Référence à rappeler :  Suivi d'un plan d'équipement biomédical assisté d'une base de données , J. KOEHLER, Stage Master 2 "MTS", UTC, 04-05 , URL : https://www.utc.fr/~farges Suivi d'un plan d'équipement biomédical assisté d'une base de données

Julien KOEHLER

Je tiens à remercier:

    PERRIN Eric ingénieur biomédical qui pour la seconde fois m'a conseillé. C'est lui qui m'a orienté vers ce métier il y a plus d'un an, et c'est lui qui au terme de mon stage me conforte dans cette voie par ses conseils et son aide.

    Messieurs GOUROUAYA H., IMARE W., LACOTTE H., LARISSON J., MAILLOT J., MAILLOT P., NOZAY M. les techniciens biomédicaux qui ont toujours partagé leur expérience avec moi, et pour la bonne humeur qu'ils entretiennent dans un contexte délicat. Je tiens aussi à les féliciter pour le remarquable travail qu'ils effectuent au quotidien.

    Mme BOOZ C. notre adjointe administrative, qui comme toute l'équipe biomédicale fut de très bon conseil.

    Mme FRAINEAU responsable de la Cellule Marché pour ses nombreux conseils concernant le code des marchés publics.

    M. SUZAC ingénieur qualité pour son aide lors de la rédaction des documents liés à la qualité.

    Les prestataires externes qui n'ont pas hésité à me laisser assister à leurs différentes interventions.

    Les nombreux services de soins qui m'ont accueilli chez eux pour un partage d'expérience.

Table des matières

Introduction

Les hôpitaux sont par conséquent impliqués dans ces constantes évolutions pour les achats de fournitures, de travaux ou de services. Le biomédical doit participer à ces démarches.

En effet la fonction biomédicale peut se décomposer en deux grandes parties, la première étant l'achat et la seconde étant la maintenance. La plupart des ateliers biomédicaux disposent d'un outil de suivi de la maintenance matérialisé par une GMAO: Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur. Cependant la fonction achat reste dépourvue d'un outil de suivi spécifique. Bon nombre de biomédicaux suivent leurs dossiers à l'aide d'un tableur ou d'un agenda. L'objet de ce rapport a pour but de décrire une façon de suivre une procédure d'achat, lors d'un plan d'équipement, à l'aide d'une base de données.

Présentation

Présentation du CHD Félix Guyon

Inauguré le 4 juillet 1957, Le CHD Félix Guyon se situe à Saint Denis, chef lieu de l'île de la Réunion. Le CHD est un Centre Hospitalier Départemental, le président du Conseil d'Administration étant le Président du Conseil Général.

Le CHD Félix GUYON emploie aujourd'hui environ 1700 personnes^[3] , qui interviennent dans une soixantaine de services différents. Son programme capacitaire de plus de 600 lits recouvre un large éventail de spécialités médicales et chirurgicales.

Le CHD a pour vocation :

• d'offrir des soins à tous les usagers de l'agglomération de Saint-Denis et de sa périphérie

• d'être un hôpital de référence du secteur sanitaire du nord de l'île pour des pathologies aiguës (hémodialyse, maternité, néonatologie,...)

• d'être le seul à assumer au niveau du département; certaines spécialités: la chirurgie cardiaque, la prise en charge de grands brûlés, les transplantations rénales, la médecine nucléaire, la régulation médicale du SAMU,...

• d'être au sein de l'union hospitalière de l'Océan Indien, un hôpital à l'écoute des pays de la zone et capable de mener des actions de coopération régionale avec d'autres partenaires.

Le CHD a pour mission :

• d'assurer les soins grâce à un personnel qualifié: 200 médecins, 1000 soignants, 500 personnels des services techniques, médico-techniques et administratifs dans un environnement où le plateau technique joue un rôle important : 6 laboratoires, 1 laboratoire P3, 6 salles de radiologie, 1 IRM, 1 scanner, 3 gamma-cameras, 2 tables d'angiographie, 11 salles de blocs dont 2 équipées pour la CEC, 20 postes de dialyse, etc. L'hôpital est aussi une entreprise où sont quotidiennement préparés 1500 repas et où sont traités 4 tonnes de linge.

