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aux concepts, méthodes, outils et expériences sur les
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Accompagnement d'une
démarche qualité dans un laboratoire universitaire tenant
en compte la labellisation Carnot
|
Katiane MONTEIRO BEZERRA |
Référence
bibliographique à rappeler pour tout usage :
Accompagnement d'une démarche qualité dans un laboratoire universitaire tenant en compte la labellisation Carnot, Katiane MONTEIRO BEZERRA, Stage Professionnel de fin d'études, MASTER Management de la Qualité (MQ), UTC, 2008-2009, URL : https://www.utc.fr/master-qualite ; Université de Technologie de Compiègne |
Le Centre Interuniversitaire de
Recherche et d’Ingénierie des Matériaux (CIRIMAT) a le
souhait de maintenir l’excellence scientifique du laboratoire dans le
domaine des matériaux en continuant à préserver un
équilibre entre recherche fondamentale et recherche
partenariale. Dans le but de transformer ses compétences
scientifiques et technologiques en innovations, il mène une part
importante de ses recherches en partenariat étroit avec
l’industrie. Ceci a amené, en 2006, le CIRIMAT à
être labellisé Institut Carnot par l’Agence Nationale de
la Recherche. En 2007, animé par la volonté
d’améliorer son efficience et la satisfaction conjointe des
partenaires et des tutelles, le CIRIMAT a mis en place une
démarche qualité d’amélioration continue
basée sur la norme ISO 9001. La mission de ce stage a
été l’accompagnement à la mise en place de cette
démarche tenant en compte la labellisation Carnot.
Spécifiquement, ce projet a favorisé la formalisation de
la stratégie du CIRIMAT, la diffusion des informations
(intranet), le suivi du plan d’actions au quotidien, la participation
au démarrage de certains processus et au déploiement
d’autres.
Mots clés : Démarche qualité, laboratoire recherche, Institut Carnot |
The Centre Interuniversitaire de Recherche et d’Ingénierie des Matériaux (CIRIMAT) aims to maintain scientific excellence in the materials field by keeping the balance between fundamental and cooperative research. To transform scientific and technological ideas into innovations a significant part of its research is done in close partnership with industries. As a result, in 2006 CIRIMAT was recognized nationally as an "Institut Carnot". In order to improve the efficiency between its administration and its partners, in 2007 CIRIMAT started a Quality Management System based on the ISO 9001 standard. The objective of this internship was to support the quality management system setup taking into account the requirements of the Carnot label. Specifically, this project fostered the formalisation of the CIRIMAT strategy, the information diffusion (intranet), the daily follow up of the plan of action, the initiation of some processes and the deployment of others. Key words: quality management, research laboratory, Institut Carnot |
O Centre Interuniversitaire de Recherche et d’Ingénierie des Matériaux (CIRIMAT) tem por objetivos manter a excelência científica do laboratório na area de engenharia de materiais e o equilíbrio entre pesquisa fundamental e cooperativa. Com a inteção de transformar suas competências científicas e tecnológicas em inovações, o CIRIMAT desenvolve uma parte das suas pesquisas em parceria estreita com a indústria. Esta forte ligação levou o CIRIMAT em 2006 a ser nomeado "Institut Carnot" pela agência francesa de pesquisa (ANR). Em 2007, movido pela vontade de melhorar sua eficiência e a satisfação dos seus parceiros administrativos ou empresariais, o CIRIMAT começou a implantar um sistema de gestão da qualidade de melhoria contínua baseado na norma ISO 9001. A missão deste estágio foi o acompanhamento da implantação deste sistema, levando em consideração o "label" Carnot. Este projeto priorisou a formalisação da estratégia do CIRIMAT, a difusão de informações (intranet), o acompanhamento do plano de ações no dia-a-dia, o início de certos processos e a finalização de outros. Palavras-chaves: gestão da qualidade, laboratório de pesquisa, Institut Carnot |
REMERCIEMENTS
Je souhaite exprimer toute ma gratitude à Pierre ALPHONSE,
ingénieur de
recherche, coordinateur qualité du CIRIMAT et mon responsable de
stage,
pour m’avoir accueillie chaleureusement au sein du laboratoire, pour
m’avoir soutenue et guidée sur l’ensemble de mon travail et pour
s’être
rendu aussi disponible que possible malgré son emploi du temps
chargé.
