1-Présentation
du
Centre
Hospitalier
Paul
Chapron
de
la
Ferté
Bernard
1.1-Présentation
du
centre
Hospitalier
* Situation géographique de
La Ferté Bernard
La
Ferté
Bernard
est
une
ville
située
dans
la
région
de
la
Sarthe.
Elle
a
une
population estimée
à 10.000 habitants avec pour chef lieu de département Le
Mans. La ville se situe sur les grands axes de communication
A11-RN23-ligne de chemin de fer et est distante de 21 kilomètres
de Nogent le Rotrou et de 45 kilomètres de Le Mans.
Voir la carte de
département ci-dessous :
Figure1:
Une
vue
de
la
carte de la Sarthe [1]
Source :livret
d'accueil du CH
•
Historique du
centre hospitalier Paul Chapron
L’origine du
Centre Hospitalier (CH) Paul Chapron de la Ferté Bernard remonte
à 1707. Cependant, c’est en 1972 qu’une description assez
complète de l’établissement a eu le jour comprenant un
corps de bâtiment avec deux grandes salles de malades, une
cuisine, un réfectoire et une petite chambre. Au premier : un
corridor desservant 14 petites chambres, une aile où se trouve
l’administration, deux chambres et un
cellier.
Aussi,
1972
est
l’année
d’ouverture de la Maison de Retraite
Saint Julien, et 1984 la Maison de Retraite Paul Chapron et la
Maternité.
Aujourd’hui, le Centre
Hospitalier ˝PAUL CHAPRON˝ de la Ferté Bernard compte 306
lits repartis sur 4 centres dont la répartition est la suivante
:
Les différents
centres du CH Paul Chapron de La Ferté Bernard
Voici une vue du
CH Paul Chapron de La Ferté Bernard
Figure
2:
Une
vue
du
CH
Paul
Chapron
de
La
ferté
Bernard [2]
Source Archives service biomédical du CH de La Ferté
Bernard
•
Missions,
activités et différents services
L’administration, maillon de la vie hospitalière gère 350
salariés dont des médecins, des cadres de
santé, des infirmiers, des aide-soignant et des agents des
services hospitaliers. D’autres personnels hospitaliers
spécialisés collaborent aux soins et à la prise en
charge des patients. Le centre Hospitalier accueille aussi des
étudiants en soins infirmiers et/ou autres personnes en
formation.
Le CH est un établissement
public doté de la
personnalité morale. Elle possède une autonomie juridique
et financière dont la gestion s’apparente par de nombreux points
à une entreprise privée.
Ses missions sont nombreuses à savoir :
- la permanence d’accueil et accès aux
soins
- l’accueil des urgences 24h/24
- l’hospitalisation à tout moment dans
les différents services
- l’accueil des consultants sur rendez-vous
dans
les différentes spécialités
- l’hébergement des personnes
âgées et polyhandicapées
- Services du
CH Paul Chapron
Le
CH.
Paul
Chapron
de
La
Ferté
Bernard
regroupe
divers
services
de
soins
dont:
o Les urgences
:
ce
service
est
situé
à
proximité
du
bloc
opératoire
et de l’imagerie
médicale. Il est à la disposition des patients 24h/24h.
Toutes les urgences y sont traitées par un médecin
urgentiste.
En cas de transfert de patient dont l’état nécessite des
soins spécifiques et spécialisés, le SAMU en a la
charge. Il dispose les moyens de transfert rapide dont un
hélicoptère sanitaire à partir de
l’hélistation située dans l’enceinte de
l’établissement.
o La chirurgie
générale : Ce service
est constitué de 30 lits et compte plusieurs
spécialités telles que :
- les voies digestives
- les voies urinaires
- la gynécologie
- le système veineux.
Les interventions de la chirurgie
générale se font selon
les techniques conventionnelles, par cœlioscopie ou par chirurgie
endoscopique.
La chirurgie ORL : un praticien spécialisé en ORL
assure le traitement des affections du
nez, de la gorge et des oreilles
o
La chirurgie
orthopédique et traumatique.
o
Les services de
médecine polyvalente : avec
orientation hépato gastroentérologie « maladie de
l’appareil digestif », orientation cardiologie et vasculaire.
o
Les consultations
: ce service accueille les
patients pour une première consultation et assure le suivi
médical et la suite des soins aux urgences ou à la suite
d’un séjour en milieu hospitalier ou encore en ambulatoire.
o
Un service de
kinésithérapie
o
Un service social:
ce
service
a
pour
mission
d’aider
les
personnes
qui
rencontrent
des difficultés
personnelles ou familiales, relatives à leur état de
santé.
o
Un service
d’anesthésie
o Un service de
stérilisation
o Un service de
restauration
o Un service de
blanchisserie
o Un service
technique pour la maintenance
o Un service
administratif.
•
Contexte,
problématique et enjeux du sujet
Chaque
année
la
France
consacre
près
de
10%
de
ses
richesses
nationales
à
la
santé
de
ses citoyens. Plus du
tiers de ces ressources sont allouées à
l’hôpital public soit près de 50 milliards d’euros.
La réussite de ces hôpitaux et des établissements
médico-sociaux réside dans la cohésion des
différentes activités qui les composent.
[
3]
Il est aperçu très vite que d’énormes
ressources sont mises à la disposition de la population chaque
année. Face à un tel problème, des
dispositions particulières sont prises pour
contrôler et contraindre les différents acteurs à
la rigueur, à la rentabilité et à la gestion
efficiente des établissements de santé. D’où
l’instauration de règlementations, de normes et des lois pour
l’obligation de maintenance, de certification et de gestion par
pôle d’activités et de tarification à l’acte. Aussi
le contexte économique de plus en plus difficile et
dernièrement la certification du CH Paul Capron de La
Ferté Bernard en 2002 et en 2006, les directeurs de
l’Hôpital se trouvent à devoir reformer leurs
méthodes de fonctionnement.
