Tableau de bord et rapport d'activité automatisés depuis la GMAO

Je tiens tout d'abord à remercier le comité de direction du Centre Oscar Lambret qui m'a permis d'effectuer l'année du Master MTS, malgré les contraintes que cela imposait. Je remercie également Serge Audebaud Ingénieur biomédical, pour m'avoir accueilli et permis de faire mon stage à ses côtés.

Je tiens aussi à remercier l'équipe biomédicale, c'est à dire Messieurs Bourge, Delebecque et Duquesne pour leur collaboration dans mon travail.

Je tiens aussi à exprimer mes remerciements à Monsieur le Professeur CHEVALLIER et à M. FARGES de l'Université de Technologie de Compiègne pour l'attention et le suivi qu'ils nous ont accordés tout au long de l'année universitaire.

1. Présentation du lieu de stage : le Centre Oscar Lambret

1.1. Le Centre Oscar Lambret “Centre de Lutte Contre le Cancer” (CLCC)

1.2. Le Centre Oscar Lambret dans sa région

1.3. Structure et activités du C.O.L

1.3.1. Départements et unités du C.O.L

1.3.2. Les équipements du C.O.L

1.3.3. Le COL en chiffres

1.3.4. La vocation du C.O.L

1.4. Présentation de l'unité biomédicale

1.4.1. Les membres de l'Unité Biomédicale

1.4.2. Missions de l'Unité Biomédicale

1.4.3. Outils utilisés

2. Sujet de stage

2.1. Définition du sujet

2.4. Définition des objectifs

2.4.1. Optimiser le suivi du module intranet

2.4.2. Améliorer le suivi réglementaire

2.4.3. Affiner le suivi des contrats

2.4.4. Superviser l'activité de l'unité biomédicale

2.4.5. Optimiser l'utilisation de la GMAO

2.5. Définition des indicateurs

2.5.1. Définition de l'indicateur

2.5.2. Rôle des indicateurs pour l'unité biomédicale

2.6. Choix et recueil des indicateurs

2.7. Affichage des résultats

2.8. Suivi des indicateurs

2.9. Etapes de la méthode

2.9.1. Classification européenne des équipements selon la directive 93/42/CEE [8]

2.9.2. Classification selon la nomenclature CNEH [10]

2.9.3. Classification de la criticité

2.9.4. Désignations des équipements spéciaux

3. De la théorie à la pratique

3.1. Tableau de bord automatique de l'unité

3.1.1. Réglementation

3.1.2. Maintenance

3.1.3. Contrats

3.1.4. Achats

3.2. Rapport d'activité

3.2.1. Réglementation

3.2.2. Maintenance

3.2.3. Contrats

3.2.4. Achats

3.2.5. Matériovigilance

3.2.6. Suivi du tableau de bord GMAO

3.2.7. Histogramme de vétusté

3.2.8. Indisponibilité des équipements lourds durant plage de travail

4. Pérennité et améliorations de l'étude

4.1. Pérennité

4.1.1. Intégration des nouveaux équipements

4.1.2. Suivi de l'étude

4.1.3. Modifications faciles

4.2. Evaluation et améliorations

5. Conclusion

6. Bibliographie

7. Glossaire des abréviations

8. Annexes

8.1. Tableau des indicateurs

8.1.1. Tableau de bord

8.1.2. Rapport d'activité

8.2. Code et requêtes utilisées

8.2.1. Tableau de bord de l'unité

8.2.2. Exemples Requêtes (Tableau de bord)

8.2.3. Code du logiciel (Tableau de bord)

8.2.4. Rapport d'activité

8.2.5. Exemples de requêtes nécessaires (Rapport d'activité)

8.2.6. Code du logiciel (Rapport d'activité)

1- Présentation du lieu de stage : le Centre Oscar Lambret

1.1- Le Centre Oscar Lambret “Centre de Lutte Contre le Cancer” (CLCC)

Le Centre Oscar Lambret fait partie du réseau des vingt Centres de Lutte Contre le Cancer réunis au sein de la Fédération Nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer « FNCLCC », fédération sans but lucratif créée en 1964. [1]

A l'échelon national et international, la compétence du Centre Oscar Lambret est reconnue. La démarche d'accréditation de la « FNCLCC » a stimulé une réflexion précoce sur la qualité au sein de l'établissement.

« La “ FNCLCC ” et les vingt Centres se mobilisent autour d'un axe stratégique prioritaire qui est de représenter un modèle médical fondé sur les principes de multidisciplinarité et de prise en charge globale des personnes malades ».