Je remercie également Christine PENA, intervenante de la
Société Apogée
Partenaires, pour ses conseils et le temps qu’elle a pu accorder
à mon
travail.
Je voudrais exprimer ma reconnaissance à :
Référentiels | Points forts | Points faibles |
Bonnes pratiques de management, FD X50-195 « Lignes directrices pour le management d’un organisme » [8], AC X50-200, « Systèmes de management intégré, bonnes pratiques et retours d’expériences » [9] | Les bonnes pratiques du management sont en fait les étapes à suivre progressivement afin de suivre les exigences de l’ISO 9001 [10, 11]. | Non
adapté aux organismes de recherche. Non applicable à des fins de certification. |
Prix Français de la Qualité : European Foundation for Quality Management (EFQM) : Qualité Totale - Engagement vers l’excellence. | C’est l’outil de pilotage le plus complet, le premier à dépasser le strict point de vue financier pour décrire et améliorer l’état d’une entreprise [12]. | Commencer au préalable une démarche qualité par la certification ISO 9001 présente l’avantage d’acquérir une première expérience [13]. |
Pilotage par les « 4S » : Donner du Sens, Assurer le Suivi, Organiser le Soutien et Renforcer les Solidarités [14] | Démarche émergeant de l’expérience d’acteurs du service public [15]. | Peu de reconnaissance vis-a-vis de l’extérieur. |
IWA 2:2007 : Systèmes de management de la qualité - Lignes directrices pour l'application de l'ISO 9001:2000 dans l'éducation [16] | Adapté aux établissements d’éducation. Il a été rédigé par des experts de l’éducation pour des professionnels de l’éducation. Il utilise la terminologie largement acceptée dans le secteur [17]. | Les activités principales du CIRIMAT sont la recherche et la formation par la recherche, bien qu’il soit un laboratoire universitaire. |
NF EN ISO/CEI 17025 : Exigences générales concernant la compétence des laboratoires d'étalonnages et d'essais [18] | Il établit les exigences générales de compétence pour effectuer des essais et/ou des étalonnages, y compris l'échantillonnage | L’activité principale du CIRIMAT n’est pas la métrologie, bien que certains équipements nécessitent d’étalonnage. |
NF EN ISO 9001 : Systèmes de Management de la Qualité - Exigences [19] | Réputation mondiale en « systèmes de management de la qualité », applicable à tout organisme et à tout produit | Image d’une démarche trop « industrielle » dans le domaine de la recherche. |
NF X50-110 : Qualité en expertise. Prescriptions générales de compétence pour une expertise [20] | Il permet d’avoir une plus grande confiance dans le déroulement et dans les résultats d'une expertise (problème ou une interrogation dont la solution doit être objective et basée sur des faits, des preuves ou des données scientifiques) [21]. | Le CIRIMAT a des partenaires pour la recherche fondamentale et ne fait pas d’expertise (réponse ponctuelle à une question posée par un client). |
FD X50-550 Démarche qualité en recherche - Principes généraux et recommandations [5] | Il représente la position consensuelle française, place le chercheur au centre de l'action qualité et préconise une démarche pragmatique, pédagogique et intégrée. | Non
applicable à des fins de certification. |
FD X50-551 Qualité en recherche - Recommandations pour l'organisation et la réalisation d'une activité de recherche en mode projet notamment dans le cadre d'un réseau [22] | II insiste sur les aspects liés à l'organisation, sur la traçabilité et la rédaction de documents utiles au suivi et au pilotage du projet. | Non
applicable à des fins de certification. |
GA X50-552 Guide d'application de l'ISO 9001 dans des organismes de recherche [23] | L'objet de ce document est de présenter des exemples concrets sur des points de la norme l'ISO 9001 appliquée à une activité de recherche. | Non
applicable à des fins de certification. |
Points sensibles | Risques et
pistes de progrès |
Etat d’avancement en février 2009 |
*L’archivage
des documents de travail n’est pas structuré. *Les documents produits et les enregistrements ne sont pas suivis de façon homogène et centralisée. |
