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Les propositions des bonnes pratiques d'exploitation du Cahier de Laboratoire

Abla KABBAJ TOUITA
Ilham EL KHARROUBI

Référence bibliographique à rappeler pour tout usage : Les propositions des bonnes pratiques d'exploitation du cahier de laboratoire, Ilham EL KHARROUBI, Abla KABBAJ TOUITA, 
Projet d'Intégration, MASTER Management de la Qualité (MQ), UTC, 2006-2007, URL : http://www.utc.fr/mastermq ; Université de Technologie de Compiègne
Résumé

La mise en place d’un cahier de laboratoire, est corrélative à celle d’une démarche qualité. En effet, les chercheurs adhèrent en partie à cette méthode de traçabilité afin de suivre les travaux de recherches déjà commencés. La recherche expérimentale, la chimie et la pharmacie sont ses secteurs de prédilection, quand, en parallèle, les sciences humaines et sociales semblent l’ignorer. Afin d’optimiser l’utilisation du cahier de laboratoire, un processus de bonnes pratiques d’exploitation dédié principalement aux chercheurs, a été élaboré. Une grille d’audit a été également mise en place pour évaluer la pertinence de ce processus au sein des unités qui l’ont adopté.

Mots clés : Cahier de laboratoire, Processus de bonnes pratiques d’exploitation, grille d’audit, traçabilité

Abstract

The installation of a book of laboratory, is correlative with that of a step quality. Indeed, the researchers partly adhere to this method of traceability in order to monitor the research tasks already started. Experimental research, chemistry and pharmacy are its sectors of predilection, when, in parallel, the social sciences seem to be unaware of it. In order to optimize the use of the book of laboratory, a process of good practices of exploitation dedicated mainly to the researchers, was elaborate. A grid of audit was also installed to evaluate the relevance of this process within the units which adopted it.

Key words : Book laboratory, Process of good practices of exploitation, audit grid, traceability.

Remerciements

Nous tenons à remercier notre tuteur Monsieur Gilbert FARGES responsable du Master Management de la Qualité, pour son encadrement et ses conseils tout au long de notre projet. Nous remercions aussi Monsieur Jean Pierre CALISTE Responsable du Master spécialité NQCE pour sa disponibilité, et son écoute. Leurs explications sur différents thèmes nous ont permis d’acquérir des nouvelles compétences et d’approfondir nos connaissances sur la méthodologie d’analyse et de conduite de projet.

Sommaire

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1 Introduction :

Le cahier de laboratoire a depuis toujours été considéré comme un témoin de la mémoire de la science, aujourd’hui celui-ci est devenu d’usage obligatoire. En effet, face aux exigences émanant des chercheurs, laboratoires et établissements de recherche,  une version nationale a été élaborée afin de répondre au mieux aux exigences de la recherche et d’harmoniser ses bonnes pratiques sur le territoire français. Dans sa conception et son pragmatisme le cahier de laboratoire représente un outil simple, complet  et perspicace. Il permet aussi et avant tout d’assurer la traçabilité des travaux de recherche, et le suivi des données. Il s’agit du cahier d’expérience, du cahier de manipulation ou encore  du cahier d’enregistrement, traditionnel et familier au chercheur.

Tout au long du projet, nous allons traiter les objectifs  juridiques, scientifiques et de qualité du cahier de laboratoire, son format et formalisme, les bonnes pratiques de son exploitation. Nous essayerons aussi de pointer objectivement les avantages et les inconvénients de l’informatisation du cahier de laboratoire.

Le but de notre travail consistera à rechercher auprès des laboratoires universitaires et industriels les pratiques réelles de mise en œuvre du cahier de laboratoire et d’en déduire les items sur lesquels il faut orienter les démarches d’amélioration afin de réaliser  un processus de bonnes pratiques d’exploitation du cahier de laboratoire.

