Master Qualité - Communication
publique des résultats d'un stage de fin d'études UTC - rue Roger Couttolenc - CS
60319 - 60203 Compiègne Cedex - France - master-qualite@utc.fr
- Tél : +33 (0)3 44 23 44 23
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: Si vous arrivez directement sur cette page, sachez
que ce travail est un rapport d'étudiants et doit être
pris comme tel. Il peut donc comporter des
imperfections ou des imprécisions que le lecteur doit
admettre et donc supporter. Il a été réalisé pendant
la période de formation et constitue avant-tout un
travail de compilation bibliographique, d'initiation
et d'analyse sur des thématiques associées aux
concepts, méthodes, outils et expériences sur les
démarches qualité dans les organisations. Nous ne
faisons aucun usage commercial et la duplication est
libre. Si, malgré nos
précautions, vous avez des raisons de contester ce
droit d'usage, merci de nous
en faire part, nous nous efforcerons d'y
apporter une réponse rapide. L'objectif de la
présentation sur le Web est de permettre l'accès à
l'information et d'augmenter ainsi les échanges
professionnels. En cas d'usage du document, n'oubliez
pas de le citer comme source bibliographique.
Bonne lecture...
AGORA Qualité 2015 :
Pérennisation et consolidation du projet
Le projet AGORA Qualité est une
reprise d’un projet de la promotion 2013-2014 qui
constituait la « Genèse de l’évènement AGORA Qualité
». AGORA qualité est un évènement innovant visant à
promouvoir les échanges autour de la qualité et
développer un Écosystème « Qualité Université et
Entreprises ». Le but de ce projet 2014-2015 était
de pérenniser cet évènement, afin de le rendre plus
accessible aux générations futures. Le rôle de ce
groupe projet était donc un rôle de transmission et
de sensibilisation et ne s’arrêtait donc pas à la
réalisation de l’évènement qui a eu lieu le 23
janvier 2015. Ce Mémoire d’Intelligence
Méthodologique (MIM) reprend donc toutes les étapes,
réalisées par l’équipe projet, qui ont été
nécessaires pour planifier et faire évoluer cet
évènement.
ABSTRACT
The
project AGORA Quality is an evolution of the project
created in 2013 and which was the "Genesis of the
event AGORA Qualité". AGORA Qualité is an innovative
event created to promote exchanges on quality and
develop a "Quality Ecosystem” between the University
and industry representatives. The purpose of this
project in 2014-2015 is to make the event durable
and more accessible to future promotions. The role
of the project group is thus a role of transmission
and awareness and does not stop with the achievement
of the event which took plan on the 23rd of January.
This report therefore includes all the steps
performed by the project team, which were required
to plan and develop efficiently the event.
Nous souhaitons remercier en premier lieu Gilbert FARGES,
tuteur de ce projet, pour son encadrement, sa disponibilité
et son soutien tout au long du projet, en particulier pour
l’élaboration de la journée de séminaire du 22 janvier 2015.
Nous tenons aussi à remercier Jean-Pierre CALISTE, co-tuteur
du projet, pour ses conseils, en particulier pour son
implication au niveau du Quality Show et de ses thématiques,
mais aussi pour nous avoir mis en relation avec des
professionnels de la qualité.
Nous tenons également à remercier Arnaud DERATHÉ pour ses
conseils et son aide lors de la journée AGORA Qualité.
Nous remercions aussi :
Madame KONIG
pour son soutien et ses recommandations tout au long des
jalons.
La promotion
QPO NQCE 2014-2015 pour sa contribution en début
d’année, mais aussi pour son engagement dans le projet.
Les M1 QPO
2014-2015 pour avoir répondu à nos sollicitations afin
de renforcer les liens entre les deux années de Master
et leur faire connaître le projet AGORA Qualité.
UTeam et
notamment Christine LEHEUTRE-SELLIER pour son aide au
niveau du séminaire de recherche applicative, et
notamment en ce qui concerne la constitution des
formulaires d’inscriptions et le séminaire.
Le
projet « AGORA Qualité » a été créé en 2013 par les
étudiants du master Qualité et Performance dans les
Organisations (QPO), promotion 2013-2014. Il
représente l’évolution de la « Fête de la Qualité »
vers un écosystème incluant les entreprises.
Les objectif d’AGORA Qualité sont de :
• Réunir les étudiants, anciens
étudiants, professeurs et experts de la qualité
autour de nouveaux projets, de nouvelles idées lors
d’un évènement « ouvert » et créer de liens entre
toutes les personnes intéressées par la qualité
• Développer les compétences des
étudiants du Master 2 Qualité et notamment leur
aptitude de communication professionnelle
• Garder un lien avec les diplômés
et leur permettre de s’informer régulièrement comme
de rendre compte de leur expérience et transmettre
les bonnes pratiques
Afin de poursuivre la réussite d’AGORA Qualité, le
but du projet 2014-2015 est le bon développement de
l’évènement, dans une dynamique d’amélioration
continue quant aux retours d’expérience de l’édition
2014, mais aussi sa pérennisation afin que le projet
puisse être « industrialisé » et donc facilement
repris à nouveau par les promotions futures du
Master Qualité.
Lors de la reprise du projet AGORA
Qualité il a fallu dans un premier temps déterminer dans
quel contexte il s’inscrivait. Le groupe projet a donc
choisi d’utiliser une Planification Dynamique
Stratégique (PDS) afin de mieux identifier les éléments
préexistants, mais aussi les enjeux de l’évènement, les
résultats à fournir et les différentes parties
prenantes.
