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Audit de la structure biomédicale,

Politique de maintenance et

Processus d’achat

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Aissam KARTOUBI
Référence à rappeler : Audit de la structure biomédicale, politique de maintenance et processus d'achat,A. Kartoubi, Stage, MASTER 2 Management des Technologies en Santé (MTS), UTC, 2005-2006
URL : https://www.utc.fr/formations/master/professionnelle/technologie_sante.html ; Université de Technologie de Compiègne
RESUME

Audit d'un service biomédical :

Avec le « Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en établissement de santé », la communauté biomédicale dispose d’un référentiel métier abouti. Enonçant les exigences minimales qui s’imposent à un service s’il veut considérer remplir ses fonctions, le GBPB inspire de nombreux services biomédicaux qui souhaitent mettre en place une démarche d’amélioration continue.

La méthodologie de l’audit réalisé est ici présentée. Gardant le GBPB comme référentiel. Elle fait appel à plusieurs outils d’évaluation et d’appréciation qui, combinés, permettent aujourd’hui au service de connaître ses points forts et ses points faibles et de choisir ses objectifs qualité en conséquence.

Mesure de la satisfaction des utilisateurs :

Au sein d’un établissement de santé, le service biomédical assure une mission de prestataire de service, en matière de maintenance biomédicale. Son objectif est de satisfaire ses clients en apportant une solution concrète à leur demande. Connaître son sentiment sur les pratiques, permet d’apprécier réellement la qualité du service rendu et d’en tirer de réels atouts pour l’amélioration et la valorisation de la fonction à partir des dysfonctionnements décelés.

Processus d’achat :

Cette partie permet à l’acheteur de maîtriser les étapes du processus d’achat, et donne un aperçu sur le code des marchés publics. Elle lui fournit les documents clés pour la bonne démarche et un guide de négociation.

Cette étude permet de lister également les dispositifs utilisés en perfusion. Un rappel des contraintes médicales, des procédés utilisés permettra d’établir un comparatif des techniques. Celui-ci apportera à l’ingénieur biomédical une vision globale afin de cibler son choix lors de l’achat et de définir les contrôles qualité nécessaires.

Mots clés :

 Audit, enquête satisfaction, projet de service, maintenance biomédicale, procédure d’achat, perfusion, pompe à contre pulsion, questionnaire technique.

ABSTRACT

Audit of a biomedical ward:

With the "Guide of the Good Biomedical Practices in establishments of health", the biomedical community has a reference frame succeeded trade. Stating the minimal requirements which are essential on a service if he wants to consider to fulfill his functions, the GBPB inspires by many biomedical services which wish to set up a step of continuous improvement. The audit methodology carried out is presented here. Keeping the GBPB like reference frame, this methodology calls upon several tools of evaluation and appreciation which, combined, make it possible today the ward to know its strong points and its weak points and to choose its objectives quality consequently.

 
Measure the users satisfaction :

               Within an establishment of health, the biomedical ward ensures a mission of unit provider, as regards biomedical maintenance. Its objective is to satisfy its customers while bringing a concrete solution to their request. To know its feeling on the practices, makes it possible to really assess the quality of the rendered service and to draw some from real assets for the improvement and the valorization of the function starting from the detected dysfunctions.

 
Process of purchase:

               This part makes it possible to the purchaser to control the stages of the process of purchase, and gives an outline on the « Code des Marches Publics », and to him provided the key documents for the good step and a guide of negotiation.

This study makes it possible to also list the devices used in perfusion. A recall of the medical constraints, processes used will make it possible to establish comparative techniques. This one will bring to the biomedical engineer a global vision in order to target its choice at the time of the purchase and to define the quality controls necessary.

 Key words:

 Audit, investigation satisfaction, ward project, biomedical maintenance, purchase procedure, perfusion, pump with against impulse, technical survey.


Remerciements

Je tiens tout d’abord à remercier M. DIONISI et M. LIPPENS de m’avoir accueilli et m’avoir fait confiance dans le travail qu’ils m’ont confié, et la qualité de leur encadrement tout le long de mon stage.

 Je tiens également à remercier M. DUBOIS responsable du service biomédical, pour sa disponibilité, ses conseils durant mes missions, sa sympathie et de l’intérêt qu’il a porté à mon stage..

 Mes remerciements vont également à tous les techniciens biomédicaux, et à toute l’équipe de la Direction de la Logistique.

     Je tiens à remercier M. CHEVALLIER et M. FARGES pour la qualité des enseignements reçus, et leur suivi tout au long de la formation à l’U.T.C.


 


 

SOMMAIRE

Introduction

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT

I.   Présentation du Centre Hospitalier de Valenciennes

I.1.   Historique

I.2.   Situation géographique

I.3.   Infrastructures et moyens

II.      Présentation de la Direction de la Logistique

III.      Présentation du service biomédical

III.1.   Missions

III.2.   Objectifs du service

III.3.   Effectif

III.4.   Définition des tâches


CHAPITRE II : PROJET DE SERVICE BIOMEDICAL

A.    Problématique

B.    Méthodologie de résolution de la problématique

I.         Missions

II.        Audit de la structure biomédicale

II.1.  Définition

II.2.  Objectifs

II.3.  Méthodologie

II.3.1.    Prise de connaissance du service, des pratiques et de la base documentaire

II.3.2.    Choix du référentiel

II.3.3.    Outils d’évaluation

II.3.4.    L’audit interne du service biomédical

II.3.5.    Evaluation dans le service et interview des acteurs

II.3.6.    Mesure de l’écart aux recommandations du GBPB

II.3.7.    Synthèses des résultats

II.3.8.    Plans d’actions

II.3.9.    Améliorations effectuées


III.      Caractérisation du parc du matériel

III.1. Quantification du parc

III.1.1.Nombre d’équipements

III.1.2.Valorisation financière du matériel

III.2. Qualification du parc

III.2.1.Technicité du matériel

III.2.2.Vétusté du parc

III.3. Politique de maintenance

IV.     Enquête satisfaction des utilisateurs

IV.1.      Pourquoi mesurer la satisfaction des utilisateurs ?

IV.2.      Quels utilisateurs, quels besoins ?

IV.3.      Méthodologie d’élaboration d’une enquête

IV.4.      Règles d’interprétation des résultats d’une enquête

IV.5.      Mise en œuvre de l’enquête

IV.6.      Interprétation des résultats de l’enquête


CHAPITRE III : LE PROCESSUS D’ACHAT

I.    Définition

II.    Objectifs

III.    Le code des marchés publics

III.1.       Choix d’une procédure d’achat
III.2.       Suivi du dossier d’achat
III.3.       Identification des différents types d’achats
III.4.       Identification des étapes et des acteurs
IV. Dossier de l'achat d'un dispositif médical neuf
IV.1       Recensement des besoins
IV.2       Le Cahier des Clauses Techniques Particulières
IV.3       Evaluation technique et clinique des produits
IV.4       Choix d'un fournisseur
IV.5       Réception et installation d'un dispositif neuf
 V.    Négociation
V.1.       Quand peut-on négocier ?
V.2.       Dans quelles hypothèses peut-on négocier ?
V.2.1.       En dessous des seuils des marchés formalisés
V.2.2.       Au-dessus des seuils des marchés formalisés
V.3.       Quels sont les avantages de la négociation ?
V.4.       Quelles sont les contraintes de la négociation ?
V.5.       Astuces de négociations
VI.    Procédures d’achats réalisées durant le stage
VI.1.      Appel d’offres pour le matériel de perfusion
VI.2.      Procédure adaptée pour l’acquisition d’une pompe à Contre Pulsion Intra-Aortique

CHAPITRE IV : ENSEIGNEMENTS TIRES ET PERSPECTIVES
I.        Enseignements tirés
II.        Difficultés rencontrées
II.1.        Audit du service biomédical
II.2.        Politique de maintenance
II.3.        Processus d’achat  
III.        Perspectives

Conclusion
Bibliographie
Annexes
Annexe 1 : Organigramme du Centre Hospitalier de Valenciennes
Annexe 2 : Organigramme de la Direction de la Logistique
Annexe 3 : Organigramme du service biomédical
Annexe 4 : Synthèse des résultats
Annexe 5 : Cartographie radar
Annexe 6 : Points forts & points faibles
Annexe 7 : Plan d’actions
Annexe 8 : Plan de l’atelier biomédical
Annexe 9 : Questionnaire de l’enquête de satisfaction (service Biomédical)
Annexe 10 : Questionnaire de l’enquête de satisfaction (service Maintenance)
Annexe 11 : Fiche de formation
Annexe 12: Fiche de prêt
Annexe 13 : Calendrier des essais de matériel de perfusion
Annexe 14 : Fiche d’évaluation pousse seringue
Annexe 15 : Fiche d’évaluation pompe à perfusion
Annexe 16 : Objet de la consultation de l’appel d’offres du matériel de perfusion
Annexe 17 : Plan d’équipement
Annexe 18 : Questionnaires techniques des pousse seringue et pompe à perfusion
Annexe 19 : Questionnaire technique
Annexe 20 : Objet de la consultation de la procédure adaptée pour l’acquisition de la Pompe à Contre Pulsion Intra-Aortique
Annexe 21 : Aperçu sur la perfusion
Annexe 22 : Aperçu sur les assistances circulatoires

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Introduction

 

A

vec le « Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en établissement de santé », la communauté biomédicale dispose d’un référentiel métier abouti. Enonçant les exigences minimales qui s’imposent à un service s’il veut considérer remplir ses fonctions, le GBPB inspire de nombreux services biomédicaux qui souhaitent mettre en place une démarche d’amélioration continue. C’est le cas du Service Biomédical de Valenciennes qui a choisi d’évaluer son organisation et ses actions au regard des recommandations du guide des bonnes pratiques, et intégrer cette mission dans le projet de service.
       
          La méthodologie de l’audit réalisé est ici présentée. Gardant le GBPB comme référentiel, cette méthodologie fait appel à plusieurs outils d’évaluation et d’appréciation qui, combinés, permettent aujourd’hui au service de connaître ses points forts et ses points faibles et de choisir ses objectifs qualité en conséquence.

 

        Aussi, le service biomédical assure une mission de prestataire de service, en matière de maintenance biomédicale. Son objectif est de satisfaire ses clients en apportant une solution concrète à leur demande. De ce fait, seul le client peut juger du travail fourni par le service biomédical. Connaître son sentiment sur les pratiques, permet d’apprécier réellement la qualité du service rendu et d’en tirer de réels atouts pour l’amélioration et la valorisation de la fonction à partir des dysfonctionnements décelés. Par ailleurs, la volonté de prendre en compte l’avis des clients, mécontentements et souhaits, établit indéniablement une relation de confiance, et permettent de définir des axes d’amélioration de la qualité du service rendu.
 
          C'est dans cette perspective que l'enquête de satisfaction des utilisateurs "clients du service biomédical" a eu lieu selon une méthodologie expliqué dans ce rapport de stage.
 
            Par ailleurs, le service biomédical assure l'achat du matériel, dans ce cadre ma mission était de réaliser des processus d'achats, bien recenser les besoins en relations avec le plan d'équipement du nouveau bâtiment, de rédiger les cahiers des charges, et de suivre les dossiers jusqu'au choix final du matériel.

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CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT 

 I.      Présentation du Centre Hospitalier de Valenciennes

 

I.1.         Historique

En l’an 367, l’empereur Valentinien 1, de passage à Valenciennes fonde l’Hospital du Castel saint jean, sur l’actuelle place du Marché aux Herbes. L’ancêtre du centre hospitalier est né.

 Le 2 mai 1432, c’est la fondation du premier Hôtel-Dieu de Valenciennes, situé alors entre l’actuelle rue des Hospices, la place d’Armes et la rue derrière la tour.

 Le 7 septembre 1807, c’est le transfert des patients de l’Hôtel-Dieu vers l’ancien couvent des Carmes, rue de Famars, reconverti en Hôpital. C’est le 2ème Hôtel-Dieu dont bénéficie Valenciennes.

 Le 7 juillet 1903, une décision de la commission administrative des Hospices permet de construire un nouvel Hôtel-Dieu (le 3ème), avenue Dampierre.

Les travaux débutent en 1912 et sont interrompus en 1914 par la Première Guerre Mondiale.

Les travaux reprennent en 1926. Le coût de la construction des divers pavillons s'élève à 2 millions d’euros.

Le 18 août 1936 le nouvel Hôtel-Dieu est occupé, l’ancien étant démoli.

En 1962, débute la construction de la maternité avenue Monaco.

L’évolution de la population amène, en 1971, le Conseil de l’Administration à se prononcer en faveur de la construction d’un nouvel Hôpital (950 lits).

En 1975, le permis de construire est obtenu, suivi par en 1976 l'ouverture du chantier.

En 1976, le Pavillon Paul Fournier est mis en service, intégrant ainsi 120 lits.

En 1980, c'est l'ouverture du Nouvel Hôpital

En 1989, c’est la création officielle du service biomédical.

En avril 1999, c'est l'ouverture du service de Médecine Nucléaire.

En avril 2003, c'est le lancement des travaux du Pôle Mère - Enfant (avenue de Monaco), suivi en juin 2003 de la création d'une antenne SAU Tessier.

La maison de retraite du Val d'Escaut est ouverte en 2003.

En 2004, c'est l'année du lancement du projet d'Hôpital Haute Technologie ainsi que la création d'un parc de stationnement Silo - Aérien.

        Juin 2006, c’est l’ouverture du parc de stationnement et le début des travaux de l’Hôpital Haute Technologie prévu pour 2008.

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I.2.         Situation géographique

            Valenciennes est une ville du département du Nord, située à 50 km de Lille, comportant 348 994 habitants.

Le centre Hospitalier de Valenciennes est implanté dans toute la ville de part ses annexes mais le Nouvel Hôpital (lieu de mon stage) se trouve à quelques minutes du centre ville, entre Anzin au nord, et la Sentinelle au sud.

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I.3.         Infrastructures et moyens

         Avec sa capacité d’environ 1960 lits dont plus de la moitié en cours de séjour et par son activité médicale et son offre de soin la plus significative, le Centre Hospitalier constitue le pôle sanitaire de référence du sud de la Région du Nord-Pas-de-Calais (environ 800 000 personnes concernées).

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I.3.1.  Etablissements du Centre Hospitalier

Le parc immobilier du Centre Hospitalier se décline comme suite :

Structure de soins :

§  Le Nouvel Hôpital,

§  L'HOTEL Dieu,

§  Le Centre de Gynécologie-obstétrique Maternité Monaco,

§  Le Centre psychotérapique Duchesnois,

§  L' Hôpital du Hainaut,

§  Les Fondations Les Chartriers,

§  Serbat,

§  Louis Duvant,

§  La Maison de retraite La Rhonelle,

§  La Résidence du Val d'Escaut.


Enseignement :

 

§  L’IFSI (Institut de Formation de Soins Infirmiers),

§  Une Ecole d'Aides Soignant(e)s

§  Une Ecole de Puériculture

§  L'accueil des Etudiants hospitaliers et des internes

§  Ainsi que de très nombreux stagiaires

 






























Figure 1 : batiments du Centre Hospitalier de Valenciennes


                                                                                                                                                                                                           
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I.3.2 Capacité d’acceuil de l’établissement

 

L’établissement comprend 1 960 lits et places d'hospitalisation, répartis comme suit : 

 

§  796 lits de court séjour

§  185 lits de long séjour

§  238 lits de psychiatrie

§  132 lits de soins de suite

§  452 lits de maison de retraite et de cure médicale

 

     I.3.3 Ressources humaines

§  325 médecins

§  environ 70 internes et résidents

§  40 étudiants hospitaliers

§  3 251 agents non médicaux

 

- Organigramme de l’hôpital (Cf. Annexe 1)

 

  I.3.4    Activités en 2006

§  150 000 personnes accueillies en consultation

§  82 902 entrées

§  44 982 passages aux urgences

§  3 700 sorties du SMUR

 I

I.3.5 Moyens financiers

Le financement du Centre Hospitalier de Valenciennes comme tous les hôpitaux intègre désormais la Réforme du financement des hôpitaux et des cliniques du 21 octobre 2004 [5], les nouveaux modes de calcul budgétaire définis par la mise en œuvre progressive de la Tarification à l'Activité (T2A). Ce nouveau mode de calcul a déjà produit des effets positifs pour l’établissement traduisant une activité plutôt efficiente.

Ø  Dépenses d’exploitation

 

Dépenses de personnel

 141 866 089,00 €

Dépenses à caractère médical

   31 898 732,00 €

Dépenses à caractère général et hôtelier

   15 428 978,00 €

Dotation aux amortissements et frais financiers

   14 778 579,00 €

 TOTAL

 203 972 378,00 €

 

 I

I.3.6 Plateau technique

 

Imagerie Médicale

 

Imagerie par rayons x :

§  2 scanners:  Light Speed Advantage 16 barettes et Ultra Light Speed (GEMS)  (2004 et 2002)

§  3 consoles supplémentaires

§  1 mammographe     

§  9 appareils mobiles de radiographie 

§  10 amplificateurs mobiles de luminance  

§  9 salles de radiologie conventionnelle (salles Os/Poumons dont 3 télécommandées

§  6 injecteurs de produit de contraste   

§  1 salle d’angio-coronarographie  numérisée 

§  1 salle cardiovasculaire numérisée     

§  4 Système à numérisation directe  

 

 

Imagerie par Resonance Magnetique 

2 IRM à 1,5 Tesla :

o   Magneton AVENTO de Siemens en 2005

o   Symphony Maestro de (Siemens 2002)

1 console supplémentaire

 

Imagerie Par Ultra-Sons

§  16 échographes avec mode: A, B, TM     

§  4 échographes avec doppler continu et pulsé     

§  5 echographes avec doppler couleur     

 

Imagerie Nucléaire

§  2 caméras à scintillations, marque :  DTS-XLI (Gems) et E-Cam (Siemens)

§  1 ostéodensitomètre 

 

Production et Diffusion des Images

§  machines à développer  

§  1 Système Plein Jour  

§  2 Systèmes Plein Jour numérisés     

§  2 imageurs laser  

§  5 imageurs laser sec      

§  Présence d'un réseau image

 

Equipements d’Anesthésie-Réanimation.

 

Electronique Médicale     

§  90 Moniteurs multi-paramètres

§  5 centrales de surveillance

§  23 lits de réanimation   

§  10 lits de soins intensifs (8 + 2 en déchocage)  

§  1 E.E.G.de moins de 12 voies   

§  3 E.E.G. de plus de 12 voies   

§  2 E.M.G.  

 

Assistance Respiratoire

§  11 respirateurs d’anesthésie avec circuit fermé

 

§  Analyseurs de gaz          C0²     Halogénés    NO

§  Nombre                          28  28           21              0

 

§  14 respirateurs en salles de réveil   

§  32 respirateurs de réanimation   

§  3 respirateurs de soins intensifs   

 

Cardiologie

§  1 système Holter

 

Néphrologie - Urologie

§  2 postes de dialyse aigüe  

§  30 postes de dialyse chronique (28 + 2 postes d'éducation)

§  Traitement de l’eau :   double osmose inverse

§  Production de dialysat : générateur de dialyse à circuit ouvert   

 

Autres Equipements

§  21 incubateurs d’élevage

§  27 incubateurs de soins intensifs

§  8 tables de réanimation

 

Bloc Opératoire

§  1 salle d’opération septique

§  14 salles d’opération aseptiques

§  11 salles aseptiques avec un taux de renouvellement < 15 vol/h

§  11 bistouris électrique/électronique  

§  2 bistouris lasers  <  25 watts   

§  1 Aspirateurs ultrasonores     

§  3 microscopes opératoires

§  18 lits de réveil


Equipements des Laboratoires

Nbre d’automates :

§  6 en   biochimie,

§  5 en hématologie,

§  9 en bactériologie.

Autres équipements : 

1 cytomètre en flux


Stérilisation Centrale

§  7 machines ou tunnels à laver,

§  5 autoclaves. 

 

Stérilisation  Décentralisée 

§  4 autoclaves.

 

Réseau d'informations et applications informatiques


Applications de communications

§  Messagerie intranet dans l'établissement.  

 

Principales applications informatiques

§  Gestion des malades :  SMASH

§  Consultations externes :  S.E. DE SMASH

§  Dossiers médicaux  :   Divers

§  Gestion du personnel :  

§  Achats & stocks :   G.E.F.

§  Gestion des équipements :   GMAO Sophie 9000

                                                                                                                                                                                                                                                                                               Retour sommaire


II.      Présentation de la Direction de la Logistique

 

    La direction de la logistique est composée d’un :

 
- Organigramme de la Direction de la Logistique (Cf. Annexe 2)

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    III.      Présentation du service biomédical 

 

Au Centre Hospitalier de Valenciennes, le Service biomédical a été créé officiellement en 1989. Il dépend administrativement et financièrement de la direction de la Logistique. Il est actuellement composé de 15 personnes : 2 ingénieurs, 1 responsable d’atelier et 12 techniciens.

