des Services biomédicaux du
Groupe KAPA SANTE est
nécessaire pour commencer l’exploitation du logiciel.
II.4.b. Choix d'un
référent
GMAO
Choix d’un référent GMAO qui pourra
assurer la
pérennité de l'application dans les différents
services biomédicaux. Cette réussite repose sur
l’implication du personnel en interne.
II.4.c. Mise en service d'une
version de démo
Début d'utilisation sur une version de
démonstration
(AssetPlus Réflexe en monoposte), avec l’intégration des
dispositifs dans la base de données, qui à pour but la
simulation de l’exploitation de la GMAO.
II.4.d. Modification de champs libres
et
création de notices simplifiées
Pour des raisons fonctionnelles, des champs libres
ont
été modifiés et renommés, correspondant de
ce fait, plus aux besoins et attentes du service.
Des notices simplifiées on été
créées, afin de résumer les opérations de
base pour l’utilisation du logiciel.
- Tables d’export Excel
- Nouveau dispositif…
II.4.e. Mise en service de la version
définitive d'AssetPlus
La version définitive n’est pas encore
acquise. C’est la raison pour laquelle les services biomédicaux
utilisent et continuent de renseigner la version de démo. La
base de données sera importée dans la version finale via
le logiciel Import Tools de Ge Healthcare.
II.5.
Utilisation d’AssetPlus
La GMAO permettra
à l’ensemble des services
biomédicaux de pouvoir optimiser leurs maintenances, de
maitriser les interventions mais aussi d’assurer un stock de
pièces détachées inter-cliniques. L’importance de
cette gestion par réseaux est capitale afin de pallier
à la distance des différents sites ainsi qu’au
décalage horaire entre la métropole et les
Antilles-Guyane. La version définitive n’est pas encore acquise
mais les avantages que représentent la GMAO en termes de
cohésion des services biomédicaux, ainsi que les
obligations du RSQM feront que la mise en place définitive se
fera très prochainement.
III.
SUJET N°2 : Internalisation de la
maintenance : La problématique des départements d’outre
mer
Introduction
Alors qu’il semblerait que la tendance conduit les
établissements de santé dans une démarche
d’externalisation de leur maintenance, les motivations de
l’internalisation de la maintenance préventive et curative dans
les DOM sont multiples : Réduire les couts, diminuer
l’immobilisation des dispositifs… Dans cette étude nous nous
intéresserons aux enjeux, aux matériels pouvant
être maintenus en interne ou par différentes entreprises
concurrentes. Les autres dispositifs devront faire l’objet
d’études spécifiques.
III.1.
Problématique : Antilles-Guyane
III.1.a. L’octroi de mer : régime
spécifique aux DOM
Qu’est-ce que l’octroi de mer ?
Dans les régions de Guadeloupe, de Guyane, de Martinique et de
la Réunion, les opérations suivantes sont soumises
à une taxe dénommée octroi de mer :
- L'importation de marchandises
- Les livraisons de biens, faites à titre
onéreux, par des personnes qui y exercent des activités
de production. Sont considérées comme des
activités de production les opérations de fabrication, de
transformation ou de rénovation d’un bien meuble corporel, ainsi
que les opérations agricoles et extractives
La livraison d'un bien s'entend du transfert du pouvoir de disposer
d'un bien meuble corporel comme un propriétaire.
Les prestations de service n'entrent pas dans le champ d'application de
cette taxe.
Les conseils régionaux peuvent également instituer un
octroi de mer régional dont l’assiette est identique à
celle de l'octroi de mer.
Ces deux taxes ne sont pas applicables dans les communes de
Saint-Martin et de Saint-Barthélemy. www.douane.gouv.fr
III.1.b. Douane : Export/Import
Bien que les D.O.M. (Guadeloupe, Martinique, Guyane,
Réunion)
fassent partie du territoire douanier et statistique de l’Union
européenne, les envois de la métropole à
destination des D.O.M. et réciproquement des D.O.M. vers la
métropole ou les autres Etats membres de l'UE sont
considérés comme des exportations. Ces échanges
sont réalisés sous couvert d'une déclaration en
douane de type Document administratif unique (D.A.U.) Source
: http://www.douane.gouv.fr
Formalités : Demande d’export temporaire (voir annexe 1)
L’internalisation de la maintenance permettra d’une
part, une réduction des couts à grâce à une
gestion des pièces détachées adéquate ainsi
que les frais d’expédition vers la métropole, les taxes
douanières … et d’autre part, une réduction des
délais pour une remise à disposition du dispositif
évitant ainsi les livraisons qui restent bloquées
plusieurs jours par manque d’un document spécifique pour
la douane, les grèves des transporteurs …
III.3.