Dans le
cas présent l’objectif premier était la réussite et la
pérennisation d’AGORA Qualité. Il s’agissait aussi de
contacter un maximum d’entreprises, d’intervenants, de
sponsors afin de rendre l’événement réalisable en
amont, notamment d’un point de vue financier.
Lors de la journée AGORA
Qualité il fallait avoir une organisation suffisamment
robuste afin de veiller au bon déroulement de la
journée. À l’issue de cette journée ont été collectés
les résultats de l’enquête de satisfaction réalisée par
le groupe projet et la base de données (qui prend la
forme d’un Scenari) doit être finalisée en fonction des
retours pour pouvoir être utilisée et utilisable dès à
présent. Afin de préciser le contexte donné dans la
PDS, il a ensuite été choisi de faire une analyse de
type Forces-Faiblesses/Opportunités-Risques (ici un
SWOT), qui a permis de réaliser une première ébauche des
axes de développement du projet, mais aussi des risques
liés pouvant entraîner la non-réalisation d’AGORA
Qualité.
Il peut
être noté, à l’issue de cette analyse, qu’un début de
capitalisation a déjà été réalisé par le groupe projet de la
promotion précédente, sous la forme d’un dossier. Toutefois
le temps nécessaire à la prise de connaissance de ces
informations est l’un des points cruciaux qui rend le
développement d’un système de capitalisation des
connaissances à part entière indispensable.
En effet, l’une des faiblesses majeures dans
l’industrialisation de ce projet est le manque d’expérience,
chaque année, des étudiants, c’est pourquoi il est question
de créer une base de données pour que ce risque puisse être
maîtrisé.
L’un des autres risques notables est lié au financement de
l’évènement qui nécessite de trouver des sponsors chaque
année, ce qui peut venir entraver la réalisation et la
réussite de l’évènement. Ces différents risques sont
cependant davantage discutés dans la partie suivante, dans
un premier temps, puis de manière plus détaillée dans la
partie analyse des risques (Chapitre 2 du MIM).
Dans la
continuité de l’étude des forces et des faiblesses liés au
projet s’était posée la question suivante : Et s’il était
cette année impossible de faire de cet évènement une
réussite ? Afin de prévenir d’une telle situation, il avait
fallu considérer quels pourraient être les différents
risques pouvant mettre en péril le projet.
Pour ce faire une première analyse des risques avait été
réalisée en tenant compte de l’ordre chronologique de
succession des tâches depuis le début de l’étude jusqu’à la
réalisation de l’évènement AGORA Qualité pour enfin finir
par les risques liés aux méthodes de pérennisation.
Dans un premier
temps, il est apparu que tous les risques mentionnés
ci-dessus n’avaient pas tous le même « poids » ni le même
impact à chaque période du projet.
En effet, la rubrique « ORGANISER » concernait directement
la mise en place et la gestion de l’évènement et a donc dû
tout particulièrement être prise en compte. L’évaluation du
personnel de l’UTC et des professeurs associés au projet a
toutefois permis d’avoir au cours du temps une meilleure
vision globale et donc une meilleure analyse de ces divers
risques.
D’autres risques comme l’oubli de certaines taches impactant
les activités planifiées ont été pris en compte afin
d’accentuer la nécessité de développer une méthode agile
lors de la planification et la mise en place d’AGORA
Qualité.
Enfin la partie « SPONSORISER » associait l’un des risques
majeurs de l’événement, qui déterminait sa survivabilité. En
effet l’absence de fond aurait empêché la réalisation
d’AGORA Qualité et il a donc fallu développer des solutions
pour maîtriser les risques associés.
Le projet a donc été dans un premier temps découpé en trois
phases distinctes :
- Phase 1 – Prise de connaissance du
projet : il s’agissait de s’imprégner du sujet tout en
examinant le contexte et les enjeux. Pour ce faire il a
fallu prendre connaissance des documents capitalisés lors
d’AGORA Qualité 2014 et de faire des recherches pour
commencer à planifier le projet. Une première étude des
risques a alors été réalisée.
- Phase 2 – Mise en place du projet :
Après réalisation d’une analyse des risques plus détaillée,
il a fallu commencer à communiquer sur le projet. Différents
documents comme le flyer de l’événement ont été réalisés et
les thématiques de la journée ont été prédéfinies.
Parallèlement les intervenants potentiels ont été sollicités
et une première série d’invitations envoyées.
- Phase 3 – Préparation d’AGORA Qualité :
Cette dernière phase a principalement consisté à former
toutes les parties prenantes telles que les étudiants, les
enseignants ou les secrétaires. Les étudiants de Master 1,
susceptibles de reprendre le projet pour 2016 ont aussi été
sensibilisés.
Il est toutefois à noter que le travail sur ce projet ne
s’arrêtait cependant pas là car ces trois phases n’incluent
pas la capitalisation des connaissances et des retours
d’expériences qui suivent la réalisation de l’évènement et
contribuent à sa pérennisation.
Pour pouvoir cerner plus précisément et de manière plus
concrète les enjeux du projet, il était nécessaire de
définir une problématique. Celle qui a été retenue à l’issue
de la réflexion du groupe projet est Comment obtenir et
développer les moyens nécessaires à la réussite et à la
pérennisation d’AGORA Qualité ?