Voir annexe 1
Quelques textes
règlementaires
Les DM et leur gestion sont soumis à des règles,
ci-dessous quelques textes règlementaires.
- 3 octobre 1995 : Obligation de maintenance. [4]
- Décembre 2001, Décret 2001-11545
relatif à l’organisation de maintenance et contrôle
qualité des dispositifs médicaux. [5]
- 3 mars 2003(JO n°66 du 19/03/2003):
arrêté fixant l’obligation de maintenance et de
contrôle qualité des dispositifs médicaux. [6]
- 2004 : Création l’HAS et des obligations
d’accréditation. [7]
- 2004 : Tarification à l’acte. [8]
- 2007 : hôpital 2007, gestion en pôle
de
compétences. [9]
- 2009 :
Hôpital-Patient-Santé-Territoire :
Mutualisation des ressources. [10]
Le
sujet
de
stage
vise
à
proposer
une
politique
de
la
gestion
de
la
maintenance
dans
le CH. de La ferté Bernard. Ce
qui passe nécessairement par l’analyse de la situation actuelle,
comparer l’internalisation et l’externalisation afin de proposer
des solutions
rentables.
Il convient impérativement de s’interroger sur la part de
responsabilité, des compétences, des ressources humaines,
de la disponibilité du personnel et du DM, des
délais et les coûts engendrés par les parties
prenantes dans la gestion de la maintenance du CH. Paul
Chapron de La Ferté Bernard.
La problématique de
l’étude s’illustre de la
façon suivante :
Les objectifs dans cette
initiative sont de taille, il s’agit réellement de trouver les
voies et moyens de piloter la gestion de la maintenance afin d’en tirer
des intérêts. La recherche optimale de la
réduction des coûts de transport et de maintenance, des
délais de remise à disposition grâce à une
gestion efficace et une véritable approche vers
l’amélioration continue de la qualité des
prestations sont autant d’objectifs que veut atteindre le service
biomédical du CH Paul Capron.
- Enjeux d’une
bonne politique de gestion de la maintenance
Les
enjeux
de
l’élaboration
d’une
bonne
politique
de
gestion
de
la
maintenance
sont
divers.
Ils
se
définissent comme
étant les profits ou les pertes à obtenir en s’inscrivant
dans une dynamique d’amélioration continue de
gestion de la maintenance dans le CH Paul Chapron de La
Ferté
Bernard.
Les
enjeux
dans
la
définition
d’une
bonne politique de gestion
de la maintenance dans le CH, sont de divers ordres à savoir :
- Réaliser une meilleure approche
économique du CH.
- Optimiser la disponibilité des
équipements en temps réel.
- Assurer la qualité des soins au
patient.
- Réaliser une réelle approche
technique des prestations données
- Maîtriser toutes les parties prenantes
:
sous-traitants, biomédicaux, utilisateurs.
- Améliorer l’image du service
biomédical et du centre hospitalier
- Etre en phase avec la réglementation,
les normes et les lois.
- S’adapter aux évolutions
technologiques
de gestion de la maintenance.
- Maintenir et garder conforme les
installations
hospitalières.
- S’assurer de la mise en place d’indicateurs
fiables et objectifs permettant l’évaluation des
prestations,
dont une représentation
schématique est faite
ci-dessous :
1.2-Présentation
du
service
biomédical
Le service biomédical du CH. de La Ferté Bernard a eu le
jour il y’a deux ans, il assure la maintenance de la
quasi-totalité (62%) des dispositifs médicaux
figurant dans la GMAO. Les principales activités sont reparties
en quatre grandes unités de fonctions dont
:
- les achats
- la
maintenance
- la
reforme
- le contrôle qualité interne et externe
Les unités de fonction ci-dessus se composent de la façon
suivante
:
Le service
biomédical fait partie du service technique ainsi que les
services l’électricité, la Plomberie et le service
véhicule. Les quatre services de ce département
travaillent de concert pour assurer le bon fonctionnement des
installations et dispositifs sous leur
responsabilité.
Ci-dessous
l’organigramme du service technique
Organigramme
du
service
technique
2.
Etat
des
lieux
Afin d’appréhender
l’approche de cette étude, il est important de
connaître ces deux notions : maintenance et gestion dont
les définitions sont ci-dessous.
•
Définition
de la gestion de la maintenance
Le processus de
gestion de la maintenance est un domaine vaste et dans le cadre de
cette étude il se limitera à la gestion des Dispositifs
Médicaux dans un
CH.
La
gestion
des
Dispositifs
Médicaux
(DM) correspond aux
différentes actions mises en œuvre depuis l’achat du DM
jusqu’à sa réforme. Dans cette étude, le terme DM
(Dispositifs Médicaux) est pris au sens large et englobe tout
équipement dont le service biomédical a la charge et
concourant directement ou indirectement aux processus de soins.
•
définition
de la maintenance
On
entend
par
maintenance
d’un
DM
l’ensemble
des
activités
destinées
à
maintenir
(maintenance
préventive)
ou
à
rétablir
(maintenance corrective) un DM dans un
état ou dans des fonctions données de sûreté
de fonctionnement pour accomplir une fonction requise. [
12]
Elle est constituée de huit opérations :
- L’achat
- La réception d’équipement
- L’installation technique
- La formation des utilisateurs
- La maintenance préventive
- Le contrôle régulier des
performances
- La maintenance curative
- La gestion de l’inventaire et de la
maintenance sur fichier
Dans les établissements de
santé la fonction
biomédicale élabore, entre autres la politique de
maintenance. Il assure la gestion et l’application des
procédures. Pour ce faire les points suivants doivent être
au préalable définis et mis en œuvre.