• d'offrir un enseignement de pointe par la formation de futurs professionnels de santé dans 5 écoles : Institut de Formation en Soins Infirmiers, écoles de Sages-femmes, d'Aides-soignants, d'Ambulanciers et d'Infirmiers de Bloc Opératoire.

• de développer la recherche dans les domaines de la génétique, du diabète ...

Table des matières

Présentation de la fonction biomédicale

Les fonctions du service biomédical sont de trois ordres:

• Une fonction achat comprenant:

                    l'élaboration du plan d'équipement
                    l'achat des dispositifs médicaux
                    la négociation et le suivi des contrats de maintenance
                    les prévisions et l'achat des accessoires et consommables
                    le suivi des formations utilisateurs et techniciens.

• Une fonction maintenance comprenant la gestion de l'atelier biomédical

• Une fonction gestion administrative

                    suivi des contrats
                    gestion des pièces détachées et des consommables
                    suivi des comptes budgétaires
                    validation des bons de commande
                    validation des factures.

Pour remplir ses fonctions le service biomédical réparti ses moyens humains en secteurs d'activités (cf. figure 1).

Figure 1: organigramme du Service Biomédical

Contexte

De par sa position insulaire, le CHD Félix Guyon doit mettre en oeuvre des moyens pour faire face à cette particularité. Ainsi pour la partie biomédicale, il faut aussi prendre cela en considération. Le biomédical ne peut pas par exemple se procurer certaines pièces en 24 heures, ou de l'assistance technique sur site, de la part du constructeur, dans des délais raisonnables, sans compter le coût de ces opérations. Dès lors, le biomédical se doit d'avoir une large gamme de compétences, des stocks conséquents, et un pouvoir de communication afin de sensibiliser les utilisateurs à ces particularités.

Cette situation se retrouve dans les autres établissements de santé de la Réunion. Cependant, dans le second semestre de l'année 2004, la CME a émis le désir que soient auditées l'organisation du service et la politique du biomédical au CHD. Cet audit intervient à la suite de dysfonctionnements constatés^[4]. Ainsi le premier semestre de l'année 2005 débute pour le biomédical par un audit et le départ en retraite de l'ingénieur en chef.

Description du sujet

1. Planification du projet

La planification du projet s'est effectuée grâce au cahier des charges de l'audit^[4] que l'on peut retranscrire ainsi:

Table des matières

2. Description du Code des marchés publics

Le concept

Le code des marchés publics actuellement en vigueur est opposable par le décret n°2004.15 du 7 janvier 2004. Les notions principales sont les suivantes:

Quel que soit leur montant, tous les marchés publics doivent respecter les principes fondamentaux de la commande publique.

Principe de liberté d'accès à la commande publique

Principe d'égalité de traitement des candidats

Principe de transparence des procédures d'achat

L'objectif est d'assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.

Pour ce faire, il est nécessaire:

de définir et d'évaluer les besoins

de procéder à une suffisante ouverture à la concurrence

de définir des critères adaptés de sélection.

Les différentes phases

Préparation:

Budget – crédits

Type de marché (ordinaire, à bons de commande, tranches conditionnelles)

Forme du prix (prix ferme, prix ajustable, prix révisable, prix unitaire, prix forfaitaire, prix annuel, prix global)

Passation

Mode de passation (tributaire des seuils)

Critères d'attribution

CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières), CCTP(Cahier des Clauses Techniques Particulières)

Formalité de publicité

Exécution

Choix

Contrôle de légalité

Notification

L'établissement des pièces constitutives et le suivi d'un achat sont effectués par plusieurs services. Le maître d'oeuvre étant pour le CHD la cellule des marchés. Celle-ci délègue au biomédical toute la partie technique concernant l'achat de dispositifs médicaux.