Afin de pouvoir au mieux répondre à la problématique
explicitée ci-dessus, les objectifs du projet AGORA Qualité
avaient donc été définis selon trois critères distincts : la
qualité, le coût ainsi que le délai.
• Qualité
o
Mettre en œuvre les étapes de gestion de projet afin de
réussir AGORA Qualité.
o Qualité perçue par les acteurs du
projet (avis à la fin du projet).
o Qualité perçue par les participants
d’AGORA Qualité (questionnaire de satisfaction).
•
Coût
o
Le coût horaire ne doit pas dépasser la charge du temps
passé par personne du groupe (3h) par semaine estimée via
la note de clarification.
o Le budget estimé pour l’évènement ne
doit pas être dépassé.
o Rendre le projet rentable.
•
Délai
o
Respecter les dates limites imposées par les différents
acteurs.
o Réaliser l’évènement AGORA Qualité le
23 Janvier 2015 sans retard organisationnel le jour même.
En ce qui concernait
les livrables de ce projet, ils pouvaient être distingués
selon deux formes. Une est plus matérielle et représente le
parcours adopté afin de manager au mieux le projet AGORA
Qualité. Il s’agit de la partie capitalisation du projet,
c'est-à-dire la base de données qui doit être directement
disponible pour les futurs étudiants de Master 2, sous la
forme d’un SCENARI.
La deuxième forme de livrable est l’organisation d’AGORA
Qualité, sa mise en place ainsi que le bon déroulement de la
journée du 23 Janvier 2015.
La méthode de gestion dynamique de projet et analyse des
risques est propre à l’organisation d’AGORA Qualité
2015. Il s’agit d’une méthode innovante permettant
autant de consolider l’organisation que d’envisager la
pérennisation d’AGORA.
La première étape reprend les trois phases évoquées
précédemment et est une prise de connaissance du projet
2013-2014 : il s’agissait de voir ce qui avait été fait
l’année précédente. Il fallait ensuite planifier les
tâches. Suivaient alors deux axes majeurs : la
pérennisation et la consolidation.
L’étape de pérennisation consiste à concevoir un SCENARI
pour expliquer la méthode et permet d’enregistrer les
actions effectuées durant AGORA. Lors de cette étape les
Master 1 Qualité ont aussi été sensibilisés.
L’étape de consolidation consistait à trouver des
solutions plus pérennes que la sponsorisation. Il a donc
été décidé d’organiser en supplément une journée de
séminaire payante sur un thème innovant.
À
la suite de la mise en place de la méthode, qui se base
sur une minimisation des risques afin de rendre le
projet plus robuste, les risques généraux quant à la
réalisation de l’évènement AGORA ont été traités à
l’aide d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) et les
risques générés pour les changements proposés cette
année avec une Analyse Préliminaire des Risques.
CONTEXTE DU
PLAN DE CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ
Lors de la planification et pendant l'événement AGORA
pouvaient se présenter de nombreux risques qui pouvaient
affecter sa performance. Savoir quels étaient ces
risques et mettre en œuvre des mesures pour les prévenir
ou les minimiser au maximum était essentiel pour le
succès au moment de la réalisation de l’évènement.
Pour déterminer comment réduire ou éviter ces risques,
un Plan de Continuité d’Activité a été utilisé pour
analyser les possibles solutions ainsi que la
faisabilité de la mise en œuvre.
Ainsi il fallait distinguer six types de menaces liées à
l’organisation d’AGORA Qualité :
• Budget insuffisant pour réaliser
l’événement
• Annulation d’un intervenant
• Annulation d’un possible sponsor
• Pas assez de participants
• Locaux non disponibles
• Temps insuffisant pour bien
planifier l’événement.
Ci-dessous le détail des activités et personnels à
prendre en compte lors du PCA :
• Activités
o Obtenir budget nécessaire pour
organiser l’événemento Assurer la
présence de tous les intervenants
o Réserver budget en cas d'annulation
de sponsor
o Assurer la présence d’un minimum de
personnes
o Assurer la réservation des locaux
o Planifier avec anticipation
l’événement
• Personnel
o Intervenants
o Participants
o Étudiants Master Qualité
Pour avoir du
succès dans la planification et l'exécution de l'événement
AGORA et assurer la qualité et l'amélioration de
l'événement de l'année dernière, un plan d'amélioration
continue a été réalisé.
Ce plan d'amélioration visait à apporter les modifications
appropriées à l'événement pour assurer la bonne
performance de ce dernier, en tenant compte des risques
les plus importants, les obstacles qui pouvaient
apparaître pour ainsi réduire la probabilité qu'ils se
produisent et avoir ainsi un plan d'action alternatif au
cas où ils ne se produiraient pas.
Il s’agissait aussi d’expliquer tout d’abord les
modifications proposées par rapport à l'année dernière
pour assurer la viabilité du projet.
Après l’analyse des principaux risques pour la réalisation
d’AGORA, ces modifications ont montré comment les
changements proposés pouvaient permettre de diminuer le
pourcentage d’échec du projet AGORA Qualité. Ci-dessous se
trouve le tableau comparatif au niveau de l’organisation
d’AGORA en 2014 et 2015.