Inventaire (avec
dénonciation commune et commerciale, fabricant,
fournisseur, numéro de série,
localisation et date de mise en service)
Organisation et
modalités d’exécution définies et
transcrites.
Qui fait quoi ? (société’, utilisateur biomédical)
planning (révisions périodiques).
2.1-
Analyse de la situation
•
Le service
biomédical : le local
Un
atelier
est
disponible
et
équipé
d’outils
d’intervention,
de
quatre
équipements
de
contrôle,
de
mesure
et
d’essai
(ECME). Cet ensemble de matériels permet au
technicien biomédical de faire des contrôles de routine et
de contrôle qualité sur certains DM.
Figure
6:
une
vue
de
l’atelier biomédical [2]
Source : Archives service biomédical CH La Ferté Bernard
• Les ressources
humaines
Le service
est composé d’un seul technicien biomédical aidé
souvent par la secrétaire du service technique (un jour et demi
de travail par semaine) et deux électriciens du service
technique pour le supplier ou le remplacer en cas d’absence, absence
qui se fait remarquer car il est le détenteur exclusif de ce
service. C’est lui seul qui a la maîtrise des dossiers en suspens
et le rangement de toutes les pièces de rechanges disponibles.
Le poids du service biomédical s’exerce ainsi sur une seule
personne souvent prise par les affaires administratives et les
interventions de tout part, il ne peut donc mettre efficacement
à profit ses savoirs techniques au bénéfice du
service et partant de la structure sanitaire.
• Les moyens
matériels
Quelques moyens
matériels existent au CH de La Ferté Bernard, mais
souvent le recours à la technicité externe est
récurrent. Trente sept (37) contrats de maintenance
biomédicale sont signés avec des prestataires
extérieurs pour s’occuper des DM à technicité plus
complexe ou demandant des outils et pièces de rechanges pointus.
La GMAO encore au stade de mise en place (ne couvre que les services
technique et biomédical) permet progressivement la
traçabilité des interventions et l’inventaire des
équipements.
Aussi, des équipements de Mesure de Contrôle et
d’Essai (ECME) existent entre autres :
- Testeur de défibrillateur
- Testeur de pression
- Testeur d’ECG
- contrôleur de sécurité
électrique
Figure 7: une vue du rangement des pièces
détachées [2]
Source
Archives
service
biomédical
du
CH
La
Ferté
Bernard
• Les
activités du service biomédical
Le service est tenu par un technicien supérieur
biomédical sous la direction du service technique. Ses
activités sont partagées entre les services de soins,
administratives et les prestataires externes
Ci-dessous
un
logigramme
explicatif
des
procédures et des
relations entre les services.
• Les ressources
financières
Le
service
biomédical
ne
dispose
pas
de
budget
qui
lui
est
alloué,
tous
les
bons
de
commande sont adressés à
l’économat pour avis et appréciation selon l’état
d’urgence ou non de la commande, absence donc de plan de maintenance et
de travaux annuel ou pluriannuel et partant aucune vision
budgétaire à court et moyen terme, arbitrage
réalisé au gré des demandes.
• La pratique de la
maintenance
Deux
types
de
maintenance
sont
pratiqués
au
CH
de
La
Ferté
Bernard.
La
maintenance
interne
est
faite par le service
biomédical lorsque les outils, les pièces de
rechanges et la criticité du DM sont à sa portée,
et la maintenance externe quand le DM est d’une technicité
élevée, manque d’outils et de criticité reconnue
ainsi que le délai trop
long.
• L’inventaire
général des dispositifs médicaux
L’inventaire des
équipements existant dans la GMAO date de plus d’un an, il se
trouve alors nécessaire de l’actualiser. A ce titre, le service
a débuté l’inventaire qui pour l’heure n’est pas
terminé avant la fin définitive du stage
réalisé dans le CH. Néanmoins les
données actuelles de la GMAO permettent de faire les
statistiques nécessaires. Les DM réformés
sont listés ainsi que les équipements de prêt
; de nos jours le CH a 1422 équipements présents dans la
GMAO.
Un récapitulatif de l’analyse de la situation du service
biomédical est donné ci-dessous.
2.2-Comparaison
:
internalisation/externalisation
de
la
maintenance
La comparaison d’une façon
générale de l’Internalisation et de l’Externalisation
à partir des coûts, du Temps et des délais des
interventions des maintenances pratiquées au CH de La
Ferté Bernard, est un moyen approprié pour cibler, peser
et apprécier, à un bon pourcentage près la
rentabilité d’une de ces
maintenances.
Dans
cette
investigation,
l’analyse
s’étend
des interventions
correctives, préventives, travaux aux contrôles
qualités de chaque type de maintenance (en interne et en
externe) enregistrées dans la GMAO sur la période du 05
Janvier 2009 au 30 Avril 2010. Au total 527 intervention sont
faites dont 417 par le service biomédical en interne soit
79 % et 110 en externe soit
21%.
La
maintenance
est
dite
interne
(FAIRE)
lorsqu’elle est assurée par le ou les techniciens
biomédicaux appartenant à la structure sanitaire,
indépendants du fabricant. Les interventions sont presque quasi
totales en interne et externe (FAIRE FAIRE) si elle est
réalisée par une tierce entreprise de maintenance
(fabricant, société …) avec qui le CH a établi des
obligations et devoirs de maintenance sur l’ensemble des DM.