Afin de suivre le code des marchés public, le biomédical se doit de rencontrer d'autres acteurs et d'identifier les étapes qui doivent se dérouler en parallèle des phases précédemment décrites.

3. Formalisation de la procédure d'achat

La procédure d'achat des dispositifs médicaux dans le cadre d'un plan d'équipement n'est pas formalisée.

Dans un premier temps il faut identifier les acteurs et leurs rôles. Une rencontre avec tous les acteurs accompagnée d'un QQOQCP permet ici d'avoir un bon nombre d'informations. Une synthèse de ces informations entraîne la rédaction de la procédure suivante (cf. Figure 2 ).

Figure 2 : Proposition d'une procédure d'achat de dispositifs médicaux dans le cadre d'un plan d'équipement.

Cette procédure est vue et corrigée par le président de la CEB, l'ingénieur biomédical et l'ingénieur qualité mais ni validée ni diffusée.

 Table des matières

On constate dans la procédure que le support des demandes n'est pas uniformisé. Après une réflexion entre le président de la CEB et le biomédical, l'idée d'informer les utilisateurs sur l'état de leurs DM est émise. Ainsi le biomédical disposant d'une GMAO peut extraire les informations permettant de juger l'état du matériel. Ces indicateurs doivent permettre aux utilisateurs de choisir de renouveler ou non un appareil.

Les services pourront ainsi passer plus de temps sur les DM nécessaires à une activité médicale qui évolue (exemple: croissance du service, nouveaux traitements,...) et limiter l'énergie passée dans la réflexion concernant le renouvellement des activités de « routine ».

4. Proposition d'une solution

Etant donné que les plans d'équipement se répètent chaque année, les informations traitées sont nombreuses et récurrentes. Donc une base de données serait un moyen de capitaliser ces informations.

Le CHD dispose du logiciel ACCESS et d'un réseau intranet qui peuvent être exploités pour ce sujet.

Cette base de données doit, en plus d'accompagner le suivi de la procédure d'achat, tenir les acteurs et les utilisateurs informés. Pour ce faire, il est utile d'intégrer les documents de travail déjà existants et de développer les documents manquants.

Il apparaît que la procédure d'achat peut se décomposer en deux parties entrecoupées par la Commission d'Equipement Biomédical (CEB). C'est la CEB qui décide de l'acquisition ou non de Dispositifs Médicaux. Cette commission est constituée de médecins, de cadres de santé, de l'ingénieur biomédical et de représentants administratifs du service économique.

Ainsi dans un premier temps, il faut préparer la commission d'équipement puis monter les dossiers d'achats pour les appareils à acquérir.

5. Analyse du suivi du plan d'équipement.

Dans un premier temps, il est important de décomposer les différentes étapes qui permettront le suivi du plan d'équipement pour le biomédical.(cf. Figure 3)

Figure 3: Détail du suivi du plan d'équipement

On constate que la commission d'Equipement Biomédical est au coeur de cette démarche, c'est elle qui décide des DM à renouveler ou à acquérir. Donc on peut scinder ce projet en deux parties:

• la pré-commission (étape qui prépare la commission d'Equipement)

• Le dossier d'achat (étape qui gère les décisions de la Commission)

6. Particularité de la base de données

Présentation générale:

La base de données et les interactivités avec celle-ci peuvent être schématisées de la manière suivante.(cf. Figure 4)

Figure 4: Présentation générale de la base de données

Données:

La base de données principale est appelée base ACCESS1. C'est elle qui contient les informations indispensables au bon fonctionnement du suivi de l'achat. Quant à la GMAO, elle transmet à la base ACCESS1 les informations dont elle a besoin. Finalement la base ACCESS2 n'est qu'une copie de certaines informations de la 1ere base. Celle-ci n'a qu'un aspect sécuritaire. Les données disponibles sont détaillées en annexe (cf. Annexe 6).