Après avoir
établi la méthode et réalisé une analyse des risques
approfondie, il a été possible de réaliser le flyer de
l’évènement, conjointement avec deux modèles
d’invitation, l’un des deux étant spécifiquement destiné
à la sponsorisation. Ci-dessous est présenté un extrait
du modèle de ce qui a été envoyé aux entreprises pour la
sponsorisation, la partie détaillant les activités
n’ayant pas été reprise ici :
DEVENEZ
PARTENAIRE D'AGORA QUALITE 2015
L’Université de Technologie de Compiègne
avec l’aide d’un groupe d’étudiants en
Master Qualité et Performance des
Organisations, organise la 2nde
édition d’AGORA Qualité.
C’est un événement
innovant autour de la Qualité,
destiné à un public varié : les
étudiants, les entreprises, les
experts en Qualité mais aussi le grand
public. AGORA a pour mission de promouvoir
l’échange autour de la Qualité,
dans un cadre convivial et également
promouvoir un écosystème Qualité Université
- Entreprise. Pour
réaliser cet événement nous avons besoin
d’un soutien financier de votre part.
Cela est
avantageux pour vous également :
Associer
votre image à celle d’un établissement
renommé :
•1ère
école d’ingénieur post-bac*
•1er
Master Qualité de France*
Faire
bénéficier votre personnel d’une
journée de formation créative,
collaborative, innovante et gratuite
Accéder à
un partenariat durable avec l’UTC via des
stages, projets ou encore des études
en Qualité
En ce qui concernait les inscriptions à l’évènement,
sans sponsorisation, celles-ci sont réalisés via un
formulaire dédié sur le site internet qui permettait
par ailleurs de savoir si les personnes seraient
présentes uniquement à une ou plusieurs activités
durant la journée.
ARTICLE
Un autre
moyen de faire connaître l’évènement AGORA Qualité
2015 était un article présenté dans une newsletter
d’AFNOR. Il a donc été possible de rédiger un
article présentant l’évènement AGORA Qualité (et le
séminaire dans une moindre mesure), afin de le
promouvoir au-delà des emails d’invitations et de
sponsorings envoyés en parallèle et donc de pouvoir
susciter l’intérêt de personnes supplémentaires.
L’article envoyé était le suivant :
AGORA Qualité : Un rendez-vous
innovant pour promouvoir un
« Écosystème Qualité entre Université
et Entreprise »
AGORA Qualité,
évènement créé en 2013 par les étudiants du
Master Qualité (1erau
Classement 2014 SMBG) de l’UTC
(Université de Technologie de Compiègne), a
pour vocation de libérer la pensée pour
adapter la qualité au service de
l’entreprise.
La 2e édition
d’AGORA aura lieu le 23 janvier 2015 à
Compiègne dans les locaux de l’UTC.
La journée (9h-18h)
s’organise autour de conférences animées par
des experts de haut niveau (Quality Show), des
travaux innovants (QualiPolis) et des ateliers
de résolution axés autour de problématiques
proposées par les entreprises (Académia). La veille de
l’évènement, le 22 janvier 2015, un séminaire
se tiendra également à l’UTC. Le thème sera
l’ISO 9001 version 2015. La discussion sera
suivie d’une mise en pratique au sein
d’ateliers. Si vous souhaitez en savoir plus
et participer à cette journée, nous vous
invitons à consulter notre site à l’adresse
suivante : http://www.agoraqualite.fr
Si
vous souhaitez encourager cette initiative,
que ce rendez-vous annuel se pérennise
n’hésitez pas à nous contacter et à devenir
nos partenaires pleinement associés à cet
évènement !
Le site
internet en lien avec AGORA Qualité est un outil
essentiel dans le développement du projet AGORA
Qualité.
L’analyse de l’existant a permis de relever certains
points à améliorer, d’autre à rajouter. Par exemple au
niveau de l’ergonomie certaines pages devaient être
regroupées ensemble afin de pouvoir être plus lisible.
Le site internet a donc été modifié en regroupant les
informations sous des bannières plus générales,
fluidifiant les informations perçues par le lecteur.
Une section séminaire a été ajoutée pour permettre à
n’importe quelle entreprise visitant le site internet
de pouvoir s’informer sur le séminaire, son coût et
pouvoir s’inscrire en ligne directement.
Par ailleurs une inscription en ligne fonctionnelle
avait été mise en place. La réussite de celle-ci était
directement liée à la démarche communication via
l’envoi des mails d’information et de sponsorisation à
de nombreuses entreprises en lien avec l’Université de
Technologie de Compiègne.
ENQUETE DE SATISFACTION
Le jour du
séminaire et de l’évènement des enquêtes de
satisfaction ont été distribuées dans le cadre du
processus d’amélioration continue d’AGORA Qualité.
Lors du séminaire les participants ont pu faire des
suggestions tout au long de la journée aux différents
intervenants afin de contribuer à la réussite de ce
séminaire ainsi que des prochains.
Les questions pour la journée du 23 janvier 2015
concernaient aussi bien le contenu des différentes
activités (Quality Show, Qualipolis et Academia) que
le processus de communication (facilité de trouver le
lieu, etc.) ou le repas.
Des suggestions ont pu être faites librement et sont
capitalisées conjointement aux résultats via Scenari
pour les générations futures et notamment la promotion
2015-2016.