Des notions et des
compétences développées par le laboratoire peuvent
être perdues. |
Processus de gestion documentaire en cours. L’organisation (nomenclature, mise à jour, archivage, …) des documents qualité (comptes-rendus, enregistrements) reste à formaliser |
La politique de l’établissement, la stratégie et les objectifs mesurables ne sont pas clairement définis. | Besoin d’identifier
quelle est la mission du laboratoire, quels sont les besoins des
clients et comment les satisfaire (donner du sens à la
démarche qualité) |
La première réunion du processus Pilotage Stratégique a été réalisée en fin février 2009. Il est important de diffuser l’information au sein du laboratoire et aussi à l’extérieur (possibilité de mettre sur l’internet public). |
Les revues de direction en tant que tel ne sont pas encore mises en place, mais il est prévu dans le cadre du label Carnot de mettre en place un comité d’orientation stratégique qui comportera un représentant de l’ANR, des industriels, des tutelles et les personnes du groupe qualité. | Les revues de direction ne sont pas encore en place, le Comité de Pilotage se réunit sans périodicité définie.Le Comité d’orientation stratégique, dans le cadre du label Carnot, a réalisé une réunion à l’heure actuelle. Le processus Pilotage Stratégique (qui a démarré fin février) permettra de clarifier et planifier ce genre de réunion. | |
Traçabilité : *Les cahiers de laboratoire ne sont pas utilisés de façon homogène. Les règles d’utilisation n’ont pas été commentées et les points à détailler ne sont pas formalisés à travers des règles communes. *Certaines informations (conditions expérimentales ou manipulations infructueuses…) sont perdues lorsque l’auteur (stagiaire, thésard, contractuel…) quitte le laboratoire. |
*Les cahiers de
laboratoire risquent d’être abandonnés progressivement,
non recevable ou utilisés de façon tellement
différente qu’ils ne soient pas transférables d’une
équipe à l’autre notamment pour les thèmes
transverses… *L’absence de règle concernant le report des conditions expérimentales, de leurs résultats, etc. conduit obligatoirement à la perte d’informations lorsque des personnes quittent le laboratoire en pensant de bonne foi avoir laissé toutes les informations nécessaires. |
Les
cahiers de laboratoire ont été mis en place en 2006. Le
processus Recherche était bien avancé dans sa
formalisation. Dans le cadre du stage de Katiane Monteiro, il est prévu la vérification (état des lieux) de l’utilisation des cahier de laboratoire. |
Archivage : Les informations organisationnelles archivées ne sont pas accessibles à tous (ancien compte rendu de réunion…) |
En
février 2009, des enregistrements et des documents
opérationnels existaient, mais ils n’étaient pas
disponible sur le site intranet. Dans le cadre du stage de Katiane Monteiro, la diffusion des informations sur le site intranet est prévue (processus, procédures, comptes-rendus des réunions, etc.). |
|
*Les
dysfonctionnements ne sont pas tracés; *L’amélioration liée à l’organisation n’est pas structurée; *L’écoute des parties intéressées n’est pas systématisée. |
*Risque que les
dysfonctionnements deviennent récurrents; *Risque de dérive de l’organisation qui conduit à des déstructurations, des pertes de temps et des problèmes de résultats expérimentaux |
Le processus amélioration continue n’a pas encore démarré. Dans le cadre du stage de Katiane Monteiro, ce processus est prioritaire. |
DONNEE D’ENTREE : La démarche pour répondre aux exigences « qualité » en matière d’organisation au sein du CIRIMAT |
Qui sont les personnes impliquées par les problème ? | Le personnel Les doctorants, les stagiaires Les partenaires externes (industriels, tutelles) Le cabinet d’accompagnement de la démarche |
Quel est le problème ? | La mise en application
d’un référentiel Qualité au sein du CIRIMAT Le manque d’information sur la Qualité en Recherche (la plus value de cette démarche n’est pas explicitée) L’absence d’un service ou d’une formation Qualité au CIRIMAT, manque de personnels et de temps pour se charger de la démarche Le manque d’appui concret de la mission qualité de la part des tutelles. |
