Dans le cadre de l’Unité d’Enseignement
QPO11 (Ingénierie de Projet), des projets sont confiés à des
groupes d’étudiants afin d’assurer une mise en pratique de leurs
connaissances théoriques et de leur permettre de développer des
compétences en gestion de projet.
Ce Mémoire d’Intelligence Méthodologique (MIM) a pour but
d’assurer la traçabilité et la pérennisation du projet AGORA
Qualité pour les potentielles éditions futures. Ce projet a pour
but la conception d’un évènement innovant d’une journée traitant
de la qualité, qui doit prendre en compte plusieurs paramètres
et facteurs clés de succès.
La problématique, les enjeux et objectifs sont explicités en
partie 1. Ensuite, la méthode de création d’un événement Qualité
est abordé au chapitre 2, et enfin, le chapitre 3 abordera les
points de planification de l’événement.
La mission de ce projet est donc double : d’une part réussir la
mise en œuvre et la réalisation d’un vrai projet d’évènement
pour la fin du semestre, et d’autre part permettre à l’équipe en
charge du projet de se familiariser avec toutes les phases
qu’implique le management de projet.
Cette mission est encadrée par le tuteur du projet, Mr Gilbert
Farges, qui assure un suivi périodique de l’avancement du projet
et oriente l’équipe dans son travail.
Ce MIM permettra à n’importe quel lecteur de comprendre le
cheminement de l’équipe et les questionnements soulevés par le
projet pour réussir à le réaliser.
I. Contexte et
enjeux
1. Contexte
L’Université de Technologie de Compiègne est
une école d’ingénieur et une université réputée à l’échelle
nationale et internationale, qui est chaque année depuis 2010
l’organisatrice de l’évènement « Fête de la Qualité ». Cet
évènement vise à mettre en relation les anciens et les nouveaux
étudiants du Master Qualité de l’UTC à l’occasion des
présentations orales des posters QPO11 (Ingénierie de Projet)
pendant une demi-journée au mois de janvier. Ce projet a été
conçu initialement par un groupe d'étudiants ingénieurs dans le
cadre de l'UV (unité de valeur) GE37 intitulée Gestion de
Projet.
En cette année universitaire 2013/2014, les responsables de cet
événement, Gilbert Farges et Jean-Pierre Caliste, ont mobilisé
une équipe d’étudiants de Master Qualité et Performance dans les
Organisations afin de réaliser une extension de la Fête de la
Qualité sous forme d'un nouveau projet, dans le cadre de l’unité
d’enseignement QPO11.
L’enjeu de ce nouveau projet pour le Master Qualité de l'UTC est
d’organiser chaque année un évènement innovant d’une journée,
autour de la Qualité, en augmentant la visibilité de l’école
auprès des entreprises tout en assurant la pérennité du lien
entre anciens et nouveaux étudiants.
La mission du projet est donc de favoriser les échanges entre
les étudiants et les industriels autour de la Qualité.
La vision est quant à elle de réunir le présent et le futur de
la qualité.
Les données d’entrée du projet sont les suivantes:
- Lettre de Mission de Mr Gilbert Farges,
porteur du projet.
- Norme ISO 21 500 Lignes directrices sur le
Management de projet
- Retours d’expérience sur l’évènement « Fête
de la Qualité »
Une matrice SWOT permet d’analyser l’environnement dans lequel
évoluera le projet, en tenant compte des forces, faiblesses,
opportunités et menaces.
2.
Naissance du besoin
L’évènement AGORA Qualité a été créé dans un
but d’originalité et d’innovation autour de sujets touchants à
la Qualité.
La concurrence au niveau des évènements Qualité est relativement
faible : il existe une dizaine d’évènements, congrès ou
séminaires Qualité en France. Ces évènements sont la majeure
partie du temps orientés vers un sujet spécifique, impliquant
une certaine catégorie de personnes concernées (Cf : Benchmark
partie III. 2.). Ex : Congrès de la métrologie à Paris, Risque
et Qualité pour PME et ETI à Paris etc.
AGORA Qualité se veut revendicateur d’un évènement rassemblant
des participants d’horizons variés, qu’ils soient industriels
d’un grand groupe ou d’une PME, qu’ils soient diplômés en
Qualité ou experts, et surtout souhaite intégrer les étudiants.
AGORA Qualité est un événement organisé par des étudiants, et
intégrant d’autres étudiants comme participants majeurs, ce qui
n’a pas été fait jusqu'à maintenant.
Le besoin d’assurer une diversité autant dans les participants
que dans les thèmes abordés ne peux être satisfait par les
évènements existants, AGORA Qualité est donc le moyen d’y
parvenir.
En plus de compléter la formation des étudiants, l’évènement
permettrait de rapprocher le monde industriel et universitaire,
tout en permettant aux participants d’échanger un maximum avec
notamment des experts de la Qualité industrielle, normative ou
des Services.
