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d'étudiants et doit être pris comme tel. Il peut
donc comporter des imperfections ou des imprécisions
que le lecteur doit admettre et donc supporter. Il a
été réalisé pendant la période de formation et
constitue avant-tout un travail de compilation
bibliographique, d'initiation et d'analyse sur des
thématiques associées aux technologies biomédicales.
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bibliographique. Bonne lecture...
MISE EN PLACE D'UN
SERVICE MOBILE POUR LA MAINTENANCE SUR SITE EN
FRANCE AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ WEINMANN EMERGENCY
FRANCE
Référence
à rappeler : Mise en place d'un service mobile
pour la maintenance sur site en France au sein de la
société Weinmann Emergency France, Mr Jérémy Gouze ,Projet,
Certification Professionnelle ABIH,
UTC, 2014-2015
URL : http://www.utc.fr/abih ; Université
de Technologie de Compiègne
Ce projet a pour
objectif la création d'un service mobile
réalisant des maintenances préventives en France
pour la société Weinmann. Société spécialisée
dans les solutions cardio-ventilatoires
d'urgences. À ce jour, il n'existe pas en France
de tels services. Vous trouverez les descriptifs
de toutes les étapes qui auront été nécessaires
à la réalisation de ce projet novateur pour tous
les détenteurs de matériels médicaux.
Mots clés : Service
Mobile, maintenance préventive
ABSTRACT
The goal from this
project of Mobil Service is to manage all
preventive maintenance on customer site in France.
Weinmann Emergency France is a company specialized
in mobile system solutions for emergency,
transport and disaster medicine. This kind of
project does not exiting in France. You will find
the description of all stepswhich have been
necessary to make this innovative project for all
owner of medical equipment.
Key words : Mobile
service, preventive maintenance
Remerciements
Je tiens à remercier les personnes suivantes
pour m'avoir permis de mener à bien mon projet :
Mr Guyot Christophe
Responsable service après-vente de la société Weinmann pour son
investissement et sa disponibilité et la qualité des conseils
prodigués tout au long de ce projet.
L'ensemble des responsables
et des personnels de la société Weinmann pour la qualité de
leurs accueils et l'agréable ambiance dans laquelle s'est
déroulé ce stage.
M. Pol-Manoël FELAN,
responsable pédagogique de la formation ABIH de l’UTC pour ses
conseils avisés durant cette formation.
Mme Nathalie Moutonnet, secrétaire de la
formation ABIH de l’UTC pour son accueil, sa sympathie et sa
gaieté.
L’ensemble de la promotion ABIH 2015 pour la
bonne entente au sein du groupe et l’entraide dans le travail.
Glossaire
ABIH: Assistant
Biomédical en Ingénierie Hospitalière
DM: Dispositif
Médical
NF: Norme
Française
UTC: Université
Technologique de Compiègne
ISO:
Organisation international de normalisation
ANSES: Agence
Nationale de sécurité sanitaire de l'alimentation, de
l'environnement et du travail
L.E.D: Diode
Électro Luminescente
E.C.M.E:
Équipement De Contrôle, de Mesure et d'Essai
La société Weinmann Emergency France s'est
spécialisée dans les solutions cardio-respiratoires
transportables et communicantes d'urgence notamment en
prédestinant son matériel aux domaines pompiers, hospitaliers,
et au sein de l'armée.
Ce projet a pour but de créer un service
mobile en France afin d'effectuer les maintenances préventives
sur les appareils commercialisés par la société Weinmann via un
technicien itinérant; maintenance, rendue obligatoire selon le
décret numéro 2001-1154 relatif à l'obligation de maintenance et
de contrôle des dispositifs médicaux.
Nous aborderons durant ce projet, toutes les
étapes nécessaires à la mise en place d'un tel service.
Fondée en 1874, développant la fabrication d'instruments de
précision, la société prend le nom de Weinmann en 1970 pour
inventer en 1972 le premier ventilateur d'urgence de la gamme
Medumat.
Au cours du temps, elle
développa des aspirateurs de mucosités électrique ainsi que des
ventilateurs d'urgence transportables avec des avancées
novatrices tel que le module CPAP en 2010.
En 2013, une scission
vient créer deux entités différentes qui demeurent aujourd'hui
Weinmann Homecare et Weinmann Emergency.
Lors de la réalisation de notre projet différents risques
peuvent survenir et engendrer un retard sur le livrable. Nous
allons analyser ses risques et y répondre avec des alternatives
correspondantes.
Pour cette réalisation, nous regroupons les différentes étapes
en 6 grandes parties composées,elles-mêmes, de sous parties
résumant tous les aspects nécessaires à la réussite de ce
projet.
