Avertissement
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Si vous arrivez directement
sur cette page, sachez que ce travail est un rapport d'étudiants
et doit être pris comme tel. Il peut donc comporter des
imperfections ou des imprécisions que le lecteur doit admettre
et donc supporter. Il a été réalisé pendant
la période de formation et constitue avant-tout un travail de
compilation bibliographique, d'initiation et d'analyse sur des
thématiques associées aux technologies
biomédicales. Nous ne faisons
aucun usage commercial et la duplication est libre. Si vous avez des
raisons de contester ce droit d'usage, merci de nous
en faire part . L'objectif de la présentation sur
le Web est de permettre l'accès à l'information et
d'augmenter ainsi les échanges professionnels. En cas d'usage du
document, n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne
lecture...
|
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Yoann Assier |
Référence
bibliographique à rappeler pour tout usage :
Conception d'un logiciel d'évaluation de la vétusté des équipements biomédicaux - Transposition du Logiciel PREVERT-H, Auteur: Yoann Assier. Rapport de Stage MASTER Management des Technologies en Santé (MTS), UTC, 2007-2008 Université de Technologie de Compiègne |
Le Groupe Hospitalier Mots clés : Vétusté – Logiciel – Code CNEH – Inventaire - |
The Hospital
complex called “Le Groupe Hospitalier Key words :
Dilapidation
– Software – CNEH code – Inventory |
Remerciements
Mon présent stage
s’est déroulé au sein de la Direction des
Equipements et Mobiliers du Groupe Hospitalier
L’ensemble de mes travaux a été supervisé par ma
tutrice de
stage ;
Je prie Stephane POIGNANT,
C’est à Mesdames Paula MARLIAC, Hélène ROBY, Agnes
DE SILANS
et à Messieurs Hervé DUROS,
Chapitre
I :
Présentation du groupe
Hospitalier
I.1) Historique
I.2) Présentation
géographique
I.3) Structuration par pôle
d’activité
I.4) Présentation
du service
Biomédical
I.5) Bilans d’activité du
groupe hospitalier
I.5.1) Activité
I.5.2) Moyens mis au service des
patients
II.1) Contexte – La
répartition financière est fonction du taux de
vétusté
II.2) Présentation de
l’outil actuel utilisé par les Hôpitaux de Paris
(logiciel : PREVERT-H)
II.3) Pourquoi est-il
nécessaire de développer un autre logiciel
d’évaluation de la vétusté ?
II.4) Définitions des
différents types de vétusté (utilisées dans
nos travaux)
[1]
II.5) Objectifs de
conception du nouveau logiciel
II.6) Présentation du
logiciel
II.6.1) Présentation
générale
II.6.2) Comprendre le fonctionnement du
Programme
II.6.3) Présentation d’un compte
rendu
II.6.4) Présentation d’une
archive
II.6.5) Présentation du code
des huit macros
II.7) Validation du logiciel
II.8) Présentation du
logiciel aux référents équipements des pôles
du GH-PS
II.9) Formation du personnel
II.10) Suivi de
son utilisation
Ce stage de 5 mois
s’inscrit dans le cadre de mes études en
ingénierie biomédicale, Université Technologique
de Compiègne, spécialité
Master 2 « Management des Technologies en
santé ». Il a pour
mission de préparer l’étudiant dans
son insertion professionnelle.
Mes disponibilités
au sein de la Direction des Equipements
et Mobiliers du groupe hospitalier
Pitié-Salpêtrière de Paris, ont été
proposées
au service pour développer une solution logicielle qui permettra
d’évaluer le
taux de vétusté d’un équipement et d’une famille
d’équipements. La
vétusté est un indicateur minutieusement
regardé par les Directions Financières pour dimensionner
les dotations et
définir des contrats d’objectifs avec ses partenaires de
santé (réduire la
vétusté).