En ce
qui concerne le contenu de l’évènement, pour
l’organisation de la journée AGORA Qualité 2015, il
s’est agit de reprendre les activités ayant eu lieu
l’année passée, tout en restant innovants. Voici
donc le programme qui a été envoyé aux différentes
parties prenantes (invités, intervenants, sponsors)
pour l’édition 2015 d’AGORA Qualité.
Pour le
Quality Show et QualiPolis, ainsi que pour le stand «
ouvrages », il a été nécessaire de trouver des
intervenants, experts sur des thématiques en rapport
avec la qualité. Les participations de chacun ont été
validées trois semaines avant l’évènement et certains
supports avaient pu être récupérés pour la répétition
de la journée.
Ci-dessous le tableau présente la liste des
intervenants retenus et présents à l’évènement, avec
les thématiques qui avaient été proposées, en fonction
des activités (Quality Show, QualiPolis ou le stand «
ouvrages » lors de QualiPolis) :
En ce qui
concernait le risque d’indisponibilité de certaines
de ces personnes, il s’agissait de rechercher
plusieurs thématiques, comme par exemple la garantie
de la qualité dans les universités, et ce afin de
réduire le risque de n’avoir aucun ou peu
d’intervenants le jour J et donc un nombre correct
d’intervenants, d’autant plus pour le Quality Show.
En cela, le tableau présenté ci-dessus ne présente
qu’une partie des contacts pris pour l’édition 2015
et ne reprend que les intervenants et les
thématiques qui avaient été finalement
sélectionnées.
SÉMINAIRE DE RECHERCHE
APPLICATIVE - ISO 9001:2008
Lors
de la conception de la journée AGORA Qualité il a été
mis en avant que la sponsorisation ne correspondait
pas au cœur de métier de qualiticien et qu’il était
donc nécessaire de trouver d’autres solutions afin de
pérenniser l’évènement. Deux solutions ont été
proposées :
• Rendre Académia payante, ce qui
posait des problèmes d’attractivité
• Ajouter une journée de séminaire
le 22 janvier : il s’agit de la solution qui a été
retenue.
Cette journée de séminaire, qui a remporté pour sa
première édition un franc succès, avait la
particularité d’être facturée. La première édition
portait sur l’ISO 9001:2015 et était divisée en une
partie théorique, assurée par des professeurs
qualifiés et une partie ateliers d’application et
d’appropriation.
Le détail de l’offre de la journée de formation
proposée est repris dans la fiche ci-dessous :
Figure 13: Fiche du séminaire
de recherche applicative [source : auteurs]
Pour organiser AGORA Qualité, un budget prévisionnel
avait été établi sur la base de 70 participants qui
comprend 50 invités (dont environ 10 intervenants) et
20 étudiants. Il tenait compte du matériel nécessaire
et des produits qui ont été distribués aux invités
comme aux intervenants tels que des sacoches.
Concernant le séminaire, ont été pris en compte le
coût par personne de la journée (300 euros HT) ainsi
que les frais de gestion pour UTeam.
L’objectif du séminaire était un minimum de cinq
personnes. Celui-ci a été atteint et a permis d’avoir
un budget à l’équilibre pour 2015. D’autres séminaires
sont d’ors et déjà prévus pour préparer dès à présent
AGORA Qualité 2016.
Les recettes engrangées grâce au séminaire ainsi qu’au
repas payant, à hauteur de 15 euros par personne, lors
de la journée AGORA Qualité ont permis de couvrir les
différents types de dépenses qui ont été cités
ci-dessus. Les frais de déplacement des différents
intervenants ont par ailleurs pu être pris en charge
en conséquence.
BUDGET HORAIRE
En plus de la partie purement financière, un budget
horaire a été réalisé afin d’évaluer le temps passé,
notamment en fonction de quatre pôles
organisationnels, à savoir Communication,
Intervenants, Logistique et Budget. Ces indicateurs
sont importants car ils permettent d’évaluer la charge
de travail pour les futurs étudiants du Master 2
Qualité et Performance dans les Organisations.
Ci-dessous la répartition, en fonction des pôles (à
l’exception de la communication et du budget, divisés
en deux phases) permettent de se rendre compte de la
répartition du travail lors de l’élaboration et de la
réalisation du projet :
Figure 14: Répartition horaires
en fonction des pôles [source : auteurs]
Il
est notamment intéressant de constater que la
communication et le budget représentent à eux seuls
70% du travail demandé. En effet, la gestion du pôle
intervenant (40 heures au total) demande d’avoir
bien entamé la réalisation de la communication
(notamment en ce qui concerne la réalisation des
flyers), et dans une moindre mesure le budget (au
cas où certaines prestations pourraient, ou ne
pourraient pas, être assurées).
De même pour la logistique (15 heures de travail
prévues au total), il était nécessaire d’avoir déjà
une vision claire du projet avant de commencer à
prévoir quel type de matériel ou de locaux seront
nécessaires, comme lorsqu’il a été déterminé qu’il
serait intéressant de réserver la salle O117 afin de
filtrer l’accès au déjeuner organisé lors de la
journée AGORA Qualité.
Concernant la répartition horaire, le graphique
présenté ci-après recense au total 190 heures de
travail, réalisées ou prévisionnelles. Cela
représente, sur la période de travail sur le projet,
allant pour la promotion 2014/2015 du 10 septembre
2014 au 24 janvier 2015, l’équivalent d’un peu plus
d’une heure de travail par jour.