Où apparaît le problème ? | Au sein des trois
laboratoires qui composent le CIRIMAT (LCMIE, ENSIACET et L2P) Lors des interactions entre les différentes activités et la communication (opérationnelle) au sein des trois composantes du laboratoire |
Quand apparaît le problème ? | Lors de l’adaptation des
recommandations du référentiel pour
l’obtention du Label Carnot (Comité de Pilotage et actions au
quotidien) Lors de l’arrivée ou du départ d’un personnel (transfert des connaissances) Lors de la gestion du matériel (métrologie, instruments de mesure, cahier de traçabilité, etc.) |
Comment on se rend compte du problème ? Comment résoudre le problème ? |
1. Représentation
mentale négative et même le refus de certains membres de
participer de la démarche
Formaliser la politique
qualité du CIRIMAT et la diffuser à tous
Ajouter et diffuser les
informations qualité sur le site intranet
2. Six processus sur douze n’ont pas démarré
leur formalisationEvaluer et afficher les indicateurs des processus
Participer au
démarrage de ces processus
3. Perte d’informations relatives aux travaux de recherche
lors d’un départ d’un personnelRelancer et soutenir les acteurs, mettre à jour le plan d’action et le faire vivre au sein des trois sites
Etudier la meilleure
façon d’exploiter le cahier au sein du CIRIMAT
|
Pourquoi faut-il résoudre ce problème ? |
Pour rendre claire la
démarche au sein du laboratoire à tous les acteurs
(interne et externe) Pour renouveller la labellisation Carnot en 2010 Pour faire vivre la démarche qualité au quotidien Pour améliorer la traçabilté des travaux de recherche Pour garantir la confiance dans les résultats et accroître la satisfaction des clients (étudiants, tutelles et industriels) |
DONNEE DE SORTIE : La stagiaire qualité sera l’élément d’aide sur place aux membres du CIRIMAT pour faire évoluer la démarche. |
Objectif |
Cible |
Mesure
de la situation initiale |
Résultats
à la fin du stage : juin 2009 |
Mettre en ligne les documents qualité (comptes-rendus et fiches processus) | 100% des documents qualité exitants en ligne | 0/18
comptes-rendus en ligne 0/3 fiche processus en
ligne
|
100%
doc en ligne 32 comptes-rendus/32 4/4 fiche processus |
Objectif |
Cible |
Mesure
de la situation initiale |
Résultats
à la fin du stage : juin 2009 |
Mettre à jour le tableau d’actions | Moins de 10% des action en retard |
71 actions, 24% en retard
70% de champs « état » renseignés Pas de relance aux pilotes |
124
actions, 2% en retard 100% de champs « état » renseignés Relance aux pilotes |
Objectif |
Cible |
Mesure
de la situation initiale |
Résultats
à la fin du stage : juin 2009 |
Créer enquête sur l’utilisation du cahier de laboratoire | Au
moins 10 étudiants ayant répondu Au moins 2 de chaque site |
Pas d’informations sur
son utilisation
|
38
réponses (38 interrogés) / 83 doctorants et post-doctorants 3/3 sites |
Objectif |
Cible |
Mesure
de la situation initiale |
Résultats
à la fin du stage : juin 2009 |
Participation au démarrage des processus | 3
processus prioritaires Pilotage Stratégique Amélioration Continue Formation |
5/11 processus avaient
démarré leur formalisation
|
5/5
processus Pilotage Stratégique
(24 février)
Ressources Humaines (8 avril) Formation (15 avril) Amélioration Continue (15 mai) Valorisation (prévu pour le 22 juin) |
Objectif |
Cible |
Mesure
de la situation initiale |
Résultats
à la fin du stage : juin 2009 |
Démarrer
le suivi des indicateurs |
5
processus prioritaires Communication
Support Technique Hygiène et Sécurité Gestion Administrative Recherche |
Les 5 processus ont des
indicateurs preliminaires définis,
mais n’ont pas encore commencé à les suivre |
5
processus Communication :
évaluation pour 2007, 2008, 2009
Support Technique : évaluation partielle pour 2007, 2008 Hygiène et Sécurité : évaluation pour 2007 et 2008 Gestion Administrative : indicateurs rédéfinis Recherche : indicateurs rédéfinis |