Interfaces utilisateurs:

L'ordinateur biomédical possède des droits en lecture et en écriture sur toutes les données. Contrairement aux utilisateurs qui n'ont qu'un droit de consultation sur les données actuellement.

Documents disponibles:

Les documents disponibles sont sous trois formes:

Des formulaires ACCESS accessibles par le biomédical.
Des pages imprimées destinées aux utilisateurs et à la CEB.
Des pages intranet consultables par les utilisateurs.

Préparation de la Commission d'Equipement Biomédical (CEB)

1. Identifier les DM à changer

Dans l'optique de diminuer les coûts de maintenance des DM, il faut identifier les appareils susceptibles d'engager des frais élevés en cas de réparation. Cette identification permet de sensibiliser les utilisateurs sur l'état de leurs machines. Ainsi en leur apportant des indications sur leurs parcs, les chefs de services et cadres de santé sont plus à même de décider du renouvellement de leurs appareils.

Choix des indicateurs de renouvellement:

L'atelier dispose d'une GMAO permettant d'étudier la vie des dispositifs médicaux après leurs installations.

Ainsi il a été mis en évidence que 5% du parc ont provoqué 98% des interventions curatives. Il est donc nécessaire de remplacer ces appareils non fiables. Ces appareils sont caractérisés par un nombre de pannes supérieur à 10.

Aussi certains DM sont condamnés par des obligations réglementaires.

La GMAO nous indique aussi que plusieurs DM qui ont été réparés ont entraîné un coût de pièces détachées supérieur au prix d'achat.

Finalement, l'âge moyen du parc est de 7 ans. On peut également constater que la fourniture de pièces détachées sur des appareils de plus de 10 ans est difficile.

Par conséquent, les indicateurs choisis pour le renouvellement sont classés par ordre de priorité:

1. les obligations réglementaires

2. les DM avec plus de 10 pannes

3. Les DM dont le prix des pièces détachés a dépassé 50% du prix d'achat

4. Les DM de plus de 10 ans

Les indicateurs choisis sont simples et peuvent changer aux cours des années à venir. Il peut exister certaines exceptions, donc si un DM est visé par un indicateur, les techniciens peuvent juger de leur non-renouvellement.

Table des matières

Application sur la base de données

Il faut dans un premier temps récupérer les données de la GMAO car c'est elle qui fournit les informations nécessaires à la mise en évidence des indicateurs. Pour ce faire, un mode opératoire a été réalisé. Celui-ci explique comment sélectionner les informations utiles dans la GMAO, comment les exporter sous forme de tableau et comment importer ce tableau dans la base de données ACCESS.

Une fois les données présentes dans la base ACCESS une requête est exécutée. Cette dernière remplit automatiquement une fiche préconçue destinée aux services (cf. Annexe 1). Cette fiche détaille les DM correspondants aux indicateurs de renouvellement définis précédemment. Les services sont invités à indiquer s'ils demandent le changement des dispositifs visés.

Un formulaire est accessible par le biomédical dans la base ACCESS afin de modifier éventuellement des informations sur les dispositifs médicaux (cf. figure5). Les fiches envoyées aux services étant générées de façon automatique, il est important de vérifier les données avant de les envoyer.

Ainsi ce formulaire est doté d'une gestion d'envoi de fiches. En effet à l'aide des indicateurs « Non traité; Envoyée; Retournée » il est possible de connaître:

les services dont le constat n'a pas était examiné par le biomédical. (cf. Annexe 4)
les services qui n'ont pas reçu le constat du biomédical.
les services qui ont retourné la fiche remplie avec leurs nouvelles demandes.