1.2- Le Centre Oscar Lambret dans sa région

En 1929, le professeur Oscar Lambret, chirurgien des hôpitaux fonda dans ses locaux de l'hôpital Saint-Sauveur le premier service de Lutte Contre le Cancer de Lille. Une ordonnance du Général de Gaulle de 1945 donne une existence légale aux Centres de Lutte Contre le Cancer. [2]

En 1955, s'ouvre un nouveau Centre, le Centre Oscar Lambret, contigu au Centre Hospitalier Régional et construit à l'emplacement actuel. Ce nouveau Centre fut dirigé par le professeur Jules Driessens, puis par le professeur Alain Demaille, ensuite par le professeur Jacques Bonneterre jusqu'en 2001 et actuellement dirigé par le professeur Bernard Leclercq.

En 1998, le Centre Oscar Lambret et le Centre Hospitalier Régional et Universitaire lillois se sont engagés dans une démarche de partenariat fort pour doter la région d'une structure de référence, véritable pôle d'excellence en cancérologie.

Implanté dans la région depuis plus de cinquante ans, le Centre possède une image de qualité.

La multidisciplinarité d'origine du Centre, l'importance et la qualité du plateau technique de radiothérapie, lui confèrent une position de référence et de recours indiscutable.

1.3- Structure et activités du C.O.L

Le Centre Oscar Lambret dispose de départements et d'unités de consultations, d'imagerie médicale, de laboratoires (d'Anatomie Cytologie Pathologiques et de biologie polyvalente) et de médecine nucléaire lui permettant de prendre en charge le diagnostic et le suivi de l'ensemble des pathologies tumorales. Son unité de transplantation médullaire, son bloc opératoire, son département de radiothérapie et sa pharmacie dotée d'une préparation centralisée des chimiothérapies, lui permettent de prendre en charge l'ensemble du traitement de ces pathologies tumorales.

1.3.2- Les équipements du C.O.L

Le Centre possède des équipements de pointe dédiés au diagnostic et au traitement des pathologies :

• Deux mammographes (un numérique et un conventionnel numérisé par plaques)

1.3.3- Le COL en chiffres

67% des patients sont originaires du Nord, 30% du Pas de Calais et 3% de la Somme et de l'Aisne.

1.3.4- La vocation du C.O.L

- Le diagnostic et la prise en charge globale et multidisciplinaire des patients

Le Centre Oscar Lambret se veut aujourd'hui orienté vers une organisation optimale et globale de la santé et vers un management assurant l'efficience et le dynamisme de l'institution. Pour en témoigner, le Centre vient de se lancer activement dans une procédure d'accréditation, des groupes de travail se sont formés et chacun travaille afin que l'accréditation de niveau 1 soit accordée au Centre Oscar Lambret.

1.4- Présentation de l'unité biomédicale

1.4.1- Les membres de l'Unité Biomédicale

Le service Biomédical du Centre Oscar Lambret est constitué actuellement d'un ingénieur biomédical, d'un adjoint technique, de trois techniciens biomédicaux qualifiés.

1.4.2- Missions de l'Unité Biomédicale

• Développer le management des ressources technologiques biomédicales (assurer l'interface entre le corps médical et la commission des équipements médicaux, participer à la veille technologique, gérer le budget d'exploitation des équipements biomédicaux…) ;

• Assurer la sécurité des dispositifs médicaux (animer et organiser la matériovigilance au sein du centre, assurer la mise en œuvre et le suivi des dispositions réglementaires relatives aux dispositifs médicaux actifs…)

• Assurer les processus opérationnels liés aux équipements médicaux dans les domaines : de l'acquisition, de l'installation, de la réception, de la maintenance, de la gestion administrative des dossiers des équipements soumis à autorisation.

1.4.3- Outils utilisés

L'unité biomédicale gère en inventaire plus de 2300 équipements. Le suivi de ces équipements est réalisé grâce au logiciel de gestion de maintenance Asset Plus de la société GE HealthCare.

Plus de 5800 interventions y sont répertoriées à ce jour, ainsi que 76 contrats de maintenance, et 146 maintenances préventives.

Ce logiciel est installé en version client serveur sur chaque poste de l'unité biomédicale, et est disponible sur tous les postes informatiques du Centre par la version Intranet.

Le produit Asset Plus comporte également pour chaque fiche équipement des champs disponibles qui seront utilisés pour la réalisation du projet.

2- Sujet de stage

2.1- Définition du sujet

2.1.1- Sujet initial

Le sujet proposé à l'origine était de réaliser un tableau de bord permettant de positionner l'Unité Biomédicale du centre Oscar Lambret par rapport à ses obligations réglementaires:

• Répertorier et ordonner les Décrets, les arrêtés, les décisions et recommandations relatifs à l'installation et à l'exploitation des équipements médicaux (utilisation, maintenance).

(La base de ce travail peut être le guide ministériel de la DHOS / MAINH [3] publié en novembre 2004).

• Etablir un tableau de bord précisant pour chaque domaine du champs d'application de l'unité biomédicale, la situation* du Centre Oscar Lambret / aux obligations réglementaires et aux recommandations

• Proposer une liste de mesures à prendre pour corriger les écarts inacceptables.