Maintenance en
interne est de 79%
et celle en externe est de 21%
•
Répartition
des
interventions
/correctives
/préventives
contrôle/
travaux
en
interne
et
en
externe
En interne comme en externe, les
différents types d’intervention sont réalisés
(corrective, préventive, contrôle et travaux) au CH de La
Ferté Bernard. L’analyse des données montre que le
service biomédical de l’Hôpital assure la majeure partie
des interventions sur les DM au détriment des prestations
externes sauf en maintenance préventive où la maintenance
externe a consacré un nombre élevé d’intervention
à cause des contrats signés avec le CH.
En interne
en externe
417
interventions
correctives
86
interventions
correctives
09
intervention
préventives
18
interventions
préventives
07
Travaux
04
Travaux
06
Contrôles
02
Contrôles
Contrôle
: ce sont les contrôles qualités
(paramétrage, vérification) réalisés
sur certains équipements pour leur redonner la performance
prescrite par
lefabricant.
Travaux :
ce
sont
les
activités
réalisées
hors
maintenance
corrective,
préventive
telles
les
installations,
les
formations.
•
Répartition
des
durées
correctives
/
préventives
/
contrôles
/
travaux
en
interne
et
en
externe
La répartition du temps de travail des différentes
activités de maintenance du CH montre bien les
différences de temps des interventions : corrective,
préventive, contrôle et travaux aussi bien en interne
qu’en externe. Le service biomédical de l’hôpital a
réalisé plus du double de temps des prestations
extérieures pour ce qui est des interventions correctives, 323
heures contre 154 heures. Quant aux interventions préventives,
elles sont à l’avantage des services externes en raison des
contrats de maintenance qui les lient au CH.
Contrôle
: ce sont les contrôles (paramétrages,
vérifications) réalisés sur certains
équipements pour leur redonner la performance prescrite par le
fabricant
Travaux
: ce sont les activités réalisées
hors maintenance corrective, préventive telles les
installations, les formations.
•
Répartition
des
coûts
correctives/préventives/contrôles/travaux
en
interne
et
en
externe
Afin d’apprécier au mieux les coûts des interventions de
maintenance, au CH de La Ferté Bernard, une estimation des
coûts moyens horaires de maintenance qu’elle soit en interne ou
en externe est donnée ci-dessous.
Source : Gestion des ressources
humaines et dossiers de prestation du CH la Ferté Bernard
Dans la figure ci-dessous, le coût de la
maintenance préventive en externe n’est pas donné.
Cette maintenance préventive est sous contrat dont les montants
sont déjà connus quelque soit le temps de maintenance
à passer. Cependant la maintenance corrective, les
contrôles et les travaux en externe ont respectivement des
coûts (hors taxes, sans frais de transport et de pièces de
rechange) qui sont au delà du double de ceux
réalisés en interne par les techniciens
biomédicaux.
Aussi,
la
différence
se
situe
au
niveau
de
la
facturation
à
l’heure.
Pendant
que
le
technicien
biomédical en
interne estime son de travail à 24 euros l’heure, la même
intervention est payée à 120 euros l’heure soit 5 fois
plus chère.
En raison du secret professionnel et des chiffres propres au CH,
certaines données de la maintenance en interne et en externe:
correctives, préventives, travaux, contrôle
qualité, achat de pièces de rechange et frais de
transport ne sont pas fournies dans le présent
rapport.
*Les Montants sont en hors taxes
*Les
Montants
sont
sans
frais
de
transport
et
de
pièces
de
rechange
*le
coût
de
la
maintenance
préventive
en
externe
représente
les
contrats
de
maintenance
biomédicale
Contrôle
: ce sont les contrôles qualités
(paramétrage, vérification) réalisés
sur certains équipements pour leur redonner la performance
prescrite par le
fabricant.
Travaux
: ce sont les activités réalisées hors maintenance
corrective, préventive telles les installations, les
formations.
Coût de la maintenance en
interne
Coût de la maintenance en externe
Corrective
:7752,
euros
Corrective
:
17
434
euros
Préventive
:
288
euros
Préventive
98
271
euros
Contrôle
:
312
euros
Contrôle
:
241
euros
Travaux
:
312
euros
Travaux
:
20892
euros
Le détail de la
maintenance corrective en externe en
annexe 2
•
Temps
d’immobilisation moyen de la corrective en interne et externe des DM
Quelque soit le type de maintenance choisi au CH il y’a toujours une
période d’immobilisation des DM lors des interventions.
Ci-dessous une comparaison du temps moyen d’immobilisation pendant
les interventions correctives en interne et en externe est
donnée sur le graphe. Pendant que les équipements sont
immobilisés sur une période moyenne de 2 jours en
interne, ils passent 12 jours quand la maintenance est faite en
externe.
•
Coûts
d’intervention corrective de quelques équipements en
interne et en externe
Ci-dessous une estimation de quelques DM
fréquemment
dépannées en interne comme en externe est donnée
pour s’imprégner des différentes facturations
et le temps d’intervention entre les équipements. L’ensemble de
ces équipements qui figurent dans le tableau peuvent être
réparés en interne par le technicien biomédical
mais le manque de temps fait qu’ils sont souvent faits en externe.
Il ressort une grande différence des coûts d’intervention,
différence due aux coûts de facturation horaire. Aussi les
équipements comme le Bistouris, le pousse seringue et la table
d’opération demandent assez de temps d’intervention, toute chose
rendant leur dépannage en interne difficile d’où
l’intervention de la prestation externe.
*
Les
Montants sont en hors
taxes
*Les
Montants
sont
sans
frais
de transport et de pièces de
rechanges
La comparaison faite au niveau de certains équipements
fréquemment dépannés au CH montre que les types de
DM et le temps mis pour le correctif sont des facteurs
déterminant pour le prix de revient d’une intervention qu’elle
soit en interne ou en externe. Les bistouris et les pousse seringue
sont les plus sollicités et leur correctif demande assez de
temps d’où le prix de revient de l’intervention
élevé.