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III.1.       Missions

Les missions du service biomédical sont vastes et entières. Elles se déclinent en plusieurs activités :

Ø  Achats

- La veille technologique et réglementaire
- Le recensement des besoins des utilisateurs
- La participation au projet d’établissement et projets médicaux
- L’élaboration des plans pluriannuels d’investissements en tenant compte des projets de l’établissement, des autorisations d’équipements matériels lourds…
- La réalisation des achats suivant les règles du Code des marchés publics
- L’analyse « médico-technico-économique » des offres
- La réalisation des dossiers d’équipements matériels lourds
- Le conseil en organisation et le partage du plateau technique
- La participation à l’achat des consommables et accessoires de dispositifs médicaux

Ø  Gestion technique et maintenance

- La réception et mise en service des équipements
- La gestion du parc de dispositifs médicaux assisté de la GMAO  (réforme…)
- Le conseil et l’assistance technique aux utilisateurs
- La réalisation de la maintenance curative et préventive, des contrôles de sécurité et de performance

Ø  Matériovigilance

- Travaux de recherche dans le domaine de la dialyse
- Travaux d’amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins
- Démarche qualité dans le cadre d’une certification de type ISO

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III.2.       Objectifs du service

Le principal objectif, considéré comme prioritaire, concerne l’obligation de maintenance et de contrôle qualité des équipements conformément à la réglementation en vigueur. Une partie de ces dispositifs est déjà maintenue et entretenue en raison des orientations prises précédemment par le service dans ce domaine. Il est toutefois nécessaire d’étendre ce programme à l’ensemble du parc désigné par la réglementation et de renforcer le niveau de prestation déjà réalisé.

Mon rôle est de valoriser et d’évaluer les moyens nécessaires à la mise en œuvre de ces nouvelles dispositions. Et de définir une politique de maintenance. sous-traitance ou prise en charge en interne.

Cette mission est remplie en partie et les moyens nécessaires oscillent pour :

- Le personnel, entre 1 à 2 postes supplémentaires,

- Les locaux, une extension de l’atelier actuel est nécessaire,

Les autres objectifs concernent :

- L’analyse des risques et la mise en œuvre de solutions de contournement pour les dispositifs médicaux et les services les plus à risques. Ce travail est en grande partie réalisé.
- L’évolution du service en tenant compte des départs en retraite,

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III.3.       Effectif 

            Le service biomédical est composé de 2 ingénieurs, 1 responsable d’atelier et 12 techniciens répartis sur différents secteurs.


Organigramme du service biomédical (Cf. Annexe 3)

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III.4.       Définition des tâches

 

III.4.1.  Ingénieurs biomédicaux :


Ø  Définition du poste :

Concevoir, conduire et contrôler la politique d’investissement et de maintenance des équipements biomédicaux.

 

Ø  Activités Principales :

 

Ces actions impliquent une liaison étroite et constante avec les divers acteurs hospitaliers ou extérieurs concernés. Elles impliquent également une solide cohésion à l’intérieur du service biomédical.

 
III.4.2.  Techniciens biomédicaux

 

Ø  Technicien Supérieur Hospitalier Principal :

Les Techniciens Supérieurs Hospitaliers Principaux sont chargés de l’encadrement de personnel ou, sous l’autorité d’un supérieur hiérarchique, de la gestion d’une section de services d’un service technique (article 10 du décret 91.868 du 5 septembre 1991 modifié).

 

Ø  Technicien Supérieur Hospitalier :

Les techniciens supérieurs participent sous l’autorité de l’ingénieur auprès duquel ils sont affectés à la préparation et au contrôle de l’exécution des opérations techniques ou scientifiques.

 

Ø  Activités Principales

 

Ø  Spécificités dans le métier :

Les techniciens exercent leurs fonctions, selon leur spécialité : imagerie, laboratoire, anesthésie-réanimation, cardiologie,  bloc opératoire, explorations fonctionnelles, maternité, dialyse.

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    CHAPITRE II : PROJET DE SERVICE BIOMEDICAL

 

        

A.    Problématique :

 

Le centre hospitalier de Valenciennes vit actuellement un passage très marquant dans son histoire, c’est celui de la construction du nouveau bâtiment de Haute Technologie Médicale (HTM). Par conséquent, l’augmentation du parc d’équipement est évidente, et l’activité du service biomédical est en évolution constante. En même temps l’établissement est en cours d’une démarche d’accréditation (visite prévue en septembre 2006).

 

            Le service biomédical se trouve alors devant des contraintes en terme de, qualité biomédicale, définition d’une politique de maintenance, des objectifs en relation avec l’évolution du personnel, des plateaux techniques et des contraintes réglementaires.

 

Devant ces circonstances, la réalisation du projet de service et de l’audit interne sont des missions déterminantes pour le service biomédical ainsi que pour l’ensemble de l’établissement, d’où la pertinence des missions de mon stage.

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         B.    Méthodologie de résolution de la problématique

 

I.             Missions 

 

Au premier jour de stage, à mon arrivée, une lettre de mission m’a été remise par Monsieur Vincent LIPPENS.  Il m’a confié :

 

1- Participation à l’élaboration du projet de service

2- Définition de la politique maintenance et des objectifs en relation avec l’évolution du personnel, des plateaux techniques et des contraintes réglementaires

3- Audit de la structure Biomédicale

4- Participation à la politique d’équipement biomédical en relation notamment avec le projet de la construction du nouveau bâtiment : Procédures d’achat

  5- Réalisation d’une enquête satisfaction des utilisateurs pour le service Biomédical et le service Maintenance.

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II.           Audit de la structure biomédicale

II.1.    Définition

L’audit est un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats à la qualité satisfont aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en œuvre de façon effective et sont aptes à atteindre les objectifs.

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II.2.    Objectifs

Les objectifs de l’audit du service biomédical sont :

·         Etudes de l’existant,

·         Mesurer les écarts par rapport au Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en Etablissement de Santé,

·         Réalisation d’une enquête de satisfaction utilisateur dans les services cliniques,

·         Proposer des axes d’améliorations,

·         Assurer une amélioration continue.

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II.3.    Méthodologie

Le schéma suivant représente la méthodologie appliquée pour la réalisation de l’audit du service; chaque étape est détaillée dans la partie suivante :

 

 

 Figure 2 : méthodologie de l’audit du service biomédical

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II.3.1.        Prise de connaissance du service, des pratiques et de la base documentaire


Les premiers jours du stage ont été axés sur la prise de connaissance du service, des membres du personnel, des locaux et de l’organisation générale du service.

 

Une base documentaire considérable rassemblant les procédures du service, les projets de service déjà réalisés, les rapports de stages, est à ma disposition et je suis invité à rechercher les informations dont j’ai besoin sur tout support disponible ainsi qu’auprès des acteurs du SBM. Ceci, m’a permis de rapidement percevoir le fonctionnement du service.

 

Le GBPB et les cours UTC sur le guide et les textes réglementaires et normes demeurèrent parmi mes premières lectures, que j’ai complétées par la recherche documents sur les procédures d’évaluation et les outils de l’audit. La prise de connaissance de travaux d’audit et d’évaluation réalisés par d’autres étudiants m’a permis de mieux définir la méthodologie à mettre en œuvre. (cf. Bibliographie)

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II.3.2.    Choix du référentiel


    Les services biomédicaux hospitaliers doivent répondre à de nombreuses exigences réglementaires, aux attentes des clients des services cliniques, médico-techniques et administratifs. Pour cela, il leur est nécessaire de maîtriser l’ensemble des processus qui contribuent à produire une prestation de qualité reconnue par leurs clients.

 

    Le Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en établissements de santé [1] apporte les éléments de réponse pour atteindre les objectifs et remplir les missions d’un service biomédical hospitalier. De plus, ce référentiel prépare les services biomédicaux aux exigences d’obligation de maintenance de traçabilité et de contrôle-qualités induites par le décret du 05 décembre 2001 [2].

 

 


 

 

 

































          


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       II.3.3.    Outils d’évaluation

 

Le choix du Guide des Bonnes Pratiques comme référentiel désignait l’outil développé par A.GUYARD et L.TAMAMES [3] comme correspondant le mieux à nos attentes. Mes deux collègues ont en effet travaillé sur l’élaboration d’un outil d’auto-évaluation des pratiques d’un service biomédical au regard des recommandations du guide.

Le choix de cet outil se repose sur, sa simplicité d’utilisation, sa clarté et sa complémentarité, et la possibilité d’une amélioration continue des pratiques dans le service biomédical par la mise en place du guide. Il est également complet, clair et simple d’utilisation qui a été proposé, avant diffusion, à l’appréciation d’acteurs chevronnés de la qualité, enseignant universitaire ou expert-visiteur de l’HAS.

Ces arguments ont permis d’en justifier la robustesse et l’efficacité auprès des acteurs du SBM.

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II.3.4.    L’audit interne du service biomédical

Ø  Analyse de l’existant :


Dans un premier temps, j’ai réalisé un état des lieux du service biomédical suite à un entretien avec les acteurs du service biomédical, il en est ressorti les points suivants :

·           Un manque du personnel dû à un long arrêt de maladie d’un technicien qui était responsable sur son secteur, et à un changement de service pour un autre technicien fait qu’un secteur reste privé de personnel biomédical, et provoque la montée en charge pour d’autres techniciens sur ce secteur.

·           Les techniciens ne rentrent pas assez leurs interventions sur la GMAO, ce qui rend difficile d’évaluer l’activité réelle du service.

·           Les déplacements des techniciens biomédicaux sur l’hôpital engendrent une perte de temps non négligeable pour récupérer les équipements défaillants dans les services qui représente.

 

Ø  Présentation de l’outil de l’auto-évaluation

 

Figure 5 : présentation de la grille d’évaluation [3]

 

Après avoir récupéré l’outil d’auto-diagnostic, j’ai imprimé la grille d’évaluation ainsi que son « mode d’emploi», et je l’ai envoyé par mail aux acteurs du service en expliquant les étapes à suivre pour bien répondre aux affirmations, et en leur proposant de faire une réunion pour faire l’audit.

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II.3.5.    Evaluation dans le service et interview des acteurs


J’ai commencé la phase d’analyse et de remplissage de la grille d’évaluation en se basant sur des faits objectifs, les constatations visuelles, les interviews des membres de l’équipe du service audité, des correspondants, des documents et rapports d’activité et projets de service déjà réalisé.

 

La réunion n’a pas eu lieu à cause de l’activité des techniciens, et la difficulté d’immobiliser le service pendant une heure et demi. Après, j’ai eu recours aux entretiens individuels.

 

L’évaluation ne peut pas permettre d’apporter une réponse à tous les items et les notes accordées doivent être consolidées ou modifiées en fonction des réponses obtenues par l’enquête dans le service.

 

Les interviews sont formels ou informels et les questions posées sont élaborées en fonction des preuves recherchées. Le questionnement n’est jamais directement issu de la lecture d’une bonne pratique ou d’un item. En outre, certaines questions bien formulées peuvent apporter des éléments de réponse à plusieurs items. La formulation des réponses des interviewés renseigne souvent sur le niveau de maîtrise du service vis à vis de l’information recherchée. A l’issue de chaque interview j’ai pu compléter la grille d’évaluation.

 

            Une fois la grille d’évaluation complètement remplie, on peut alors visionner le positionnement du service pour l’ensemble des bonnes pratiques dans un tableau de synthèse et sur un graphe radar.

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II.3.6.    Mesure de l’écart aux recommandations du GBPB

 

 

 


        La mesure de l’écart aux recommandations du guide des bonnes pratiques représente le pourcentage de conformité atteinte obtenu grâce à l’outil de diagnostic «grille d’évaluation». Ce dernier permet de révéler les points forts et les points faibles relevés pendant l’enquête.

 

        Les résultats globaux de l'audit du service biomédical du Centre Hospitalier de Valenciennes indiquent qu'il s'inscrit déjà dans une démarche qualité. L'établissement est en effet engagé dans une démarche d'accréditation et le service biomédical est parfaitement conscient et contribue à travers le projet de service à remplir un certain nombre de procédures. Cependant, le bilan de l'audit laisse entrevoir certains points faibles qui devront absolument être analysés dans le but de maîtriser d'avantage les processus de gestion des activités du service ainsi que la qualité des prestations rendues aux différentes parties prenantes.

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II.3.7.    Synthèses des résultats :

 

selon la méthodologie expliquée précédemment, l'outil d'auto-évaluation fait apparaître les grandes tendances liées à l'application des Bonnes Pratiques selon tableau des résultats du service biomédical placé en Annexe 4 (Cf. Annexe 4) :

 L’outil d’auto-évaluation donne également une cartographie radar des bonnes pratiques. (Cf. Annexe 5)

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II.3.8.    Plans d’actions :

 

La réalisation de l’auto diagnostic a mis en avant les points forts et les points faibles du service biomédical du CHV par rapport au guide des Bonnes Pratiques Biomédicales.

Le plan d’actions établi permettra au service biomédical de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de la qualité et lui garantira des pratiques professionnelles reconnues par l’ensemble des acteurs de la profession.

 

Cependant, cette démarche ne sera complète qu’avec la participation de la Direction de l’établissement, en effet certaines bonnes pratiques font appel à d’autres services internes de l’hôpital (services économiques, service qualité, services de soins et services médico-techniques…). Ces bonnes pratiques démontrent ainsi l’importance de la coordination des différents acteurs en ce qui concerne la qualité des soins délivrés et la sécurité du patient.

 

 

Ø  Points forts & Points faibles (Cf. Annexe 6)

Ø  Plan d’actions (Cf. Annexe 7)

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II.3.9.    Améliorations effectuées

                   Suite à la définition des plans d’actions on a mené des améliorations immédiates au service biomédical, il s’agit d’ :

 

Ø  Etablir les fiches de missions (BPF)
        Les fiches de missions sont définies par spécialité : imagerie médicale, laboratoire, anesthésie-réanimation, bloc opératoire, explorations fonctionnelles, maternité et dialyse.

Les fiches de missions comportent :

§  la définition de la mission

§  les équipements concernés

§  les contraintes réglementaires relatives à la maintenance

§  classification du matériel

 

Ø  Etablir les fiches de postes

Les fiches de postes définis les fonctions de chaque technicien, ils comportent :

§  Identification du poste

§  Définition du poste

§  Spécificité du poste

§  Activité du métier

§  Relations professionnelles les plus fréquentes

§  Savoir-faire requis du métier

 

Ø  Aménagement spatial de l’atelier biomédical (BPO-04 Processus de gestion des locaux) (Cf. Annexe 8)

 

Au cours de cette phase, j’ai défini avec l’aide de l’ingénieur biomédical et les suggestions des techniciens un nouveau plan de l’atelier biomédical. En prenant en compte le secteur d’activité de chaque technicien, les différents besoins en terme d’outillage et d’appareillage de test et de contrôle pour réaliser les opérations de maintenance, le nombre des déplacements ainsi que les opérations de bureautique et suivi des contrats de maintenance.


Objectifs

 

Plan du service biomédical

Le plan du service biomédical est établi et consultable facilement dans le service ; il comporte les différents zones dédiées à son activité.

 

Ces zones différenciées, et clairement identifiées, pourraient être les suivantes :

– une zone d’accueil et d’information ;

– une zone de déballage et de mise en service des équipements neufs ;

– une zone de réception des dispositifs médicaux en panne ;

– une zone de dépoussiérage et nettoyage des équipements ;

– une zone pour réaliser des contrôles et essais ;

– des zones de stockage pour :

– les pièces de rechange ;

– les équipements de secours ;

– le matériel non conforme, hors service, sous séquestre ou à réformer ;

– les dispositifs médicaux en attente de pièces détachées ;

– les dispositifs médicaux conformes à remettre à disposition des services ;

– une zone d’archivage pour toute la documentation relative aux activités ;

– un bureau administratif pouvant comporter des zones spécifiques aux activités menées ;

– un espace réunion, documentation spécialisée, etc.

 

Avantages :

 

        Réduire le temps nécessaire à trouver un matériel, un équipement de contrôle ou la documentation nécessaire à une intervention ;

        Réduire le nombre d’inadéquations entre la nature du dispositif et son lieu de dépôt ;

        La sécurité et la propreté du local ;

        Amélioration de l’environnement de travail ;

   Le taux d’occupation des surfaces par rapport aux activités ;

 

Gestion du stock pièces détachées

Suggestions faites par les techniciens:

        Mettre sur chaque boîte, des étiquettes contenant la référence de chaque pièce,

        Mettre un indicateur de l’état du stock,

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III.          Caractérisation du parc du matériel 

III.1.       Quantification du parc

III.1.1.  Nombre d’équipements

Actuellement le parc du matériel compte 6 223 équipements enregistré sur la GMAO, Sachant que le nombre d’équipements inventorié a doublé dans une intervalle de 3 ans. 

III.1.2.  Valorisation financière du matériel

Le prix d’achat du parc du matériel est de plus de 50 M euros.

Les contrats de maintenance représentent 1 080 000 Euros concernent 159 équipements en 2005.

La maintenance préventive et corrective est estimée à 1 318 204 Euros en 2005.

III.2.       Qualification du parc

III.2.1.  Technicité du matériel

(Voir   I.3.6. Plateau technique)

III.2.2.  Vétusté du parc

TRANCHE D’AGE

NB. D’EQUIPEMENTS

1 à 3

2538

4 à 6

997

7 à 9

964

> à 10

1724

Total

6223

 

Figure 7 : l’âge des équipements du parc biomédical


41% des équipements ont moins de 3 ans, 16% des équipements du parc ont entre 4 et 6 ans, 15% ont entre 7 et 9 et 28% ont plus de 10 ans.

 

Ces statistiques montrent que le centre hospitalier applique une politique efficace de renouvellement du parc des équipements, ce qui augmente la disponibilité et la maintenabilité du matériel.

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III.3.       Politique de maintenance

Ø   Coût de maintenance :

Exemple de la perfusion :

Coût moyen / interv int.

              43,39 €

Coût moyen / interv ext.

            276,78 €

Dans l’exemple de la maintenance du matériel de la perfusion ( pousse- seringue, pompe à perfusion, pompe à nutrition, pompe PCA,…), on remarque que le coût de maintenance externe est 7 fois plus coûteux que le coût de maintenance par appareil en interne.

Cette étude concerne la famille des équipements de la perfusion. Dans d’autres cas l’externalisation de la maintenance d’un équipement est plus intéressante au niveau financier que la maintenance en interne.

Par cette étude que j’ai faite, j’ai rempli ma mission de la définition de la politique de la maintenance des équipements.

Toutefois, j’ai rencontré des difficultés pour faire l’analyse financière pour certains équipements pour les raisons suivantes :

§  Le coût des pièces détachées n’est pas intégré dans la base de données de la GMAO.

§  Certaines sociétés font des forfaits de maintenance quelque soit la nature de la panne, ce qui fait qu’on n’a pas une indication sur le temps passé en maintenance, Ceci agit sur le coût de la main d’œuvre.

Le tableau suivant indique le temps moyen de la maintenance préventive et corrective sur certains équipements, cette étude rentre dans la définition de la politique de maintenance en terme de la valorisation du temps passé en maintenance préventive et corrective. Pour l’associé ensuite à une étude budgétaire.



Désignation

M. Préventive/app

M. Curative/app

ncubateur

5h 2*/an

1h30

Table de Rea

4h/app 2*/an

1h30

Berceau chauffant

3,5h/app 2*/an

1h30

Phototherapie

2h 1*/an

1h30

Matelas

2h 1*/an

1h30

Pousse seringue

1h

1h

Pompe à perfusion

1h

1h

Thermomètre

30min

30min

Moniteur de PNI

 

2h

Stérilisateurs

1h30

1h

Machine à laver

1h

1h30

Machine à développer

1h /mois

3h /trimestre

1h

Radio de salle

 

1h

Radio mobile

 

1h

Ampli de brillance

 

1h

Fauteuil dentaire

 

1h30

Tableau 1 : maintenance préventive et curative

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IV.         Enquête satisfaction des utilisateurs

 

Dans le cadre de l’accréditation de l’établissement, la Direction de la Logistique m’a confié la mission de réaliser deux enquêtes de satisfaction des clients pour le:

§  Service biomédical

§  Service de la maintenance technique (électricité, plomberie,...)

 

Dans cette partie, je définis la méthodologie de l’élaboration d’une enquête et les différents enjeux.

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IV.1.      Pourquoi mesurer la satisfaction des utilisateurs ?

Au sein d’un établissement de santé, le service biomédical assure une mission de prestataire de service en matière de maintenance biomédicale. Son objectif est de satisfaire ses interlocuteurs dans les services cliniques en apportant une solution concrète à leur demande. De ce fait, seul l’utilisateur des équipements médicaux peut juger le travail fourni par le service biomédical.

Connaître son sentiment sur les pratiques, permet d’apprécier réellement la qualité du service rendu et d’en tirer de réels atouts pour l’amélioration et la valorisation de la fonction à partir des dysfonctionnements décelés. Par ailleurs, la volonté de prendre en compte l’avis des utilisateurs, mécontentements et souhaits, établit indéniablement une relation de confiance.

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IV.2.      Quels utilisateurs, quels besoins ?