3. Enjeux
Les enjeux liés au projet sont les suivants
:
- Organiser chaque année un évènement innovant d’une journée,
autour de la Qualité
- Augmenter la visibilité de l’école auprès des entreprises
- Assurer la pérennité du lien entre anciens et nouveaux
étudiants
- Promouvoir les compétences des étudiants du Master Qualité
- Attirer plus d’entreprises cibler les PME et les TPE
D’un point de vue des enjeux pour l’UTC il y aura :
- Offrir à l’UTC une meilleure visibilité auprès des entreprises
dans le domaine de la Qualité
- Conserver le leadership de l’UTC dans le domaine de la qualité
et plus particulièrement dans les services
- Promouvoir les compétences des étudiants du Master Qualité
- Offrir des opportunités d'élargir son réseau professionnel
pour les étudiants du Master Qualité
- Substitution ou extension de la Fête de la Qualité
4.
Acteurs du projet [2]
A échelle micro, l’organigramme ci-dessous décrit les acteurs du
projet.
Nos clients sont les étudiants de l’UTC ainsi que les intervenants
et partenaires sollicités pour cet événement.
A l’échelle macro, le projet mobilisera des partenaires
externes :
- Entreprises sollicitées
- Intervenants universitaires
- Association France Qualité Performance,
- Éditions Lexitis
Ainsi que des partenaires internes :
- Étudiants et professeurs de l’UTC
- Tremplin UTC (diplômés)
UTeam (gestion du budget)
II. Planning
prévisionnel
Le planning prévisionnel du projet a été défini en identifiant
bien 4 phases distinctes c’est à dire :
- LANCEMENT
- CRÉATIVITÉ
- PLANIFICATION
- MISE EN ŒUVRE
Le planning est susceptible de changer au
fur et à mesure de l’avancement du projet. Les premières phases
développées, à savoir Lancement et Créativité, sont des retro
plannings, c'est-à-dire qu’ils ont été réalisés après avoir
effectué les taches. En effet il est assez complexe de planifier
à l’avance une phase de créativité, qui doit toujours permettre
un degré de liberté et d’autonomie nécessaire à la création.
III . Problématique
1.
Dégager une problématique
Afin de cerner la problématique du projet,
le
QQOQCP[6]
(un outil qualité) a été utilisé. Le QQOQCP a donc permis de
cadrer de manière plus explicite et pertinente la problématique.
La problématique obtenue est donc la
suivante :
Comment faire évoluer la Fête de la Qualité vers un événement
innovant permettant un échange entre les participants?
2. Benchmark
A partir de la problématique dégagée
auparavant, il a été nécessaire de préciser sous quelle forme
l’innovation allait pouvoir se matérialiser dans le cadre de
l’événement AGORA Qualité
Pour ce faire, un benchmark des évènements existants, congrès,
colloques scientifiques et séminaires autour de la Qualité a été
réalisé afin de trouver une direction pour innover.
Le tableau ci- dessus est un échantillon du
benchmark réalisé, à échelle nationale et internationale.
Plusieurs éléments en ressortent et ont permis d’aiguiller la
réflexion de l’équipe :
- Le point clé d’AGORA Qualité est l’échange et le partage entre
des catégories d’individus provenant de milieux différents
(étudiants, universitaires, PME/TPE, grands groupes industriels,
experts). En regardant de plus près les évènements existants,
aucun d’entre eux ne permet un échange aussi diversifié que
celui qui est au centre de ce projet, et c’est en cela qu’il est
d’or et déjà innovant de par le concept proposé. Par exemple,
les étudiants ne sont jamais mentionnés comme participants,
alors qu’ils sont au cœur de l’événement AGORA Qualité. Ceci est
une valeur ajoutée et une innovation indéniable.
Dans le même sens, les participants aux différents événements
sont fortement segmentés : par exemple, un congrès sera
spécifiquement dédié aux PME/TPE, un autre spécifiquement dédié
aux experts en qualité, mais aucun ne permet une mixité telle
que celle proposée par AGORA Qualité. Ceci se ressent également
au niveau des sujets et thèmes des évènements : la plupart ont
un thème précis et imposé. AGORA Qualité se veut généraliste et
accessible à des personnes de milieux très différents. Cette
conclusion a donc permis de conforter la priorité donnée à la
réunion de participants mixtes et à leur possibilité d’échanges.
- Un second point a permis d’aiguiller la créativité de
l’équipe. Plusieurs idées telles que les workshops, les tables
rondes avaient été retenues et débattues pour le contenu de
l’évènement, et ce benchmark a révélé que ces idées avaient déjà
été exploitées et perdaient donc leur intérêt innovant pour
AGORA Qualité. Cette découverte a permis de stimuler et pousser
la créativité encore plus loin afin de trouver de vrais axes
d’innovation.
La problématique trouvée au préalable à savoir « Comment faire
évoluer la Fête de la qualité vers un événement innovant
permettant un échange entre les participants » a du être
précisée par l’analyse de l’élément central, à savoir
l’innovation. Réaliser ce benchmark a donc été nécessaire et
utile afin de donner un cadre à l’innovation envisageable dans
ce projet.
Après avoir défini le QUOI, il faut maintenant se pencher sur la
manière concrète et tangible de répondre à cette problématique,
le COMMENT, qui devra être rigoureusement encadré par des
objectifs mesurables clairement définis.
IV. Objectifs
Il s’agit de mener les phases de lancement,
créativité, planification et de mise en œuvre du projet pour la
création d’un événementiel autour de la qualité.