Il pouvait alors s’agir de travail individuel, par
équipe ou incluant les élèves s’étant portés
volontaires (c'est-à-dire dans le cas de la
promotion 2014-2015 80 à 95% des étudiants selon
disponibilités), notamment pour le mois de janvier
où une contribution a été demandée (en particulier
pour le jour J).
Il est aussi à noter que les différents pôles
peuvent se recouper lors de l’organisation, comme
pour le budget et la communication lors de
l’élaboration de la journée de séminaire.
Toutefois, il faudra noter que certains pôles ont
été plus chronophages que d’autres comme le budget
ou la communication, en fonction des demandes qui
ont été formulées courant janvier, mais aussi en
raison de la phase d’innovation liée à l’élaboration
de la journée de séminaire.
Ainsi ces données serviront d’indicateur général
pour les promotions suivantes et ne doivent pas être
prises au pied de la lettre. De fait, si le projet
est correctement pris en charge par un groupe (ou
bien une promotion entière), une répartition
équitable, en fonction des possibilités et des
compétences de chacun, il sera d’autant plus réussi
que la quantité de travail de chacun restera
réaliste.
Afin d’être le plus efficace possible, et dans
l’optique de gérer efficacement le temps de travail
pour la réalisation de l’évènement AGORA, il était
impératif de pouvoir bien répartir les rôles de
chaque membre du groupe.
De par les expériences de l’année précédente et de
notre propre expérience, il avait été convenu que
quatre pôles différents devaient être gérés :
•
Le pôle Communication
La communication est une des parties les plus
importantes en début de projet. En effet il est
indispensable de se préparer à l’avance et de
prévoir comment bien communiquer sur l’évènement,
créer l’innovation dans la programmation de la
journée AGORA, et se répartir le travail pour
contacter au plus vite les entreprises susceptibles
de devenir des sponsors.
Cela se traduit par la réalisation de documents tels
que les plaquettes d’informations, la modification
des calicots de l’évènement, réaliser le flyer de
l’édition en cours, et communiquer via mail ou
rendez-vous avec les intervenants, entreprises.
•
Le pôle Finance et budget
Le pôle Finance et budget est quant à lui une partie
conséquente qui se traduit par la réalisation d’un
budget réaliste. Pour ce faire il faut reprendre les
données de l’année précédente, analyser l’existant
en termes de ressources, et planifier selon le type
d’évènement ciblé.
La deuxième partie de ce pôle peut être représentée
par la constante relation entre les autres acteurs
de l’évènement. Ainsi le gestionnaire de ce pôle est
amené à être quotidiennement à l’écoute des autres
pôles afin de respecter le budget, et de garder une
certaine somme d’argent nécessaire à la mise en
place du prochain évènement.
•
Le pôle Gestion des Intervenants
La gestion des intervenants affecte directement le
contenu de l’évènement AGORA. Pour pouvoir attirer
et intéresser le plus de personnes possible et faire
d’AGORA un évènement « à la page », le gestionnaire
du pôle intervenant doit développer ses capacités et
mettre en place une programmation en fonction des
intervenants disponibles et volontaires.
Ce dernier est amené à être en relation avec le pôle
communication en fonction des réponses émises par
les participants, mais aussi avec le pôle finance
dans le cas où ces intervenants ne se déplacent pas
gratuitement.
•
Le pôle Logistique
La logistique à proprement parler n’est mis en place
que très peu de temps avant l’évènement. Le
responsable logistique reprend les différentes
actions entreprises lors de la précédente édition et
met en place un système permettant de pallier à tout
problème lié aux ressources pouvant intervenir
durant la journée de l’évènement AGORA.
Le pôle logistique est en étroite collaboration avec
le pôle finance. Ce dernier joue le rôle de
régulateur pour rendre réaliste le travail du
logisticien par rapport au budget initialement
défini.
Par expérience il a été remarqué que la charge de
travail de chaque pôle mentionné ci-dessus
différait. Afin de pérenniser les actions et de
pouvoir répartir le travail effectué de la meilleure
des manières possible, un tableau avait été créé
pour représenter plus visuellement les périodes de
travail de chaque pôle.
L’annexe C représente la chronologie sommaire qui
avait été proposée d’avoir afin de bien pouvoir
gérer l’évènement AGORA.
Chaque responsable de pôle avait la responsabilité
d’ajuster la charge de travail associée et de
diviser le travail de manière raisonnable entre les
membres de l’équipe, en fonction du planning établi
en annexe.
MISE EN PLACE D’UN
OUTIL DE PERENNISATION : SCENARI
DESCRIPTION DU BESOIN
D’après l’analyse de l’existant qui a été effectué
dans la première partie de l’étude sur AGORA
Qualité, il avait été identifié le besoin de mettre
en place un outil permettant de pérenniser les
actions effectuées au sein d’AGORA.
Les objectifs de cet outil sont les suivants :
• Capitaliser les connaissances
acquises de la gestion d’un évènement en général
• Définir un plan d’action type à
effectuer pour le bon déroulement d’AGORA Qualité
• Permettre une amélioration
continue du système de management évènementiel
• Impliquer les Master 1 dans
l’organisation et la bonne compréhension d’AGORA
Qualité
• Rendre accessible les données
capitalisées
• Expliciter les pôles de gestion
de l’évènement AGORA
Il a été décidé d’un commun accord de l’utilisation
d’un logiciel afin de capitaliser toutes ses
données. L’utilisation de la Plateforme
communautaire SCENARI présentée dans le cadre du
Master Qualité est apparue comme le meilleur choix
en tenant compte du temps disponible après la
réalisation de l’évènement.