2.1.2- Sujet final

Le sujet s'est avéré un peu restrictif est très peu constructif pour l'unité biomédicale. Il semble également intéressant de développer un tableau de bord fonctionnel qui permettrait de suivre l'activité complète du service. Ce tableau de bord doit être généré automatiquement et rapidement depuis la base de données de la GMAO sans aucune saisie supplémentaire. Celui ci devra être transcrit par la suite dans un rapport d'activité.

Par définition, le tableau de bord est un document de référence utilisé par les utilisateurs du système d'information de décision. Il indique des valeurs d'indices qui décrivent l'évolution de faits utiles au processus de décision.

2.2- Introdu ction

Les activités biomédicales sont en constante évolution par de nouvelles charges de maintenance attribuées par la réglementation, un engagement dans un processus qualité renforcé par la mise en place de l'accréditation, une anticipation de veille technologique. [4]

La recherche de l'amélioration continue, de la qualité et de la sécurité des soins doit être la préoccupation constante de tout membre d'un service biomédical.

L'unité du Centre s'est engagé dans cette démarche d'amélioration est utilise les références existantes pour sa progression. De ce fait, le guide des bonnes pratiques biomédicales [5] est utilisé comme orientation de suivi de l'activité. Il permet de situer son service par rapport aux Bonnes Pratiques par une autoévaluation.

La mise en forme des documents d'enregistrement et opérationnels, la rédaction des procédures écrites, le référencement à un manuel qualité sont appliqués depuis plusieurs années au sein du service. Afin d'enregistrer et de suivre la progression de l'activité, il est nécessaire de mettre en place un tableau de bord des différentes fonctions du service.

2.3- Démarche

L'intérêt est de rendre ce tableau de bord automatique depuis la base de donnée Oracle de la GMAO afin d'optimiser la gestion de cet outil. Pour cela il est nécessaire d'utiliser un outil d'extraction permettant facilement de publier les informations. Dans ce but, le logiciel Microsoft Access a été choisi, car il est installé par défaut sur les postes de l'unité et donc utilisable par tous. Cette version servira de maquette pour un cahier des charges à réaliser par l'unité informatique.

Aucune saisie supplémentaire ne sera nécessaire pour un suivi du tableau. Pour le rapport d'activités, il est nécessaire d'ajouter une partie remarques qui permettra d'ajouter un commentaire sur les courbes. Ces commentaires seront sauvegardés pour une reprise ultérieure.

2.4- Définition des objectifs

2.4.1- Optimiser le suivi du module intranet

Le module Intranet (connecté sur la base de données de la GMAO de l'unité biomédicale) permet de lister les équipements en fonction des départements, les interventions en cours, les interventions archivées, ainsi que les déclarations de matériovigilance rattachées.

Ce module est actuellement en cours de déploiement dans les différents départements. Il est disponible sur chaque poste du centre, mais une formation est nécessaire pour la prise en main.

Les services d'hospitalisation ainsi que les services médico-techniques et la direction, commencent donc à utiliser ce module, et la mise en place d'intranet nécessite une extrême rigueur de l'unité biomédicale dans la saisie et le suivi des équipements et de leurs interventions….

Ces informations sont directement issues de la base donnée utilisée par la Gmao. Il est donc nécessaire que cette base soit immédiatement renseignée par les membres de l'unité biomédicale, pour que les informations diffusées aux autres services soient pertinentes.

2.4.2- Améliorer le suivi réglementaire

Le tableau de bord doit permettre de faire un état des charges réglementaires et d'en assurer un suivi.

Il faudra lister les réglementations dont le suivi peut être effectué à partir de la GMAO. Des champs disponibles peuvent être utilisés afin de cibler des équipements sensibles.

2.4.3- Affiner le suivi des contrats

Le tableau de bord doit signaler les contrats dont le renouvellement est à faire, et détecter par anticipation les équipements arrivant en fin de garantie afin d'envisager un contrat de maintenance si nécessaire.

2.4.4- Superviser l'activité de l'unité biomédicale

2.4.5- Optimiser l'utilisation de la GMAO

Des indicateurs devront permettre de suivre les entrées de données dans la Gmao.

Un ou plusieurs champs seront nécessaires afin de suivre les saisies dans la base de données.

2.5- Définition des indicateurs

2.5.1- Définition de l'indicateur

Un indicateur est un outil simple qui permet d'observer périodiquement les évolutions d'un phénomène, en le positionnant par rapport à des objectifs fixés.