2.3-Synthèse
de
l’état
des
lieux
L’analyse des différentes composantes du
service
biomédical laisse apparaître l’existence d’un local
technique occupé par un seul technicien. L’insuffisance des
ressources humaines est de mise, donc source de pratique de deux sortes
de maintenance. La maintenance est assurée par le technicien
biomédical en interne pour les DM à délai non
compromettant, ECME disponibles et de technicité
maîtrisée et en externe par des prestataires pour
les équipements de technicité élevée et
spéciale, ECME requis absents et de délais critiques. A
cela, il faut noter l’absence de fond alloué au service
biomédical, les bons de commandes sont adressés à
l’économat pour appréciation, cheminement qui
augmente parfois les délais des interventions. La motivation et
la volonté existent au service biomédical mais
l’insuffisance des ressources humaines et l’absence de fond
rendent difficile le bon fonctionnement du
service.
En ce qui concerne la comparaison des deux maintenances, il ressort des
différences tant au niveau des répartitions des
interventions, du temps moyen d’immobilisation, des durés et des
coûts de maintenance. La maintenance en interne est moins
chère avec en moyenne un coût horaire de 24 euros et 2
jours d’immobilisation pendant que celle pratiquée en
externe est cinq fois plus chère, en moyenne un coût
horaire de 120 euros et plus longue avec une période
d’immobilisation moyenne de 12 jours. A ces prix il faut ajouter les
frais de transport et de pièces de rechanges pour les
interventions externes qui varient selon la nature, et les
circonstances de l’intervention. Le détail des charges et
coût horaire du technicien biomédical en interne, voir en
annexe
3.
Au terme de cette comparaison et de l’analyse de la
situation, la
question qui en sort est de savoir s’il faut laisser la situation en
l’état, c’est à dire continuer avec les deux sortes de
maintenance et avoir d’un côté la maintenance en externe
avec des prix de revient élevés pour peu de temps
consacré à l’intervention avec un long temps
d’immobilisation et de l’autre côté la maintenance en
interne pour une grande participation à la maintenance, un
bref temps d’immobilisation avec un coût de revient moins
chère ou bien choisir entre les deux une forme de pratique de la
maintenance pour le CH de La Ferté Bernard afin
d’optimiser et rentabiliser les ressources financières (soit la
maintenance en interne soit la maintenance en externe) ?
3-Proposition
de
politique
de
gestion
efficace
de
la
maintenance
3.1 Les
critères de choix d’une maintenance
La
question
qui
se
pose
ici
est de choisir une politique de maintenance
rentable au CH. de La Ferté Bernard. La pertinence de la
question voudrait qu’on cerne tous les contours de chaque
décision. Chaque choix doit être défini dans des
critères qui s’apparentent à l’organisation du service
biomédical de la structure sanitaire de La Ferté Bernard.
Il est important de connaître ses capacités humaines,
techniques, matérielles, qualitatives et financières pour
définir ses
limites.
Ci-dessous,
sont
montrées
les
différentes
questions
à
se poser quant au choix de l’internalisation ou de
l’externalisation de la maintenance du CH de La Ferté
Bernard.
- Avons-nous les moyens matériels
requis ?
- Avons-nous la technicité requise et
les
habilitations nécessaires ?
- Avons-nous les ressources humaines et
financières suffisantes ?
- Les coûts ou frais de maintenance
seront-ils réduits par rapport aux intérêts ?
- Les délais seront-ils réduits
?
L’analyse
approfondie
des
différents
critères
ci-dessus
du
point
de
vue
avantages
et inconvénients montre la complexité de
choix d’un modèle quelconque de maintenance. Un outil d’aide
d’analyse semble être la solution, dont un modèle est
présenté ci-dessous.
3.2) Les
différentes ressources et leurs moyens d’action
Les ressources
des services biomédicaux se diffèrent d’un
établissement à un autre. Ces différences sont
souvent dues du fait de la taille, de la volonté des
responsables et des ressources du CH. Cependant, une forme optimale et
standard d’organisation de la maintenance ne doit pas être perdue
de vue. Elle doit répondre aux différentes questions
entre autres.
•
Avons-nous les
ressources humaines requises ?
Un service
biomédical repose sur une équipe ayant des connaissances
biomédicales dont la synergie des savoirs et savoir faire des
techniciens qui le composent favorisent la résolution des
actions de maintenance sans recours externe. Le bon fonctionnement d’un
service ou d’une équipe passe aussi par des moments de partage
et d’échanges entre les uns et les autres, le nombre suffisant
des agents leur permet de vaquer en temps réel aux
interventions de la structure. Le service est composé d’un seul
technicien biomédical et est voué à un
perpétuel recommencement d’organisation. Cette composition d’un
seul biomédical ne constitue pas un atout favorable à
l’optimisation efficiente la de maintenance du CH puisqu’il a à
charge les travaux de maintenance et les travaux
administratifs à accomplir en même temps.
•
Avons-nous la
technicité ou formation
requise ?
Les
équipements
de
santé
subissent
l’influence
de
l’évolution
technologique
si
bien
que
les
connaissances
acquises
ne
sont
nécessairement pas efficaces au fur et
à mesure que le temps passe. Il paraît primordial que les
agents, éventuellement à leur embauche puis tout au long
de leur activité professionnelle, reçoivent une formation
continue. En effet, que ce soit en guise de remise à niveau des
notions élémentaires inhérentes à leur
corps de métier, ou pour parfaire des connaissances dans un
souci d’évolution future des missions, la démarche de
formation est une dynamique vertueuse dans laquelle chacun doit trouver
son compte.