Internaliser et externaliser : quel
équilibre ?
Les questions à se
poser :
III.4.
Analyse des couts de maintenance
interne/externe
III.4.a. Maintenance des trois cliniques d’outre mer
Aucune maintenance préventive n’est
contractualisée pour le parc de matériel des
Cliniques d’outre-mer.
Solutions :
1) La maintenance de chaque matériel est effectuée
par le constructeur.
Solutions très chère mais très pratique, les
prestataires sont sur place, mais ils n’ont aucunes pièces
détachées.
2) Maintenance de chaque dispositif par la tierce maintenance
métropolitaine.
3) Internalisation de la maintenance préventive.
III.5.
Comparatif et les coûts associés
III.5.a. Maintenance de chaque dispositif par
la tierce maintenance
|
Dispositif
|
Clinique Les
Eaux Claires
|
Prix
maintenance externe HT en €uros
|
|
Respirateurs
Anesthésie
|
13
|
Confidentiel
|
|
Respirateurs
Réa, Reveil, Transport
|
2
|
Confidentiel
|
|
Mélangeurs
Gaz Halogénés
|
2
|
Confidentiel
|
|
Moniteurs de
Surveillance
|
53
|
Confidentiel
|
|
Moniteurs
Analyse Gaz Halogénés
|
9
|
Confidentiel
|
|
Emetteurs ECG
Télémétrie
|
0
|
Confidentiel
|
|
ECG
|
4
|
Confidentiel
|
|
Défibrillateurs
|
9
|
Confidentiel
|
|
Incubateurs
|
2
|
Confidentiel
|
|
Tables
Réa Bébé
|
5
|
Confidentiel
|
|
Photothérapie
|
1
|
Confidentiel
|
|
Pousses
Seringues/PCA/Perfusions
|
29
|
Confidentiel
|
|
Bistouris
Electroniques
|
19
|
Confidentiel
|
|
TOTAL FACTURE
PAR CLINIQUE € TTC
|
Confidentiel
|
Confidentiel
|
Tableau 1 : Cout de la
maintenance externe
Soit XXK€
TTC par an pour maintenir le Parc par la tierce maintenance.
III.5.b. Internalisation de la
maintenance
préventive
Achat des ECME
|
TESTEUR
|
MATERIEL CONCERNE
|
PRIX € HT
|
|
|
|
|
TESTEUR SECURITE ELECTRIQUE
|
TOUS
|
Confidentiel |
|
TESTEUR DEF
|
DEFIBRILATEURS
|
Confidentiel |
|
TOUTES PERFS
|
POUSSES SERINGUES, PCA, POMPES A PERF ETC.
|
Confidentiel
|
|
TESTEUR SPO2
|
MONITEURS DE SURVEILLANCE
|
Confidentiel
|
|
TESTEUR PNI
|
MONITEURS DE SURVEILLANCE
|
Confidentiel
|
|
TESTEUR ECG
|
MONITEURS DE SURVEILLANCE
|
Confidentiel
|
|
TESTEUR VENTILATION
|
RESPIRATEURS
|
Confidentiel
|
|
INCUBATEUR
|
INCUBATEURS
|
Confidentiel
|
|
BISTOURI
|
BISTOURIS
|
Confidentiel
|
|
GAZ HALO
|
MONITEURS GAZ HALLOGENES
|
Confidentiel
|
|
CARDIO TOCHO
|
CARDIOTOCHOGRAPHES
|
Confidentiel
|
|
LOGICIELS
|
|
Confidentiel
|
|
CALIBRATION ANNUELLE
|
|
Confidentiel
|
Tableau 2 : Cout des ECME
Investissement préalable de XX K€ TTC pour un banc d’essai
complet.
Il faut ensuite être
formé et acheter les Kits :
Un grand nombre de matériel ne
nécessite pas vraiment de
formation particulière.
La lecture du manuel technique et la réalisation de fiches de
maintenances préventives selon les préconisations
constructeur suffisent.
Pour les respirateurs d’anesthésie en
revanche et les moniteurs de Gaz Halogénés, il faut des
Kits de maintenance et être formé.