La norme
ISO21500[9] servira pour bien structurer la démarche mise
en œuvre. Concernant la phase de « créativité » c’est une phase
qui a été ajoutée afin de mieux correspondre à la démarche car
la notion essentielle à ne pas oublier est l’innovation qui est
implicite au projet.
Lors de chacune de ces phases, le chef de projet et son équipe
sont encouragés à faire preuve de créativité. Ils bénéficient de
tous les degrés de liberté requis pour favoriser une démarche de
conception innovante et approfondie.
1.
Qualité, Coût et Délai
Les objectifs du projet en termes de
Qualité, Coût et Délai sont :
• Qualité :
- Proposition d’un événement novateur permettant d’attirer
davantage les entreprises
- Proposition d’un événement permettant de faciliter les
échanges entre étudiants (anciens et actuels) et entreprises
- Qualité perçue de l'événement par les participants et les
intervenants (pourcentage supérieur au résultat de la Fête de la
qualité 2012/2013)
- Qualité perçue en interne et en externe
• Coût :
- Le cout horaire du projet ne doit pas dépasser l’estimation de
la charge horaire de l’équipe projet (100h)
• Délai :
- Un plan projet complet pour le 19 décembre 2013 (dernier jalon
et présentation des résultats)
- Assurer la réalisation du projet pour janvier 2014 si validée
par l'UTC
2. Mesurables
Le principal objectif mesurable est une
forte présence des parties prenantes lors de l’événement.
Les objectifs mesurables associés sont les suivants :
- pourcentage d’entreprises présentes (30%)
- grande présence d’étudiants (+30%)
- grande présence d’anciens étudiants du Master Qualité (+30%)
3.
Produit du Projet
Le produit du projet est la valeur ajoutée à
la Fête de la Qualité, apportée par AGORA Qualité.
Le livrable du projet est de proposer un « Plan Projet ». Il
faudra fournir un concept innovant d’évènement ainsi que ses
caractéristiques, les partenaires susceptibles d’être
intéressés, un programme type et une estimation du budget
nécessaire.
Le livrable final prendra, en plus du "plan projet", la forme
d’un Mémoire d’Intelligence Méthodologique et d’une soutenance
orale avec Poster.
Les trois jalons mis en place dans le cadre de QPO11 feront
l’objet de livrables intermédiaires, selon l’avancement du
projet.
V.
Contraintes et risques du Projet[10]
• Délai : 24 Janvier 2014
• Aucune expérience préalable de l’équipe sur ce type de projet «
évènementiel ».
Les risques inhérents à la mise en œuvre du projet seront abordés
et analysés dans le chapitre 2 partie « Analyse des risques ».
IV. Phase de
créativité
1.
Pourquoi créer une phase de créativité ?
S’appuyant sur la norme ISO 21500 « Lignes
directrices du management de projet », il a été nécessaire
d’ajouter une phase nommée CRÉATIVITÉ. Compte tenu de la notion
d’innovation qu’implique le projet, il a paru judicieux de créer
une phase à part entière dont le but est de stimuler de manière
optimale le groupe de travail pour générer des idées innovantes.
La démarche dans cette phase s’est déroulée comme suit :
Phase 1 : Préparation
> Objectif : Cadrer le problème
Phase 2 : Réflexion
> Objectif : Immersion dans le sujet. État de l’art sur
l’existant
Phase 3 : Génération
> Objectif : Générer des idées innovantes
Phase 4 : Test
> Objectif : Tester les idées trouvées sur un panel de
personnes pour valider leur pertinence
2.
Conception de la journée type « AGORA Qualité »
2.1.
Solutions proposées
Ce processus de créativité a conduit
l’équipe à générer des idées innovantes portant sur
l’organisation et la forme de l’évènement. Un brainstorming,
réalisé durant l’étape de génération d’idées, a permis
d’identifier de nombreux concepts. Certains furent éliminés
après consensus du groupe du fait de leur incapacité de mise en
œuvre comme par exemple l’idée des jeux de rôles ou encore du
café-théâtre.
Il a donc été créé une journée type comportant un noyau
d’activités indispensables telles que la présentation du
Président de l'UTC Monsieur Alain Stork, la présentation des
formations et les diverses pauses.
L’objectif de cette phase de conception était tout d’abord de
proposer différentes activités pour chaque créneau horaire, et
par la suite analyser pour chaque activité les avantages et
inconvénients. Une ébauche de journée type à blocs
interchangeables (trois activités par créneaux horaires) a été
créée durant cette phase de créativité :
NB : la description de l’ensemble des
solutions proposées est disponible en Annexe 04
2.2.
Journée type finale
Après avoir soumis les idées de la journée
au porteur du projet, il a été possible de valider la forme que
prendra la journée de formation « AGORA Qualité ».
Voici le détail des trois activités principales proposées :
• Le “Quality Show”
Cette idée s’inspire directement des Keynote d’Apple
réalisées par Steve Jobs. L’objectif visé en proposant cette
solution est de sortir des conférences conventionnelles, où un
intervenant parle et l’assistance écoute passivement.
Le concept est simple :
- Mettre en valeur l’intervenant par des jeux
de lumières, par une mise en scène atypique qui attire
l’attention de l’auditoire.