[figure 3] Objectifs de réalisation retour
sommaire
II.Étapes de
réalisation
1.Le véhicule
a.Choix et achat
Lors de la réalisation du cahier des charges,
plusieurs facteurs se sont avérés primordiaux:
- Prix
(respect du budget fixé et comparativement à ceux déjà existant
en Allemagne)
-Charge
utile (obtenir le plus grand espace de chargement à gabarit
équivalent)
- Poids
(inférieur à 3,5T utilisable avec un permis B)
-Gabarit
(de manière à faciliter ses déplacements et ainsi réduire le
risque d'accidentologie)
- Délais
de livraison du véhicule (déploiement du véhicule prévu début
septembre)
b.Aménagementretour
sommaire
Pour l'agencement du véhicule,
plusieurs devis ont été faits avec les idées d'aménagement en
fonction de la future utilisation.
Dans le cadre de
la qualité et du confort du technicien et afin de garantir son
ergonomie et sa sécurité, le véhicule est doté d'un tapis
antistatique avec bracelet muni d'une liaison à la terre.
Les L.E.D.ont
été choisies selon le rapport de l' ANSES
qui recommande de classer les L.E.D ou éclairages LED selon 4
niveaux de dangerosité ainsi que des risques liés à la lumière
bleue ou blanc froid aux alentours de 7000K ainsi que le risque
lié à l'éblouissement. De ce fait les LED sélectionnées sont
blanches et à environ 6000K de classe 0 afin de pallier aux
risques physiologiques potentiels suite à une exposition
quotidienne prolongée.
[Figure
5] Vu de dessus de l'aménagement du boxer Plan complet d'aménagement (annexe 1)
retour
sommaire c.Sérigraphie
Afin de pouvoir réaliser un devis concernant
la sérigraphie du véhicule pour l'établissement du bon à tirer
par la société mère située en Allemagne, toutes les cotations du
véhicule ont été prises.
De part ces informations, et conjointement
aux types d'images ou logos et à leurs emplacements sur la
carrosserie, un devis a pu être réalisé.
Compte tenu de la charge actuelle de demandes
de la société allemande le bon à tirer ne pourra être mis à
notre disposition avant mi-juillet,de ce fait ce devis est
provisoire en attente du réel bon à tirer.
La chaise de bureau a été choisie dans le
même principe d'ergonomie du technicien celle-ci est adaptée à
une utilisation entre 5 et 8 heures (journée de travail du
technicien) conforme avec la norme en ISO 1335 de juin
2000 réglementant les sièges de bureau.Le choix a été fait sur
une position assise en fonction des préconisations de la NFISO 14738 de mai 2003
sur les prescriptions anthropométriques relatives à la
conception des postes de travail sur les machines.
[photo3] Méthode
d'analyse relative à la détermination de la position de
travailretour sommaire
Les équipements de contrôle, de mesure et
d'essais doivent être vérifiés annuellement selon le
décret 2001-387 du 3 mai 2001 relatif au contrôle des
appareils de mesure. La société Weinmann respecte ce décret.
En revanche leur emploi au sein du service
mobile les soumet à des vibrations dû au déplacement quotidien
du véhicule, c'est pourquoi nous allons réaliser des mesures
comparatives trimestriellement avec les ECME dans nos ateliers.
En effet les ECME du service mobile et ceux de nos ateliers sont
les mêmes, donc si une différence de valeur est remarquée un
étalonnage intermédiaire sera effectué afin de garantir la
qualité des résultats de mesure.
Afin de pouvoir réaliser les tests sur les
ventilateurs d'urgence le service mobile doit détenir une
bouteille d'oxygène ainsi qu'une bouteille d'air médical
équipées d'un manodétendeur réglable.
En France, la réglementation est définie dans
l'arrêté 49 du 01/06/01 relatif au transport des marchandises
dangereuses par route (dit arrêté ADR).
La quantité de gaz transportable avec des
obligations restreintes dépend des types de gaz
transportés.
On distingue trois catégories :
• Catégorie 1 : les toxiques
• Catégorie 2 : les inflammables
• Catégorie 3 : les asphyxiants et comburants
(O2 et N2O)
A chacune de ces catégories
est associée une quantité maximale totale (exprimée en litre
d’eau) par unité de transport à ne pas dépasser :
• Catégorie 1 : 20 l
• Catégorie 2 : 333 l
• Catégorie 3 : 1000 l (soit par exemple 20
bouteilles B50)
Les volumes de gaz transporté
en véhicule motorisé, de la pharmacie au sein des établissements
étant relativement peu importants, la réglementation ADR ne
s’applique pas.