Nous pouvons souvent profiter de l’achat de respirateurs pour se faire
offrir les formations autrement assez couteuses.
Pour les formations techniques, :
- XXXX € TTC/ personne hors transport pour
Respirateur XXXX (2,5jours)
- XXXX € TTC/ personne hors transport pour
Respirateur XXXX (3jours)
- XXXX € TTC pour Respirateur XXXXX, sur 1 Site
(2,5jours), personnes illimités.
Kits maintenance : XXX€ par kit en moyenne
Investissement de Jours de Travail Homme en Formation Technique et
environ XXK€ de Kits maintenance
Il faut
enfin effectuer les maintenances préventives :
|
Dispositif
|
Temps de Travail en heures
par appareil
|
Clinique Les Eaux-Claires
|
|
Respirateurs
Anesthésie
|
Confidentiel
|
Confidentiel |
|
Respirateurs Réa,
Réveil, Transport
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Mélangeurs Gaz
Halogénés
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Moniteurs de Surveillance
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Moniteurs Analyse Gaz
Halogénés
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Emetteurs ECG
Télémétrie
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
ECG
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Défibrillateurs
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Incubateurs
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Tables Réa
Bébé
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Photothérapie
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Pousses
Seringues/PCA/Perfusions
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Bistouris Electroniques
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
TOTAL temps de travail par
clinique
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Tableau 3 : Temps de travail pour la maintenance en interne
Soit XX jours
complets de temps de travail homme.
La maintenance effectuée par
une société «
Tierce » à la Clinique Les Eaux Claires est de XXK€ par an.
La maintenance réalisée en interne est de :
- XXK€ une fois et XK€ par an de contrôle
sur banc d’essai
- XXK€ par an de Kits et ENVIRON XXK€ par an de
formations (temps de travail personnel compris)
- XXK€ par an de temps de travail homme ENVIRON
- XXK€ par an (si l’achat du banc est
lissée
sur 7 ans)
L’internalisation d’une partie de la
maintenance préventive est intéressante, mais doit
être déployée au niveau du Groupe. En effet,
l’achat des ECME uniquement pour la Clinique Les Eaux Claires ne serait
pas un choix économiquement intéressant, en revanche,
développer cette stratégie d’internalisation de la
maintenance pour l’ensemble des services biomédicaux serait
très rentable, mais nécessite une grande organisation et
des investissements dans le personnel.
IV. SUJET N°3 :
Expertise technique des
pannes
d’endoscopes
Introduction
La
complexité des endoscopes entraîne une
difficulté croissante des tâches de maintenance de ces
équipements tout au long de leur vie. L’analyse des
défaillances nécessite des méthodes de
vérification adaptées. Alors que des méthodes et
outils de qualité ont été développés
pour les étapes de contrôle (ohmmètre, testeur
d’étanchéité avec la connectique spécifique
à l’endoscope, rapporteur ou « abaque »,
générateur de lumière froide…) l’envoi en
réparation (métropole) de ces dispositifs coute cher et
les délais d’indisponibilité sont trop longs… C'est
pourquoi nous nous sommes intéressés à
l’internalisation de la maintenance préventive et curative des
endoscopes. L'objectif était de concevoir une stratégie
au niveau du groupe qui organise l'exécution de la maintenance
en interne et des contraintes à prendre en compte. Une analyse
comparative et une synthèse a été mené sur
l'ensemble des solutions. Cependant, le niveau d'expertise requis et le
coût de la
formation nécessite une étude de faisabilité et
une grande organisation, des investissements dans le personnel et doit
être déployée au niveau du Groupe.
Problématique
: QQOQCP
Qui ? Les services biomédicaux du Groupe.
Quoi ? Réaliser la maintenance préventive et curative en
interne.
Où ? Les services biomédicaux du Groupe.
Quand ? Après une analyse afin d’établir des plans
d’actions de manière à réduire les coûts et
les délais.
Comment ? En organisant une formation d’un référent
spécialisé dans l’endoscopie.
Pourquoi ? Réduire les couts et les délais
d’immobilisations.
IV.1. Etude des pannes
d’endoscopes
(méthodologie AMDEC)
Les
détériorations imputables à l’APA :
Certains:
- altération marquage sur la gaine externe
- fuites pistons, manettes, poignée (pièces caoutchouc -
étanchéité)
- débris noirs dans les bains (fragments de caoutchoucs)
- tubes plissés
Probables, mais
rencontrés aussi avec autres
désinfectants :
- altération BSR
- canaux air-eau bouchés
- altération tube liaison
- fuite extrémité endoscopes (colle)
- tubes percés
Source :
http://www.sfed.org
IV.2.