La politique de
délégation de gestion engagée au sein de
l’Assistance
Publique des Hôpitaux de Paris cherche à diminuer le taux
de vétusté des dispositifs
médicaux de ses hôpitaux. Les enveloppes
budgétaires ventilées par hôpital sont
dimensionnées au prorata de la vétusté des
équipements. Pour maîtriser
la vétusté de leur parc
d’équipements, les Hôpitaux doivent posséder un
outil d’évaluation adapté en
terme d’ergonomie et en terme de pertinence des calculs.
Les Hôpitaux de
Paris utilisent actuellement un logiciel nommé
« PREVERT-H » pour évaluer la
vétusté globale et la vétusté par
famille d’équipements. Ce logiciel développé en
2000 par un groupe
d’informaticiens est aujourd’hui utilisé pour dimensionner les
enveloppes
budgétaires ventilées par pôle d’activité.
Le principal
inconvénient du logiciel
« PREVERT-H » est son ergonomie. Par
conséquent, il n’est pas
envisageable de donner cet outil aux cadres de santé pourtant
les plus à même
de mener une réflexion sur le remplacement de leurs dispositifs
médicaux. De
plus, ce logiciel n’a pas été conçu pour supporter
la réflexion spécifique (par
dispositif médical pris individuellement) car
« PREVERT-H » calcule
exclusivement des taux de vétusté moyens d’une famille
d’équipements et se
trouve dans l’incapacité d’identifier de manière
spécifique un équipement trop
vétuste dont il faudrait prioriser le remplacement.
Le logiciel à
développer sera utilisé par les pôles
d’activité eux-mêmes. Le logiciel devra donc être
facile d’utilisation et devra
archiver automatiquement les calculs de vétusté. Il devra
également suivre
l’évolution au sein des pôles d’activité pour
contrôler le respect de la
politique engagée par l’AP-HP : réduire la
vétusté du parc des
équipements.
Le logiciel devra d’une
part, permettre de suivre le taux de
vétusté dans le temps et d’autre part aider les services
à prioriser les achats
conformément à cette politique.
La deuxième partie
du rapport (annexes confidentielles)
montre mon implication dans les procédures d’achat
conformément au code des
marchés publics. La gestion de ces
marchés engagés par le groupe hospitalier inclut la
rédaction des documents
administratifs, cahier des charges techniques, le rapport d’analyse des
offres,
le rapport des négociations… Dans
ce
rapport figurera les éléments nécessaires à
la compréhension de ces marchés de
manière synthétique.
D’autres projets ont
étés menés comme l’installation d’une
nouvelle version logicielle de
Ses origines remontent au
XVIème
siècle avec la création en 1544 d’un grand
« Bureau des Pauvres »
destiné à combattre la mendicité, véritable
fléau de la capitale. Malgré ses
efforts, le bureau échoue dans sa mission et les rues de Paris
sont de plus en
plus envahies par les mendiants et les déshérités
de toutes sortes.
Louis XIV décide alors, par l’édit
royal de 1656, la création de l’hôpital
Général. Il est destiné à recueillir
tous les mendiants, pauvres et marginaux divers qui perturbent l’ordre
de vie
de la capitale par leur nombre croissant et leur comportement asociaux.
La mission principale aux XVIIè et
XVIIIè siècles est de protéger la
société de ses asociaux et être charitable
envers eux (Figure 1). Pendant deux
siècles,
A la fin du XVIIIè
siècle, apparaît
une timide humanisation. On commence à soigner les corps et une
infirmerie
générale fut construite en 1783, puis détruite
pour édifier une clinique de
rééducation neurologique.
Les nouvelles missions au
XIXè
siècle :
La révolution abolira l’hôpital
Général de louis XIV et créera les hospices
Civils. Puis la révolution de 1848
abolira les Hospices et créera l’Assistance Publique (1849) qui
existe toujours
et compte actuellement 51 établissements hospitaliers dans la
région
parisienne.
Le XXè siècle verra l’abandon de
l’asile d’aliénées en 1921 et celui de l’hospice en 1968. La salpêtrière devient un
hôpital à part
entière tourné vers toutes les disciplines. Elle va
retrouver
Actuellement, le centre de
cardiologie perpétue cette œuvre d’innovation, tandis que se
poursuit
l’entretien du patrimoine architectural exceptionnel du groupe
hospitalier
Pitié-Salpêtrière.