            L’utilisateur ne peut juger que des prestations qui sont fonction de ses besoins, il devient alors nécessaire de définir à la fois quels sont les utilisateurs et quels sont leurs besoins en matière de maintenance biomédicale.

 

 

 

Figure 8 : environnement du service biomédical

 

Dans un contexte interne, le service biomédical se situe dans une relation de type « fournisseur-client ». Il fournit une prestation de service à deux types de clients qui sont les services médicaux et médico-technique d’une part et les Services Economiques d’autre part. Les premiers sont orientés directement vers les soins délivrés aux patients tandis que le second est orienté vers la gestion du patrimoine.

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IV.3.      Méthodologie d’élaboration d’une enquête :

Une enquête par questionnaires est un vrai projet: elle implique des objectifs clairs, une méthodologie et une organisation rigoureuses, une planification précise et, bien sûr, des investissements parfois importants en temps et en argent.

 

Si l'enquête peut apporter des éclaircissements utiles et servir de base à des choix, elle se traduit également par une interaction avec les répondants (clients, collaborateurs...). La démarche peut donc avoir certaines conséquences en termes de communication et entraîner des réactions de la part des personnes concernées par l'objet de l'enquête. Ainsi, une enquête de satisfaction des clients peut être perçue en interne comme une critique, une remise en question, un signe de défiance vis à vis du personnel. A l'inverse, cette même enquête peut être perçue de manière très positive par les clients, contents de voir que l'on s'intéresse à leurs opinions.

Une bonne conscience des enjeux et des conséquences possibles est donc indispensable avant même d'aborder les phases techniques du processus d'enquête.

L’élaboration d’une enquête pertinente doit être le fruit d’une réflexion afin de ne pas recueillir des informations inappropriées ou inutiles aboutissant à une mauvaise analyse et interprétation. A cet effet, il convient de respecter une méthodologie. Chacun des aspects nommés sur le schéma suivant doivent être exploités :

 

 


 

 

Figure 9 : méthodologie d’élaboration de l’enquête

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IV.3.1     Définition des objectifs:

Il est indispensable de s’interroger sur les objectifs à atteindre. Cela permettra à la fois de s’assurer de la pertinence de chaque question mais aussi de structurer leur enchaînement. Les objectifs doivent être clairs pour tout le monde, bien ciblés et opérationnels.

 

Ø  La clarté pour tous

Même lors de l’identification d’un objectif clair, il faut penser à le formaliser et à le faire approuver par toutes les personnes concernées par l'enquête. En effet, il est très fréquent que différents services ou intervenants aient des lectures différentes de la finalité d'une même opération. Certains vont chercher un complément d'informations, d'autres une explication d'un comportement ou une hiérarchisation de différents choix. D'autres encore vont surtout attendre que l'enquête leur fournisse de la matière ou des alibis pour leur communication interne ou externe. Ces différents niveaux d'objectifs impliquent des approches différentes.

Il est donc important que la finalité première et le type de résultats attendus soient écrits et validés, avant d'aller plus loin.

 

Ø  Le bon ciblage

 Il faut se concentrer sur le sujet principal, sans digressions et rattachements artificiels. Si un sujet complémentaire ne semble pas mériter une autre enquête à lui tout seul, c'est probablement qu'il n'est pas tellement important.

 

Ø  Le caractère opérationnel

L'objectif doit également être opérationnel et susceptible de déboucher sur des actions concrètes. Souvent, des enquêtes sont réalisées et de nombreuses questions posées. Il convient à chaque fois de se demander si cet intérêt a un prolongement concret et peut se traduire ensuite par des décisions et des améliorations effectives. Si tel n’est pas le cas, le seul fait de soulever la question peut engendrer lui-même des promesses et des insatisfactions supplémentaires.

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IV.3.2     Choix de l’échantillon :

Un questionnaire ne peut cibler qu’un type d’utilisateur, il doit être associé aux buts recherchés. Ensuite, il est important de déterminer la ou les personnes, parmi la catégorie des utilisateurs, qui sera sonder. En effet, le service biomédical dispose de plusieurs interlocuteurs au sein d’un même service médical.

 

Ø  Taille de l'échantillon

L'enquête, menée sur un échantillon, doit permettre de généraliser les résultats à l'ensemble de la population ciblée. La taille de l’échantillon est bien sûr déterminante : Plus l’échantillon est important, plus la généralisation sera fiable.

 
        Toutefois, les gains de fiabilité ne sont pas proportionnels à l’augmentation de la taille de l’échantillon. Ainsi, en interrogeant 2.000 personnes vous n’aurez pas des résultats deux fois plus fiables qu’en n’en interrogeant que 1.000.

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IV.3.3     Définition du contenu :

Le contenu du questionnaire doit traduire l’objectif de la recherche, en d’autres termes, la question posée, en fonction du but donné, doit susciter une réponse en relation avec le but poursuivi et traduisant fidèlement l’attitude de l’enquêté. L’objectif de l’enquête étant fixé, il suffit de préciser les thèmes à aborder. Les questions doivent être simples pour éviter l’incompréhension et au contraire susciter les réponses vraies. Il faut distinguer les questions fermées des questions ouvertes (Cf. Tableau 2).

Tableau 2: Questions fermées et ouvertes

 

Ø  La structuration du questionnaire

Un bon questionnaire doit contenir tous les éléments nécessaires à un traitement pertinent des données, dans une organisation visant à optimiser le recueil de réponses sincères de la part des personnes interrogées.



Ø  Les parties indispensables

Le questionnaire doit comporter obligatoirement, en plus des questions d’opinions et de comportements relatifs à l’objet de l’étude, une partie signalétique permettant de caractériser chaque répondant.

 

Ø  Organisation en entonnoir

Pour rassurer la personne interrogée et obtenir des réponses fiables, il convient de procéder en "entonnoir” en partant des questions les moins engageantes aux questions les plus personnelles et du général au particulier.

 

Les questions d’introduction doivent être simples et claires. L’idéal est de commencer par des questions dichotomiques (qui admettent une réponse par oui ou par non) ayant une réponse évidente pour l’interlocuteur, en vue de mettre ce dernier en confiance. Ces questions “prise de contact” ne sont pas forcément utiles à l’objet de l’étude mais servent d’entrée en matière. On peut ensuite aborder plus sereinement les questions factuelles (habitudes, comportements) puis les questions d’opinions (évaluations, satisfaction).

 

En ce qui concerne ces dernières, il est conseillé de regrouper les différents critères à évaluer en tableaux, ce qui raccourcit le questionnaire à la fois sur papier et dans l’énoncé (on ne répète pas plusieurs fois le libellé de la question). Cela permet également à la personne interrogée de “caler” inconsciemment une échelle qui sera utilisée de la même manière pour tous les critères.

 

Une question globale est systématiquement placée en amont de chaque tableau d’évaluation, « exemple : êtes vous satisfait? » permettant de recueillir l’opinion générale de la personne interrogée sur le thème qui sera évalué critère par critère. Comme nous l’avons évoqué plus haut, cette question permettra, lors du traitement, de calculer l’importance de chacun des critères de détail.

 

Ø  La formulation des questions

Le questionnaire s’adresse avant tout aux personnes qui vont y répondre. Les questions qui leur sont posées doivent donc être claires et directement compréhensibles.

Pour cela, il faut prendre soin de n’utiliser que des termes appartenant au langage courant et ayant une signification identique pour tous. Tout jargon technique doit être exclu. Si on a besoin d’utiliser des termes techniques ou des mots complexes, il convient d’en donner une explication claire en accompagnement de la question.
La formulation des questions doit également être simple et claire. Il convient à ce titre d’éviter les formes négatives ou interro-négative, encore plus difficiles à appréhender. De même, toute ambiguïté ou imprécision seraient de nature à recueillir des réponses fausses. Ainsi, il est préférable de ne pas utiliser des termes comme “souvent” qui peuvent être interprétés différemment par les personnes interrogées. Il faut utiliser plutôt des notions claires comme “Plus de 2 fois par semaine”.

Les questions doivent être concises et complètes. La question doit être exprimée en une phrase courte, qui facilitera sa compréhension. Elle devra proposer toutes les possibilités logiques de réponses pour éviter de mettre le répondant dans une impasse et lui faire sentir que le questionnaire ne concerne pas vraiment son cas.

 

Ø  Les différents types de questions

Selon l’information à recueillir, on peut opter pour l’un ou l’autre des types de questions ci-après :


Le type qualitatif :

Les questions qualitatives sont les plus courantes dans les enquêtes. On propose une liste de réponses et la personne interrogée doit en choisir une ou plusieurs. Cette notion de réponse unique ou multiple doit d’ailleurs être précisée dans le questionnaire, pour éviter toute ambiguïté.

Ces questions qualitatives sont faciles à traiter. L’utilisateur obtient en résultat des tableaux de répartition simples ou croisés des répondants sur les différentes réponses proposées. De nombreux traitements statistiques sont également applicables facilement.


Toutefois, ce type de questions exige d’avoir prévu à l’avance toutes les réponses possibles à la question ou, de recodifier a posteriori les réponses “autres” recueillies. Pour dépasser cette limitation, certains logiciels d’enquêtes comme Ethnos permettent de définir des questions qualitatives “enrichissables”. La personne interrogée peut choisir sa réponse parmi celles proposées ou donner une réponse nouvelle. A la saisie, ces réponses nouvelles seront ajoutées à la liste initiale et enrichiront ainsi la question.


Le type numérique :

Les questions numériques attendent une réponse chiffrée. Il peut s’agir d’une quantité, d’un âge, d’un prix, d’une note... Il est indispensable, pour obtenir une réponse valable, de bien indiquer l’unité attendue et, lorsqu’il s’agit d’une note, le sens retenu (1 pouvant être la meilleure note ou la moins bonne).

 

Les questions numériques autorisent encore plus de traitements statistiques que les variables qualitatives (puisqu’on peut les traiter en numériques et les recodifier en qualitatives).


Le type texte :

Les questions de type texte correspondent aux questions complètement ouvertes, qui proposent au répondant de répondre librement à la question, par une ou plusieurs phrases.

 

Ces questions sont très souvent employées par les utilisateurs occasionnels d’enquêtes, qui pensent ainsi capter plus d’éléments en laissant la liberté complète de réponse aux personnes interrogées. Or on s’aperçoit vite, à l’usage, que des questions fermées bien posées apportent beaucoup plus d’éléments exploitables que ces questions ouvertes. Il est conseillé d’en faire un usage modéré, en les réservant notamment à un commentaire libre en fin de questionnaire.

 

Les autres types :

Il s’agit notamment des questions de type date, heure et calcul qu’il arrive d’utiliser dans les questionnaires. Si les deux premiers sont d’un usage évident, le type calculé, lui, correspond à une utilisation plus avancée, utile notamment dans le cas des questionnaires administrés et saisis en direct (au téléphone, en CATI...).

 

Il s’agit de questions qui prennent automatiquement des valeurs en fonctions des réponses données aux questions précédentes et qui peuvent permettre ainsi d’orienter la suite du questionnaire. Ainsi, on peut demander à une personne qui a donné des évaluations très mauvaises à une série d’items, plus de détail sur ce qui motive son appréciation très négative.

 

Ø  Une présentation soignée

Si l’organisation et le contenu du questionnaire sont essentiels, sa présentation est également très importante, qu’il s’agisse de questionnaires auto-administrés ou de questionnaires administrés par des enquêteurs. Les premiers doivent absolument être clairs et attractifs pour les répondants, afin de les inciter à répondre. Les seconds doivent faciliter au maximum le travail de l’enquêteur en comportant toutes les indications utiles sur ce qui doit être dit et sur les différents cheminements conditionnels dans le questionnaire.

 

Dans les deux cas, les différentes parties doivent être clairement identifiées. Le questionnaire doit avoir un encombrement réduit, grâce à une mise en page optimisée qui devra s’attacher, dans le même temps, à garder la place nécessaire pour l’indication des réponses.

 

Ø  Le test du questionnaire 

Malgré toute l'attention portée à sa conception, le questionnaire doit être testé en réel. Il faut le faire sur un petit échantillon, différent de celui constitué pour l'enquête pour ne pas "gâcher" des contacts bien identifiés, avant de passer à la phase d'administration. C'est une phase clé car rien ne peut remplacer la réalité du terrain. La qualité du traitement des données et des résultats en dépend.

 

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IV.3.4         Choix du type de l’enquête :

Ø  Mode de collecte des réponses

Plusieurs techniques de recueil existent et sont utilisées en fonction du contexte et des contraintes liées à l'enquête. Ces contraintes peuvent être d'ordre méthodologique (la cible n'est pas équipée d'Internet, le questionnaire est assez long et détaillé), budgétaire (la cible est très large et trop coûteuse par téléphone), ou de temps (le recueil doit se faire dans la journée suivant l'action à évaluer). D'autres encore, sont liées au format de la base d'enquête, aux informations sur la cible (de quelles coordonnées dispose-t-on ?), au contrôle dynamique à faire sur les quotas en cours d'enquête, aux consignes parfois complexes de remplissage et de passation (un enquêteur est nécessaire pour expliquer ou commenter les questions, éventuellement montrer un échantillon, ou un visuel).

 

Le mode de collecte n'est donc pas toujours un choix évident et il doit faire partie intégrante de la réflexion méthodologique de l'enquête dès le départ. La solution finalement choisie est souvent celle représentant le meilleur compromis entre les avantages et les contraintes. La décision finale doit tout de même privilégier avant tout la fiabilité des données recueillies.

 

Dans les meilleurs des cas on pourra essayer de combiner plusieurs modes : un envoi postal ou Internet suivi d'une relance téléphonique ou, inversement un appel devançant l'envoi postal.

 

Deux modes différents peuvent être également retenus, en fonction des cibles, en conservant la même trame de questionnaire. Notons ici, l'avantage de certains logiciels permettant de concevoir une seule fois le questionnaire, de le déployer sous plusieurs modes de recueil et de récupérer une base au même format pour une exploitation immédiate et multiple.

 

Ø  Les supports disponibles


- Le support papier

Il demeure un mode largement utilisé, avec des supports très variés, du plus simple au plus abouti, en couleur, avec insertion de visuels ou de photos. Le papier est en effet parfois inévitable et irremplaçable malgré l'avènement de techniques électroniques.

 

Pour des raisons culturelles, légales, pratiques ou pour des impératifs de confidentialité et d'anonymat il reste la norme. C’est aussi la solution la plus économique pour des volumes importants, pour des enquêtes se voulant les plus exhaustives possibles, non soumises à des contraintes étroites de temps ou de représentativité d'échantillon.

 

De plus il peut être utilisé en face à face comme en auto-administré, avec des zones explicatives plus ou moins détaillées.

 

Lorsqu’on choisit ce support, il convient de savoir qu’il est possible de l'optimiser par une saisie automatisée. En effet, tout questionnaire, si cela est prévu au moment de sa conception peut être saisi en mode automatique (pour les questions fermées codifiées), soit par lecture optique soit par scannérisation. Il existe sur le marché des logiciels spécialisés (OMR Manager...) qui permettent de mettre en forme des questionnaires puis de piloter la phase de saisie automatique sur différents types de matériels.

 

Ces outils peuvent prendre en compte les questions qualitatives, numériques mais pas les questions de type texte, qui devront être saisies séparément (certains logiciels scannent l’image de la réponse textuelle manuscrite et permettent ensuite de la saisir à l’écran).


- Le téléphone

On peut, bien sûr, faire une enquête par téléphone sur un support papier. Mais on perd alors bon nombre d'avantages des systèmes CATI (Computer Assisted Telephone Interviews). Ces systèmes permettent une saisie directe des données, des contrôles automatiques de cohérence, la gestion des filtres et de renvois entre questions, le contrôle dynamique des quotas, le suivi des résultats enquêteurs,..

Le téléphone permet un recueil rapide, souple pour un coût économique très attractif et il est très largement utilisé, principalement par les instituts d'études. Les utilisateurs occasionnels sans CATI peuvent avoir recours à la saisie directe des questionnaires au téléphone, directement sur le module de saisie de leur logiciel d’enquêtes. Certains outils comme Ethnos permettent de générer des saisies décentralisées permettant de faire cette saisie en ligne depuis plusieurs ordinateurs en même temps.

 

L’inconvénient majeur du support téléphonique est la durée du questionnaire. Généralement on ne va pas au-delà d'une durée de 15 minutes, mais il est parfois possible d'aller au-delà, si le répondant est prévenu (prise de rendez-vous) et si sa motivation est grande vis à vis du sujet traité.

 

- L'enquête informatisée en face à face

L’entretien informatisé en face à face offre une interactivité et une souplesse appréciable dans le recueil direct des réponses à la sortie d’un magasin, dans une zone commerciale, etc.

 

Les systèmes CAPI (Computer Assisted Personal Interviews) fonctionnent aujourd’hui sur tablette PC ou sur Pocket PC. L'offre en matériel a fortement évolué récemment et les améliorations sont révolutionnaires en terme d'affichage et d’écran, de mémoire, de connexion sans fil, et surtout de prix. Les meilleurs logiciels d'enquête possèdent un module permettant un transfert automatique des données recueillies vers le module de traitement. La rapidité est assurée.

 

- L’Internet

 

Dernière-née des technologies d'enquête, le questionnement sur Internet que l’on appelle CAWI (Computer Assisted Web Interviews) a ouvert de nouveaux horizons aux intervenants du domaine : On efface les distances en même temps que les décalages horaires, on donne un accès libre, convivial aux répondants avec un recueil mieux suivi et plus rapide pour celui qui l'organise.

 

C'est aujourd'hui un moyen privilégié pour des enquêtes internes menées sur plusieurs sites, tant au niveau national que pour des structures internationales. C'est aussi un moyen plus ciblé et plus attractif pour les professionnels de la plupart des secteurs d'activité, qui peuvent répondre selon leur rythme et leur contraintes. Il est en cela directement concurrent du mode postal, mais pour l'instant sur des cibles professionnelles ou pour certaines parties de la population seulement en raison de l'équipement et de l'utilisation d'Internet chez les particuliers.

 

- La réunion interactive

C'est un mode moins courant mais en développement. Appelé CAGI (ou Computer Assisted Group Interviews) il peut être très intéressant pour recueillir les opinions d’une salle et éventuellement pour poser des questions complémentaires en direct (sur une série de projets, ou sur différents packaging par exemple). Les questions sont projetées sur un écran et les participants peuvent répondre à l’aide de boîtiers de vote interactifs sans fil (réception radio).

 

Les réponses sont transmises instantanément et peuvent être traitées et retranscrites immédiatement aux participants, puis complétées si besoin ultérieurement.

 

Ø  L'optimisation du recueil

Tous les modes existants doivent permettre le contrôle du processus et des données collectées.

 

Si l’enquête est administrée par des enquêteurs professionnels ou occasionnels (commerciaux, assistantes, stagiaires...), il est important d’insister auprès d’eux sur l’exigence de qualité dans le recueil des réponses. La première règle sera de ne pas influencer les répondants et de respecter les consignes indiquées sur le questionnaire. Il faudra d’ailleurs s’assurer que ces consignes ainsi que le contenu du questionnaire ont été bien comprises par tous.

Cette étape d’administration est souvent une source de biais parfois importants.

 

La phase de test avant le démarrage du terrain d'enquête est primordiale et ne doit pas être menée à la légère. Toutes les questions doivent être posées afin de lever toute ambiguïté sur les modalités de réponse ou la compréhension d'une question.

 

Dans la conception même du questionnaire, pour des modes d'administration informatique, toutes les possibilités techniques doivent être utilisées en terme de verrouillage du nombre de réponses autorisées, des formats de saisie des données numériques, et bien sûr les renvois entre questions. Ces mêmes contrôles doivent également être présents à la saisie pour des exemplaires papier, tant en manuel qu'en saisie automatique.

 

Ø  La phase d'acquisition des données

Alors qu’il y a quelques années, la saisie des questionnaires était une phase naturelle du processus d’enquête, les modes de collecte automatisés que nous avons abordés ci-dessus permettent de s’en passer.

 

Et, même lorsque aucun mode automatisé n'a pu être mis en place, la saisie est aujourd’hui simplifiée grâce à la nouvelle génération de logiciels d’enquêtes qui permettent d’effectuer l’entrée des données facilement et avec tous les contrôles nécessaires (filtres, calculs automatiques...) sur un ou plusieurs ordinateurs. Toutefois, ces logiciels ne remplacent pas une bonne organisation lors de la réception et de la prise en compte des questionnaires, qu’il est impératif de vérifier rapidement (relecture), de classer et de numéroter (indispensable pour s’y retrouver par la suite).

 

Si le questionnaire contient des questions ouvertes, il peut s’avérer nécessaire de les recodifier avant la saisie. Il faudra alors relire tous les questionnaires et définir les réponses à coder. Cette étape peut être évitée avec les logiciels qui gèrent l’enrichissement en direct.

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IV.4.      Règles d’interprétation des résultats d’une enquête

Il n’existe pas de méthodologie “type” permettant l’interprétation des résultats d’une enquête, cependant quelques règles doivent être respectées afin de mener au plus juste ce travail :


1 – Analyser les réponses par type de questions.