- La conférence se voudra dynamique et
interactive : l’auditoire pourra participer à tout moment à la
conférence via des moyens informatiques mis à leur disposition.
En effet, l’idée serait de placer un étudiant au bout de chaque
table, équipé d’un ordinateur, qui recueillera les réactions,
remarques et questions des « spectateurs » afin de les
transmettre à l’intervenant (par rétroprojection de « tweets »
par exemple). Ainsi, l’intervenant pourra réagir et répondre en
direct aux questions des spectateurs, et ainsi les faire
participer et rendre la conférence interactive.
- Il faut réussir à trouver des orateurs
capables de réaliser une conférence de ce type : sur un créneau
horaire de 2 heures, quatre intervenants différents pourraient
prendre la parole. Il est nécessaire de trouver des experts
qualité charismatiques, n’hésitant pas à user de leur humour
pour transmettre des messages percutants. Ce point est toute la
difficulté et le challenge pour réaliser cette activité. Bien
sûr, les sujets des interventions devront également être
attractifs pour l’auditoire, c’est la raison pour laquelle le «
Quality Show » a pour objectif de traiter des sujets de pointe
en Qualité.
• « QualiPolis »
QualiPolis consiste en un village de la qualité, où les
participants pourront échanger en toute convivialité.
La configuration du village est comme ci-dessous :
- Les étudiants de master QPO et mastère NQCE
présenteront leurs posters au centre de ce village, et les
participants pourront y venir les rencontrer et échanger avec
eux.
- Quatre lieux d’expertises seront
présents autour du « village », lieux ou des experts déclameront
un discours innovant sur la qualité. Certains thèmes non
admissibles au « Quality Show » du matin pourront être proposés.
Les thèmes seront variés ; par exemple, un sujet choisie
pourrait être « Voir plus loin que la qualité ISO 9001 »,
et les orateurs devront délivrer un discours en acceptant la
critique et en permettant l’échange avec les participants dans
le but de partager leur expérience et leurs connaissances. Ces
lieux sont libres, les participants vont de l’un à l’autre en
toute liberté.
- Stands des partenaires (entreprises,
sponsors, UTC) seront présent autours des posters des étudiants
master QPO et mastères NQCE. Ces stands seront l’opportunité
pour les industriels de se faire connaitre, ainsi que leurs
produits, auprès d’autres entreprises mais également de mieux
appréhender la culture qualité telle qu’elle est enseigné à
l’UTC.
Les participants pourront alors s’arrêter, poser des questions,
se renseigner ou encore échanger avec les étudiants. Ce sera
également l’occasion pour les industriels, de connaitre plus en
détails le savoir-faire en matière de qualité des étudiants QPO.
Ainsi, cette configuration permet aux participants d’avoir le
choix entre différents thèmes.
• Academia
Académia est un atelier collaboratif réalisé en groupe de
travail pluridisciplinaire. Le principe est de résoudre une
problématique réelle donnée par un industriel, et de fournir un
livrable à l’issue de cette collaboration.
- Chaque groupe sera composé au minimum d'un industriel,
d'un étudiant et d'un ancien diplômé autour d'une problématique
donnée afin d'essayer de la résoudre. Il y aura également un
animateur d'atelier qui dirigera les travaux et aidera les
participants à faire une restitution en fin d'atelier.
- L'un des objectifs de cet atelier sera bien sur de mettre en
commun les connaissances et compétences de chacun mais aussi de
résoudre des problématiques qui proviendront des PME/TPE
invitées à l'événement. Tout ceci afin de les faire bénéficier
des travaux collaboratifs de professionnels venants de milieux
différents et ayant différents niveaux d'expérience
professionnelle. Il sera alors nécessaire de sonder les
participants dans le but de savoir, anonymement, s’ils souffrent
d’un problème qualité. Une dizaine de ces difficultés serait
sélectionnées, rendues anonymes puis exploitées durant ces
ateliers collaboratifs
- Academia se base sur la méthode d'enseignement des ateliers de
l'unité d'enseignement QPO01 dispensée au sein du Master Qualité
de l'UTC. Cette matière enseigne les outils de base de la
Qualité et permet de mettre en pratique ces outils au travers
d’ateliers ludiques collaboratifs. Cela permet par la même
occasion de démontrer l’efficacité des techniques de travail
utilisées par les étudiants du master QPO.
VII.
Rétro conception à l’Écoute du Marché
1. Rétro
conception
Dans le cadre de la conception de la journée
type, une rétro conception à l’écoute du marché à été mise en
place.
La conception à
l’écoute du marché (CEM)[13] prévoit de prendre en compte
les attentes et besoins du client dans la conception d’un
produit, afin d’y répondre au mieux. Ce processus se réalise
donc en amont de la création. Au vu des délais impartis dans le
cadre du projet, une CEM aurait retardé la conception finale de
la journée type, chose qui n’était pas envisageable.
Les attentes des participants à l’évènement ont tout de
même été prises en compte, afin de conforter les décisions
prises dans la phase de conception : un questionnaire type
enquête à été soumis à diverses personnes potentiellement
concernées par l’évènement : Industriels, étudiants UTC, anciens
étudiants UTC…
Dans ce questionnaire, il s’agit de sonder les participants sur
les activités proposées sans pour autant dévoiler le contenu de
ces activités : il est impératif de garder une part de «
surprise » lors de l’évènement.