I.3) Structuration par pôle d’activité
Les activités du
groupe hospitalier Pitié Salpêtrière (81
services médicaux) sont divisées en 11 pôles.
Chacun d’entre eux est supervisé par un coordinateur
médical et
paramédical, un cadre administratif, un référent
équipement et un Directeur
délégué.
Ces pôles
d’activité sont décrits dans le tableau 1 :
N° Pôle |
Dénomination |
1 |
Endocrinologie / Nutrition
/ Métabolisme |
2 |
Chirurgie |
3 |
P.R.A.G.U.E.S |
4 |
Maladies du système
nerveux |
5 |
Chirurgie de la tête
et du cou |
6 |
Cardiologie |
7 |
Biologie |
8 |
Infection Immuno
Inflammatoire |
9 |
Imagerie |
10 |
Santé Publique /
Evaluation / Produit de Santé |
11 |
Oncologie /
Hématologie / Radiothérapie |
La Direction des
Equipements de
Nombre de lits |
1826 lits au total dont
1826 en aigue |
Nombre de places en
hôpital de jour |
159 |
Nombre de consultations |
532862 |
Nombre d’admissions |
121697 |
Nombre de naissances |
2155 |
Tableau
2 : Activité
du groupe hospitalier
L’origine
géographique des patients pris en charge par le
groupe hospitalier
La masse salariale
représentée par les 6446 équivalents
temps pleins non médical montre la dimension du groupement
hospitalier Pitié
Salpêtrière.
Les budgets d’exploitation de 482,900 Millions d’euros et
d’investissement de 25,330 Millions d’euros justifient en autre
l’arsenal des
équipements lourds présent sur le site.
• 4 IRM (dont un IRM ouvert a été
inauguré le 4 février 2007)
• 3 scanographes
• 3 Gamma caméras à scintigraphie
• 6 appareils angionumérisés
• 10 postes d’hémodialyse
• 1 tomographie par Emission de Positons (TEP)
• 1 robot chirurgical, 2 robots de neurochirurgie
• 1 lithotriteur extracorporel
• 2 synthétiseurs d’ADN
• 3 accélérateurs de particules
• 9 salles de radiologie
- Construction d’une
Unité
Hospitalière Sécurisée Interrégionale.
- Institut Cerveau Moelle
- Organisation des
Pôles
- Regroupement de
- Extension de l’institut
de
Cardiologie
Au regard de l’importance
du parc hospitalier
Pitié-Salpêtrière en diversité des
équipements, en nombre d’équipements et en
volume financier, une politique de renouvellement des dispositifs
médicaux
s’avère indispensable car elle ne peut être finement
managée par un acteur unique.
Cette politique de délégation
de gestion
a pour but de sensibiliser les cadres de pôles sur le
renouvellement de leurs
dispositifs. Cette politique doit
s’inscrire dans une dynamique de pensée commune où
plusieurs acteurs devront
suivre une stratégie de renouvellement des dispositifs avec un
référentiel permettant
de déterminer les critères de pondération sur le
remplacement des dispositifs.
La politique engagée repose sur la vétusté des
équipements
(indicateur). La vétusté d’un équipement ou d’une
famille d’équipements est
directement une fonction du temps. Pour sa détermination, il est
nécessaire de
connaître l’âge du dispositif ainsi qu’une estimation de sa
durée de vie
(elle-même fonction de la durée nécessaire pour
l’amortissement de ce
dispositif). Le rapport de son âge sur sa durée de vie
estimée correspond à sa
vétusté. Si ce rapport est supérieur à 1,
le dispositif a dépassé sa durée de
vie et doit être remplacé. Cette réflexion autour
de la vétusté du parc de
l’hôpital devra, à terme, abaisser son taux de
vétusté moyen. La
réflexion menée autour des plans de
rééquipements sera menée au sein de chaque pôle d’activité. Pour
mettre en place cette stratégie, il est
nécessaire d’évaluer les pôles par
équipement et par famille d’équipements.