Dans un système de management de la qualité, la norme X50-171 [7] définit la typologie d'un indicateur, qui peut être désigné sous trois aspects :

• La catégorie : décrivant les champs d'actions à contrôler pour les maîtriser et les piloter. Elle se présente en plusieurs types :

• La représentation : doit être simple, précise et sensible aux variations des phénomènes :

2.5.2- Rôle des indicateurs pour l'unité biomédicale

Les indicateurs doivent être le reflet de l'activité de l'unité biomédicale. Il est donc nécessaire de déterminer les différentes implications du service. Pour cela les données ont été regroupées en partie d'activités :

• La maintenance : interventions en cours, préventives, équipements de contrôle…

Dans le but de rassembler ces informations, un tableau inspiré de la norme X 50-171 a été mis au point après concertation avec le service.

2.6• Choix et recueil des indicateurs

Le but principal de ce projet est d'établir ce recueil des données directement depuis la Gmao pour éviter toute saisie supplémentaire. Toutes les données récupérées doivent alimenter les indicateurs depuis les informations entrées par chaque membre de l'unité :

2.7- Affichage des résultats

Le tableau de bord décisionnel se doit d'être succinct et complet. Dans cette optique, une seule page écran doit rassembler toutes les informations des diverses catégories.

Il sera la base de travail afin d'établir un plan d'action lors des réunions du service biomédical.

Le suivi de ces données ainsi que d'indicateurs complémentaires sera établi dans un rapport d'activités. Celui ci sera transmis au comité de direction, afin de les informer des activités de l'unité.

Pour chaque indicateur du tableau de bord, il est nécessaire de définir des seuils d'inacceptabilité au delà desquels une visualisation différente permet de distinguer les événements. Dans ce but, un seuil a été déterminé pour chaque élément et la représentation graphique se fera par 3 couleurs :

2.8- Suivi des indicateurs

Dans le souci d'améliorer les tableaux de bord et d'activités, il est nécessaire que les nouvelles requêtes ou observations soient facilement ajoutées.

Une seule table rassemblera toutes les informations concernant les différents indicateurs avec une explication de l'objectif à atteindre, les seuils d'inacceptabilité, et des commentaires éventuels…

2.9- Etapes de la méthode

2.9.1- Classification européenne des équipements selon la directive 93/42/CEE [8]

La mise sur le marché des dispositifs médicaux est régie par trois directives européennes :

Le service biomédical n'est généralement concerné que par les dispositifs médicaux relevant de la directive 93/42/CEE. Notamment par le décret N°2001-1 154 du 5 décembre 2001 relatif à l'obligation de maintenance et au contrôle qualité de ces dispositifs, mis en application par l'arrêté du 3 mars 2003, qui contraint les services biomédicaux à la maintenance des dispositifs de Classe IIb et III et des dispositifs médicaux radiogènes [9] .

Afin d'établir un suivi des dispositifs concernés par cette réglementation, il est nécessaire de classifier les équipements selon les classes CE.

Les dispositifs médicaux relevant de la directive 93/42/CEE sont répartis en 4 classes (I, IIa, IIb, III), correspondant à des niveaux de risque croissants de I à III.

Les critères utilisés pour cette classification se trouvent dans l'annexe 9 de la Directive 93/42/CEE transposée en droit français dans le Code de la Santé Publique.

Classe	Risque associé
Classe de risque I	Faible degré de risque
Classe de risque IIa	Degré moyen de risque
Classe de risque IIb	Potentiel élevé de risque
Classe de risque III	Potentiel élevé de risque

Pour ce faire, chaque équipement de l'inventaire du service biomédical doit être référencé par rapport à cette classification. Pour le service du Centre, aucune référence n'était jusqu'alors utilisée.

La mise en place de celle ci à pu être effectuée grâce aux documentations, courriers et contacts avec les constructeurs. Aucune classification de type III n'a été attribuée dans l'inventaire du matériel du service. Nous considèrerons que l'étude portera uniquement sur les équipements de type IIb.

Un champ disponible a été réservé pour cette classification dans la Gmao. Il permettra ensuite, par accès à la base de données, de cibler les équipements concernés.

2.9.2- Classification selon la nomenclature CNEH [10]

Pour plus de facilité à la mise en place de la classification une correspondance des modèles et de la codification CNEH doit être également finalisée. Cette codification a été retenue car plus couramment utilisée dans le domaine biomédical pour les dispositifs médicaux. Elle permettra de classer les dispositifs par famille dans le tableau de bord et le rapport d'activités.

La classification CNEH des équipements hospitaliers est constituée de trois niveaux :

• Le premier niveau correspond à un découpage des activités hospitalières en 26 secteurs intitulés chapitres

• Le second niveau est déterminé par un ensemble de fonctions complémentaires intitulées classes ou fonctions

Les équipements biomédicaux sont classés dans les chapitres définis dans la nomenclature.

2.9.3- Classification de la criticité

Afin permet d'établir un plan d'action sur les équipements très sensible, il est nécessaire de hiérarchiser la criticité des équipements de classe IIb.

