centre hospitalier "ferdinand grall"

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QUESTIONNAIRE

SECRETAIRES MEDICALES

Préambule :

Devant la persistance des difficultés de fonctionnement des secrétariats médicaux (importance du nombre d'heures supplémentaires, organisation des congés annuels difficile à mettre en place…), une étude portant sur l'organisation et le fonctionnement des secrétariats médicaux est nécessaire d'autant plus que l'Aménagement de la Réduction du Temps de Travail (A.R.T.T.) pourrait entraîner une dégradation de la qualité du service.

Il s'agit, à travers ce questionnaire, de s'engager dans la voie suivante :

1) Etablir un diagnostic de l'organisation et du fonctionnement des secrétariats médicaux.

2) Relever les contraintes des différents postes de travail, analyser les difficultés qui auront été indiquées et prendre en compte les forces qui sont annoncées…

3) Etablir un ensemble de propositions permettant de réduire les difficultés rencontrées et qui seront susceptibles d'améliorer les conditions de travail des intéressés et la qualité de la prise en charge des patients.

QUESTIONNAIRE

NOM :

Prénom :

Grade :

Service :

1) Organisation du poste de travail

1.1 - Votre temps de travail

50 % o 75 % o 80 % o 90 % o 100 % o

1.2 - Vos horaires de travail

1^ère semaine	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi	Samedi	Dimanche
Horaires

2è semaine	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi	Samedi	Dimanche
Horaires

1.3 - Heures supplémentaires à récupérer

1.3.1 - Nombre d'heures supplémentaires à récupérer au 01/07/2001

heures

1.3.2 - De quel type d'activité ressortent les heures supplémentaires ? (exemples : permanences du samedi, débordement consultations externes, etc…)

Activité principale :

Activité secondaire :

Autres (à préciser) :

1.3.3 - Lorsque vous effectuez des heures supplémentaires en dehors de la durée légale de votre temps de travail ou en débordement de vos horaires de travail (exemples : permanence du samedi ou présence tardive pour assurer l'accueil des consultants externes), comment vous organisez-vous pour récupérer les heures supplémentaires ?

1.3.4 - Quels sont les raisons ou les obstacles qui sont de nature à freiner les possibilités de récupération des heures supplémentaires ?

1.3.5 - Avez-vous des propositions à formuler qui permettraient de réduire de façon conséquente le nombre d'heures supplémentaires accumulées ?

1.4 - Les congés annuels

1.4.1 - Pouvez-vous organiser la prise de vos congés annuels sans trop de difficultés dans votre service ?

oui o non o

Si non à la question 1.4.1, pouvez-vous indiquer quelles sont ces difficultés ? (plusieurs réponses possibles à classer par niveau d'importance)

Ÿ Arrangement difficile avec le collègue du service o

Ÿ Obligations imposées par le responsable de votre service o

Ÿ Obligations imposées par la direction o

Ÿ Continuité du service, activité… o

Ÿ Autres (précisez lesquelles) o

1.4.2 - Décrivez brièvement le fonctionnement de votre service durant les congés annuels.

Ÿ Comment fonctionne le service en votre absence (vous êtes remplacés durant vos congés totalement, partiellement, pas du tout…)

Ÿ Lors de votre reprise après congés annuels, quels sont les travaux qui sont restés en attente ?

Ÿ Pouvez-vous évaluer le temps qui vous est nécessaire pour une remise à niveau de votre charge de travail ?

Durée de congés annuels temps de remise "à flot" du service

1 semaine

2 semaines

3 semaines

4 semaines

1.4.3 - Avez-vous des propositions à formuler qui permettraient d'améliorer le fonctionnement du service pendant les congés annuels ? (remplacements - vos attentes par rapport aux remplaçantes…) ?

2) Description fonctionnelle de votre poste de travail

2.1 - Description des fonctions

Ÿ Activités principales :

Ÿ Activités spécifiques :

Ÿ Activités ponctuelles

2.2 - Parmi les activités décrites à la question 2.1, y a-t-il, à votre avis, des débordements de fonctions ? Lesquels ? et qui devraient se charger de ces fonctions ?

2.3 - La description de fonctions est-elle reprise dans une fiche de poste ?

oui o (à joindre avec le questionnaire) non o

3) Description technique de votre poste de travail

3.1 - Appréciation qualitative de votre poste de travail.

Ÿ Mobilier et matériel de bureau (poste de travail - siège - meubles de bureau)

Equipement correct o moyen o insuffisant o

Dans quelle direction les efforts devraient-ils être portés ?

Ÿ Espace bureau (le local)

Positionnement adéquat o à revoir o

suffisamment dimensionné oui o non o

Quelles sont vos attentes dans ce domaine ?

3.2 - Avez-vous des propositions à formuler qui permettraient d'apporter des améliorations importantes dans les trois directions suivantes :

à sur vos conditions de travail ?

à sur un meilleur accueil du public ?

à sur une meilleure organisation de travail (meilleure efficacité, gain de temps…)

4) Description spatiale des postes de travail

Il vous est demandé de décrire vos différents lieux de travail sur une période hebdomadaire.

	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi	Samedi	Dimanche
Matin (précisez les horaires)
Après-midi (précisez les horaires)

5) Participation des secrétariats médicaux au recueil de l'activité

5.1 - le P.M.S.I (M.C.O. - S.S.R.)

(format papier)

Ÿ Qui renseigne les différentes rubriques du R.U.M. ?

Médecin oui o non o en partie o

Infirmier - Sage-femme oui o non o en partie o

Secrétaires médicales oui o non o en partie o

Autres (précisez)

Ÿ Qui établit le codage P.M.S.I. ?

Médecin oui o non o

Autres (précisez)

Ÿ Qui entre les données du R.U.M. en informatique (logiciel SUSIE PMSI) ?

Secrétaires médicales du service oui o non o en partie o

D.I.M oui o non o en partie o

Autres (précisez)

5.2 - La saisie de l'activité du service

5.2.1 - Les consultations externes

Ÿ Qui cote les actes de consultations externes ?

Médecin oui o non o en partie o lesquels ?

Infirmier / sage-femme oui o non o en partie o lesquels ?

Secrétaires médicales oui o non o en partie o lesquels ?

Autres (précisez)

Ÿ Qui saisit les actes de consultations externes ?

Secrétaires médicales oui o non o

Bureau central des admissions oui o non o

Autres (précisez)

5.2.2 - L'activité en hospitalisation

Ÿ Qui inscrit l'activité réalisée au profit de chaque patient ?

Médecin oui o non o

Infirmier / sage-femme oui o non o

Secrétaires médicales oui o non o

Autres (précisez)

Ÿ Qui relève et saisit (saisie informatique) l'activité en hospitalisation ?

Cadre infirmier / Infirmier / sage-femme oui o non o

Secrétaire médicales oui o non o

Autres (précisez)

5.3 - Quelles sont vos attentes dans le domaine du recueil de l'activité ?

Y a-t-il des pistes d'amélioration qui permettraient d'alléger la charge de travail des secrétariats médicaux ? (amélioration du bordereau de recueil de l'activité, saisie de l'activité en temps réel par le producteur de soins etc…)

5.4 - Quelles sont les pistes d'amélioration dans les relations entre les secrétariats médicaux et le bureau central des admissions qui seraient susceptibles d'apporter de l'efficience dans les services concernés ?

5.5 - Quelles sont, à votre avis, les faiblesses de nos systèmes d'information (système informatique en particulier) qui pénalisent l'établissement dans le recueil de l'activité ? (double saisie - recopie - etc…)

Bien vouloir les décrire :