Stratégies de réduction
des
pannes
Dans un premier
temps, la diminution des pannes est une
nécessité et un objectif que c’est fixé le
service biomédical. L’étude des pannes récurrentes
ci-dessus a permis de répertorier les causes possibles des
dysfonctionnements. L’exploitation judicieuse de l'outil GMAO
permettra, en fin d’année, d’analyser l’impact de ce processus
de sensibilisation. (Voir annexe)
Dans un second temps, l’étude d’une
éventuelle
internalisation de la maintenance serait-elle possible? Et si oui,
jusqu’à quel niveau?
IV.2.a. Sensibiliser les utilisateurs «
aux bonnes pratiques endoscopiques »
Certaines pannes récurrentes sur les endoscopes souples
pourraient-elles être évitées?
|
Pannes
récurrentes
|
Causes
possibles
|
Tarif
de réparation en €
|
Tarif
pièce en €
|
|
Gaine d’introduction
pliée
|
Usure
normale/APA/mauvaise manipulation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Gaine principale
endommagé
|
Usure
normale/APA/mauvaise utilisation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Gaine
béquillable
|
Usure
normale/oxydation APA précoce/mauvaise manipulation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Gaine lumière
froide pliée
|
Usure
normale/oxydation APA précoce/mauvaise manipulation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Gaine distale
perforée, pliée ou annelée
|
Usure
normale/oxydation APA précoce/mauvaise manipulation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Béquillage
endommagé
|
Usure
normale/oxydation APA précoce/mauvaise manipulation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Canal à biopsie
endommagé
|
Usure normale/
APA/mauvaise manipulation
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Capteur ccd
défectueux
|
Usure normale/
APA/mauvaise manipulation/transport
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Usure, porosité
de la colle
|
Usure normale/ APA
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Guide lumière
endommagé
|
Usure
normale/oxydation APA précoce/mauvaise manipulation/transport
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Tableau 5 : Causes probables de dysfonctionnement associées aux
couts
Frais annexe :
- Frais d’exportation temporaire pour
réparation chez XXXXXX comprenant : inscription en douane,
transport aller-retour, frais de transitaires, assurances marchandises
: XXX€
- Désinfection : XXX€
- Bilan technique Contrôle d’entrée :
XXX€
- Test électrique : XXX€
- Mo vidéo/endo : XXXX€
- Frais de douane sur réparation : XXXX€
- Tarif XXXXX Médical
(distributeur) : XXXX€
Exemple
d’une Réparation d’une fuite de la gaine distale
|
|
Réparation
en interne
|
Réparation
en externe
|
commentaires
|
|
Tarif
pièces des détachées
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
Frais
d’exportations
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
Frais de
douane sur réparations
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
Tarif
prestataires DOM
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
Test
électrique
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
MO video/endo
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
Bilan
technique d’entrée
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
|
TOTAL
|
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Tableau 6 : Exemple de réparation en interne et externe
IV.2.b. Prix d’achat moyen du
matériel pour
l’endoscopie
|
XXXXXXX
|
YYYYYY
|
|
Prix
d'achat Moyen € TTC
|
3 ans
tous risques OBLIGATOIRE
|
Prix
d'achat Moyen € TTC
|
|
Coloscope
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Fibroscope
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Echoendoscope
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Duodenoscope
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Confidentiel |
|
Colonne
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Confidentiel |
Tableau 7 : Tarifs d'endoscopes
Le Matériel XXXXX et YYYYYY ont sensiblement des tarifs
équivalents. Il est de Qualité équivalente.
Cependant, le Matériel XXXXXX inclus OBLIGATOIREMENT un contrat
Tous Risques de 3 ans
IV.2.c. Matériel de la
Clinique les
Eaux Claires
Règle: Un Endoscope doit exécuter 350 à 400 (Max)
interventions par an
|
|
Interventions Estimées
|
Matériel (Théorique/Existant)
|
|
Eaux Claires
|
Confidentiel |
Confidentiel |
Tableau 8 : Besoins théoriques en endoscopie
Cette règle permettra de mieux répartir le
matériel et de l’augmenter rationnellement avec
l’activité.