La politique de
délégation de gestion des pôles d’activité
cherche à autonomiser les pôles et les services en les
aidant à anticiper les
plans d’équipements annuels et pluriannuels. La réflexion
autonome de chaque
pôle d’activité s’effectue sur les équipements non
pris en charge par les
enveloppes transversales et dont le montant n’excède pas 10 K€.
Les
enveloppes transversales ont
pour fonction de supporter les achats des dispositifs médicaux
correspondant à
des besoins récurrents, répartis sur l’ensemble de
l’hôpital et représentant un
volume financier considérable.
C’est
la Direction des Equipements de
l’hôpital qui élabore le plan d’équipement des
dispositifs pris en charge par
les enveloppes transversales. Cette
gestion
transversale permet de mener une étude globale sur l’ensemble de
l’hôpital. Il
sera alors permis d’acheter les dispositifs médicaux en
considérant les
éventuels prêts entre les services ou
déménagements. C’est
pourquoi les enveloppes transversales
doivent être gérées par une Direction
Générale qui a une vision globale sur
l’hôpital afin d’acheter un ensemble cohérent.
Le tableau 3 rappelle
l’ensemble des codes CNEH couverts par
les enveloppes transversales.
CNEH |
Désignation
nomenclature |
15901 |
Moniteur de surveillance
cardio-respiratoire |
15902 |
Poste central de
surveillance |
15998 |
Module Monitoring |
15999 |
Monitorage divers |
32201 |
Ventilateur pulmonaire |
32401 |
Pousses seringues |
32402 |
Pompe à perfusion |
32499 |
Perfusion/Nutrition/transfusion
divers |
37001 |
Fibroscope |
37099 |
Endoscopie Dive |
Au
sein des établissements de l’Assistance
Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), un outil informatique
(logiciel) appelé
« PREVERT » a été
développé en 2000 par un groupe d’informaticiens
pour évaluer la vétusté de ses hôpitaux. Ce
logiciel a été développé pour être
exploité par le siège de l’APHP et donc dans chaque
Hôpital. Il a pour principales
fonctions de :
- de suivre
l’évolution de la vétusté par des tableaux de bord
annuels issus de
PREVERT.
Pour illustrer son fonctionnement et pour montrer le type de
résultats générés, voici le cycle qui anime
son utilisation :
Il est attendu que la
vétusté des équipements de chaque pôle
d’activité de l’hôpital puisse être analysée
par tous les cadres de son pôle
afin de supporter le management par secteur d’activité. Pour se
faire, le
logiciel devra être facile d’utilisation, permettre le suivi de
l’évolution de
la vétusté au cours du temps et d’identifier les
équipements trop vétustes afin
de prioriser leur remplacement. Il aura également la fonction de
réconciliation
d’inventaire en fournissant aux cadres de santé la liste des
équipements de
leur secteur d’activité pour qu’ils puissent se rendre compte
d’une absence
injustifiée d’un équipement dans
L’état de l’art en
matière
d’évaluation de la vétusté des équipements
médicaux est très facile à dresser,
en effet, la principale référence est le logiciel
PREVERT-H conçu au sein de
l’AP-HP. La problématique de mon
stage
étant de transposer le logiciel PREVERT-H en un autre logiciel
de manière à le
rendre exploitable au niveau de tous les acteurs des hôpitaux en
leur proposant
des stratégies pour abaisser leur taux de vétusté
encore et encore…
Bien que l’indicateur
« taux de vétusté » regardé
par le ministère [2] soit plus complexe, il s’avère que
le mode calcul
préconisé par le ministère de la santé et
de l’industrie pour déterminer la
vétusté des équipements ne peut pas s’appliquer
sur un équipement unitaire. En
effet, le calcul du taux de vétusté des
équipements doit être calculé selon les
résultats des comptes d’une structure englobant un grand nombre
d’équipements. Son
calcul
correspond au rapport des soldes créditeurs des comptes sur le
solde débiteur
des comptes [2]. Cette vétusté est regardée par
l’ARH et les EPS. On comprend
parfaitement que ce calcul est rendu possible sur une tenue des comptes
globale
et impossible à transposer pour un équipement pris
indépendamment.