Figure 5: Formulaire listant les DM à renouveler

2. Identifier les nouvelles demandes

Munis du constat du biomédical sur les DM à changer, les cadres de santé et les chefs de services sont invités à nous faire parvenir leurs demandes. Celles-ci précisent le type de DM demandé, la quantité, ainsi qu'une justification. La forme de cette justification doit être définie et accompagnée d'une priorisation des demandes. Par exemple si lors d'une demande, une justification légale se référant à un texte est évoquée, alors la priorité de cette demande est élevée.

Un formulaire sur la base ACCESS est prévu pour saisir ces demandes. (cf. Figure 6:)

Figure 6: Formulaire listant les DM demandés par les services

3. Regrouper les nouvelles demandes et les renouvellements

Automatiquement, un regroupement est effectué entre les nouvelles demandes et les renouvellements de DM. Se regroupement est opéré grâce au code CNEH. Le résultat est sous forme de formulaire permettant au biomédical de rectifier d'éventuelles erreurs (cf. Figure 7).

Ce regroupement permet aussi d'avoir un document résumant pour l'hôpital le nombre de chaque dispositif médical à acquérir ainsi qu'une estimation du prix. (cf. Annexe 3)

Figure 7: Regroupement des renouvellements et des demandes

4. Diffusion des documents

Proposition d'un dossier d'équipement biomédical

A cette étape, un dossier d'équipement biomédical est automatiquement généré.

Celui-ci est transmis aux membres de la CEB. En première page, on retrouve une estimation du prix de chaque type de DM proposé à l'acquisition (cf. Annexe 3).

Ce dossier contient toutes les informations récoltées précédemment, apportant ainsi à la commission les éléments utiles pour sa prise de décision.(cf. Annexe 2) On retrouve les informations regroupées ainsi:

-Centre de Responsabilité CR (ex: Cardiologie)
-Fédération FED (ex: Cardio respiratoire)
-Unité Fonctionnelle UF (ex: Réa Polyvalente)
-Les DM à renouveler
-Les nouveaux DM demandés

Cette classification est amenée à évoluer rapidement, avec un mode de fonctionnement en pôle pour adhérer à la nouvelle gouvernance hôpital 2007.

Avec ce dossier, il appartient à la CEB de choisir quels seront les DM à acquérir en fonction du projet médical et des entretiens passés avec les services demandeurs.

Actualisation de l'intranet

Dans un souci de transparence, un site intranet a été créé. Celui-ci informe de façon dynamique les utilisateurs. C'est à dire que l'utilisateur peut visualiser les informations en choisissant le code du service voulu.

Les informations disponibles sur intranet à cette étape sont les DM proposés par le biomédical pour le renouvellement, ainsi que les DM demandés par les services. (cf. Annexe 5)

Pour des questions de sécurité, une seconde base de données est créée. Cette seconde base contient uniquement les données qui vont êtres affichées sur l'intranet. L'actualisation de cette nouvelle base se fait automatiquement.

5. Validation CEB

Après le passage en Commission d'Equipement Biomédical, il faut renseigner la base de données sur les décisions prises, préciser les DM qui seront commandés. Cette étape peut être faite pendant la commission, car il suffit de cocher une case à coté des DM à renouveler et d'indiquer le nombre de DM accordés par la CEB sur la quantité de DM demandés par les services.

Aussitôt, les résultats sont connus de tous grâce à l'intranet. (cf. Annexe 5)

Après accord de la CEB, les dossiers d'Achat peuvent êtres initiés.

Table des matières

Dossier d'achat

Que se soit pour un plan d'équipement ou pour des achats imprévus, il est utile de conserver toutes les informations indispensables au suivi de ces achats. Sur cette base de données ACCESS, le dossier d'achat est une suite logique de la commission d'équipement. En effet les dossiers d'achats sont générés automatiquement, regroupant les renouvellements et les demandes par code CNEH.

1. Références du dossier

Sur la première page du dossier d'achat, les informations essentielles sont apparentes (cf. figure8).