2 – Prioriser les remarques manuscrites : mettre en évidence les points négatifs, c’est à dire les réponses de type non ou plutôt mal.

3 – Outre le cliché initial, donné par l’enquête, ce seront surtout l’évolution de la satisfaction des clients. Il serait plus intéressant pour une démarche plus pertinente de cibler les enquêtes sur les points ayant posé problème.

4 – Avant de conclure sur une enquête, vérifier que :

- l’enquête a été scrupuleusement réalisée,
- qu’elle apporte bien une réponse à la problématique de départ,
- les résultats sont fiables,
- leur analyse a été méthodiquement effectuée,
- auprès de qui seront diffusé les conclusions et à quelles fins

5 – Cibler les axes prioritaires d’action, apporter dans un premier temps réponse aux insatisfactions les plus flagrantes. Informer les clients des résultats.

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IV.5.      Mise en œuvre de l’enquête

IV.5.1. Objectifs :

 

Les objectifs de l’enquête de satisfaction sont les suivants :


- Mesurer la satisfaction des services médicaux et médico-techniques vis à vis du service biomédical.

- Identifier leurs attentes et leurs souhaits.

- Dégager les remarques pertinentes et les mécontentements.

 

IV.5.2. Echantillon :

 

L’enquête de satisfaction utilisateurs du service biomédical a touché les cadres de santé de chaque service des Services de Médecine, Chirurgie, Obstétrique (M.C.O.)

L’enquête de satisfaction utilisateurs du service maintenance a touché pratiquement tout les services de l’établissement.

 

IV.5.3. Type de questionnaire :


Questionnaire à administration directe sur support papier: solution la plus adaptée et la plus économique.

 

IV.5.4. Thèmes abordés :

 Ces thèmes concernent l’enquête du service biomédical :

Questionnaire de l’enquête de satisfaction (service Biomédical) (Cf. Annexe 9)

Questionnaire de l’enquête de satisfaction (service Maintenance) (Cf. Annexe 10)

 

IV.5.5. Déroulement de l’enquête :

L’envoi de l’enquête était accompagnée d’une lettre de présentation.

Un délai d’un mois a été fixé pour renvoyer l’enquête à la Direction de la Qualité et la Gestion des Risques.

On a prévu de relancer en cas de non-réponse, avec un délai de 10 jours avant la fin du délai déjà fixé.

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IV.6.      Interprétation des résultats de l’enquête :

Les résultats ne figurent pas dans la version web.

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IV.7.      Axes d’améliorations

Le résultat global de l’enquête de satisfaction des utilisateurs est satisfaisant, mais certains problèmes nécessitent une intervention du service biomédical.

Ø  A court terme

Création d’une fiche de formation où on aura la liste du personnel formés lors des essais ou l’acquisition du matériel. (Cf. Annexe 11 )

Faire signer les fiches de prêt de matériel par les interlocuteurs des services cliniques (Cf. Annexe 12)

Les problèmes d’accès à l’onglet « corps de métier » et de la connexion sur l’outil informatique de demande d’intervention par intranet sont déjà déclarés au service informatique et résolus.

Ø  A moyen terme

Un calendrier est prévu pour la formation des équipes dans les services de soins sur les équipements souhaités.

 

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CHAPITRE III : LE PROCESSUS D’ACHAT

I.          Définition

 

Le processus d’achat correspond aux différentes étapes qui permettent d’acquérir de nouveaux équipements et de renouveler le parc de dispositifs médicaux afin de répondre aux missions de soins de l’établissement.[Guide des bonnes pratiques biomédicales en établissement de santé].

 

           II.        Objectifs
 

L'objectif en matière d’achat est de répondre aux critères suivants :

§  Adéquation de l’équipement aux besoins des clients. Ces besoins peuvent être exprimés lors des réunions de plan d’équipement et plus spécifiquement, lorsque cela s’avère nécessaire, lors de l’élaboration du cahier des charges. L’adéquation au besoin peut être vérifiée lors de l’évaluation du matériel au sein du service client (prêt d’équipements). Le service biomédical établit la liste des équipements courants sélectionnés. Il se réfère ensuite à cette liste pour tous les achats de l’année à venir. La mesure de satisfaction des services clients (enquête, réclamations…) permet de vérifier l’atteinte de cet objectif

§  Identification des critères de choix et d’analyse comparative.

§  Homogénéité du parc : L’homogénéité du parc permet de réduire les risques de mauvaise utilisation, de simplifier les actions de formations utilisateur, de limiter le nombre de références de consommables à gérer et enfin d’optimiser l’organisation de la maintenance.

§  Anticipation de la maintenance : Dans le cas d’équipements déjà utilisés à l’hôpital, les conditions de maintenance sont appréciées au travers de l’évaluation des fournisseurs. Dans le cas d’équipements nouveaux, le service biomédical s’assure que la maintenance sera réalisée dans de bonnes conditions (connaissance du SAV, analyse du coût des pièces détachées et des préconisations de maintenance, évaluation technique du matériel, contacts avec des sites déjà équipés…)

§  Respect des crédits alloués : L’enveloppe financière allouée à l’opération est respectée dans la mesure du possible.

      

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   III.        Le code des marchés publics

III.1.               Choix d’une procédure d’achat

 

L’article 27 du code offre la possibilité, afin de comparer le montant des besoins aux seuils de procédure des marchés, d’estimer de manière sincère et raisonnable la valeur totale des fournitures ou des services considérés comme homogènes, soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.

 

Le choix entre ces deux formules ne doit en aucun cas être effectué pour permettre de soustraire les marchés aux règles de procédure fixées par le code. Il est recommandé aux acheteurs d’effectuer ce choix lorsqu’ils déterminent la nature et l’étendue de leurs besoins de services et de fournitures.

 

Le nouveau code des marchés publics distingue deux types de procédures en fonction du montant de l’achat :

 

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III.1.1        Procédure Adaptée (4000 € HT < Montant < 210 000 € HT)

 

L’acheteur biomédical est libre d’acheter des dispositifs médicaux dans la limite de 210 000 € HT (par fournisseur et sur la durée du marché).

 

Le nouveau code des marchés publics impose à l’acheteur une « publicité adaptée et suffisante pour permettre une mise en concurrence effective ».

 

Le décret distingue deux cas :

 

Ø  Montant entre 4 000 € HT et 90 000 € HT :

Entre 4 000 € HT et 90 000 € HT, il convient surtout de garder à l’esprit l’idée de proportionnalité des mesures de publicité à mettre en œuvre. Il est évident que, plus les montants augmentent, plus il faudra que les mesures de publicité soient conséquentes. Tout dépend des situations.

 

Le mode de publicité retenu ne sera pas seulement fonction du montant du marché mais il devra aussi être adapté à l’objet, à la nature, à la complexité et à l’urgence du besoin. L’important est que la publicité choisie garantisse l’efficacité de l’achat, c’est-à-dire qu’elle soit à même de susciter la concurrence nécessaire.

 

Ainsi, l’achat sera regardé comme effectué dans des conditions satisfaisantes au regard des principes de la commande publique si les moyens de publicité utilisés permettent aux prestataires potentiels d’être informés de l’intention d’acheter, manifestée par les collectivités publiques, et du contenu de l’achat, en vue d’aboutir à une diversité d’offres suffisante pour garantir une réelle mise en concurrence.

 

 

Toutefois, les marchés de fournitures et de services d’un montant inférieur à 4000 € HT peuvent être passés sans publicité ni mise en concurrence préalables.

 

Ø  Montant entre 90 000 € HT et 210 000€ HT :

Les modalités de publicité sont précisées à l’article 40 du code des marchés publics; il convient donc de s’y conformer strictement. le code impose

 

L’obligation de procéder à une publicité dans les conditions suivantes :

 

 

III.1.2        Procédure d’appel d’offres : (Montant > 210 000 € HT) :

La procédure d’appel d’offres est une procédure complexe à mettre en œuvre, qui demande une grande implication de la part de l’acheteur public ainsi qu’une bonne connaissance de la législation.

 

Les avis d'appel public à la concurrence sont publiés au Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE).

Les avis adressés au JOUE sont établis conformément aux formulaires obligatoires fixés par l’arrêté du ministre de l’économie, des finances et de l’industrie du 4 décembre 2002 publié au Journal officiel de la république française du 30 janvier 20034. Les avis adressés au BOAMP le sont conformément aux modèles fixés par arrêté du ministre chargé de l’économie et par téléprocédure.

 

L’acheteur devra, pendant une période transitoire, utiliser deux modèles de formulaires distincts selon qu’il s’agit de la publicité communautaire (JOUE) ou nationale (BOAMP). A l’issue de cette période, les deux formulaires devraient être fusionnés en un seul.

 

Il est rappelé que, lorsque la personne responsable du marché établit un avis d'appel public à la concurrence communautaire, elle est tenue de faire référence au numéro de nomenclature du règlement n° 2195/02/CE relatif au vocabulaire commun pour les marchés publics, dit CPV pour Common Procurement Vocabulary.

 

L’utilisation de cette nomenclature garantit la transparence de l’information et l’ouverture des marchés publics européens en traduisant l’objet du marché par des codes communs qui permettent de lever les barrières linguistiques.

 

Les avis de publicité, nationale et européenne, doivent contenir les mêmes renseignements. L’attention des acheteurs est appelée sur le fait qu’en cas de transmission papier des avis de publicité au JOUE, leur contenu ne doit pas dépasser 650 mots environ (équivalent d'une page du JOUE), à défaut de quoi l’Office de publication de l’Union européenne pourra en refuser la publication.

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III.2.               Suivi du dossier d’achat :

 

L'établissement des pièces constitutives et le suivi d'un achat est effectué par plusieurs services. Le maître d’œuvre étant pour le CHV la cellule des marchés. Celle-ci délègue au biomédical toute la partie technique concernant l'achat de dispositifs médicaux.

Afin de suivre le code des marchés public, le biomédical se doit de rencontrer d'autres acteurs et d'identifier les étapes qui doivent se dérouler en parallèle des phases précédemment décrites.

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III.3.               Identification des différents types d’achats

On distingue deux grandes familles d'achat :

 

Fourniture : L'achat d'un dispositif neuf ne s'arrête pas uniquement au produit, mais on y intègre de plus en plus la formation des utilisateurs, des techniciens biomédicaux, la maintenance du dispositif sur plusieurs années et le respect du système qualité.

 

Prestations : les achats liés à l’activité maintenance permettent le maintien des performances et de la sécurité des dispositifs à savoir :

 

Dans le cadre de notre étude nous nous intéresserons principalement aux achats dispositifs neufs.

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III.4.               Identification des étapes et des acteurs

L’organigramme suivant que j’ai élaboré, modélise l’ensemble du processus d’achat. Elle permet d’identifier quelles sont les étapes de ce processus qui implique de nombreux acteurs (services de soins, médico-techniques, administratifs, CEB (Commission d’Equipement Biomédical)…). Lors de l’achat des dispositifs médicaux neufs la création d’un dossier d’achat permet de regrouper l’ensemble des informations utiles pour l’analyse des besoins et la sélection du fournisseur. Les achats quotidiens (consommables, accessoires) sont eux conditionnés dès l’achat du dispositif médical donc seul l’achat est fait. La commande passée, il faut ensuite recueillir touts les litiges rencontrés lors de la réception et de l’installation des matériels. Il est également important de mettre en place un retour d’informations au fournisseur afin que celui-ci puisse s’évaluer et améliorer son offre.
 



   

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IV.        Dossier de l'achat d'un dispositif médical neuf

 

Afin d’assurer le maximum de traçabilité la constitution d'un dossier type intégrant l'ensemble des documents liés à la procédure semble être une solution adaptée. Ce dossier reprend :

 

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IV.1       Recensement des besoins :

 

Accroissement du parc :

Le service biomédical recueille les besoins exprimés par les services de soins de l’établissement et participe à la formalisation des besoins. Il a un rôle de conseil et doit aider les services de soins dans le choix de nouvelles technologies ou de tel ou tel dispositif médical. La mise en place d'un document formulaire (fiche de suivi des besoins) doit permettre de suivre l'évolution du processus. Ce document est le support de gestion du besoin des services cliniques. Il est donc rempli par le service de soins et passe au service biomédical pour chiffrer l'ensemble des besoins. Lorsque la CEB a fait le choix du programme d’investissement, ce formulaire retourne au service biomédical. Puis le service biomédical planifie l’investissement et rédige les documents nécessaires à l’achat. La planification du processus est un aspect fondamental que l'on doit maîtriser le plus possible.

 

Renouvellement du matériel :

L'atelier dispose d'une GMAO permettant d'étudier la vie des dispositifs médicaux après leur mise en service.

Certains DM sont condamnés par des obligations réglementaires.

La GMAO nous indique aussi que plusieurs DM qui ont été réparés ont entraîné un coût de pièces détachées supérieur au prix d'achat.

Par conséquent, les indicateurs éventuels pour le renouvellement peuvent être classés comme suit:

a.        les obligations réglementaires

b.        Les DM dont le prix des pièces détachées a dépassé 50% du prix d'achat

c.        Les DM de plus de 10 ans

 

Les indicateurs choisis sont simples et peuvent changer aux cours des années à venir. Il peut exister certaines exceptions, donc si un DM est visé par un indicateur, les techniciens peuvent juger de leur non-renouvellement.

Concernant l’appel d’offre perfusion, le critère de renouvellement du matériel est la vétusté du matériel (âge > 7 ans).

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IV.2       Le Cahier des Clauses Techniques Particulières

 

Il s’agit d’une pièce essentielle dans l'achat d'un dispositif médical neuf. La bonne intégration d'un nouvel équipement dans un service de soins comme le suivi des performances et de la sécurité par le service biomédical se joue dès l'élaboration de celui-ci. Des informations et des exigences incontournables doivent être précisées et demandées au fournisseur, comme :

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IV.3       Evaluation technique et clinique des produits

Le service biomédical et les services de soins analysent les offres sur document, par essais et éventuellement sur site. Les essais doivent permettre aux utilisateurs de vérifier la fonctionnalité du produit. On évaluera également la maintenabilité du dispositif par le service biomédical.

Dans ce cadre, j’ai établi un calendrier des essais de matériel de perfusion pour cinq fournisseurs sur 5 semaines et dans 5 services cliniques de tel manière que chaque fournisseur mettra en place ses essais dans tout les services qu’on a choisi. (Cf. Annexe 13)

J’ai ajouté également les contacts des fournisseurs et des cadre de santé des services, pour faciliter la communication entre eux pour prise de rendez-vous, et je l’ai envoyé par mail à toutes les personnes concernées.

En même temps, j’ai élaboré des fiches d’évaluation des pousse-seringues et des pompes à perfusion, la note des services sera intégrer dans la note finale du choix du matériel. (Cf. Annexe 14); (Cf. Annexe 15)

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IV.4       Choix d'un fournisseur

Il est difficile à mettre en œuvre, car il doit tenir compte de plusieurs paramètres et du jugement de plusieurs personnes : des médecins, du personnel soignant ou des techniciens. Trois éléments peuvent être associés pour au final faire le choix d'un fournisseur :

§  L'analyse des réponses au CCTP est l'élément de base. Elle fait l'objet d'un rapport sous la forme d'un formulaire récapitulatif des aspects techniques et économiques qui sont essentiels et qui permettent de juger la qualité de l'offre.

 

§  Les essais sont de deux types. L'utilisateur comme le mainteneur ont des avis souvent différents sur la qualité du dispositif. Certes l'intérêt médical est primordial, mais la maintenabilité du dispositif (les aspects techniques en règle générale) prend une place de plus en plus importante.

 

§  L’analyse des documents issus du retour d’expérience : analyse des litiges, informations sur les produits, informations sur les fournisseurs etc.

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IV.5       Réception et installation d'un dispositif neuf

A ce stade le choix du fournisseur est effectué. Il s'agit de passer la commande et de gérer la réception et l'installation. La mise en place d’un formulaire permet d'assurer la traçabilité des différentes actions au niveau du service biomédical et au niveau du service clinique. Dans une première partie, on peut rappeler toutes les informations nécessaires à la commande et celles négociées avec le fournisseur (installation, formation technique et utilisateur). Une deuxième partie permettrait de suivre la réception :

§  bon de livraison conforme au bon de commande ;

§  équipement conforme au bon de commande ;

§  présence des certificats (marquage CE) ;

§  présence de la documentation technique ;

§  contrôle visuel de l’appareil ;

§  dossier formation utilisateur monté ;

§  prévision formation technique notée.


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          V.        Négociation

 

Si on considère que l’ingénieur est chargé des procédures d’appels d’offres, les adjoints techniques impliqués dans l’achat se spécialiseraient alors dans les marchés passés selon une procédure de mise en concurrence adaptée. Dans ce contexte et dans la mesure où ce document est destiné à la formation il est nécessaire d’aborder les différents aspects de la négociation.

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V.1.       Quand peut-on négocier ?

Chaque fois qu’il est autorisé par le code, le recours au dialogue et à la négociation, après publicité et mise en concurrence, peut être utilement envisagé. Il permet en effet d’obtenir un meilleur achat dans le respect des règles de transparence.

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V.2.       Dans quelles hypothèses peut-on négocier ?

 

V.2.1.         En dessous des seuils des marchés formalisés

Lorsque leur montant est inférieur à 210 000 € HT, les marchés peuvent être passés selon une procédure de mise en concurrence adaptée. Le recours à la négociation avec plusieurs fournisseurs potentiels est possible pour tous ces marchés, sans aucune condition ni de circonstance, ni de montant du marché.

 

V.2.2.          Au-dessus des seuils des marchés formalisés

Ø  Les catégories de marchés négociés

Au-dessus des seuils communautaires, l’appel d’offres est la procédure de droit commun en matière de commande publique. Il ne peut donc avoir recouru au marché négocié que dans un certain nombre de cas énumérés par le code des marchés publics.

Il existe trois catégories de marchés négociés et des cas limités prévus à l’article 74 :

§  les marchés négociés passés après publicité préalable et mise en concurrence (article 35, I) ;

§  les marchés négociés passés sans publicité préalable mais avec mise en concurrence (article 35, II) ;

§  les marchés négociés passés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (article 35, III).

 

Ø  La procédure de dialogue compétitif

Il peut arriver que les personnes publiques se trouvent dans l’impossibilité objective de définir les moyens aptes à satisfaire leurs besoins ou d’évaluer ce que le marché peut offrir en termes de solutions techniques, financières ou juridiques. Le dialogue compétitif est une solution adaptée à la conclusion des marchés complexes. Il n’est pas un élément d’accélération des procédures mais d’amélioration de la définition des besoins.

 

Pour de tels projets, l’emploi de la procédure d’appel d’offres ouvert ou restreint empêche l’acheteur de connaître toutes les offres potentielles susceptibles d’être proposées par les fournisseurs, puisque ceux-ci vont alors faire des offres en fonction seulement du cahier des charges défini unilatéralement par l’acheteur.

Dans la mesure où le recours à des procédures ouvertes ou restreintes ne permettrait pas l’attribution de tels marchés, le dialogue compétitif constitue une procédure flexible qui sauvegarde à la fois la concurrence entre opérateurs économiques et le besoin des personnes publiques de discuter avec chaque candidat tous les aspects du marché.

 

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V.3.       Quels sont les avantages de la négociation ?

L’acte d’achat efficace se caractérise par la recherche d’une adéquation de l’offre du vendeur aux besoins de l’acheteur. La négociation permet d’adapter les offres à la demande.

 

Au terme de la négociation, l’acheteur public aura à déterminer l’offre présentant le meilleur rapport qualité prix, c’est-à-dire la meilleure offre susceptible d’être faite à ce moment en fonction des capacités économiques et techniques des entreprises. Si cette procédure ne lui permet pas de modifier les caractéristiques principales du marché tels, notamment, l’objet du marché ou les critères de sélection des candidatures et des offres, elle laisse à l’acheteur public la possibilité de déterminer librement par la négociation le contenu des prestations et l’adaptation du prix aux prestations finalement retenues. Au contraire dans une procédure d’appel d’offres ouvert ou restreint, le cahier des charges est fixé de manière unilatérale et intangible avant le lancement de la consultation.

 

Par conséquent, même si la personne publique ne peut modifier les conditions du marché telles qu’elles ont été définies pour le lancement de la procédure, elle dispose avec le marché négocié d’une marge de manœuvre importante. Il est ainsi possible de négocier sur :

- le prix : comment payer moins cher en agissant par exemple sur le coût d’acquisition mais aussi sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport, des formations, etc ;

- la quantité : vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structure des remises accordées, etc ;

- la qualité : vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins;

- le délai : incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport et des formalités diverses, etc ;

- les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation, conditions d’extension de la garantie…).

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V.4.       Quelles sont les contraintes de la négociation ?

En matière de marchés négociés, l’acheteur public doit faire face à deux contraintes. La première est d’assurer aux candidats l’égalité de traitement tout au long de la procédure. La seconde contrainte, corollaire de la première, est la transparence de la procédure qui doit être réalisée dans le respect du secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats. Pour répondre correctement à cette double contrainte, l’acheteur devra particulièrement veiller à la traçabilité des échanges effectués avec chacun des candidats ainsi qu’à les maintenir à un même niveau d’information.