Bien que le logiciel
PREVERT n’utilise pas le même mode de
calcul, son utilisation permet de rendre compte de la
vétusté des équipements
même si il a été jugé imprudent de prendre
les résultats en valeur absolue. Il
permet de comparer la vétusté entre les
hôpitaux [1]. Mon logiciel devra estimer la vétusté
de chaque équipement (ce
que ne fait pas le fait le logiciel PREVERT-H voir section II.3) par
contre il
devra utiliser les mêmes formules de calcul pour qu’il puisse
être exploité par
les services de soins et être intégré dans les
plans prévisionnels annuels et
pluriannuels d’équipements.
Formules de calculs
(selon PREVERT-H) :
Véi est le rapport de son
âge sur sa durée de vie moyenne estimée, elle
est :
Véi =
( Age
/
Durée de vie estimée)
- égale à 0 quand l’équipement
est neuf
- égale à 1 s’il a atteint la
durée de vie moyenne estimée
- Supérieur à 1 s’il l’a
dépassée
L’age peut être
déterminé en
utilisant la date d’installation du dispositif. C’est en calculant le
temps qui
s’est écoulée entre la date du jour et la date
d’installation que nous obtiendrons
son age.
La durée de vie
estimée devra être
estimée avec les connaissances des ingénieurs
biomédicaux spécialisés par
catégorie d’équipements dont ils sont a même
d’estimer cet indicateur.
Vvi
=
Vai x
Véi
La valeur estimée
« Vai »
est le montant estimé qui devra être estimé en
fonction des connaissances des
ingénieurs spécialisés par catégorie
d’équipements et à l’aide des montants
réels renseignés dans
L’indice de confiance est
le rapport de la somme des
montants des équipements avant une suppression sur la somme des
équipements
après suppression. La suppression
d’un
équipement pourra être envisagée lorsque qu’une
donnée est non renseignée dans
Ce rapport permet de
rendre compte de la part des
équipements non pris en compte dans les calculs et donc de la
fiabilité des
résultats.
Comment gagner du temps
et de
l’énergie ?
Il est possible de gagner
du temps et de l’énergie en se
servant de ce qui est fait. Suite à l’étude du logiciel
« PREVERT-H »,
il s’est avéré que celui-ci possède une base de
données (tableau Excel)
contenant, pour chacun des codes des nomenclatures CNEH 1992 et 2000,
les
correspondances des durées de vie estimées et des prix
estimés.
Afin de compléter
la nomenclature CNEH dans le fichier de
base, j’ai concaténé les codes CNEH présents dans
notre GMAO avec ceux de la
nomenclature grâce à une macro Excel qui, à partir
de la liste de tous les
équipements de l’hôpital, ajoutait tous les codes CNEH qui
n’étaient pas
présent dans la nomenclature utilisée dans PREVERT
(certains codes issus de
Pour
compléter les deux nomenclatures CNEH (1992 et 2000)
avec les durées de vie estimées, je me suis réuni
avec les ingénieurs
spécialisés pour estimer (sans calculs
d’apothicaires !) la durée
de vie moyenne nécessaire à l’amortissement des
dispositifs correspondants à un
même code CNEH. Tandis que
l’estimation
des montants par code CNEH a été réalisée
en programmant une macro. Cette macro
calculait la moyenne des montants
renseignés dans
Le
logiciel devra être doté de cette nomenclature CNEH avec
les montants et durées de vie estimées de manière
intrinsèque pour être capable
de calculer la vétusté d’une nouvelle famille
d’équipements issue de
La problématique
principale de la conception
du logiciel est de le réaliser en utilisant une seule interface,
la plus ergonomique
possible pour les services.
A ce stade, deux options se
dessinent, l’une utilisant Access, l’autre Excel. Considérant
que les services sont plus
familiarisés avec l’environnement Excel que celui d’Access, le
support de
travail choisi sera Excel.