Entre autres on retrouve le type de DM et la quantité à acquérir, ce qui nous permet de faire tout de suite un choix sur la procédure d'achat à entreprendre. Procédure d'achat déterminée en fonction du prix estimé du lot. Un petit « pense bête » est disponible afin de rappeler les critères de base de chaque procédure d'achat conformément au code des marchés publics et de la politique d'achat du CHD (cf. Annexe 4).

Il est aussi prévu sur cette première page un lien vers le cahier des charges (CCTP).

Figure 8: Références du dossier d'achat

2. Etude des besoins

Il arrive qu'on ne sache pas par où commencer un dossier d'achat, ou que l'on se dise en cours de rédaction du dossier, que les bonnes questions n'ont pas été posées.

Pour remédier à ce problème, une petite étude de besoins simplifiée dans un QQOQCP permet de limiter les inconnus. De plus une pondération de chaque question permet de chiffrer les besoins, ce qui peut aider pour la priorisation des indicateurs de choix par exemple.

Figure 9: QQOQCP étude des besoins

Cette étape n'est qu'un outil d'aide au commencement du dossier d'achat, une étude de besoins complète doit être jointe ou intégrée au CCTP.

3. Etude du marché

Suite à un constat qui met en évidence une difficulté du suivi de demandes d'informations auprès des sociétés (contacts non réalisés, informations non retournées...), un petit outil de gestion des échanges entre le biomédical et les sociétés est réalisé.

Cette partie permet principalement de suivre les demandes de devis. Mais c'est avant tout une page résumant les fournisseurs potentiels pour le dossier en cours (cf. figure 10).

Figure 10: Suivi des contacts avec les fournisseurs

4. Critères de Choix

Dans le code des marchés publics il est prévu que les appareils seront jugés selon des critères de choix connus des fournisseurs. Ces critères de choix doivent être priorisés.

Ainsi cette page fait apparaître les critères de choix qui seront publiés dans le marché; mais aussi des indicateurs qui permettront de juger si les DM concordent avec ces critères de choix (cf. figure11).

Enfin un lien permet d'indiquer où est stoché le rapport de choix.

Figure 11: Critères de choix d'un DM

5. Fiche de pré-commande

Les commandes ne sont pas effectuées directement par le service biomédical. Ce sont les services économiques qui se chargent d'envoyer les bons de commande.

Ces derniers s'occupent de toutes les commandes du CHD et ne peuvent pas par conséquent connaître toutes les subtilités du biomédical. C'est ainsi qu'ils perdent du temps sur deux informations, à savoir quel est le compte d'immobilisation et quel est le libellé du code des marchés publics. Le biomédical peut faire un choix dans un formulaire proposant ces champs dans une liste déroulante afin de faciliter le travail du service économique (cf. figure 12).

Une fiche de liaison entre le biomédical et le service économique est déjà existante. La forme est donc reprise, mais les champs sont remplis automatiquement.

Figure 12: Fiche de pré-commande

6. Prix

Du fait que le CHD se situe dans un DOM, les prix réclament une attention particulière. Les différences de prix avec un hôpital métropolitain se font ressentir principalement à travers le transport (généralement de la Métropole vers la Réunion), des taxes douanières spécifiques aux DOM, et de l'installation du DM opéré par des sociétés tières.

Par conséquent, un lien vers un tableau comparatif des prix est prévu dans la base ACCESS, et l'information essentielle à savoir le prix rendu CHD est visible au premier regard.

7. Calendrier

Finalement, chaque dossier dispose d'un calendrier. Ce calendrier répertorie les dates importantes permettant de suivre le dossier dans le temps (cf. figure 13).