La méthode PIEU permet de mettre en évidence les équipements ‘sensibles' sur lesquels doit être axée en priorité la politique de maintenance. [11]

Cette méthode comprend quatre paramètres, qui sont à fixer pour chaque catégorie d'appareil. Ces quatre critères sont pondérés pour chaque type d'équipement par des valeurs allant de 0.01 à 3 (0.01 étant le paramètre ayant le plus d'importance, et 3 le moins critique)

Il s'agit de refléter les répercussions sur la santé du malade ou des utilisateurs et celles sur la qualité des soins apportés par l'utilisation du dispositif.

Ce critère permet d'évaluer l'importance du dispositif par rapport à l'activité de soins associée.

L'état de l'équipement varie selon son âge et l'état dans lequel il a été maintenu.

Pieu < 1 : très critique
1<Pieu< 10 : Moyennement critique
Pieu > 10 : moins critique

Quatre champs disponibles ont été réservés dans la Gmao, afin d'y insérer ces données.

Il a été établi avec l'unité que chaque équipement de classe IIb serait classé grâce à cette méthode. Cela permettrait d'affiner un plan d'action sur les dispositifs sensibles.

2.9.4- Désignations des équipements spéciaux

Afin de suivre des équipements spécifiques, tels que les ECME (Equipements de Contrôle, Mesure, et Essais) ou les équipements lourds, il est nécessaire de cibler ceux dans la Gmao afin de les identifier lors des requêtes.

Pour les équipements de contrôle, un ensemble fonctionnel a été crée, pour les équipements lourds un champ libre est marqué d'un O (pour oui) ou d'un N (pour non).

3- De la théorie à la pratique

3.1- Tableau de bord automatique de l'unité

Le tableau de bord reprend sur une seule page écran toutes les informations nécessaires pour suivre l'activité biomédicale au quotidien.

• des indicateurs visuels de couleur rouge lorsque le seuil limite est dépassé, orange lorsqu'il est toléré et vert lors d'une situation correcte.

Les limites de ces indicateurs ont été prises en concertation avec l'ensemble des membres de l'unité afin d'optimiser les alertes déclenchées.

• Pour chaque indicateur, sa définition et son intérêt sont disponibles. Le fait de survoler l'indicateur avec la souris déclenche le changement des commentaires du détail. Cela permet d'ajouter des informations relatives aux conséquences d'un indicateur. Il est possible de changer ces informations dans le champ Remarques de la table Requête .

• Une liste détail est disponible pour chaque indicateur, elle permet de rassembler tous les dispositifs médicaux concernés pour chaque indicateur. Ces équipements sont toujours classés par ordre de gravité. Par exemple, la liste des dispositifs de classe IIb qui n'ont pas eu de maintenance depuis plus d'un an, est classée par ordre décroissant sur la criticité et la durée écoulée depuis la dernière maintenance. Cela permet d'afficher en premier les équipements prioritaires sur lesquels il faut agir prioritairement.

• Il est alors possible d'imprimer le tableau de bord complet, pour les réunions de service par exemple, ou d'imprimer que la liste des équipements concernés par un indicateur.

• Une barre de progression indique l'état de la requête car celle ci peut être de durée importante.

• Une sauvegarde automatique du tableau de bord est effectuée afin d'alimenter le suivi des indicateurs du rapport d'activités. Aucune action de l'utilisateur n'est nécessaire.

3.1.1- Réglementation

Le but de ce suivi est de cibler les équipements concernés par la réglementation en vigueur.

• Etablir un suivi de maintenance des équipements classés IIb et III suivant l'arrêté du 3 mars 2003.

L'ajout d'un champ libre dans la fiche équipement de chaque appareil à permis de classer les équipements en référence avec leurs interventions.

Dans un souci de planification plus opérationnelle, il a été décidé de déterminer les équipements de classe IIb n'ayant subi aucune intervention préventive ni corrective depuis plus d'un an. En effet, après chaque intervention corrective un équipement subit un contrôle complet. Celui peut être considéré comme une vérification complète.

La liste des dispositifs classés IIb qui n'ont pas eu de maintenance depuis plus d'un an, permettra de dégager un premier indicateur.

Dans le but de déterminer ensuite un plan d'action pour l'unité biomédicale, les équipements de classe IIb ont tous été classés par la méthode PIEU citée précédemment.

• Etablir un suivi de maintenance des équipements du bloc suivant l'arrêté du 3 octobre 1995. [12]

Afin de répondre à cet arrêté, une surveillance particulière des dispositifs du bloc opératoire était nécessaire. Un indicateur permet de déterminer les équipements spécifiques au bloc opératoire, qui n'ont pas été révisés depuis plus d'un an.