La vulgarisation du logiciel (pour qu’il puisse être
utilisé
par chaque cadre de pôle) devra utiliser des macros Excel et donc
une
programmation en Visual Basic, l’objectif étant de
réduire les manipulations à
de rares « clics de souris ».
Après une pré-étude de la programmation, la figure
4 résume
les principaux objectifs de la programmation en Visual Basic
(VBA):
II.6) Présentation
du logiciel
Nom de la
feuille Excel (onglet) |
Type
d’utilisation de la feuille |
« PREVERT » |
Unique Feuille
utilisée par le logiciel. Cet
onglet contient les nomenclatures CNEH 1992 et 2000 avec leur montant
estimé et durée de vie estimée |
« COMPTE_RENDU_TOUS_EQUIPEMENTS » |
Ici sont les archives et
comptes rendus remplis par le logiciel. Ces onglets doivent
être consultés en « lecture
seule » sans jamais
sauvegarder quel que soit les modifications
apportées. |
« COMPTE_RENDU_-10KE » |
|
« COMPTE_RENDU_+10KE » |
|
« ARCHIVE_TOUS_EQUIPEMENTS » |
|
« ARCHIVE_-10KE » |
|
« ARCHIVE_+10KE » |
|
« CALCULS » et, pour
sa réinitialisation : « CALCULS(2) |
L’onglet
« COLLER_LES_DONNEES_ISSUES_DE_OPTIM »
reçoit la liste des équipements issue de L’onglet
« CALCULS » contient les boutons poussoirs des
macros réalisant les calculs ainsi que les résultats des
calculs. |
« COLLER_LES_DONNEES_ISSUES_DE_OPTIM » et, pour sa
réinitialisation : « COLLER_LES_DONNEES_ISSUES_DE_OP(2) » |
Tableau
4 : Présentation
des feuilles Excel
Les archives seront
conservées pendant une durée minimum de 5
ans et un calcul unique pourra être conservé sur une
période de 4 mois (tableau
5).
Périodes des
sauvegardes |
Janvier à Avril
Inclus |
Mai à Août
inclus |
Septembre à
Décembre inclus |
Tableau 5 :
Périodes de conservation des données
Une Archive
reçoit
la copie du contenu de la feuille « CALCULS », la
feuille
« CALCULS » contient entre autre la liste des
équipements triée par
taux de vétusté et par code couleur.
J’expliquerai dans la section II.5.4) le contenu des archives. Ce sont elles qui permettent d’identifier un
équipement de manière spécifique.
Chronologiquement, une
requête d’équipements est établie à
l’aide de
Dans
L’opérateur
devra effectuer les 3 étapes suivantes:
(1) Copier la plage des cellules A(2)
à E(fin de liste) à partir de la requête (Figure
11),
(2) Coller les
cellules dans la cellule A3 de la feuille Excel «
COLLER_DONNEES_ISSUES_DE_OPTIM » (Figure 12)
Figure
12 : Feuille
Excel "COLLER_DONNEES_ISSUESOPTIM" où la
famille d’équipements sélectionnée depuis
(3) Cliquer sur les boutons poussoirs de la feuille « CALCULS » dans l’ordre indiqué dans l’encadré jaune de cette même feuille (Figure 13). Chaque bouton poussoir est associé à une Macro.
Seuls les Boutons
poussoirs entourés en rouge (figure 13)
sont facultatifs et leur utilisation dépend des
équipements que l’opérateur
souhaite conserver. Les deux boutons
poussoirs « optionnels » (entourés en
rouge) étant facultatifs, l’opérateur
peut effectuer 3 sélections d’équipements
différentes :
Soit : Conserver
les
équipements de moins de 10 K€ en supprimant les équipements dont les montants sont
supérieurs à 10K€.
Soit :
Conserver les équipements
de plus de 10 K€ en supprimant
les équipements dont les montants sont inférieurs
à 10K€.
Soit :
Conserver tous les
équipements en n’effectuant aucune suppression
d’équipement (soit en
n’appuyant sur aucun des boutons poussoirs optionnels).