Le questionnaire a été construit sur trois axes :
- Les activités proposées
- L’intérêt d’une participation à cet événement
- Les suggestions libres pour l’événement
Voici un échantillon du questionnaire :
2.
Synthèse et conclusions de la CEM
Cette CEM a pour but de vérifier les
attentes et besoins permettant de concevoir l’événement «
idéal » pour l’ensemble des participants.
Les réponses données ont conforté le choix des solutions
choisies pour le déroulement de la journée. L’accent sera mis
sur des activités permettant l’échange et le travail
collaboratif, notamment grâce aux ateliers (Academia) et à
QualiPolis.
Le besoin d’activités permettant la transmission de
connaissance a également été relevé : les activités type
conférences ont été plébiscitées et considérées comme
obligatoire. Ce point sera assuré par le « Quality Show », une
conférence se démarquant par sa forme innovante.
NB : le détail des résultats de la
CEM est disponible en Annexe 5
Cette rétro conception a donc été d’une utilité essentielle
pour finaliser la conception de la journée AGORA Qualité, et
de son contenu.
L'analyse des risques du projet a été menée
en s'appuyant sur la norme FDX50-117 Management de Projet -
Gestion du risque - Management des risques d'un projet.
Afin de clarifier des notions comme le risque d'un projet,
l'analyse des risques d'un projet et la gestion des risques d'un
projet, voici les définitions de ces trois concepts, tirées de
la norme FDX50-117 :
RISQUE D’UN PROJET
Événement dont l'apparition n'est pas certaine et dont la
manifestation est susceptible d'affecter les objectifs du
projet.
ANALYSE DES RISQUES D’UN PROJET
Processus d’identification, d’estimation et d’évaluation des
risques afin de décider du traitement des risques retenus.
GESTION DES RISQUES D’UN PROJET
Processus de traitement, de suivi et de contrôle, et de
mémorisation des risques identifiés et des actions entreprises
pour les traiter.
Ci-dessous, un organigramme qui illustre le management des
risques d'un projet en accord avec les étapes préconisées par la
norme :
Ensuite, une analyse des risques a été effectuée et présentée sous
forme de tableau (annexe n°6). La probabilité et la gravité de
chaque risque a été jugée en utilisant un grille prédéfinie, qui a
permis une classification pertinente des contraintes de ce
projet. Ce moyen a permis l’identification des actions à
mettre en œuvre afin de diminuer la criticité des risques pour les
maitriser et/ou les surveiller.
Voici donc les points, jugés le plus critiques, à surveiller afin
de veiller au bon déroulement du projet. Les plans d'actions à
suivre pour chaque risque sont détaillés dans l’Annexe 7.
| Pack |
Visibilité offerte |
Dotation |
Nombre |
| Premium |
- Mise en avant des partenaires
- Stand Gratuit
- Logo sur supports
|
6000 € |
limité 2 à 3
|
Exposant
|
- Stand
- Logo sur le site AGORA Qualité
|
300 €
|
jusqu'à 8
|
Sponsor
|
- Logo sur les documents et le site AGORA Qualité
|
150 €
|
pas de limite
|
Soutien
cité
|
- Nom de l'entreprise soutenant l'événement
|
50 €
|
pas de limite
|
NB : Le budget prévisionnel d’AGORA Qualité
2014 est disponible en Annexe 9 et le détail des offres de
partenariat est disponible en Annexe 10.
XI. Communication
Après avoir défini le contenu et la forme de l’événement il est
maintenant important de passer à une étape clé du projet : la
communication.
1. Stratégie
Dans cette partie seront présentés la
méthodologie et les outils utiles pour construire une stratégie
de communication performante pour un événement du type d’AGORA
Qualité.
Tout d’abord, il est important de définir ce qu’est « la
stratégie de communication ».
La stratégie de communication est l’art de diriger et de
coordonner les actions nécessaires pour atteindre ses objectifs
de communication. Dans le cas d’un événement comme AGORA
Qualité, l’objectif principal est de convaincre les invités à
venir participer à l’événement.
La démarche mise en œuvre pour le projet a été la suivante :
La communication est la transmission d’un
message entre un émetteur et des récepteurs.
La définition des cibles est essentielle, car elle va permettre
d’engager des actions de communication adaptées au besoin de ces
cibles.
Dans un premier temps, il a été défini les cibles de l’événement
:
- les industriels
- les étudiants UTC
- les experts qualité
- Objectif de communication :
L’objectif de communication, comme défini plus haut, est de
convaincre les récepteurs de participer à l’événement.
D’une manière plus globale, quelque soit l’événement l’objectif
- Supports et canaux de communication :
De nos jours, il existe une pléthore de canaux et support de
communication. Tant sur le plan matériel qu’immatériel, des
canaux et supports de communication sont, donc, à disposition.
Compte-tenu du contexte, à savoir que l’événement est inconnu du
cœur de cible (les industriels), la méthodologie engagée a été
de se concentrer sur cette cible.
Le canal principal de communication choisi a, donc, été :
internet. En effet, de par ce choix, il est possible de
communiquer rapidement, efficacement et aussi d’atteindre un
grand nombre de personnes facilement.