SCENARI-PLATFORM est le site communautaire du
logiciel libre Scenari. Cet outil développé au sein
de l’Université de Technologie de Compiègne permet
de mettre en place un système de management
documentaire général.
L’avantage de l’utilisation d’un tel logiciel réside
dans son développement et l’apport que l’on peut
avoir d’une telle application. Dans le cas d’AGORA
un tel outil apportera une certaine autonomie
d’action pour les groupes d’étudiants des années à
venir.
L’utilisation de SCENARI devra permettre répondre
aux questions suivantes :
• Où puis-je trouver les
informations concernant AGORA Qualité ?
• Quelle est la démarche à suivre
pour la gestion d’AGORA Qualité ?
• Quelles sont les étapes clés à
respecter ?
• Quelle est la répartition des
tâches au sein de mon groupe de travail ?
• Comment puis-je AGORA Qualité
pour les années à venir suivant ma propre expérience
?
ADAPTATION DE SCENARI AU PROJET
AGORA QUALITE
L’adaptation de SCENARI à notre projet AGORA Qualité
est un des points clés de la bonne pérennisation de
la méthode utilisée et de l’utilisation qu’en feront
les années suivantes.
De manière générale l’utilisation de SCENARI se fait
suivant les pôles définis ci-dessus. Un exemple de
présentation de SCENARI est présent ci-dessous :
Figure 16: Menu principal Scenari
AGORA Qualité (Scenari) [source : auteurs]
Au sein de ce
logigramme s’imbriquent les actions à effectuer
suivant les pôles de travail.
Un code couleur est défini afin de répartir et de se
rendre compte visuellement du travail de chaque membre
du groupe comme indiqué ci-dessous.
Figure 17: Partie mise en place
AGORA Qualité (Scenari) [source : auteurs]
• L’utilisateur accède au site où
est présentée la figure 16 comme trame de fond du
projet.
• L’utilisateur lit la présentation
générale et sait ainsi où cliquer pour commencer
l’initiation.
• L’utilisateur accède à chacune des
étapes décrites dans la figure 16. Ensuite dans
chacune des étapes la présentation est construite
selon la structure décrite par la figure 17
• L’utilisateur prend connaissance
dans chacune des sous-parties de diverses informations
:
o Chronologies
des actions à effectuer
o Responsable
pour chaque action à effectuer
o Impératifs à
respecter tel que les formats de rendus, le planning
et dates limites à respecter, Informations en lien
avec les étapes.
o Lien avec les
rendus exigés dans le cadre de QPO11
• L’utilisateur effectue le travail
en lien avec les recommandations effectuées dans
SCENARI
• Après réalisation du travail,
l’utilisateur doit améliorer le SCENARI si besoin.
Cette idée de fonctionnement peut être amenée à être
constamment modifié en fonction des décisions prises
par le groupe entier et permet de constamment
illustrer l’amélioration continue présente dans la
gestion d’AGORA Qualité.
La partie la plus développée du Scenari réside dans la
« Mise en place d’AGORA Qualité ».Ci-dessus la figure
montre le fonctionnement de cette partie.
L’un des résultats qu’il est possible d’attendre du
Scenari que l’équipe AGORA Qualité a mis en place
réside dans la facilité d’utilisation et l’utilité que
les années à venir aurons d’un tel travail.
Le Scenari n’est pas seulement un moyen d’informer les
organisateurs. Il s’agit principalement d’un moyen de
communication et d’amélioration inter-promotions au
sein de l’UTC mais aussi pour chaque groupe de travail
désirant s’investir dans le projet.
Étant donné la jeunesse du projet AGORA Qualité, le
Scenari qui lui est associé n’en est qu’à son
commencement. Pour cette raison il semble utile de
placer un indicateur tel que la durée de vie de cette
plateforme d’information. Il s’agit d’un indicateur à
long terme qui permettra de se rendre compte de
l’utilité d’un tel dispositif.
En outre un lien plus factuel peut-être créer entre
l’évènement AGORA Qualité et le Scenari. Au sein de la
partie « Améliorer / Pérenniser AGORA Qualité », un
fichier Excel sera mis en place afin de rendre compte
du succès de l’évènement.
Cela permettra de savoir quelles années ont été
importantes pour l’évènement suivant plusieurs
paramètres :
• La fréquentation de l’évènement :
plus il y aura de participants à l’évènement et plus
l’évènement AGORA Qualité devrait se faire connaître
au sein des entreprises
• Choix des sujets et des
intervenants : Une corrélation sera faite entre les
réussites des années et le choix des intervenants
ainsi que les sujets abordés. Une seconde corrélation
pourra être faite entre les innovations effectuées
(nouvelles activités, …) et le taux de participation.
Ce qui déterminera la réussite de ce qui est entrepris
aujourd’hui sera l’assiduité des membres du projet
dans les années à venir.
Initiation de SCENARI par le Master 1 QPO
Un des enjeux majeurs pour l’équipe AGORA Qualité
2014-2015 concerne l’initiation du Master 1 Qualité au
projet AGORA Qualité.
Il s’agirait dans un premier temps de pouvoir
impliquer les futurs étudiants de Master 2 avant même
le début de l’année afin de les intéresser et de leur
permettre de prendre part à la réalisation du projet à
leur tour.