En fonction du type de
famille d’équipements que l’opérateur
a sélectionné, les résultats seront
automatiquement affichés dans l’une des
feuilles « comptes rendus » correspondante parmi
"Compte_Rendu_-10KE", "Compte_Rendu_+10KE, "Compte_Rendu_Tous
Equipements" :
Périodes des
sauvegardes |
Janvier
à Avril Inclus |
Mai
à Août inclus |
Septembre
à Décembre inclus |
Tableau 6: Rappel
des périodes de sauvegardes des archives
et des comptes rendus
Les
archives sont générées en cliquant sur le bouton
poussoir
« Tri_taux_vétusté » (macro
n°7).
Figure 15 : Archive, (exemple).
Les archives permettent
de mener les
réflexions suivantes :
La colonne
« VETUSTE» ( 2 ), permet de lire de haut en bas
les
équipements du plus vétuste au moins vétuste, le
code couleur de la vétusté ( 2 ) correspond
aux classes de vétusté suivantes :
Gris : Véi >
1,5
-
Noir : 1,5 ≥
Véi >
1
- Rouge: 1
≥ Véi >
0.8
- Orange : 0,8 ≥ Véi
> 0,5
- Vert : 0,5 ≥ Véi
Les classes codés
en couleur grise et noire ( 2 ) sont
les équipements dont il faut prioriser le
remplacement. Une vigilance doit
être cependant
accordée à la classe rouge ( 2 ) dans
les budgets prévisionnels des plans d’équipements
puisqu’elles ne tarderont pas
à avoir une vétusté supérieure à 1
(couleur noire et grise).
Avec le numéro
séquentiel ( 3 ), il est possible d’identifier les
équipements
« mauvais élèves »
c'est-à-dire les équipements qui ont une
vétusté (
2 ) supérieure
à 1.
Les montants
estimés ( 1 ) permettent
d’estimer le budget à allouer pour le
remplacement des dispositifs (de même que les montants OPTIM
(Valeur Achat
issue de
Les noms des services qui
apparaissent dans la dernière
colonne de l’archive ( 4 ) renseigne sur la localisation du
matériel.
Considérant que les cadres de pôles transmettront la liste
des équipements aux
chefs des services pour qu’ils tiennent compte de la
vétusté des équipements
dans leurs plans prévisionnels annuels et pluriannuels. Cette
information (nom
du service) est capitale pour l’exploitation de ce logiciel sur le
terrain. Ainsi, ces derniers pourront agir
sur leur
parc de manière plus fine.
Les tests
effectués dans le cadre de la validation du
logiciel ont nécessité :
- de simuler
une nouvelle année (par
ex 2009) afin de contrôler si le tableau servant au tracé
du graphique fait
place à la nouvelle année en supprimant l’année la
plus ancienne.
- de simuler des dates différentes sur
les trois périodes de l’année (au moins une par
quadrimestre).
Pour l’ensemble de ces
dates de
test, il sera nécessaire de contrôler avec une même
famille d’équipements
(ex : notre pôle oncologie) les éléments
suivants :
- la
validité de tous les résultats des
calculs générés par le logiciel en les
vérifiant manuellement.
- la validité des emplacements où sont
affichés les résultats des calculs.
Indépendamment des tests précédents, il aura été nécessaire de vérifier la capacité des archives à se régénérer lorsque celles-ci sont pleines en écrasant l’archive la plus ancienne.
Pendant la manipulation,
entre chaque test, les cellules de
la partie supérieure des comptes rendus ont été
effacées pour contrôler
l’affichage des données.
Tableau
8 : Résultats issues
de la validation
du logiciel.
Conclusion : Au début des
tests, de nombreuses
anomalies de fonctionnement ont été observées puis
corrigées. A chaque nouvelle
correction, la procédure de validation a été revue
depuis le début. Au terme des
corrections apportées, ce tableau
Deux groupes d’acteurs concernés sont : d’une part les
techniciens biomédicaux qui devront fournir aux cadres de
santé la liste des
équipements qui les concerne. Et
d’autre
part les cadres de santé qui seront les premiers utilisateurs du
logiciel.