• Etablir un suivi des centrifugeuses conformément à l'arrêté du 5 mars 1993. [13]

Les centrifugeuses doivent obligatoirement faire l'objet d'une vérification générale périodique au minimum annuelle. Dans ce but, il est possible de lister ces équipements de la Gmao par le code CNEH défini ci dessus, de lister les interventions et de définir un nouvel indicateur.

3.1.2- Maintenance

La GMAO permet de gérer les interventions préventives réalisés par l'unité biomédicale (internes) et les préventives réalisées par les sociétés extérieures.

Afin de suivre ces interventions, il est nécessaire d'évaluer les retards sur ces interventions.

Afin de suivre l'activité maintenance de l'unité, ainsi que de répondre au mieux aux demandes intranet, il est nécessaire de mettre en place un indicateur permettant de visualiser les interventions dont le temps entre la prise en charge et la remise en service est important. Un indicateur En cours > 3 mois assure cette fonction.

L'étalonnage des appareils de mesure est une obligation légale en France de par le décret 2001-387 du 3 mai 2001 [14] .

Les équipements de contrôle, de mesure et d'essai (ECME) sont les dispositifs de référence pour les contrôles des équipements médicaux. Régulièrement ces ECME doivent être calibrés voire étalonnés auprès d'organismes agréés (COFRAC conseillé). Pour suivre ces appareils de mesure, l'unité biomédicale les a répertorié dans la liste des préventives. Un indicateur permet de spécifier les contrôles en retard de ces ECME.

Le contrat de maintenance des équipements lourds tels que accélérateurs de particules, scanner, …, contient généralement une clause de bon fonctionnement. Cette clause est basée sur le calcul de l'immobilisation du matériel pour pannes correctives.

T2 représente la durée d'utilisation annuelle effective programmée correspondant aux heures d'ouverture du service utilisateur.

Contractuellement, ce taux est généralement fixé à 95 %, et si l'objectif n'est pas atteint, une réévaluation du coût du contrat peut être effectuée. C'est pourquoi un indicateur est mis en place pour les équipements lourds dont le taux d'immobilisation dépasse 5 %.

Cela permet tout au long de l'année contractuelle, de suivre l'évolution des dispositifs suivis.

3.1.3- Contrats

Le tableau de bord signale les fins de contrat dont l'échéance est inférieure à 60 jours. Cela permet de visualiser rapidement les contrats à renouveler.

Les fins de garantie sont également signalées afin d'organiser les éventuelles prises de contact pour un passage sous contrat.

A chaque fin de contrat, la Gmao nécessite un renouvellement manuel. Si la saisie est tardive, l'estimation des coûts est alors erronée. C'est pourquoi, un indicateur de renouvellement est mis en place. Il permettra de signaler par anticipation (de deux mois) les contrats à valider.

3.1.4- Achats

Un indicateur permet de calculer l'âge moyen du parc et de suivre son évolution. Celui ci est calculé par rapport à la date de mise en service des équipements concernés.

Un tableau des investissements est établi pour l'achat de dispositifs médicaux sur une durée de 3 ans. Il est donc possible de calculer l'état des investissements réalisés par rapport aux prévisions.

Le tableau de bord inclut le taux de réalisation des investissements par le ratio du montant dépensé par rapport au montant prévu et le ratio du nombre d'équipements dont l'achat a été réalisé par rapport au nombre prévu.

3.2- Rapport d'activité

Le rapport d'activité de l'unité biomédicale permet de suivre les actions du service et d'établir un bilan de l'activité nécessaire pour le compte rendu à la direction. Ce rapport reprend toutes activités du service ainsi qu'un suivi de chaque partie du tableau de bord. Le recueil des informations de ce rapport est également automatisé à partir de la base de donnée de la Gmao.

Dans chaque onglet, des commentaires peuvent être ajoutés et sont sauvegardés par une validation.

Ce rapport d'activité sera édité trimestriellement par le service, afin d'établir un éventuel plan d'action.

3.2.1- Réglementation

Cet onglet suivi du tableau de bord réglementaire permet de suivre les maintenances des dispositifs concernés par la réglementation.

3.2.2- Maintenance

• Nombre d'heures internes / externes : Ce graphique permet de suivre la répartition horaire des interventions correctives de l'unité biomédicale et celles des sociétés extérieures. Ce suivi est fait par année.

• Nombre d'interventions internes et externes : Le graphique représente un détail du nombre d'interventions internes et externes pendant les 12 derniers mois.

• Délai d'interventions : Il permet le suivi des délais d'interventions pour les maintenances correctives.

• Nombre d'interventions internes par Unité fonctionnelle : Ce graphique permet de suivre la répartition des interventions internes dans les différents départements.