Concernant les supports de communication, le choix s’est porté
sur des solutions classiques mais aussi innovantes.
Voici les différents supports mis en œuvre :
- site internet dédié
- page Facebook dédiée
- profil Twitter dédié
Il a, également, été créé un dossier « papier » comprenant :
- flyer de communication
- dossier de communication
- dossier de sponsoring
- brochure de présentation
Ensuite, en se basant sur l’aspect innovant
de l’événement, le contenu à communiquer a été défini de façon à
mettre en avant l’innovation qui est au centre de l’événement.
Voici un extrait du flyer de communication d’AGORA Qualité :
Définir une bonne stratégie de communication
est donc indispensable puisque, sans elle, il est impossible de
remplir l’objectif principal de communication d’un événement qui
est de faire venir des participants. Si la stratégie est bien
définie, elle permet d’avoir une vision globale des actions «
communication » à mener.
Cette démarche permet aussi de contrôler et maitriser la partie
communication tout au long de sa mise en œuvre.
2. Admission
Après avoir fixé la stratégie de
communication, il faut maintenant passer l’étape de mise en
œuvre.
Une des actions de communication mise en œuvre a été la partie
concernant les invitations. En effet, il a été entrepris une
forte campagne d’invitation pour atteindre un maximum de
participants potentiels.
Pour ce qui est de la base de contacts, il a été sollicité le
maximum de sources possibles. Les base de contacts des porteurs
du projet, de nos partenaires, de l’UTC et personnelles ont été
mises en commun afin de recueillir une liste conséquente de
contacts.
Il est alors très important d’effectuer un filtrage/triage sur
cette liste afin de cibler au mieux les personnes à atteindre et
de personnaliser, en fonction, le message à transmettre.
Ainsi 3 catégories de cibles ont été dégagées :
- les industriels
- les sponsors potentiels
- les UTCéens (anciens et actuels)
Sur base de cette liste, une campagne d’invitation a été lancée.
Le point clé pour cette campagne a été de bien cerner le besoin
de nos cibles afin de les convaincre de venir participer à
l’événement.
D’autre part, une communication interne (UTC) a été faite par le
biais du service de communication de l’UTC. Ceci dans le
but d’informer le personnel et les étudiants UTC de l’existence
de l’événement et donc de les y inviter.
L’événement devient donc visible directement sur le site de
l’UTC et est connu de nos 3 catégories de cibles.
Une fois lancée la campagne d’invitation, il a été nécessaire
d’organiser le suivi des invitations. Cela dans le but de
valider les inscriptions des invités, afin notamment d’estimer
l’effectif total et ainsi cadrer les aspects logistiques.
La solution retenue pour notre projet et une solution tierce et
gratuite : Google Drive .
N.B : Cette solution a pour ambition, pour les prochaines
éditions d’AGORA Qualité, d’être hébergée directement par
l’UTC.
XI. Logistique
1. Lieux
Pour sa première édition, l'événement AGORA
Qualité se déroule dans les locaux de l'UTC, plus précisément
dans le Hall du Centre Pierre Guillaumat 2 et le Centre de
Recherche.
Pour les éditions suivantes, il est envisagé de l'organiser au
nouveau Centre d'innovation à côté du Centre de Transfert (Rond
Point Guy Denielou 66, avenue de Landshut 60201 COMPIEGNE).
Pour ce faire, il faudra toujours demander une autorisation
spéciale aux services généraux de l'UTC. La personne à contacter
est le Directeur général des Services de l'UTC. En cette année
scolaire 2013/2014, c'est Monsieur Georges Roqueplan. Il faut
avoir son accord.
Après la première édition d'AGORA Qualité, il faudra réfléchir à
comment formuler cette demande périodiquement. En effet, pour sa
première édition, un document de communication destiné aux
instances de l'UTC a été rédigé afin d'avoir une preuve écrite
et signée, et de s'assurer de la disponibilité des locaux de
l'UTC pour l'occasion. Ce document a été transmit par
l'intermédiaire de Monsieur Gilbert Farges à Monsieur Roqueplan
afin qu'il en prenne connaissance et qu'il le signe.
Pour les réservations des salles et des amphithéâtres, il faut
contacter la cellule Master de l'UTC.
Elle s'occupe des Informations et gestion des salles de cours et
des fournitures diverses et logistique bureautique.
Pour sa première édition voici les amphithéâtres et salles qui
ont été sélectionnés :
- amphithéâtre N104 (PG2) : environ 50 places pour un des
points de paroles
- salle M102 : environ 30 places pour l'un des sponsors
premiums
- amphithéâtre Bessel (Centre de Recherche) : environ 200
places pour le Quality Show
- salles O122 et 0128 : environ 25 personnes chacune pour
ACADEMIA
- salle M104 : environ 15 places pour l'un des sponsors
premiums
Il faudra également prévoir une salle pour s'occuper des
vestiaires afin de décharger les participants de leurs affaires
s’ils le désirent.
2. Matériel
Pour avoir accès au matériel de l'UTC,
contacter au secrétariat général, le service logistique. Et
demander le technicien chargé des opérations.
Il faudra prévoir la liste de matériel suivant à se faire prêter
par l'UTC.