Les dates importantes retenues sont:

• fin CCTP: date à laquelle est rendu à la cellule des Marchés le cahier des charges

• début publication: date à laquelle est publiée l'appel d'offre

• fin de publication

• ouverture des plis: date de la commission d'appel d'offres (ouverture des seconds plis)

• début des essais: date prévue pour les essais

• fin des essais

• rendu du rapport de choix: date à laquelle le rapport de choix du biomédical sera transmis

• choix: date de la commission d'appel d'offres (notification des candidats non retenus)

• envoi du bon de commande

• livraison

• mise en service

Figure 13: Calendrier de suivi de la procédure d'achat

Ces informations sont disponibles sur intranet, ainsi les utilisateurs peuvent suivre l'état d'avancement des dossiers les concernant et peuvent estimer l'arrivé du DM dans leur service.

Table des matières

Améliorations:

La base de données est fonctionnelle, mais n'a pas été testée sur un plan d'équipement réel. Cependant on pourra apporter les améliorations suivantes:

Interactivité:

Limiter les interactions sous forme papier, dans un souci d'optimisation des temps de transfert de documents et de ressaisie des données, voire d'erreurs de retranscription. Ainsi l'envoi automatisé de mails peut être envisagé pour la fiche proposant les DM à renouveler par exemple. Aussi la demande de nouveau DM par les services pourrait être faite sur une page web ou par mail.

L'automatisation du remplissage des formulaires n'est pas optimale. En effet, dans le dossier d'achat, certaines informations demandent à être ressaisies.

Toujours dans un souci de communication et de transparence, des documents supplémentaires méritent d'être édités, comme les PV de réception ou le rapport d'activité annuel du plan d'équipement.

L'intranet peut encore être étendu afin de mettre en ligne des informations statiques, comme par exemple des indications sur la procédure d'achat, afin que les utilisateurs soient informés.

Contenu de la base:

Certaines informations méritent d'être intégrées dans la base de données. Ainsi on peut ajouter les rapports d'essais faits par les services.

Dans ce projet, l'étude des besoins n'est pas très développée: on peut y ajouter notamment des liens vers les PV de réunion.

Il existe certaines activités que le biomédical ne gère pas forcément mais qui peuvent être intégrées comme par exemple une gestion comptable.

Lors des demandes, les cadres de santé et les chefs de services ne sont pas différenciés.

Aucune gestion pluriannuelle n'a été développée. Par exemple gérer l'achat de X pousse seringues par an.

Structure de la base:

Pour optimiser les informations, il est intéressant de coupler la GMAO avec cette base. En effet, certaines informations communes, comme les coordonnées des fournisseurs, pourraient être partagées pour éviter de doubler les saisies ou les modifications. Ceci entraînerait également l'inutilité du transfert des données entre la GMAO et la base de suivi d'achat.

Finalement, le choix de la structure de la base de données, ici ACCESS, mérite d'être revue. Une base développée directement en langage MySql par exemple permettrait d'éviter quelques problèmes d'incompatibilité et de licences commerciales. De plus l'administration et la consultation d'une telle base se feraient directement à partir d'un navigateur internet.

Conclusion

Les objectifs visés lors de ce stage ont été atteints. Une base de données opérationnelle est développée. Cependant sa mise en service n'a pas été effectuée lors de mon stage. Cette base de données m'a permis de m'intéresser à la fonction achat du biomédical. J'ai pu clairement voir quels sont les moteurs et les freins qui permettent l'avancement d'un plan d'équipement.

Lors de mon stage, le service biomédical fut audité. Cet audit a contribué à provoquer une large reflexion sur la fonction biomédicale et son avenir. Ainsi la plus grosse interrogation a porté sur la nouvelle gouvernance hôpital 2007. La majorité des réflexions renvoie vers une « privatisation » des hôpitaux. Sans rentrer dans le débat privé-public, on s'aperçoit que depuis quelques temps, toutes les fonctions non médicales et paramédicales ont tendance à s'externaliser dans les hôpitaux publics. Cela commence par les agents d'entretien puis par la cuisine et pourquoi pas par le biomédical?

En effet, la fonction maintenance du biomédical devient de plus en plus complexe, principalement à cause de la diversité du parc et de l'obligation de formation des techniciens sur les DM pris en charge.