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V.5.       Astuces de négociations

V.5.1.   Préparer la négociation

Ø  Préparer ses arguments

Quel est le nombre de dispositifs de cette marque présents sur votre site ?
Si de nombreux dispositifs sont exploités :

 
Mettez en avant votre fidélité et le fait que vous êtes un client important ;


Si très peu de dispositifs sont exploités :

 
(Non-respect des délais de livraison, problèmes de référence, problèmes de quantité, non-présence de la documentation, dispositifs mal réparés par le service après vente)

 

Ø  Définir les limites

Quels sont les points sur lesquels vous êtes prêt à faire des concessions ?

Quels sont les points sur lesquels vous resterez inflexible ?

Quelle est votre marge de manœuvre en matière de prix ?

 

V.5.2.   Techniques de négociation

Ø   Obtenir une clause à laquelle vous tenez

Inclure dans la négociation des clauses que vous savez inacceptables pour le vendeur. Vous savez aussi très bien que vous cédiez dessus.

« Je vous l’achète à tel prix mais la durée de garantie doit être de 5 ans. »

 

Le vendeur perd du temps à négocier cette clause et dépense son énergie. Tenez bon un certain temps puis cédez. Le vendeur prend conscience que vous avez fait un effort.

 

Il sera donc moins agressif sur la clause qui vous tient réellement à cœur. « Bon très bien je vois que ce n’est pas possible, en contrepartie je souhaiterais avoir une remise de 5% sur les pièces. J’ai fait un pas en avant, vous faites un pas en avant. »

Ø  Négocier une remise sur volume

Si votre besoin est de 10 unités, négociez d’abord le prix sur la base d’une seule unité. Faite baisser le prix au maximum en utilisant d’autres bras de levier que la quantité (aspects techniques, délais de livraison, prix élevé par rapport à la concurrence, problèmes que vous avez rencontrés avec ce matériel). Une fois que vous vous êtes entendus sur le prix unitaire du dispositif passez à 10. Vous obtiendrez généralement une remise plus importante que si vous soyez directement passés à 10.

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         VI.        Procédures d’achats réalisées durant le stage

 

Durant mon stage au Centre Hospitalier de Valenciennes, j’ai lancé un Appel d’Offres pour la fourniture du matériel de perfusion et une Procédure adaptée pour l’acquisition d’une pompe à Contre Pulsion Intra-Aortique, actuellement j’entame une troisième procédure concernant l’acquisition d’une table d’échographie d’effort.

 

Pour la rédaction et la réalisation des cahiers des charges de l’appel d’offres pour la fourniture de matériel de perfusion et l’acquisition de la pompe à contre pulsion, j’ai approfondi mes recherches en la matière.

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VI.1.      Appel d’offres pour la fourniture du matériel de perfusion

 

Il s’agit d’un marché à bon de commande sur une durée de 4 ans, régi par l’article 71 du Code des Marchés Publics (Cf. Annexe 16 :Objet de la consultation)

 

L’approche de ma recherche été d’une part physiologique, et d’autre part fonctionnelle et technique. A chaque phase, je détaille le fonctionnement de la technique. Pour avoir les critères économiques notamment les prix des produits, des prestations associées particulièrement la maintenance des équipement et la qualité du service après ventre, des entretiens avec les fournisseurs étaient nécessaires.

 

En conséquence, j’ai pu définir les critères de choix du matériel techniques et économiques. (Cf. Annexe 21)

 

A l’aide de la base de la GMAO, j’ai défini les minimums et les maximums des différents lots selon l’âge des équipements et les futurs besoins de l’établissement, d’une part en terme de renouvellement du parc de la perfusion, et d’autre part en terme d’accroissement du parc relatif à la construction du nouveau bâtiment. (Cf. Annexe 17)

 

L’allotissement est une étape délicate dans un dossier d’achat, car il faut justifier la pertinence et l’utilité et la pertinence de chaque lot. Ceci demande une bonne réflexion technique et stratégique et connaissance du code des marchés publics.

 

Le cahier des clauses techniques particulières comprend les questionnaires techniques que j’ai réalisés à l’aide de ma recherche réalisée et en se basant sur la documentation technique des différents fournisseurs. (Cf. Annexe 18)

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VI.2.    Procédure adaptée pour l’acquisition d’une pompe à Contre Pulsion Intra-Aortique


Le choix de la procédure adaptée était basé sur le fait que le coût d’acquisition de l’équipement, et le coût relatif aux consommables sur la durée du marché (ici c’est 3 ans) qui ne dépassent pas 210 000 euros HT.

 

Pour élaboré le cahier des charges, j’ai mené une recherche approfondie sur les techniques d’assistances circulatoires. (Cf. Annexe 22)

 

Et avec le service biomédical et le service d’imagerie interventionnelle, on a invité chacun des fournisseurs à faire une présentation de leurs matériel. De la, et avec tous les éléments techniques et économiques, j’ai rédigé un cahier des charges neutre qui défini le besoin du service en matière de l’activité de coronarographie, et qui tiens en compte les éléments sur les consommables pharmaceutiques et non- pharmaceutiques, et le contrat de maintenance.(Cf. Annexe 20)

 

La bonne définition des lots dans le marché était un critère déterminant vis-à-vis des offres reçues ainsi que le questionnaire technique (Cf. Annexe 19), cela permet de maîtriser le déroulement et la gestion marché tout au long de sa durée.


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CHAPITRE IV : ENSEIGNEMENTS TIRES ET PERSPECTIVES

 

             I.        Enseignements tirés 

 

Le travail en équipe au sein d’un service est une clé de réussite. La mise à profil des compétences de chacun apporte une plus-value du service rendu à l'hôpital et, par extension, contribue à améliorer la matériovigilance, et la qualité des soins délivrés aux patients et à assurer des conditions de travail optimales au personnel de l'hôpital.

 

Le métier d'ingénieur biomédical a ceci de passionnant qu'il apporte chaque jour des connaissances dans des domaines très divers (médical, technique, législatif, managerial,…). Il est enrichissant car implique des relations avec beaucoup de corps de métier : les médecins, les paramédicaux, les administratifs, les informaticiens, les personnels du service des travaux, les commerciaux, les ingénieurs de maintenance et d'application…. Il impose d'être humble car son domaine d'intervention est situé dans la partie non-visible et indirectement rentable de l'hôpital.


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           II.        Difficultés rencontrées

 

II.1.        Audit du service biomédical:

 

Au cours de la mission de l’audit de la structure biomédical j’ai rencontré quelques difficultés parmi lesquelles :

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II.2.        Politique de maintenance :

Dans ce volet, j’ai rencontré des difficultés pour faire l’analyse financière pour certains équipements pour les raisons suivantes :

§  Le coût des pièces détachées qui n’est pas intégré dans la base de données de la GMAO.

§  Certaines sociétés font des forfaits de maintenance quelque soit la nature de la panne, ce qui fait qu’on n’a pas une indication sur le temps passé en maintenance.


II.3.        Processus d’achat :

 

Les procédures d’achat sont parmi les procédures administratives lourdes qui, au nom de la transparence, provoquent des situations parfois difficiles à gérer (rédaction du cahier des charges, mise en place des essais du matériel,…) et qui demande une veille et une bonne connaissance du code des marchés publics.

 

Le recensement des besoins n’est jamais exacte, c’est pour cela qu’il faut toujours prévoir une marge de sécurité pour l’acheteur surtout dans les marchés à grande quantité.

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          III.        Perspectives 

 

§     S’investir plus dans le système qualité et le faire évoluer pour le préparer à la visite de la commission d’accréditation prévue en septembre 2006.

 

§     Effectuer l'inventaire du matériel biomédical plus calmement pour se souvenir plus précisément de chaque appareil.

 

§     Rentrer les interventions et les coûts de maintenance dans la base de données de la GMAO rigoureusement, ce qui va permettre de mieux analyser les coûts de maintenance préventive et corrective, et ressortir avec des décisions pertinentes.

 

§        Rester vigilant sur la planification de la maintenance préventive pour les nouveaux équipements et les équipements qui sortent de la période de garantie.

 

§        Organiser au fur et à mesure la maintenance préventive pour avoir un fonctionnement plus fluide et éviter les augmentations brutales de charge de travail.

 

§        Etre plus exigeant face aux fournisseurs.

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Conclusion

 

Le projet de service biomédical a permis d’appliquer l’audit du service, la méthodologie employée répond aux attentes des acteurs du service biomédical.

 

L’audit interne et l’enquête satisfaction des utilisateurs ont permis de valoriser l’activité du service biomédical et d’obtenir une bonne image du service tel qu’actuellement organisé.

Cette démarche a dévoilé évidemment des points forts et des points faibles dans la structure biomédicale, ce qui a permis par la suite de bâtir un plan d’actions en déterminant des objectifs précis et palpables pour renforcer et améliorer la qualité des prestations du service dans son environnement.

 

L’intérêt de la détermination d’une méthodologie d’audit complète et robuste serait de fournir à la communauté biomédicale un outil fort d’évaluation par les pairs. Les outils aujourd’hui disponibles proposent essentiellement une démarche d’auto-évaluation, efficace mais moins formelle. A l’heure où les obligations réglementaires poussent les services biomédicaux à toujours plus de gestion et d’organisation, le développement d’un outil d’audit métier peut permettre, par l’évaluation des pratiques, de valider les acquis de chaque service et de définir ses objectifs en terme de qualité.

 

Aussi, ma participation à la politique d’équipement biomédical en relation avec le projet de la construction du nouveau bâtiment, m’a permis de maîtriser les étapes du processus d’achat, en passant par la méthodologie d’élaboration des cahiers de charges, le suivi des dossiers, l’analyse comparative des offres, et le choix final d’un fournisseur.

 

Ce stage m’a été très enrichissant par la connaissance et la maîtrise de la fonction de l’ingénieur biomédical dans tous ses aspects quotidiens, et m’a permis également de mettre à profit mon sens du relationnel grâce au travail en équipe, le contact des fournisseurs et des interlocuteurs des services cliniques.

 

Le métier d’ingénieur biomédical est dur, parfois ingrat, demande un fort investissement personnel mais passionnant, riche en enseignements tant humains qu'encyclopédiques.

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Bibliographie

 

[1]

« Guide des Bonnes Pratiques Biomédicales en Etablissement de Santé »

G.Farges, G.Wahart, J.M.Denax, H.Métayer - Editions Elsevier 2002

 

[2]

 Décret 2001-1154 du 5 décembre 2001 relatif à l’obligation de maintenance et au contrôle de qualité des dispositifs médicaux prévus à l’article L.5212-1 du code de la santé publique (3 ème partie : Décrets)

JORF n° 284 du 7 décembre 2001, NOR : MESP0123968D

 

[3]

« Contribution à une démarche de validation en bonnes pratiques biomédicales en établissement de santé : la grille d'évaluation »

A.Guyard, L.Tamames, Projet de DESS TBH, UTC, 2004

[4]

Article sur l’enquête satisfaction:http://www.surveystore.info/NSarticle/enquete-par-questionnaire.asp

[5]

Réforme du financement des hôpitaux et des cliniques  http://www.sante.gouv.fr/htm/actu/31_041021b.htm

[6]

Apport d’une démarche qualité de type ISO 9002 au service biomédical dans le cadre de l’accréditation
Sophie NENNIG
Rapport de stage (1999)
DESS Technologies Biomédicales Hospitalières
Université de Technologie de Compiègne

[7]

Gestion des voies veineuses, Joaquim Calderon (Pessac), Journées d’anesthésie-Réanimation Chirurgicale d’aquitaine, 2004.

[8]

Documentation commercial de fresenieus vial et Cours sur la perfusion Formation TSIBH 2006. Braun

[9]

Notice d’utilisation de la pompe Life Care 5000, ABBOTT.

[10]      

Norme NF EN 60601-2-24 Avril 2003 Appareils électromédicaux - Partie 2-24 : règles particulières de sécurité des pompes et régulateurs de perfusion, Edition AFNOR

[11]

Norme NF EN 60601-1 Avril 1996, Appareils électromédicaux- Première partie : règles générales de sécurité, Edition AFNOR.

[12]

Norme EN 60601-1-2 Novembre 1993 Appareils électromédicaux- Première partie : règles générales de sécurité- 2. Norme collatérale : compatibilité électromagnétique- Prescriptions et essais, Edition AFNOR.

[13]

         Norme EN 60601-2-24 Avril 2003 Appareils électromédicaux- Partie 2-24 : règles

[14]     

Fiches de contrôle Qualité Maintenance : http://www.snitem.fr/Pages/actusnit.3.htm

[15]

NF NF EN ISO 7886-2 Novembre 1997, Seringues hypodermiques stériles, non réutilisables- Partie 2 : seringues pour pousse-seringues mûs par un moteur, Edition AFNOR. particulières de sécurité des pompes et régulateurs de perfusion, Edition AFNOR. RBM News Vol 25 N°4, Etat de l’art en anesthésie, la perfusion page 37 à 40.

[16]

Anesthésie en chirurgie cardiaque. Provenchère, DAR Bichat www.anesthesiste.org/sf/IMG/ppt/Anesthesie_ en_chirurgie_cardiaque-SProvenchere_2005.ppt

[17]

Présentation pompe « autocat 2 wave »et ballon à fibre optique  Société ARROW

 

Travaux d’étudiants :

§  Qualité et organisation : maintenances en Radiothérapie Réception d'une modalité TEP/TDM Audit d'un service biomédical : https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/03-04/stages/carriere/carriere.htm

§  Vade-Mecum pour l'achat de petits dispositifs médicaux : https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/03-04/projets/cerdan_fourcade/achat_dm.htm

§  Externalisation des activités : exemple du service biomédical et de stérilisation :https://www.utc.fr/~farges/dess_tbh/01_02/UV/extern/extern.html

§  Audit de la maintenance biomédicale : méthodologie et application :https://www.utc.fr/%7Efarges/dess_tbh/99-00/Stages/HDion/HDion.html

§  Perfusion : Etat de l'art, contrôle qualité :https://www.utc.fr/~farges/master_mts/2004-2005/projets/georgin_natan_szymczak/georgin_natan_szymczak.htm

§  Maintenance et contrôle qualité des dispositifs de perfusion :https://www.utc.fr/tsibh/public/tsibh/05-06/projets/Pousse_seringue/chir_elbouazzaoui_garet.htm

 

 

Ouvrages :

 

§  Code des marchés publics : www.achatpublic.com/dmp/cmp

§  Guide de corps des métiers : www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/filiere

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Annexes

 

Annexe 1 : Organigramme du Centre Hospitalier de Valenciennes



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Annexe 2 : Organigramme de la Direction de la Logistique

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Annexe 3 : Organigramme du service biomédical

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Annexe 4 : Synthèse des résultats


SYNTHESE DES RESULTATS





Bonnes Pratiques

Items

Notes

BPF-O1

Missions

70%

BPF-02

Objectifs

62%

BPF-03

Mesures

14%

BPF-04

Améliorations

88%

BPO-01

Processus de gestion des interfaces avec les services

14%

BPO-02-1

Processus de gestion des risques

74%

BPO-02-2-1

Démarche qualité

4%

BPO-02-2-2

Gestion de la documentation qualité

0%

BPO-03-1

Définitions des coordinations fonctionnelles et hiérarchiques

70%

BPO-03-2

Composition adéquate de l'équipe

100%

BPO-03-3

Analyse du besoin en personnel

100%

BPO-03-5

Formations professionnelles

54%

BPO-03-6

Encadrement des intérimaires et des stagiaires

54%

BPO-03-7

Emploi du temps

91%

BPO-04-2

Plan du service biomédical

0%

BPO-04-3

Prévention des risques

49%

BPO-05-1

Adéquation des matériels techniques et ECME

38%

BPO-05-2

Description des matériels techniques et ECME

30%

BPO-05-3

Gestion de la maintenance des matériels techniques et ECME

30%

BPO-05-4

Etalonnage des ECME du service biomédical

62%

BPO-06-1

Processus d'achat

88%

BPO-06-2

Réception

54%

BPO-06-3

Mise en service et formation des utilisateurs

42%

BPO-06-4-1

Données d'organisation : maintenance et contrôle Qualité

62%

BPO-06-4-2

Maintenance préventive

72%

BPO-06-4-3

Maintenance corrective

72%

BPO-06-4-4

Contrôle Qualité

65%

BPO-06-5

Réforme

93%

NOTE TOTALE

55,39%


 

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Annexe 5 : Cartographie radar

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Annexe 6 : Points forts & points faibles

Pratiques biomédicales

Points forts

Points faibles

Bonne Pratiques Fonctionnelles

Objectifs et Missions :

La politique du service biomédical est clairement explicitée et aussi les objectifs à atteindre pour ses missions.

 

 

Mesures :

-Manque de mesure périodique du bon déroulement des principaux processus.

-Pas de système de suivi mesurant la réalisation des missions, des objectifs et des processus du service biomédical.

Améliorations : le service procède peu à des actions d’améliorations.

BPO-01 Processus de gestion des interfaces avec les services

 

Il existe un mode de relation déterminé entre le service biomédical et les services parties prenantes

 

-Pas de document synthétique des relations du service biomédical avec ses parties prenantes.

-Pas de document formalisant les relations avec les parties prenantes pour les activités critiques.

-Pas de cahier des charges sur le rôle de chacune des parties prenantes.

BPO-02 Processus de gestion des risques et de la qualité

Gestion des risques

Maîtrise des documents et des données

Organisation du système qualité

Revues du système qualité

Auto-évaluation

Audit interne

Gestion de la documentation qualité

BPO-03 Processus de gestion du personnel

Coordinations fonctionnelles et hiérarchiques

Composition adéquate de l'équipe

Formations professionnelles

Analyse du besoin en personnel

12 techniciens en théorie, 

10 opérationnels+

1 départ en retraite

 

BPO-04 Processus de gestion des locaux

Prévention des risques

Plan du service biomédical avec les zones de travail ( procédure en cours)

BPO-05 processus de gestion et de suivi des matériels techniques et équipements de contrôle, de mesure et d'essai (ECME)

Adéquation des matériels techniques et ECME à l'activité du service biomédical:

Gestion de la maintenance des matériels techniques et ECME

Etalonnage des ECME du service biomédical: Tracabilité

BPO-06 processus de gestion et de suivi des dispositifs médicaux

Processus d'achat

Réception

Mise en service et formation des utilisateurs

Secteurs d’activité peu couvert par le service biomédical


 

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Annexe 7 : Plans d’action

Plan d’actions

 

Actions à court terme

Actions à moyens terme

Actions à long terme

Missions et Objectif

Engagement d’une réflexion sur la politique du service biomédical par l’organisation d’un brainstorming réunissant l’ensemble des membres du service suivi d’un diagramme d’affinités dans le but de déterminer les grandes lignes de cette politique : définition des missions, des objectifs à atteindre

Formalisation de la politique ainsi déterminée sous forme d’un document écrit

validation par la direction de la logistique et la direction de la qualité

communication à l’ensemble des parties prenantes

Révision et amélioration périodique des processus du service

Mesures

 

Utilisation selon une périodicité définie de l’outil d’auto-diagnostic afin de vérifier régulièrement le bon déroulement du fonctionnement du service

 

 

Exploitation systématiques des retours d’information ainsi collectés en vue de l’amélioration continue de ses prestations

Améliorations

 

Organisation d’une réunion périodique afin de déterminer les actions d’améliorations éventuelles

 

BPO-01 Processus de gestion des interfaces avec les services

 

rédaction par concertation des membres du service d’un organigramme simplifié synthétisant les relations du service avec ses parties prenantes et mise en évidence du rôle de chacun des acteurs selon la méthode de résolution de problème QQOQCP

Achèvement de l’identification des processus critiques du service biomédical et rédaction des procédures permettant de les maîtriser

 

BPO-02 Processus de gestion des risques et de la qualité

Politique qualité

Organisation du système qualité

Revues du système qualité

Auto-évaluation

Audit interne

Gestion de la documentation qualité

 

Mise en place d’une véritable gestion documentaire des outils qualité (politique, procédures, protocoles de maintenance,..)

Amélioration continue à travers l’outil d’auto-évaluation, réalisée périodiquement.

 Ajustement régulier de la qualité du service en fonction de l’évolution de la réglementation et de l’activité inhérente au service

BPO-03 Processus de gestion du personnel

Analyse du besoin en personnel

Composition adéquate de l’équipe

Rédaction dans le cadre actuel de la procédure d’accréditation des fiches et profils de poste de l’ensemble des membres du service biomédical

 

 

BPO-04 Processus de gestion des locaux

Plan du service biomédical

Mise en forme du plan du service biomédical mettant en évidence ses différentes sections de travail

 

 

BPO-05 processus de gestion et de suivi des matériels techniques et équipements de contrôle, de mesure et d'essai (ECME)

Gestion de la maintenance des matériels techniques et ECME

Etalonnage des ECME du service biomédical: Tracabilité

 

Mise en place d’un système de rangement des documents dédiés aux ECME, la documentation technique, l’ensemble des rapports d’intervention et des résultats d’étalonnage

 

BPO-06 processus de gestion et de suivi des dispositifs médicaux

 

Renter les informations sur les interventions réalisés au quotidien sur la GMAO.