- Tables
- Chaises
- Vidéos projecteurs
- Micros : prévoir
- Grilles métalliques
- Affiches promotionnelles : à imprimer en format A0 et A3
et à coller dans les différents bâtiments de l'UTC afin
d'augmenter la visibilité de l'événement auprès du personnel
et des étudiants de l'UTC et du personnel.
- Fléchage : Il faudra également prévoir un fléchage pour
indiquer la direction de l'événement aux participants au
sein du bâtiment Pierre Guillaumat. Et de prévoir un
fléchage au niveau de la ville afin d'indiquer la direction
de l'UTC aux participants arrivants en voiture depuis les
grands axes autoroutiers.
- Calliquots : 2 très grandes affiches d'extérieur à mettre
sur la passerelle de Benjamin Franklin et sur un lieu visuel
à Pierre Guillaumat (à l'entrée ou au niveau du grillage
extérieur).
- badges pour amphithéâtre Bessel
Pour calculer le nombre de matériel nécessaire à l'événement, il
faut compter pour 1 stand de Qualipolis : 1 table, 2 chaises et
1 grille métallique.
Pour le Quality Show, il faudra prévoir de louer du matériel de
spectacle, c'est à dire, des projecteurs de lumières portables à
installer dans l'amphithéâtre Bessel. Il faudra voir avec le
service technique si c'est possible de les installer afin de
créer un jeu de lumières sur l'orateur expert en qualité afin de
sublimer son intervention. Voici un site internet qui pourrait
être utile http://www.cas.fr/ afin de sélectionner le matériel
et faire un devis.
Il faudra également envisager une sonorisation afin de jouer sur
une musique de spectacle pour assurer une entrée percutante de
l'intervenant. Pour la sonorisation, voir avec l'association
étudiante Decibels (decibels@assos.utc.fr), ils s'occupent de la
sonorisation lors de tous les événements étudiants.
3.
Restauration
Afin d'assurer la pause déjeuner de midi, il
va falloir soit faire appel à un traiteur Compiègnois, soit
faire appel au Crous (restaurant universitaire).
Christine Sellier travaillant à UTEAM conseille de faire appel
au traiteur Saint-Germain environ deux semaines avant
l'événement au plus tard. Il suffit de les appeler de la part de
Christine Sellier tout en précisant le nombre de participants
estimés afin de demander un devis et c'est UTEAM qui payera:
Saint-Germain Traiteur
36 rue Bernard Morançais
60200 Compiègne
Voici ce qu'ils proposent comme repas en livraison pour
entreprise:
Repas dans vos salles
• Buffet entreprise : 23.00€ / personne
• Menu : 27.20€ / personne
Repas en livraison
• Plateau repas : 12.40€ / personne
• Plateau repas direction : 16.30€ / personne
• Buffet mange debout : 21.80€ / personne
Il est également possible de faire appel au CROUS qui d'après le
retour d'expérience des anciennes fêtes de la Qualité, propose
de très bon repas pour un prix très intéressant. Il suffit de
les contacter et de leur demander un devis avec le nombre estimé
de participants à AGORA Qualité et bien préciser que vous
appelez de la part de Monsieur Farges.
4.
Ressources humaines
AGORA Qualité fera appel en premier lieu à
tous les étudiants du Master QPO et NQCE. Il faudra donc
impliquer ses camarades à cette journée. Après la première
édition qui va se dérouler le 24 janvier 2014, AGORA Qualité
sera comme pour les anciennes fêtes de la Qualité, un projet
pour chaque future promotion.
Il faudra donc désigner un coordinateur ou responsable de
l'événement qui se chargera d'identifier en amont et de
distribuer les tâches en aval pour le bon déroulement de la
journée. Ce coordinateur sera l'interlocuteur privilégié des
parties prenantes : les sponsors et les instances de l'UTC. Il
faudra se baser sur le même organigramme que le groupe de projet
fondateurs de l'événement tout en incluant les autres étudiants
de la promotion afin de créer des groupes travaillant sur les
différents aspects du projet.
XIII. Conclusion
L’histoire AGORA Qualité ne se termine pas
ici. Toute la phase de mise en œuvre reste à réaliser, les
aspects logistiques seront à boucler et le déroulement de
l’événement sera à organiser au mieux avec les ressources à
disposition.
Les objectifs en termes de qualité perçue de l’événement ne
seront atteints qu’après AGORA Qualité, mais en partant de la
fête de la qualité, il est possible de déclarer qu’AGORA Qualité
rempli les objectifs qui lui ont été fixés :
- AGORA Qualité est un événement innovant,
de par l’importante phase de créativité réalisée par l’équipe
projet afin de proposer un programme différent et satisfaisant
toutes les parties concernées. L’originalité de l’événement
est avérée, et sera sans nul doute le point fort majeur dans
la quête pour la renommée d’AGORA Qualité.
- AGORA Qualité substitue la Fête de la Qualité
- L’événement est centré sur l’échange entre étudiants et
diplômés comme convenu, mais aussi sur le partage avec des
industriels de la région. La formation Qualité de par cet
événement souhaite ouvrir ses portes, et sortir du cadre
UTC-UTCéens proposé par la Fête de la Qualité. L’événement a
été entièrement conçu en gardant à l’esprit la présence
d’industriels, et en cherchant des arguments pouvant les
attirer, comme notamment la présence d’experts Qualité.