Toutefois, il faut s'assurer de la bonne
fermeture des robinets et débrancher tous les équipements
amovibles (détendeurs, flexibles….). Les bouteilles doivent être
calées et arrimées pour éviter qu'elles ne
roulent ou ne tombent du véhicule. L'aération
du véhicule est obligatoire (fenêtre ouverte et/ou ventilation
du véhicule au maximum) dès le chargement, pendant le transport
et le déchargement. Il est interdit de fumer
pendant le transport ! Dans tous les cas, il faut limiter au
maximum le nombre de bouteilles transportées. La présence d'un
extincteur à poudre est conseillée.
Dans le cas de transports réguliers
(ambulance par exemple), il faut prévoir un système permanent de
maintien des bouteilles en position verticale.
Dans tous les cas, le personnel doit être
formé à la manipulation des bouteilles
Disposant d'une bouteille d'oxygène de15L
catégorie 3 et d'une bouteille d'air médical de 20L catégorie 2,
les volumes transportés sont donc conformes. De plus un
extincteur,un système de maintien en
position verticale, ainsi
qu'une séparation physique poste de stockage et de conduite puis
une aération ont été prévues.
Dans le cadre de la communication clientèle,
trois phases sont à ce jour en cours:
-
Sensibilisation de la clientèle actuelle, par les
commerciaux, lors de leur passage.
-
Signature électronique mail avec le flyer annonçant l'arrivée
prochaine du service mobile.
-
Distribution du flyer et sensibilisation à l'occasion de salon
ou congrès sur le domaine médical.
[Photo
5] Flyer service mobileretour
sommaire b.Devis
Dans le cadre de la maintenance préventive
qui sera assurée par le service mobile, le coût pour les clients
sera modifié aux vues des avantages que vont procurer une telle
démarche:
-
Suppression de temps consacré à la logistique d'envoi et de
réception des DM maintenus.
-Continuité de l'activité opérationnelle.
Des forfaits vont être créés
en fonction de la position géographique, de manière à conserver
une cohérence dans les tarifs de maintenance. Ces zones vont
être définies en fonction du coût de déplacement par rapport au
nombre de kilomètres parcourus.
c.Étude de satisfaction
La satisfaction client étant au cœur des
préoccupations de la société Weinmann, celle-ci réalise déjà une
étude de satisfaction annuelle auprès de sa clientèle. Dans le
but de maintenir cet objectif, la société va intégrer une partie
concernant le service mobile pour les éventuels réglages lors du
démarrage de cette nouvelle activité.
Le service mobile étant déjà existant en
Allemagne, ces derniers nous ont fournis un listing détaillé de
toutes les pièces détachées sur l'ensemble des matériels
fabriqués par la société Weinmann.
En revanche, le parc national de DM est
relativement différent entre la France et l'Allemagne. Ainsi un
réajustement a été effectué de manière à disposer des pièces
nécessaires pour réaliser les maintenances en France.
En ce qui concerne le moniteur défibrillateur
de type Corpuls3, la société Weinmann ne le fabrique pas, elle
est distributrice exclusive en France. Nous avons donc dressé
une liste de pièces détachées en fonction du stock existant au
sein du service après-vente et en fonction des maintenances
prévues dans le cadre des attributions du service mobile.
En fonction des différents listing de pièces
détachées établies, une commande globale a été effectuée au sein
de la société mère en Allemagne pour la partie Weinmann et à la
société GS pour le Corpuls3. c.Gestion
réapprovisionnement
Le réapprovisionnement en pièces détachées
pour le service mobile sera effectué par le SAV de la société
Weinmann. Le technicien itinérant demandera le réassort des
pièces utilisées durant ses maintenances au SAV qui lui en
enverra selon sa position, soit dans l'hôpital où il réalise les
maintenances s'il reste plusieurs jours, soit dans un dépôt du
transport Ciblex le plus proche de son lieu de station.
Afin de pallier à une
différence dans son stock, un inventaire des pièces détachées
sera réalisé mensuellement par le technicien, afin de compléter
son stock le cas échéant. Le stock total de pièces détachées
sera donc divisé en deux parties distingues SAV fixe et SAV
mobile afin de ne pas engendrer de sorties croisées sur un même
stock, en revanche les commandes seront effectuées de manières
globales par le SAV fixe.