IV.2.d. Coûts de Maintenance
Curative
Deux organisations différentes dans le groupe, métropole
et Antilles-Guyane permettent aujourd’hui de faire un comparatif et
d’en tirer les conclusions.
Coût
Moyen de dépense PAR AN, PAR ENDOSCOPE :
Dans cette étude, aucune différence
entre les
différentes Cliniques, que l’endoscope ait un contrat ou non
(coup par coup), le cout est de XXXX €uros par endoscope.
IV.3. Le choix de
l'internalisation
D’une part l’endoscopie coute excessivement
chère en
matière de maintenance, et d’autre part les délais
d’envoi en réparation sont minimum d’un mois* dans les
Antilles-Guyane. C’est la raison pour laquelle le service
biomédical à étudier l’éventualité
d’une partie de la maintenance.
*Moyenne sur l’année 2007 à la Clinique Les Eaux
Claires.
Exemple de formation en
maintenance endoscopique :
PARTIE
ENTIEREMENT CONFIDENTIELLE
L’internalisation
de la maintenance est réalisable pour une
partie de la maintenance. En effet, selon cette étude le
remplacement en préventif d’une gaine distale serait tout
à fait possible. En revanche, le service biomédical ne
pourrait pas effectuer une maintenance curative sur un capteur CCD dont
le prix de cette pièce est d’environ 7000 €uros et ce permettre
d’avoir un stock onéreux.
Cependant cette étude n’est pas aboutie faute de temps,
d’autres paramètres tels que le prix des formations chez les
autres concurrents ou la reconnaissance de la maintenance
préventive du fabricant, reste à analyser.
Ce stage m’a permis de découvrir une
organisation
différente par rapport à mon établissement de
santé d’origine. Les sujets proposés par
l’ingénieur biomédical sont très
intéressants et serviront pour l’amélioration des
services biomédicaux du Groupe KAPA Santé.
L’internalisation de la maintenance en endoscopie est un début
d’une analyse qui se poursuivra après ma formation, afin de
décider si on effectue ou pas la maintenance en interne.
Table des
illustrations
Figure 1 : Enjeux de la GMAO
Figure 2 : Processus de mise en œuvre
Figure 3 : Rétro-Planning du processus GMAO
Figure 4 : Exemple de modifications Sur AssetPlus
Figure 5 : Logigramme fonctionnel de la GMAO
Figure 6 : Choix de la maintenance
Figure 7 : Analyse des risques de pannes
Figure 8 : Couts de la maintenance curative
Figure 9 : Niveau de technicité de maintenance avec et sans
formations
Tableau 1 : Cout de la maintenance externe
Tableau 2 : Cout des ECME
Tableau 3 : Temps de travail pour la maintenance en interne
Tableau 4 : Diagramme d'Ishikawa sur les pannes d'endoscopes
Tableau 5 : Causes probables de dysfonctionnement associées aux
couts
Tableau 6 : Exemple de réparation en interne et externe
Tableau 7 : Tarifs d'endoscopes
Tableau 8 : Besoins théoriques en endoscopie
Les figures et tableaux ci-dessus ont
été crées
dans le cadre de mon rapport de stage avec la participation de
l’ingénieur biomédical.
Textes
réglementaires et normes :
- CIRCULAIRE DHOS/E2/DGS/SD5C/2003/N°591
du
17/12/2003 relative aux modalités de traitement manuel pour la
désinfection des endoscopes non autoclavables dans les lieux de
soins.
- Le décret n° 2001-1154 du 5
décembre 2001 relatif à l’obligation de maintenance et au
contrôle de la qualité des dispositifs médicaux,
ces dispositions ayant été codifiées aux articles
R 5211-5 et R 5212-25 à R 5212-35 du CSP.
- Le décret n° 2002-587 du 23 avril 2002
relatif au système permettant d’assurer la stérilisation
des dispositifs médicaux, ces dispositions ayant
été codifiées aux articles R 6111-18 à R
6111-21 du CSP.
- Norme NF S99-171 Maintenance des dispositifs
médicaux - Modèles et définition pour
l'établissement et la gestion du registre
sécurité, qualité et maintenance d'un dispositif
médical (RSQM).
- Circulaire N°591 du 17/12/2003 relative aux
modalités de désinfection des endoscopes dans les lieux
de soins. (abroge la circulaire N°236 du 02/04/1996).