Une présentation du logiciel a été faite aux cadres référents équipements du GHPS. Pendant une heure, ils ont pu suivre la manière d’utiliser le logiciel grâce à une projection Power Point, je leur ai également expliqué dans quelles politiques l’utilisation de ce logiciel trouve tout son intérêt.
Les politiques
sont :
- La
délégation de gestion des équipements de moins de
10 000€ aux pôles du GHPS (politique instaurée par la
Direction des
Equipements et Mobiliers).
- Le regard de l’indicateur « taux de
vétusté » par
la Direction des Equipements pour dimensionner les dotations relatives
aux
plans d’équipements de chaque pôle d’activité du
GHPS.
- Pour tenter d’avoir un impact au plus haut niveau
c'est-à-dire sur les dotations ORPI (Objectifs Régionaux
Pluriannuels d’Investissements)
qui sont fonction de la vétusté des équipements [3]
Je les ai
également sensibilisé sur le fait qu’ils seront
suivis sur l’utilisation de cet outil (logiciel) dans l’avenir.
Les techniciens
biomédicaux sont les seuls à posséder les
droits d’accès informatiques (licences) pour extraire une liste
d’équipements
au format Excel depuis
Le logiciel a
été adopté à l’unanimité par les
cadres des
pôles malgré, pour certains d’entre eux, un effort
particulier pour adopter
l’outil informatique.
Ils se sont
montrés très coopératifs et ont été
séduits par
cet outil qui présente un autre intérêt que celui
de suivre la vétusté, cet
autre intérêt est qu’il permet de suivre l’inventaire d’un
parc d’équipements.
Mais il ne faut pas
négliger que le temps qui passe peut
dégrader l’assiduité des cadres des pôles, c’est
pourquoi la Direction des
Equipements et Mobiliers devra veiller de manière continue
à sa bonne
utilisation dans l’avenir. Pour cela la Direction des Equipements devra
demander aux services de leur fournir des comptes rendus
quadrimestriellement, au
terme de chaque période de 4 mois (fin avril, fin août et
fin décembre). Ce
processus s’inscrit dans une démarche d’amélioration
continue.
Figure 16 : Roue de Deming –
système qualité – amélioration continue
de l’utilisation du logiciel
d’évaluation de la vétusté –
En l’absence d’outils mis
à disposition des cadres des services
du Groupe Hospitalier de
Mon implication dans ce projet m’a permis de mettre en place
une stratégie de développement en recueillant les besoins
des futurs
utilisateurs et en veillant à connaître
les outils déjà existants mis à leurs disposition.
Mon implication dans les réunions
et les formations des cadres de santé relatives à mon
logiciel m’a permis
d’optimiser mon organisation de travail et ma faculté à
former du
personnel. J’ai également pris
conscience combien il était important de contrôler
l’utilisation de ce logiciel
dans les services pour que celui-ci puisse apporter au GHPS toutes ses
capacités d’aide à la maîtrise du parc
d’équipements.
[1]
J. P. Perrin, a,
H. Lifchitzb
and J. P. Lajonchere, « Prevert : un outil
d’évaluation des plans
d’équipement des hopitaux de l’AP–HP » Elsevier, ITBM-RBM,
volume 24,
Issue 3, June 2003, Pages 150-159
[2]
Tableau De Bord des Indicateurs Financiers des
Etablissements Publics de Santé (TBFEPS) – Ministère de
l’économie, des
finances et de l’industrie – Ministère de la santé, de la
famille, et des
personnes handicapés, Février 2003, page n° - 17 sur
38 pages. Disponible sur
site : http://www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/indicateurs_etab/guide_tbfeps.pdf
(visité le 20/06/2008)
[3] Circulaire
DHOS/F/2003/139 du 20 mars 2003 relative au Plan d’investissement
national «
Hôpital 2007 », Circulaire
d’investissement du 20 mars 2003 paru au JO
le 30/04/003 – Ministère de
[4]
Code des
marchés publics : site visité le 08/02/2008 :
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=DB455BCBA221AD5358EAB2E9D20625DC.tpdjo10v_3?cidTexte=LEGITEXT000005627819&dateTexte=20080208