Au niveau de l'achat l'avis du biomédical est indispensable. En effet le biomédical doit avoir une vision très large autour du DM qu'il achète. Il doit pouvoir répondre à l'attente des utilisateurs et du patient, prévoir la vie de la machine entre l'installation, l'entretien, l'utilisation et sa réforme, tout en rendant compte à sa direction des obligations liées à ce DM et des coûts engendrés.

Cette fonction peut tout à fait être externalisée par une société de conseil biomédical. L'hôpital demande: « il me faut un X mon budget est de Y » à la société de répondre: « Vous devez prendre la machine M qui vous coûtera C € les 5 premières années puis il faudra la réformer. »

Malgré ces évolutions, le métier d'ingénieur biomédical étant tellement captivant, mon ambition de travailler dans un hôpital est restée intacte avant comme après ce stage principalement pour une raison de service public, car des actions même économiquement non viables sont entreprises dans les hôpitaux publics pour le bien être du patient.

Sigles

CCAP: Cahier des Clauses Administratives Particulières
CCTP:Cahier des Clauses Techniques Particulières
CEC: Circulation Extra-Corporelle
CEB: Commission d'Equipement Biomédical
CLIN: Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales
CME:Commission Médicale d'Etablissement
CNEH: Centre National de l'Expertise Hospitalière
CR: Centre de Responsabilité
DM: Dispositif Médical
GMAO:Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
MAPA: Marché A Procédure Adapté
P3: Laboratoire de haute sécurité destiné à la culture de virus « Patogènes de niveau 3 »
QQOQCP: Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Pourquoi?
UF: Unité Fonctionnelle

Bibliographie

Décret
[1] Décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics NOR: ECOZ0300023D; JO n°6 du 8 janvier 2004 page 37003

[2] Projet de décret réformant le code des marchés publics http://www.minefi.gouv.fr/daj/marches_publics/site_actualites.htm

Documents internes CHD

[3] «Guide du professionnel du CHD Félix Guyon» DRH 2004

[4] Cahier des charges d'audit « Organisation du service et politique du biomédical au CHD » 2004-2005

[5] Rapport « Audit du biomédical », SANESCO, mars 2005

[6] « Compte rendu d'accréditation du centre hospitalier départemental Félix Guyon » ANAES code FINESS 97042 1004, mai 2004

[7] «  Programme d'équipement 2004 » Service biomédical

[8] « Proposition de règlement intérieur relatif aux Marchés Publics du CHD » document de travail, cellule des Marchés version à jour du 20 juillet 2004

Ouvrages

[9] « Le guide de la qualité dans les achats publics », Dominique LEGOUGE, Editions d'Organisation, 1998

[10] « Maintenance hospitalière », AFNOR, 2000

Rapports d'étudiants

[11] « Réalisation d'un outil d'analyse prévisionnelle des coûts de maintenance liés à l'application des règlements en vigueur » rapport de stage DESS "TBH", Grégoire GERMAIN UTC, 2001, https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/00-01/Stages/Germain/Germain.htm

[12] « Guide indicatif des dispositifs médicaux soumis à l’obligation de maintenance » MASTERE « EQUIPEMENTS BIOMEDICAUX », Vincent FRANCHI, 2003-2004

Sites internet

Interventions

[17] « LE NOUVEAU CODE DES MARCHES PUBLICS », Etienne DUVAL, CHU AMIENS, 2004

[18] « Les Achats Publics », Mme M. FRAINEAU, CHD Felix Guyon, 2005

Table des matières

Annexe 1:fiche préconçue destinée aux services détaillant les DM proposés au renouvellement 

Table des matières

Annexe 2: Exemple d'une page du dossier d'équipement

Table des matières

Annexe 3:

Table des matières

Annexe 4: Recopies d'écrans

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Annexe 5: Recopies d'écrans des pages intranet

Annexe 6: Explication des champs des tables de la base de données