 

 

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Annexe 8 : Plan de l’atelier biomédical



Annexe 9 : Questionnaire de l’enquête de satisfaction (service Biomédical)

 

Annexe 10 : Questionnaire de l’enquête de satisfaction (service Maintenance)

 

Annexe 11 : Fiche de formation

 

Annexe 12: Fiche de prêt

 

Annexe 13 : Calendrier des essais de matériel de perfusion

 

Annexe 14 : Fiche d’évaluation pousse seringue

 

Annexe 15 : Fiche d’évaluation pompe à perfusion

 

Annexe 16 : Objet de la consultation de l’appel d’offres du matériel de perfusion

 

Annexe 17 : Plan d’équipement

 

Annexe 18 : Questionnaires techniques des pousse seringue et pompe à perfusion

 

Annexe 19 : Questionnaire technique  de la pompe à Contre pulsion  Intra-Aortique

 

Annexe 20 : Objet de la consultation de la procédure adaptée pour l’acquisition de la Pompe à Contre Pulsion Intra-Aortique

 

Annexe 21 : Aperçu sur la perfusion

LA PERFUSION

             I.        Approche physiologique de la perfusion

I.1. Définition

La perfusion assistée permet d’injecter de manière lente et continue une solution médicamenteuse dans l’organisme à des fins thérapeutiques ou diagnostiques. Elle permet aussi de transfuser l’un des constituants du sang (plasma, plaquettes, concentré globulaire). 

Une perfusion intraveineuse est administrée lorsque le patient est dans l’incapacité d’avaler des préparations orales, ayant un problème d’absorption gastro-intestinale ou, lorsque son état général ne lui permet pas une prise de drogue « normale ».

I.2. Intérêts

La perfusion intraveineuse permet de :

  • délivrer des fluides et des électrolytes, afin de restaurer les pertes de liquide,
  • administrer des médicaments/drogues (effet thérapeutique),
  • assurer une nutrition parentérale,
  • faire des transfusions (injection de l’un des constituants du sang),
  • maintenir un équilibre hémodynamique.

I.3. Voies de perfusion

La perfusion intraveineuse est couramment utilisée  en raison de l’abondance des veines, leur accès est facile, la pression y demeure faible et le sang circule directement vers le cœur, permettant ainsi une diffusion rapide à l’ensemble du réseau sanguin. L’effet est très rapide et n’engendre pas de dégradation des principes actifs dans le système digestif. De plus, la pression y demeure faible (de 1 à 10 mmHg).

 

La durée de perfusion, la quantité de liquide à perfuser et la viscosité du produit vont déterminer la voie d’abord vasculaire.

Les principaux vaisseaux utilisés pour la perfusion sont :

 

  • Les veines périphériques (principalement les veines du bras) : pour la perfusion à court terme,
  • Les veines centrales (veine sous-clavière, jugulaire interne, veine fémorale) : pour la perfusion à long terme.

 

La durée de perfusion, la quantité de liquide à perfuser et la viscosité du produit vont déterminer la voie d’abord vasculaire.

I.3.1.     Les veines périphériques

La ponction est facile avec un faible risque iatrogène, mais en général, leur utilisation est limitée par :

§  un risque important et rapide de thrombose,

§  l’absence de possibilité de mesure hémodynamique,

§  l’impossibilité d’administrer par ces voies des solutés hypertoniques, très acides ou alcalins ou, des catécholamines concentrées.

 

Les voies les plus utilisées sont les suivantes (figure 1) :

§  veines du dos de la main,

§  veines de l’avant-bras ou du bras,

§  veine saphène interne à la malléole,

§  chez le petit enfant : on peut utiliser en plus les veines épicrâniennes.

Les veines périphériques tolèrent des perfusions de courtes durées (24 à 72 h) [7].

Figure 1 : Les veines périphériques [7]

Différentes complications infectieuses peuvent survenir du fait de la mise en place d’un cathéter :

  • culture positive d’une partie du cathéter (contamination possible de la peau au retrait),
  • signes cliniques d’infection (rougeur) avec une culture positive au niveau du site de ponction,
  • infection (fièvre d’origine inconnue).

I.3.2.     Les voies veineuses centrales

La veine jugulaire interne se situe au niveau du cou, la ponction reste difficile mais peu risquée. La veine sous-clavière s’étend de la base du cou jusqu’au bras. La veine fémorale chemine dans le triangle de Scarpa (cou, pointe de l'épaule, sein). Ces veines sont de gros calibres (figure 2).

 

Figure 2 : Les voies veineuses centrales [7]

 

La ponction est facile et entraîne peu de complications mécaniques. En revanche le risque infectieux est le plus important. Cet abord doit être réservé à l’urgence.

 

 

Réseau périphérique

Réseau centrale 

Indications

Injection médicamenteuse

Perfusion de soluté de remplissage

transfusion

Perfusion de soluté

Monitorage de pression

Contre-indications

Réseau veineux thrombosé

Solutions hyperosmolaires

Médicament veino-toxique

Perturbation de l’hémostase

Lésions cutanées

Etat septicémique

Matériel

Cathéter court à aiguille interne

Cathéter long

Site de ponction

Membre supérieur

Cou

Jugulaire fémorale

Avantages

Geste simple

Faible coût

Morbidité réduite

Multiples voies

Confort du patient

Mesure de pression

Perfusion de longue durée

Meilleure tolérance

Inconvénients

Perfusion de courte durée

Nécessité de changement fréquent

Moindre confort

Faible débit

Nécessite un apprentissage

Tableau 1 : comparaison entre le réseau périphérique et central [8]

I.4. Médicaments

Un médicament est une préparation utilisée pour prévenir, diagnostiquer, soigner une maladie, un traumatisme ou, pour restaurer, corriger, modifier les fonctions organiques.

Un médicament possède :

- un effet thérapeutique, qui est celui que l’on recherche pour soigner le patient,

- éventuellement un ou des effets secondaires qui sont indésirables (par exemple nausées),les voies d’administration des médicaments restent les mêmes voies utilisées pour la perfusion.

Principe du transfert d’un médicament dans l’organisme :

  • absorption : prise du médicament jusqu’au site d’administration
  • résorption : passage du site d’administration dans le sang
  • distribution : passage du sang dans l’organisme (tissus)
  • élimination : passage de l’organisme vers le milieu extérieur

I.4.1.     Quelques définitions utiles

Seuil d’efficacité : concentration plasmatique au-dessous de laquelle le médicament n’est pas actif.

Seuil de toxicité : concentration plasmatique au-dessus de laquelle le médicament devient toxique.

Index thérapeutique : plage des concentrations plasmatiques comprises entre ces deux seuils.

Demi-vie (T1/2) : laps de temps nécessaire pour que la concentration plasmatique du médicament diminue de moitié.

 

I.4.2.     Injection ponctuelle répétée

Un plateau est atteint après un certain nombre d’injections. La concentration moyenne est fonction de la dose et de la périodicité des injections.

L’objectif est atteint mais la concentration n’est pas constante (figure 3).

  

Figure 3 : Injections répétées [8]


Lorsque l’index thérapeutique est étroit, il est difficile de rester à l’intérieur de ses limites (figure 4), le seuil de toxicité est dépassé et peut être préjudiciable au patient.

 

 

 

 

 

 

Figure 4 : Index thérapeutique étroit [8]

 

Avec l’utilisation de la perfusion, un plateau peut être atteint avec une concentration stable et fonction du débit de perfusion (figure 4, courbe continue). Lors de la perfusion à débit constant, il existe un délai entre le début de l’injection et l’entrée dans la plage thérapeutique du médicament.



Figure 5 : Débit constant [8]

L’utilisation d’une injection initiale (bolus) permet d’atteindre plus rapidement le plateau d’index thérapeutique du médicament (figure 5, courbe continue).

 

Figure 6 : Injection initiale + débit constant [8]

 

           II.        Approche technique et fonctionnelle 

 

    Au fil des années, avec une technologie toujours plus performante et des médicaments de plus en plus complexes, on a vu apparaître sur le marché des systèmes permettant de contrôler de façon de plus en plus précise l’administration de ces médicaments. Il en existe deux grandes catégories :

·   les dispositifs utilisant la gravité

·   les dispositifs utilisant la pression (pousse-seringue et pompe à perfusion)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figure 7 : catégories de la perfusion

II.1.        Perfusion par gravité

II.1.1.   Principe :

L’effet de la gravité sur le produit à administrer permet l’écoulement de la solution vers le patient par l’intermédiaire de la tubulure. Un régulateur permet d’ajuster le volume débité.

 

Une représentation schématique d’une tubulure est exposée ci-dessous : 

Figure 8 : Schéma d’une tubulure [8]

Le principe du régulateur de débit est d’ajuster le nombre de goutte par unité de temps: 

  • un limiteur de débit 
  • un régulateur de débit

Le débit est fonction de la pression veineuse et de la hauteur entre la perfusion et le site d’injection. Ce principe de perfusion est utilisé uniquement pour passer des produits nécessitant une faible précision et pour garder un abord veineux opérationnel. Les avantages de la perfusion par gravité sont sa rapidité, sa facilité de mise en œuvre et son faible coût ainsi que le peu de matériel nécessaire pour sa mise en œuvre. Ces dispositifs ne nécessitent pas de maintenance, ils sont des consommables.

 

Les limiteurs de débit :

Figure 9 : limiteur de débit [8]

 

Par l'action sur une roulette, on peut limiter le débit en écrasant plus ou moins la tubulure (le plus courant).

Par contre, il ne doit jamais y avoir d'air dans la tubulure, la présence d'air impose une nouvelle purge dans le strict respect de l'asepsie.

 

Les régulateurs de débit

 

 

Figure 10 : régulateur de débit [8]

Par une modification de la section de la lumière, on limite le débit.  
Sachant que : 1 ml de soluté correspond à 20 gouttes, il est facile de connaître le débit en gouttes par minute.

Exemple : un flacon de 500 ml à passer en 6 heures, soit 360 minutes : le débit sera de

500x20
--------- = 27 gouttes par minute.
   360

II.1.2.   Avantages et inconvénients

 

Les avantages de la perfusion par gravité sont sa rapidité, sa facilité de mise en œuvre et son faible coût ainsi que le peu de matériel nécessaire pour sa mise en œuvre.

Par contre son principal inconvénient est d’être très peu précise car le volume d’une goutte varie en fonction de différents paramètres :

- sa vitesse de formation (débit),

- le diamètre et la géométrie du compte-gouttes,

- la mouillabilité du plastique,

- la nature de la solution (densité, tension superficielle).

 

Figure 11 : Variation du volume d’une goutte [8]



De plus, le débit est fonction de la pression veineuse et de la hauteur entre la perfusion et le site d’injection.

Des erreurs de conversion de ml en gouttes / min. peuvent également être commises.

Du fait de ces inconvénients majeurs, ce principe de perfusion est utilisé uniquement pour passer des produits nécessitant une faible précision et pour garder un abord veineux opérationnel.

 

II.2.        Perfusion par pression

 

II.2.1.    Pompes à perfusion

 

II.2.1.1.Généralités

Les pompes à perfusion sont utilisées pour administrer au patient de façon continue ou non des médicaments très divers pendant une durée souvent supérieure à 24 heures.

Elles se divisent en deux catégories, les pompes à comptage de gouttes et les pompes volumétriques.

Elles doivent vaincre la contre-pression due aux résistances à l’écoulement au sein des lignes de perfusion  (tubulure, prolongateur, filtres, cathéter …) et aux pressions intra vasculaires régnant au niveau du site d’injection.

Pour cela elle nécessite une source d’énergie interne (batterie) et/ou externe (220 V, batterie externe) et utilise l’énergie mécanique fournie par un moteur électrique pour transférer la solution de son contenant vers la circulation  du patient.

Une pompe est constituée d’un moteur, d’un corps de pompe, d’un système d’entraînement du liquide, de dispositifs de réglage, d’alarmes et de sécurités.

 

II.2.1.2.Principe

 

Ø  Le corps de pompe

 

On dénomme ainsi la partie de la tubulure en contact avec le liquide et le système d’entraînement.

 

La tubulure est généralement identique à celle du système par gravité, auquel est intercalée une cassette qui permet de maîtriser la précision du débit, ou une partie de tubulure calibrée.

La précision du volume poussé à chaque cycle de pompage conditionne la précision du débit de la pompe qui doit être précis à ± 5%.

 

Ces exigences expliquent que le coût des tubulures équipées d’un corps de pompe calibré soit supérieur à celui d’une tubulure standard.

 

Pour garder la précision de la perfusion, il est important d’utiliser les tubulures recommandées par le fabricant, même si cela correspond à un marché captif. De plus, cela permettra de conserver la compatibilité du marquage CE liée aux ensembles dispositifs médicaux/consommables.

 

Ø  Le système d’entraînement

 

Le déplacement du liquide peut être assuré soit par le mouvement d’un ou plusieurs pistons agissant sur une cassette, soit par la déformation du corps de pompe au cours d’un cycle de pompage comme par exemple les pompes à écrasement (rotor plus stator, doigts…), les pompes à étirement (sur un demi tour ou un tour).

 

Différents types de systèmes d’entraînement sont présentés ci-dessous :

 

Ø  Pompe péristaltique linéaire :

 

Figure 12 : Pompe péristaltique linéaire (système à doigts) [8]

 

Le mécanisme péristaltique est constitué d’un ensemble de doigts. La vague est générée par un mouvement successif des doigts. Ceci permet de faire avancer le liquide. La vitesse de déplacement de la vague définit le débit.

Grâce au système de pompage péristaltique, la tubulure est simplifiée à l’extrême.

 

Ø  Pompe péristaltique rotative à galets ou à étirement :

 

Figure 13 : Pompe péristaltique rotative (à galets)[8]

 

Figure 14 : Pompe péristaltique rotative à étirement [8]

 

Les galets écrasent le tube souple contre un chemin de roulement. Ils emprisonnent entre eux un volume donné de solution. La vitesse de rotation du rotor définit le débit. Ce principe n’est pratiquement plus utilisé pour la perfusion de médicament. Il ne reste utilisé que pour les pompes à nutrition entérale.

 

Ø  Pompe à cassette 

 

Figure 15 : Les 4 phases d’un système à cassette par piston [9]

 

 

Figure 16 : Système à cassette sur une pompe life care 5000 ABBOTT [9]

 

 Le piston remplit et vide la chambre. Les vannes s’ouvrent et se ferment selon le fait qu’il faille remplir ou vider la chambre. La vitesse linéaire des pistons définit le débit.

Le système par cassette peut intégrer un piége à air et des chambres de détection pour le capteur d’air.

 

Quelle que soit la solution choisie, l’association corps de pompe et système d’entraînement, doit obéir aux exigences suivantes :

§  bonne occlusivité,

§  absence de flux rétrograde en fonctionnement,

§  variation minimale du régime des pressions au sein de la tubulure,

§  débit constant,

§  détection rapide d’occlusion,

§  volume minimal du bolus après suppression d’occlusion.

 

L’occlusivité est l’aptitude de la tête de pompe à produire l’obturation totale du corps de pompe à l’arrêt.

 

Le flux rétrograde correspond à un débit négatif au cours du cycle de pompage. La présence d’un flux rétrograde entraîne des risques pour le patient, obturation du cathéter si la pompe s’arrête pendant la phase de flux rétrograde, microtraumatisme de l’accès veineux et surtout contamination de la ligne.

 

Ø  Le système de détection de gouttes

 

Il est utilisé par les 2 catégories de pompes (à comptage de gouttes et volumétrique) mais pour des fonctions différentes.

 

-   Pour les pompes à comptage de gouttes, ce détecteur sert à compter les gouttes car ces pompes ne fonctionnent pas en volume perfusé par unité de temps mais en nombre de gouttes par minute. Il sert aussi à détecter la fin de la poche de perfusion.

 

-     Pour les pompes volumétriques, ce détecteur sert uniquement à détecter la fin de la poche de perfusion. Il peut être supprimé si la pompe fonctionne en mode volume programmé en fonction d’un temps donné ou d’un débit, après avoir rentré le volume total de la poche.

 

Techniquement, ce détecteur est constitué d’un système de détection optique qui s’insert sur la chambre à goutte et détecte le passage de ces gouttes.

 

Principe : L’émetteur envoie un faisceau lumineux (généralement dans le spectre IR pour s’affranchir de la lumière ambiante), continu ou pulsé, vers le récepteur. La goutte, en tombant, interrompt le faisceau lumineux qui n’atteint plus le récepteur. L’électronique détecte ainsi quand il ne tombe plus de gouttes ou trop de gouttes et met la pompe en alarme.

  

Figure 17 : Détecteur de gouttes [9]

 

Ø  Le système de détection de bulle d’air

 

Il est obligatoire sur toutes les pompes à perfusion car contrairement au pousse-seringue il peut y avoir par l’intermédiaire de la chambre à goutte, l’insertion de micro bulles d’air qui en s’accumulant risque d’atteindre un volume dangereux pour le patient.

La norme NF EN 60601-2-24 [6] ne donne pas de valeur limite précise : « l’injection de 1 ml d’air en 15 min n’est pas considérée comme un risque. Les bulles d’air de moins de 50µl chacunes ne sont pas comptées dans ce total de 1 ml ».

 

Techniquement ce détecteur est constitué d’un système de détection par ultrasons. La tubulure s’insert au niveau de ce détecteur afin d’être en contact avec les éléments piézoélectriques.

 

Principe : L’émetteur piézoélectrique vibre à une fréquence ultrasonore. Les ultrasons sont transmis par la solution vers le récepteur piézoélectrique qui entre en résonance : il produit un signal électrique qui est amplifié et envoyé sur un comparateur qui bascule en cas de présence d’air. Il faut préciser que ce capteur est insensible au changement d’opacité du liquide (détecte uniquement la présence d’air). Cette information est ensuite exploitée électroniquement :

 

Figure 18 : Principe détecteur d’air par ultrasons [9]

 

Le seuil de détection d’un dispositif à ultrasons est de l’ordre de 10µl. Les bulles d’air d’un   volume inférieur ne sont pas détectées, elles ne sont cliniquement pas dangereuses.

 

Une bulle d’air de 10 µl occupe une longueur de 1,4mm dans une tubulure de 3mm de diamètre interne. Elle est donc visible dans la tubulure.

 

Sur les pompes à perfusion, la sensibilité du détecteur d’air est réglée généralement de telle sorte que l’alarme soit déclenchée en cas d’apparition d’une bulle d’environ 0,1 à 0,3 ml, ce qui représente une bulle d’air dans la tubulure de 1,4cm à 4,2cm. Une boucle est créée avec la ligne de perfusion pour concentrer les micro bulles.

           

Le volume des bulles plus petites doit être intégré dans le temps et conduire au déclenchement de l’alarme si leur somme dépasse une certaine valeur (0,5 – 2 ml sur 1 heure de perfusion).

 

Ø  Le système de détection de pression

Les techniques de détection de pression peuvent se diviser en 3 :

 

·         Capteur de pression (jauge de contrainte, capteur inductif) intégré à la pompe. Il y a génération d’une tension proportionnelle à la force appliquée sur le capteur,

 

·         Pièce spécifique intégrée à la tubulure (chambre possédant une membrane déformable sous l’effet de la pression) liée à un capteur de déplacement intégré à la pompe,

 

·         Courant moteur : une variation du courant moteur peut être mesurée et transcrite en variation de pression au niveau de la tubulure.

 

Figure 19 : Principe d’un détecteur de pression par jauge de contrainte [9]

 

Une surveillance des évolutions de la pression de perfusion est possible grâce à un indicateur du niveau de pression et permet de prévenir de l’imminence d’une occlusion.

 

II.2.1.3.Variantes

 

Ø  Pompes portables

 

Généralement la poche réservoir est intégrée à la pompe sous forme de cassette. Elles sont soumises aux mêmes règles que les pompes standards : détecteur de bulle d’air, détecteur d’occlusion qui utilise les mêmes principes de conception et de fonctionnement. Le système de détection de fin de poche se fait logiciellement par la saisie du volume de la cassette. Elles intègrent des protections pour les produits à risque par système de verrouillage de la programmation et/ou de la cassette par code.

 

Ces pompes nécessitent un encombrement réduit, une autonomie batterie importante et un mécanisme de pompage consommant très peu d’énergie.

 

Elles sont utilisées par exemple pour l’administration d’insuline, d’analgésique déclenchée par le patient.

 

Ø  Pompe à nutrition entérale

Elles peuvent être portables ou non suivant leur lieu d’utilisation, avec un système réfrigérant ou non pour les nutritions sur plusieurs jours. Elles fonctionnent sous le même principe qu’une pompe à perfusion utilisant comme système d’entraînement du soluté, la pompe péristaltique rotative à étirement ou un système à pompe péristaltique linéaire (système à 3 doigts). Elles ont comme sécurité essentielle, une protection contre l’écoulement libre, des alarmes de détection d’occlusions, de détection de flacon vide. Elles nécessitent une précision moindre que les pompes à perfusion, autour de 10%.