L'onglet de suivi du tableau de maintenance permet de suivre les informations suivantes :

• Les maintenances préventives externes en retard : Cet indicateur permet de suivre par mois, le nombre de préventives associées aux sociétés, qui ont été réalisées en retard. Si ce chiffre est en progression au courant de l'année, il est nécessaire d'établir un plan d'action, comme par exemple, reprendre contact avec les sociétés ou effectuer l'envoi d'un éventuel courrier..

• Les maintenances préventives internes en retard : Lors d'un bilan trimestriel, ce graphique permet d'évaluer les préventives internes en retard, et selon l'évolution, permettre de proposer une réorganisation des plannings préventifs.

• Le nombre d'en cours supérieurs à 3 mois : Il permet de suivre l'évolution des interventions de longue durée. Une accumulation de ces interventions nécessite un plan d'action également.

• L'immobilisation des équipements lourds : Ce graphique permet de suivre le taux d'immobilisation des équipements lourds. Il est fixé contractuellement à 5 % maximum pour la plupart des contrats. En fin d'année contractuelle, une révision de la prime peut être négociée en cas de dépassement.

3.2.3- Contrats

• Suivi du nombre de contrats et des coûts : Le graphique permet de suivre l'évolution par année du nombre et des coûts de contrats. Une discordance d'une année sur l'autre peut être expliquée par un coût erroné dans le logiciel de GMAO ou l'entrée ou la sortie de matériel du parc.

• Répartition des contrats : Ce graphique permet de suivre la répartition des contrats de maintenance de l'établissement. Il représente les coûts des contrats de maintenance en fonction des départements.

3.2.4- Achats

Couplé à l'histogramme de la vétusté, il permettra d'évaluer des plans d'actions à mener concernant la stratégie d'achat dans les différents départements en fonction des demandes.

3.2.5- Matériovigilance

Ce graphique permet de suivre le nombre d'incidents déclarés en interne ainsi que le nombre de déclarations ministérielles qui concernent les équipements du Centre. Ces informations ne sont intégrées à la Gmao que depuis le début de l'année 2005.

3.2.6- Suivi du tableau de bord GMAO

Cet onglet permet d'établir un suivi qualitatif des saisies dans la GMAO en indiquant:

• Le suivi de la Classe des dispositifs : indispensable pour le calcul des équipements sensibles à suivre.

3.2.7- Histogramme de vétusté

Il permettra dévaluer l'ancienneté du parc dans chaque département et d'orienter une stratégie d'achats. Il est prévu que ce tableau soit couplé avec les demandes d'investissements.

3.2.8- Indisponibilité des équipements lourds durant plage de travail

Dans le cadre de son fort engagement dans un processus d'amélioration, Le Centre Oscar Lambret s'est engagé dans la démarche de la MEAH (Mission nationale d'Expertise et d'audit Hospitaliers). [15]

La MEAH s'adresse à des établissements publics et privés volontaires pour mener des audits et mettre en œuvre de nouvelles modalités d'organisation. Il s'agit d'établissements qui ont développé des organisations efficientes ou qui, confrontés à des dysfonctionnements, souhaitent procéder à des changements, sont prêts à fournir les informations dont ils disposent sur leurs moyens, leur activité et leur fonctionnement. Ils s'engagent à mettre en œuvre les changements préconisés, après validation, et à en évaluer les résultats.

Dans le cadre de cette démarche volontaire, le département de Radiothérapie du Centre Oscar Lambret, s'est engagé à retourner toutes les informations nécessaires. Parmi celles ci, l'indisponibilité des accélérateurs de particules et des appareils de cobalthérapie est à définir chaque mois (la totalité des heures par famille est nécessaire).

Afin de répondre à cette demande, un indicateur a été ajouté sur les équipements lourds. Il détermine donc le temps d'indisponibilité de l'appareil pour maintenance corrective durant les plages normales de fonctionnement (de 8h à 17h30, cinq jours par semaine).

4- Pérennité et améliorations de l'étude

4.1- Pérennité

L'étude réalisée doit être maintenue dans le temps et également être développée de tel sorte que les modifications soient faciles et renseignées afin de permettre un suivi aisé.

4.1.1- Intégration des nouveaux équipements

Afin de suivre de la même façon les équipements futurs, il est nécessaire d'intégrer les nouveaux critères de classement des équipements dans la procédure de réception des dispositifs :

Pour chacun de ces champs une note explicative est rédigée afin de renseigner les champs de la GMAO.

4.1.2- Suivi de l'étude

Afin de cibler les dysfonctionnements et de suivre l'évolution de l'unité par rapport à cette étude, il est nécessaire d'établir un suivi des données. Il a été établi que le tableau de bord serait la base de discussion des réunions hebdomadaires et que le rapport d'activités serait établi trimestriellement pour les revues de direction.

4.1.3- Modifications faciles

Les indicateurs évoluent dans le temps et afin de cibler plus précisément les dysfonctionnements et les atouts de l'unité, il est nécessaire d'établir régulièrement une revue de ces indicateurs. Les modifications à apporter lors de ces changements doivent être facilement réalisables.