Sites internet :
- Site de l’Association française des
ingénieurs biomédicaux : http://www.afib.asso.fr
- Site officiel de la douane :
http://www.douane.gouv.fr
- Site officiel de ministère de la
santé : http://www.sante.gouv.fr
- Site de la société française
d’endoscopie digestive : http://www.sfed.org
Autres
sites :
- Portail d’échange biomédical :
http://www.technologies-biomedicales.com
Ouvrage :
Guides des Bonnes Pratiques Biomédical dans un
établissement de santé, revue ITBM RBM, Novembre
2002 – Vol. 23 – Suppl. 2 Sous la responsabilité de G. Farges,
G. Wahart, J.M. Denax, H. Métayer.
http://www.utc.fr/~farges/bonnes_pratiques/bpb.htm
Rapports
d’étudiant:
« Définition d'une stratégie de maintenance
biomédicale basée sur une analyse de risques
» S. Rousselin – Rapport de stage Master MTS, UTC,
2006
Annexe 1 : Les
envois temporaires
Les exportations
et importations temporaires sont des opérations
douanières particulières qui permettent, sous certaines
conditions, de bénéficier d'exemptions de droits et taxes
(régimes suspensifs). Ces opérations obéissent
à des règles précises.
Afin de nous permettre de gérer pour votre compte ces
opérations de la manière la plus efficace, et aux
moindres coûts, vous trouverez ci-après quelques
éléments qui faciliteront la prise en charge de ces
envois.
Ces envois doivent répondre à l'un des motifs suivants :
- tests
- réparations sous garantie
- réparations hors garantie
- perfectionnement actif
- perfectionnement passif.
Dans tous les cas, une facture pro forma doit accompagner le
matériel. Les N° DE SERIE doivent figurer sur les factures.
S'il n'existe pas de n° de série, créez un moyen
d'identification, mentionné sur la facture.
Chaque motif génère certaines contraintes :
- Tests : le matériel doit retourner vers
l'expéditeur "à l'identique". Pas de modifications. La
valeur déclarée au retour doit être identique
à celle qui a été déclarée à
l'aller. Le laboratoire, ou la société qui a reçu
votre matériel est tenu d'émettre cette nouvelle facture
pro forma. Demandez à votre correspondant,
systématiquement, que soit reporté sur cette facture le
n° de la facture initiale.
- Réparations sous garantie : aucun frais de
douane perçu lors du retour. Condition : produire une copie de
la facture originale (ou un n° de facture).
- Réparations hors garantie : des frais seront
perçus sur la valeur de réparation. La facture de
réparation doit accompagner le matériel en retour.
Attention : certains états demandent que soit produit, avant le
départ de la marchandise, un document prouvant l'acceptation de
la réparation par le fournisseur (par ex : RMA Return Materiel
Authorization).
- Perfectionnement passif : permet d'exporter
temporairement un matériel communautaire. Le travail
effectué génère une plus value qui sera taxable
lors du retour. De nombreux cas sont envisageables.
- Perfectionnement actif : il s'agit d’un import
temporaire de matériel non communautaire en suspension de
droits. Un travail est effectué en France (ou en plusieurs
points, à l'intérieur de la communauté). Le renvoi
du matériel vers l'expéditeur génère une
facture).
Source : http://logistique.in2p3.fr/pagesfrancaises/infosdouane0.html
Annexe 2 :
Rappels des bonnes pratiques en endoscopie
VIII.
Glossaire et Définitions
AMDEC : Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de
leur criticité
DOM : Département d’Outre Mer
GMAO : Gestion de la Maintenance Assisté par Ordinateur
SFED : Société Française d'Endoscopie Digestive
APA : Acide peracétique
RSQM : Registre de Sécurité, de Qualité et de
Maintenance
ECME : Equipements de contrôle, de mesure et d'essai
Maintenance : ensemble des activités destinées à
maintenir ou rétablir un bien dans un état ou dans des
conditions données de sûreté de fonctionnement,
pour accomplir une fonction requise (NF X 60-000). Ensemble des
activités destinées à maintenir ou à
rétablir un dispositif médical dans un état ou
dans des conditions données de sûreté de
fonctionnement pour accomplir une fonction requise (décret no
2001-1154).
Maintenance corrective : maintenance effectuée après
défaillance (NF X 60-010).
Maintenance préventive : maintenance effectuée selon des
critères prédéterminés, dans l’intention de
réduire la probabilité de défaillance d’un bien ou
de dégradation d’un service rendu (NF X 60-010).
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