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2 Développement d’étude :

Pour clarifier et décrire la problématique , un QQOQCP a été réalisé :

2.1 Clarification de la problématique : QQOQCP:

 Figure 1 : Clarification de la problématique QQOQCP

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2.2 Formulation et description du travail : PDS

Afin de bien mener le travail, on a établi une planification dynamique stratégique .


Figure2 : Planification dynamique stratégique du projet

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2.3 Déploiement du travail


L’utilisation du cahier de laboratoire s’inscrit dans le cadre d’une démarche qualité adoptée par les laboratoires universitaires et industriels publics et privés.Nous avons mené de front ce projet en suivant le fil directeur suivant présenté sous forme d’un logigramme.


Figure 3 : Logigramme du déploiement du projet

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3 Pourquoi une édition nationale ?

Le cahier de laboratoire est déjà en place depuis plusieurs années dans différents établissements de recherche publics, laboratoires et universités, notamment depuis 1999, où l’Institut Pasteur utilisait déjà 14000 cahiers, 14000 cahiers sont utilisés à l’INRA depuis 2000, 5000 à l’INSERM depuis 2000, 4700 au CEA depuis 1998, et 5000 dans Valor’Ouest depuis 2003 via une démarche collective.

La conception d’une version s’est imposée ou un guide pour généraliser et harmoniser l’utilisation du cahier de laboratoire, afin de répondre au mieux aux exigences de la recherche française. Par l’image de fiabilité, de rigueur et de responsabilité qu’il véhicule, il place les laboratoires dans une position d’éligibilité renforcée, dans un contexte de forte compétitivité scientifique,  il répond à un standard international en termes de bonnes pratiques professionnelles, et donne confiance au commanditaires nationaux et internationaux de la recherche, et contribue donc à l’image d’excellence de la recherche française. Le cahier de laboratoire national répond aussi à un enjeu d’identification, de capitalisation et de conservation du patrimoine intellectuel des établissements de recherche français, c’est un élément clé d’une politique de protection et de valorisation des résultats de la recherche.

Le cahier de laboratoire fait d’ailleurs partie des préconisations du ministère délégué à l’enseignement supérieur et à la recherche, dans le cadre de l’adoption d’une charte de la propriété intellectuelle par les organismes. Le ministère délégué à l’enseignement supérieur et à la recherche a d’ailleurs lancé l’opération 100000 cahiers de laboratoires, qui seront distribués gratuitement sur les différentes unités de recherche.

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4 Objectifs du cahier de laboratoire

De par ses fonctions, le cahier de laboratoire remplit plusieurs objectifs :

4.1 Outil scientifique :

Il permet de capitaliser les savoirs et les savoir- faire d’un chercheur, d’un stagiaire, ou d’un laboratoire. C’est un outil de mémoire des choix établis, des expériences infructueuses ou des hypothèses abandonnées. Il évite de recommencer des expériences déjà faites ou les pertes d’informations, par exemple liées au départ d’un stagiaire ou d‘un doctorant. Il favorise et facilite la transmission des connaissances, des méthodes, des compétences que ce soit en interne entre chercheurs et étudiants, ou vers l’extérieur en facilitant la rédaction des publications, exposés, thèses ou des brevets.

4.2 Outil des bonnes pratiques de partenariat :

Dans le cadre d’une collaboration, le cahier de laboratoire, permet d’identifier les connaissances ou savoir-faire préexistants à un contrat et développés durant ce contrat, d’estimer plus précisément la contribution scientifique et technique de chaque partenaire, de justifier les moyens engagés en terme de personnel, de temps, de financement et donc de démontrer l’exécution de chaque partenaire. Il s’agit d’une exigence accrue et justifiée des financeurs publics comme privés.

4.3 Outil juridique :

Par la rigueur de son formalisme, le cahier de laboratoire est un élément de preuve de l’authenticité, de l’originalité et de la paternité des résultats. Il permet :

4.4 Outil d’une démarche qualité en recherche :

Il permet de garantir la manière dont les résultats ont été obtenus, surtout s’ils sont inattendus, et ainsi d’assurer la reproductibilité des expérimentations.