C'est pourquoi chaque indicateur est défini dans une table avec les commentaires associés ainsi que la requête ajoutée (cf. annexe).

De plus, une case commentaire a été ajoutée pour chaque indicateur du rapport d'activités. Celle-ci permet de commenter les graphiques et d'y associer des explications pour les différents plans d'actions menés (préventives, mise en inventaire…). Ces commentaires intégrés évitent un ajout de document lors de l'édition du rapport d'activités.

Ces données sont également sauvegardées automatiquement à chaque ouverture du tableau de bord, afin de suivre les tendances.

Pour le rapport d'activités, une sauvegarde non automatique a été mise en place afin de récupérer les commentaires précédents en cas de modifications.

4.2- Evaluation et améliorations

Il est prévu que les indicateurs du tableau de bord et du rapport d'activités soient revus régulièrement et améliorés par la personne en charge de ceux ci au sein du service biomédical.

Des domaines comme les contrôles qualités, les gestions de compétence, le suivi des investissements doivent être intégrés et suivis dans ces rapports.

Dans le cadre de la mise en place de la tarification à l'activité, il faudrait évaluer le coût global de la maintenance par secteur d'activité. Le service biomédical devra être en mesure d'établir pour chaque secteur, actuellement répartis en unités fonctionnelles, le bilan complet de l'activité maintenance avec les investissements. Une première version de ces études des coûts est encore en développement afin d'être intégré dans le rapport d'activités.

5- Conclusion

La réflexion menée sur l'élaboration d'un outil de diagnostic, a abouti à la réalisation d'un tableau de bord fonctionnel et d'un rapport d'activités couvrant toutes les fonctions de l'unité biomédicale.

Ce stage m'a permis de mettre en pratique les informations reçues durant le trimestre de formation à l'université, tels que la mise en place d'une démarche qualité, le suivi de projet, ainsi que la diversité des fondements principaux des services biomédicaux. Les projets supplémentaires m'ont permis de découvrir les appels d'offre complexes tels que celui d'un accélérateur de particules avec toutes les contraintes techniques d'installation, la gestion de la maintenance et la mise en place de procédures qualités avec la mise en service du module intranet.

6- Bibliographie

[1] Fédération Nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer, orientations stratégiques, Paris, 2002. http://www.fnclcc.com/

[3] Guide de la réglementation et des recommandations relatives à la construction et au fonctionnement technique des établissements de santé, Novembre 2004, Direction de l'Hospitalisation et de l'Organisation des Soins / Mission Nationale d'Appui à l'Investissement Hospitalier.

[5] Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en Etablissement de Santé, Farges G . (UTC), Wahart G. (Pdte AFIB), Denax J.M. (Pdt AAMB), Métayer H. (Pdt ATD) et 45 co-auteurs, ITBM-RBM News, Ed Elsevier, novembre 2002, vol. 23, Suppl. 2, 23s-52s

[6] Indicateurs de maintenance, des outils à la mesure d'une fonction, D.Brachet, F. Thibault, CETIM (Centre Technique des Industries Mécaniques), Réédition 2005, page 5

[7 ] FD X50-171 : Système de management de la qualité – Indicateurs et tableaux de bord. Édition Afnor, juin 2000. Indice de classement : X50-171. Statut : Fascicule de documentation.

[8] Directive 93/42/CEE du Conseil, du 14 juin 1993, relative aux dispositifs médicaux; Journal officiel n° L 169 du 12/07/1993 p. 0001 – 0043

[9] Arrêté du 3 mars 2003 fixant les listes des dispositifs médicaux soumis à l'obligation de maintenance et au contrôle de qualité mentionnés aux articles L. 5212-1 et D. 665-5-3 du code de la santé publique, JORF n° 66 du 19 mars 2003. page 4848, NOR: SANP0320928A

[11] Faire évoluer votre maintenance, Société Ingexpert, G. Laloux, Mesure de la criticité, p.25

[12] Arrêté 3 octobre 1995 relative aux modalités d'utilisation et contrôle des matériels et dispositifs médicaux assurant les fonctions et actes cités aux articles D.712-43 et D.712-47 du code de la santé publique, JORF octobre 1995, NOR: SANH9503013A

[13] Arrêté du 5 mars 1993 soumettant certains équipements de travail à l'obligation de faire l'objet de vérifications générales périodiques prévues à l'article R. 233-11 du code du travail, J.O. 17 mars 1993 page 4149, NOR : TEFT9300286A.

[14] Décret no 2001-387 du 3 mai 2001 relatif au contrôle des instruments de mesure, J.O. N° 106 du 6 Mai 2001 page 7164, NOR : ECOI0100116D

Syndicat National de l'industrie des Technologies Médicales : http://www.snitem.fr