Sécurité et hygiène, techniques et principes
permettant d’éviter les accidents professionnels,
(r)évolutions réglementaires sont des thèmes
majeurs que les responsables doivent aborder avec les techniciens.
En ce qui concerne les perspectives de carrière : un certain
nombre d’évolutions peut être envisagé par un agent
de maintenance, pour peu qu’il ait la motivation nécessaire pour
s’orienter vers des formations qualifiantes mais aussi et surtout pour
peu qu’on lui en donne l’occasion, l’occasion dans ce cadre sont les
moyens financiers.
Ces différentes formations peuvent se faire pendant l’achat d’un
nouveau DM, auprès de la société de fabrication ou
dans des Universités en formation continue au fil de l’eau.
o Familiarisation et
découverte de nouvelles
technologies
o Augmentation de la capacité de
réaction face aux pannes
o Réduction à moyen et long terme du
prix de revient des interventions
o Internalisation progressive de la maintenance
o Réduction progressive de la
dépendance et de l’externalisation de la maintenance
• Avons-nous les
moyens matériels requis
?
Les
moyens
matériels
sont
essentiellement
les
outils
mis
à
la
disposition
des
techniciens
biomédicaux
pour
mener
à
bien leurs activités de maintenance et administratives.
Ils sont composés de logiciels d’outils techniques et
d’équipements de mesure et d’essai (ECME). Le service
biomédical doit avoir des outils techniques nécessaires
pour les circonstances données puisque la
rentabilité accrue en temps réel, la fiabilité des
DM mis à disposition, la sécurité des patients et
la qualité des soins en dépendent ; à ce titre des
outils existent au CH mais ne sont cependant pas suffisants. La
GMAO ne couvrant pas tous les services, doit s’étendre à
l’ensemble des parties intégrantes de la maintenance
(service de soins et service administratifs) du CH afin de
résoudre certains problèmes de gestion tels que :
- La maîtrise des coûts des
maintenances et des installations
- L’optimisation des moyens techniques et
humains de maintenance
- La maîtrise de la préparation
des
interventions, leur planification et leurs coûts
- L’optimisation de la gestion du stock de
pièces de rechange
- L’inventaire des installations techniques
- La réalisation de la
traçabilité (RSQM) et statistiques
Ci-dessous la liste et l’estimation des
prix de quelques
équipements de mesure et d’essai pour la fiabilité et la
conformité des interventions et des DM.
Source
:
Guide
Pratique
Maintenance
des Dispositifs Médicaux
DRASS de Midi-Pyrénées
Tous ces équipements de contrôle de mesure et d’essai
(ECME) cités dans le tableau ci-dessus doivent être
l’objet de programme d’achat au fur et à mesure annuel ou
pluriannuel pour ne pas subir les coûts.
• Les délais
seront-ils réduits ?
La vocation première de la mise en place d’une politique
de maintenance est de réduire les temps d’intervention et
d’immobilisation des équipements qui par conséquent ont
des effets directs sur les coûts et prix de revient des
dépannages. Les prix de revient et la privation ou la mise
à disposition du DM aux services de soins en dépendent.
Les délais de réparation et d’intervention ne doivent pas
être un frein au bon déroulement des services, mais aussi
engendrer des surcoûts au budget alloué à la
maintenance.
• Les coûts
seront-ils réduits?
Du
point
de
vue
général,
les
centres
hospitaliers
souffrent
de
lacunes
plus
ou
moins
grandes
en
matière
financière. Quand même un CH a pour vocation de donner la
qualité de soins aux patients, il lui faut cependant des
ressources financières pour sa survie. Ces ressources passent
par la maîtrise des coûts et prix de revient des
activités de maintenance dans la structure. Une politique
de gestion dont les coûts d’interventions ne sont pas
maîtrisés ne peut efficacement favoriser
l’optimisation de la maintenance mise en place dans l’hôpital,
toute chose qui doit pourtant être sa mission première
.
• La qualité
de service sera t-elle
assurée
?
La
qualité de service est le but et la raison d’existence d’un
service biomédical dans une structure sanitaire. Ici la
qualité est le produit de l’ensemble des dotations et des
moyens d’actions mis à la disposition du service. Le service
biomédical doit assurer la qualité au quotidien à
la mesure de leurs moyens. Cependant le concours de
l’administration doit s’impliquer à cette qualité parce
ce que le dit-on, la qualité a un prix.
En somme, les différentes ressources et leur moyen d’action
cités donnent lieu à un diagramme d’Ishikawa
représenté ci-dessous.
Il existe plusieurs types de
maintenance, mais dans le cadre de cette
étude l’accent est principalement mis sur celle pratiquée
en interne et en externe afin de cerner leurs avantages et leurs
inconvénients.
Ci-dessous
une
comparaison
des
deux
maintenances.
Tableau comparatif de l’Internalisation et de l’externalisation
Une analyse des deux types de maintenance montent que les circonstances
et la personne ressource sont parties intégrantes à la
facturation de prix de la maintenance et de sa bonne marche qu’elle
soit en interne ou en
externe.
3.4)
Formalisation et mise en place de la maintenance
•
Maintenance:
comment faire ?
Le
choix
de
faire
ou
de
faire
faire
dépend
de
nombreux
facteurs
intrinsèques
et
extrinsèques
au
service biomédical
(cités ci-dessus). Il existe pour chaque cas des avantages et
des inconvénients. Par conséquent, le choix du type de
maintenance doit se faire en connaissant tout d'abord les besoins et
les moyens mis à disposition. Il sera utile de dégager
des critères sur lesquels s'appuyer pour pouvoir effectuer la
bonne mise de cette maintenance. Une bonne politique de gestion de
maintenance dans un CH est après tout un ensemble de
processus dont la démarche doit être menée
conjointement par le responsable du service biomédical en
concertation avec les autorités administratives du CH de La
Ferté Bernard. Il s’agit, dans un premier temps de mettre en
place une procédure claire et unique pour la réalisation
des activités de maintenance. Celle-ci doit pouvoir obéir
à toutes les règlementations et lois en vigueur, fournir
de la qualité de soins au patient, réduire les
coûts, qu’ils soient directs ou indirects, liés à
la maintenance ou à la non maintenance par la mise
à disposition en temps réduit le DM.