 

Ø  Multivoies

 

Il existe des pompes multivoies monobloc. Elles peuvent contenir jusqu’à 4 voies pour le même appareil. Elles intègrent les mêmes contraintes qu’une pompe standard. Cette technique qui peut paraître séduisante par cette intégration poussée a plusieurs inconvénients :

·               elle monopolise 4 voies pour un patient même si celui-ci n’en n’a pas besoin,

·               en cas de panne, le service perd les 4 voies simultanément,

·               elle rend les contrôles et la maintenance plus complexes.

 

Il est donc important de bien mesurer l’impact de ces inconvénients avant de s’orienter vers cette solution. 

 

Ø  Station de perfusion

 

Il n’existe pas de système modulaire dédié à la perfusion, mais des systèmes permettant d’intégrer des pompes à perfusion et des pousse-seringues sur une même embase.

Cette solution permet de garder les avantages d’une pompe à perfusion monovoie et les avantages des pompes à perfusion multivoies mais par empilement des voies. En effet en ayant plusieurs bases il est possible d’adapter le nombre d’appareils à celui nécessaire pour le patient et ainsi d’optimiser le parc d’appareils au maximum.

 

Ø  Pompe à perfusion amagnétique

 

Elles sont conçues pour être utilisées dans un environnement magnétique tel que l’utilisation sous IRM. Elles sont soumises aux mêmes contraintes que les pompes standards.

 

II.2.1.4.Choisir une pompe à perfusion

 

Ø  Quelques chiffres à titre indicatif :

Prix du dispositif :
Une voie : 1100 à 2000 €
Deux voies : 2000 à 2400 €

Prix des consommables par an : 130 €

Prix des options (pied à perfusion) : 200 €

Prix du contrat de maintenance préventive constructeur : 150 € (une visite par an)

Prix du contrat de maintenance tout risque constructeur : 295 €

 

 

Ø  Critères de choix techniques

Double ou simple voie

Compatibilité avec les stations de perfusion et systèmes d’accrochage

Fenêtre de débit (1 à 1000 ml/h)

Existence d’un mode micro-perfusion (débit de 0,1 à 100 ml/h)

Précision dans une large gamme de débits (+/- 5%)

Temps de perfusion (1minute à 100 heures)

Volume de perfusion (1 à 10000 ml)

Utilisation avec des tubulures standards

Fonction MVO (maintien veine ouverte) (=KVO) et débit en MVO

Transport et autonomie :

§      bonne autonomie (8 h) ;

§       temps de recharge rapide (6 h) ;

§      alimentation véhicule 12-15V.

 

Ø  Alarmes :

- détection d’air ;
- protection contre l’écoulement libre ;
- contrôle de la ligne : porte ouverte, positionnement tubulure, insertion tubulure ;
- contrôle de la perfusion : fin de perfusion, flacon vide, erreur débit ;
- contrôle de l’appareil : déconnexion secteur, batterie déchargée, autotest, rotation moteur ;
- détection des occlusions : aval et amont.

 

Ø  Mesure et affichage :

 

Débit, volume à perfuser, temps de perfusion, pression de perfusion.

Connectable aux systèmes de gestion informatisés des données (liaison RS 232)

Bonnes caractéristiques ergonomiques

Remarque : les pompes à comptage de gouttes

• Apportent une fausse sensation de sécurité
• Précision du débit influencée par:
- approximation du calcul ;
- taille des gouttes.
• Risques d’erreurs lors de la conversion de ml en gouttes

 

Ø  La taille des gouttes est influencée par:

• la température
• la pression atmosphérique
• la nature et la forme de l’orifice de formation des gouttes
• la vitesse de formation
• le type de fluide: - viscosité
- tension de surface

 

II.2.2.          Pousse-seringues

 

II.2.2.1.   Généralités

 

Les pousse-seringues sont utilisés pour administrer au patient une thérapeutique à débit constant ou à débit variable,  à des vitesses lentes voire très lentes de solutions concentrées.

 

Ils doivent vaincre la contre-pression due aux résistances à l’écoulement au sein des lignes de perfusion  (tubulure, prolongateur, filtres, cathéter …) et aux pressions intra vasculaires régnant au niveau du site d’injection.

 

Pour cela il nécessite une source d’énergie interne (batterie) et/ou externe (220 V, batterie externe) et utilise l’énergie mécanique fournie par un moteur électrique pour pousser sur le piston d’une seringue afin de transférer la solution contenue vers la circulation du patient.

 

                       

 



Figure 20 : Schéma d’un pousse-seringue [8]

 

II.2.2.2.   Principe

 

Ø  Corps de pompe (seringue)

 

La précision sur la vitesse du poussoir et du diamètre intérieur du corps de seringue sur toute sa longueur conditionne la précision du débit. Il est donc important d’utiliser des seringues dont le piston ne modifie pas le diamètre intérieur en cours d’avancement. Elles doivent obéir à la norme NF EN ISO 7886-2 [10] qui exige, en particulier, une précision de plus ou moins 1% sur le diamètre intérieur des seringues de 10 à 60 ml et aux règles de la Pharmacopée Française. Elles sont à usage unique.

 

Ø  Système d’entraînement

 

Le système d’entraînement repose sur le principe d’un ensemble vis écrou, muni d’un moteur et d’une tige filetée. Ce système permet de pousser le piston d’une seringue, de diamètre connu, de manière linéaire. Un capteur potentiométrique entraîné par le mouvement du poussoir permet d’avoir une position en permanence de celui-ci.

 

Ø  Système de réglage du type de seringue

 

Chaque type de seringue nécessite un réglage spécifique du pousse-seringue.

   

Les pousse-seringues qui permettent l’utilisation de plusieurs types de seringues dispose d’un système de détection automatique de la taille de seringue. Il ne reste plus qu’à sélectionner manuellement la marque de la seringue. Cela permet de limiter les erreurs de configuration. Une fois cela fait, le pousse-seringue intègre, par rapport à des abaques les caractéristiques de la seringue et ajuste les vitesses de déplacement du poussoir.

Le réglage du débit d’un pousse-seringue peut être effectué soit directement (débit) soit indirectement par le couple de paramètres temps et volume. Quelque soit le mode de réglage, l’erreur sur le débit sera inférieure ou égale à 2% puisque la précision sur la vitesse d’avancée du piston et la précision du diamètre intérieur de seringue sont inférieures ou égales chacune à ±1 %. 

Ø  Système de détection de pression

 

Les techniques de détection de pression peuvent se diviser en 2 :

 

- capteur de pression (jauge de contrainte) intégré au poussoir du pousse-seringue. Il y a génération d’une tension proportionnelle à la force appliquée sur le poussoir.

 

- système mécanique utilisant un ressort taré dont on règle la compression.

 

Une surveillance des évolutions de la pression de perfusion est possible grâce à un indicateur du niveau de pression pour les appareils utilisant un capteur de pression par jauge de contrainte, et permet ainsi de prévenir l’imminence d’une occlusion. Cette fonction est généralement une option.

 

Ø  Stations de perfusion

 

De composition modulaire, elles servent à organiser au chevet du patient la combinaison de voies de pousse-seringues nécessaires à la thérapie et de faire évoluer les stations de perfusion au rythme des traitements administrés au patient. Elles peuvent aussi intégrer des pompes à perfusion.

 

Ces systèmes sont composés de pousse-seringues montés en parallèle et interconnectés sur une base qui centralise les commandes et les informations d’état des perfusions.

 

Ces dispositifs peuvent être utilisés pour l'administration synchronisée d'hypnotique et de morphinique en AIVOC (Anesthésie Intraveineuse à Objectif de Concentration).

  

Ø  Pousse-seringue hyperbarique

 

Les pousse-seringues hyperbariques répondent aux exigences de sécurité indispensables et spécifiques de la médecine hyperbare (pressions élevées, haute concentration en oxygène). Ils sont conçus et certifiés pour être utilisés sous 6 Atm et sont soumis aux mêmes contraintes qu’un pousse-seringue standard.

 

Ø  Pousse-seringue entéral

 

Il est conçu pour délivrer de petits volumes à faible débit (0,1 à 200 ml/h), utilisé pour la nutrition entérale des bébés et prématurés (il utilise des seringues à usage oral embout conique "cathéter" ou embout "luer lock" femelle).

 

II.2.2.3.   Choisir un pousse seringue

Ø  Classification

Les pousse-seringues peuvent généralement se classer en deux catégories :

  • Catégorie médicale : les appareils de cette catégorie vont du système le plus simple (réglage du débit de perfusion, purge, un seul seuil d’alarme de contre-pression) au système le plus évolué (cumul du volume perfusé, réglage du volume à perfuser, réglage du seuil d’alarme de contre-pression, réglage de bolus…). Les plus sophistiqués en terme de sécurité et de fonctionnalité sont plutôt destinés aux services de réanimation ou de soins intensifs où la surveillance est accrue.
  • Catégorie anesthésie AIVOC (Anesthésie IntraVeineuse à Objectif de Concentration) : ces appareils doivent permettre de réaliser des inductions et des entretiens contrôlés sur le patient. Ainsi, ils doivent être capables à tout moment d’administrer rapidement un volume défini de drogue. Ils sont munis de systèmes de bolus volontaires se cumulant au volume délivré et proposent une gamme de débit plus rapide. Les appareils de cette catégorie proposent souvent le choix d’un modèle pharmacocinétique standardisé et la prise en compte des données anthropométrique du patient.

 

Ø  Quelques chiffres

A titre indicatif…

Prix du dispositif :
Catégorie médicale : 1700 €
Catégorie anesthésie : 1900 €

Prix des options (pied à perfusion) : 200 €

Prix du contrat de maintenance préventive constructeur : 130 €
(une visite par an)

Prix du contrat de maintenance tout risque constructeur : 295 €

 

Ø  Critères de choix techniques

 

Compatibilité avec les stations de perfusion et systèmes d’accrochage

Fenêtre de débit ( 0,1 à 400 ml/h)

Précision dans une large gamme de débits (+/- 1%)

Débit de purge (500 ml/h)

Volume limite en fonction du pas

Sélection de la seringue :

- capacités des seringues acceptées (5, 10, 20, 30/35, 50/60 ml) ;
- nombre de marques acceptées (par la suite, si le pharmacien change de seringues, il devra en avertir le mainteneur).


Fonction MVO (maintien veine ouverte) (=KVO) et débit en MVO

Transport et autonomie :

- bonne autonomie (5 h) ;
- temps de recharge rapide (3 h) ;
- alimentation véhicule 12-15V.


Alarmes:

- contrôle de la seringue installée : détection du placement correct ;
- contrôle de la perfusion : alarme d’occlusion, alarme de fin de perfusion, alarme limite volume, débit KVO.
- contrôles techniques : alarme de déconnexion secteur, alarme décharge batterie, alarme défaut autotest, alarme rotation moteur.


Procédures d’auto-test au démarrage et “chien de garde”

 

Mesure et affichage :

  • Débit, volume à perfuser, temps de perfusion, cumul du volume perfusé, pression de perfusion, bolus à injecter.
  • Nombre de noms de médicaments programmables
  • Connectable aux systèmes de gestion informatisés des données (liaison RS 232)
  • Bonnes caractéristiques ergonomiques
  • Critères de choix spécifiques pour la catégorie anesthésie
  • Bibliothèque des agents (nombre d’agents enregistrables, positions libres pour les nouveaux agents)
  • Gamme de concentration acceptée (1µg/ml à 300 mg/l)
  • Dose d’induction (0,01 µg/kg(patient) à 100 µg/kg(patient))
  • Différents modes d’induction proposés (rapide, progressive…)
  • Débit (massique) d’entretien (0,01 µg/kg(patient)/h à 100 mg/kg(patient)/min)
  • Gamme de poids patient (2 à 250 kg)
  • Utilisation de seringues pré-remplies (le choix de la marque est-il possible ?)

 

II.2.2.4.   Avantages et inconvénients

Avantages :

- pour toutes les situations ;
- grande précision, même pour des volumes faibles (quelques ml/j) ;
- perfusion rapide de grands volumes (L/h) ;
- confort (patient, personnel soignant).


Risques :

- électrocution ;
- injection d’air ;
- dysfonctionnement du système ;
- écoulement libre.

 

II.2.3.          Pompe PCA

II.2.3.1.   Principe

 

Les pompes PCA permettent le contrôle de l’analgésie par le patient. Différents niveaux de programmation, permettant des degrés d’intervention variables selon les patients (bolus max, période réfractaire…). Combinaison de deux modes: continu et bolus. Ce dispositif est utilisé essentiellement en post-opératoire.

 

II.2.3.2.   Principales caractéristiques

Ø  Caractéristiques techniques

 

Les principaux critères techniques à comparer sont :

§  Marque et taille des seringues utilisables ;

§  Réglage des caractéristiques de bolus (dose de bolus, durée du bolus, précision sur les volumes de bolus, période réfractaire…) ;

§  Modes de programmation (bolus simple, bolus+débit continu, bolus+débit continu dégressif…) ;

§  Autonomie de la batterie ;

§  Les alarmes et les séquences auto-test de détection de panne interne : alarme de fin de perfusion, mauvais positionnement de la seringue, seringue vide, dose maximum atteinte, occlusion, ouverture capot…

 

Ø  Caractéristiques ergonomiques

Lors des essais cliniques des appareils, les utilisateurs comparent :

§ la facilité d’apprentissage ;

§ la simplicité d’utilisation ;

§ la facilité de nettoyage ;

§ l’encombrement ;

§ les affichages.

 

II.2.3.3.   Choisir une pompe PCA

 

Ø  Quelques chiffres

A titre indicatif…

Prix du dispositif : 2400 à 3000 €

Prix des consommables : 100 €

Prix des options (pied à perfusion) : 200 €

Prix du contrat de maintenance préventive constructeur : 150 € (une visite par an)

Prix du contrat de maintenance tout risque constructeur : 295€

 

Ø  Critères de choix techniques

Compatibilité avec les stations de perfusion et systèmes d’accrochage

Modes de programmation (bolus simple, bolus+débit continu, bolus+débit continu dégressif…)

Réglage des caractéristiques de bolus (dose de bolus, durée du bolus, précision sur les volumes de bolus, période réfractaire…)

Perfusion continue (inhibée ou débit avec incrément variable en fonction de la concentration, précision sur le débit )

Débit de purge

Sélection de la seringue :

- capacités des seringues acceptées ;
- nombre de marques acceptées ;
- reconnaissance automatique du volume de la seringue.


Alarmes pour tous les mauvais fonctionnements :

- déconnexion secteur ;
- poire débranchée ;
- alarme d’occlusion;
- seringue vide ;
- fin de perfusion ;
- dose maximum atteinte ;
- ouverture du capot au cours d’un cycle ;
- batterie déchargée.


Transport et autonomie :

- bonne autonomie (5 h) ;
- temps de recharge rapide (3 h) ;
- alimentation véhicule 12-15V.


Visualisation de l’historique par le médecin (mémorisation des derniers patients)

Mesure et affichage du nombre de bolus délivrés.

Connectable aux systèmes de gestion informatisés des données (liaison RS 232)

Bonnes caractéristiques ergonomiques.

 

II.2.3.4.   Variantes

Il existe également le pousse seringue PCA, la différence entre les 2 dispositifs est la durée de l’analgésie :

§  Pousse seringue PCA pour analgésie autocontrôlée de courte durée

§  Pompe PCA pour analgésie autocontrôlée de longue durée

 

II.3.        Standards actuels

 

Pousses seringues : permettent l’administration de faibles débits de solutions concentrées.

Pompes volumétriques : permettent l’administration de débits plus élevés.

Les quantités administrées ne dépendent pas de la position du malade, du médicament, de la pression veineuse, etc…

 

II.4.        Principales sociétés présentant du matériel de perfusion

- FRESENIUS VIAL
- ALARIS
- BAXTER
- ABBOTT
- B-BRAUN
- SMITHS
- SHERWOOD
- ARCOMED

- HOSPIRA
- MEDICOREP
-SONOMED
Liste non exhaustive

 

II.5.        Modes de perfusion  

Les pompes et les pousse-seringues nouvelle génération utilisent de nombreux modes de perfusion énumérés ci-dessous :

II.5.1.1.   Mode continu

 


Paramètres :
- Débit en ml/h
- Volume total

 

Applications :

- Chimiothérapie

-   Antibiothérapie

Intérêts :

- Correction des pertes en liquides

- Maintien de l’accès veineux

- Maladies du sang

 

II.5.1.2.   Mode Intermittent

Paramètres :

- Volume de dose

- Durée de perfusion pour chaque dose

- Fréquence d’administration

- Nombre total de doses

- Débit MVO

 

Applications :

Traitements à intervalles (ex. antibiotiques)

II.5.1.3.   Mode circadien ou séquentiel


 

 

Paramètres :

- Débit pour chaque cycle

- Unité de programmation : 1h

 

Applications :

- Chrono thérapie

- Hormonothérapie

 

Intérêts :

Adapté au biorythme

 

II.5.1.4.   Mode d’analgésie auto contrôlée (PCA)

Débit continu programmé et/ou ajout de bolus à la demande patient

Paramètres :

- Dose bolus :

Cette dose sera administrée chaque fois que le patient effectue une demande acceptée par la pompe.

 

- Période réfractaire :

Il s’agit du temps devant s’écouler après une demande d’analgésie satisfaite par la pompe, durant lequel toute autre demande n’est pas satisfaite. Si une demande est effectuée durant celle-ci, elle sera enregistrée comme constituant une demande non satisfaite par la pompe.

 

- Dose de charge :

C’est une dose initiale de produit qui sera délivrée dès la mise en route de la perfusion.

 

- Perfusion continue :

Il s’agit du débit de perfusion continue qui est administré pendant que la pompe ne délivre pas de bolus. Elle peut être nulle.

 

 

Applications :

- Analgésie contrôlée par le patient

- PCA (douleur aiguë ou chronique) site d’abord intraveineux

- PCEA (Patient Controlled Epidural Anesthesia) site d’abord en péridurale

 

Intérêts :

Soulagement de la douleur contrôlée par le patient

 

II.5.1.5.   Nutrition Parentérale Totale

 

La nutrition parentérale est une technique d’assistance nutritive par voie veineuse, exclusive ou complémentaire. Elle peut s’effectuer à l’aide d’une pompe ou d’un pousse-seringue.

 

L’augmentation progressive et diminution progressive du débit est possible pour des préconisations thérapeutiques spécifiques.

 

 

II.5.1.6.   Mode simultané

Il est possible d’administrer plusieurs produits en même temps avec des débits différents (pompe double voies simultanées ou stations de perfusion).

 

 

II.5.1.7.   Mode alterné

 

Dans le même principe, l’administration peut s’effectuer de manière alternée (avec les pompes à double voies alternées ou les stations de perfusion).

 

 

II.5.1.8.   Dose proportionnelle au poids

 

Paramètres :

- Poids du patient

- Concentration du produit à administrer

- Débit unité de masse (en µg/kg/min)

- Volume à administrer

 

Applications :

- Réanimation

- Pédiatrie

- Anesthésie

 

Intérêts :

Perfusion adaptée en fonction de la masse corporelle du patient.

 

 

II.5.1.9.   Dose à objectif de concentration (AIVOC)

 

Paramètres :

- âge du patient

- poids du patient

- concentration cible plasmatique à atteindre

 

Applications :

- Anesthésie

 

Intérêts :

Pour l’AIVOC (Anesthésie Intra Veineuse à Objectifs de Concentration), le principe réside en une conversion de la concentration cible désirée en quantité d’agent à perfuser par unité de temps. Il s’agit d’un contrôle de la perfusion pour atteindre une concentration plasmatique suivant l’effet thérapeutique recherché.

En pratique, l'anesthésiste sélectionne une concentration plasmatique qui est transformée, grâce à un algorithme, en débit de perfusion. Il existe un système de sécurité (rétro contrôle) : un second algorithme vérifie, à partir du débit de perfusion, si la concentration est cohérente avec celle programmée.

II.5.1.10.                Classification des pompes à perfusion

En fonction de leur mode d’administration, les pompes destinées à la perfusion sous cutanée de médicaments peuvent être classées en cinq sous groupes d’après la norme EN 60601-2-24 [7] :

·   Type 1 : débit de perfusion continu seulement

·   Type 2 : débit discontinu uniquement

·   Type 3 : délivrance discrète d’un bolus

·   Type 4 : type 1 combiné au type 3 et/ou type 2 dans un même appareil

·   Type 5 : pompe à débit variable programmé

 

 

II.6.        Comparatif

 

II.6.1.      Précision

 

Les différents dispositifs de perfusion génèrent des précisions différentes, présentes dans la figure 21 :

 

 

 

Figure 21 : Comparatif des systèmes [8]

 

La précision du débit est un paramètre essentiel dans le choix d’un dispositif de perfusion.

 

Les systèmes par gravité ainsi que les pompes péristaltiques ne sont utilisés que pour la nutrition, car la précision est très faible.