Le second bénéfice serait d’obtenir aussi un retour
d’expérience de la part de ces étudiants afin de
continuer à améliorer l’utilisation de Scenari.
Tout comme lorsque des tests sont exécutés afin de
tester l’ergonomie pour des produits de haute
technologie, le lien afin de tester l’utilisation du
Scenari sera envoyé aux Master 1 Qualité dès
finalisation afin de pouvoir réaliser des
améliorations et mises à jour dès que possible.
Pour pérenniser AGORA Qualité il avait été proposé
cette année de sensibiliser les étudiants du Master 1
Qualité. Cette sensibilisation a deux buts principaux
:
• Faire participer les étudiants M1
à l’évènement AGORA,
• Motiver certains d’entre eux pour
reprendre le projet.
Pour ce faire un mail sur le sujet a été envoyé à tous
les étudiants. Une réunion a pu par la suite être
organisée afin de présenter le projet et ses enjeux.
L’accent a notamment été mis sur la possibilité de se
créer un réseau tout en participant à un projet de
grande ampleur.
A l’issue de cette réunion, 80% des étudiants
sollicités ont montré une volonté de participer à la
journée.
LOGISTIQUE
La gestion de l’évènement AGORA Qualité demandait, de
la part de l’équipe organisatrice, de réagir aux
imprévus et de s’adapter aux situations particulières.
Quatre types de ressources étaient indispensables à la
réussite de l’évènement :
• Réservation des salles et du
matériel
• Gestion de la restauration
• Mise à jour et installation des
banderoles/panneaux
• Mise à jour du site internet
A l’exception des mises à jour du site qui ont été
réalisées jusqu’au jour J avec notamment la diffusion
en live du Quality Show, il a été nécessaire de
prévoir plusieurs semaines à l’avance les différentes
réservations afin d’éviter toute indisponibilité
notamment pour la journée de séminaire.
• Mise à jour site internet
Le site internet www.agoraqualite.fr a été mis à jour
afin que les personnes intéressées puissent avoir les
informations nécessaires. Cela inclut une page
internet comprenant la situation géographique de
l’Université de Technologie de Compiègne afin que
chacun puisse se repérer plus facilement (Annexe D).
Le
projet AGORA Qualité ne prend pas fin ici. En effet
la dernière phase de mise en œuvre de la
pérennisation est en train d’être établie avec la
rédaction du Scenari.
Les objectifs
de l’évènement AGORA ont toutefois été atteints dans
la mesure où :
-
Les moyens mis en œuvre ont permis la réussite de
l’évènement et il s’agit à présent d’enregistrer les
résultats obtenus pour les transmettre aux
générations futures,
-
La pérennisation du projet est assurée, non
seulement avec le Scenari mais aussi la
sensibilisation des Master 1 Qualité aux différents
enjeux du projet.
Par ailleurs
l’esprit d’innovation d’AGORA a été conservé, aussi
bien par les thématiques proposées par les experts
de la qualité lors de la journée que par l’ajout
d’une journée de séminaire, qui a permis de trouver
une alternative à la sponsorisation.
Enfin, une
méthode intitulée « AGORA » dérivée de la gestion
dynamique de projet avec analyse des risques a pu
être implémentée, permettant une organisation
dynamique et agile de l’évènement. Elle s’organisait
autour des étapes suivantes :
-
Améliorer, qui correspond à une prise de
connaissance du projet et des retours d’expérience,
-
Gérer, Organiser et Revoir, qui correspond à la
gestion concrète du projet avec tous les ajustements
nécessaires à la réalisation opérationnelle de
l’évènement,
-
Agir, qui correspond à la journée AGORA Qualité et
lors de laquelle les objectifs majeurs devaient être
atteints.
Parvenir à
mobiliser chaque année un groupe d’étudiants, voire
une promotion entière est donc capital afin
d’impliquer les étudiants dans un projet concret et
de permettre de développer plus encore l’écosystème
« Qualité » entre Université et Entreprise qui est
le cœur de l’évènement AGORA Qualité.
1.European University
Association. European
Quality Assurance Forum [en ligne]. 2014.
Disponible à l'adresse : http://www.eua.be/eqaf-barcelona.aspx
[Consulté le 30/09/2014]
4.ISO. ISO
20121:2012 - Systèmes de management responsable
appliqués à l'activité événementielle --
Exigences et recommandations de mise en œuvre [en
ligne]. 2012. Disponible à l'adresse : http://www.iso.org/iso/fr/catalogue_detail?csnumber=54552.
[Consulté le 30/09/2014]
5.Mouvement québécois de la
qualité. Salon
sur les Meilleures Pratiques d’Affaires [en
ligne.] 2014. Disponible à l'adresse : https://www.qualite.qc.ca/salon-mpa.
[Consulté le 29/09/2014]
7. AGORA Qualité 2015 : Pérennisation et
consolidation du projet, DELOUCHE Anthony, GAUDE
Marie-Sophie, LEGARIA MACAL Juan Carlos, MUTTAQI Ubaida, Université de
Technologie de Compiègne, Master Qualité et
Performance dans les Organisations (QPO), Mémoire d'Intelligence Méthodologique du projet
d'intégration, janvier 2015, www.utc.fr/master-qualite,
puis "Travaux", "Qualité-Management", réf n° 305
sous format .pdf
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