Concernant, l'oxygène, le technicien pourra
échanger sa bouteille dans les pharmacies officines après
contact avec la société Air Liquide qui lui
indiquera la pharmacie partenaire la plus proche et les
préviendra de son arrivée. Pour l'air médical, l'échange se fera
uniquement dans le cadre d'une livraison au SAV fixe sur une
date définie afin que le technicien puisse ramener sa bouteille
pour l'échange. 5.Logistique
Dans toutes les étapes logistiques, le but inhérent est d'allier
efficacité pour le service aux clients et optimisation des coûts
de fonctionnement pour le service mobile.
retour
sommaire a.Carburant
Pour la réalisation d'un plein en carburant
il n'y a pas de station prédéfinie, en revanche le technicien
devra vérifier quotidiennement et avant le début de ses
déplacements, son niveau en carburant de manière à réaliser s'il
y a lieu, le plein.
Le complément en carburant sur les autoroutes
est toléré à titre exceptionnel, mais devra être le strict
nécessaire pour rejoindre une station hors autoroute.
D'après un reportage du Figaro en juillet
2012la différence de prix entre les stations autoroutes et hors
autoroute varie d'environ 16 à 18 centimes au litre soit une
différence de 10 euros sur un plein de 60L. Soit une économie
conséquente aux vues des kilomètres parcourus par le technicien.
b.Télépéage
La société Weinmann détenant déjà pour leurs
commerciaux des badges télépéages, l'ajout d'un badge
supplémentaire a été réalisé. Le but étant de simplifier les
démarches de paiement du technicien grâce à une facturation
globalisée mensuelle. Ainsi, il sera de même plus aisé de
réaliser une étude sur les coûts de déplacement du technicien.
c.Sectionnement
autoroute
A partir du site www.autoroute-eco.fr, on
peut réaliser des fractionnements de trajet autoroute afin de
réduire le coût total de péages. Dans le cadre du service mobile
on a sélectionné uniquement les sorties dotées d'un rond-point
afin de ne peut augmenter le temps de trajet.
Exemple de calcul:
Trajet Igny-Sarrebourg
Prix normal total: 34,30 euros avec quatre sorties 30.6
euros soit 10,8% d'économie
Trajet Igny-Marseille
Prix normal total: 90,6 euros avec sept
sorties 79,7 euros soit 12,3% d'économie
Après calcul d'un trajet sur quatre sites
potentiels sur différentes structures où des maintenances
peuvent être réalisées.
Coût normal total : 256,10 euros
coût avec sortie rond-point 225, 10 euros soit 12,11%
d'économie
On peut donc constater qu'avec quelques sorties
intermédiaires, qui grâce au badge télépéage, ne sont pas trop
chronophages, on peut réduire nos dépenses autoroutières de 10
à 15% en moyenne.
Pour l'assurance du véhicule, la société va
la contracter avec leur assureur actuel. En revanche des clauses
particulières seront établies, telles que d'assurer la valeur du
chargement, car le montant de celui-ci est non négligeable par
la présence de toutes les pièces détachées et des ECME. De même,
un véhicule de remplacement devra être fourni et de taille
suffisante pour soit permettre le maintien de l'activité de
maintenance soit permettre le ré-acheminent du matériel détenu
par le service mobile au sein du SAV fixe.
e.Logiciel de tournée
Afin d'optimiser la création des tournées de maintenances, un
logiciel de gestion de tournées a été sélectionné. L'ensemble
des points essentiels pour le développement de ce service mobile
sont les suivants:
- Récupération de la base de données de
l'ensemble de la clientèle.
- Prise en compte d'une plage horaire de
travail type du technicien.
- Création d'intervention de maintenances en
générant un planning.
- Prise compte du temps de déplacement du
technicien entre les sites.
- Prise en compte du nombre d'équipements par
site.
- Prise en compte du temps de maintenance par
type d'équipement.
- Optimiser et générer un itinéraire entre les
différents sites prévus de manière à réduire le nombre de
kilomètres à parcourir et le temps de déplacement.
La campagne de recrutement pour trouver
un nouveau technicien dans la cadre du service mobile à
débuter en début d'année. Le but étant de trouver un technicien
dynamique, expérimenté, autonome, anglophone, avec un bon sens
relationnel et mobile, de part cette nouvelle activité. Après
avoir reçu en entretient plusieurs candidats, un technicien de
Reims a été sélectionné. Son arrivée au sein de la société est
prévue début juillet.
b.Formation
La formation du technicien itinérant débutera
début juillet. Durant les deux premiers mois, il sera en poste
au sein du SAV fixe afin de prendre connaissance de toutes les
fonctions qu'il aura à effectuer.