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5 Comment se présente le cahier de laboratoire ?

La forme et le formalisme du cahier de laboratoire doivent  répondre aux règles indiquées au niveau du guide, ce sont d’ailleurs les conditions de son caractère probant et d’autre part de répondre au besoin, pour une utilisation éventuelle dans le cadre juridique, d’attribuer à une personne spécifique des informations complètes, précises et bien vérifiables.

Le laboratoire est le plus à même d’évaluer ses besoins, les enjeux et les risques liés au contexte de sa recherche et donc de définir ou d’adapter les règles nécessaires et pragmatiques pour l’utilisation du cahier dans son propre environnement de travail. Il faut néanmoins être conscient que la tenue rigoureuse d’un cahier, si elle requiert un effort initial, peut s’avérer fort utile dans certains cas, qu’on ne découvre souvent qu’à posteriori. Il se présente sous forme d’un cahier A4, sur lequel l’utilisateur enregistre au fil de l’eau ses travaux de recherche. Il existe deux modèles de cahier, de 200 pages ou de 80 pages perforées.

Ce dernier modèle peut être utilisé par exemple par des stagiaires ou être inséré dans un classeur, associé à des documents ou des données relatives aux expérimentations mais difficiles à insérer dans un cahier. Un numéro unique est affecté à chaque cahier, permettant la traçabilité des cahiers eux-mêmes. Les pages du cahier sont numérotées et cousues collées : l’arrachage et le remplacement de pages sont alors rendus difficiles et détectables. Avec l’usage d’une encre indélébile, le cahier est ainsi infalsifiable.

5.1 Que faut il y consigner ?

Le cahier de laboratoire doit contenir suffisamment d’informations pour que les éléments décrits puissent être compris et  reproduits.

 
5.2 Comment utiliser le cahier ?

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6 La propriété des cahiers de laboratoire :

Les cahiers de laboratoires sont la propriété de l’établissement de rattachement du laboratoire.

6.1 Attribution des cahiers de laboratoires :

Le responsable de l’unité se charge des règles d’affectation des cahiers par exemple par chercheur, par projet et par équipe. Rien n’empêche un même chercheur d’écrire dans plusieurs cahiers en parallèle s’il mène plusieurs projets en même temps.



Figure 4 : Tableau de suivi de l’attribution des cahiers de laboratoire

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6.2 Les signatures

Les responsabilités des signatures en tant que témoin peuvent être réparties entre le responsable d’unité, des collègues ne travaillant pas sur le projet de recherche, des chercheurs d’autres équipes travaillant au sein du même laboratoire. La signature se fait dans le respect des règles  de confidentialité. Une liste de témoins ayant signé le cahier de laboratoire peut être établie.


Figure 5 : liste de témoins potentiels pour la signature du cahier de laboratoire


6.3 Consultation et reproduction:

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6.4 Stockage et archivage :

Les cahiers de laboratoire, résultant d’une activité publique, relèvent de la loi sur les archives. Ils sont conservés aussi bien parce qu’ils ont un intérêt légal, que dans une perspective historique. Ils doivent donc être stockés et conservés dans un lieu sur en attendant d’être archivés. Le laboratoire doit prévoir plusieurs étapes d’archivage :

Le lien entre documents, données et fichiers référencés dans le cahier doivent être conservés au moment de l’archivage

Les figures 6 et 7 présentent  deux exemplaires de tableaux pour le suivi de l’archivage des cahiers de laboratoire et le suivi des stocks des cahiers de laboratoire.


 
Figure 6 : Tableau de suivi de l’archivage des cahiers de laboratoire

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Figure 7 : Tableau du suivi des stocks de cahiers de laboratoire

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7. Les acteurs du cahier de laboratoire :

7.1 Le responsable d’unité :

Il pilote le projet cahier dans son unité, Il est responsable de la gestion  et du suivi des cahiers : recensement des besoins, commande, règles d’attribution, identification des témoins et récupération des cahiers, conservation et archivage.