Tous
ces
critères
passent
nécessairement
par
plusieurs
étapes
dont
un
exemple
est
donné
ci-dessous.
• Mise en place
d’outils d’aide à la gestion de la maintenance
Toute fois qu’une politique
de maintenance est mise en place, il faut qu’elle soit rentable,
efficace et porteuse de solutions aux défaillances des choix
antérieurs. La définition d’indicateurs ou d’outils
partagés et mesurés en routine afin de procéder
régulièrement à l’évaluation des
éventuelles actions menées sur une période bien
déterminée et des améliorations à y
apportées semble être l’une des
solutions.
La
relation
clients/fournisseurs
doit
permettre
au
service
biomédical
et
les
différents
services
de
progresser
dans
une
démarche d’évaluation mutuelle et partagée
(sereine) avec les services « clients.
».
Cette
relation
ne
pourra
s’établir
qu’en
respectant
un
certain
nombre
de
principes
méthodologiques
inhérents
à
toute
démarche se voulant constructive et pérenne.
- Pilotage de la
maintenance
Le milieu hospitalier est soumis
à d’importantes contraintes en
termes de sécurité, satisfaction, délais,
qualité et traçabilité. A ce titre le pilotage de
la maintenance est un point essentiel, pertinent et complexe quelque
soit le type de maintenance adopté. La politique de
gestion de la maintenance doit garantir la disponibilité des
équipements de l’établissement. Savoir analyser la
situation, développer, coordonner les actions, optimiser
le fonctionnement des DM, assurer un contrôle et un suivi
règlementaire, gérer ses prestataires et fournisseurs
sont autant de problématiques de ce secteur auxquelles des
outils d’aide de pilotage de la maintenance savent répondre.
Avantages
o S’imprégner
des contraintes ‘‘usagers’’
o Amélioration des pratiques
o Instauration d’une meilleure communication
interservices
o Appréciation des contraintes des parties
intégrantes
Quand
même
un
rapport
d’activité
est
adressé
à
la
hiérarchie
du
CH une note de communication est
recommandée pour informer et situer chaque acteurs des
dépenses et investissements qu’engendre chaque service sur une
période donnée. Elle a pour objectif de valoriser
l’activité par la notion client/fournisseur, d’apprécier
les coûts de maintenance, de prendre conscience des causes
occasionnées et de définir d’éventuelles solutions
conjointement avec le responsable de service biomédical.
Un
exemple de note de service
3.5-résultats
possibles
des
améliorations
proposées
Après qu’une politique de
maintenance soit bien choisie conforment aux critères de
réussite, les ressources nécessaires disponibles et
maitrisées, des indicateurs élaborés ,mis en
place, revus et améliorés, la gestion d’une quelconque
politique de maintenance qu’elle soit en interne ou en externe, a des
répercussions rentables, durables et efficientes sur le CH de La
Ferté Bernard dont :
- Performance des DM
- Qualité de service optimale
- Maîtrise des coûts de maintenance
- Réduction des temps d’immobilisation
et
de réparation (MTTR)
- Rentabilité financière au
profit
de l’établissement
- Satisfaction du service biomédical
- Qualité et soins garanties aux
patients
Une schématisation
simplifiée de tous ces processus et
étapes est donnée ci-dessous
Conclusion
Dans le cadre de la proposition
d’une politique de gestion de la maintenance au CH de La
Ferté Bernard, plusieurs éléments entrent en jeu
dont leur prise en compte est indispensable. Le service
biomédical, garant de ce processus de gestion est certes en
état de mise en place, mais a besoin de ressources suffisantes,
nécessaires à son bon fonctionnement. Ces ressources sont
entre autres les ressources humaines en équipe suffisante et
qualifiée, les ressources financières et les ressources
matériels et techniques. Les suggestions et propositions
faites dans le cadre ce stage ont pour objectifs de mettre
à la disposition du CH de La Ferté Bernard, des
éléments et outils d’amélioration, vertu dans
laquelle elle s’est déjà inscrite avec les
certifications. Cependant l’application des éléments
proposés dans le présent rapport renforcerait d’avantage
l’approche constructive et pérenne où chacun trouverait
son compte.
Bilan du
stage
Ce
stage
effectué
au
Centre
Hospitalier
Paul
Chapron
de
La
Ferté
Bernard
a
été
une
période
de
satisfaction dans son ensemble. Quand même des notions
techniques biomédicales sont acquises avant le stage, il a
été un moment de partage ce qui m’a permis de
découvrir de nouvelles méthodes et pratiques du
métier en enrichissant surtout l’approche organisationnel le et
professionnelle. Pendant ce stage l’occasion a été
donnée de faire des interventions sur des équipements qui
me semblaient étrangers. Aussi, dans l’optique du stage,
des outils d’aide à la gestion de la maintenance (outil d’aide
au pilotage de la maintenance et la note de service) ont
été proposés. Cependant leur mise en place et les
résultats escomptés demandent du temps et de ressource
humaine (un seul technicien dans le service). Le temps
étant un peu court les résultats n’ont pu se
concrétiser avant la fin de ce stage, toute fois l’espoir
de voir ces outils être utilisés à bon
échéant est promis.