- AGORA Qualité est bel et bien l’occasion d’accroître la
visibilité de l’UTC dans le tissu industriel régional, et de
valoriser ses étudiants auprès d’industriels potentiellement
intéressés par leurs compétences.
AGORA Qualité existe désormais sur le
papier. Il s’agit maintenant de le faire vivre en 2014, et de le
conduire au succès par des évolutions annuelles. AGORA Qualité
tel qu’il se déroule pour sa première édition ne sera aucunement
la version finale ou souhaitée initialement par l’équipe projet.
L’incrémentation de cet événement chaque année par les futures
promotions lui permettra de prendre de la valeur et
d’accroître sa réputation pour atteindre le résultat escompté
par l’équipe projet : devenir une référence nationale en termes
de Formation collaborative en Qualité.
Le projet continue et perdurera à mobiliser des étudiants
d’année en année, qui permettront à AGORA Qualité de devenir le
challenge qu’ils devront relever chaque année.
Les bénéfices d’un événement de ce type sont à la hauteur des
espérances des commanditaires du projet : permettre à des
étudiants de s’investir dans un vrai projet afin qu’ils puissent
valoriser leurs compétences en gestion de projet, tout en
créant un événement de référence attirant des industriels venant
de plus en plus loin pour assister à CET événement innovant.
Les réalisateurs du projet en tirent une réelle plus value, et
le Master Qualité ainsi que l’UTC a plus grande échelle
également. AGORA Qualité est au service de l’intérêt général
pour maintenant et pour le futur ...
XIV. Bibliographie [24]
| [1]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et A.
OCHOCINSKA, Matrice SWOT AGORA Qualité. 2013. |
| [2]
T. GIDEL et W. ZONGHERO, Management de projet 1,
Introduction et Fondamentaux., Lavoisier., vol. 1. Hermes
Science Publications, 2006. |
| [3]
AFNOR, « Management de projet - Recommandations pour le
management d’un projet. FD X50 - 118, 2005, 47 p. », Saga
Web, 2013. [En ligne]. Disponible sur: http://sagaweb.afnor.org/fr-FR/sw/consultation/notice/1275612. |
| [4]
Saga Web, « Lignes directrices sur le management de
projet. NF ISO 21500. 2012, 48 p. »,
Saga Web. [En ligne]. Disponible sur: http://sagaweb.afnor.org/fr-FR/sw/Consultation/Xml/1284584?lng=fr.
[Consulté le: 25-sept-2013]. |
| [5]
Gantt Project, Gantt AGORA Qualité. 2013. |
[6]
G. Farges, « Les outils de base en qualité », 2013.
|
| [7]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et A.
OCHOCINSKA, QQOQCP. 2013. |
| [8]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et A.
OCHOCINSKA, Extrait du Benchmark AGORA Qualité. 2013. |
| [9]
G. Farges, « Management de projet : ISO 21500 »,
Université de Technologie de Compiègne, 2013. |
| [10]
AFNOR, « Management de projet- Gestion du risque -
Management des risques d’un projet. FD X50-117
(2003-04-01) », Saga Web, 2013. [En ligne]. Disponible
sur: http://sagaweb.afnor.org/fr-FR/sw/Consultation/Notice/1274049?directFromSearch=true. |
| [11]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et
OCHOCINSKA, Phase de Créativité. 2013. |
| [12]
T. AMILLASTRE, Planning de la journée AGORA Qualité. 2013. |
| [13]
J. SHIBA, D. NOYER, B. JOUSLIN DE NORAY, M. MOREL, et
MOUVEMENT FRANCAIS DE LA QUALITE, La Conception à l’Écoute
du Marché - Organiser l’écoute des clients pour en faire
un avantage concurrentiel. Julhiet - Insep Consulting,
1996. |
| [14]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et A.
OCHOCINSKA, Echantillon du Questionnaire CEM AGORA
Qualité. 2013. |
| [15]
A. GIRARD, Répartition des réponses par catégories (CEM).
2013. |
| [16]
A. LUZURIAGA, Management des risques projet. 2013. |
| [17]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et A.
OCHOCINSKA, Points Critiques du projet AGORA Qualité.
2013. |
| [18]
T. AMILLASTRE, A. GIRARD, et A. OCHOCINSKA, Charte
Thématiques AGORA Qualité. 2013. |
| [19]
T. AMILLASTRE et A. GIRARD, Charte Quality Show. 2013. |
| [20]
F. DELAHAYE, Bilan des recettes et dépenses du projet
AGORA Qualité. 2013. |
[21]
T. AMILLASTRE, F. DELAHAYE, A. GIRARD, A. LUZURIAGA, et A.
OCHOCINSKA, Partenariats AGORA Qualité. 2013.
|
| [22]
T. AMILLASTRE, Processus de Communication AGORA Qualité.
2013. |
| [23]
T. AMILLASTRE, Recto Flyer AGORA Qualité. 2013. |
[24]
G. Farges, « Etre robuste avec sa bibliographie », 2013.
|
XV. Annexes :
sous format PDF