 

Les pompes volumétriques, à cassette et les pousse-seringues sont utilisés pour les autres applications.

 

II.6.2.       Gamme de débit

 

Les pompes et les pousse-seringues permettent de délivrer à la fois des débits très faibles ainsi que des débits élevés :

 

           - Pour les pompes, les débits varient généralement en mode micro perfusion de 0,1 ml/h à 100 ml/h par pas de 0,1ml/h et de 1 à 1000 ml/h par pas de 1 ml/h en mode     normal.

           - Pour les pousse-seringues, la plage de débit s’étend de 0,1 à 1200 ml/h par incrément     de 0,1ml/h.

 

Par contre, il est possible d’administrer une dose bolus (qualité discrète de liquide délivrée pendant un temps court) en manuel programmable de 50 à 800 ml/h, avec accès protégé, et affichage du volume bolus perfusé.

 

II.6.3.      Consommables

 

Les consommables de ces dispositifs sont différents, ils conditionnent cependant le choix d’une technologie par leur différence de coût.

 

Les pousse-seringues utilisent bien évidemment des seringues. Celles-ci peuvent être de taille différente de 5, 10, 20, 30/35, 50/60 ml. Cependant la plupart des pousse-seringues peuvent accepter différentes marques.

 

Pour les pompes, le consommable peut être très différent et son coût peut influencer le choix d’achat d’une pompe.Les pompes péristaltiques utilisent des tubulures souples dans la partie utilisée par le mécanisme. Celles-ci sont moins onéreuses que les pompes volumiques à cassette.

 

II.6.4.      Autres caractéristiques

 

Lors de la rédaction d’un cahier des clauses techniques particulières, en plus des paramètres de choix précédemment définis il faut ajouter les compléments suivants :

Type d’alimentation : fonctionnement sur batterie, autres modes d’alimentation (alimentation 12V pour le transport),

Connectable aux systèmes de gestion informatisés des données (liaison RS 232), pour une gestion centralisée,

Bonnes caractéristiques ergonomiques…

Critères de choix spécifiques pour la catégorie anesthésie :

  • Nombre de noms de médicaments programmables,
  • Bibliothèque des agents (nombre d’agents enregistrables, positions libres pour les nouveaux agents)
  • Gamme de concentration acceptée (1µg/ml à 300 mg/l),
  • Dose d’induction (0,01 µg/kg(patient) à 100 µg/kg(patient)),
  • Verrouillage clavier,
  • Verrouillage capot pour les PCA.

 

Tableau 1:  comparatif des différents systèmes de perfusion [8]

 

II.7.        Matériovigilance

 

            L’étude du rapport de la Commission Nationale de Matériovigilance (CNM) entre 1996 et 1999 montrait que le nombre total de déclaration pour ces 4 années était de 13589. En 1996, on dénombrait 1222 déclarations et en 1999, 5116. Sur ces 5116, 3440 concernaient des équipements. Sur le cumul des 13589 déclarations, 5975 eurent des conséquences graves et les équipements étaient concernés dans 48,1% des conséquences graves et 2,2% des décès.Dans les principales causes retrouvées sur l’origine de l’incident ou de l’accident, sur les 10692 dossiers classés depuis 1996 sans distinction des équipements, 30% étaient dues à des défauts de conception et / ou de fabrication, 15,6% à une utilisation inadéquate et 14% étaient dues à des défaillances techniques.

 

* PCA : Analgésie Contrôlée par le Patient

   NPT : Nutrition Parentérale Totale

 

          III.        Contrôle qualité - Maintenance

 

III.1.       Paramètres mesurables

 

III.1.1        Débit

  

La mesure du débit peut s’effectuer grâce à une simple balance, une éprouvette ou à l’aide d’un testeur spécifique de perfusion.

Le système par balance consiste à relever le volume d’eau débité dans un temps donné en mesurant la différence de poids.

La précision de ce test est limitée pour les faibles débits, contrairement aux testeurs de perfusions qui peuvent contrôler des débits allant jusqu’à 0,1 ml / h.

Des débits complémentaires peuvent également être mesurés avec les testeurs de perfusion, tels que le débit de bolus, le débit de demande patient lors de la PCA.

 

III.1.2        Temps de montée

 

Le temps de montée est le temps nécessaire pour atteindre le débit programmé dans l’espace de tolérance du constructeur.

Ce paramètre est difficilement mesurable sans testeur approprié.

Pour les pousse-seringues, ce temps de montée est réduit par un système de rattrapage de jeu automatique, qui met en contact la seringue lors du positionnement.

 

III.1.3        Occlusion

 

Dans le but de protéger le patient, tout dispositif de perfusion doit inclure une alarme de pression d’occlusion. Cette alarme doit être générée si la pression interne du dispositif d’administration dépasse un seuil préprogrammé.

Etant donné que toute occlusion accompagnée d’une accumulation de pression a également pour effet de déformer la conduite d’administration, un bolus est emmagasiné dans cette conduite : il s’agit du « bolus non programmé ». C’est une quantité aléatoire de liquide débitée rapidement et qui n’est pas censée s’intégrer au débit de sortie continu.

Un tel volume non régulé étant susceptible de constituer un risque pour le patient, il convient de le mesurer en fonction du dispositif de perfusion (appareil et tubulure).

Il est également possible de relever le temps de montée d’occlusion.

 

III.1.4        Pression

 

Une mesure de la pression peut être associée à la perfusion. Celle-ci peut être limitée par seuil et crée alors des alarmes d’occlusion (comme décrit dans le paragraphe précédent) ou par variations de pression. Ce dernier mesure un différentiel de pression positif ou négatif durant la perfusion et déclenche une alarme en cas de dépassement de ce seuil (ex : système DPS de la société Fresenius Vial). Cela permet d’anticiper la détection d’un début d’occlusion ou d’un débranchement de la ligne de perfusion.

Plus le débit est faible et plus la montée en pression sera lente, ce qui entraînera un déclenchement tardif.

 

III.1.5        Mode de relevé

 

En plus des relevés classiques de débits instantané et moyen, il est possible d’effectuer des courbes en trompette. Elles consistent à déterminer l’écart entre le débit théorique et le débit moyen calculé sur des périodes de temps variables de 2, 5, 11, 19, 31  minutes.

 

Explication sur la construction de la courbe :

 

Après une mise en régime d’une heure, les valeurs sont relevées toutes les 30 secondes.

Pour la construction des points de la courbe à 2 minutes, il faut faire la moyenne des points sur les 2 minutes (5 premiers points, de t = 0 à t = 2min avec incrément de 30s) et enregistrer cette valeur. Après avoir décalé la fenêtre de moyenne d’un point, soit 30 secondes, il faut reproduire le même calcul, et le garder en mémoire, et ainsi de suite jusqu'à la fin de l’analyse. Des valeurs moyennes relevées, les extrémités sont alors reportées sur la courbe.

Pour la courbe à 5 minutes, il faut reprendre les mesures sur 11 points etc.….

Il faut faire de même pour 11, 19, 31 minutes.

 

Le débit moyen calculé sur 2 minutes est l’image du débit instantané de la pompe, tandis que le débit moyen calculé sur 31 minutes est représentatif du débit moyen à long terme de la pompe.

 

 

 

 

Figure 22 : Courbe en trompette [8]

 

III.2.       Risques et alarmes

 

Selon la norme EN 60601-2-24 [9], les différents types d’alarmes sont :

-l’alarme sonore doit être capable de produire un son de pression acoustique d’au moins 65 dB à 1m,

-l’alarme visuelle doit continuer à fonctionner pendant la période d’inhibition de l’alarme sonore (texte en clair, pictogrammes, code numérique, voyant rouge…).

 

La durée d’inhibition de l’alarme sonore de l’appareil en fonctionnement autonome ne doit pas dépasser 2 minutes.

Le délai maximum pour les pompes à perfusion en mode attente est une heure.

 

III.2.1    Définitions

L’occlusion est une obturation totale ou partielle de la tubulure qui, en entravant l’écoulement de la solution perfusée, entraîne un risque de sous-dosage pour le patient, un bolus en levée d’occlusion, une surpression…

La pression de perfusion est la pression régnant dans la tubulure lors de la perfusion. Elle est fonction de la nature de la solution perfusée, de la température ambiante, de la gauge du cathéter, du débit de perfusion, …

L’occlusion amont est une occlusion de la tubulure en amont de la pompe (pince à roulette fermée, filtre de la chambre compte-gouttes bouché, prise d’air fermée sur flacon).

L’occlusion aval est une occlusion de la tubulure en aval de la pompe (plicature, robinet fermé).

III.2.2     Pompe à perfusion – Risques et alarmes

 

Les différentes alarmes présentes sur les pompes à perfusion sont énoncées ci-dessous :

 

·               détection d’air,

·               contrôles de la ligne : positionnement tubulure, insertion tubulure, déconnexion tubulure (chute de pression), porte ouverte, occlusion,

·               contrôles de la perfusion : fin de perfusion proche, perfusion terminée, flacon vide, erreur de débit, programmation non confirmée, fin de pause, volume limite atteint,

·               contrôles de l’appareil : porte ouverte, déconnexion secteur, batterie faible, batterie déchargée, erreurs techniques, autotest, rotation moteur, maintenance préventive,

·               détection d’occlusion : aval et amont,

·               détection des variations de pression de la ligne (augmentation et réduction) permettant à la fois une détection plus rapide d’une occlusion, ou une détection d’une déconnexion de la ligne de perfusion.

·               justesse de débit.

 

L’alarme de fin de perfusion se déclenche lorsque le Volume à Perfuser (VAP) programmé est atteint.

 

L’alarme de poche vide est activée grâce à un capteur, détecteur de gouttes, placé sur la chambre compte gouttes de la tubulure.

 

L’alarme de présence d’air : la norme NF EN 60601-2-24 [15] concernant les règles particulières de sécurité des pompes et régulateurs de perfusion, ne donne pas de valeur limite précise.

Sur les pompes à perfusion, la sensibilité du détecteur d’air est réglée de telle sorte que l’alarme soit déclenchée en cas d’apparition d’une bulle d’environ 0,1 – 0,3 ml.

 

L’alarme d’occlusion amont se caractérise par :

•       la valeur de la dépression pour laquelle elle est déclenchée, cette valeur n’est pas réglable,

•       le délai de déclenchement est fonction du débit (il est d’autant plus court que le débit est élevé).

 

L’alarme d’occlusion aval se caractérise par :

•       la valeur de la pression (appelée seuil) pour laquelle elle est déclenchée,

•       le délai de déclenchement (compté à partir du moment où l’occlusion a lieu et celui où l’alarme est déclenchée).

•       le bolus en levée d’occlusion.

 

L’alarme de déconnexion est déclenchée lorsque survient une chute brutale de la pression de perfusion. Ce peut être le cas par exemple si la tubulure de perfusion se désolidarise de la rampe de robinets en cas d’occlusion.

 

L’alarme de justesse de débit est déclenchée lorsqu’un écart intervient entre le débit de perfusion réel et celui qui a été programmé.

 

L’alarme de décharge batterie a deux fonctions :

-  prévenir l’utilisateur de la nécessité de trouver rapidement une prise secteur si la perfusion doit se poursuivre,

-  éviter une décharge profonde de la batterie, préjudiciable pour sa durée de vie.

L’alarme de décharge batterie est généralement précédée d’une préalarme (ou alarme de batterie faible) de 15 ou 30 minutes.

 

Les alarmes techniques sont déclenchées en cas d’apparition d’une anomalie de fonctionnement dans les circuits électroniques de la pompe et pouvant constituer un risque pour le patient.

Ces anomalies peuvent être détectées pendant :

            - l’autotest à la mise sous tension,
            - l’autotest permanent pendant la perfusion (watchdog).

 

Certaines d’entre elles peuvent entraîner un mauvais dosage : il y a alors obligation d’indiquer dans la notice le volume maximum délivré.

Elles sont généralement affichées avec indication codée du défaut rencontré.

 

Les sécurités présentes sont :

-       autotest à la mise en route,

-       protection contre les coupures de courant par passage systématique sur batterie,

-       protection contre les chocs électriques,

-       positionnement de la tubulure,

-       protection contre les dépassements de débit de perfusion,

-       protection contre les injections d’air,

-       protection contre les volumes de bolus et l’occlusion,

-       dispositif anti-écoulement libre (clamp automatique),

-       verrouillage clavier,

-       verrouillage capot pour utilisation PCA.

 

III.2.3    Pousse-seringues – Risques et alarmes

 

Les différentes alarmes présentes sur les pousses seringues sont énoncées ci-dessous :

 

-     débrayage mécanique,

-     contrôles de l’appareil : déconnexion secteur, erreurs techniques, autotest, rotation moteur, maintenance préventive,

-     contrôle perfusion : alarme et préalarme de fin de perfusion, alarme d’occlusion, alarme de non validation, alarme de fin de pause, alarme et préalarme volume limite, seringue vide,

-     alarme et préalarme de batterie déchargée,

-     alarme et préalarme d’occlusion,

-     alarme seringue mal installée.

 

La préalarme de perfusion se déclenche  5 minutes avant l’alarme de fin de perfusion ou 10% de la capacité totale de la seringue.

 

L’alarme de fin de seringue s’effectue par reconnaissance d’une position précise du bras par rapport à un point fixe du boîtier de l’appareil. Cette position correspond à la distance qui sépare la face antérieure des ailettes de la face postérieure du poussoir de la seringue.

Plusieurs solutions peuvent être envisagées. Toutes, cependant, font appel à un comptage des pas du moteur de l’appareil.

 

L’alarme de positionnement de seringue est activée lorsque la seringue n’est pas correctement installée sur l’appareil. Dans ce cas, la perfusion ne doit pas pouvoir être commencée.

 

Les sécurités présentes sont :

-       étanchéité,

-       protection contre les courants de fuites,

-       protection contre les chocs électriques,

-       protection contre le risque d’écoulement libre (maintien de l’ailette seringue et solidarisation du piston avec le poussoir),

-       fixation de la seringue,

-       protection contre les volumes de bolus et l’occlusion,

-       protection contre les dépassements de débit de perfusion,

-       protection intégrale de la seringue : ailettes seringue, corps de la seringue, tête     de piston, système antisiphon,

-       verrouillage capot pour utilisation PCA.

 

III.3.       Normes et réglementations

 

Les normes, concernant la perfusion sont :

 

-       la norme EN 60601-1 (Sécurité des appareils médicaux, règles générales) [11],

-       la norme EN 60601-1-2 (Compatibilité électromagnétique) [12],

-       la norme EN 60601-2-24 (Règles particulières de sécurité des pompes et régulateurs de perfusion) [13].

Selon la norme EN 60601-1 [11], le matériel de perfusion a des niveaux de protections contre :

 

-       les chocs électriques : classe II ou classe I,

-       les courants de fuites : type CF ou type BF,

-       les projections et pénétration de liquide : Niveau  IP 34 ou IP31, issue de la 6011.

-       les appareils doivent être marqués CE, appartiennent à la classe II b et sont donc soumis à obligation de maintenance.

 

III.4.       Maintenance et contrôle qualité

 

Dans le cadre des obligations de maintenance, ces dispositifs sont soumis à un contrôle annuel.

Pour cela, les constructeurs intègrent parfois dans leurs dispositifs des « alarmes maintenances ».

Celles-ci se déclenchent en fonction d’un cycle horaire préprogrammé et peut être modifié. L’alarme provoquée ne bloque pas le fonctionnement normal mais signale à l’utilisateur qu’il est nécessaire d’effectuer la maintenance. Celui-ci sait, de cette manière qu’il doit transmettre l’équipement dès que possible au service maintenance.

En plus de ces alarmes cycliques, l’enregistrement par codes de l’historique de la vie du dispositif est généralement intégré à l’intérieur de celui-ci. Cela permet au service biomédical de suivre les différentes étapes, les erreurs rencontrées, et le temps de fonctionnement depuis la dernière maintenance.

 

De plus, des logiciels de contrôle sont disponibles afin de se connecter au dispositif à contrôler, ils permettent en outre d’avoir :

      • des messages d'aide au diagnostic de pannes,
      • un affichage et un contrôle des paramètres internes de l'appareil,
      • une copie des paramètres d'utilisation entre appareils,
      • une séquence de test assistée par boîte de dialogue,
      • une édition d'un rapport de contrôle,
      • un enregistrement des données de test,
      • une mise à jour de la date de maintenance,
      • une exportation de données vers une GMAO.

 

Pour répondre aux besoins exprimés suite à la publication du Décret 2001-1154, du 5 décembre 2001, relatif à « l'obligation de maintenance et au contrôle qualité des dispositifs médicaux prévu à l'article L. 5212-1 du code de la santé publique » [2], le *SNITEM, l'AAMB, l'ABIF, l'ATD et l'AFIB ont eu la volonté de se réunir et de travailler ensemble à l'élaboration d'une série de fiches modèles de Contrôle Qualité pour certaines familles de dispositifs médicaux. Ils proposent notamment un document détaillant le contrôle qualité minimal nécessaire applicable à tous les dispositifs de perfusion [14].

* SNITEM : Syndicat National de l'Industrie des Technologies Médicales

AAMB : Association des Agents de Maintenance Biomédicale

ABIF : Association des Biomédicaux d’Ile de France

ATD : Association des Techniciens de Dialyse

AFIB : Association Française des Ingénieurs Biomédicaux

 

Ces fiches définissent les critères communs minimaux applicables à tous les produits d'une même famille. Pour ce faire elles listent les points à vérifier pour évaluer le maintien des performances revendiquées par le fabricant ainsi que le bon fonctionnement des alarmes et sécurités.

 

 

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Annexe 22 : Aperçu sur les assistances circulatoires

APERÇU SUR LES ASSISTANCES CIRCULATOIRES

             I.        Définition

 

L’assistance circulatoire mécanique permet de suppléer l’action d’un ou des ventricules cardiaques chez des Insuffisants Cardiaques (IC) en attente soit d’une récupération, soit d’une transplantation.

 

Il existe différents Dispositifs d’Assistance Ventriculaires (DAV) (extra ou intracorporels).

 

C’est une technique lourde avec risques de complications hémorragiques, thromboemboliques ou infectieuses 

 

           II.        Principales techniques

 

§ Ballon de contre-pulsion intra-aortique (CPIA)

§ Les pompes centrifuges : Assistances Circulatoires Périphériques . Gauche, Droite ou Biventriculaire. Couplée à un oxygénateur =Extracorporeal Membrane Oxygenation (ECMO).

§ Les pompes axiales (Hémopump), DAV intracorporels (Jarvik 2000 Heart, MicroMed DeBakey). Assistances Gauches

 

§ Les pompes à déplacement :

ü  -DAV extracorporels        Thoratec, Abiomed, Berlin Heart (Assistances Gauche, Droite, Biventriculaires) ;

ü  -DAV intracorporels         Novacor et le HeartMate Assistances Gauche Cœur artificiel Cardiowest Assistance Biventriculaire ;

 

Dans cet aperçu on s’intéresse uniquement à la pompe à Contre-Pulsion Intra-Aortique (CPIA) objet de la procédure d’achat.

 

II.1.        Pompe à Contre-Pulsion Intra-Aortique (CPIA)

 

La contre-pulsion est composée d'un ballon de 30 à 40 mL monté sur un cathéter qui peut être inséré par abord chirurgical de l'artère fémorale ou par voie percutanée.
Le ballon est monté de l'artère fémorale dans l'aorte descendante, immédiatement en aval de la sous-clavière gauche.

 

Le ballon relié à une console est gonflé et dégonflé cycliquement par de l'hélium, de manière synchronisé à l'électrocardiogramme ou à la pression artérielle. Pendant la diastole, le ballon est gonflé, augmente la pression artérielle diastolique et ainsi la pression de perfusion coronaire. Il est dégonflé pendant la systole, créant une baisse de la pression artérielle induisant une diminution de la post-charge ventriculaire et ainsi une augmentation du débit cardiaque (la pression de perfusion coronaire), il en résulte une nette amélioration de la balance énergétique du myocarde.( Figure 1)

 

 


   








Figure 1 : ballon de contre pulsion intra-aortique[16])



II.1.1.   
Fonctionnement du cathéter à fibre optique

 

 

 

 

Figure 2 :principe de fonctionnement du cathéter à fibre optique [17]

 

Une source lumineuse du système électronique transmet la lumière à la sonde à fibre optique (figure 2 A).

Un capteur de pression (figure 2 B) détecte les variations de pression à l’aide d’une membrane sensible, une quantité de lumière proportionnelle à la pression est re

flétée, ce qui permet d’avoir l’intensité lumineuse et donc à l’aide d’une fonction de transfert on peut remonter aux changements de la pression.

 

II.1.2.    Intérêt du cathéter à fibre optique

 

§  Facilité d’acquisition de la pression artérielle

a.    Pas de maintenance

b.    Pas de recalibration du zéro

 

§  Précision du capteur

 

§  Optimisation des performances

a.    Pas d’interférences électriques

b.    Pas d’artéfacts

§  Elimination du délai de transmission vs système hydrostatique conventionnel

 

 


 

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