Récapitulatif
des
illustrations
Retour
sommaire
Figure [1] : Une vue de la carte de
la Sarthe [1]
Figure [2] : Une vue du CH Paul Chapron
de La Ferté Bernard [2]
Figure [3] :
Problématique du sujet [11]
Figure [4] : Enjeux de la politique
de gestion de la maintenance [11]
Figure [5] : Activités du service
biomédical [11]
Figure [6] : Une vue de l’atelier
biomédical [2]
Figure [7] : Une vue du
rangement des pièces détachées [2]
Figure [8] : Logigramme des
activités du service biomédical [11]
Figure [9] :
Synthèse de l’analyse de la situation [11]
Figure [10] : Représentation
totale des interventions internes/externes [11]
Figure [11] : Représentation des
différents types d’interventions au CH [11]
Figure [12] : Représentation des
durées des différentes interventions au CH [11]
Figure [13] : Représentation des
coûts des différents types d’intervention au CH [11]
Figure [14] : Représentation du
temps moyen d’immobilisation des équipements [11]
Figure [15] :
Comparatif des coûts d’intervention de en interne et en externe
de quelques équipements [11]
Figure [16] : Outil
d’aide d’analyse de la maintenance [11]
Figure [17] : Diagramme
d’Ishikawa des différentes ressources de la maintenance [11]
Figure [18 :
Une politique efficace de gestion de la maintenance [11]
Figure [19] : Outil d’aide au
pilotage de la maintenance [13]
Figure [20] : Plan, actions
et amélioration continue [11]
Bibliographie
Bibliographie
[1]
http://www.fhf.fr , site de
la fédération hospitalière de France, regroupant
des informations sur les hôpitaux publics.
[ 2]
http://www.sante-sports.gouv.fr
,
site du ministère de la santé et des sports
[ 3]
http://www.legifrance.gouv.fr
, site regroupant le décret du 3 octobre relatif à
l’obligation de maintenance
[ 4]
http://www.legifrance.gouv.fr
,site regroupant le décret 2001-11545 de décembre 2001
relatif à l’obligation de maintenance et de contrôle
qualité des dispositifs médicaux
[ 5]
http://www.legifrance.gouv.fr , site regroupant
l’arrêté du 03 mars 2003 fixant l’obligation de
maintenance et de contrôle qualité des dispositifs
médicaux
[ 6]
http://www.has-sante.fr
, site de la haute autorité de santé relatif
à l’obligation d’accréditation
[7 ]
http://www.legifrance.gouv.fr
, site regroupant le décret 2005-1656 du 26 décembre 2005
relatif aux conseils de pôle d’activité et à la
commission des soins infirmiers, de rééducation et
médico-techniques des établissements publics de
santé
[ 8]
http://www.legifrance.gouv.fr, site regroupant la loi 2009-879 du
21 juillet 2009 portant reforme de l’hôpital et relatif aux
patients, à la santé et aux territoires
[9]
http://www.midipy.sante.gouv.fr,
site
de
guide
pratique
maintenance
des
dispositifs
DRASS
de
mi-Pyrénées
1 : Livret d’accueil du CH de La Ferté Bernard
2 : Optimiser l’organisation de la maintenance dans les hôpitaux
et cliniques, Mission Nationale d’Expertise et d’Audit Hospitalier,
avril 2009
3 : Guide des bonnes pratiques biomédicales en
établissement de santé, Farges G, Wahart G. (pdte AFIB),
Denax J.M. (pdt. AAMB), Métayer H. (pdt ATD) et 45 co-auteurs,
ITBM/RBM News, ed elsevier Novembre 2002.
4 : Mise en place du registre de sécurité RSQM via la
GMAO au CH La Ferté Bernard, rapport de stage de Kwizera Eric,
TSIBH 2009 UTC
5 : Gestion des Dispositifs Médicaux en milieu Hospitalier,
projet d’intégration de J.DECK, Y.KOFFI, E.VIVIER, ABIH
2010 UTC
6 : Manuel de certification des établissements de santé
V2010, Direction de l’amélioration de la qualité et de la
sécurité des soins Novembre 2008
7 : Cours de formation des utilisateurs des Dispositifs
médicaux à la maintenance, Rodrigue Bissyande
CHUP-CDG
8 :Cours de maintenance et gestion de qualité, François
Thibault, ABIH 2010
Annexes
Sommaire
[1] Livret d’accueil du CH
Paul Chapron de La Ferté
Bernard
[2]
Récapitulatif des interventions
correctives externes par famille d’équipement
[3] Facturation et frais annexes des
techniciens en interne
Glossaire
CH
:
Centre
Hospitalier
DM : Dispositif Médical
GMAO: Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
ECME : Equipement de Contrôle de Mesure et d’Essai
RSQM : Registre de Sécurité, Qualité, Maintenance
Vt : Volume courant
Vexp :Volume expiratoire
Certification : Procédure par laquelle une tierce partie donne
une assurance écrite qu’un produit, qu’un processus, qu’une
organisation ou qu’un service sont conformes à des exigences
spécifiées
Critère : Enoncé d’un moyen ou d’un élément
plus précis permettant de satisfaire la référence
d’accréditation.
MTBF: Mean Time Between Failure–Temps Moyen de Bon fonctionnement.
MTTR: Mean time to Repair– Temps Moyen de Réparation.
Criticité : Détermination et hiérarchisation du
degré d'importance, de la disponibilité et du
délai de carence d'un système pour la poursuite des
opérations
Décret: Décision, ordre émanant du pouvoir
exécutif
SBM : Service Biomédical
![Figure 8: Logigramme des activités du service biomédical [11]](ORGANIGRAMME/LOGIGRAMME_NORMALE_1.jpg){kind=link}