C’est le rédacteur du cahier, il est responsable des informations consignées en terme de qualité et d’authenticité, il référence ses travaux, les décrit suffisamment  pour qu’ils puissent être reproduits. Si plusieurs chercheurs interviennent sur le même cahier, le nom de chacun des intervenants, avec sa signature, doit figurer en début du cahier.

7.2 Le témoin  :

La signature du cahier par un témoin répond au principe de corroboration dans le cadre d’une procédure aux Etats-Unis concernant la titularité d’une invention, le rôle du témoin peut être déterminant  auprès de l’office américain des brevets. Le témoin contresigne et signe chaque page du cahier après avoir pris connaissance à des intervalles de temps réguliers

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8. Comparaison entre la version papier et électronique du CdL  :

8.1 Tableau comparatif

 
Figure 8 : tableau comparatif entre la version papier et version électronique.


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9 Les bonnes pratiques d’exploitation du cahier de laboratoire :

Six items de bonne exploitation du cahier de laboratoire ont été identifiés, notamment sa présentation, ce qu’il faut y consigner et comment il faut le rédiger. Il existe également des bonnes pratiques pour décrire les expérimentations, pour consulter le cahier dans le but de reproduire une expérience ou terminer un travail, ainsi que des bonnes pratiques associées à  l’archivage du cahier. Celui ci semble être risqué, du fait qu’il est confié au seul utilisateur, et peut mener à la perte d’informations pertinentes.

La figure 9 résume les bonnes pratiques des différents items identifiés.

 
Figure 9 : Les bonnes  pratiques  du cahier de laboratoire

 

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10. Le processus de bonnes pratiques d’utilisation du cahier de laboratoire :

Ce processus montre la démarche qu’un chercheur devrait suivre pour bien exploiter le cahier de laboratoire. Tout d’abord, le remplir en respectant les pratiques associées à sa rédaction . Une fois rempli, le chercheur doit faire signer le cahier par un témoin puis se charge de son archivage.

C’est au directeur de surveiller si ce dernier a été correctement effectué. C’est également le directeur qui autorise ou pas un chercheur de consulter le cahier afin de terminer un travail ou de reproduire une expérience.

 
Figure 9 : Processus des  bonnes  pratiques d’exploitation  du cahier de laboratoire

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11. Conclusion :

L’objectif principal de notre projet a été atteint concernant la mise en place d’un processus de bonnes pratiques du cahier de laboratoire. Certes peu de réponses ayant été retournées à ce jour suite à l’enquête. Les quelques retours ont été complétés par la recherche documentaire sur les sites Internet des établissements qui utilisent le cahier de laboratoire dans la cadre d’une démarche qualité.

Bilan des écarts :

  • Le planning n’a pu être tenu dans les délais car les recherches bibliographiques et la formalisation de l’enquête ont pris plus de temps que prévu.
  • Difficulté à préciser l’objectif du projet et cerner le problème au tout début du projet.

Propositions d’amélioration :

  • Mieux s’organiser pour la gestion du temps et la définition des taches liées à ce projet  afin de se concentrer sur un objectif.
  • Contacter des personnes ciblés au début des enquêtes puis augmenter le nombre des contacts afin d’avoir plus de réponses possible pour bien mener le travail et atteindre l’objectif fixé.

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12. Bibliographie :

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13. Annexes

13.1 Annexe 1 : Quelques solutions commerciales du cahier de laboratoire version électronique



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13.2 Annexe 2 : Un audit de l’utilisation du cahier de laboratoire est nécessaire pour évaluer son utilisation au sein des unités qui vont appliquer le processus de bonnes pratiques du cahier de laboratoire (paragraphe VIII).

Grille d’audit

Outil de démarche qualité : grille d’audit
Entité auditée :

Nom et visa des audités et auditeurs :                                          Date de l’audit :


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13.3 Annexe 3




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