Il sera formé sur la
totalité des appareils fabriqués par la société Weinmann, par
les techniciens qui sont habilités à réaliser des
formations et à en délivré les attestations correspondantes.
Durant cette période, et dès
l'arrivée du véhicule prévu pour le service mobile, normalement
début août, il réalisera les maintenances préventives en
doublure avec un technicien du SAV fixe. Le but étant de lui
faire connaitre les divers sites de maintenances, de lui
présenter ses futurs interlocuteurs, et donc de faciliter ses
prochains déplacements.
A l'issue de cette phase, il
partira pour trois semaines en Allemagne chez le fournisseur
G.S. afin d'être formé sur le Corpuls3. Cette formation se
déroulera totalement en anglais, d'où la nécessité lors du
recrutement de choisir un personnel anglophone.
Après ses trois mois de
formation, il débutera donc, début septembre le déploiement du
service mobile en France.
Conclusion:
La réalisation de toutes
les étapes concernant la création du service mobile pour la
société Weinmann a été réalisée. Fonctonnalité, ergonomie,
respect des délais, gestion logistique et rapport qualité/prix
auront été les points clefs de ce projet. Cette activité
novatrice va donc démarrer en septembre, afin d'améliorer le
service à la clientèle de la société Weinmann. Cette solution
étant nouvelle à ce jour, il sera intéressant de suivre son
évolution et je l'espère son essor.
NF EN ISO 14738(2003-05):
Prescription anthropométriques relatives à la conception des
postes de travail sur les machines.
NF EN ISO 1335 (2000-06):
spécifie les exigences mécaniques de sécurité relatives aux
sièges de travail de bureau.
Décret 2001-1154
(2001-12-05): obligation de maintenance et au contrôle de
qualité des dispositifs médicaux prévu à l'article L.5212-1 du
code de la santé publique.
Décret 2001-387 (2001-05-3):
contrôle des appareils de mesure.
Arrêté 49 (2001-06-01):
transport des marchandises dangereuses par route (arrêté ADR)
Le Figaro (2012-07):
Reportage sur la différence de prix entre les stations autoroute
et hors autoroute
Listing
outillage spéciaux WEINMANN service mobile
outils
type
taille/ modèle
quantité
compatibilité appareil
clé
à écrou à fente
6666009
1
C3
clé
à tête fendue
W0041.04322
1
C3
clé
spéciale pour contre écrou O2
WM 22828
1
ME/MS/Msa/MC
clé
spéciale pour prise ODU
WM 28616
1
MT
clé
spéciale pour raccord de type Walther
WM 28617
1
MT
clé
polygone spéciale
WM 22397
1
MT
clé
spéciale sur plat(nickelé)
WM 22828
1
MS2
Clé
Polygonale spéciale
WM 22397
1
MS2
pince
spéciale
WM 22928
1
ME/MC
pince
à tuyau
WM 22928
1
MT
Matrice
pour sceaux en plomb Medumat Standard 2
WM 28935
1
MS2
agent lubrifiant
pour oxygène bouteille-pinceau
WM 15985
1
MS2
sacoche
à outil
WM 14280
1
MT
outils
spécial G3/8
WM 22827
1
ME/MS/Msa/MC
outils
spécial pour le maintient du bouton de
réglage
WM 22829
1
ME/MS/Msa/MC
Ensemble
tuyau avec seringue
WM 15359
1
ME/MS/Msa/MC
kit vérification
alimentation Medumat/module
WM 15440
1
ME/MS/Msa/SM
kit de vérification
alimentation Modules
WM 15441
1
SM
kit de contrôle
ventilation et débit du manodétendeur
WM 15443
1
ME/MS/Msa/SM
adaptateur
essai
WM 20907
1
MC
clé
à douille pour écrou à encoche
WM 28166
1
MC
kit manomètre
contrôle de pression
WM 15294
1
AB/AR
dispositif
de décharge
1
MDE
adaptateur
infra rouge
WM 22498
1
MDE
adaptateur
pour accu
WM 40008
1
MDE
fil d'essai
meducore easy
WM 40454
1
MDE
déchargeur
discharger
1
MDE
kit d'outil
spéciaux module
WM 15348
1
SM
appareil
étalonnage
WM 22836
1
MS
kit d'outil
spéciaux module CPAP
WM 15786
1
SM
MC: Medumat easy
CPR MS: Medumat standard MS2:
Medumat standard 2 MT:Medumat
transport ME: Medumat easy
Msa: Medumat standard A RO:
repartiteur Oxyway MDS: meducore
standard SM: système de module
MDE:meducore easy AB: accuvac
basic AR: accuvac rescue
C3:corpuls3
